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Manualexcel2010avanzado 130706031454 Phpapp01 PDF
Manualexcel2010avanzado 130706031454 Phpapp01 PDF
Índice
RECORDANDO LO BÁSICO .................................................................................................................. 3
1. CINTA DE OPCIONES ........................................................................................................................ 3
1.1. Ficha Inicio ............................................................................................................................ 3
1.2. Ficha Insertar......................................................................................................................... 7
1.3. Ficha Diseño de página ....................................................................................................... 10
1.4. Ficha Fórmulas .................................................................................................................... 13
1.5. Ficha Datos ......................................................................................................................... 15
1.6. Ficha Revisar....................................................................................................................... 17
1.7. Ficha Vista ........................................................................................................................... 19
2. BARRA DE FÓRMULAS .................................................................................................................... 21
3. TABLAS DE CÓDIGOS DE FORMATO DE NÚMERO .............................................................................. 22
4. FÓRMULAS. OPERADORES............................................................................................................. 22
4.1. Operadores de cálculo: ....................................................................................................... 22
5. LISTA DE FUNCIONES DE USO FRECUENTE ...................................................................................... 23
TRABAJO CON TABLAS ...................................................................................................................... 26
1. INSERTAR UNA TABLA .................................................................................................................... 26
2. FORMATO AUTOMÁTICO A UNA TABLA ............................................................................................. 27
3. DISEÑO DE UNA TABLA................................................................................................................... 27
3.1. Cambiar el nombre de la tabla ............................................................................................ 27
3.2. Cambiar tamaño a una tabla ............................................................................................... 28
3.3. Quitar duplicados................................................................................................................. 28
3.4. Cambiar estilo de una tabla ................................................................................................. 29
3.5. Operar con los datos de una tabla ...................................................................................... 30
3.6. Función SUBTOTALES ....................................................................................................... 30
4. INSERTAR / ELIMINAR FILAS O COLUMNAS A UNA TABLA ................................................................... 30
4.1. Insertar filas o columnas ..................................................................................................... 30
4.2. Eliminar filas o columnas .................................................................................................... 31
5. CONVERTIR TABLA EN RANGO NORMAL ........................................................................................... 31
6. MINIGRÁFICOS .............................................................................................................................. 31
6.1. Insertar minigráfico .............................................................................................................. 31
6.2. Herramientas de diseño de minigráfico ............................................................................... 33
TRABAJO CON FILTROS ..................................................................................................................... 35
1. FILTROS AUTOMÁTICOS ................................................................................................................. 35
1.1. Filtros de texto ..................................................................................................................... 35
1.2. Filtros de número................................................................................................................. 36
1.3. Filtros de fecha .................................................................................................................... 37
2. FILTROS AVANZADOS..................................................................................................................... 37
FORMATO CONDICIONAL................................................................................................................... 39
1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS ...................................................................................................... 39
2. REGLAS SUPERIORES O INFERIORES .............................................................................................. 41
3. BARRAS DE DATOS ........................................................................................................................ 41
4. ESCALAS DE COLOR ...................................................................................................................... 42
5. CONJUNTOS DE ICONOS ................................................................................................................ 42
6. NUEVA REGLA APLICANDO FÓRMULA .............................................................................................. 43
7. ADMINISTRAR REGLAS ................................................................................................................... 44
8. ELIMINAR TODAS LAS REGLAS DE UN RANGO O DE LA HOJA ACTIVA ................................................... 44
ORDENACIÓN ,VALIDACIÓN DE DATOS Y ESQUEMAS .................................................................. 45
1. ORDENAR UNA LISTA ..................................................................................................................... 45
2. VALIDACIÓN DE DATOS .................................................................................................................. 45
3. RODEAR CON UN CÍRCULO LOS DATOS NO VÁLIDOS ......................................................................... 47
Recordando lo básico
1. Cinta de opciones
Contiene fichas, donde se organizan los comandos por grupos lógicos. No es posible sustituir la
cinta de opciones por las barras de herramientas y menús de las versiones anteriores, aunque sí
es posible minimizar la cinta de opciones. En el desplegable de la barra de herramientas de
acceso rápido seleccione Minimizar la cinta de opciones.
Bordes: Agrega un borde a la celda o al rango seleccionados. Para dar formato a una celda
o a un rango con el último borde seleccionado, haga clic en el botón Borde exterior. Para
especificar otro tipo de borde, haga clic en la flecha situada junto al botón y seleccione un
estilo de borde en la paleta.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o efecto de relleno del objeto
seleccionado. Los efectos de relleno incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato de color elegido.
Alineación
Alinear en el medio
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo de Formato Celdas, en la página
Alineación
Número
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho
estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Estilo millares: Aplica el Separador de miles a las celdas seleccionadas. Para cambiar dicho
estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de dígitos que se muestran tras la coma decimal
en las celdas seleccionadas.
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo de Formato Celdas, en la página
Número.
Estilos
Formato condicional: Resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza
datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios.
Estilos de celda: Aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.
También puede definir estilos propios para las celdas.
Celdas
Modificar
Insertar tabla dinámica: Resume los datos con una tabla dinámica, organizando y
resumiendo datos complicados, profundizando en los detalles.
