Capitulo 7

Administracion de activo circulante

Él sector de las ventas minoristas, presenta un desafio para la administracion del activo
circulante.Este sector publica sus ventas mensuales, y por ello esto se convierte en un
instrumento qué ayuda a saber la conducta de gastos de los consumidores.Cuando dichas
ventas no se realizan conforme a los planes, es dificil pronosticar él inventario y los flujos de
efectivo qué se necesitaran
En 2006, las tiendas minoristas seguían preocupadas por los efectos que habían producido
los huracanes Katrina y Rita.Mientras la economía salía lentamente de la profunda recesión
de 2009, como cada año la temporada navideña volvió a presentar problemas para los
minoristas. Muchos minoristas optan por los inventarios ligeros durante estas festividades
porque tienen pocas expectativas y desean evitar los grandes descuentos posteriores a la
Navidad.

Al administrar el efectivo y los valores negociables , el principal punto de interés debe ser la
seguridad y la liquidez, en tanto que maximizar la rentabilidad recibe una atención secundaria.
A medida que nos movemos hacia las cuentas por cobrar y el inventario,debemos hacer frente
a un examen de rentabilidad más difícil. Tal vez tengamos que elegir entre un incremento de
20% en los inventarios y una nueva ubicación de la planta, o un programa importante de
investigación.

Administracion del efectivo

En la era global y electrónica del nuevo siglo, la administración del efectivo se ha convertido
en una actividad cada vez más elaborada porque ahora los administradores financieros tratan
de extraer hasta el último centavo posible de utilidad de sus estrategias de administración del
efectivo. Cuanto menos efectivo tenga una empresa, tanto mejor será su posición en un
sentido general; no obstante, nadie desea ser sorprendido sin fondos en efectivo cuando se
necesitan, saber con precision las fechas donde estos saldos entran y salen m,ejoran la
rentabilidad en general.

Razones para mantener saldos de efectivo

Existen varias razones para mantener efectivo : para liquidar transacciones , mantener saldos
de reciprocidad en los bancos y por precaución. El primer motivo implica emplear el efectivo
para pagar los gastos planeados de la compañía, como suministros, nóminas e impuestos,
pero también incluye las adquisiciones proyectadas de activos fijos a largo plazo. La segunda
razón importante para mantener efectivo se debe a la práctica de llevar saldos a efecto de
compensar a un banco por los servicios proporcionados en lugar de pagar directamente esos
servicios.
Es más probable que los saldos de efectivo precautorios sean importantes en las industrias
estacionales o cíclicas donde los flujos de entrada de efectivo son más inciertos. Por lo
general, las empresas que necesitan efectivo con fines de precaución recurren a líneas de
crédito bancario que no han utilizado.
 El flujo de efectivo depende del patrón de pagos de los
clientes , de la velocidad de los proveedores y los
acreedores para procesar los cheques y de la eficiencia del
sistema bancario. La principal consideración que se debe
tener en cuenta al administrar el ciclo del flujo de efectivo
es asegurarse de que los flujos de entrada y salida de
fondos estén debidamente sincronizados para efectos de
las transacciones. La figura 7-1 nos muestra un ciclo simple
del flujo de efectivo donde la venta de bienes terminados o
de servicios produce una venta al contado o una cuenta por
cobrar que será cobrada en el futuro.

En última instancia, las cuentas por cobrar son cobradas y

se convierten en efectivo, el cual se usa para comprar o
producir inventarios que se venderán más adelante.

Cobros y desembolsos
Una de las principales funciones del administrador financiero, es la administración de los flujos
de entrada de efectivo y los flujos de salida de los pagos. Los nuevos medios de
transferencias electrónicas han reducido de manera notable el tiempo que transcurre entre el
envío de un cheque y el periodo de cobranza (Flotante).
El flotante
Algunas personas se asombran al enterarse de que el efectivo que se reporta en el balance
general no necesariamente representa el efectivo real que la compañía tiene en el banco. De
hecho, los saldos de efectivo importantes son dos: el monto registrado por la compañía y el
monto acreditado a la compañía por los bancos. Por ejemplo, digamos que un cheque tarda
tres días en llegar y que será compensado en la fecha que llega. Esto significa que durante
un mínimo de tres días el saldo en los libros de la compañía será diferente del saldo en los
libros del banco. El flotante de la compensación se debe al tiempo que tarda un cheque en
ser acreditado después de que se lo recibió como pago. El flotante de los envíos postales
podría existir todavía en el caso de personas y pequeñas empresas que utilizan el correo para
efectuar sus pagos, pero en el de la mayor parte de las grandes compañías el flotante de los
envíos postales y el flotante de la compensación han dejado de existir debido al uso
generalizado de los pagos electrónicos que permite la Ley de Compensación de Cheques del
Siglo XXI de 2003 .Esta ley permite que los bancos y otras personas procesen los cheques
de forma electrónica.
Mejora de las cobranzas
Una empresa puede emplear varias estrategias para hacer que su proceso de cobranzas y
compensación de cheques sea más expedito. Un método muy popular consiste en utilizar
muchos centros de cobranzas repartidos en toda el área de marketing.

