Retención en la fuente por ingresos laborales

Existen dos procedimientos para la retención en la fuente por concepto de salarios.

A continuación se explica el procedimiento a seguir en cada uno de ellos. La
estructura a seguir para la depuración es la siguiente:
Procedimiento tributario 2014

PROCEDIMIENTO 1 (ARTÍCULO 385 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO)

No. Conceptos
Salario básico mensual (dinero o especie)
A
Horas extras, bonificaciones y comisiones (sean o no factor salarial)
B
Auxilios y subsidios (directo o indirecto)
C
Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o
D
de navidad (sector público) y vacaciones.
Demás pagos ordinario o extraordinario
E
Total pagos laborales efectuados durante el mes (A+B+C+D+E)
F
Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
G
Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
H
Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
I
Cesantía, intereses sobre cesantía y prima mínima legal de servicios (sector privado) o
J
de navidad (sector público). Pagos expresamente excluidos por el artículo 385 estatuto
tributario.
Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
K
Total ingresos no constitutivos de renta (G+H+I+J+K)
L
Aportes obligatorios a fondos de pensiones
M
Aportes voluntarios a fondos de pensiones
N
Ahorros cuentas AFC
O
Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
P
Total rentas exentas (M+N+O+P)
Q
Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador (año anterior)
R
Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
S
Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
T
Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
U
Total deducciones (R+S+T+U)
V
Subtotal (F-L-Q-V)
W
 Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
X
Base gravable de retención en pesos (W – X)
Y
Base gravable de retención en UVT (aplicar tabla artículo 383 ET)
Z

PROCEDIMIENTO 2 (ARTÍCULO 386 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO)

CÁLCULO DEL PORCENTAJE FIJO DE RETENCIÓN

No. Conceptos
Sumatoria de los salarios básicos pagados durante los 12 meses anteriores (dinero o
A
especie)
Horas extras, bonificaciones y comisiones pagadas durante los 12 meses anteriores
B
(sean o no factor salarial)
Auxilios y subsidios pagados durante los 12 meses anteriores (directo o indirecto)
C
Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o
D
de navidad (sector público) y vacaciones pagados durante los 12 meses anteriores
Demás pagos ordinario o extraordinario realizados durante los 12 meses anteriores
E
Total pagos efectuados durante los 12 meses anteriores (A+B+C+D+E)
F
Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
G
Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
H
Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
I
Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386
J
estatuto tributario.
Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
K
Total ingresos no constitutivos de renta 12 meses anteriores (G+H+I+J+K)
L
Aportes obligatorios a fondos de pensiones
M
Aportes voluntarios a fondos de pensiones
N
Ahorros cuentas AFC
O
Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
P
Total rentas exentas de los 12 meses anteriores (M+N+O+P)
Q
Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador (año anterior)
R
Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
S
Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
T
Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
U
Total deducciones de los 12 meses anteriores (R+S+T+U)
V
Subtotal 1 (F-L-Q-V)
W
Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
X
 Subtotal 2 (W-X)
Y
Se divide por 13 o el número de meses que corresponda
Z
Base en pesos para determinar porcentaje fijo de retención
AA
Base en UVT (AA dividido 26.841) (aplicar tabla artículo 383 ET)
AB
Rango de la tabla del artículo 383 ET
AC
Últimas UVT del rango anterior
AD
Tarifa marginal
AE
UVT marginales
AF
Retención en la fuente en UVT (((AB – AD) X AE) + AF)
AG
Porcentaje fijo de retención ((AG dividido AB) X 100)
AH