Tabla:Crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten
ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja o más, fácilmente.
Ilustraciones
Formas: Inserta formas, previamente diseñadas como rectángulos, círculos, flechas, líneas,
símbolos de diagrama de flujo y llamadas.
Gráficos
Columna: Inserta un gráfico de columna. Estos gráficos se utilizan para comparar valores de
categorías.
Linea: Inserta un gráfico de linea. Estos gráficos se utilizan para mostrar tendencias en el
tiempo.
Circular: Inserta un gráfico circular. Estos gráficos muestran la contribución de cada valor al
total.
Barra: Inserta un gráfico de barras. Estos gráficos son los mejores para comparar varios
valores.
Área: Inserta un gráfico de área. Estos gráficos enfatizan las diferencias entre diferentes
conjuntos de datos en un periodo de tiempo.
Dispersión: Inserta un gráfico de dispersión, conocido como XY. Estos gráficos comparan
pares de valores
Minigráficos
Inserta hipervínculo, creando un vínculo a una página web, una imagen, una dirección de correo
electrónico o un programa.
Texto
Cuadro de texto: Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier lugar de la página.
Línea de firma: Inserta una linea de firma que especifica la persona que debe firmar.
Símbolos
Ecuación. Inserta ecuaciones matemáticas comunes o permite crear ecuaciones propias con
la biblioteca de símbolos matemáticos.
Temas: Cambia el diseño general de todo el documento, incluidos los colores, los efectos y
las fuentes.
Configurar página
Márgenes: Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el documento o para la
sección actual.
Saltos: Especifica el inicio de una nueva página en la copia impresa. Los saltos de página se
insertan arriba y a la izquierda de la selección.
Imprimir títulos: Especifique las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa.
Ancho: reduce el ancho del resultado de impresión, para ajustarlo a un número máximo de
páginas.
Alto: reduce el alto del resultado de impresión, para ajustarlo a un número máximo de
páginas.
Escala: aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de su tamaño real.
El ancho y el alto deben estar en automático para que funcione esta característica.
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Configurar página.
Opciones de hoja
Ver líneas de cuadrícula: Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
edición y la lectura.
Imprimir cuadrículas: Imprime las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar la
lectura.
Ver encabezados: Muestra los encabezados de fila (los números) y de columna (las letras).
Imprimir encabezados: Imprime los encabezados de fila y de columna.
El iniciador del grupo le permite acceder al cuadro de diálogo Configurar página, en la página
Hoja
Organizar
Traer adelante: Trae el objeto seleccionado delante del resto de los objetos, para que
ninguna parte quede oculta debajo de otros objetos. Puede elegir adelantar un nivel el objeto
seleccionado.
Enviar atrás: Envía el objeto seleccionado detrás del resto de los objetos. Puede elegir llevar
un nivel hacia atrás el objeto seleccionado.
Alinear: Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. Puede centrarlos o distribuirlos de
manera uniforme en la página.
Agrupar: Agrupa los objetos seleccionados para que puedan ser considerados un único
objeto.
Insertar funcion: Edita la fórmula de la celda actual, seleccionando las funciones y editando
los argumentos.
Suma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas
seleccionadas.
Nombres definidos
Definir nombre: Asiga nombres a celdas para referirsea ellas por sus nombres en las
fórmulas.
Utilizar en la fórmula:Elige un nombre utilizado en este libro y lo inserta en la fórmula
actual.
Crear desde la selección:Genera automáticamente nombres desde las celdas
seleccionadas.
Auditoría de fórmulas
Rastrear precedentes: Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de
la celda seleccionada actualmente.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor
de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear
dependientes.
Mostrar fórmulas: Muestra la fórmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
Evaluar fórmula: Inicia el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, para depurar una
fórmula, evaluando cada parte de la fórmula individualmente.
Ventana inspección: Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo
que se realizan cambios en la hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible
independientemente del área que se muestre del libro.
Cálculo
Desde Access: Importa datos desde una base de datos de Microsoft Access.
Conexiones
Actualizar todo: Actualiza la información del libro que provenga de una fuente de datos.
Conexiones: Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las conexiones de datos
son vínculos a datos externos al libro que se pueden actualizar si los datos de origen
cambian.
Propiedades del rango de datos: Especifica la manera en que se actualizarán las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarán y la manera en
la que se controlarán los cambios en el número de filas o de columnas del origen de datos.
Editar vínculos: Muestra todos los archivos a los que está vinculado esta hoja de cálculo,
para que actualice o quite los vínculos.
Ordenar y filtrar
Orden ascendente: Ordena la selección, para que los valores más bajos se encuentren en la
parte superior de la columna.
Orden descendente: Ordena la selección, para que los valores más altos se encuentren en
la parte superior de la columna.
Ordenar: Inicia el cuadro de diálogo Ordenar, para ordenar los datos basados en varios
criterios a la vez.
Filtro: Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el filtro haga clic en la
flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.
Herramientas de datos
Validación de datos: Evita la entrada de datos no válidos en una celda. También puede
forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una lista desplegable.
