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Guia Rapida Notrasnoches 8.0 PDF
Guia Rapida Notrasnoches 8.0 PDF
Notrasnoches 8.0
Guía rápida
Huelen N° 95, Oficina B, Providencia – Santiago, Fono 3730551, Fax 3713386, soporte@menard,cl - www.menard.cl
Pagina N°2
INDICE
Tema Pág. N°
1.- Teclas rápidas del sistema 3
2.- Crear carpeta de presupuestos 6
3.- Como agregar o crear un presupuesto 8
4.- Como agregar líneas a un presupuesto 11
5.- Crear análisis de precios unitarios 23
6.- Agregar funciones en todos los análisis de precios unitarios 26
7.- Agregar formato para itemizado 30
8.- Agregar especificaciones para actividades 33
9.- Agregar comentario al pie 35
10.- Imprimir informes de presupuesto 36
11.- Exportar presupuesto a Excel 37
12.- Reajustar precios del presupuesto 40
13.- Reajustar precios de materiales BANAC 43
14.- Aplicar criterios para precios 45
15.- Modificar % de leyes sociales en BANAC 48
16.- Como hacer copia de un presupuesto 50
17.- Respaldar presupuesto 53
18.- Instalar presupuesto 55
19.- Exportar Edición de Presupuestos a una Planilla Excel 57
20.- Importar Itemizado de presupuestos desde una planilla Excel 58
21.- Importar y Exportar Materiales Presupuesto 61
22.- Importar base de Materiales en formato Excel a Banac (Importar 64
base de datos externa)
23.- Informe de materiales por partida (con selección) 67
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Estas son combinaciones de teclas que facilitarán el uso del sistema, las cuales serán definidas por
mantenedor.
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Edición de Presupuesto.
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“Carpeta” corresponde a una forma de organizar los presupuestos dentro del sistema “Notrasnoches”.
Estos se pueden clasificar por tipos de obra (edificios, casas, reparaciones, etc.), por ciudad, por mandante,
etc.).
1. Hacer clic, sobre menú “Sistema”, Opción “Indice de Presupuestos” ó Presionar la tecla de función
F11.
Menú “Sistema”,
Opción “Indice de Presupuestos”.
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4. Agregar “Código” de carpeta (EJERCICIO), que debe comenzar con una letra, debe tener como máximo
8 caracteres, no debe contener caracteres especiales (/, - , . , #, \ , etc.).
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Menú “Sistema”,
Opción “Indice de
Presupuestos”.
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4. Digitar “código” (que debe contener como máximo 8 caracteres, NO caracteres especiales (/, - , . , #, \ ,
etc.) y debe comenzar con una letra).
Ficha de
Presupuesto
Consideraciones:
§ El único dato que se debe ingresar obligatoriamente es el código, sin embargo es recomendable completar
la ficha de presupuesto con la mayor cantidad de datos posible.
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5. Presionar botón “Grabar” . Al presionar este botón el presupuesto recién creado quedará almacenado
en la lista de presupuestos.
Presupuesto recién
creado
5. Presionar botón “Seleccionar” para comenzar a trabajar (agregar capítulos, partidas, etc.).
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1. Para comenzar primero se debe tener creado un presupuesto y seleccionado, es decir se debe estar en la
pantalla “Edición de Presupuesto”.
2. Presionar botón “Agregar después de ……” (en el caso de la primera vez que se agrega una línea de
presupuesto, no tiene importancia el que sea “Agregar después de…” o “Agregar antes de…..”
C: Capítulo
A: Actividad
F: Función
G: Global
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Definición:
C (Capítulo) : Corresponde a las “etapas” o “subetapas” de la obra, también conocidos como títulos.
De estos NO existe una base de datos en el sistema, por lo que deberán ser creados por
el usuario. Estos conformarán la estructura del presupuesto. Ejemplo: INSTALACION
DE FAENAS, OBRA GRUESA, TERMINACIONES, INSTALACIONES, ETC.
