Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Proceso: Controlar los Costos

Fuentes:
• Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
• PMBOK, Cuarta edición

Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del área de

Conocimiento Gestión de la Integración. Esta Área de Conocimiento coordina y
unifica los procesos de las otras Áreas de Conocimiento
Control de costos

 El Control de costos del proyecto incluye:

 Monitorear el comportamiento de los costos

 Asegurar que sólo los cambios apropiados al proyecto se incluyen en la línea

base de costos revisada
 Informar a los interesados en el proyecto de los cambios autorizados que
afectarán los costos
 Influir en los factores que producen cambios en los costos

 Muchas organizaciones de todo el mundo tienen problemas con el control

de costos
Herramientas y técnicas para controlar costos

 Gestión del valor ganado

 Proyecciones

 Índice de desempeño del trabajo por completar (TCPI)

 Revisiones de desempeño

 Análisis de variación

 Software de gestión de proyectos

Gestión del valor ganado (EVM*)

 EVM
Técnica de gestión de proyectos que permite controlar la ejecución de un
proyecto a través de su alcance, costo y cronograma

 Teniendo una línea de base (plan original y los cambios aprobados), se puede
determinar qué tan bien se están cumpliendo los objetivos del proyecto

 Se debe introducir la información real periódicamente para poder utilizar el

EVM

 Más y más organizaciones de todo el mundo están usando EVM para ayudar a
controlar los costos del proyecto

* EVM (Earned value management)

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/Earned_value_management
Términos en la gestión del valor ganado
 Valor planificado (PV Planned Value),
Costo presupuestado del trabajo programado para ser completado de una
actividad o componente de la EDT hasta un momento determinado.
Anteriormente llamado el costo presupuestado de trabajo programado
(CPTP o BCWS budgeted cost of work scheduled), o también llamado el
presupuesto
 Costo real (AC Actual Cost)
Costo total (costos directos e indirectos) incurrido en la realización del trabajo
de la actividad del cronograma o el componente de la EDT durante un
período de tiempo determinado
Antes conocido como costo real del trabajo realizado (ACWP actual cost of
work performed)
 Valor ganado (EV Earn Value)
Estimación del valor del trabajo actualmente terminado
Anteriormente llamado costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP
budgeted cost of work performed)
El valor ganado se basa en el costo original previsto por el proyecto o
actividad y el ritmo al que el equipo ha terminado una actividad hasta la
fecha
Términos en la gestión del valor ganado
Término Term
AC Costo Real Actual Cost
ACWP Costo Real del Trabajo Realizado Actual Cost of Work Performed
BAC Presupuesto hasta la conclusión Budget at Completion
BCWP Costo Presupuestado del Trabajo Realizado Budgeted Cost of Work Performed
BCWS Costo Presupuestado del Trabajo Planificado Budgeted Cost of Work Scheduled
CPI Índice de desempeño del costo Cost Performance Index
CV Variación del costo Cost Variance
EAC Estimación a la conclusión Estimate at Completion
ETC Estimación hasta la conclusión Estimate to complete
EV Valor Ganado Earned Value
EVM Gestión del Valor Ganado Earned Value Management
PMB Línea Base para la Medición del Desempeño Performance measurement Baseline
PV Valor Planificado Planned Value
SPI Índice de desempeño del cronograma Schedule Performance Index
SV Variación del cronograma Schedule Variance
TCPI Índice de desempeño del trabajo por completar To Complete Performance Index
Fórmulas
ECUACIONES
CPI = EV / AC
CV = EV – AC
EAC = AC + ETC ascendente
EAC = BAC / CPI
Proyección EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI acumulativo x SPI acumulativo)] Supone un
desempeño de costos negativo y el respeto por un cronograma
Proyección EAC = AC + BAC – EV Proyección con respecto al desempeño real del
proyecto a la fecha
Proyección EAC = BAC / CPI acumulativo Supone que el proyecto se comportará como
hasta la fecha, es decir con el mismo CPI acumulativo
EV = PV a la fecha * RP
SPI = EV / PV
SV = EV – PV
TCPI basada en el BAC = (BAC – EV) / (BAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
TCPI basada en la EAC = (BAC – EV) / (EAC – AC) = [trabajo restante]/[fondos restantes]
Métricas para el control de costos
 Métrica con respecto del cronograma