Forma de ampliar los plazos de desembolso

Usted tal vez haya oído hablar de una corporación multimillonaria con oficinas centrales
ubicadas en el espacio más exclusivo del centro de Manhattan, pero cuyo cuartel principal de
pago de cheques se localiza en Fargo, Dakota del Norte. 166, agresivas para acelerar el
procesamiento de los cheques que recibe, sus procedimientos de pagos podrían ser descritos
como algo muy parecido al tortuguismo. Incluso se le ha llamado «flotante del plazo extendido
de los desembolsos.
Análisis costo-beneficio
Un programa de administración de efectivo operado de manera eficiente es una operación
cara.
Estos gastos se deben comparar con los beneficios que se podrían obtener si se aplicase el
análisis costo-beneficio . Además, si retrasa un día el programa de desembolsos, tal vez
pueda disponer de 2 millones adicionales para otros usos. En la figura 7-3 se presenta un
ejemplo de este proceso.

Transferencia electrónica de fondos

Como ya lo hemos dicho, las técnicas para demorar los pagos y usar el flotante se han
reducido en razón de las técnicas para la transferencia electrónica de fondos , un sistema
para mover cantidades de dinero entre terminales de computadoras sin tener que usar un
«cheque».

La mayoría de las grandes compañías han computarizado sus sistemas de administración del
efectivo. Por ejemplo, una empresa podría tener 55 sucursales y 56 bancos, un banco o una
sucursal del mismo banco en cada una de sus sucursales y un banco central donde radique
la cuenta principal de la compañía. Al final, el administrador financiero puede revisar todas
las cuentas bancarias de la compañía a través de una terminal de computadora en línea. A
continuación, puede transferir electrónicamente todos los saldos de efectivo excedentes
desde cada sucursal o banco regional hasta el banco central de la compañía para que sean
invertidos durante la noche en valores del mercado de dinero .

La mayoría de las transferencias electrónicas internacionales de fondos se realiza por medio

de SWIFT, que es el acrónimo de Society for Worldwide Interbank
Financial Telecommunications . En 2009, SWIFT manejó pagos internacionales, durante las
24 horas del día, realizados entre 9 281 instituciones de 209 países. SWIFT utiliza un sistema
de mensajes seguros, en el cual cada mensaje representa una transferencia de divisas para
los pagos, la tesorería, los valores y el comercio. Un mensaje podría ser la instrucción de
transferir 100 dólares o mil millones de una institución a otra.
Administración internacional del efectivo

Las corporaciones multinacionales transfieren fondos de un país a otro del mismo modo que
una empresa podría transferir fondos de los bancos regionales al banco central. Así como las
instituciones financieras de Estados Unidos ahora hacen más transferencias electrónicas de
fondos, también se ha desarrollado un sistema internacional de pagos. El manejo
internacional del efectivo es más complejo porque la administración de la liquidez, la cual
incluye los saldos de efectivo a corto plazo y los déficit, se tiene que realizar a través de
fronteras internacionales y zonas de tiempo y está sujeta a los riesgos de las fluctuaciones
monetarias y los cambios en las tasas de interés de todos los países. También existen
diferencias entre los sistemas bancarios y los procesos de compensación de cheques, la
administración de los saldos de las cuentas, los sistemas de presentación de información y
en cuestiones culturales, fiscales y contables.
Algunas compañías prefieren mantener efectivo en ciertas monedas, o aprovechar las altas
tasas de interés disponibles en un país para realizar inversiones a corto plazo en valores
negociables. Los administradores nacionales e internacionales que manejan el efectivo
emplean las mismas técnicas y se basan en métodos de pronóstico que usan presupuestos
de efectivo e informes diarios de efectivo para predecir los saldos futuros. En el caso de las
compañías que no tienen capacidad para administrar de manera dinámica sus saldos de
efectivo, con frecuencia son los bancos quienes les proporcionan cuentas especiales para
administrar sus flujos de efectivo y ganar un rendimiento sobre los excedentes. Las cuentas
de transferencias automáticas permiten a las compañías mantener saldos de cero en tanto
que los excedentes de efectivo son depositados de inmediato en una cuenta que gana
intereses.

