Excel 2013 Nivel

Medio

Capítulo 3
Comparación de datos

Sección de Formación. Octubre 2015.

Sección de Formación – Excel Medio 2013 – Capítulo 3. Comparación de datos.

Tabla de contenidos
Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1
Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2
Ventanas de Excel _________________________________________________________________ 2
Consolidación de datos._____________________________________________________________ 5
Esquemas. _______________________________________________________________________ 7

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 12

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Objetivo del capítulo.

Ofrecerle al alumno diversas herramientas para facilitar la comparación y manejo de datos de
una hoja Excel.

Ventanas de Excel
A veces va ser necesario que realicemos comparaciones entre diferentes libros y entre diferentes
hojas de un mismo libro. Dependiendo de la naturaleza de los actos vamos a recibir un método u otro para
compararlos. En esta primera opción vamos a utilizar diferentes ventanas de Excel para comparar a ojo
datos de hojas de un mismo libro.

Resulta evidente que los datos a comparar deberían tener la misma estructura en ambas hojas,
para facilitarnos dicha comparación.

El primer impulso será observar los datos de las hojas alternando la visualización de una y otra.
Pero pronto nos daremos cuenta de que esta opción es inviable. Lo ideal sería poder visualizar los datos
de ambas hojas a la vez.

Ilustración 1. Grupo Ventana.

En primer lugar haremos clic en el botón nueva ventana del grupo ventana de la ficha vista. Excel
procederá a crear una nueva ventana cuyo contenido va ser exactamente el mismo libro que estábamos
editando. Digamos que Excel nos aporta una nueva visión del mismo libro. Pero hay que tener en cuenta
de que no se trata de una copia, sino del mismo original.

Excel en cada una de las visualizaciones o ventanas, añadirá un número identificativo de dicha
ventana, en la parte superior de la ventana, en el lugar donde se muestra el nombre del fichero.

Ilustración 2. Número de Ventana.

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Nosotros ahora podemos pedirle a Excel que cambie de ventana haciendo clic en vista y luego en
cambiar ventanas. En esta otra ventana podemos cambiar de hoja. De esta forma en cada ventana
tendremos visualizando una hoja diferente.

Cada vez estamos más cerca de poder visualizar los datos conjuntamente, pero antes tendremos
que lograr visualizar las dos ventanas a la vez. Para lograrlo tendremos que hacer clic en el botón organizar
todo del grupo ventana.

Aparecerá un cuadro de diálogo de organizar ventanas, que nos permitirá escoger la forma en la
que queremos organizar dichas ventanas; como un mosaico, en formato horizontal, en formato vertical, o
en cascada.

Ilustración 3. Organizar Ventanas.

Somos nosotros quienes debemos decidir el formato más adecuado basándonos en el conjunto
de datos que queremos comparar.

En el caso de que escojamos una organización horizontal, tenemos que tener en cuenta el espacio
que ocupa la cinta de opciones, utilizando la característica de ocultación de dicha cinta para obtener más
espacio de visualización.

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Ilustración 4. Ocultar Cinta de opciones.

Una vez hayamos escogido la opción que más nos conviene, ahora sólo nos queda comparar los
datos, pero antes haremos clic en ver en paralelo. Esta opción además activará por defecto otra opción
llamada desplazamiento sincrónico.

El desplazamiento sincrónico nos va a permitir sincronizar el movimiento de ambas ventanas de

tal forma que si nosotros nos desplazamos en una de las ventanas, la otra también se va desplazar a la
vez. De esta forma podemos establecer una comparación de los datos de una y de otra hoja.

Tenemos que tener en cuenta que en el momento en que activemos la sincronización debemos
estar en la misma fila, ya que si no existiera un desfase entre las filas de una y otra ventana. Esto también
ocurrirá si hacemos en clic en ventana y desactivamos el desplazamiento sincrónico y nos movemos en
alguna de las ventanas. Al volver hacer clic en desplazamiento sincrónico, si volvemos a desplazarnos las
filas se encontrarán desfasadas. Otro dato a tener en cuenta es que aunque nosotros estamos trabajando
en dos ventanas diferentes estamos trabajando sobre un mismo libro, por lo tanto, los datos que
modificamos en una de las ventanas repercutirán en la otra.

Finalmente para dejar utilizar esta característica cerraremos una de las ventanas de forma
habitual, y podremos utilizar todo el tamaño de visualización de nuestro monitor para otra ventana.

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Consolidación de datos.
En ocasiones vamos a necesitar que Excel agregue una serie de datos que están reflejados en
diferentes localizaciones, ya sea dentro el mismo libro de Excel, o bien en distintos libros.

