La palabra comunicación se usa en la conversación común, por lo general, para
significar hablar o escribir o enviar un mensaje a otra persona. La comunicación es mucho más que eso. Implica garantizar que su mensaje haya llegado al público objetivo (es decir, las personas a las que se envía) y que el receptor lo entienda y responda como usted lo desee. También implica asegurarse de que usted mismo sea capaz de comprender, interpretar y responder a los mensajes que recibe. La comunicación es un aspecto importante del comportamiento; la comunicación humana se ve afectada por todos los factores que influyen en el comportamiento humano. En los últimos sesenta o setenta años, el estudio de la comunicación humana se ha fortalecido con la contribución de muchas disciplinas. Las definiciones, las descripciones del proceso y los análisis de los elementos de comunicación han sido desarrollados por muchos estudiosos. COMUNICACIÓN EN LOS NEGOCIOS Entrar en una buena organización requiere excelentes habilidades de comunicación. El elemento principal en las habilidades de gestión es la competencia en la comunicación. Es la herramienta con la que ejercemos influencia sobre los demás, generamos cambios en las actitudes y puntos de vista de nuestros asociados, los motivamos y establecemos y mantenemos relaciones con ellos. La comunicación es central en todo lo que hacemos. Hacemos cosas en organizaciones; nuestra familia, escuela / colegio, oficina, grupo de pasatiempos, grupo comunitario, nuestra ciudad / pueblo están en relación con ellos. Entrar en una buena organización requiere excelentes habilidades de comunicación. El elemento principal en las habilidades de gestión es la competencia en la comunicación. Es la herramienta con la que ejercemos influencia sobre los demás, producimos cambios en las actitudes y puntos de vista de nuestros asociados, los motivamos y establecemos y mantenemos relaciones con ellos. La comunicación es central en todo lo que hacemos. Hacemos cosas en las organizaciones; nuestra familia, escuela / colegio, oficina, grupo de pasatiempos, grupo comunitario, nuestra ciudad / pueblo son las organizaciones en las que vivimos y actuamos. Nuestras actividades tienen éxito o fracasan, y nuestros objetivos se logran o no, de acuerdo con nuestra capacidad de comunicarnos eficazmente con otros miembros. La comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de cualquier relación saludable. Puede fortalecer un sentido de compromiso mutuo; también ayuda a cerrar la brecha entre personas que tienen malentendidos. De hecho, la comunicación juega un papel crítico en todas las fases de las relaciones interpersonales, desde la creación de una relación hasta el mantenimiento de las relaciones. La comunicación es el mortero que mantiene unida a una organización, cualquiera que sea su negocio o su tamaño. Sin comunicación, una organización no puede funcionar en absoluto. Sin comunicación afectiva, la información no puede recopilarse, procesarse ni intercambiarse; las palabras y los datos permanecerían en hechos aislados. Con la comunicación afectiva, las organizaciones multinacionales que están diseminadas por todo el mundo pueden funcionar como una sola unidad. La habilidad fundamental más importante para cualquier nuevo mundo de trabajo es la capacidad de comunicarse. Esto significa poder expresar sus ideas de manera efectiva por escrito y en el habla. Los empleadores siempre han enfatizado la importancia de las habilidades de comunicación, y las tendencias actuales en el entorno empresarial hacen que estas habilidades sean aún más críticas. Debido a los avances en la tecnología de la información, las empresas reducen su tamaño y se descentralizan, y el trabajo lo llevan a cabo cada vez más los equipos. Los miembros del equipo deben poder trabajar juntos para identificar problemas, analizar alternativas y recomendar soluciones. Deben poder comunicar sus ideas persuasivamente a otros. La capacidad para trabajar bien en equipos, para administrar a sus subordinados y sus relaciones con personas mayores, clientes y colegas, depende de sus habilidades de comunicación. La producción de bienes no sirve de nada si los posibles compradores no tienen información sobre el producto. La comunicación al público sobre el producto es la esencia de los negocios. Se necesita una gran cantidad de comunicación en forma de publicidad y realidades públicas para informar al público y persuadir a los clientes potenciales para que compren los productos. COMUNICACIÓN DE NEGOCIOS El término comunicación comercial se utiliza para todos los mensajes que enviamos y recibimos para fines oficiales, como administrar un negocio, administrar una organización, llevar a cabo los asuntos formales de