Módulo 1: La empresa

1.1. LA EMPRESA

A la empresa le dan vida las personas que a ella pertenecen y las personas ajenas a la misma para cuyo servicio
se han creado actividades. Las actividades que han de realizar o controlar las personas de la empresa están
estrechamente relacionadas entre sí.

Es de sentido común que, antes de empezar a discutir las técnicas de dirección, se examine con todo
detenimiento lo que se trata de dirigir. El propósito es que los dirigentes de un área de la empresa o de toda la
empresa, tengan y aprecien la importancia de tener un conocimiento del funcionamiento de ella.

Para que se comprenda con toda claridad a qué se está haciendo referencia cuando se habla de “empresa
industrial”, primeramente habrá que definirla. Se hablará indistintamente de “empresa industrial“, “empresa“,
“compañía” o “firma“, si bien los últimos dos términos se aplicarán generalmente a las empresas del sector
privado.

1.2. EMPRESA INDUSTRIAL

“Es toda organización de propiedad pública o privada, cuyo objetivo primordial es fabricar y distribuir
mercancías o proveer servicios a la colectividad o a una parte de ella, con el propósito de entregar un bien o
servicio que satisfaga las necesidades del medio mediante el pago de los mismos”.

En esta definición están comprendidas las organizaciones de propiedad de los gobiernos centrales o de los
estados, municipios, accionistas de sociedades anónimas, sociedades colectivas, agencias administrativas,
familias, particulares y miembros de cooperativas.

Se incluyen en la misma los pequeños establecimientos industriales, pero no las industrias de artesanía y
domésticas independientes, las pequeñas tiendas de venta al por menor ni las pequeñas explotaciones
agrícolas.

Para el fin que se persigue en este curso, las actividades industriales se pueden clasificar en los siguientes
grandes grupos, con algunos ejemplos:

Producción:

 Industrias manufactureras.

 Industrias de elaboración.

 Industrias extractivas.

 Edificación, Ingeniería civil y obras públicas (excepto la edificación).

 Agroindustrial (en escala industrial).

Servicios:

 Transporte.

 Producción de energía eléctrica y otros servicios públicos.

 Reparación, conservación, limpieza y otros servicios.

  Distribución (al por mayor y grandes comercios de venta al por menor).

 Hoteles y Restaurantes.

 Información y servicios de esparcimiento.

Módulo 2: Administración de bodegas

2.1. PROCEDIMIENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

Para realizar una gestión eficiente en la Administración de Bodegas se debe seguir procedimientos, los cuales
pueden utilizarse en cualquier tipo de bodega, por su carácter generalista, pudiendo existir otros específicos,
según el tipo de material y características propias de la empresa a la cual pertenecen las instalaciones de
almacenamiento.

1. Recepcionar los bienes, materiales y suministros, comprobando que correspondan a las cantidades y
calidades establecidas en la orden de compra y factura o guía de despacho del proveedor, y rechazar productos
que estén deterioros o no correspondan a la compra.

2. Informar al Departamento de Adquisiciones o al Jefe Administrativo según corresponda, cualquier

irregularidad en la recepción.

3. Almacenar y resguardar los bienes y materiales en buenas condiciones de uso.

4. Informar a la Jefatura sobre situaciones anormales, tales como: problemas de seguridad, como por ejemplo,
cerraduras en mal estado, puertas o ventanas que pueden ser violentadas o abiertas con facilidad, rejas en mal
estado que impidan el ingreso de personas o animales al interior de las bodegas, instalaciones eléctricas
defectuosas, techos o cielos rotos que permitan el ingreso de aguas lluvias o humedad al recinto, mermas,
pérdidas, deterioros, peligros de contaminación e incendio, etc.

5. Despachar los bienes y materiales, según las cantidades y especificaciones establecidas en el documento
“solicitud de abastecimiento” u otro documento interno

6. Mantener actualizados los registros de control de existencias de los bienes bajo su custodia.

Recepción de mercaderías

La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El

encargado de la recepción o de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías,
adquiridas por la empresa.

Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que
solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los
especificados.

Cuando sea necesaria una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra.

Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al Departamento de Adquisiciones de su empresa para

que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor.
Almacenamiento

Para el almacenamiento de las especies encargadas a su custodia, el encargado de las Bodegas debe atenerse a
las recomendaciones establecidas en los capítulos siguientes.

No olvidar que desde el momento en que se recibe una mercadería, el encargado de bodega es responsable
de la protección, cantidad y seguridad de los productos.

Entrega o despacho de mercaderías

Para la entrega de materiales, el encargado de bodega debe pedir que las órdenes de entrega o de requisición,
le sean comunicadas, en lo posible, con medio día de anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

Debe encargarse de que la copia de los documentos de requisición, sean controladas por un Depto. Contralor.
Para ello, se recomienda que los pedidos sean visados por Control de Existencias y él debe remitir la copia con
su firma de Entregado a Contraloría.

El encargado de bodega no debe entregar ningún artículo sin emitir o recibir un documento escrito de
respaldo en los formularios dispuestos en la empresa.

Registros

Corresponde al control administrativo de los materiales, involucrando tanto el ingreso, la distribución como la
salida de ellos.

En la Bodega debe mantenerse un Registro y archivo físico, a lo menos, de:

 Órdenes de Compra (copia)

 Vales de requisición o entrega

 Plano de Bodega y distribución de las áreas de almacenamiento

 Guías de Despacho de proveedor o salida

 Guías de Ingreso

 Registros computacionales

Recuerde que los documentos de registros son el respaldo oficial de los movimientos de materiales dentro de
una Bodega.
 Módulo 3: Recepción de materiales

3.1. PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE MATERIALES

El encargado de bodegas, debe recibir todos los materiales que ingresen a las instalaciones de la empresa, sean
estas materias primas, materiales, repuestos y mercaderías en general, que se relacionan con alguna de las
siguientes características y normas:

1. Que sean adquiridas por la empresa.

2. Que sean semi-elaboradas en la empresa (o en proceso) y que deban almacenarse hasta ser requeridas
posteriormente.

3. Que hayan sido enviadas fuera de la empresa (o a otra sucursal), para recibir algún tratamiento especial.

Por lo tanto, queda prohibido “guardar o almacenar” productos de proveedores o clientes que no correspondan
según las normas nombradas, a menos que estén autorizadas por algún funcionario superior que se hará
responsable de este hecho.

1. Cada vez que se emita una Orden de Compra, la unidad encargada de la función de adquisición deberá remitir
oportunamente copia de ella a la bodega receptora. Esta copia tiene por objetivo informar al bodeguero sobre
los artículos que van a recibir: cantidad, código, calidad (especificaciones técnicas), proveedor y fecha de
recepción.

2. Previo a la recepción de las mercaderías, el bodeguero debe exigir la Guía de despacho del proveedor, que
acompaña los artículos requeridos. Cada guía debe corresponder a una Orden de Compra.

3. El encargado de bodega chequeará las cantidades, calidades y especificaciones entre la Orden de Compra y
las Guías de Despacho. Verificará que los artículos recibidos corresponden exactamente a los solicitados.

4. Una vez otorgada la conformidad a los materiales recepcionados, el encargado de bodega procede a firmar
las guías de despacho en original y copia entregando al transportista el duplicado de la guía y archiva el original.
En caso de ausencia de guía, el encargado de bodega indicará su visto bueno en el reverso de la factura original.

Algunas empresas emiten Guías de Recepción internas, que se adjuntan a las guías de despacho o factura y es el
respaldo oficial de la empresa.

5. Si el encargado de bodega verifica que los materiales recibidos no coinciden con lo señalado con la orden de
compra, procede a las siguientes instrucciones:

 Recepción parcial por cantidad inferior (por esto se usa Guía de Recepción).

 Recepción parcial por rechazo (constancia en Guía de Recepción).

 Devolución de guía y materiales proveedor, informando a su superior.