Lo más frecuente es que necesitemos utilizar esta funcionalidad cuando tenemos una estructura
de datos que varía con el tiempo, y que tenemos que obtener cálculos sobre las distintas versiones de esta
estructura de datos. Por poner un ejemplo, una empresa que necesite realizar el cálculo total de las ventas
de diferentes franquicias, o en el caso de la UNED la suma de las matrículas de varios cursos para cada
uno de los planes de estudios. Nosotros vamos a disponer de la misma estructura, en la que aparezcan
cada uno de los planes de estudios, y los valores totales de cada una de las matrículas, para cada curso
académico.

Evidentemente con nuestros conocimientos actuales podemos realizar una fusión de los datos
manualmente, pero se trataría de un trabajo bastante engorroso. Utilizaremos en su lugar la herramienta
consolidar, disponible dentro del grupo de herramientas de datos de la ficha datos.

Ilustración 5. Grupo Herramientas de datos.

En primer lugar vamos a tener que seleccionar una celda de a partir de la cual se va a crear
nuestra nueva tabla. A continuación sale una ventana que nos va a permitir establecer las características
de la consolidación.

Ilustración 6. Consolidar.

Excel nos solicitará que especifiquemos qué tipo de función queremos que realice. En nuestro
ejemplo la función que queremos que realice es la de suma, pues lo que queremos es hallar el total de las

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matrículas de diferentes cursos. A continuación Excel espera que introduzcamos una referencia. Podemos
introducirla a mano o bien seleccionándola en nuestro área de trabajo. En dicha referencia tenemos que
incluir la totalidad de la tabla que queremos comparar. Cuando hayamos definido la referencia, tendremos
que pulsar el botón agregar, lo que provocará que Excel añada la referencia a la lista de referencias a
comparar, y aparecerá en el grupo todas las referencias. Esta selección de referencia tendremos que
repetirla por cada una de las tablas que queramos comparar.

Si pulsamos en aceptar Excel va a calcular la suma de todos los datos numéricos de nuestras
tablas. Pero aquellos datos que figurasen como cabeceras, tanto de filas como de columnas, no se verán
trasladados a la nueva tabla. Para lograr que éste los tengan cuenta como tales, tendremos que hacer clic
en las casillas de verificación del conjunto usar rótulos en, antes de pulsar en aceptar.

Una vez creada la nueva tabla nosotros vamos a poder consultar los datos como habitualmente
estamos acostumbrados. Pero en el caso de que nosotros modifiquemos algún dato de la tabla original,
éste no se va a trasladar automáticamente a la tabla consolidada, a no ser que hayamos hecho clic en la
casilla de verificación correspondiente a crear vínculos con los datos de origen. Esta opción nos permite
que cualquier modificación que surja en los datos originales se traslade inmediatamente a la tabla
consolidada, proporcionando así una actualización inmediata.

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Esquemas.
En otras ocasiones nos encontramos con que tenemos que manejar un archivo con muchísimos
datos. El nosotros sabemos que podemos utilizar los filtros, pero estos filtros nos van a ofrecer información
adicional sobre los datos que ocupan nuestro área de trabajo. Para obtener este tipo de información
nosotros vamos hacer uso de otra herramienta de es el que se denomina esquema.

Vamos a considerar que en pantalla tenemos un total de matrículas, que se corresponde con la
suma de las matrículas pendientes anuladas y ok. Para simplificar nuestra área de datos podemos ocultar
las columnas de la visualización. Después podremos volver a mostrarlas según lo necesitemos. Pero a la
larga resulta tedioso. Vamos a pedirle a Excel que agrupar estas columnas.

Ilustración 7. Grupo Esquema.

Primero seleccionaremos las columnas, y después pulsaremos sobre el botón agrupar del grupo
esquema de la ficha datos.

Con ello le estaremos diciendo a Excel que agrupe de estas columnas, y nos mostrará en la parte
superior la visualización del agrupamiento.

Ilustración 8. Visualización de agrupamiento de columnas.

Gracias a esta visualización podremos colapsar o expandir las columnas que se han agrupado.

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Ilustración 9, Botones de niveles de agrupamiento.

Además aparecerán nuevos botones en la parte superior que nos permitirán seleccionar el nivel de
agrupamiento que queremos visualizar.

Ilustración 10. Agrupamiento de filas.

Al colapsar las columnas agrupadas, éstas se ocultaran, y en la parte superior aparecerá un botón
“+” que nos permitirá volver a expandir dichas columnas.