El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio

de cada año, y se tomara el promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que
se hace el cálculo, es decir que si se hace el cálculo en diciembre de 2012, se
tomaran los ingresos desde el mes de diciembre de 2011 hasta noviembre de
2012; si el cálculo se hace en junio de 2013, se tomaran los ingresos desde el
mes de junio de 2012 hasta mayo de 2013.
En el caso que el empleado lleve menos de un año trabajando, se tomaran en
cuenta los meses que lleve y se dividirá por ese mismo número. Ejemplo: si el
empleado lleva laborando 10 meses, se sumaran los ingresos de esos 10 meses y
una vez depurados se dividirán por 10 para determinar la base. Recuerde que
cuando se lleva un año o más, la sumatoria resultante de los 12 meses anteriores
se dividirá en 13.
Luego, mensualmente, se sigue el mismo tratamiento que en el procedimiento 1
para efectos de determinar la base mensual de retención, a la cual se le aplicara el
porcentaje fijo semestral calculado en junio o diciembre, puesto que una cosa es
determinar el porcentaje fijo, y otra determinar la base para aplicar el porcentaje
fijo. Una vez determinado el porcentaje fijo, este se aplicara en cada uno de los
siguientes seis meses, así la base depurara en cada mes, no alcance el tope
mínimo para estar sometido a retención en la fuente.
La tabla de retención en la fuente para ingresos laborales que se encuentra
señalada en el artículo 383 del estatuto tributario establece que los pagos
gravables superiores a $2.549.895 (95 X 26.841) se les practica retención, y en el
caso que utilicemos el procedimiento 2, puede ser que en el mes de febrero, el
salario sólo sea de $2.500.000 una vez depurado, en tal caso se debe aplicar el
porcentaje fijo de retención ya determinado con anterioridad. Esto no sucedería en
el procedimiento 1, ya que sólo se aplicaría retención si el salario gravable supera
$2.549.895. En otras palabras, una vez determinado el porcentaje fijo, este se
aplicara a los salarios de los seis meses siguientes sin importar el monto mensual
de los mismos, lo que no sucede con el procedimiento 1, en el que sólo se aplicaría
retención si los ingresos gravados superan el monto de $2.549.895.
Continuación procedimiento 2:

PROCEDIMIENTO 2 (ARTÍCULO 386 DEL ESTATUTO TRIBUTARIO)

CÁLCULO DE LA BASE DE RETENCIÓN MENSUAL PARA APLICAR EL PORCENTAJE FIJO

No. Conceptos
Salario básico mensual (dinero o especie)
A
Horas extras, bonificaciones y comisiones (sean o no factor salarial)
B
Auxilios y subsidios (directo o indirecto)
C
Cesantía, intereses sobre cesantía, prima mínima legal de servicios (sector privado) o
D
de navidad (sector público) y vacaciones.
Demás pagos ordinario o extraordinario
E
Total pagos laborales efectuados durante el mes (A+B+C+D+E)
F
Pagos a terceros por concepto de alimentación (limitado según artículo 387-1 ET)
G
Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
H
Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
I
Cesantía e intereses sobre cesantía. Pagos expresamente excluidos por el artículo 386
J
estatuto tributario.
Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador
K
Total ingresos no constitutivos de renta (G+H+I+J+K)
L
Aportes obligatorios a fondos de pensiones
M
Aportes voluntarios a fondos de pensiones
N
Ahorros cuentas AFC
O
Rentas de trabajo exentas numerales del 1 al 9 artículo 206 ET
P
Total rentas exentas (M+N+O+P)
Q
Aportes obligatorios a salud efectuados por el trabajador (año anterior)
R
Intereses o corrección monetaria en préstamos para adquisición de vivienda
S
Pagos a salud (medicina prepagada y pólizas de seguros)
T
Deducción por dependientes (artículo 387-1 ET)
U
Total deducciones (R+S+T+U)
V
 Subtotal (F-L-Q-V)
W
Renta de trabajo exenta del 25% numeral 10 del artículo 206 ET (W X 25%)
X
Base de retención que se multiplica por el porcentaje fijo de retención
Y

Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base

gravable en UVT (depurada), se lleva a la siguiente tabla:
Rangos en UVT Rangos en pesos Tarifa
Impuesto
Desde Hasta Desde Hasta marginal

>0 95 $0 $2.550.000 0% $0 (cero pesos)

(Ingreso laboral gravado expresado en

>95 150 $2.550.001 $4.026.000 19%
UVT menos 95 UVT)*19%

(Ingreso laboral gravado expresado en

> 150 360 $4.026.001 $9.663.000 28%
UVT menos 150 UVT)*28% más 10 UVT

En (Ingreso laboral gravado expresado en

>360 $9.663.001 En adelante 33%
adelante UVT menos 360 UVT)*33% más 69 UVT

Es importante resaltar que para el caso del procedimiento 1 se toma el reglón Z

denominado base gravable de retención en UVT y en el procedimiento 2 se
utiliza al calcular el porcentaje fijo de retención como se muestra en los reglones
del AB al AH.
Concepto y valores que se deducen o descuentan del total de ingresos
para determinar la base sometida a retención