A (Actividad) : Corresponde a las partidas que conformarán el presupuesto, estas pueden ser
obtenidas desde la base de datos del sistema; BANAC, desde otro presupuesto o crear
una que no exista en el sistema. La base de datos (BANAC) cuenta con
aproximadamente 700 actividades. Ejemplo, CIERRO DE MADERA h=1.80
G (Global) : Corresponde a una cifra que no se encuentra justificada por un análisis de precios
unitarios. Su precio se agrega directamente sobre la celda “Precio Unitario”. Y deben
ser creados por el usuario.
3. Hacer clic sobre “Capítulo” y escribir en la celda “Descripción” el nombre del capítulo (para el ejemplo
comenzaremos con “OBRAS PRELIMINARES”.
botón “Grabar”
ó presionar las teclas
CTRL + G.
Consideraciones:
§ Para empezar a crear un presupuesto se recomienda crear todo los capítulos que estén al mismo “nivel”,
es decir todas las etapas principales de la obra y luego desarrollar cada una de estas.
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4. Una vez presionado el botón “Grabar”, hacer clic nuevamente en “Agregar después de….” Y escribir
el nombre del siguiente capítulo.
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6. Al hacer clic, sobre el botón “Agregar después de…” con la carpeta del capítulo abierta aparecerá en la
columna tipo, la letra “A” que indica actividad. Es posible agregar una actividad proveniente de tres
partes diferentes:
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En la pantalla anterior es importante saber de que forma se puede encontrar más fácilmente la
actividad a incluir en el presupuesto, esta búsqueda se puede realizar de 2 formas diferentes:
1. Se debe hacer clic sobre el recuadro blanco que aparece en la parte superior del “Asistente”.
Actividad encontrada.
Si se desea, antes de elegir la actividad es posible ver su análisis de precio unitario presionando el
botón “Análisis” .
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1. Se presiona la barra de desplazamiento vertical que se muestra en la figura, con esto se podrán
recorrer las diferentes clases del sistema.
Barra de desplazamiento
vertical, para desplazarse
entre las clases.
2. Luego se deberá hacer clic, sobre la actividad a incluir en el presupuesto, luego se deberá
presionar la tecla “enter” en donde en forma opcional se deberá incluir la cubicación de la
actividad en la cuadro “Cantidad” y luego presionar el botón “Insertar actividad” ó la tecla
“enter”. De esta forma se podrán incluir todas las actividades del capítulo, sin necesidad de salir
del “Asistente” y presionar nuevamente el botón “Agregar después de…”.
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4. Al hacer clic sobre el menú “Ver” opción “Vertical”, se organizarán los 2 presupuestos abiertos.
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5. Seleccionar la(s) actividades que se desean copiar, luego hacer clic en el botón “Copiar” de la
ventana donde se marcaron las ítems a copiar.
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6. hacer clic sobre la línea del presupuesto “en uso” para presionar el botón “Pegar” de dicha
ventana.
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4. Luego se deberá hacer clic sobre la celda “Descripción” y escribir el nombre de la actividad, su
unidad y la cantidad o cubicación (si es que se tiene).
4.1. Presionar el
botón “Grabar”
Consideraciones:
Botón “Análisis” .
§ Es importante saber que estas actividades SOLO quedan almacenadas en el presupuesto actual y
no en la BANAC. Si desea que esto ocurra se deberá, previamente estudiado su correspondiente
análisis de precio unitario, presionar el botón “Duplicar”.
Botón “Duplicar” .
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5. Hacer clic en flecha que se encuentra en la celda “Tipo”, aparecerán 3 tipos de datos que se pueden
agregar en el análisis:
M : Material
A : Actividad
F : Función
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6.1.2. Elegir desde él, los “Materiales”, “Actividades” y/o “Funciones que se desean agregar,
para esto se deberá hacer sobre ellos.
Este procedimiento es válido para incluir el resto de los materiales y/o actividades, sin
necesidad de cerrar este asistente y volver a presionar el botón “Agregar”, debido a que si se
marca nuevamente un material y se presiona el botón “Elegir”, lo agregará inmediatamente en la
línea siguiente.