una organización voluntaria, etc. La comunicación empresarial está marcada por la formalidad y la comunicación personal y social. Incluye comunicación escrita y oral. Las cartas, los informes, los memos, los avisos son formales y forman parte de la actividad comercial y comercial; también lo son las entrevistas, reuniones, conferencias, presentaciones, negociaciones. Algunos de estos son más formales que otros; una discusión grupal sería menos formal que una reunión de la compañía; una carta es menos formal que un informe. Las conversaciones amistosas, las cartas entre amigos y familiares, recitar poesía para su propio placer o contar historias para entretener a amigos, no están incluidas en la comunicación comercial. El estudio de la comunicación y los esfuerzos para desarrollar habilidades de comunicación son necesarios porque la comunicación es absolutamente necesaria para los negocios. Y no hay nadie que no tenga que participar en algún tipo de actividad comercial. Las personas en todas las profesiones necesitan cultivar habilidades según sea necesario para su trabajo. Los médicos, ingenieros, contadores públicos, actores y otros en la industria del entretenimiento, los gerentes de todo tipo de organizaciones, educadores, además de las personas dedicadas a las empresas comerciales tienen que participar diariamente en algún tipo de comunicación empresarial. ATRIBUTOS DE LA COMUNICACIÓN La comunicación tiene cuatro atributos o cualidades; entender estos atributos nos ayuda a mejorar nuestra competencia y habilidades en comunicación. 1. La comunicación es involuntaria e intencional. No siempre transmitimos exactamente lo que queremos; el receptor objetivo puede recibir menos o más de lo que intentamos transmitir. Un observador casual (receptor no intencionado) puede recibir información o ideas que no teníamos intenciones para él / ella. Nuestro comportamiento no verbal transmite algo acerca de nosotros; lo que hablamos o escribimos va acompañado de un comportamiento no verbal. No podemos "no comunicarnos"; incluso nuestra falta de comunicación en palabras comunica algo; por ejemplo, puede transmitir que deseamos que nos dejen en paz. La comunicación tiene lugar incluso cuando no la planificamos y cuando no somos conscientes de ella; podemos comunicar algo que no teníamos la intención de comunicar. 2. La comunicación es un proceso dinámico. Un proceso es una actividad continua, no estática. La comunicación se considera como un proceso para enfatizar que siempre está en movimiento. Un proceso es una serie de acciones que no tiene principio ni fin. La noción de proceso implica una dimensión de tiempo; lo que significa que las características, causas y consecuencias de la comunicación están sujetas a cambios mientras se lleva a cabo el acto de comunicación. Un elemento importante en la comunicación es el concepto de "cambio". La comunicación crece y se desarrolla; incluso si las mismas dos personas intercambian las mismas ideas nuevamente, la comunicación no es exactamente la misma que la primera vez, porque las dos personas han crecido, desarrollado y cambiado desde entonces. Cada vez que nos involucramos conscientemente en un acto de comunicación, le damos la vuelta a toda nuestra experiencia previa, sentimientos, pensamientos, actitudes que han sido formadas por otros eventos de comunicación. 3. La comunicación es sistémica Cada componente del proceso se ve afectado por todos los demás componentes. La fuente, el entorno, el objetivo, el medio, la naturaleza del mensaje, el receptor, la retroalimentación, todos se afectan entre sí. Si el público no presta atención o está desinteresado, la fuente no es una mesa para hablar / transmitir de manera efectiva. Si se elige un medio equivocado, un mensaje particular puede no tener el resultado esperado; si la letra no está clara, el mensaje se confundirá. la perturbación en el proceso de comunicación afecta todo el proceso. 4. La comunicación es interacción y transacción Los dos participantes, la fuente y el receptor, intercambian ideas e información e influyen mutuamente durante el proceso de comunicación. También llegan a un significado común y compartido como resultado de la comunicación. Comparten, así como intercambian pensamientos y significados. Definiciones de comunicación La comunicación ha sido definida por muchos teóricos; algunas de estas definiciones se citan aquí. -comunicación es un proceso de transmisión de información y comprensión de una persona a otra. - La comunicación es cualquier comportamiento que resulta en un intercambio de significado. La asociación de administración estadounidense -La comunicación puede definirse ampliamente como el proceso de interacción significativa entre los seres humanos. Más