Valores negociables
Una empresa puede mantener un excedente de fondos para anticiparse a un desembolso de
efectivo.
El administrador financiero tiene un supermercado virtual de valores de dónde escoger. En
condiciones normales, cuanto más largo sea el plazo de vencimiento de un valor, tanto más
alto será el rendimiento, como se muestra en la figura 7-5.

Administración de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar como porcentaje de los activos totales han aumentado frente al
inventario, lo que es preocupante para la administración de los activos circulantes de algunas
corporaciones.

Las cuentas por cobrar como una inversión

No se debe calificar su nivel como demasiado alto o demasiado bajo con base en los
parámetros históricos de las normas de la industria, sino que más bien debemos constatar si
el nivel del rendimiento que podemos obtener de este activo es igual o superior a la ganancia
potencial de otras inversiones. Por ejemplo, si concedemos a los clientes cinco días más para
liquidar sus cuentas, el saldo de nuestras cuentas por cobrar aumentará, pero a costa de los
fondos de valores negociables y, tal vez, del nivel del inventario.
Administración de la política de crédito
Cuando se considera otorgar un crédito se deben tomar en cuenta tres principales variables
de política junto con el objetivo en cuanto a utilidades.
1. Normas de crédito
2. Términos comerciales
3. Política de cobranzas

Normas de crédito
La empresa debe tener en cuenta el riesgo de crédito con base en registros anteriores de
pago, estabilidad financiera, capital contable actual y otros factores. Cuando se crea una
cuenta por cobrar, quiere decir que se ha otorgado crédito a un cliente y que se espera que
lo reembolse de acuerdo con los términos comerciales. En ocasiones, los banqueros se
refieren a las 5 C del crédito como señal de que un préstamo será reembolsado a tiempo , de
forma extemporánea o si no será pagado jamás.
Cabe suponer que una persona de principios o una compañía administrada por funcionarios
que profesan altas normas éticas serán un buen indicador de pago puntual. Cuando la
economía está en recesión , en general la salud de los negocios es débil y la mayoría de las
empresas presentan más riesgos. La garantía colateral está determinada por los activos que
se ofrecen en garantía del préstamo. Del mismo modo que un automóvil sirve como garantía
colateral para un préstamo sobre vehículos o una casa para apoyar una hipoteca, las
compañías pueden pignorar los activos que tenga disponibles para que sean vendidos por el
prestamista si el préstamo no es reembolsado.
Además del BIR, Dun & Bradstreet es conocida porque elabora diversos reportes que califican
los hábitos de pago de una compañía comparados con los de otros miembros de su sector.
Esto es muy importante cuando, por ejemplo, una compañía hace negocios con un cliente
nuevo y no existe un registro de seguimiento de los pedidos y los pagos.

Los puntajes de crédito se basan en los modelos estadísticos de D&B, diseñados para
analizar el riesgo de una cuenta mala. Dado que en el mundo se realizan cada vez más
operaciones de negocios a escala global, poder conocer los hábitos de cumplimiento de
empresas que operan globalmente contenidos en una base de datos que contiene más de 40
millones de compañías es una gran ventaja. Las firmas incluidas en la base de datos se
verifican mediante un número D-U-N-S, el cual es aceptado por las Naciones Unidas y otras
organizaciones internacionales como un estándar global de identificación comercial. El Data
Universal Number System es un código único de 9 dígitos asignado por Dun & Bradstreet
Information Services a cada negocio en su base de información.