 Variación del cronograma (SV Schedule Variance) SV = EV – PV

 > 0 progreso en el cronograma, mejor que lo planificado
 = 0 progreso en el cronograma, conforme a lo planificado
 < 0 progreso en el cronograma, por debajo de lo planificado

 Índice de desempeño del cronograma (SPI Schedule Performance Index)

SPI = EV / PV
 > 1 adelanto en el cronograma
 = 1 de acuerdo al cronograma
 < 1 retraso en el cronograma

 Métrica con respecto al costo

 Variación del costo (CV Cost Variance) CV = EV – AC

 > 0 gastos menores al presupuesto
 = 0 gastos de acuerdo al presupuesto
 < 0 gastos mayores al presupuesto

 Índice de desempeño del costo (CPI Cost Performance Index) CPI = EV / AC

 > 1 en sobrecostos
 = 1 costos de acuerdo a lo planificado
 < 1 costos por debajo de lo planificado
Ejemplo. Cálculo del valor ganado para una actividad en la
semana 1

Actividad Semana 1

Valor ganado (EV) 5.000

Valor planificado (PV) 10.000

Costo real (AC) 15.000

Variación del costo (CV) -10.000

Variación del cronograma (SV) -5.000

Índice de rendimiento del costo (CPI) 33%

Índice de rendimiento del cronograma (SPI) 50%

Ejemplo. Gráfico del valor ganado para un proyecto a los
5 meses

Estimación a la conclusión
El punto de EAC
arriba y a la
Presupuesto hasta la conclusión derecha del punto
de BAC significa
que el proyecto
costará más y
tomará más
Valor planificado tiempo de lo
planeado

Costo actual

Valor ganado

- - - - Costo Actual (AC) ___ Valor planificado (PV) - - - Valor ganado (EV)
Ejemplo

Semana
Total
0 1 2 3 4
Presupuesto Tarea 0 100 100
Tarea 1 500 500 1000
Tarea 2 1000 1500 2500
Tarea 3 1500 900 2400 Resumen
Proyecto 0 600 1500 3000 900 6000 Semana
0 1 2 3 4
Presupuesto 0 600 2100 5100 6000
Valor Ganado 20 500 1900 4550
Semana Costo Real 20 450 1800 4250
Total
0 1 2 3 4
Control de Avance Tarea 0 20% 80% 100%
Tarea 1 40% 40% 20% 100%
Tarea 2 40% 50% 90%
Tarea 3 50% 50%

Semana
Total
0 1 2 3 4
Valor Ganado Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 400 400 200 1000
Tarea 2 0 0 1000 1250 2250
Tarea 3 0 0 0 1200 1200
Proyecto 20 480 1400 2650 4550

Semana
Total
0 1 2 3 4
Costo Real Tarea 0 20 80 0 0 100
Tarea 1 0 350 400 150 900
Tarea 2 0 0 950 1000 1950
Tarea 3 0 0 0 1300 1300
Proyecto 20 430 1350 2450 4250

Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_del_Valor_Ganado
Reglas de oro sobre el valor ganado

 Los números negativos en la variación del costo y el cronograma indican

problemas en esas áreas

 Los CPI y SPI de menos de 100% indican problemas

 Problemas significa que el proyecto está costando más de lo previsto

(sobrecosto) o tomando más tiempo de lo previsto (retraso)

 El CPI se puede utilizar para calcular la EAC (estimate at completion), un

estimado de lo que costará realizar el proyecto basado en el rendimiento
hasta la fecha; el presupuesto hasta la conclusión (BAC Budget at
completion) es el presupuesto total original del proyecto
Controlar costos

Entradas Herramientas y técnicas Salidas

1. Plan para la Dirección del Proyecto
2. Requisitos de Financiamiento del
Proyecto
3. Información sobre el Desempeño
del Trabajo
4. Activos de los Procesos de la
Organización
1. Gestión del Valor Ganado
2. Proyecciones
3. Índice de Desempeño del Trabajo
por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeño
5. Análisis de Variación
6. Software de Gestión de Proyectos
1. Mediciones del Desempeño del
Trabajo
2. Proyecciones del Presupuesto
3. Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización
4. Solicitudes de Cambio
5. Actualizaciones al Plan para la
Dirección del Proyecto
6. Actualizaciones a los Documentos
del Proyecto

Proceso que:
 Pertenece al grupo del Proceso de Planificación
 Pertenece al área de conocimiento Gestión de los costos del proyecto