específicamente, es el proceso por el cual se perciben los significados y se llegan a conclusiones entre los seres humanos. -La comunicación es el proceso mediante el cual la información se transmite entre individuos y / u organizaciones por medio de símbolos previamente acordados. La comunicación es la transmisión de información y significado de un individuo o grupo a otro. El elemento crucial es significado. La comunicación tiene como objetivo central la transmisión de significado. El proceso de comunicación es exitoso solo cuando el receptor tiene una idea como el remitente lo intentó. Ambas partes deben aceptar no solo la información transmitida sino también el significado de esa información. Estas definiciones muestran que la comunicación implica el intercambio de pensamientos entre dos partes. Para transferir una idea, debemos usar símbolos (palabras, signos, imágenes, sonidos) que representen la idea. Los símbolos deben ser entendidos por la persona con la que intentamos comunicarnos. Ambos deben asignar el mismo significado a los símbolos utilizados; de lo contrario, hay falta de comunicación. A menos que haya una comprensión común de los símbolos, no es posible comunicarse. Proceso de comunicación Para analizar la actividad de comunicación, debemos conocer el proceso y los elementos involucrados en el proceso de comunicación. 1. Fuente / Remitente, es el que inicia la acción de comunicarse. 2. Audiencia / Receptor es la (s) persona (s) a quien se destina la comunicación. 3. Objetivo / Propósito es la razón del emisor para comunicarse, el resultado deseado de la comunicación. 4. Mensaje / Contenido es la información transmitida. 5. Medio / Canal es la media o el método utilizado para transmitir el mensaje. 6. Retroalimentación es la respuesta del receptor a la comunicación según lo observado por el emisor. 7. Entorno / contexto es el trasfondo en el que tiene lugar la comunicación. Cada uno de estos es complejo; cualquier análisis de comunicación debe tener en cuenta las diversas posibilidades de cada uno de estos. El proceso de comunicación involucra decisiones y actividades de las dos personas involucradas, el emisor y el receptor. El emisor inicia el proceso de comunicación. El remitente tiene que tener claro el objetivo (u objetivo u objetivo) de la comunicación y sobre la audiencia (o receptor) objetivo de la comunicación; es decir, el remitente decide por qué y a quién enviar un mensaje. La comunicación consciente o intencional tiene un propósito. Nos comunicamos porque queremos que alguien haga algo o tome alguna acción, o piense o sienta de cierta manera, es decir, que influya en la persona. La fuente debe decidir qué información transmitir y crear el mensaje (o contenido) que se transmitirá utilizando palabras u otros símbolos que puedan ser entendidos por el receptor previsto. El proceso de poner la idea en símbolos se llama codificación; para codificar, el emisor debe seleccionar los símbolos adecuados que pueden representar la idea, y el receptor puede entenderlo. El remitente también elige un canal o medio adecuado (como correo, correo electrónico, teléfono, conversación cara a cara) mediante el cual se envía el mensaje. La elección del medio depende de varios factores, como la urgencia del mensaje, la disponibilidad y afectividad de un médium, y la relación entre dos comulgantes.
Finalmente, el remitente trata de observar el efecto del mensaje en el receptor; es
decir, él verifica si el receptor ha recibido el mensaje, cómo ha respondido el receptor al mensaje y si ha tomado la acción requerida; esta información sobre la respuesta de los receptores se llama retroalimentación. Las funciones del remitente representan la mitad del proceso de comunicación. Las funciones del remitente son: 1. Tener claridad sobre el objetivo / propósito de la comunicación. 2. Conocer la comprensión y las necesidades de la audiencia objetivo. 3. Encuentra la información y las ideas requeridas con símbolos para crear el mensaje que se adapte al receptor / público. 4. Seleccionar el medio para enviar el mensaje.