Términos comerciales Los términos establecidos cuando se otorga un crédito tienen un

efecto considerable en la magnitud final del saldo de las cuentas por cobrar. Si una empresa
registra un promedio diario de 5 000 dólares de ventas a crédito y otorga plazos de 30 días,
el saldo promedio de las cuentas por cobrar ascenderá a 150 000 dólares. Si el plazo se les
amplía hasta 60 días, tendrá que mantener 300 000 dólares en cuentas por cobrar y requerirá
mucho financiamiento adicional.
Ofrecer los términos 2/10, neto 30, permite al cliente aprovechar un descuento de 2% del
valor nominal del monto de la factura si efectúa el pago dentro de los diez primeros días, pero
si no toma el descuento, debe pagar el monto total en un plazo de 30 días.
Política de cobranza
Para evaluar la política de cobranza es posible aplicar varias medidas cuantitativas al
departamento de crédito de la empresa.
a) Periodo promedio de cobranza = Cuentas por cobrar /Promedio de ventas diarias a
crédito
Un incremento del periodo promedio de cobranza podría ser resultado de un plan
predeterminado para ampliar los términos del crédito, o consecuencia de una administración
deficiente del crédito.
b) Razón de cuentas malas a ventas a crédito. Una razón creciente podría ser indicio de
una gran cantidad de cuentas débiles o de una política dinámica de expansión del mercado.
c) Antigüedad de las cuentas por cobrar: Analizar la antigüedad de las cuentas por cobrar
permite descubrir si los clientes pagan sus cuentas dentro del periodo prescrito en los
términos de crédito. A continuación presentamos un informe de antigüedad con objeto de
ilustrar este concepto. Si los términos normales de crédito son de 30 días, la empresa está
haciendo algo mal porque 40% de las cuentas están vencidas, y 10% de ellas llevan
pendientes 90 días.

Una decisión de crédito real

A continuación analizamos una decisión de crédito que reúne los diversos elementos de la
administración de las cuentas por cobrar. Supongamos que una empresa piensa vender sus
productos a un grupo de clientes que aportará 10 000 dólares en ventas anuales nuevas, de
los cuales 10%será incobrable. Supongamos que el costo por cobrar estas cuentas asciende
a 5% y que el costo por producir y vender el producto es de 77% de las ventas en dólares.

A pesar de que el rendimiento sobre las ventas sólo es de 4.8% ,el que se puede obtener
sobre los dólares invertidos podría ser considerablemente mayor.
Supongamos que la única inversión nueva en este caso es un incremento de las cuentas por
cobrar.
Administración del inventario
Por lo general, las compañías manufactureras dividen el inventario en tres categorías básicas:
materias primas usadas en el producto; producción en proceso, la cual refleja parcialmente
los productos terminados, y productos terminados, los cuales están listos para su venta.
Debido a que sus ventas cíclicas son muy sensibles al clima económico de los negocios
estadounidenses, la industria del automóvil es un buen caso para estudiar la administración
de los inventarios. En razón de que el inventario es el activo circulante menos líquido , debe
proporcionar el rendimiento más alto para justificar la inversión.

Producción estacional y producción uniforme

Una empresa fabril debe determinar si su plan de producción será uniforme o estacional. Aun
cuando la producción uniforme a lo largo de todo el año permite usar la mano de obra y la
maquinaria a su máxima eficiencia, también podría resultar en incrementos innecesariamente
altos en los inventarios antes del embarque de los productos, sobre todo en un negocio
estacional. Si producimos de forma estacional , el problema del inventario se elimina, pero
entonces tendremos capacidad muerta durante los periodos de ventas bajas. Además,
conforme nos dirijamos al máximo de operación para satisfacer las necesidades estacionales,
tal vez tendríamos que pagar más a los obreros por trabajar horas extra y sufrir otras
ineficiencias debidas al uso excesivo del equipo.
Encontramos un problema clásico en el análisis financiero. ¿El ahorro en costos que se deriva
de una producción uniforme es suficiente para justificar los gastos extraordinarios de
mantener el inventario?
Aunque se prefiera la producción uniforme será necesario invertir 30 000 dólares más en un
inventario promedio , pero se logrará un ahorro de 10 000 dólares en costos de operación
(segunda línea). Esto representa un rendimiento de 33% sobre la inversión. Si la tasa de
rendimiento que se requiere es de 10%, esta alternativa sería aceptable.
Política de inventarios en épocas de inflación (y deflación)
En los pasados veinte años, el precio del cobre pasó de 3.00 dólares a 50 centavos por libra
y después volvió a subir a 4.00 dólares. El problema se puede controlar parcialmente tomando
posiciones moderadas respecto del inventario.
Otra forma de proteger una posición de inventarios sería cubrirse con un contrato de futuros
, el cual estipule el precio al que podremos comprar o vender dentro de algunos meses.
La empresa que lleve su contabilidad con el método PEPS podría registrar grandes utilidades
en el inventario cuando las mercancías antiguas y más baratas sean eliminadas con los
nuevos precios más altos. . Los beneficios podrían ser momentaneo, ya que el proceso se
invierte cuando los precios bajan.