Análisis Y si: Prueba varios valores para las fórmulas de la hoja. El Administrador de
escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y cambiar entre ellos.
Buscar objetivo buscará la entrada correcta cuando sepa el resultado que desea. Tablas de
datos le permite ver los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo.
Esquema
Sinónimos: Sugiere otras palabras con un significado parecido a las palabras que ha
seleccionado.
Idioma
Cambios
Proteger hoja: Impide que se realicen cambios no deseados en los datos de una
hoja, especificando la información que se puede cambiar. Puede especificar una
contraseña para desproteger la hoja y permitir esos cambios.
Proteger libro: Restringe el acceso al libro, impidiendo que se creen nuevas hojas
u otorgando acceso sólo a determinadas personas.
Compartir libro: Permite que varias personas trabajen sobre un mismo libro al
mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicación de red, donde varias
personas pueden abrirlo. Los lisbros que contienen tablas no se pueden compartir.
Proteger y compartir libro: Comparte un libro y lo protege al mismo tiempo con una
contraseña.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos: Permite que personas concretas
editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de utilizar este
comando, establezca la seguridad en la hoja con Proteger hoja.
Control de cambios: Selecciona el comentario siguiente en la hoja.
Mostrar u ocultar
Lineas de cuadrícula. Muestra las lineas entre filas y columnas de la hoja, para
facilitar la edición y la lectura.
Zoom. Abre el cuadro de diálogo de zoom, para especificar el nivel de zoom del
documento. Generalmente se utilizan los botones de control de zoom que
aparecen e n la parte inferior derecha de la pantalla.
100%. Pulse este botón para ver el documento al 100%.
Ventana
Nueva ventana. Abre una ventana que contengauna vista del documento actual.
Organizar todo. Coloca en mosaico todas las ventanas de los programas abiertos
en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles. Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
Dividir. Divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
del libro. Se utiliza para ver distintas partes de un libro a la vez.
Ocultar. Oculta la ventana actual para que no se vea.
Mostrar ventana. Muestra las ventanas que se han ocultado con el botón Ocultar
ventana.
Ver en paralelo. Ver dos hojas de cálculo en paralelo para poder comparar su
contenido.
Desplazamiento sincrónico. Sincroniza el desplazamiento de los dos documentos
para que para que se desplacen juntos.
Restablecer posición de la ventana. Restablece la posición de la ventana que se
está comparando.
Guardar área de trabajo. Guarda el diseño actual de todas las ventanas como
área de trabajo, para que se pueda restaurar más adelante.
Macros
Macros. Despliega el menú que le permite grabar nuevas macros, ver las macros
ya creadas o cambiar el tipo de referencia que se empleará en la grabación de
macro.
2. Barra de fórmulas
La parte izquierda muestra la posición del cursor en el área de trabajo, columna y fila. (En la
figura es la celda A1).
En la parte derecha muestra el valor constante o fórmula utilizada en la celda activa.
Para escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una celda, escriba los datos y, a
continuación, presione ENTRAR. También puede hacer doble clic en una celda para modificar
Si quiere introducir una función pulse el botón que se encuentra en la barra de fórmulas.
También se utiliza la barra de fórmulas para modificar el contenido de una celda:
Seleccione la celda y haga clic sobre la barra de fórmulas y escriba una d entre la a y la o.
Si pulsa este botón , habrá cancelado la edición. Seguirá apareciendo Vallaolid en la celda.
H Horas de 0 a 23
M Minutos de 0 a 59
S Segundos de 0 a 59
4. Fórmulas. Operadores
Una fórmula es una ecuación que realiza operaciones con los datos de una hoja de cálculo. La
fórmulas pueden realizar operaciones matemáticas, como suma y multiplicación, o pueden
comparar los valores de una hoja de cálculo o combinar texto. Las fórmulas pueden hacer
referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del
mismo libro o a celdas en hojas de otros libros.
Para introducir una fórmula, debe comenzar su escritura con el símbolo = / + , a continuación
están los operandos separados por diferentes operadores.
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Exponente
% Porcentaje
M
O
Ó
C
A
R
A
C
N
P
= Igual a
I
: Genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas
incluidas
; Operador de unión que combina varias referencias en una sola.
Los paréntesis se utilizan para indicar la prioridad en el cálculo de unos elementos sobre otros en
la misma fórmula.
Estadísticas
Función Resultado
=CONTAR(ref1;ref2;...) Número de celdas que contienen valores numéricos.
=CONTAR.BLANCO(rango) Nº de celdas en blanco del rango
Búsqueda y referencia
Función Resultado
=BUSCAR(valor_buscado;vector_comparaci Busca el valor buscado en el rango del vector_comparación,
ón;vector _resultado) devolviendo el valor que se encuentra en la intersección con
el rango vector_resultado.
=BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_ Busca en la primera fila de la matriz_buscar y devuelve el
en;indicador_filas;ordenado) valor en la misma columna desde una fila especificada.
=BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_ Busca en la primera columna de la matriz_buscar y devuelve
en;indicador_columnas;ordenado) el valor en la misma fila desde una columna especificada.
=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busca Posición relativa de un elemento en una matriz que coincide
da;tipo_coincidencia) con un valor dado en un orden especificado.