Cesantías e intereses sobre cesantías

El artículo 206 de estatuto tributario en su numeral 4, establece que son exentas
siempre y cuando el salario mensual promedio de los seis últimos meses del
empleado no exceda de 350 UVT.
La parte no gravada (la que excede el límite) se determinará así:
Mayor de 350 UVT hasta 410 UVT el 90%

Mayor de 410 UVT hasta 470 UVT el 80%

Mayor de 470 UVT hasta 530 UVT el 60%

Mayor de 530 UVT hasta 590 UVT el 40%

Mayor de 590 UVT hasta 650 UVT el 20%

Mayor de 650 UVT en adelante el 0%

Prima mínima legal de servicios

La razón por la que se excluye no es porque sea exenta o sea ingreso no
constitutivo de renta, sino porque la retención se le practicara directamente según
el monto del pago por concepto de prima de servicios. La prima de servicios sólo
se excluye en el procedimiento número1, en el 2 se incluye dentro de la totalidad
de ingresos gravados, es decir, que sólo si se utiliza el procedimiento 1, la
retención en la prima de servicios se puede determinar en forma independiente.
Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
Los siguientes conceptos se consideran como ingresos no constitutivos de renta ni
ganancia ocasional:
 Las primeras 41 UVT correspondiente a pagos que el empleador realice
a terceros por concepto de alimentación del trabajador o su familia, siempre y
cuando el trabajador no devenga más de 310 UVT.
 Viáticos ocasionales que constituyen reembolso de gastos soportados
 Medios de transporte distintos del subsidio de transporte
 Demás pagos que no incrementan el patrimonio del trabajador

Rentas exentas
Los numerales del 1 al 10 del artículo 206 del estatuto tributario contemplan las
rentas de trabajo exentas como son las originadas en indemnizaciones
por accidente de trabajo, las indemnizaciones que impliquen la protección de la
maternidad, lo recibido por gastos de entierro del trabajador y el seguro y las
compensaciones por muerte de los miembros de las fuerzas militares y de la
policía nacional, entre otras.
Igualmente, el 25% del valor total de los pagos laborales recibidos por el
trabajador es renta de trabajo exenta y su cálculo se efectúa una vez se detraiga
(reste) de dichos pagos lo correspondiente a ingresos no constitutivos de renta, las
deducciones y demás rentas exentas diferentes a la que se calcula, conforme se
muestra en los cuadros anteriores. La renta exenta por este concepto no puede
superar mensualmente el valor de 240 UVT.
Son consideradas rentas exentas los aportes obligatorios y voluntarios que haga el
trabajador a los fondos de pensiones, así como también las sumas que depositen
en las cuentas de ahorro denominadas “Ahorro para el Fomento de la Construcción
– AFC”, siempre que la sumatoria de los tres conceptos no exceda del 30% del
ingreso laboral o del ingreso tributario del año, según corresponda, y hasta un
monto máximo de 3.800 UVT por año.
Deducciones por pagos por vivienda, salud y dependientes
El trabajador puede disminuir de la base de retención, lo pagado por concepto de
intereses o corrección monetaria originados en préstamos para adquisición de
vivienda. En este caso el valor máximo a solicitar mensualmente como deducción
es de 100 UVT.

Simultáneamente además de la deducción por concepto de pagos de intereses, el

trabajador también puede disminuir de la base de retención, lo pagado por
concepto de salud (medicina prepagada y pólizas de seguros) siempre que el valor
no supere 16 UVT mensuales.
Igualmente, podrá disminuir el valor correspondiente a la deducción denominada
de dependientes, calculada hasta en el 10% del total de los ingresos brutos
provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, siempre que el valor
resultante no supere 32 UVT mensuales.
Aunque la empresa puede aplicar indistintamente uno u otro procedimiento de
retención, una vez elegido uno de ellos, este se debe aplicar durante todo el
periodo correspondiente.
Para el caso de los empleados que laboran por primera vez, necesariamente se
debe utilizar el procedimiento número 1, puesto que para utilizar el procedimiento
número 2, se requiere efectuar el primer cálculo del porcentaje fijo de retención y
eso sólo se puede calcular en los meses de junio y diciembre, para efectos de
sacar el promedio respectivo.