Informe de Prácticas

UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL N° 09 - HUAURA
“Año del Buen Servicio al Ciudadano”
UNIVERSIDAD NACIONAL
JOSÉ FAUSTINO SÁNCHEZ CARRIÓN
FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMÁTICA
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA
INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES PARA OPTAR EL

GRADO ACADÉMICO DE BACHILLER EN INGENIERÍA INFORMÁTICA
TÍTULO:
“”
PRESENTADO POR:
COCA GRADOS, ERICK NIL SMITH
ASESOR:
ING. JUAN C. MEYHUAY FIDEL
Reg. C.I.P. N ° 78338
Huacho, 2017
INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 1

PRESENTACIÓN

INTRODUCCIÓN

ÍNDICE
PRESENTACIÓN .......................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 3
ÍNDICE .......................................................................................................................................... 4
CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN Y/O EMPRESA ........................ 7
1.1. Razón Social o nombre de la Institución ....................................................................... 7
1.2. Dirección........................................................................................................................ 7
1.3. Teléfono......................................................................................................................... 7
1.4. E-mail ............................................................................................................................ 7
1.5. Página web .................................................................................................................... 7
1.6. Misión y Visión .............................................................................................................. 7
1.7. Estructura Organizacional ............................................................................................. 8
1.7.1. Cuadro Orgánico ................................................................................................... 9

1.7.2. Órgano de Dirección ........................................................................................... 12
1.7.3. Órgano de Control ............................................................................................... 12
1.7.4. Órgano de Apoyo ................................................................................................ 13
1.7.5. Órganos de Línea ................................................................................................ 14
1.8. Funciones .................................................................................................................... 17
1.9. Servicios que brinda .................................................................................................... 18
CAPÍTULO II: GENERALIDADES Y DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS

PRE PROFESIONALES.............................................................................................................. 29
2.1. Objetivos...................................................................................................................... 29
2.1.1. Objetivo Principal ................................................................................................ 29

2.1.2. Objetivos Específicos .......................................................................................... 29
2.2. Diagrama de Gantt de las actividades realizadas ....................................................... 29
2.3. Descripción detallada del trabajo realizado ................................................................ 31
2.3.1. Descripción de las actividades de la oficina de Informática ................................ 31

2.3.2. Descripción de las actividades como practicante ............................................... 32
2.3.2.1. Soporte de Software ........................................................................................ 32
2.3.2.2. Soporte de Hardware ...................................................................................... 35
2.3.2.3. Mantenimiento de la oficina............................................................................. 36

2.4. Principales teorías, técnicas y/o procedimientos de la especialidad que ha sido

aplicados en las Practicas Pre Profesionales. ........................................................................ 36
2.4.1. Metodología 5 S’ s ............................................................................................... 36

2.4.1.1. Historia ............................................................................................................ 36
2.4.1.2. Definición ......................................................................................................... 37
2.4.1.3. Beneficios ........................................................................................................ 38
2.4.1.4. Seiri ................................................................................................................. 39
2.4.1.5. Seiton .............................................................................................................. 41
2.4.1.6. Seiso ................................................................................................................ 43
2.4.1.7. Seiketsu. .......................................................................................................... 46
2.4.1.8. Shitsuke ........................................................................................................... 48
2.5. Propuesta de implementación y logros alcanzados .................................................... 50
2.5.1. Seiri ..................................................................................................................... 50

2.5.1.1. Inventariado ..................................................................................................... 50
2.5.1.2. Selección ......................................................................................................... 52
2.5.1.3. Redacción de informes.................................................................................... 53
2.5.1.4. Disposición final de elementos ........................................................................ 53
2.5.2. Seiton .................................................................................................................. 53

2.5.2.1. División y definición del área ........................................................................... 54
2.5.2.2. Creación de copias de seguridad .................................................................... 57
2.5.2.3. Recableado de energía y pruebas .................................................................. 57
2.5.2.4. Recableado de red y pruebas ......................................................................... 57
2.5.2.5. Reposicionamiento de equipos y pruebas ...................................................... 58
2.5.3. Seiso .................................................................................................................... 59

2.5.3.1. Limpieza General ............................................................................................ 59
2.5.3.2. Atención a las fuentes de suciedad. ............................................................... 60
2.5.3.3. Incorporación de la limpieza como Actividad .................................................. 60
2.5.3.4. Creación de un Manual de Limpieza ............................................................... 61
2.5.4. Seiketsu ............................................................................................................... 61

2.5.4.1. Estandarizar y documentar las tareas ............................................................. 61
2.5.4.2. Creación de Calendarios ................................................................................. 61

2.5.4.3. Creación del Tablero Informativo .................................................................... 62
2.5.5. Shitsuke ............................................................................................................... 62

2.6. Limitaciones ................................................................................................................ 62
2.6.1. Limitaciones Económicas .................................................................................... 63

2.6.2. Limitaciones Técnicas ......................................................................................... 63
2.6.3. Limitaciones Administrativas ............................................................................... 63
CONCLUSIONES........................................................................................................................ 64
RECOMENDACIONES ............................................................................................................... 65
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................................ 66
ANEXOS ..................................................................................................................................... 67
FOTOS DE LA OFICINA ......................................................................................................... 68

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN Y/O

EMPRESA
1.1. Razón Social o nombre de la Institución
Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 – Huaura
UGEL 09 – Huaura
1.2. Dirección
La Unidad de Gestión Educativa Local Nº 09 se encuentra ubicada en la calle Juan B.

Rosadio Nº 193, en el distrito de Hualmay, provincia de Huaura, región Lima Provincias.
1.3. Teléfono
Central: 2394185
1.4. E-mail
Ugel09@ugel09huaura.gob.pe
1.5. Página web
www.ugel09huaura.gob.pe
1.6. Misión y Visión
- Misión:
Fortalecer las capacidades de gestión pedagógica y administrativa de las

Instituciones Educativas del ámbito jurisdiccional de la UGEL 09 – H impulsando la
cohesión social y articulando las acciones de las Instituciones públicas y privadas
alrededor del proyecto educativo local, que contribuya a generar un ambiente
favorable para la formación integral de las personas, el desarrollo de capacidades
locales, y propicie la organización de comunidades educativas, canalizando el
aporte de los gobiernos municipales, las instituciones de educación superior, las
universidades públicas y privadas y otras entidades especializadas, en
concordancia con las políticas educativas y pedagógicas establecidas por el
Gobierno Nacional y Regional.

- Visión
Ciudadanos capaces de lograr su realización ética, intelectual, artística, cultural,
afectiva, física, espiritual y religiosa, que desarrolle sus capacidades y habilidades
en respuesta a la realidad de su entorno local y regional, y que contribuyan a la
integración familiar y a forjar un sociedad democrática, justa, inclusiva y próspera y
tolerante que afirme la identidad regional, supere la pobreza e impulse el
desarrollo sostenible comprendidos dentro del ámbito de la UGEL 09 – Huaura.
1.7. Estructura Organizacional
La Unidad de Gestión Educativa Local N. º 09 – Huaura presenta la siguiente estructura

orgánica:
- ÓRGANO DE DIRECCIÓN
Dirección de la Unidad de Gestión Educativa Local N º 09-Huaura
- ÓRGANOS DE LÍNEA
Área de Gestión Pedagógica.
Área de Gestión Institucional
- ÓRGANO DE ASESORAMIENTO
Oficina de Asesoría Jurídica.
- ÓRGANO DE APOYO
Área de Administración, Infraestructura y Equipamiento
- ÓRGANO DE CONTROL
Oficina de Control Institucional
- ÓRGANO DE PARTICIPACIÓN
Consejo Participativo Local de Educación
- ÓRGANOS DESENTRALIZADOS
Instituciones Educativas

1.7.1. Cuadro Orgánico
La Unidad de Gestión Educativa Local N° 09 Huaura presenta la siguiente

estructura orgánica aprobada según R.S. N° 280-2001-ED.

Tabla 1: Cuadro Orgánico de Cargos

Figura 1: Organigrama de la UGEL 09

1.7.2. Órgano de Dirección
El órgano de Dirección constituye el máximo nivel de gestión de la Unidad de

Gestión Educativa Local, responsable de orientar, conducir, supervisar,
controlar y evaluar el servicio educativo en su ámbito jurisdiccional, en
concordancia con los lineamientos de política nacional, regional y local.
La Dirección de la Unidad de Gestión Educativa Local N.º 09-Huaura, tiene la

autoridad y facultad para adoptar decisiones resolutivas y administrativas de
acuerdo a Ley; sus principales funciones son:
a. Orientar y supervisar la aplicación de la política y normatividad educativa

e implementar el proceso de mejoramiento continuo de la calidad,
equidad y democratización del servicio educativo.
b. Conducir la formulación, ejecución y evaluación del Proyecto Educativo
Local (PEL) de la Unidad de Gestión Educativa Local y los Planes
Operativos Anuales; aprobándolos de acuerdo a los dispositivos legales
vigentes.
c. Conducir e incrementar la productividad y mejorar la eficiencia de los
procesos de gestión pedagógica, institucional y administrativa de las
Instituciones y Programas Educativos y Redes Educativas a su cargo.
Además, posee funciones como apoyar el proceso de descentralización de la

gestión educativa, suscribir convenios de cooperación con entidades públicas
y/o privadas, entre otros. La actual directora de la Unidad de Gestión Educativa
Local N ° 09 – Huaura, es la Lic. YARLEQUÉ WONG, Juana María.
El Órgano de Dirección se encuentra dividido en otras áreas para facilitar el

desarrollo de sus actividades, las cuales son:
- Mesa de Partes
- Actas y Certificados
- Oficina de Trámite Documentario
- Oficina de Imagen Institucional
1.7.3. Órgano de Control
El Órgano de Control Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local es

el responsable de ejecutar el control gubernamental interno posterior en las
diferentes Unidades Orgánicas de la Unidad de Gestión Educativa Local y de
las Instituciones y Programas Educativos de su ámbito jurisdiccional;

cautelando la legalidad, eficiencia, eficacia y economía de sus actos y

operaciones; así como el logro de sus resultados para contribuir con el
cumplimiento de los fines y metas institucionales.
La Oficina de Control Institucional cumple principalmente las siguientes

funciones:
a. Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la

entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual
de Control, a que se refiere el Artículo 7° de la Ley y el control externo a
que se refiere el Artículo 8º de la Ley, N.º 27785 Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.
b. Efectuar auditorías a los estados financieros y presupuestarios de la
entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las
pautas, que señale la Controlaría General. Alternativamente, estas
auditorías podrán ser contratadas por la entidad con Sociedades de
Auditoria Externa, con sujeción al Reglamento sobre la materia.
c. Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones
de la entidad, que disponga la Contraloría General, así como, los que
sean requeridas por el Titular de la entidad. Cuando estas últimas tengan
carácter de no programadas, su realización será comunicada a la
Contraloría General por el jefe del OCI. Se consideran actividades de
control, entre otras, las evaluaciones, diligencias, estudios,
investigaciones, pronunciamientos, supervisiones y verificaciones.
Además, posee funciones efectuar el control preventivo, remitir informes a la