Texto
Función Resultado
=CONCATENAR(texto1;texto2;…) Une varios elementos de texto en uno sólo.
=DERECHA(texto;num_caracteres) Extrae los últimos caracteres de una cadena de texto.
=ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_t Busca una cadena de texto dentro de otra cadena y
exto;num_inicial) devuelve el nº de posición inicial de la cadena hallada.
=EXTRAE(texto;24osición_inicial;num_cara Número de caracteres de una cadena de texto, comenzando
cteres) en la posición especificada.
=IZQUIERDA(texto;num_caracteres) Extrae los primeros caracteres de una cadena de texto.
=LARGO(texto) Número de caracteres de una cadena de texto
=MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en mayúsculas.
=MINUSC(texto) Convierte una cadena de texto en minúsculas.
=TEXTO(valor;formato) Convierte a texto un valor, con el formato especificado.
Lógicas
Función Resultado
=O(valor_logico1;valor_logico2;…) Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es
VERDADERO. Devuelve FALSO si todos los argumentos son
FALSO.
=SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor Devuelve el valor_si_verdadero si la prueba_lógica es
_si_falso) VERDADERO. Devuelve el valor_si_falso si la prueba_logica
es FALSO.
Información
Función Resultado
=ESBLANCO(valor) Devuelve VERDADERO si la celda está vacía.
=ESNOD(valor) Devuelve VERDADERO si la celda contiene el valor #N/A.
=NOD(valor) Devuelve el valor de error #N/A.
Fecha y hora
Si tuviese los datos en celdas y escritos anteriormente, puede seleccionar las celdas y utilizar
Insertar Tabla, obteniendo un resultado idéntico.
NOTA: Para
seleccionar
una tabla
sitúe el
cursor en
una celda y
pulse
CTRL + E
En el ejemplo mostrado se repiten por completo los datos de dos filas de la tabla
El botón Anular selección desmarca las casillas de cada uno de los campos de la tabla.
El botón Seleccionar todo marca las casillas de todos los campos de la tabla.
Si no marca todos los campos, se eliminarán las filas donde únicamente los campos marcados
se repitan.
=SUBTOTALES(Número_de_función;rango_de_celdas)
Número de función Número de función Función
(incluye valores ocultos) (No incluye los valores ocultos)
1 101 PROMEDIO
2 102 CONTAR
3 103 CONTARA
4 104 MÁX
5 105 MÍN
6 106 PRODUCTO
7 107 DESVEST
8 108 DESVESTP
9 109 SUMA
10 110 VAR
11 111 VARP
Cuando tiene una lista filtrada y utiliza la herramienta de autosuma en una celda contigua a la
lista, en lugar de la función SUMA, PROMEDIO, … utiliza SUBTOTALES.
6. Minigráficos
Un minigráfico se inserta en una celda para analizar rápidamente una serie de valores.
Bajo el rótulo Gráfica se desea mostrar mediante gráfico las notas de cada alumno
En la ficha Insertar, en el grupo Minigráficos, seleccione el tipo que desee para los mismos.
En el ejemplo, seleccione el rango de celdas donde se encuentran las notas de los alumnos.
Eje, para cambiar los valores mínimo y máximo del eje vertical o dejarlo en automático.
También encontrará opciones para desagrupar los minigráficos y tratarlos así de forma
independiente caa uno de ellos,o por el contrario agruparlos para que el cambio en uno, suponga
un cambio en todos ellos.
Para borrar un minigráfico o el grupo completo utilice el comando Borrar.
1. Filtros automáticos
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de
una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para
una columna. Esos criterios pueden tener que ver con los valores de los datos o con el color.
Sitúe el cursor en una celda de la lista sobre la que quiere aplicar filtros y siga estos pasos ficha
Datos en el grupo Ordenar y filtrar haga clic en Filtro.
Aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.
Haciendo clic en una de las flechas se muestra una lista de todos los elementos visibles y únicos
de la columna. Si selecciona un elemento de una lista de una
columna específica, puede ocultar instantáneamente todas las
filas que no contengan el valor seleccionado.
Excel indica los elementos filtrados con algunas pistas visuales: la
flecha de Autofiltro se transforma en un embudo. Los números de
las filas filtradas son azules.
Diez mejores
Muestra las n entradas de valor más alto o de valor más bajo de esa columna.
Muestra las entradas de valor superior / inferior a la media aritmética de los valores de esa
columna.
2. Filtros avanzados
Permiten aplicar varios criterios a varias columnas y aplicar criterios con fórmulas.
Para aplicar filtros avanzados los criterios se escriben de forma ordenada en celdas, y permiten
un número indeterminado de criterios sobre el mismo campo, además de poder obtener el
resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos.
Defina los criterios en un lugar aparte de la lista de datos, de manera que en una fila están los
nombres de los campos a los que aplicará filtro y en la fila inmediata hacia abajo escribirá los
criterios que desee para cada campo.
Todos los criterios que escriba en la misma fila se entiende que están ligados por el operador Y,
se tienen que cumplir cada uno de ellos en un resgistro para que quede filtrado.