De la misma forma que hemos agrupado columnas podemos agrupar filas. Por ejemplo, podemos
agrupar las filas correspondientes a un centro asociado. Como antes, tendremos que seleccionar las filas
correspondientes y pulsar sobre el botón agrupar. En este caso también se visualizará el agrupamiento
aunque en este caso se mostrará en vertical a la izquierda de los títulos de las filas. También, como en el
caso anterior, dispondremos de botones para seleccionar el nivel de agrupamiento que queremos
visualizar.

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Ilustración 11. Agrupamiento vertical.

No obstante, en este caso si nosotros colapsamos las filas correspondientes a ese centro asociado,
este desaparecerá del área de datos visualizada. Esto es debido a que no existe ninguna fila que resuma
el centro asociado correspondiente.

Y es que algunas veces resulta muy difícil incorporar una fila resumen para cada categoría de los
datos que disponemos, debido a que esta información es muy amplia. Para hacerlo manualmente tenemos
que ir insertando una fila cada vez que cambie una categoría. En el ejemplo de los centros asociados,
tendríamos que insertar una fila cada vez que cambiara el centro asociado, y en dicha fila deberíamos
incorporar la suma de valores de cada una de las categorías, es decir borradores, matrículas pendientes,
anuladas y OK, además del total de matrículas.

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Afortunadamente una vez más Excel nos va a proporcionar una herramienta que nos permite
realizarla automáticamente. En este caso el botón subtotal.

Ilustración 12. Botón Subtotal.

Este botón nos va a permitir especificarle a Excel que queremos que realice un cálculo sobre
determinadas columnas de nuestra área de datos, para cada cambio producido en otra columna de
nuestros datos.

En el caso que nos ocupa, nosotros deberíamos decirle que calcule la suma de los valores
correspondientes a las columnas borradores, matrículas pendientes, matrículas anuladas, matrículas ok y
total matrículas cada vez que haya un cambio en la columna centro asociado.

Ilustración 13. Ventana Subtotales.

Estas opciones son las que tendremos que especificar en el cuadro que aparece a presionar el
botón subtotal.

Al aceptar Excel incluirá una fila por cada subtotal que tenga que añadir en el área de trabajo.
Adicionalmente, incorporará los niveles de agrupamiento que sean necesarios y que permitirán colapsar
una vez más los datos mostrando únicamente la fila resumen que ha generado Excel.

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Ilustración 14. Fila añadida por Excel para calcular subtotales.

Nosotros podemos pedirle a Excel que elimine el esquema, en cuyo caso se anula la posibilidad de
colapsar o expandir los datos. No obstante, eliminar este esquema no significa que Excel eliminar también
las filas resumen. Para eliminar estas filas tendremos que hacer clic en el botón subtotal y después pulsar
el botón quitar todos. Excel se encargará de encontrar las filas que ha generado y las eliminará de nuestra
área de datos.

Existe la posibilidad de que Excel genere un esquema automáticamente. Para hacerlo tenemos
que hacer clic en el botón agrupar y después en la opción autoesquema.

Ilustración 15. Botón Autoesquema.

Excel realizará un análisis del área de datos para determinar sobre qué celdas hemos calculado
agregados, por ejemplo una función suma o una función promedio. Una vez analizado el área de datos
Excel añadirá los niveles de agrupamiento necesarios para el esquema.

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Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Grupo Ventana. ____________________________________________________________ 2
Ilustración 2. Número de Ventana. ________________________________________________________ 2
Ilustración 3. Organizar Ventanas. ________________________________________________________ 3
Ilustración 4. Ocultar Cinta de opciones.____________________________________________________ 4
Ilustración 5. Grupo Herramientas de datos. ________________________________________________ 5
Ilustración 6. Consolidar. ________________________________________________________________ 5
Ilustración 7. Grupo Esquema.____________________________________________________________ 7
Ilustración 8. Visualización de agrupamiento de columnas. ____________________________________ 7
Ilustración 9, Botones de niveles de agrupamiento. ___________________________________________ 8
Ilustración 10. Agrupamiento de filas. _____________________________________________________ 8
Ilustración 11. Agrupamiento vertical. _____________________________________________________ 9
Ilustración 12. Botón Subtotal. __________________________________________________________ 10
Ilustración 13. Ventana Subtotales. ______________________________________________________ 10
Ilustración 14. Fila añadida por Excel para calcular subtotales. ________________________________ 11
Ilustración 15. Botón Autoesquema. ______________________________________________________ 11

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