Contraloría General, actuar en casos de ilegalidad, entre otros. El actual jefe
del Órgano de Control es el CPCC. LIOO Y JORDÁN, Francisco.
1.7.4. Órgano de Apoyo
El Órgano de Apoyo es el órgano de la Unidad de Gestión Educativa Local N.º

9 encargado del apoyo relacionado a los Sistemas de Contabilidad, Tesorería,
Abastecimiento, Personal e Infraestructura, así como al Equipamiento y Control
Patrimonial.
El Área de Gestión Administrativa, Infraestructura y Equipamiento cumple

principalmente las siguientes funciones:
a. Proporcionar oportunamente, dentro del marco presupuestal, los

recursos económicos, bienes y servicios que demande la prestación del

servicio educativo de las Instituciones y Programas Educativos a su

cargo, en un marco de equidad y transparencia.
b. Participar en la formulación del presupuesto de la UGEL N.º 09-Huaura,
así como en las modificaciones presupuestales necesarias, en
coordinación con el Área de Gestión Institucional.
c. Asesorar la gestión administrativa de las Instituciones y Programas
Educativos, bajo su jurisdicción, fortaleciendo su autonomía institucional.
Además, posee funciones como elaborar el requerimiento presupuestal de la

UGEL N. º 9, identificar y sistematizar las necesidades de infraestructura de las
instituciones, actualizar el margen de bienes inmuebles del ámbito
jurisdiccional, entre otros. El actual jefe del Órgano de Apoyo es el Lic.
ALEMAN CRUZ, Celedonio.
El Órgano de Apoyo se encuentra dividido en otras áreas para facilitar el

desarrollo de sus actividades, las cuales son:
- Abastecimiento
- Almacén
- Contabilidad
- Escalafón
- Informática
- Patrimonio
- Personal
- Planillas
- Tesorería
1.7.5. Órganos de Línea
Los Órganos de Línea son responsables del cumplimiento de las funciones

sustantivas de la Unidad de Gestión Educativa Local. Están conformados por el
Área de Gestión Pedagógica y el Área de Gestión Institucional.
1.7.5.1. Área de Gestión Pedagógica.
El Área de Gestión Pedagógica, es el Órgano de Línea, encargado de

orientar, monitorear y evaluar las acciones educativas del ámbito
jurisdiccional de la Unidad de Gestión Educativa Local.

Algunas de las principales funciones del Área de Gestión Pedagógica

son:
a. Orientar, apoyar y supervisar la formulación y aplicación de la

política y normatividad educativa local, regional y nacional, en
materia de gestión pedagógica y evaluar sus resultados.
b. Regular, asesorar, monitorear, supervisar y evaluar la gestión
pedagógica de las Instituciones y Programas Educativos de su
jurisdicción, fortaleciendo su autonomía institucional.
c. Aplicar estrategias alternativas orientadas a mejorar la calidad
de los servicios educativos que brindan las Instituciones y
Programas Educativos.
Además, posee otras funciones como planificar y desarrollar

programas de bienestar para los estudiantes de las instituciones,
promover y ejecutar programas de alfabetización, apoyar la
adaptación a nuevas tecnologías de la comunicación e información,
entre otras. El actual jefe del Área de Gestión Pedagógica es la Lic.
TOMÁS UGARTE, Estrella Rosalín.
El Área de Gestión Pedagógica tiene la siguiente estructura:
- Especialista en Educación (jefe del Área)

- Especialista en Educación (Inicial)
- Especialista en Educación (Primaria)
- Especialista en Educación – Matemática
- Especialista en Educación- Innovación
- Especialista en Educación – CTA.
- Especialista en Educación – Lengua y Literatura
- Especialista en Educación – Ciencias Sociales
- Especialistas en Educación –CETPRO
- Especialista en Educación – Educación Básica Alternativa
CEBA
- Especialista en Educación – Educación Especial
- Especialista en Educación - Educación Física
- Especialista en Educación – Educación para el Trabajo (Ex
variante Técnica)

1.7.5.2. Área de Gestión Institucional
El Área de Gestión Institucional es el Órgano de Línea, encargado de

ejecutar acciones inherentes a los Sistemas de Planificación,
Presupuesto, Racionalización y Estadística.
Algunas de las principales funciones del Área de Gestión Institucional

son:
a. Orientar, apoyar y supervisar la formulación y aplicación de la

política y normatividad educativa local regional y nacional, en
materia de gestión institucional y evaluar sus resultados.
b. Diseñar, ejecutar y evaluar el Proyecto Educativo Local (PEL)
en coordinación con el Consejo Participativo Local de
Educación (COPALE), concordante con el Proyecto Educativo
Regional y Nacional, y con el aporte de los Gobiernos Locales.
c. Asesorar y supervisar a las Instituciones y Programas
Educativos en la elaboración, ejecución y evaluación de los
instrumentos de gestión institucional, así como en la
formulación de su presupuesto anual.
Además, posee otras funciones como emitir opinión técnica para la

creación, apertura y/o ampliación del servicio educativo, organizar
programas de actualización y capacitación del personal de la UGEL e
Instituciones educativas, entre otros. El actual jefe del Área de
Gestión Institucional es el Lic. QUEVEDO DEL MAESTRO, Enrique
Javier.
El Área de Gestión Institucional de la UGEL N.º 09-Huaura, cuenta

con la siguiente estructura:
- Especialista Administrativo (Jefe de Área)

- Especialista en Racionalización
- Planificador
- Ingeniero
- Estadístico
- Especialista de Finanzas
- Secretaria
- Oficinista

1.8. Funciones
Las funciones de la Unidad de Gestión Educativa Local son las siguientes:
a. Contribuir a la formulación de la política educativa regional y la nacional.

b. Diseñar, ejecutar y evaluar el Proyecto Educativo de su jurisdicción en
concordancia con los Proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el
aporte, en lo que corresponda, de los Gobiernos Locales.
c. Regular y supervisar las actividades y servicios que brindan las Instituciones
Educativas, preservando su autonomía institucional.
d. Asesorar la gestión pedagógica y administrativa de las instituciones educativas
bajo su jurisdicción, fortaleciendo su autonomía institucional.
e. Prestar apoyo administrativo y logístico a las instituciones educativas públicas de
su jurisdicción.
f. Asesorar en la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual de las
instituciones educativas.
g. Conducir el proceso de evaluación y de ingreso del personal docente y
administrativo y desarrollar acciones de personal, atendiendo los requerimientos
de la Institución Educativa, en coordinación con la Dirección Regional de
Educación.
h. Promover la formación y funcionamiento de redes educativas como forma de
cooperación entre centros y programas educativos de su jurisdicción, las cuales
establecen alianzas estratégicas con instituciones especializas de la comunidad.
i. Apoyar el desarrollo y la adaptación de nuevas tecnologías de la comunicación y
de la información para conseguir el mejoramiento del sistema educativo con una
orientación intersectorial.
j. Promover y ejecutar estrategias y programas efectivos de alfabetización, de
acuerdo con las características socio-culturales y lingüísticas de cada localidad.
k. Impulsar la actividad del Consejo Participativo Local de Educación, a fin de
generar acuerdos y promover la vigilancia ciudadana.
l. Formular, ejecutar y evaluar su presupuesto en atención a las necesidades de los
centros y programas educativos y gestionar su financiamiento local, regional y
nacional.
m. Determinar las necesidades de infraestructura y equipamiento, así como participar
en su construcción y mantenimiento, en coordinación y con el apoyo del gobierno
local y regional.
n. Promover y apoyar la diversificación de los currículos de las Instituciones
Educativas en su jurisdicción

o. Promover centros culturales, bibliotecas, teatros y talleres de arte, así como el

deporte y la recreación y brindar apoyo sobre la materia a los Gobiernos Locales
que lo requieran. Esta acción la realiza en coordinación con los Organismos
Públicos Descentralizados de su zona.
p. Identificar las necesidades de capacitación del personal docente y administrativo y
desarrollar programas de capacitación, así como brindar facilidades para la
superación profesional.
q. Formular proyectos para el desarrollo educativo local y gestionarlos ante las
instituciones de cooperación nacional e internacional.
r. Actuar como instancia administrativa en los asuntos de su competencia.
s. Informar a las entidades oficiales correspondientes, y a la opinión pública, de los
resultados de su gestión.
t.
1.9. Servicios que Brinda
A continuación de muestran algunos servicios en la Guía de Servicios, de la Unidad de

Gestión Educativa Local 09 – Huaura.

PAGO DE CALIFICACIÓN AUTORIDAD QUE

DERECHO DEPENDENCIA AUTORIDAD QUE
DENOMINACIÓN DEL EVALUACIÓN RESUELVE EL
Nº REQUISITOS Con calificación del Silencio DONDE SE INICIA APRUEBA EL
PROCEDIMIENTO AUTOMA. Administrativo EL TRÁMITE TRAMITE
RECURSO
% U.I.T. Positivo Negativo IMPUGNATIVO
COPIAS DE PECOSAS POR - Solicitud según FUT. 07 días Trámite

Director de la
EXTRAVIO O DUPLICADOS - Recibo de pago. Documentario Director de UGEL
4_1. hábiles DRELP
Ley Nº 27444 S/. 1.00 Mesa de Partes
CONSTANCIA DE APORTACIONES - Solicitud según FUT.
DE AFP-SNP-DESGLOSAMIENTO - Recibo de pago.
Trámite
HABERES-CONSTANCIA DE 15 días Director de la
S/. 2.00 Documentario Director de UGEL
2. HABER POR MES. hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
Ley Nº 27444
TALONES DE PAGO – - Solicitud según FUT.
REMUNERACIONES (PLANILLA) - Recibo de pago.
Trámite
AÑOS ANTERIORES – ACTIVOS / 15 días Director de la
3. CESANTES – POR MES. hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
PASES DE UGEL PARA - Solicitud según FUT.
REASIGNACIÓN - Copia de Resolución de
Trámite
Ley Nº 28044 nombramiento. 15 días Director de la
4. Ley Nº 27444 - Copia de D.N.I. hábiles Mesa de Partes DRELP
- Ultimo talón de cheque
- Recibo de pago.
BOLETÍN DE NORMAS - Solicitud según FUT. Trámite
08 días Director de la
- Recibo de pago. Documentario Director de UGEL
5.
Ley Nº 28044 S/. 3.00 hábiles Mesa de Partes DRELP
CONSTANCIA DE UBICACIÓN - Solicitud según FUT. 15 días Trámite

Director de la
GEOGRAFICA PARA DIRECTORES - Copia de Resolución de Documentario Director de UGEL
6. hábiles DRELP
nombramiento y/o contrato S/. 4.00 Mesa de Partes
- Copia de D.N.I.