Si se utilizan filas diferentes para los criterios se entiende que están ligados por el operador O,
se tiene que cumplir alguno de ellos o todos ellos a la vez.
Si desea obtener el resultado filtrado en un lugar diferente a la lista de datos inicial, debe copiar
los nombres de los campos que desee visualizar en otro lugar, no tienen que ser todos los de la
lista inicial, ni tampoco tienen que estar colocados en el mismo orden, pero si es de vital
importancia que los nombres de los campos sean iguales en ambos, con la misma escritura. Lo
mismo en el caso de los criterios.
Sitúe finalmente el cursor en una celda de la lista y en la ficha Datos, dentro del grupo Ordenar
y filtrar, haga clic en Avanzadas…
Ejemplos de criterios:
A B C D
PAIS PAIS PARTIC. PAIS PARTIC. =B3>PROMEDIO($B$2:$B$15)
ITALIA ITALIA ITALIA >10
FRANCIA >12 FRANCIA <8
Formato condicional
El formato condicional le ayudará a resaltar celdas o rangos de celdas en función de una
condición, de modo que si ésta es verdadera se aplica el formato y si es falsa no se aplica.
En el formato condicional sólo puede hacer referencia a celdas de la misma hoja de cálculo.
Excel 2007 permite añadir barras de datos y gradientes junto a los datos para reflejar tendencias
y límites. También puede utilizar grupos de iconos que consiguen un mayor impacto visual.
BARRAS
GRADIENTE
GRUPOS DE
ICONOS
Texto específico
Fechas
Celdas en blanco
Errores
Sin errores
3. Barras de datos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un tamaño en función del valor de
la celda.
Si marca la casilla Mostrar sólo la barra se ocultan los valores de las celdas
4. Escalas de color
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas una barra de un color, dentro del gradiente
definido en el cuadro de diálogo, en función del valor de la celda.
5. Conjuntos de iconos
Aplica a cada dato de las celdas seleccionadas un icono, dentro de los definidos en el cuadro de
diálogo, en función del valor de la celda.
7. Administrar reglas
Si precisa añadir varias reglas a un rango, editar las reglas existentes, eliminar alguna de ellas, o
cambiar el orden en el que se aplican puede hacer uso del Administrador de reglas, que se
encuentra al final del desplegable de Formato condicional.
Podemos utilizarle para que el rango de celdas seleccionado -los conceptos B4:B9 -, tomen otros
colores para los diferentes tipos de IVA: verde para 0,16 y azul para los de 0,08
En ese caso agregaremos dos reglas, empleando cada vez el botón Nueva regla, se empleará
una fórmula similar a la del apartado anterior, sólo que en una de las nuevas se igualará a 0,16 y
en el botón formato aplicaremos el color verde, y para la segunda nueva regla igualaremos a
0,08 y aplicaremos con el botón formato el color azul.
El botón Aplicar, hace que se comprueben las reglas aplicando los formatos definidos con ellas,
manteniendo abierto el cuadro de diálogo del Administrador de reglas. El botón Aceptar, además
cierra este cuadro de diálogo.
Para modificar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Editar regla.
Para eliminar una de las reglas, sitúe el cursor sobre ella y pulse el botón Eliminar regla
En Ordenar según, encontrará nuevas posibilidades además de valores: Color de celda, color de
fuente, icono de celda.
Haga clic en el botón Opciones, para ordenar columnas en función del contenido de las filas o
cuando el primer criterio de ordenación que utiliza, tiene valores que forman parte de una lista
personalizada y quiera emplear ese orden personalizado.
2. Validación de datos
Define qué datos son válidos para celdas
individuales o rangos de celdas; restringe la
entrada de datos a un tipo particular como
números enteros, números decimales o texto y
establece límites para las entradas válidas.
Seleccione las celdas que tendrán los mismos
criterios de validación y en la ficha Datos en el
grupo Herramientas de datos, haga clic en
Validación de datos.
En la ficha Configuración seleccione en el cuadro Permitir el tipo de datos que admitirá (Fecha,
Hora, Número entero, decimal) o bien otro tipo de restricción:
Lista para que admita exclusivamente un valor de la lista dada, mostrando en cada celda
seleccionada un cuadro combinado. En este caso deberá indicar el rango de celdas en el que se
encuentra esa lista de valores, que debe estar en la misma hoja que las celdas a las que aplica
esta regla.
Longitud del texto, para limitar el número de caracteres que se introducen en la celda.
Personalizada, para determinar entradas de celda válidas utilizando una fórmula.
Para que aparezcan mensajes que describan cómo debe introducir los datos utilice las opciones
de la ficha Mensaje de entrada.
Para que aparezcan mensajes que describan el error cometido cuando no haya cumplido las
reglas de validación, utilice las opciones de la ficha Mensaje de error.
Ejemplo: en la hoja siguiente se desea establecer una regla de validación a las celdas donde
escribirá las cantidades que lleva, de modo que la cantidad que lleva, sea inferior al 80% de la
diferencia entre los que ingresa y lo que lleva.