6. El encargado de la recepción deberá realizar inspección en aquellos envases con roturas o marcas de daño,
para verificar su contenido, en cuanto a cantidad, calidad y especificaciones de lo pedido.
3.2. DISTRIBUCIÓN DEL ALMACENAMIENTO

Para el almacenamiento de materiales se recomienda utilizar edificios de un piso, ya que la construcción de una
sola planta ofrece un mayor espacio útil por inversión, en parte porque se ahorra espacio destinado a escaleras
y elevadores y porque hay ahorro respecto a las construcciones de mayor resistencia destinadas a soportar
cargas en los pisos superiores.

En la actualidad se dispone de galpones de estructuras metálicas, modulares, de tipos estándares, que reducen
considerablemente los costos de construcción.

La limitante principal a esta recomendación, lo constituye el espacio disponible en las industrias ya instaladas.

La distribución de las Bodegas de una empresa hace necesario reunir previamente, una serie de información,
relativa a los materiales que se almacenarán, a la capacidad de los recintos destinados al almacenamiento y al
uso de equipo adecuado para función, debiendo considerarse los antecedentes relacionados con:

 Naturaleza de los productos

 Capacidad de la Bodega

 Equipos empleados en la Bodega

Respecto los materiales a almacenar, se preparan listas descriptivas de ellos para definir su ubicación en la
Bodega, por lo que deben contener información relativa a las siguientes características:

Naturaleza

Las condiciones del almacenamiento varían según esta característica del material, exigiendo en cada caso un
tratamiento diferente.

Por ejemplo, los materiales de mayor valor deben almacenarse en lugares más seguros, en lo posible bajo llave,
protegiendo adecuadamente los más expuestos a robos.

Los materiales peligrosos tales como explosivos, materiales inflamables u oxidables, etc., deben almacenarse
separados entre sí y de los otros materiales.

Deben tomarse precauciones para proteger a los materiales de la acción de algunos agentes atmosféricos como
humedad, especialmente en los productos que poseen envases de papel o cartón.

Volumen, peso y forma

Los materiales se diferencian entre sí en cuanto a volumen, peso y forma, debiendo considerar las posibilidades
extremas de cada una de estas características, al planearse un almacenamiento racional.

Así, por ejemplo, es aconsejable depositar cerca de las entradas o despachos, aquellos que ocupan un mayor
volumen y además son pesados. Con aquellos bultos que sean frágiles, no es posible formar pilas unos sobre
otros por el peligro de que resulten dañados, siendo necesario recurrir a algunos medios auxiliares de
almacenamiento, los que se detallan más adelante.

Actividad o movimiento de los artículos

Los materiales de uso frecuente, producen continuos movimientos de entrada y salida de bodegas, debiendo
almacenarse en áreas de fácil acceso, en donde se les pueda manejar rápida y eficientemente; en tanto aquellos
de una mayor permanencia en almacenamiento, pueden ubicarse en lugares más apartados o donde por
estructura del edificio su manejo ofrezca una mayor dificultad.

Respecto de esta característica hay que distinguir dos aspectos.

Primero: se refiere a la cantidad de elementos por almacenar en un determinado espacio; ello nos lleva a
considerar que un lugar demasiado amplio en relación con la cantidad que normalmente se depositará, no solo
representa un desperdicio de espacio sino que también de tiempo y esfuerzo.

Segundo: se refiere a la cantidad y tamaño de los elementos a almacenar. En este caso, la dificultad en la
distribución de los lotes de almacenamiento depende de la cantidad y tamaño de ellos; teniéndose que
cantidades grandes de bultos uniformes son fáciles de distribuir, en cambio, cantidades pequeñas de bultos
distintos, requieren un planeamiento más especializado.

Lotes pequeños deben depositarse en hileras cortas, en cajas, estantes, etc., con el objeto de facilitar el
agrupamiento, el aprovechamiento del espacio y el acceso a bultos.
Cuando se almacenan mercaderías en cantidades inferiores a bultos estándares de almacenamiento o despacho,
es recomendable utilizar cajonerías especiales. Si es corriente este caso, habría que dejar un espacio
especialmente destinado a ellos en la distribución general de las Bodegas.

Capacidad de las bodegas

En relación a la capacidad de las Bodegas, es necesario considerar:

 Dimensiones de las superficies de almacenamiento.

 Distancias entre las columnas pertenecientes a la estructura.

 Ubicación de las puertas y ventanas.

