GESTION DE LOS COSTOS

DE UN PROYECTO
 GESTION DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye
los procesos involucrados en la planificación,
estimación, preparación del presupuesto y
control de costos, de forma que el proyecto se
pueda completar dentro del presupuesto
aprobado.
Los procesos específicos son los siguientes:
 GESTION DE LOS COSTOS DEL
PROYECTO
• Estimación de Costos: desarrollar una
aproximación de los costos de los recursos
necesarios para completar las actividades del
proyecto.
• Preparación del Presupuesto de Costos: sumar
los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo a fin de establecer una línea
base de costos.
• Control de Costos: influir sobre los factores que
crean variaciones del costo y controlar los cambios
en el presupuesto del proyecto.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
• Estimación de Costos
Como se ha señalado, este proceso comprende la
estimación de costos de las actividades del
cronograma, lo cual implica desarrollar una
aproximación de los costos de los recursos (mano de
obra, materiales, equipos, servicios e instalaciones)
requeridos.
Las estimaciones de costos generalmente se
expresan en unidades monetarias para facilitar las
comparaciones tanto dentro del proyecto como entre
proyectos. Sin embargo, puede utilizarse otras
unidades de medida, tales como horas de trabajo o
días de trabajo.
 ESTIMACIÓN DE COSTOS
Entre las herramientas y técnicas para la estimación de costos
se tiene las siguientes:
Estimación por Analogía: se utiliza el costo real de
proyectos anteriores similares como base para estimar el
costo del proyecto actual. Esta metodología se aplica cuando
la cantidad de información detallada sobre el proyecto es
limitada. Requiere el juicio de expertos.
Mediante Costos Unitarios de Recursos:
se debe conocer los costos unitarios, tales como el costo del
personal por hora y el costo, por unidad de medida, del
material correspondiente a cada recurso. Con ello se estima
los costos de la actividad del cronograma. Para este fin,
resulta útil contar con cotizaciones.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
La preparación del presupuesto de costos implica
sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para
establecer una línea base de costo total.
En la preparación del presupuesto de costos, las
estimaciones de costos de las actividades del
cronograma se suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la EDT. Las estimaciones de costos de
los paquetes de trabajo se suman luego para los
niveles superiores de componentes de la EDT, tales
como las cuentas de control, y finalmente para todo
el proyecto.
 PRESUPUESTO DE COSTOS
La preparación del presupuesto de costos, conduce
a las siguientes salidas importantes:
• Línea Base de Costos
La línea base de costos es un presupuesto
distribuido en el tiempo (cronograma valorizado) que
se usa como base para controlar y evaluar el
desempeño general del proyecto. Se determina
sumando los costos estimados por período y
normalmente se representa por una curva S, tal
como se ilustra en el siguiente gráfico.
• Requisitos para la Financiación del Proyecto
PRESUPUESTO DE COSTOS
 CONTROL DE COSTOS
Tiene como finalidad influir sobre los factores que crean
variaciones del costo y controlar los cambios en el
presupuesto del proyecto. Una parte importante del
control de costos es determinar la causa de una
variación, la magnitud de la misma y decidir si ésta
requiere una acción correctiva.
La técnica del valor ganado usa la línea base de costo
para evaluar el avance del proyecto y establecer la
magnitud de cualquier variación que se produzca. Este
método se sustenta en algunos parámetros como son:
• Costo presupuestado del trabajo programado
• Costo presupuestado del trabajo realizado
• Costo real del trabajo realizado
 ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
Algunas preguntas que generalmente se formulan a
lo largo del desarrollo de un proyecto son las
siguientes:
• ¿Cuánto trabajo se ha realizado?
• ¿Cuándo se va a terminar el proyecto? ¿Se está
dentro del cronograma?
• ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto
hasta el momento? ¿Se está dentro del
presupuesto?
• ¿Cuánto va a costarnos finalmente el proyecto?
Las dos primeras preguntas tienen que ver con el
avance del proyecto. mientras que las otras dos
están asociadas al presupuesto del proyecto.
ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
Concepto de Valor Ganado:
El Valor Ganado (EV) compara la cantidad de
trabajo planificado contra lo que realmente se
ha terminado para determinar si el costo, el
cronograma y el trabajo realizado están
llevándose a cabo de acuerdo a lo planeado.
 ANÁLISIS DEL VALOR GANADO
PASOS PREVIOS
Para que el análisis del valor ganado arroje resultados
confiables, es necesario considerar con bastante precisión los
siguientes aspectos previos:
• Formular la EDT con paquetes de trabajo lo suficientemente
pequeños como para evitar el problema de estimar un
porcentaje de terminación. La opción debe ser: terminado o
no terminado.
• Definir las actividades, la secuencia de las mismas, su
duración y los recursos requeridos, de la manera más
precisa posible, de modo tal que el cronograma valorizado
del proyecto (línea base) sea suficientemente confiable.
• Considerar que cada tarea no gana valor sino hasta que se
haya terminado.
 DEFINICIONES
VALOR PLANIFICADO (PV: Planned
Value):
Es el costo presupuestado del trabajo
planificado (programado) hasta la fecha en
que se efectúa el análisis correspondiente.
También se le conoce como BCWS (Budgeted
Cost of Work Scheduled). Corresponde a la
llamada línea base de costos o cronograma
valorizado del proyecto. Gráficamente se
expresa con la curva S mostrada en la
siguiente lámina:
 DEFINICIONES
VALOR GANADO (EV: Earned Value):
Es el costo presupuestado del trabajo
realmente ejecutado, hasta la fecha en que se
efectúa el análisis correspondiente. También
se le conoce como BCWP (Budgeted Cost of
Work Performed).
 DEFINICIONES
COSTO REAL (AC: Actual Cost):
Es el costo real del trabajo ejecutado, hasta la
fecha en que se efectúa el análisis
correspondiente. También se le conoce como
ACWP (Actual Cost of Work Performed).
 DEFINICIONES
VARIACION DE PROGRAMACION (SV):
Es la diferencia entre el costo presupuestado
del trabajo realizado y el costo presupuestado
del trabajo programado durante un periodo de
tiempo dado.
Una variación negativa significa que el
proyecto está atrasado en cronograma.
SV = EV - PV
 DEFINICIONES
VARIACION DE COSTOS (CV):
Es la diferencia entre el costo presupuestado
del trabajo realizado y el costo real del trabajo
realizado durante un periodo de tiempo.
Una variación negativa significa que el
proyecto está por encima de presupuesto.
CV = EV - AC
 Valor
Ganado
Por debajo
(EV)
Por encima
En ppto
$27,400