RECURSO
Ley Nº 28044 - Ultimo talón de cheque

- Recibo de pago.
CONSTANCIA ESCALAFONARIA - Solicitud según FUT.
- Copia de Resolución de
Trámite
Ley Nº 28044 nombramiento. 15 días Director de la
Documentario Director de UGEL
7 Ley Nº 27444 - Copia de D.N.I. hábiles DRELP
S/. 4.00 Mesa de Partes
- Ultimo talón de cheque
- Recibo de pago.
TRANSCRIPCION DE - Solicitud según FUT.
Trámite
RESOLUCIONES. - Copia de D.N.I. 15 días Director de la
8 - Recibo de pago. hábiles DRELP
S/. 7.00 Mesa de Partes
Ley Nº 28044
COPIA DE DOCUMENTOS - Solicitud según FUT.
AUTENTICADOS POR LEY DE - Copia de D.N.I.
Recibo de pago. Trámite
TRANSPARENCIA - S/. 0.20 por 07 días Director de la
9 página. hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
D.Leg Nº 276
Ley Nº 27444
COPIAS DE ACTAS - Solicitud según FUT. Trámite
Recibo de pago. 07 días Director de la
PROMOCIONALES DE II.EE. - Documentario Director de UGEL
10 hábiles DRELP
Ley Nº 28044 S/. 12.50 Mesa de Partes
Ley Nº 26549
CONSTANCIA DE SERVICIOS - Solicitud según FUT.
PRESTADOS EN II.EE. PUBLICOS - Copias Acta de Evaluación
Final. Trámite
Y PRIVADOS 15 días Director de la
Recibo de pago. Documentario Director de UGEL
11 -
S/. 7.00 hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
Ley Nº 26549


RECURSO
RECTIFICACION DE NOMBRE Y/O - Solicitud según FUT.

APELLIDO POR ERROR - Copia de DNI. y/o Partida de Trámite
ADMINISTRATIVO DE I.E. Nacimiento S/. 12.00 Documentario Director de UGEL
12 - Recibo de pago. hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
RECTIFICACION DE NOMBRE Y/O - Solicitud según FUT.
APELLIDO POR MANDATO - Copia de DNI. y/o Partida de Trámite
Nacimiento 30 días Director de la
JUDICIAL S/. 16.00 Documentario Director de UGEL
13 - Recibo de pago. hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
OMISION / EXTEMPORANEO A - Solicitud según FUT.
PRESENTACION DE - Documentación
DOCUMENTOS OFICIALES – I.E. - Recibo de pago.
Trámite
PRIVADOS (POR DOCUMENTOS) 15 días Director de la
14 hábiles Mesa de Partes DRELP
Ley Nº 28044
Ley Nº 26549
VISACION DE ACTAS DE - Solicitud según FUT.
SUBSANACION Y/O - Recibo de pago. S/. 2.50 – Estatal 15 días Trámite
Director de la
RECUPERACIÓN POR NOTA Documentario Director de UGEL
14 hábiles DRELP
Ley Nº 28044 Mesa de Partes
S/. 8.00 - Privado
BUSQUEDA DE DOCUMENTOS EN - Solicitud según FUT. Trámite
ARCHIVO - Recibo de pago. Documentario Director de UGEL
16
Ley Nº 28044 hábiles DRELP
S/.5.00 Mesa de Partes
APERTURA DE CUENTA DE - Solicitud según FUT. 15 días

Trámite Director de UGEL Director de la
17
MULTIRED - Copia de DNI Documentario


RECURSO
Ley Nº 29142 - R.D. de Vinculo Laboral GRATUITO hábiles Mesa de Partes DRELP
- Recibo de pago.
MODIFICACIÓN DE DATOS DE - Solicitud según FUT.
CUENTA MULTIRED - Copia de DNI 15 días Trámite Director de la
Director de UGEL
18 - R.D. de Vinculo Laboral hábiles Documentario DRELP
GRATUITO
Ley Nº 27444 - Recibo de pago Mesa de Partes
COPIA DEL CARGO DEL OFICIO - Solicitud según FUT

19 DE TRÀMITE DE MODIFICACIÒN - Recibo de pago
DE DATOS DE LA MULTIRED
CONSTANCIA DE ANULACIÒN DE - Solicitud según FUT.
CHEQUE. - Copia de DNI Trámite
- Cheque Original S/. 1.00 Documentario Director de UGEL
20
Ley Nº 27444 - Recibo de pago hábiles Mesa de Partes DRELP
VISACIÓN DE CERTIFICADOS DE - Recibo de Pagos 0.0041 UIT

PRIMEROS PUESTOS – II.EE. - Actas de Primeros puestos 15 días Trámite
Director de la
PRIVADAS (C/U) S/. 15.00 Documentario Director de UGEL
21 hábiles DRELP
AUSPICIO DE ACTVIDADES DE - Solicitud según FUT.

Trámite
CAPACITACIÓN. - Copia de Personaría Jurídica 15 días Director de la
22 - Recibo de pago. hábiles DRELP
S/.100.00 Mesa de Partes
Ley Nº 28044
RATIFICACIÓN DE CONVENIO - Solicitud según FUT.

Trámite
CON INSTITUCIONES PRIVADAS - Copia de Personaría Jurídica 15 días Director de la
Último Convenio
23 - hábiles DRELP
Copia del Pre Convenio S/.110.00 Mesa de Partes
Ley Nº 28044 -
- Recibo de pago.


RECURSO
ALQUILER DE ESPACIO PARA - Solicitud según FUT

FOTOCOPIADORA, ALIMENTOS, - Recibo de pago
Trámite
INFORMES DE ENTIDADES 08 días Director de la Director de la
S/. 100.00 Documentario
24 PRIVADAS. hábiles Mesa de Partes UGEL. DRELP
Ley Nº 27444
PENALIDAD POR - Según Convenio
Trámite
INCUMPLIMIENTO DE CONTRATO. Director de la Director de la
Documentario
25 Mesa de Partes UGEL. DRELP
Ley Nº 27444
CONVENIO POR TERCEROS - Solicitud según FUT 1.5 según Trámite
Director de la Director de la
- Copia de Personería Jurídica retención Documentario
26 Ley Nº 27444 - Recibo de pago UGEL. DRELP
mensual Mesa de Partes
CESE DE PAGO - Solicitud según FUT 08 días Trámite

- Recibo de pago S/. 10.00 Documentario
27 hábiles UGEL. DRELP
BONO DE RECONOCIMIENTO - Solicitud según FUT
1992, 1996, DE LA LEY 20530 POR - Recibo de pago Trámite
08 días Director de la Director de la
MES. S/. 5.00 Documentario
28 hábiles Mesa de Partes UGEL. DRELP
Ley Nº 27444
CONSTANCIA DE QUINTA - Solicitud según FUT
Trámite
CATEGORIA. - Recibo de pago 08 días Director de la Director de la
Ley Nº 27444.


RECURSO
REPORTE DEL MODULO DE - Solicitud según FUT

Trámite
RECURSOS HUMANOS. - Recibo de pago 02 días Director de la Director de la
Ley Nº 27444
DESGLOSE DE PAGO POR MES. - Solicitud según FUT 03 días Trámite
- Recibo de pago S/. 0.50 Documentario
31 hábiles UGEL. DRELP
FORMATO DE DECLARACIÒN PDT- - Solcitud
Trámite
ESSALUD. - Recibo de pago 01 día Director de la Director de la
S/. Documentario
32. hábiles Mesa de Partes UGEL. DRELP
Ley Nº 27444
RECORD DE LICENCIAS POR - Solicitud según FUT
Trámite
SALUD. - Recibo de pago 03 días Director de la Director de la
Ley Nº 27444
EXHIBICIONES DE BANNERS - Solicitud según FUT Trámite
- Recibo de pago. S/. 50.00 Documentario
34
Mesa de Partes UGEL. DRELP
OMISIÓN A LA INFORMACIÓN - Solicitud según FUT.

ESTADÍSTICA-IE.PRIVADAS - Copia del D.N.I
- Recibo de pago
Ley Nº 28044 Trámite
S/.50.00 Documentario Director de UGEL
35 hábiles Mesa de Partes DRELP





CAPÍTULO II: GENERALIDADES Y DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE

LAS PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES
2.1. Objetivos
El desarrollo de las actividades realizadas en el periodo de prácticas pre profesionales se

ha llevado a cabo con una serie de objetivos a cumplir al finalizar dicho periodo, los
cuales se detallan a continuación:
2.1.1. Objetivo Principal
Proponer la implementación de la herramienta 5 S’ s en el Área de Gestión

Administrativa – Oficina de Informática de la UGEL 09 – Huaura, 2017
- Contribuir a mi formación integral, permitiéndome aplicar mis
conocimientos durante mi formación profesional, para enfrentar
situaciones complicadas y problemáticas en el mundo real.
- Complementar y afirmar mis conocimientos adquiridos en la
Universidad con la experiencia en la vida profesional.
- Contrastar los conocimientos mis conocimientos teóricos-prácticos
obtenidos con relación a la aplicabilidad en la actividad profesional en
la Institución
- Lograr el desarrollo de mis habilidades, destrezas y sólida formación
ética en el desempeño de las funciones encomendadas, en beneficio
de la Institución.
2.1.2. Objetivos Específicos
- Proponer una mejora en la administración del espacio en la oficina de

Informática, del Área de Gestión Administrativa de la UGEL 09 –
Huaura, 2017.
- Proponer una estandarización en el orden, limpieza e higiene en la
oficina de Informática, del Área de Gestión Administrativa de la UGEL
09 – Huaura, 2017.
- Proponer el punto de partida de la implementación de la herramienta
5 S’ s en las demás áreas de la UGEL 09 – Huaura, 2017.
2.2. Diagrama de Gantt de las actividades realizadas

Figura 2: Diagrama de Gantt

2.3. Descripción detallada del trabajo realizado
2.3.1. Descripción de las actividades de la oficina de Informática
La oficina de Informática es una oficina dependiente de la Unidad Orgánica de

Gestión Administrativa (llamada comúnmente Área de Gestión Administrativa,
AGA por sus siglas) encargada principalmente del control, soporte y gestión de
los sistemas de información que maneja el personal de la UGEL 09 – Huaura.
El encargado del área, según el Manual de Operaciones y Funciones, es el

Operador PAD, quien, por las características del puesto, es un Ingeniero de
Sistemas o Ingeniero Informático.
Según el Manual de Operaciones y Funciones de la UGEL 09 – Huaura, en su

Art.63º, el Operador PAD depende jerárquicamente del Jefe de Área y es el
responsable de la actividad de programación en procesamiento automático de
datos; cumple las siguientes funciones:
a. Programar, desarrollar e implementar aplicaciones informáticas
conducentes a facilitar la gestión administrativa.
b. Diseñar o analizar formularios para diagramar y codificar programas de
computadoras.
c. Formular manuales de operación y programación para uso interno de
jefes especialistas y técnicos de la UGEL 09-Huaura
d. Operar los equipos de cómputo, asegurando su conservación y el buen
funcionamiento.
e. Codificar instrucciones en lenguaje de programación
f. Preparar procesos de computación de acuerdo con instrucciones del
programa.
g. Mantener actualizado el sistema informático de la institución innovando
permanentemente los programas y diversos servicios que se brindan en
esta materia.
h. Capacitar al personal profesional, administrativo y docente de la sede y
de las Instituciones y Programas Educativas, en materia de su
competencia, propiciando de esta manera un mejor acceso y
modernización de los conocimientos en materia de informática, para una
optimización de la gestión educativa.
i. Verificar el acceso a las redes sociales.
j. Realizar otras funciones de su competencia que le encarga el Jefe del
área
k. Participa en Comisiones de trabajo.