Modelo de decisión del inventario

Muchas investigaciones se han concentrado en determinar el tamaño óptimo del inventario ,
la cantidad de la orden, la tasa de consumo y otras consideraciones similares. Cuando se
elabora un modelo de inventario , debemos evaluar dos costos básicos que se asocian con
él: los costos de mantenimiento y los costos de ordenar .
Costos de mantenimiento Incluyen los intereses sobre los fondos comprometidos en el
inventario y los costos del espacio del almacén, las primas de seguros así como los gastos
por manejo de materiales .
Costos de ordenar Es el proceso para convertir el inventario en existencias. A medida que
aumenta el tamaño de la orden, los costos de mantenimiento aumentan porque tenemos
más inventario a la mano.
Inventarios de seguridad y faltantes de inventario
En el análisis que hemos realizado hasta este punto hemos supuesto que emplearíamos el
inventario a una tasa constante y que recibiríamos inventario nuevo cuando el nivel del viejo
llegara a cero. El riesgo de perder ventas a favor de un competidor podría provocar que la
empresa llevara un inventario de seguridad para reducir ese peligro. Aun cuando la
empresa podría usar el modelo del tamaño económico de pedido para determinar la
cantidad óptima de las órdenes, la administración no siempre puede suponer que los
programas de entrega de los proveedores serán perfectos o que el nuevo inventario será
entregado justo cuando el antiguo llegue a cero. Un inventario de seguridad mínimo
incrementará el costo del inventario porque el costo de mantenimiento aumentará. Este
costo debe ser compensado mediante la eliminación de las pérdidas de utilidades sobre
ventas que no se realizan por falta de existencias y también por el incremento de utilidades
derivado de pedidos inesperados que ahora se pueden surtir.

Administración de inventarios justo a tiempo

(JIT, siglas de just-in-time) fue diseñada para Toyota por la empresa japonesa Shigeo
Shingo y posteriormente fue introducida en Estados Unidos.La administración de inventarios
justo a tiempo minimización del nivel de inventarios. Un efecto secundario ha sido que los
fabricantes han reducido su número de proveedores para asegurar la calidad así como
también para disminuir la complejidad que implica la colocación y entrega de los pedidos.
Ahorro en costos por un inventario más bajo
Se supone que el ahorro en costos por niveles más bajos del inventario y por la reducción
de los costos de financiamiento son los grandes beneficios de los sistemas justo a tiempo.
En cierto sentido, el fabricante traslada una parte del costo de financiamiento al proveedor.
Otros beneficios
Debido al reducido espacio de almacén que necesita el inventario, algunas plantas de la
industria del automóvil han disminuido 70% el espacio de piso frente a las instalaciones más
tradicionales que almacenaban inventarios. En años recientes, el desarrollo del internet y
los sistemas de intercambio electrónico de datos entre los proveedores y los departamentos
de producción y de manufactura han sido una gran ayuda para los sistemas justo a tiempo.

Inconvenientes de los sistemas justo a tiempo

Las grandes compañías de Estados Unidos, como Walmart, Harley-Davidson, Mattel, Papa
John’s Pizza, Dell, Cisco y Gap usan la administración de inventarios justo a tiempo. Cuando
este método funciona conforme a los planes, las empresas pueden llevar muy poco inventario,
reducir el tamaño del almacén y abreviar el costo de financiar un inventario muy grande.
Algunos sistemas de administración justo a tiempo permiten niveles de inventario que van
desde un valor en partes equivalente a una hora de trabajo hasta un valor máximo de 16
horas. Sin embargo, un sistema justo a tiempo integrado conlleva costos que no deben
ignorarse.
Cuando los sistemas justo a tiempo funcionan, ahorran dinero, pero no significa que estén
exentos de problemas.
Lo contrario sucedió durante la recesión y la desaceleración económica de los periodos
2001-2002 y 2007-2009. Las ventas disminuyeron tan rápido que, incluso con sistemas justo
a tiempo, los inventarios se acumularon en los almacenes de los proveedores y los
fabricantes.