 Servicios de carga y descarga.

 Distancias entre estantes, tanto para la conservación de las mercaderías, como para su protección
contra incendios.

Equipos empleados en las bodegas

La eficacia de un sistema de almacenamiento aumenta con el uso adecuado de:

 Estanterías,

 Casilleros,

 Pallets o tableros,

 Cajoneras, etc.

La selección misma del equipo depende de la capacidad del área de almacenamiento, de la altura hasta la que
es posible llegar y el uso a que se les destine. Una clasificación general de los equipos de almacenamiento que
es posible utilizar, se detalla a continuación:
Estantes

La utilización de estantes permite un acceso fácil a las mercaderías y un máximo aprovechamiento del espacio
cubico; en especial en el almacenamiento de artículos voluminosos de forma irregular que no se adaptan al
manejo de bultos o tableros.

Los estantes pueden ser rígidos y desmontables, construidos en acero en madera.

Los tipos de estantes de uso más frecuente son: de tubo, de tablero, mixtos de cajonería para el
almacenamiento de artículos de despacho irregular.

Uno de estos tipos son las estanterías de tablero que se utilizan especialmente en el agrupamiento y el apilado
de lotes pequeños. Por lo general son desmontables. Pueden tener entrada por uno o varios costados.

En general, se construyen con fondos y estantes ajustables para permitir su adaptación al alto de la carga.
Cerrando los extremos y el fondo, los estantes adquieren mayor estabilidad. Agregando listones a los estantes,
pueden hacerse divisiones para almacenar partidas de diferentes tipos.

Tableros

Consisten en una plataforma portátil sobre la cual se colocan los artículos por unidad de carga, con el objeto de
facilitar el apilado por parte del equipo de manejo. También son conocidos como “pallets”.

Los tableros se construyen, por lo general de madera, pudiendo hacerse de metal o de una combinación de
ambos.

La utilización de tableros sirve para el transporte y el apilado de gran número de bultos y artículos por unidades
de carga, aumentando el peso y el volumen del material posible de ser manejado por un operario.

Como puede apreciarse, el planeamiento de la distribución de la Bodega implica un aprovechamiento racional y

practico del espacio. Las dificultades que se le presentan al encargado de las bodegas, aumentan con la
demanda de él, debiendo considerarse como objetivo primordial de la Distribución de Bodegas, el máximo y
mejor aprovechamiento del espacio disponible, que permita un control efectivo, una protección adecuada y
una atención expedita de los materiales.

Factores que son necesarios analizar para la determinación del espacio, es el siguiente:

 Tipos de materiales a almacenar, cantidad y frecuencia de uso.

 Características relativas a tamaño, peso, fragilidad, facilidades de ser hurtadas, dificultad de manejo,
etc.

 Normas para espaciamiento, pasillos, áreas de carga y descarga.

 Limitaciones físicas del almacenamiento (pilares, puertas, etc.)

 Formas y dimensiones de las superficies en relación con los tipos de materiales a almacenar.

 Situación con respecto a los equipos de manejo.

 Planes de aumento de la producción o cambio en los planes de venta.

 Plan de compras (periodos de llegada de las adquisiciones, frecuencia de consumo de los materiales).
  Cargas admisibles de los pisos y su ubicación.

 Altura de las Bodegas.

 Especificaciones que pueden afectar al almacenaje, tales como: peso, fragilidad, deterioros y otros que
indiquen necesidades de manejo especial.

En general debe pensarse en un almacenamiento que permita realizar una distribución flexible, con un
planeamiento dinámico, sujeto a los cambios que la demanda de espacio justifique.

Equipos auxiliares de la bodega para el movimiento de materiales

El manejo y transporte de los materiales en forma mecanizada, proporciona una de las mayores posibilidades
de:

 Reducción de gastos,

 Aumento de la eficiencia de las operaciones,

 Disminución de la posibilidad de deterioros de los materiales en el transporte,

 Ahorro de mano de obra,

 Disminución de gastos en subsidios por accidentes en el trabajo,

 Reducción de pérdidas por ausentismo,

 Otros.

