FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje

Administración documental en el entorno laboral

ESTRUCTURA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA................................................ 3

1.1 JUSTIFICACIÓN DEL PROGRAMA................................................. 3
1.2 POBLACIÓN OBJETIVO, PERFIL DE ENTRADA Y DE SALIDA............ 4
1.3 ESTRATEGIA METODOLÓGICA..................................................... 6
1.4 MODALIDAD Y DURACIÓN DEL PROGRAMA.................................. 6
2. ASPECTOS PEDAGÓGICOS Y DIDÁCTICOS DEL PROGRAMA.................... 7
2.1 COMPETENCIAS Y RESULTADOS DE APRENDIZAJE........................ 7
2.2 ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE................................................. 8
2.3 CRITERIOS DE EVALUACIÓN....................................................... 9
2.4 EVIDENCIAS DE PRODUCTO, DE DESEMPEÑO Y DE
CONOCIMIENTO........................................................................ 10
3. CERTIFICACIÓN DEL PROGRAMA.......................................................... 10
4. CRÉDITOS DEL PROGRAMA.................................................................. 11

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1. ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA

1.1 Justificación del Programa

Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes

medios. Por ende es considerado como un generador o receptor de documentos,
bien sea de manera personal o en representación de una entidad. Es por eso, que se
ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de dar testimonio de sus actuaciones
y que en determinado momento, le puedan servir de prueba.

A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios

documentales, de tal manera que se hace necesario administrar los documentos
de forma permanente, para asegurar que la historia, políticas y procedimientos se
conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un servicio de información
eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances
tecnológicos.

Con tal propósito en esta oferta de capacitación se brindan conocimientos de

administración documental, encaminados a fundamentar las bases necesarias
para ofrecer servicios archivísticos, con un recurso humano cualificado y calificado,
capaz de responder integralmente a la dinámica de los sectores económicos.

El SENA ofrece el programa Administración Documental en el Entorno Laboral,

con elementos de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales,
metodología de aprendizaje innovadoras, acceso tecnologías de última generación,
estructurado sobre método más que contenidos, lo que potencia la formación de
ciudadanos libre pensadores, con capacidad crítica, solidarios y emprendedores,
con formación centrada desde el hacer e incorporando los elementos cognitivos y
actitudinales para desarrollar en el aprendiz, competencias técnicas cognoscitivas
y comportamentales que le acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su
misión, innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios
tecnológicos y las necesidades del sector empresarial y de los trabajadores,
impactando positivamente a la productividad, la competitividad, la equidad y el
desarrollo del país.

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1.2 Población Objetivo, Perfil de Entrada y de Salida

Población Objetivo

El programa de formación “ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”,
está dirigido al talento humano que realiza
labores y actividades relacionadas con la Gestión
Documental, y a personas interesadas en aprender
y reforzar conocimientos en esta área.

Perfil de Entrada

Se requiere que el aprendiz AVA tenga dominio de

elementos básicos en el manejo de herramientas
informáticas y de comunicación como: correo
electrónico, chats, procesadores de texto, software
para presentaciones, navegadores de internet,
otros sistemas y herramientas tecnológicas. Se
requiere igualmente, que el participante tenga
capacidad de raciocinio lógico, resolución de
problemas y análisis de información para la toma
de decisiones.

Así mismo, se sugiere tener nociones de archivista y buenos hábitos de lectura.

Cumplir con requisitos y trámites de selección definidos por el Centro de Formación.

Perfil de Salida

El programa de formación “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL”, ofrece al sector productivo recurso humano con el conocimiento
necesario para desarrollar un programa de organización documental dentro de la
entidad.

Al finalizar el programa de formación el aprendiz contará con conocimientos acerca

de:

• I dentificar las características, cualidades y clases de archivo de acuerdo con

las políticas Institucionales.

• S
 eleccionar los muebles, elementos, equipos y papelería adecuados para
desarrollar las Tareas archivísticas.

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• Enunciar y definir las cualidades del archivista.

• I dentificar las clases, tipos, soportes de los documentos teniendo en cuenta

el valor con fin de determinar su disposición final.

• Establecer diferencias entre características y caracteres del documento.

• Identificar los elementos del documento de archivo.

• Interpretar el ciclo vital del documento.

• Identificar funciones, servicios de la unidad de correspondencia.

• A
plicar las técnicas y herramientas tecnológicas en el manejo de las
comunicaciones Oficiales.

• I nterpretar las directrices para la recepción y despacho de las comunicaciones

oficiales.