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8. Luego se deberá hacer clic en la flecha que se encuentra en la celda “Clase”, para seleccionar la
más adecuada para clasificar el material. En el siguiente ejemplo se creará el material
CANDADO ESPECIAL(UNI).
En este caso, se
seleccionó la clase
NA para clasificar el
material a crear.
Luego se deberá
presionar el botón
“Elegir”.
Código
correlativo que
genera el sistema
automáticamente.
Luego presionar
el botón
“Grabar”
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Para agregar una o más funciones dentro de cada uno de los análisis de precios unitarios, se debe
hacer lo siguiente:
1. Se deberá ingresar al análisis de precios unitario de cualquier actividad del presupuesto, es decir se
deberá hacer clic sobre una actividad(cualquiera) y luego se deberá presionar el botón “Análisis” .
Funciones Disponibles, no
necesariamente corresponden a
las que se encuentran dentro del
presupuesto.
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5. Por ejemplo, si se desea aplicar gastos generales y utilidades dentro de cada análisis de precio unitario, se
debe, traspasar estas dos funciones al área de las seleccionadas.
.
5.3. Estos dos pasos, se repiten, si se desea agregar otra
función dentro del análisis.
6. Se deberá seleccionar la opción “Incluir Globales “ (en forma opcional), en el cuadro “Sección se
aplicará”.
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10. Al presionar este botón aparecerá un mensaje con el resumen de las actividades que fueron afectadas y la
cantidad de líneas agregadas.
Consideraciones:
§ El presupuesto debe estar terminado, es decir debe contener todas las actividades, ya que al aplicar esta
operación solo se agregarán a las actividades existentes y NO a las que se agreguen después de realizar
esta operación.
§ Se deberá tener la precaución de NO agregar más de una vez las funciones (gastos generales y utilidades),
es decir de no agregarlos en la “Edición del Presupuesto” y en los análisis de precios unitarios
conjuntamente.
§ Al agregar los porcentajes de las funciones, se debe tener marcada la función a la cual se le desea agregar
el porcentaje.
§ Si se desean eliminar las funciones agregadas se deben traspasar a la ventana de las seleccionadas(de a
una) y presionar el botón “Eliminar”.
§ Cuando se aplican funciones que sumen el análisis anterior y que sobre ese “Subtotal” se aplique la nueva
función, siempre se debe seleccionar la opción “Al final del Análisis” y la función “Subtotal” debe ir al
principio.
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Menú “Presupuesto”,
opción “Parámetros”
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3. Para obtener un formato con una letra en el primer nivel y números en los restantes niveles, se debe
realizar lo siguiente:
5. Presionar botón que simboliza las “letras” (o digitando en el teclado). Y quedará de la siguiente
forma:
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8. Para que el presupuesto se actualice con el nuevo formato de itemizado, se deberá presionar el botón
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Actividad seleccionada
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4. Presionar botón “Salir”, con esto quedará grabada la nota asociada a la línea. Automáticamente se
visualizará en la “Edición de presupuesto”, un símbolo que indica que la línea tiene “Nota”
Símbolo de notas.
5.1. Hacer clic sobre el menú “Presupuesto”, opción “Informes del Presupuesto”.
5.2. Seleccionar informe “Notas de Presupuesto”, hacer clic sobre el recuadro blanco que acompaña a la
leyenda.
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1. Hacer clic, sobre el botón “Comentario al Pie” que se encuentra en la “Edición de Presupuestos”.
Consideraciones:
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1. Seleccionar presupuesto.
3. Presionar directamente el botón “Imprimir” o si desea se puede generar una “Prevista” antes de imprimir
el informe (presionando botón “Pre-Vista”).
Consideraciones:
§ La línea de color azul y el visto bueno que indica la selección del informe deberán estar en la misma
línea para generar informe seleccionado.
§ El formato del papel y los atributos de la impresora NO son controlables desde el sistema
Notrasnoches. Estos son tomados de la configuración que posee la impresora que se encuentra como
“Predeterminada” en Windows.