En atención a los múltiples y variados problemas que presenta la manipulación de los materiales y que afectan a
la eficiencia y economía de la bodega y al servicio que ésta presta, es necesario examinar algunos factores
relativos al manejo, tales como:

 Posibilidad de economizar movimientos, ya sea eliminándolos o combinándolos,

 Mecanización máxima de los movimientos,

 Recorrido mínimo de los materiales,

 Empleo de equipos estándares, que han probado su eficacia,

 Necesidad de montacargas, Grúas Horquillas, etc.

 Capacidad de los aparatos de manipulación (unidades por hora que puedan manejar),

 Características del material a transportar:

– Cantidad de materiales,

– Frecuencia de movimientos,

– Largo de la ruta,
 – Dirección de los desplazamientos,

 Limitaciones:

– Peso que resisten los primeros y segundos pisos (si existieren),

– Ancho de pasillos,

 Clases de equipos aptos para mover los materiales,

 Conservación y reparación de los aparatos.

La variedad de equipos de manejo de materiales son numerosos y variados, y la Empresa deberá contar con
ellos, de acuerdo a la realidad de cada Bodega, en cuanto al movimiento de productos y capacidad financiera.

Algunas veces parece que hubiese tantas clases de equipos como materiales que hay que manejar. Sin
embargo, para facilitar la selección de ellos, se han dividido en cuatro clases principales que son:

 Transportadores, o correas,

 Grúas horquillas,

 Vehículos industriales (como puentes grúas, grúas de alta tonelaje, camiones grúas)

 Equipo colocador y transbordador.

Módulo 4: Almacenamiento y distribución de materiales

4.1. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES

El objetivo fundamental de las siguientes normas es lograr:

 Aprovechamiento adecuado del espacio físico,

 Mayor rapidez de operación,

 Control más expedito y eficiente en el manejo de los materiales almacenados.

Las normas que se deben tener siempre en cuenta son:

1. Para permitir que la recepción, y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura, se deberá disponer de un
área dotada con mesones a la entrada de bodega, que permitan efectuar la recepción y despacho de los
materiales.

2. En el almacenamiento se debe disponer de estantes y casilleros apropiados para los diferentes artículos y
contar con pasillos entre las estanterías para un fácil manejo y transporte de los materiales.

3. Disponer medios de protección contra la contaminación, daños y deterioros de los materiales producida por
organismos vivos, como hongos, bacterias, roedores e insectos.

4º Disponer medios de protección contra daños y deterioros de los materiales y contar con extintores de
incendios.
5. Se deberán tomar especiales precauciones en el almacenamiento y manejo de los materiales con vigencia o
duración limitada, y aquellos que se alteran por la acción de la luz, calor y humedad.

6. Queda estrictamente prohibido el ingreso al interior de la bodega de cualquier persona, sean o no

funcionarios de la empresa. El acceso sólo será posible con la autorización del Jefe de Bodega o Encargado de
Bodega.

7. Apile sobre Pallets, nunca directamente sobre el suelo, evita el daño de los envases y la absorción de la
humedad de los pisos. En el suelo puede apilar materiales a granel como arena, ripio, bolones.

4.2. PLANO DE BODEGA Y DISTRIBUCIÓN

La distribución del área de almacenamiento se basa generalmente en la clasificación de grupos afines o familias,
manteniendo la suficiente elasticidad para el aprovechamiento total del espacio.

De acuerdo al estudio de las mercaderías y sus movimientos, indicarán cuales irán a las áreas de menudeo, a la
de bultos o a una combinación de ellas.

Corresponde al encargado de la Bodega conocer a fondo todos los artículos que se van a almacenar y tener una
idea de los planes de utilización que se tenga con los mismos, con el objeto de adaptarse a los cambios
normalmente previsibles. Deberá llevar un control constante de las fluctuaciones de los niveles de existencias
para realizar un máximo aprovechamiento del espacio.

Es conveniente que el Jefe de las Bodegas tenga siempre a su disposición un Plano de bodega y distribución, en
cada una de las secciones o pisos. En ella debe indicar la disposición general de los pasillos, las áreas de
almacenamiento y sus límites, la posición de los bultos, hacer indicaciones de zonas como: papeles, jabones,
pinturas, etc.