} 5. Hacer esfuerzos para obtener retroalimentación, es decir, encontrar la respuesta de la audiencia objetivo. El receptor se da cuenta de que ha llegado un mensaje cuando lo percibe con los sentidos (puede ver, oír, sentir, etc.). El receptor atiende el mensaje y lo interpreta. El proceso de traducir los símbolos a ideas e interpretar el mensaje se llama decodificación. La interpretación es una actividad compleja; implica el uso del conocimiento de los símbolos, basándose en el conocimiento previo del tema, la capacidad de comprensión, las actitudes y los valores, a fin de crear significado. El receptor entiende e interpreta el mensaje sobre la base del conocimiento anterior. El significado que un receptor da a las palabras y otros símbolos está influenciado por su conocimiento, inteligencia, experiencia pasada y relación con el emisor. Si los dos tienen un campo de experiencia común, la comprensión del mensaje por parte del receptor se acercará más a lo que pretendía el emisor. El receptor también siente una reacción al mensaje; esta reacción puede ser concisa o inconsciente; puede provocar algún cambio en la expresión facial del receptor. Definitivamente lleva al receptor a pensar. El receptor puede tomar alguna acción, si se requiere. Él también puede responder al mensaje. Esta respuesta y / o respuesta son comentarios. Las funciones del receptor completan un ciclo del proceso de comunicación, las funciones del receptor son: 1. Asistir al mensaje recibido, es decir, escuchar, leer u observar. 2. Decodificando el mensaje recibido. 3. Interpretar y entender el significado del mensaje. 4. Respondiendo al mensaje 5. Dar retroalimentación al sendero del mensaje Esta es una descripción simplificada de un solo ciclo en el proceso de comunicación. La comunicación realmente tiene lugar en varios ciclos y las dos personas se turnan y realizan alternativamente funciones de emisor y receptor. Ambos, el emisor y el receptor tienen funciones importantes en el proceso de comunicación; en puede tener éxito solo si ambos están atentos. La percepción de las cosas de cada persona y la interpretación del mensaje están influenciadas por su experiencia y actitudes pasadas por eventos de comunicación previos. Cada uno tiene un campo de experiencia que es críticamente importante para el proceso de comunicación. A menos que haya un área de experiencia compartida por ambos, es probable que el mensaje no se comunique. Medio ambiente: la comunicación tiene lugar en un entorno. El entorno incluye varias cosas. El más obvio es el lugar en el que tiene lugar la comunicación; si es agradable y confortable, la comunicación es mejor. Si hace calor, es ruidoso e incómodo, es menos efectivo. El ruido o la perturbación en el entorno generalmente dificulta el flujo de comunicación. Otro aspecto del medio ambiente son las circunstancias. Las circunstancias de cada comulgante, la posición de cada uno en la organización, el trabajo habitual que realiza cada uno y el estado mental actual de cada uno, pueden influir en el proceso de comunicación. La relación actual entre los dos es otro factor en el ambiente; es difícil para las personas comunicarse entre sí si su relación no es buena. El entorno político, cultural, legal y tecnológico influye en la comunicación ya que estos factores pueden afectar la situación y la opinión de cada uno sobre el contenido del mensaje. El tiempo como elemento del medio ambiente, tiene tres aspectos: a) El horario de la comunicación (a primera hora de la mañana, justo antes o justo después del almuerzo, cuando es casi la hora de cierre) afecta la comunicación. b) El tiempo que toma un evento de comunicación (cuánto tiempo dura la presentación o la reunión o la conversación) influye en la calidad de la comunicación. Demasiado tiempo puede ser agotador y aburrido; Demasiado corto puede ser inadecuado y uno de ellos puede sentir que la otra no prestó suficiente atención. c) Hay un momento adecuado para dar cierta información. Si se da demasiado tarde, puede ser inútil; si es demasiado temprano, es posible que los receptores no estén preparados y no lo entiendan. El contexto es otro aspecto de entorno. El contexto es el conjunto de circunstancias que rodean a un evento e influyen en su importancia. Un mensaje puede adquirir un significado diferente en un contexto cambiado. Es el trasfondo del contenido del mensaje; si ambos tienen la misma cantidad de información contextual sobre la situación y el problema, es más fácil comunicarse sobre el tema. El contexto influye en la codificación del emisor y la decodificación del receptor, y también en la interpretación de cada uno. La siguiente figura muestra los pasos en el proceso unidireccional de comunicación en forma lineal. IDEA------CODIFIC-------MENSAGE-------MEDIO-----MENSAJE----DECOFI----IDEA RECIVIDO Esta rutina de ida es solo una parte del proceso de comunicación.Para que la comunicación sea completa, el remitente debe saber si el receptor recibió el mensaje, si lo entendió de la forma en que se lo pensó y lo recibió bien. el emisor puede descubrir esto solo al tener la oportunidad de notar la reacción y la respuesta del receptor. La respuesta puede ser en palabras (habladas o escritas), signos o comportamiento, tanto consciente como inconsciente. el mensaje de respuesta o devolución es retroalimentación. Cuando esté representado aproximadamente por el siguiente diagrama.