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1. Se deberá tener seleccionado el presupuesto, es decir en la barra de título deberá estar el código del
presupuesto y la carpeta donde lo contiene.
2. Una vez seleccionado el presupuesto, se deberá hacer clic en el menú “Presupuesto”, opción
“Informes”.
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5. Seleccionar el formato para exportar presupuesto. En el caso del “Presupuesto Detallado”, el mejor
formato es “Excel 5.0 Tabular”.
6.
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7.
Consideraciones:
§ Se recomienda guardar archivo exportado en cualquier directorio, excepto el de instalación del sistema
(c:\ondacwin), por ejemplo en Mis Documentos, etc.
§ Además es aconsejable exportar el presupuesto solo para efectos de formato.
§ Notrasnoches 6.0., solo “exporta “ y no “importa” presupuestos.
§ Todos los informes que emite el sistema son posibles de exportar a algún formato (en especial Excel).
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Menú “Presupuesto”,
opción “Materiales”.
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Aparecerá la siguiente ventana, donde se puede reajustar “Una”, “Varias” o “Todas” las clases.
Listado de clases.
2. Hacer clic, sobre la flecha que acompaña a la clase (Listado de clases), para seleccionar la clase a
reajustar.
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Para este ejemplo se desea reajustar toda la clase “Mano de Obra”, es decir desde la clase “Z” hasta
la “ZB”, en un 5% para el presupuesto.
Porcentaje de reajuste.
Consideraciones:
• Se recomienda antes de ejecutar esta opción, realizar una copiar del presupuesto (ver capítulo, “Copiar
Presupuesto”), debido a que esta operación no se puede deshacer.
• Los reajuste también pueden ser negativos, para esto solo se deberá ingresar por ejemplo –5.
• Los valores ingresados están en porcentajes, por ejemplo si se desea reajustar en un 5%, se deberá
ingresar 5 y NO 0.05.
• Una vez reajustados los precios se deberá presionar el botón “Revaluar” para actualizar los valores..
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3. Este reajuste se podrá realizar por “Clase” (ver capítulo “Reajustar Precios del Presupuesto”) o por
ciudad.
• Reajuste de precios “Por ciudad”.
3.1. Hacer clic en “Una”, “Varias” o “Todas” las ciudades, al seleccionar por ejemplo todas,
reajustará todos los precios de materiales de la BANAC. En el caso que se elija “Varias”
reajustará todos los precios de materiales que pertenezcan a proveedores situados en estas
ciudades.
3.2. Ingresar porcentaje de reajuste (para el ejemplo un 5%) y presionar el botón “Aceptar”.
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Antes de ejecutar esta opción se debe tener en cuenta que esta opción lo que hace es seleccionar en
forma automática los precios de un(os) proveedor(es) con los que se trabajará en el presupuesto. Es decir
cuando se genera un presupuesto, lo que se hace es solamente elegir un material, sin importar su proveedor,
pero si se cuenta con precios de “otros” proveedores que incluso pueden estar en otras ciudades, se puede
trabajar con ellos en forma automática, reemplazando el actual precio por el seleccionado según el criterio que
se aplique.
1. Se deberán tener creados proveedores en la BANAC, con sus respectivos precios de materiales. En
BANAC, pueden existir un material con más de un precio asociado, tal como lo indica la figura:
2. Una vez que la BANAC contiene los precios de los materiales y proveedores a utilizar, se debe hacer lo
siguiente:
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2.4. En esta misma pantalla se deberá buscar el o los proveedores con los que se desea trabajar en el
presupuesto.
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2.5. Al traspasar el(los) proveedor(es) a la ventana derecha se deberá además indicar la “prioridad” como
lo indica la siguiente figura:
Se quiere trabajar para este presupuesto con los precios de los materiales del proveedor SODIMAC-
TEMUCO, de no existir precio para un material en este proveedor, automáticamente el sistema tomará los de
ONDAC-SANTIAGO.
Este mensaje explica que se reemplazarán todos los precios de materiales, por los de los proveedores
seleccionados.