l. Realizar otras funciones de su competencia o complementarias que le

encargue el superior jerárquico, de acuerdo al marco normativo.
Además, cumple las siguientes funciones que no se encuentran detalladas en

el MOF:
- Brindar soporte a la página web de la UGEL 09 – Huaura, garantizando

su correcto funcionamiento en todo momento, de manera que el usuario,
tanto interno como externo, tenga acceso a ella sin ningún
inconveniente. Además, mantener actualizada dicha página con
contenido de alta relevancia, como convocatorias, resoluciones,
concursos, entre otros.
- Brindar soporte a los equipos de cómputo, tanto como ordenadores de
escritorio, laptops e impresoras, garantizando su correcto funcionamiento
y disponibilidad en todo momento. Además, verificar la integridad y buen
funcionamiento del cableado de red y switches.
2.3.2. Descripción de las actividades como practicante
Dentro de la oficina de Informática, el practicante realiza ciertas actividades

que, en principio, sirven de apoyo al encargado del área. Estas actividades se
pueden dividir y agrupar en tres bloques de acuerdo a su relación, las cuales
son:
1. Soporte de Software
2. Soporte de Hardware
3. Mantenimiento de la oficina
2.3.2.1. Soporte de Software
 Sistema Operativos
La UGEL 09 – Huaura usa en sus ordenadores la línea con
sistemas operativos Microsoft Windows, además del sistema
operativo de licencia libre LINUX.
Los ordenadores asignados al personal interno funcionan con
el sistema operativo Windows XP, Windows 7 y Windows 8;
todos corren con la versión Profesional, la cual brinda mayores
características de conectividad y desarrollo e implementación.
Los servidores, en cambio, corren con el sistema operativo
Windows Server, en su versión 2012, la cual presenta alta
compatibilidad con el hardware y, además una mayor facilidad

para la administración de cantidades no tan significativas de

información, el cual es el caso de la UGEL 09 - Huaura
Las principales actividades con relación al sistema operativo
son:
- Revisión y control de actualizaciones: Mantener el
sistema con las actualizaciones más recientes
garantizando una correcta compatibilidad, no solo con
los sistemas de información propios de la institución, sino
también con software de terceros, cuya función es
mejorar el rendimiento en cuanto a interfaz y consumo
de recursos. Es por ello que se verifica la correcta
instalación de las actualizaciones del sistema operativo,
garantizando su compatibilidad con los accesorios y
software adicional.
- Mantenimiento y Reparación: Para dar de alta un nuevo
ordenador dentro de la institución, es necesaria la
instalación de uno de los sistemas operativos
compatibles. Además, debido al uso de dispositivos de
almacenamiento portátiles, como memorias USB y
discos duros externos, el sistema queda expuesto ante
amenazas (virus, malware, spyware, entre otros) las
cuales son contenidas por antivirus, caso contrario, es
necesario la reinstalación del sistema operativo
(formateo). Dichas actividades se llevan a cabo en la
oficina de Informática, previa autorización mediante un
documento oficial dirigido al jefe del área.
- Configuración de conexiones de red e internet: La
configuración de una dirección IP facilita el registro de
los ordenadores, además de permitir el uso compartido
de archivos y recursos como impresoras, escáneres,
etc., facilitando y agilizando las labores de trámite.
Además, la restricción de acceso a páginas web
minimiza el tráfico de datos, mejorando la fluidez de los
sistemas de información.
- Estandarización: A pesar de que todos los sistemas
operativos pertenecen a la línea Windows de Microsoft,
la interfaz entre ellos es distinta, lo que dificulta la
adaptación al cambio (rotación de personal,
repotenciación de hardware, entre otros). Es por ello que

es preferente la estandarización en cuanto a sistemas

operativos, tarea que recae en la oficina de Informática.
 Sistemas de Información
La UGEL 09 – Huaura cuenta con varios sistemas de
información, los cuales están repartidos entre las oficinas, las
cuales manejan la información correspondiente a cada uno de
ellos. Cada uno de ellos almacena una copia de la data en el
servidor local de la institución, sin embargo, su información
principal se encuentra alojada en servidores del Ministerio de
Educación y el Ministerio de Economía y Finanzas
Las actividades relacionadas con estos sistemas se basan en
el apoyo y soporte, debido a que cada semana, el encargado
de la oficina de Informática, debe enviar un consolidado de la
información a modo de copia de seguridad o respaldo.
Las actividades que usualmente se llevan a cabo con respecto
a los sistemas de información son:
- Verificar las incidencias que puedan presentarse en los
sistemas a nivel de usuario, como errores de instalación,
carga y conexión, pérdida de datos, cambios de
contraseñas, capacitación, entre otros.
- Verificar las incidencias que puedan presentarse en los
sistemas a nivel de administrador, como la creación
copias de seguridad y el envío de estas, habilitación e
inhabilitación de usuarios, conceder o denegar acceso a
dichos usuarios, instalación de actualizaciones,
construcción de reportes y estadísticas de uso, entre
otros.
 Software Complementario
El software complementario comprende todos aquellos que se
añaden luego de la instalación del sistema operativo. En el
caso de la UGEL 09 – Huaura, los ordenadores usan la
mayoría de software empresarial utilizado, como procesadores
de texto y datos, específicamente la suite de Microsoft Office
en su versión 2016; navegadores de internet, como Chrome de
Google y Firefox de Mozilla; lector de archivos en formato PDF,
como Acrobat Reader de Adobe; compresores de archivos,
como WinRAR, entre otros.
Las actividades relacionadas con el software complementario
comprenden:

- Instalación y configuración.
- Actualización y validación.
2.3.2.2. Soporte de Hardware
Los únicos equipos informáticos que presenta la UGEL 09 – Huaura

son ordenadores de escritorio, servidores, impresoras y módems o
‘switches’, los cuales no requieren un mantenimiento altamente
especializado, pero si teniendo en cuenta que son equipos
electrónicos y requieren ciertos cuidados.
Entre las actividades de soporte de hardware que se realizan se

tienen:
- Limpieza interna: Los ordenadores e impresoras pueden ser

limpiados externamente por el mismo usuario al que le fue
asignado; sin embargo, para realizar una limpieza interna es
necesario ciertos conocimientos previos para tareas
específicas, como: montar y desmontar los discos duros,
memorias RAM, procesadores, conectar y desconectar los
cables de alimentación de energía; además, se requiere de
insumos especiales para la limpieza de dichas partes, como
por ejemplo el alcohol isopropílico (debido a sus
características, no daña las tarjetas electrónicas). Una mala
ejecución podría averiar y hasta inhabilitar algún componente.
Los servidores reciben el mismo tratamiento que los
ordenadores, con la diferencia que, al encontrarse en la misma
oficina de informática, su mantenimiento corresponde a su
personal.
Los switches reciben el mantenimiento por parte de la empresa
Telefónica, ya que ellos proveen el servicio de internet y
telefonía y garantizan el correcto funcionamiento siempre y
cuando solo ellos tengan acceso a los equipos.
- Reparación o reemplazo de componentes: Como se detalla en
el punto anterior, el montaje y desmontaje requiere un mínimo
de conocimientos que garanticen la seguridad de las piezas.
Sin embargo, la reparación requiere herramientas más
técnicas, las cuales no se encuentran disponibles. Es por ello
que, en la oficina de Informática, se hacen todas las pruebas
posibles a los componentes de manera que se dé con el

problema y pueda tomarse acciones a corto plazo, ya sea

reparación o reemplazo. Una reparación técnica siempre
representa un punto negativo debido a sus tiempos y costos
elevados.
- Construcción de inventarios: Los ordenadores y componentes
nuevos se registran en una hoja de cálculo de Excel, de
manera que quede conformidad del uso. Además, en periodos
de auditoría, estos registros son contrastados con los registros
de almacén, de manera que la información coincida en ambas
partes.
2.3.2.3. Mantenimiento de la oficina
Las actividades de mantenimiento consisten, básicamente, en la

limpieza, orden y cuidado del área de la oficina, así como el de
libreros en los que se guardan expedientes, estantes para el orden de
las herramientas y muebles para computadora. De la misma manera,
el mantenimiento de los equipos informáticos de la oficina se lleva a
cabo periódicamente por el personal.
2.4. Principales teorías, técnicas y/o procedimientos de la especialidad que ha

sido aplicados en las Practicas Pre Profesionales.
2.4.1. Metodología 5 S’ s
2.4.1.1. Historia
La metodología 5 S’s pertenece al grupo de herramientas que

mantienen una relación estrecha con el concepto de calidad, al igual
que el diagrama de Ishikawa, la tormenta de ideas o Brainstorming,
entre otras.
En la década de los 50’s, después de la Segunda Guerra mundial,

Japón empezaba a implementar herramientas estadísticas para el
Control de Calidad, las cuales se desarrollaron años antes por
Deming, Pareto y Shewhart, considerados gurús de la calidad. Sin
embargo, no fue hasta la aparición Kaoru Ishikawa que el uso de
estas herramientas se extendió masivamente en las industrias del
país, incluyendo la automotriz. Toyota fue un claro ejemplo de ello.

Para los años 60, Toyota llevaba más de tres décadas de fundada,
sin embargo, fue en esta década que surge en ella una nueva forma
para organizar la producción y los materiales necesarios para ella, de
manera que se optimizaran los tiempos y la calidad, la cual más tarde
se conocerá como metodología 5 S’s debido a la letra con la que
comienza la escritura de cada fase en japonés llevada al alfabeto
occidental.
El objetivo principal era controlar todo el espacio correspondiente a la

manufactura, sin embargo, su aplicación era tan adaptable que las
empresas las implementaron en las diferentes áreas, abarcando el
personal, clima laboral, almacenes, selección de personal, trámite
documentario, entre otros.
Actualmente, son muchas las empresas que han mejorado su

organización mediante el enfoque de las 5 S’s, llegando al punto de
inculcar esta metodología en la vida de sus trabajadores,
convirtiéndola en un hábito y hasta una filosofía de vida.
2.4.1.2. Definición
La metodología 5 S’s, también llamada herramienta, método o

estrategia, es un conjunto de técnicas de gestión desarrolladas entre
los años 50 y 60 por la empresa automotriz Toyota, con el fin de
conseguir una mejora en la limpieza y organización de las empresas,
mejorando así desde la seguridad hasta la calidad y productividad. Su
nombre proviene de las iniciales de cinco palabras de origen japonés,
las cuales representan las fases que se deben completar para su
implementación. El significado de cada palabra se muestra en la
siguiente tabla:
Tabla 2: Etapas de la Metodología 5 S's
SEIRI Clasificación
SEITON Organización
SEISO Limpieza
SEIKETSU Estandarización
SHITSUKE Disciplina

La implementación de esta metodología de trabajo crea no solo un

ambiente de trabajo más eficiente, sino que genera una relación más
horizontal entre el personal de un área determinada, mejorando el
clima laboral y permitiendo se rescaten los conocimientos adquiridos
en el diario accionar, además de compartirlos, convirtiendo dicho
ambiente en una organización de aprendizaje continuo (Dorbessan, J.
2001).
2.4.1.3. Beneficios
Algunos estudios (Altamirano y Moreno, 2013) han detallado diversos

beneficios en la implementación de la metodología 5 S’s, como los
que se muestran a continuación:
- Reducción de elementos innecesarios en el área de trabajo.