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1.3 Estrategia Metodológica

Centrada en la construcción de autonomía para garantizar la calidad de la formación

en el marco de la formación por competencias, el aprendizaje por proyectos o
el uso de técnicas didácticas activas que estimulan el pensamiento para la
resolución de problemas simulados y reales; soportadas en el utilización de las
tecnologías de la información y la comunicación, integradas, en ambientes abiertos
y pluritecnológicos, que en todo caso recrean el contexto productivo y vinculan al
aprendiz con la realidad cotidiana y el desarrollo de las competencias.

Igualmente, debe estimular de manera permanente la autocrítica y la reflexión del

aprendiz sobre el quehacer y los resultados de aprendizaje que logra a través de
la vinculación activa de las cuatro fuentes de información para la construcción de
conocimiento:

1.4 Modalidad y Duración del

Programa

● Modalidad

El programa de formación “ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL” se
desarrollará en modalidad virtual.

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● Duración

El programa tiene una intensidad horaria de:

2. ASPECTOS PEDAGÓGICOS Y DIDÁCTICOS DEL PROGRAMA

2.1 Competencias y Resultados

de Aprendizaje

El programa de formación de formación

“ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL
ENTORNO LABORAL” está asociado a la
competencia, elementos de competencia y
resultados de aprendizaje:

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COMPETENCIA
CÓDIGO DENOMINACIÓN
Organizar archivos de gestión de acuerdo con
250601029 normatividad vigente y políticas institucionales.

RESULTADOS DE APRENDIZAJE
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
Conceptualizar la terminología archivística teniendo
25060102901 en cuenta la normatividad vigente y las políticas
institucionales.
Identificar las clases y las características de los
25060102902 documentos, teniendo en cuenta las fases del
archivo.
Administrar las comunicaciones oficiales, producidas
y recibidas en razón a las actividades aplicando la
25060102903
normatividad vigente y la guía técnica Colombiana
185 ICONTEC.

2.2 Actividades de Aprendizaje

Las actividades de aprendizaje están diseñadas para ser realizadas de manera

individual, con algunos espacios para la discusión grupal, en donde se facilite el
intercambio de ideas para:

AA1. Aplicar la terminología archivística para la organización de los archivos,

teniendo en cuenta la normatividad y las políticas de la empresa.

AA2. C
 lasificar los documentos según
las fases por las que atraviesa
en su ciclo vital.

AA3. R
 ealizar el proceso de radicación,
registro y distribución de
las comunicaciones oficiales
recibidas y producidas, teniendo
en cuenta la normatividad vigente
y las políticas institucionales.

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2.3 Criterios de Evaluación

Para aprobar el programa de formación “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN

EL ENTORNO LABORAL”, el aprendiz debe demostrar el logro de cada uno de los
resultados de aprendizaje que desarrollará mediante las actividades de aprendizaje
propuestas, y presentar las evidencias que le plantea el programa; cada evidencia
solicitada tiene una finalidad y unos criterios de evaluación, respecto de los cuales
el instructor debe emitir un juicio de aprobación o no aprobación.

Los criterios de evaluación son los siguientes:

• G
 enera con facilidad, coherencia y concordancia documentos aplicando la
terminología archivística vista durante el curso.

• A
 naliza e identifica las clases, tipos, soportes, elementos, características de los
documentos teniendo en cuenta la valoración para determinar la disposición
final.

• R
 ealiza con precisión y rapidez los procesos de radicación, registro y distribución
de las comunicaciones oficiales, utilizando herramientas tecnológicas y/o
manuales.

• D
 etermina con facilidad el embalaje de los envíos, teniendo en cuenta las
políticas institucionales.

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2.4 Evidencias de Producto, de Desempeño y de Conocimiento

La evaluación de los conocimientos desarrollados durante el programa

“ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL”, se constituyen en
espacio para socializar e intercambiar diversos puntos de vista, maximizando las
posibilidades de aprendizaje vivencial con la participación activa de los pares en
formación, sumándole al proceso los conocimientos previos de quienes intervienen.

Las actividades a desarrollar deberán aportar evidencias de tipo práctico,

relacionadas con opiniones de orden técnico en respuesta a foros de discusión
planteado, respuestas a preguntas mediante pruebas de conocimiento, presentación
de actividades interactivas, entregables relacionados con los pasos necesarios para
el aprendizaje.

3. CERTIFICACIÓN DEL PROGRAMA

Para la certificación del programa es necesario

que el aprendiz logre todos los resultados de
aprendizaje de las competencias que aborda el
programa de formación.

Se emitirá certificación como “ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL” por
medio del aplicativo senasofiaplus el cual podrá
descargar una vez finalice el programa y se dé
cumplimiento a los requisitos de aprobación para
su expedición y entrega, momento en el cual el
Centro de Formación SENA a cargo indicará el
procedimiento a seguir.

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4. CRÉDITOS DEL PROGRAMA

Creative Commons

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y las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de
licencia que el trabajo original.

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