§ Como ya se había indicado anteriormente, antes de realizar esta operación se deben tener
creados los proveedores con los que se trabajará y asociados sus respectivos precios a los
materiales.
§ Después de aplicar esta opción se deberá presionar el botón “Revaluar” para que recalcule los
precios.
§ Si no se desea trabajar con un(os) proveedor(es) en particular, se puede seleccionar la opción
“Preferir los precios más bajos entre los diferentes proveedores seleccionados”. Con esto se
estará eligiendo el precio más bajo para cada material, entre(para nuestro ejemplo) Ondac-
Santiago y Sodimac – Temuco.
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Menú “BANAC”,
opción “Funciones”.
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3. Marcar las funciones recién modificadas haciendo clic donde indica la flecha:
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“Copiar” .
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Consideraciones:
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RESPALDAR PRESUPUESTO.
Menú “Presupuesto”,
opción “Cerrar”.
4.
Por defecto aparecerá el directorio que aparece en este
imagen.
Aquí se deberá seleccionar la “Unidad” (a:, c:, d:, etc)
y el directorio donde se desea respaldar el presupuesto.
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Luego, presionar
botón “Aceptar”.
Consideraciones:
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INSTALAR PRESUPUESTO
Menú “Sistemas”,
opción “Indice de Presupuestos”.
Botón “Instalar”.
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5. Elegir la unidad o directorio donde se encuentra respaldado el presupuesto a instalar(en este caso el
presupuesto a instalar se encuentra en un diskette).
Presupuesto instalado.
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1. La opción “Exportar Edición de Presupuestos a una planilla Excel” cuyo icono es , nos ayudará a
Exportar nuestro presupuesto en forma directa desde la pantalla principal de nuestro presupuesto (Edición) a
una planilla Excel.
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1. Preparar archivo Excel para la importación, el cual deberá contener el siguiente formato y estar
cerrado al momento de la importación.
Observaciones:
Todas las líneas que no tengan “Unidad”, se considerarán “Capítulos”.
Todas las líneas con unidad que estén bajo un capítulos se incorporarán dentro de este último.
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Presionar botón “Guardar”. Una vez finalizado el proceso aparecerá el siguiente mensaje:
Nota: Al editar el presupuesto aparecerá todo el presupuesto importado, sin análisis de precios
unitarios y en 2 niveles.
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La opción Importar y Exportar materiales es utilizada para tomar los materiales presupuestados y
exportarlos una planilla Excel, luego actualizar los valores para luego “Importarlos” al presupuesto.
1. Para ingresar a esta opción, se debe hacer clic sobre la opción “Importar y Exportar Materiales”.
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3. Presionar botón “Exportar”, el cual generará un archivo con formato Excel. Para esto se deberá
ingresar previamente un nombre.
Este mismo archivo posteriormente podrá ser “Importado” para actualizar precios del presupuesto. El formato
para la importación “NO DEBE SER ALTERADO” ya que de lo contrario no se importará.
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Formato de archivo para “Importar” precios de materiales actualizados desde Excel a un presupuesto:
Ejemplo: El material DC 02007, presentaba un precio de 12790 y ahora será actualizado con el precio 15000.
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Requisitos:
- La columna “Proveedor” corresponde al código del proveedor, asignado automáticamente el sistema,
debe ser de tipo “Texto” y su código deberá existir previamente en “Proveedores” del sistema.
- La columna “CODIGO” deberá ser un número creado por el usuario, en donde es recomendable
utilizar código que no existan previamente y que sobrepasen el 90000.
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Nota:
- Si esta misma lista se importa nuevamente con nuevos precios, el sistema procederá a actualizarlos.
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Este informe es exactamente igual (en cuanto a formato), al que se encuentra en los “Informes de
Presupuestos”, su única diferencia es que puede ser generado de un capítulo o de una o más actividades
seleccionadas.
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En este ejemplo solo se mostrará los materiales por partida de todo el capítulo “HORMIGONES DE
FUNDACIONES”.
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