- Aumento en la facilidad de acceso a elementos del trabajo,
además de su devolución al lugar de disposición.
- Disminución y eliminación del tiempo en la búsqueda de
elementos de trabajo en lugares no organizados.
- Reducción de fuentes de suciedad, ya sean internas o
externas.
- Mantenimiento constante de las condiciones óptimas para el
cuidado de las herramientas, equipo, maquinaria, mobiliario,
instalaciones y otros materiales.
- Disminución del nivel de existencias o inventarios.
- Disminución de movimientos, así como distancias de traslados
e incluso traslados inútiles.
- Disminución del tiempo en el cambio de herramientas de
trabajo.
- Más espacio libre.
- Mayor conocimiento del puesto.
- Garantía de condiciones seguras y agradables para realizar el
trabajo.
- Disminución de accidentes.
- Mayor control visual de los elementos de trabajo.
- Mejor imagen ante nuestros clientes y/o usuarios.
- Incremento en la colaboración del personal y el trabajo en
equipo.

2.4.1.4. Seiri
La primera “S”, Seiri, consiste en la clasificación de los elementos que

se encuentran en el área de trabajo, separándolos principalmente en
elementos necesarios y elementos innecesarios, retirando estos
últimos con el objetivo de conservar únicamente aquellos que son
útiles para el cumplimiento de las labores. Además, esta fase
responde a la necesidad de “establecer un sistema de control que
facilite la identificación y el retiro o eliminación de los elementos que
no se utilizan” (Altamirano y Moreno, 2013, p. 11).
Etimológicamente, la palabra Seiri proviene de la unión de dos

vocablos japoneses: “sei”, que español significa “arreglar”, y “ri” que
significa “razón”, desprendiéndose el concepto de “arreglar
razonablemente”, es decir, arreglar las cosas de acuerdo a un criterio
o razón, ya sea utilidad, afinidad u otros. (Altamirano y Moreno, 2013,
p. 11).
Esta actividad se lleva a cabo haciendo uso de inventarios de todos

los elementos existentes en el área de trabajo, dividiéndolos
posteriormente en elementos necesarios e innecesarios, para,
finalmente, prescindir de estos últimos.
 Tarjetas Roja
Las tarjetas de color son una herramienta visual utilizada

dentro de la metodología 5 S’s, con el objetivo de identificar los
elementos innecesarios dentro del área de trabajo. La más
popular es la tarjeta roja, la cual se construye y coloca sobre
los objetos que queremos retirar, consignando en ella
información referente a dicho objeto, como el nombre, a qué
tipo pertenece, la razón por la cual se le considera elemento
innecesario, entre otras.
Como puede verse en la figura 2, esta tarjeta presenta

información que será útil para la posterior disposición del
objeto, ya sea reparándose, reubicándose, reciclándose o, por
último, eliminándolo.

Figura 3: Tarjeta Roja
El uso de las tarjetas rojas sigue una serie de criterios objetivos que
deben tomarse en cuenta previamente; generalmente se realizan del
siguiente modo:
C
o
m
o
s
e
m
u Figura 4: Criterios para seleccionar objetos
e
stra en la figura, es necesario aplicar ciertos filtros a todos los objetos
que se encuentran en un área de trabajo, de manera que se
determinen cuáles de ellos son útiles y cuáles no, cuáles se
encuentran dañados, cuáles están obsoletos, o simplemente cuáles
de ellos no cumplen una función. Bajo estos criterios, se pueden

realizar reparaciones a objetos valiosos, reciclarse objetos cuyas

partes aún sirven, transferirse objetos a un área en la que sí puedan
aprovecharse, entre otras, minimizándose los desperdicios y los
costos por eliminarlos.
Los beneficios inmediatos de implementar la primera fase de esta

metodología son:
- Mayor espacio disponible y una mejora visual del área.

- Disminución del tiempo en la búsqueda de objetos
importantes.
- Disminución de la accidentabilidad
2.4.1.5. Seiton
La segunda “S”, Seiton, consiste en la organización de los elementos
restantes en el área de trabajo, luego de haber hecho una correcta
clasificación.
Muchas personas, y autores, hacen un uso indistinto de los conceptos

de ordenar y organizar, sin embargo, por definición semántica, ambos
términos presentan diferencias. Ordenar consiste en agrupar cierto
conjunto de elementos; puede hacerse bajo ciertos criterios como
afinidad, relación, similitud, entre otros, sin embargo, estaríamos
definiendo mejor el concepto de clasificar; es por ello que su concepto
se queda corto en esta fase. Organizar, por el contrario, abarca
tácitamente el hecho mismo de ordenar, es decir, disponer elementos
bajo un orden establecido previamente mediante una clasificación;
además de hacerlo con una razón específica y para el fin de optimizar
las funciones que cumplen dichos elementos, los cuales pueden ser
objetos, tareas e incluso personas.
Es por ello que, para llegar a estandarizar tanto áreas de trabajo

como procesos, es vital realizar una buena organización.
 Método para su implementación
En el 2015, Esteban define un método para la implementación

de “Seiton”, la cual la divide en cuatro puntos:
a) Ordenar el área de trabajo o aquella en la que se

ubicarán los elementos necesarios.

Se trata de distribuir los espacios y elementos

disponibles y útiles para el trabajo. Además, indica que,
si hiciese falta, debe adquirirse mobiliario que contribuya
al orden que se pretende conseguir.
b) Establecer el lugar donde se acomodará cada elemento.
Como se indica, se debe definir el lugar que ocupará
cada elemento, dependiendo de la frecuencia de uso,
tamaño, peso. Cada uno de estos criterios se basa en
darle la mayor facilidad al trabajador para que realice sus
actividades. Se resumen en la siguiente tabla:
Tabla 3: Frecuencia de uso
Frecuencia de uso Ubicación

A cada momento Junto a la persona
Varias veces al día Cerca de la persona
Varias veces a la semana Cerca al área de trabajo
Algunas veces al mes En áreas comunes
Algunas veces al año En bodega o archivo
c) Establecer criterios para realizar el ordenamiento

Determinar el criterio de ordenamiento tiene mucho que
ver con la empresa en la que se implemente esta
metodología, ya que los elementos en cuestión difieren
entre sí. Por ejemplo, algunos criterios pueden ser orden
alfabético, numero, frecuencia de uso, colores,
importancia, seguridad, rotación, y muchos más.
Figura 5: Criterios para colocar objetos

d) Identificar los elementos a organizar

Reconocer los elementos y los grupos a los que
pertenecen facilitará su búsqueda y obtención. Para ello
se recomienda el uso de etiquetas.
Algunos beneficios obtenidos a consecuencia de esta implementación

son, de manera general, una disminución del tiempo de búsqueda de
objetos, además de los movimientos realizados para ello, y una
facilitad para regresarlos a su lugar, detectar más rápidamente algún
faltante, e incluso generar un hábito de orden en el personal del área
2.4.1.6. Seiso
La tercera “S”, Seiso, se traduce al español como “limpio” o

“limpieza”, sin embargo, esto no quiere decir que sea en esta etapa
en la que recién se tome en cuenta y en las dos anteriores se haya
dejado de lado, sino que, en esta etapa, se pretende considerar a la
limpieza como una actividad parte del proceso que se lleve dentro del
área. Esto incluye limpiar, además del suelo que se ocupa, los
mobiliarios, equipos, herramientas, entre otros, antes, durante y
después de su uso, minimizando gran parte de la suciedad que se
genere y de las fuentes que la generen. El fin máximo debería ser
establecer un método de limpieza que el personal pueda interiorizar y
de este modo, cada uno de ellos, mantener su estación de trabajo
limpia en todo momento.
 Método para su Implantación

En el 2010, Caballero definió “una serie de pasos que ayuden a
crear el hábito de mantener el sitio de trabajo en correctas
condiciones” (Caballero, 2010, p. 20), los cuales requieren de
un compromiso por parte del personal, ya que es sobre ellos
que recae la responsabilidad de conversar su área de trabajo.
Dichos pasos son:
a) Creación de una campaña o jornada de limpieza.
Esta campaña de limpieza no tiene por objetivo dar los
lineamientos para la creación del hábito, sino que,
debido a su naturaleza esporádica, tiende a servir como
método de sensibilización para el posterior trabajo de la
etapa Seiso.

De alguna manera, se trata de mostrar al personal lo que

significa la limpieza en un área de trabajo y los
beneficios que esta trae, además de que se realiza de
manera grupal, se fomenta la unidad entre todos los
participantes.
b) Planificación de la limpieza
Luego de ciertas campañas de limpieza, el personal
empezará a mostrar menos resistencia a un cronograma
de actividades de limpieza, sin embargo, es más
conveniente dividirla en actividades más específicas y
asignarlas a cada participante. De este modo, se
considera al personal como un equipo y se resalta la
necesidad de cada uno de ellos para que el objetivo sea
cumplido (esto repercute positivamente en el clima
laboral)
c) Preparar un manual de limpieza
Un manual de limpieza no solo establece las actividades
que debe realizar el personal en su área de trabajo, sino
que, además, cuando se incorpora personal nuevo, no
es necesario un adiestramiento especial para él, ya que
las actividades se encuentran en dicho manual. Este
manual debe contener detalladamente los
procedimientos, los cuales van desde la forma de usar
los implementos e insumos de limpieza y seguridad, la
frecuencia con la que esta se da, reportes que deben
realizarse en caso de alguna anomalía, y toda la
información necesaria.
d) Preparar elementos para la limpieza
Tenerlos al alcance del personal, de manera que limpiar
no se convierta en una actividad tediosa o aburrida por el
difícil acceso a ellos. De ser posible, preparar un espacio
dentro del área de trabajo en el que se dispongan estos
elementos, y cuyo control este dado por el mismo
personal.
e) Implantación propiamente dicha
Llegado a este punto, las actividades de limpieza deben
empezar a ser parte del día a día del personal.