Para ello,seleccione el rango de celdas correspondiente a
Lleva y utilce Validación de datos seleccione personalizada
y escriba la siguiente fórmula:
6. Esquemas
Cuando los datos están en forma de lista, Microsoft Excel puede crear un esquema que le
permita ocultar o mostrar niveles de detalle con un solo clic. Un esquema permite ver
rápidamente sólo las filas o las columnas que proporcionan resúmenes o títulos de la hoja, o bien
mostrar las áreas de datos detallados adyacentes a una fila o columna de resumen.
Un esquema puede tener varios niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos
sobre el nivel inmediatamente superior.
Encontrará los comandos correspondientes en la ficha Datos en el grupo Esquemas
Sitúe el cursor en una celda de la lista de datos que desee esquematizar y utilice el comando
Agrupar Autoesquema :
6.2. Agrupar
Agrupando las filas o columnas de detalle, que su momento ocultará / mostrará.
Seleccione las filas o columnas que contienen datos de detalle. Por ejemplo, las filas del mismo
tipo (a )
Haga lo mismo con cada tipo: filas.2 y 3. Después con las filas 5 a 8.
Después repita esta operación con todo: filas 2 a 9. Columnas C y D.
6.3. Desagrupar
Para desagrupar filas o columnas, seleccione esas filas o columnas y utilice el comando
Desagrupar Desagrupar.
7. Subtotales.
Los subtotales permiten presentar la información de una lista de manera resumida, porque
altiempo que realiza cálculos parciales y globales por los grupos que se indican, realiza un
esquema automático de la hoja.
Para crar un subtotal ordene la lista por la columna por la que desee agrupar la información.
Seleccione una celda de la lista y en la ficha Datos , dentro del grupo Esquema, haga clic en
Subtotal.
subtotales, por esas columnas, teniendo especial cuidado en desmarcar la casilla Reemplazar
subtotales actuales en el segundo.
Si en esta lista desea obtener subtotales por cada localidad y dentro de cada localidad por juego,
debe ordenar en ese mismo orden.
Tras aplicar subtotales, se observa que Excel ha empleado la función SUBTOTALES para
realizar los cálculos.
Herramientas de datos
1. Obtener datos externos
Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.
2. Texto en columnas
Este comando permite convertir datos con estructura de texto a una estructura de tabla.
margarita;26;valladolid
ana;12;leon
juan;32;mucientes
pedro;24;meneses
La estructura de texto es una lista donde los campos pueden ser de ancho fijo o llevar un
símbolo de separación, y en la hoja se muestran en diferentes filas en una única columna.
Seleccione las celdas que desee transformar y utilice el comando Texto en columnas que
encontrará en la ficha Datos en el grupo Herramientas de datos.
En el asistente indique cómo son los datos originales y pulse el botón Siguiente. Si en el primer
paso marcó Delimitados, en la segunda ventana deberá indicar el separador. A continuación el
tipo de datos que se obtendrá en cada columna.
El resultado es que el texto se distribuye en el mismo número de filas y en tantas columnas como
el número de datos separado con delimitadores de una de las celdas originales.
3. Consolidar datos
Consolidar consiste en resumir la información de una o más áreas de origen y mostrarla en una
tabla.
En el proceso de consolidación intervienen:
Áreas de origen, son los rangos de celda consolidados en el área de destino que se especifique.
Las áreas de origen pueden estar en cualquier hoja de cálculo de un libro o en otros libros
abiertos o cerrados.
Área de destino, es el rango de celdas que se seleccionan para contener los datos resumidos en
una consolidación. El área de destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos de
origen o en otra hoja de cálculo. Una hoja de cálculo solamente puede contener una
consolidación.
La función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos. Podrá
elegir entre: Suma, Contar, Promedio, Máx, Mín, Producto, Contar números, Desvest, Desvestp,
Var y Varp.
Los datos de estas dos hojas (año-2005, año-2006) se quieren consolidar en una hoja nueva
Situe el curso en la hoja nueva y utilice el comando Consolidar que encontrará en la ficha
Datos, en el grupo Herramientas de datos.
Seleccione la función de cálculo con la que desea resumir los datos de las hojas que consolida.
Por cada área de origen, indique el rango de celdas en Referencia y pulse el botón Agregar.
Si consolida por posición es porque los datos ocupan las mismas posiciones en todas las áreas
de origen. En la hoja de destino puede tener escritos los mismos rótulos y el cursor debería estar
inicialmente en la celda del primer resultado. En referencia basta con que seleccione el rango de
celdas de valores.
Si cambia los valores de alguna de las hojas de origen, debe repetir el proceso, aunque
encontrará que aparecen definidos los rangos de las áreas de origen.
Si consolida por categoría es porque los datos ocupan diferentes posiciones en las áreas de
origen.
En ese caso, la hoja de destino no tendrá rótulos y en referencia seleccionará rótulos y valores.
Además marcará Usar rótulos de fila y columna.
Si cambian los datos de origen tampoco cambiaría el resultado en la hoja resultante.
En el momento de crear la consolidación debe marcar Crear vínculos con lo datos de origen
paara que se actualice.
4. Introducción al análisis y si
El proceso de cambiar los valores de celdas para ver el modo en que afectan al resultado de las
fórmulas se conoce como análisis y si.