más
30,300
27,400
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice de Desempeño de Programación (SPI –
Schedule Performance Index):
Compara el costo presupuestado del trabajo
realizado y el costo presupuestado del trabajo
programado.
SPI = EV / PV
• SPI = 1: el proyecto está a tiempo
• SPI > 1: el proyecto está adelantado con respecto
al cronograma
• SPI < 1: el proyecto está atrasado con respecto al
cronograma
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice de Desempeño de Costos (CPI – Cost
Performance Index):
Compara el costo presupuestado del trabajo
realizado y el costo real del trabajo realizado.
CPI = EV / AC
• CPI = 1: el proyecto está dentro de presupuesto
• CPI > 1: el proyecto está por debajo del
presupuesto
• CPI < 1: el proyecto está por encima del
presupuesto
 MÉTRICAS DE DESEMPEÑO
Indice Costo – Programación (CSI – Cost-
Schedule Index):
Es el producto de los índices anteriores.
CSI = CPI x SPI
Entre más se aleje el CSI de 1.0 menor es la
posibilidad que el proyecto concluya exitosamente.
En términos generales:
• CSI entre 0.9 y 1.2  OK
• CSI entre 0.8 y 0.9 ó entre 1.2 y 1.3  chequear
• CSI menor que 0.8 ó mayor que 1.3  riesgo
INDICADORES DE VALOR GANADO
INDICADORES DE VALOR GANADO
 PROYECCIONES
Estimado hasta la Conclusión (ETC – Estimate to
Complete);
Es el costo estimado, en un momento dado, del
trabajo planificado pendiente por ser ejecutado hasta
el final del proyecto.
Se utiliza para pronosticar el trabajo restante hasta
que termine el proyecto.
El cálculo del ETC está basado en nuevos estimados
que puedan plantearse para el costo del trabajo
remanente.
Es usual considerar las llamadas “variaciones
atípicas” y “variaciones típicas”.
 PROYECCIONES
• Variaciones atípicas a la fecha (escenario
optimista):
En este caso, el estimado del costo del trabajo
remanente se basa en el costo presupuestado
originalmente (se asume que lo que resta del
proyecto se desarrollará satisfactoriamente)
ETC = BAC(*) - EV

(*) BAC: presupuesto a la terminación (budget at

conclusion): es la suma de todos los presupuestos
asignados a un proyecto
 PROYECCIONES
• Variaciones típicas a la fecha (escenario realista):
En este caso, el estimado del costo del trabajo
remanente está afectado por el indicador de
rendimiento de costos registrado a la fecha (se
asume que lo que resta del proyecto se realizará
como ha sido hasta la fecha)
ETC = (BAC - EV) / CPI
Algunos consideran evaluar el ETC con la relación:
ETC = (BAC – EV) / (CPI * SPI)
 PROYECCIONES
Estimado a la Conclusión (EAC – Estimate
at Completion):
Es el costo total estimado para completar el
trabajo planificado a ser ejecutado.
Es una medida para el trabajo restante
descrito como un costo.
EAC = BAC / CPI
Se verifica que:
EAC = Costo Real (AC) + ETC
 PROYECCIONES
Indice de Rendimiento de Costos a la Conclusión
(TCPI): TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC)
Es el rendimiento de costos que debe obtenerse en el
trabajo por ejecutar para terminar “en presupuesto”

TCPI = (BAC-EV) / (BAC-AC)

EL VALOR GANADO Y EL PROCESO
DE GERENCIA DE PROYECTOS
EL VALOR GANADO Y EL PROCESO
DE GERENCIA DE PROYECTOS