 Tarjeta Amarilla
Durante la realización acciones de limpieza, es necesario

determinar qué áreas presentan particularidades que dificulten
su correcto mantenimiento y recopilar esa información en algún
documento. Dicho documento se conoce como Tarjeta amarilla.
En ella se registran datos como el área en cuestión,
características de ella y los problemas que presenta, además
de las soluciones implementadas. De este modo, se mantiene
al personal actualizado y pueden ellos contribuir a la mejora
continua de los procesos de limpieza.
Su origen se encuentra dentro de la metodología 5 S’s, sin

embargo, su uso se ha extendido para casi todo lo que requiere
especial cuidado, siendo el mantenimiento la principal área en
la que se utiliza.
Figura 6: Tarjeta Amarilla

Los beneficios inmediatos del cumplimiento de esta etapa son: evitar

que la suciedad forme parte del producto o se acumule en el lugar de
trabajo, reconocer qué equipo o partes de ello presentan deterioros
que puedan generar suciedad, mejorar las condiciones de trabajo
para el personal, entre otras.
2.4.1.7. Seiketsu.
Seiketsu es la cuarta fase de la metodología, en la cual se realizan

actividades de estandarización a la manera en la que se obtienen los
logros, utilizando medios como normas y reglas que abarquen a todas
las áreas y personal.
“En su concepción etimológica la palabra Seiketsu proviene de la

unión de dos vocablos japonés: “sei” y “ketsu”, que traducidos al
español significan “no ensuciar” y “purificar” respectivamente,
denotando la acción de esmerarse por mantener impecable la
limpieza de elementos, áreas de trabajo y reducir los niveles de
suciedad de cualquier tipo, es decir, se crea un ambiente agradable y
de bienestar personal.” (Altamirano y Moreno, 2013, p. 17).
Estandarización, por su parte, se define como el ajuste a un

determinado patrón. En la metodología 5 S’s, el patrón es la forma
como se han venido realizando las actividades, de manera que los
objetivos hayan sido cumplidos y los logros alcanzados. Esto asegura
que las labores se desarrollen óptimamente y que, en caso del
ingreso de un nuevo integrante al área de trabajo, este pueda
adaptarse con total facilidad y siguiendo el mismo patrón establecido.
 Implementación
En el 2015, Esteban define un método de implementación de la

cuarta etapa, el cual consiste en cuatro pasos:
a. Determinar, asignar y dar a conocer las

responsabilidades, especificando el qué, cuándo, dónde
y cómo llevarlas a cabo.
b. Implementar un manual con dichas responsabilidades.
Algunas empresas poseen un Manual de
Procedimientos; un manual 5 S’s usa el mismo principio.

c. Implementar un Tablero informativo en el que llevemos

control del avance de cada fase de la metodología.
d. Realizar una rutina de las tres primeras S’s, de manera
que se genere un hábito.
 Hoja de Verificación
La Hoja de verificación es una herramienta utilizada para

evaluar la situación de un área de trabajo, además del
cumplimiento de las tres primeras S’s. La evaluación puede ser
propia, por otra persona de la misma área, un superior o un
personal externo.
En dicho formato, se evalúa desde las actividades realizadas

en las etapas anteriores, hasta el resultado obtenido, de
manera que podamos comparar la situación inicial en la que
encontramos el área de trabajo y la situación final, de este
modo, vemos el grado de cumplimiento (la medida en que ha
sido beneficiosa la implementación de esta metodología).
Esta herramienta puede ser usada en cada etapa para un

control más estricto, sin embargo, su uso es más utilizado en
esta para obtener una serie de registros que nos permita la
construcción de gráficos y estadísticas, facilitando la
presentación de resultados.

Figura 7: Hoja de verificación
2.4.1.8. Shitsuke
La palabra Shitsuke tiene un significado un poco más amplio. “En su

concepción etimológica la palabra Shitsuke proviene de la unión de
dos vocablos del idioma japonés que denotan una actitud positiva,
buena disposición, buen comportamiento hacia los demás, y
obediencia a las normas y reglas”. (Altamirano y Moreno, 2013, p. 17)
El vocablo, actualmente, se traduce al español como “formación”, el

cual, al relacionarse con la metodología, da la idea de formar a una
persona dentro de las cuatro primeras fases que deben cumplirse,
como son la clasificación, orden, limpieza y estandarización. Su
implementación radica en la continuación de los logros alcanzados en
las etapas anteriores, asegurando así la mejora continua y la
internalización de los procesos en el personal, volviendo una
metodología en un buen hábito.

Sin embargo, el concepto más aceptado es el de “disciplina”.

Disciplina es la repetición sistemática de una serie de acciones que
llevan a un fin; por esto, se entiende realizar las etapas anteriores de
una forma establecida y continuada. Si las acciones realizadas se
cumplieran de manera aislada y una sola vez, se corre el riesgo de
volver al estado inicial, haciendo inútil todo el proceso realizado
previamente. Shitsuke busca la mejora continua, es por ello que la
metodología 5 S’s es considerada dentro del conjunto de técnicas de
calidad.
Esta etapa es la última, pero es la más difícil debido a que no es

visible y no puede medirse. Su implementación radica en la mente y
la voluntad de las personas, por lo que es necesario un cambio en la
conducta mediante la creación de condiciones que estimulen la
disciplina. Esto incluye no solo trabajadores directos del área, sino
también de mandos altos inmediatos e incluso de directores y
gerentes generales. (Benavides y Castro, 2010, p. 52)
 Implementación
En el 2015, Esteban propone una lista de acciones para

promover la implementación de la etapa Shitsuke, basándose
en el compromiso de cambio de hábitos y manteniendo ciertas
actividades como el orden. Entre ellas tenemos:
- Cumplir, vigilar el cumplimento y compartir los

estándares establecidos, de manera que las actividades
no se vuelvan pesadas o inútiles para el trabajador
- Definir bien las responsabilidades y transmitirlas
correctamente y al personal correcto, de manera
equitativa.
- Crear conciencia en la importancia de las actividades de
orden y limpieza.
- Educar constantemente en la metodología 5 S’s
- Motivar al personal en la búsqueda de soluciones y
mejoras a las acciones realizadas y recompensarlos por
ello.
- Reconocer el desempeño sobresaliente y, en vez de
amonestar a la contraparte, estimularlos a mejorar.

- Encontrar los puntos débiles, tanto en actividades como

en personal responsable.
- Propiciar respeto por el área propia y la ajena.
- Como jefe, ser congruente, demostrando con el ejemplo.
- Establecer ayudas visuales, además de brindar charlas
motivacionales y de capacitación.
- Establecer eventos extraordinarios a las rutinas ya
establecidas, en las que el personal interactúe entre sí.
- Realizar controles y auditorías.
2.5. Propuesta de implementación y logros alcanzados
2.5.1. Seiri
La primera etapa, Seiri, deberá implementarse siguiendo una serie de pasos

que faciliten no solo la correcta disposición de los elementos, sino también el
inventariado de dichos elementos para su identificación, registro y control.
Además, dicha implementación debe realizarse con el conocimiento de la alta
dirección. Para ello, esta etapa se dividirá en las siguientes fases:
1. Inventariado.
2. Selección.
3. Redacción de Informes.
4. Disposición final de elementos.
2.5.1.1. Inventariado
El inventariado consistirá en la construcción de registros en los que

se detallen las características de los elementos en cuestión. Un
correcto inventariado nos permitirá un correcto control de dichos
elementos, tanto en el momento como en un futuro, de modo que
podamos utilizar dicha información para la toma de decisiones con
respecto a su funcionalidad, vida útil, valor de desecho, entre otros.
En la oficina se encuentran diversos tipos de elementos, los cuales se

pueden agrupar en cuatro bloques:
- Equipos de cómputo: Los equipos de cómputo incluyen: CPU’s

(personal, servidores y proxys) y todos sus componentes, como
discos duros, placas madre, memorias RAM, fuentes de
energía, lectoras, tarjetas adicionales, procesadores,

ventiladores y cajas o “cases”; monitores, teclados, mouses,

impresoras, switches, cables UTP, supresores de picos,
estabilizadores y UPS’s, conectores RJ40, cd’s y dvd’s.
Estos equipos deberán inventariarse en formatos diferentes y
específicos para cada objeto, pero todos deben tener en común
ciertas características como la marca, el modelo y el número de
serie, salvo para CPU’s armados (para ellos se tendrán en
cuenta especificaciones de hardware y software instalado (tipo,
capacidad, versión)
Además, cada elemento posee un código patrimonial (salvo
componentes de CPU’s sueltos) que lo identifica como activo
fijo de la UGEL 09. Dicho código deberá considerarse en el
inventario.
Este inventariado deberá realizarse de manera manual y,
posteriormente, se trasladará la información a un formato
digital, recomendándose una hoja de cálculo de Excel, para
luego almacenarse en el servidor principal de la oficina.
- Útiles de oficina: Los útiles de oficina comprenden papel bond,

lapiceros, lápices, resaltadores, correctores, engrapadores,
grapas, quita grapas, perforadores, folders, fasteners, clips y
sellos. Dentro de estos es posible agrupar elementos de
limpieza, tales como trapos y esponjas, alcohol isopropílico,
aromatizadores y jabones.
Estos elementos pueden inventariarse en formatos específicos
o de manera general, conteniendo especificaciones como
marca, cantidad, fecha de ingreso desde almacén, entre otros
que se consideren importantes. Se recomienda el uso de un
formato digital como una hoja de cálculo de Excel, para luego
almacenarse en el servidor principal de la oficina.
- Mobiliario: Este grupo incluye todos los muebles de oficina,

como sillas, escritorios, muebles de computador, libreros y
gabinetes. Estos elementos también poseen código
patrimonial, el cual deberá ser considerado en el registro de las
características en el inventario (tamaño, material, estado de
conservación, entre otros).

Se recomienda el uso de un formato digital como una hoja de

cálculo de Excel, para luego almacenarse en el servidor
principal de la oficina.
El inventariado de mobiliario puede hacerse en conjunto con el
de útiles de oficina, debido a su afinidad.
- Documentos y Archivadores: Estos documentos incluyen

documentos personales creados por el encargado de la oficina,
documentos personales dirigidos al encargado de la oficina, y
documentos de conocimiento público, derivados para su
publicación en la página web de la UGEL 09; además de sus
archivadores correspondientes. El inventario de documentos
deberá construirse con los archivadores, ya que los
documentos son un registro por sí solos.
En los anexos 1, 2 y 3 se presentan formatos para la construcción de

inventarios de equipos de cómputo y útiles de oficina y mobiliario.
2.5.1.2. Selección
Después de haber completado la primera sub fase de inventariados,

se procederá con la selección de los elementos que permanecerán en
la oficina. Como se explica en la teoría, existen criterios, de manera
general, para seleccionar, los cuales dividen a los objetos en:
- Necesarios. Con relación a los equipos de cómputos, es

necesario contar con el servidor, además de los dos proxys y
dos ordenadores (incluyendo impresoras y conexiones de red y
energía) como mínimo para garantizar el funcionamiento de los
sistemas de información. Con respecto a los útiles de oficina y
mobiliario, es necesario contar únicamente con aquellos que
contribuyan al cumplimiento de las diferentes actividades del
encargado del área, así como el mantenimiento de los equipos,
tanto de la oficina como de toda la institución. Con relación a
los documentos, es necesario conservar todos los documentos
para las posteriores auditorías del MINEDU.
Aquellos elementos que no sean contemplados aquí, pasaran
bajo el control de los siguientes criterios.
- Dañados. Con relación a los equipos de cómputo que se
encuentren dañados, se tendrá en cuenta el grado de daño y la

complejidad en su reparación. Si no es posible una reparación

o es complicada y/o costosa, se separarán para una posterior
baja. Con respecto a los útiles y mobiliarios dañados, no se
contemplará su reparación, ya que generalmente su reparación
es costosa y toma demasiado tiempo.
- Obsoletos. Los equipos de cómputo obsoletos deberán ser
probados de modo que se compruebe su correcto
funcionamiento. En caso positivo, se conservarán en la oficina
para casos de emergencia o reemplazo de componentes. Los
útiles de oficina obsoletos se descartarán.
- De más. Los equipos de cómputo de más deberán ser
probados y, en caso de estar operativos, conservarlos; caso
contrario, se descartarán. Lo útiles de oficina de igual manera.
Es en esta etapa en la que se utilizarán las tarjetas rojas,

considerando en ellas toda la información pertinente para determinar
la disposición de dicho elemento.
2.5.1.3. Redacción de informes
Una vez concluida la selección, el encargado redactará los informes

correspondientes a la transferencia o baja de los elementos de la
oficina. Dichos informes deberán dirigirse a la oficina de Patrimonio,
la cual lleva el control de los activos de la UGEL 09.
2.5.1.4. Disposición final de elementos
Al finalizar la redacción de informes y haberse entregado en la oficina

correspondiente, los elementos para descarte deberán ser retirados
de la oficina, tarea que se llevará a cabo por personal de almacén.
Esta tarea concluye la primera etapa de la metodología 5 S’s.
Luego de haberse completado esta etapa (y las subsiguiente) será útil el

registro de acciones realizadas, de modo que se tenga un informe por etapas y,
al final, un informe global.
2.5.2. Seiton
En la segunda etapa, Seiton, deberán realizarse ciertas actividades con el fin

de organizar los elementos que no fueron dispuestos fuera de la oficina. Estas
actividades son:

1. División y definición del área

2. Creación de copias de seguridad
3. Recableado de energía y pruebas
4. Recableado de red y pruebas
5. Reposicionamiento de equipos y pruebas
2.5.2.1. División y definición del área
Previo a empezar con la organización de los elementos, es necesario

dividir y definir el área en la que se dispondrán.
A continuación, se muestra un plano actual de la disposición:
Figura 8: Disposición actual

Para la imagen anterior deben aclararse algunos puntos.
- Los proxys se encuentran en un mueble de metal, en el que

también se encuentran algunos switches que funcionan como
cortafuegos. Todos estos están conectados a los switches
repartidores que se encuentran en otro mueble de metal, en el
que también se encuentra el servidor, por medio de cables
UTP, los cuales se llevaron de un punto a otro por medio de
canaletas pegadas a la pared oeste y norte según la
orientación natural (lado superior y derecho).
- La repartición de red hacia las demás oficinas se realiza por
medio de un tendido de cable, el cual implica alrededor de 10
cables UTP, que nace en la oficina de Informática, sale por la
esquina suroeste (inferior-derecha de la imagen) por medio de
una tubería de cuatro pulgadas (4”), y llega a los switches de
cada oficina.
- El escritorio 1 comprende el ordenador principal y un escáner
usado por el encargado del área.
- El escritorio dos comprende un ordenador secundario para
personal adjunto y un ordenador controlador de un VPN.
- El escritorio 3 comprende un ordenador adicional conectado a
la impresora, la cual es compartida en red.
- El escritorio 4 generalmente se encuentra vacío para la
reparación y mantenimientos de equipos, así como para otras
tareas.
- Las cajas 1, 2 y 3 contienen expedientes, sin embargo,
pertenecen a la oficina del jefe administrativo (la cual se
encuentra aledaña a Informática), los cuales están a la espera
de archivamiento.
- El archivador contiene expedientes tanto de la oficina del jefe
administrativo como a la de Informática.
- Debajo de todos los escritorios, se encuentran bloques de
archivos propios de la oficina en espera de archivamiento.
Mostrada la situación actual, los principales problemas que se tienen

y pueden tenerse luego de la implementación de la primera etapa
son:
- Mala distribución del espacio.

- Mala posición de los elementos (equipos, muebles, cableado)

- Muebles inadecuados; entre otros.
Para corregir esos problemas deberá realizarse una redefinición del

espacio. Acorde a la gráfica anterior, se muestra una propuesta a
continuación:
C
o
m
o
s
e
m
u
e
s
t
r
a
e
n
l
a
Figura 9: División propuesta

f
igura, se delimita el área agrupando elementos afines. En primer
lugar, agruparemos los equipos informáticos cuya función consiste en
el soporte a los sistemas usados en la institución. Luego, se definirá
el área del encargado y del personal adjunto, de modo que se facilite
el cumplimiento de las tareas. Por último, se definirá un espacio para
los documentos y otro para el almacenado de las herramientas y
útiles de oficina. El espacio no definido se considera espacio libre.

2.5.2.2. Creación de copias de seguridad
Luego de haber definido las nuevas áreas en las que se dispondrán

los elementos, se procederá con el movimiento de equipos. Sin
embargo, es necesaria una creación de copias de seguridad de toda
la información almacenada, de manera que, de surgir alguna
complicación con los equipos, esta no se vea comprometida. Estas
copias de seguridad deberán ser almacenadas de preferencia en la
nube o algún otro almacenamiento digital.
2.5.2.3. Recableado de energía y pruebas
Debido a que los elementos serán reposicionados para un mejor

aprovechamiento del espacio, las conexiones de energía deberán ser
también reposicionadas, de manera que se evite sobrecargas en las
tomas causadas por extensiones, supresores de picos, entre otros.
Se recomienda conseguir el plano de conexiones eléctricas, sin

embargo, si no estuviera disponible, se deberá hacer uso de
canaletas para creación de nuevas tomas. Por último, una vez
realizadas, se deberán hacer las pruebas correspondientes en el
siguiente orden:
- Primero, probar que las nuevas tomas estén estables en

cuanto a su posición, es decir, que resistan un movimiento
brusco o algún golpe.
- Y segundo, hacer la medición correspondiente de los
parámetros como voltaje, continuidad y aislamiento, haciendo
uso de un multímetro.
2.5.2.4. Recableado de red y pruebas
También se deberá volver a hacer el tendido de cables de red

necesaria para la nueva disposición de elementos, de manera que se
disminuya la distancia de cableado y se disminuyan los problemas
como enredos, dobleces, tensiones, entre otros.
Se recomienda desarrollar un plano previo para la nueva disposición

de cableado de red, de modo que facilite la instalación. Al igual que
con el cableado de energía, se deberá hacer uso de canaletas en
caso fuese necesario.

Una vez realizado el tendido de cable, se deberá probar punto por

punto con un medidor o tester de red.
2.5.2.5. Reposicionamiento de equipos y pruebas
La última fase de esta etapa consistirá en disponer los equipos en los

espacios previamente definidos. Es en esta fase en la que se hará
uso de criterios para su ubicación, como la frecuencia de uso, el
tamaño, entre otros. Es esta fase, la etapa de la etapa Seiton.
A continuación, se muestra una aproximación a como deberían
disponerse los elementos en el área:
Figura 10: Disposición propuesta

Como puede verse en la imagen anterior, y a diferencia de la

situación actual, los muebles y equipos pueden ser dispuestos de una
manera distinta.
- Los proxys serán agrupados al servidor, de modo que la
cantidad de cable usado para su conexión sea mucho menor.
- La impresora será conectada al ordenador principal y
compartida desde allí.
- Se eliminarán las cajas con expedientes forasteros (en la etapa
Seiri) así como un escritorio, dejando más espacio libre en la
oficina.
- Se dejará un escritorio vacío para el cumplimiento de otras
actividades como soporte, mantenimiento, revisión de
documentos o la instalación de un nuevo equipo si hiciera falta.
- Y el gabinete será usado para componentes, herramientas y
útiles de oficina.
2.5.3. Seiso
La tercera etapa, Seiso, deberá realizarse en cuatro fases, de manera que se

realice un plan de limpieza continuo. Estas fases son:
1. Limpieza General
2. Atención a las fuentes de suciedad
3. Incorporación de la limpieza como Actividad
4. Creación de un Manual de Limpieza
2.5.3.1. Limpieza General
Esta fase abarca las actividades de limpieza no solo del área en

cuestión (como pisos y ventanas) sino también los elementos de los
que se hablan párrafos atrás. Estos elementos deben ser atenidos
teniendo en cuenta los componentes que lo conforman, ya que de ello
dependerán los implementos y herramientas a usar. A continuación,
se muestran algunos puntos a considerar:
- Los equipos electrónicos deberán ser desconectados de su
fuente de alimentación y desarmados para su limpieza. Se
debe usar limpiadores dieléctricos o, en su defecto, alcohol
isopropílico, ya que no dañan las tarjetas electrónicas.
- Los muebles deberán ser limpiados con aerosoles para madera
o metal, según sea el caso.

- Las herramientas y útiles deberán ser limpiadas en seco, para

evitar los daños por humedad (oxidación, descomposición).
2.5.3.2. Atención a las fuentes de suciedad.
Las principales fuentes de suciedad en una oficina son las puertas y

ventanas. Contrariamente, las ventanas representan un ahorro en
energía eléctrico, ya que se aprovecha la luz natural que ingresa a
través de ellas. Es por ello que deben realizarse ciertas acciones para
su correcta identificación y reparación, si fuese el caso.
Además, los equipos como impresoras y equipos de cómputo suelen

impregnarse de polvo y humedad, es por ello que debe mantenerse
su limpieza
Por último, la suciedad también abarca otros tipos de desperdicios

como papeles, envolturas, útiles acabados, entre otros. Es por ello
que es necesario su control y correcta disposición.
Una vez realizadas las reparaciones del caso, se recomienda

mantener cerradas dichas puertas y ventanas, para evitar el ingreso
de polvo.
2.5.3.3. Incorporación de la limpieza como Actividad
Realizadas las fases previas, el siguiente paso es incorporar la

limpieza como parte de las actividades a realizarse de manera
continua. Se deberá realizar de la siguiente manera secuencial:
- Establecer una rutina de limpieza exterior en el área (equipos,

muebles, área en general), de ser posible, de manera diaria.
Esto disminuirá la acumulación de suciedad, lo que no solo
garantizará el correcto funcionamiento de los equipos, sino
también garantizará un área de trabajo menos hostil para la
salud del personal.
- Establecer una rutina de limpieza interior de los equipos
informáticos, de ser posible, de manera mensual. Esto
disminuirá los daños generados por la humedad del ambiente,
alargando la vida útil del equipo.
- Por último, crear conciencia en el personal para mantener
dichas actividades de manera continua.

2.5.3.4. Creación de un Manual de Limpieza
La creación de un Manual de Limpieza puede realizarse de dos

maneras:
- De manera conglomerada, a manera de un libro pequeño, en el

que se especifiquen puntos como las actividades realizadas, la
frecuencia con la que se realizan, las herramientas e
implementos que se usan, las medidas en caso de
inconvenientes, entre otros.
- De manera disgregada y visual. Una hoja pegada a una pared
en la sección de la oficina, al igual que la opción anterior,
describiendo las actividades, frecuencia, herramientas e
implementos necesarios
2.5.4. Seiketsu
La cuarta etapa, Seiketsu, deberá implementarse realizando actividades de

estandarización, las cuales se dividirán en tres fases:
1. Estandarizar y documentar las tareas

2. Creación de Calendarios
3. Creación del Tablero Informativo
2.5.4.1. Estandarizar y documentar las tareas
Los estándares y la documentación tienden a ligarse de una manera

complementaria, es decir que, de faltar una documentación que
muestre detalladamente las actividades, estas se deformarán con el
paso del tiempo.
Es por ello que en esta fase se registrarán las actividades realizadas

durante la implementación de las tres primeras etapas de la
metodología, de modo que se tengan claros los procedimientos y
sirva como retroalimentación y/o medio de enseñanza futura. Es en
esta fase en la que se hace uso de las Hojas de verificación.
2.5.4.2. Creación de Calendarios
Después de crear un estándar para las actividades, se deberán crear

rutinas para llevarlas a cabo, con el fin de darle continuidad a la
metodología. Se deberá hacer uso de calendarios, ya sean

documentados o como ayudas visuales en el área. Esto ayudará

también si en un futuro se expande dicha implementación a las
demás áreas.
2.5.4.3. Creación del Tablero Informativo
Las actividades de estandarización concluirán con la construcción de

un Tablero Informativo (llamado también Dashboard). Dicho tablero
debe ser lo suficientemente grande y dinámicamente visual para
facilitar su comprensión. Deberá ser colocado en un área estratégica
de la oficina, de modo que todos tengan acceso a él.
2.5.5. Shitsuke
Como dicta la teoría, esta etapa no puede ser medida, ya que radica en los
valores y motivación intrínseca del personal, convicción que tengan para la
continuidad de la metodología y valoración en conjunto de él, su trabajo y el
área en la que lo realiza. Sin embargo, pueden realizarse acciones que apelen
a estos sentimientos y generen disciplina de manera paulatina, por ejemplo:
- Auditorías, ya sean internas o externas