Excel brinda diferentes herramientas para ello.A continuación se describen algunas de ellas.
Se definen dos escenarios para las celdas C2:C5, uno con gastos_reales y otro con
gastos_minimos.
El resultado de la fórmula de beneficios en B9 es diferente si se utiliza uno u otro.
Para definir un escenario se seleccionan las celdas que lo integran, siempre celdas cambiantes
que no contengan fórmulas y un máximo de 32.
Cambie los valores de las celdas cambiantes y repita el proceso para definir el escenario de
gastos_minimos.
Desde el administrador de escenarios puede seleccionar uno de ellos y utilizar el botón Mostrar,
de manera que las celdas correspondientes reemplazan sus valores por los del nuevo escenario.
Si mas adelante elige le otro escenario y pulsa Mostrar vuelven a reemplazarse los valores de
las celdas, con lo que el resultado de los beneficios ha cambiado.
Puede elaborar un informe, para ello pulse el botón Resumen en el administrador de escenarios
La celda resultado es la que desea observar cómo cambia al cambiar el escenario, en nuestro
ejemplo es la de los beneficios C9. El informe lo muestra en una hoja nueva.
Tablas dinámicas
En este capítulo se describe cómo crear, modificar, eliminar, actualizar, ... gráficos dinámicos e
informes de tabla dinámica.
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que resume, o ejecuta una comprobación
cruzada, de grandes volúmenes de datos. Podrá girar sus filas y columnas para ver diferentes
resúmenes de los datos originales, filtrar los datos mostrando diferentes páginas, o ver en
pantalla los detalles de determinadas áreas de interés.
FILA DATOS
Campo de Página, es una campo de una lista que se utiliza para filtrar los datos resumidos por el
elemento seleccionado en ese campo. Al seleccionar otro elemento de un campo de página, la
tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Campos de fila se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupación como encabezados de fila.
Campos de columna se utilizan para agrupar los datos de la lista por ese campo, mostrando el
resultado de esa agrupación como encabezados de columna.
Campo de datos, generalmente resumen datos numéricos, pero también puede contener texto.
De forma predeterminada se resumen con la función Contar, aunque se puede cambiar a otra
función. Las funciones de resumen a utilizar en una tabla dinámica:
Suma Suma de valores.
Contar El número de elementos. Funciona como la fucnión CONTARA de la hoja de cálculo.
Promedio Media aritmética de los valores
Máx Valor máximo
Mín Valor mínimo
Producto Producto de los valores
Contar núm El número de filas que tienen datos numéricos. Funciona como la función CONTAR de
la hoja de cálculo.
Desvest Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse.
Desvestp Estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los
datos que van a resumirse y éstos son el total de la población.
Var Estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que
van a resumirse.
Varp Varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse
y estos son el total de la población.
Mostrará en pantalla el cuadro de diálogo, donde deberá indicar la procedencia de los datos a
resumir y analizar. Especifique el rango de la lista, donde están los datos que pretende resumir.
Como Microsoft Excel utiliza los datos de la primera fila de la lista para los nombres del campo,
esa lista deberá contener rótulos de columna.
Indique dónde desea colocar la tabla dinámica. (Se recomienda en hoja nueva).
Le llevará a una hoja nueva donde le mostrará el esquema de los elementos de la tabla dinámica
y la lista de campos a la derecha, con diferentes paneles que le ayudarán a diseñarla.
Si arrastra un campo de la lista al área de filtro de informe, será para obtener un campo de
página, que le permitirá filtrar la tabla por dicho campo.
Si arrastra un campo de la lista al área de Rótulos de columna, será para obtener en la tabla
tantas etiquetas de columna como grupos diferentes se puedan hacer por ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al área de Rótulos de fila, será para obtener en la tabla tantas
etiquetas o campos de fila, como grupos se puedan hacer en ese campo.
Si arrastra un campo de la lista al área de valores, será para que en la tabla, para cada grupo
originado por el cruce de columna y fila realice un cálculo con los valores que encuentre para ese
campo.
Por omisión, en DATOS, suma los valores existentes en ese campo para cada cruce, excepto si
el campo es texto que cuenta. Para cambiar el cálculo y el rótulo haga clic en el desplegable que
presenta ese campo en el área de valores y en el menú seleccione Configuración de campo de
valor.
Le mostrará un cuadro de diálogo con varias fichas, donde podrá establecer características de
formato, cálculo, etc.
En el cuadro de diálogo marque la opción Utilice una fuente de datos externa, y pulse el botón
Elegir conexión.
Pulse el botón Examinar en busca de más, si no tiene ninguna conexión establecida con el libro
actual, y en el cuadro de diálogo siguiente localice el archivo de base de datos al que desee
conectarse.
Le mostrará un cuadro de diálogo similar al anterior para que seleccione la tabla a la que desee
conectarse.
Después le mostrará el esquema de tabla dinámica y la lista de campos a la derecha, para que
haga su diseño
6. Fórmulas
6.1. Elemento calculado
Elemento de una tabla que utiliza una fórmula
creada por el usuario. Los elementos
calculados pueden realizar cálculos utilizando
el contenido de otros elementos del informe de
tabla dinámica, y se pueden incorporar en filas
o columnas.
