ENSAYO

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente
a esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación
de la conformidad de los documentos.
Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir

el saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no
preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se
podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la
documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos
destacar la estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea
debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se
asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están
escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un
proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr
los resultados esperados.
Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la
organización al documentar los elementos importantes como lo son las
acciones, los recursos y el tiempos estamos direccionando o enfocando a las
personas a cargo a lograr y alcanzar los objetivos y metas propuestas, de
igual manera la documentación ayuda a mantener el enfoque y la disciplina
hacia los objetivos del sistema.
Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los
registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que
nos va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas
actividades porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión
realizada. Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los
sistemas de gestión de una empresa se basan en los documentos que se
tengan por cuanto estos representan los criterios de auditoría y los registros
representan las evidencias de auditoría, y de la comparación de estos dos
tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría que pueden ser
fortalezas o debilidades del sistema.
Con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos
consistentemente ya que la documentación debe servir a los procesos y no los
procesos servir a los documentos, con esto llamo la atención a no generar
documentación que pueda entorpecer los procesos, porque un proceso bien
diseñado debe tener un buen flujo documental.
Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las
organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar
este importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran
muchos sistemas de la forma correcta de la organización o administración
documental.