- Reconocimientos por cumplimientos, ya sean personales o en público,
así como una retribución (representativa o económica).
- Actividades de interacción en el marco de la metodología.
- Motivación para respetar e inculcar respeto al área de trabajo; entre
otros.
De este modo, se garantizará la correcta implementación de la metodología 5

S’s, dando el ejemplo a las demás áreas.
2.6. Limitaciones
Existen diversas limitaciones para la implementación de la metodología 5 S’s en la

oficina de Informática, las cuales pueden agruparse de la siguiente manera:
1. Limitaciones Económicas
2. Limitaciones Técnicas
3. Limitaciones Administrativas

2.6.1. Limitaciones Económicas
Las limitaciones económicas abarcan todo lo que concierne al ámbito

monetario para la realización de las actividades. Principalmente, destaca la
poca disponibilidad de recursos monetarios para la compra de activos físicos
que contribuyan al mejoramiento de las instalaciones de la oficina, esto incluye
no solo muebles espacialmente más eficientes, sino también materiales que
permitan el reordenamiento del cableado (canaletas, pernos, pegamento),
además de equipos y/o componentes más modernos.
2.6.2. Limitaciones Técnicas
Las limitaciones técnicas abarcan todo lo referente a infraestructura y personal

para llevar a cabo las actividades, principalmente la de rediseño y
reordenamiento del área de trabajo, ya que esto incluye trabajos de
electricidad, los cuales, según el reglamento, deben ser realizados por personal
calificado.
2.6.3. Limitaciones Administrativas
Las limitaciones administrativas abarcan todo lo relacionado a las disposiciones

dadas por la dirección de la institución. Principalmente, existe la limitación de
funcionamiento. Durante el reordenamiento de los elementos de la oficina, los
sistemas de información de la UGEL 09 estarán fuera de servicio, es por ello
que la dirección debe hacer un planeamiento previo antes de dar el visto
bueno. También existe el hecho de que el personal de otras áreas solicitará el
mismo grado de atención, lo que puede generar conflictos internos. Por último,
la parte administrativa es la que decidirá si llevar a cabo la implementación o
no.

CONCLUSIONES
En primer lugar, las Practicas Pre Profesionales llevadas a cabo en la oficina de Informática del
Área de Gestión Administrativa, en la UGEL 09 – Huaura, me permitieron comprender la
importancia de los sistemas de información como herramientas de apoyo, control y toma de
decisiones en la gestión pública; además, aprender a valorar los equipos de los soportan.
Acorde a esto, aprendí a manejar dicho software y hardware; relacionarme con los usuarios
internos y externos y comprender sus quejas y requerimientos; y entender algunos procesos
que se llevan a cabo en la institución
En segundo lugar, en sintonía con las practicas, se propuso implementar la metodología 5 S’s
en la oficina de informática, con el fin de mejorar las condiciones de trabajo
En tercer lugar, haciendo uso de las herramientas que posee dicha metodología, se propuso
una mejora en la administración del espacio de la oficina, lo que repercutirá en la realización de
las actividades, optimizando el tiempo promedio en el que se llevan a cabo.
En cuarto lugar, mediante la implementación de cada una de las tres primeras fases, se
propuso una estandarización en el orden, limpieza e higiene en la oficina, de modo que se
eliminen los elementos innecesarios, se reduzcan los desperdicios y las fuentes de suciedad, y
que todo esto se realice de manera continua, garantizando un área de trabajo agradable.
En quinto y último lugar, con dicha propuesta, se propuso el punto de partida para la
implementación de la metodología 5 S’s en las demás áreas de la UGEL 09 – Huaura.

RECOMENDACIONES
Se recomienda implementar la metodología 5 S’s en la oficina de Informática lo más pronto

posible, de modo que se minimice el riesgo al que está expuesto el personal y los equipos
informáticos.
Se recomienda participación de la dirección de la UGEL 09 en dicha empresa, generando así

comunicación vertical. Dicha conducta generará en el personal una imagen de compromiso
hacia la actual gestión.
Por último, se recomienda planificar una implementación a nivel general de dicha metodología,
ya que contribuye al desarrollo como institución.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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U.T.N.
Vargas, R. (2004). Manual de Implementación de las “5s”. Santander, Colombia: Corporación

Autónoma Regional de Santander.
Benavides, K., Castro P. (2010). Diseño e Implementación de un Programa de 5S en Industrias

Metalmecánicas San Judas LTDA. Proyecto de titulación no publicado. Universidad de
Cartagena, Cartagena, Colombia.
Esteban, Y. (2015). Implementación de Metodología de las 5’S. Memoria de Licenciatura no

publicada, UTEQ, Santiago de Querétaro, México.
Sánchez, C. (2006). Aplicación de la herramienta de las Cinco “S” en Frico´s de Colima.

Trabajo de investigación para Maestría. Universidad de Colima, Colima, Colombia.
UGEL 09-HUAURA (2016). Manual de Organización y Funciones. Recuperado de

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Wyngaard, G. (2012). Módulo 2: Programa 5S. Recuperado de

https://www.fing.edu.uy/sites/default/files/2011/3161/M%C3%B3dulo%202%20-
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Rosas, J. (2013). Las 5’S herramientas básicas de mejora de la calidad de vida. Recuperado
de http://www.paritarios.cl/especial_las_5s.htm
Caballero, A. (2010). El método de las 5S. Recuperado de

http://fing.uncu.edu.ar/catedras/cialimentaria/unidades-
tematicas/UNIDADTEMATICA5S.pdf
Altamirano, R., Moreno M. (2013). “Aplicación de la metodología japonesa de calidad 5s para

Optimizar las operaciones en el laboratorio de mecánica de patio de la Universidad de
las Fuerzas Armadas-Espe”. Recuperado de
http://repositorio.espe.edu.ec/bitstream/21000/7335/1/AC-ESPEL-MAI-0443.pdf

ANEXOS
INVENTARIO DE CPU'S
NUMERO 1 2 3 4 5
TIPO
MARCA
PLACA MODELO
SOCKET
MARCA
PROCESADOR MODELO
NÚCLEOS
MARCA
COOLER
MODELO
MARCA
MODELO
DISCO DURO
CANTIDAD
CAP. TOTAL
MARCA
MEMORIA TIPO
RAM CANTIDAD
CAP. TOTAL
MARCA
LECTORA
TIPO
TIPO
TARJETAS MARCA
ADICIONALES TIPO
MARCA
MARCA
FUENTE
TIPO
CÓDIGO PATRIMONIAL
Anexo 1: Formato para Inventarios de CPU
INVENTARIO DE EQUIPOS Y COMPONENTES

COD.
ÍTEM MARCA MODELO SERIE OBSERVACIONES
PATRIMONIAL
Anexo 2: Formato para Equipos y Componentes

INVENTARIO DE ÚTILES DE OFICINA Y MOBILIARIO

FECHA DE
ÍTEM CANTIDAD MARCA OBSERVACIONES
INGRESO
Anexo 3: Formato de Útiles y Mobiliario
FOTOS DE LA OFICINA
Foto 1: Equipos para baja

Foto 2: Oficina de Informática
Foto 4: Escritorio 2 Foto 3: Archivadores y Cajas

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UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL N° 09 - HUAURA

“Año del Buen Servicio al Ciudadano”

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL, SISTEMAS E INFORMÁTICA

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INFORMÁTICA

INFORME DE PRÁCTICAS PRE – PROFESIONALES PARA OPTAR EL

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 1

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 2

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 3

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN Y/O EMPRESA ........................ 7

1.1. Razón Social o nombre de la Institución ....................................................................... 7

1.4. E-mail ............................................................................................................................ 7

1.5. Página web .................................................................................................................... 7

1.6. Misión y Visión .............................................................................................................. 7

1.7. Estructura Organizacional ............................................................................................. 8

1.7.1. Cuadro Orgánico ................................................................................................... 9

1.9. Servicios que brinda .................................................................................................... 18

CAPÍTULO II: GENERALIDADES Y DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO DE LAS PRÁCTICAS

2.1.1. Objetivo Principal ................................................................................................ 29

2.3. Descripción detallada del trabajo realizado ................................................................ 31

2.3.1. Descripción de las actividades de la oficina de Informática ................................ 31

2.3.2.2. Soporte de Hardware ...................................................................................... 35

2.3.2.3. Mantenimiento de la oficina............................................................................. 36

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 4

2.4. Principales teorías, técnicas y/o procedimientos de la especialidad que ha sido

2.4.1. Metodología 5 S’ s ............................................................................................... 36

2.4.1.2. Definición ......................................................................................................... 37

2.4.1.3. Beneficios ........................................................................................................ 38

2.4.1.4. Seiri ................................................................................................................. 39

2.4.1.5. Seiton .............................................................................................................. 41

2.4.1.6. Seiso ................................................................................................................ 43

2.4.1.7. Seiketsu. .......................................................................................................... 46

2.4.1.8. Shitsuke ........................................................................................................... 48

2.5. Propuesta de implementación y logros alcanzados .................................................... 50

2.5.1. Seiri ..................................................................................................................... 50

2.5.1.2. Selección ......................................................................................................... 52

2.5.1.3. Redacción de informes.................................................................................... 53

2.5.1.4. Disposición final de elementos ........................................................................ 53

2.5.2. Seiton .................................................................................................................. 53

2.5.2.2. Creación de copias de seguridad .................................................................... 57

2.5.2.3. Recableado de energía y pruebas .................................................................. 57

2.5.2.4. Recableado de red y pruebas ......................................................................... 57

2.5.2.5. Reposicionamiento de equipos y pruebas ...................................................... 58

2.5.3. Seiso .................................................................................................................... 59

2.5.3.2. Atención a las fuentes de suciedad. ............................................................... 60

2.5.3.3. Incorporación de la limpieza como Actividad .................................................. 60

2.5.3.4. Creación de un Manual de Limpieza ............................................................... 61

2.5.4. Seiketsu ............................................................................................................... 61

2.5.4.2. Creación de Calendarios ................................................................................. 61

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 5

2.5.4.3. Creación del Tablero Informativo .................................................................... 62

2.5.5. Shitsuke ............................................................................................................... 62

2.6.1. Limitaciones Económicas .................................................................................... 63

FOTOS DE LA OFICINA ......................................................................................................... 68

INGENIERÍA INFORMÁTICA Página 6

CAPÍTULO I: ASPECTOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN Y/O

1.1. Razón Social o nombre de la Institución

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1.5. Página web

1.6. Misión y Visión

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1.7. Estructura Organizacional