Para insertar un elemento calculado en una
tabla dinámica, seleccione el campo o un elemento del campo al que desee agregar el elemento
1
Campo de una tabla que utiliza una fórmula creada por el usuario. Pueden realizar cálculos utilizando otros campos de la
tabla dinámica.
Con el cursor sobre la tabla dinámica siga estos pasos: Herramientas de Tabla dinámica
Opciones Herramientas Gráfico dinámico.
El resultado es similar a cualquier otro gráfico, salvo que muestra un panel de filtros del gráfico
dinámico, que le permite:
En los campos de leyenda (series), mostrar / ocultar series.
En los campos de eje (categorías), mostrar / ocultar puntos de las series.
En Filtro de informe, aplica el filtro sobre el gráfico.
Auditoría de fórmulas
En la ficha Fórmulas encontrará el grupo Auditoría de fórmulas.
Con las herramientas que brinda podrá realizar una revisión sobre los cálculos realizados en la
hoja activa.
1. Rastrear precedentes
Muestra flechas que indican las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada
actualmente. Para rastrear las celdas que proporcionan directamente valores a la fórmula de la
celda activa, haga clic de nuevo en el botón Rastrear precedentes.
2. Rastrear dependientes
Muestra flechas que indican las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada
actualmente. Para agregar niveles adicionales de dependientes indirectos, haga clic de nuevo en
el botón Rastrear dependientes.
3. Quitar flechas
Quita las flechas trazadas por rastrear precedentes o por rastrear dependientes.
4. Mostrar fórmulas
Muestra la fórmula en cada celda, en lugar del valor resultante.
5. Comprobación de errores
Busca errores comunes en fórmulas.
6. Evaluar fórmula
Inicia el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, para depurar una fórmula, evaluando cada parte de
la fórmula individualmente.
A medida que pulsa el botón Evaluar sustituye la referencia subrayada por el valor
correspondiente.
A medida que pulsa el botón Paso a paso para entrar va mostrando las fórmulas de las celdas
precedentes
7. Ventana inspección
Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la
hoja.
Los valores se muestran en una ventana separada, que se mantiene visible independientemente
del área que se muestre del libro.
Seguridad
Para asegurar el trabajo realizado en Excel, evitando cambios indeseables, puede emplear
diferentes herramientas que encontrará en la ficha Revisar
Cuando marca la casilla Estructura, impide cambios en las propiedades de las hojas que
componen el libro, tales como:
Si marca la casilla Ventanas, no muestra los iconos del borde superior derecho de la ventana,
con el fin de impedir acciones como: Maximizar, restaurar, minimizar o cerrar.
Debe escribir contraseña. Le mostrará un segundo cuadro de diálogo paraconfirmar la
contraseña
Pulse el botón Nuevo para indicar el rango que se desbloqueará con contraseña cuando la hoja
esté protegida. Debe confirmar la contraseña.
Después puede seguir definiendo nuevos rangos para desbloquear con otras contraseñas
En este ejemplo, pueden definirse rangos para los diferentes profesores que imparten las
asignaturas. Una vez definidos todos, pulse el botón Aplicar.
Después pulse el botón Proteger hoja, para que sólo el que ha diseñado la hioja pueda cambiar
estas características definidas.
Guarde el libro y cierre. Cuando abra el libro de nuevo, si trata de modificar una celda incluída en
alguno de esos rangos, le solicitará contraseña.
De ese modo se asegurará que las notas sólo las escribirá el profesor de esa asignatura y no
puede escribir en cualquier otra por error.
Para eliminar estos rangos que se desbloquean de forma restringida debe desproteger la hoja.
Después, utilice el mismo comando que em`leó para definirlos y en el cuadro de diálogo
seleccione cada rango por su nombre y pulse el botón Eliminar.
Si marca la casilla Se recomienda sólo lectura, cuando abra el archivo le mostrará un cuadro de
diálogo similar a éste
Macros
Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de
Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Cada vez que
se grabe una macro, ésta se almacenará en un nuevo módulo adjunto a un libro. En definitiva es
un conjunto de instrucciones que sirven para automatizar procesos.
Puede crear macros con el Editor de Visual Basic y/o con la grabadora de macros. Esta última
permite crear la macro, grabando cada acción que realiza desde el momento que se pone en
funcionamiento. Con frecuencia se comienzan las macros con la grabadora y se complementan
con el Editor de Visual Basic.
Si selecciona celdas mientras está grabando una macro, ésta graba referencias absolutas de
celda.
2. Seleccione la macro.
3. Pulse el botón Agregar.
Si desea otra imagen para el botón, seleccione la macro en el cuadro derecho pulse Modificar
Para cambiar el nombre que mostrará al posicionar el cursor sobre el botón, escriba en el
cuadro Nombre para mostrar.
5. Eliminar/Modificar macro
Para eliminar o modificar una macro siga Vista Macro Ver macros
Seleccione la macro y pulse el botón Eliminar para eliminar la macro, o el botón Modificar para
acceder a la ventana del editor de Visual Basic, donde modificar el código de la macro.