La Carta de Distribución constituye un elemento eficaz para el Control del almacenamiento y mejor
aprovechamiento del espacio, debiendo fijarse en un lugar visible o bien distribuirse como guía e información,
entre los encargados de las actividades de Bodega.

4.3. NORMAS DE APILAMIENTO

Las normas de apilamiento permiten evitar deterioros, rompimientos y desorden en el almacenamiento y

traslado de materiales, mercaderías y productos.

Apilamiento de caja

Permite un mejor control y conteo de las cajas y un mejor aprovechamiento de los espacios disponibles, tanto
en los almacenes como en los vehículos de transporte.

En el apilamiento se pueden utilizar diferentes técnicas:

 Empleo de esquineros verticales y ensunchado

 Empleo de envoltorios o recubrimientos plásticos

Algunos tipos de pallets

Existen diferentes tipos de pallets, entre los que se encuentran:

Pallet simple
Pallet de doble entrada

4.4. ROTACIÓN DE PRODUCTOS SEGÚN FECHA DE VENCIMIENTO

La rotación de productos es una norma de gran importancia y tiene relación con la entrega o salida de los
materiales desde la bodega.

La rotación está en función de la fecha de vencimiento, es decir, el despacho de productos ha de corresponder a

aquellos que presenten el vencimiento más próximo. No deben mantenerse productos vencidos.

“El primero en entrar será el primero en salir”. Esta regla también se aplica a los materiales que no suelen
deteriorarse, dado que, en realidad, todos los materiales, de cualquier especie que sea, se deterioran en mayor
o menor grado con el transcurso del tiempo. Todos los productos químicos presentan fecha de vencimiento y
lote de fabricación, pero su vida útil o su calidad se ve disminuida o deteriorada si están expuestos al calor, a la
humedad o a la luz del sol.

La rotación debe ser:

 Planificada anticipadamente.

 Realizada de manera de evitar la formación de saldos.

 A tiempo, para evitar alcanzar el límite de conservación de algún producto.

Rotación fácil y efectiva si:

 Las mercaderías poseen etiquetas, timbres o códigos que indiquen su fecha de elaboración.

 Las mercaderías con una misma fecha están almacenadas en lotes independientes de otras mercaderías
con fechas diferentes.

La no observación de esta norma conduce a pérdidas innecesarias y perfectamente evitables.

Módulo 5: Entrega y despacho de materiales

5.1. ENTREGA Y DESPACHO DE LOS MATERIALES

Normas generales

En el despacho de los materiales se han de considerar las siguientes normas:

1. El encargado de bodega, debe pedir que las ordenes de entrega o de requisición, le sean comunicadas en lo
posible, con anticipación, a objeto de preparar el despacho de ellas.

2. El encargado de Bodega no debe entregar ningún artículo sin algún documento escrito o los formularios
dispuestos por la Empresa.

3. Todas las unidades de la empresa deberán solicitar los materiales a Bodega, mediante un formulario, por
ejemplo, “Pedido de Materiales”. Este formulario se confeccionara en triplicado y se debe enviar a la Bodega,
debidamente timbrado y firmado por el funcionario autorizado.
4. Recibidos los pedidos, el encargado de Bodega debe verificar las firmas y timbres y, si están correctos, debe
proceder a preparar el despacho solicitado.

5. La solicitud se utilizará, además, para registrar el despacho de los artículos, debiendo indicarse en ésta los
materiales y las cantidades entregadas.

6. Los ejemplares de la solicitud deberá distribuirse de la siguiente forma:

 copia 1 : solicitante

 copia 2 : bodega despachadora

 copia 3 : envío al departamento de compras u otro solicitante

7. Si el stock de materiales no es suficiente para cubrir lo solicitado, el encargado de Bodega mantendrá el

pedido en archivo pendiente y activara la reposición de su stock (pedirá al departamento de Adquisición o
Producción las cantidades para reponer su stock).

8. En la Carga y Despacho, al utilizar cuerdas para amarrar, emplee canoas protectoras para no dañar los
productos en cajas o sacos, y cada cierto tiempo, reemplácelas.

9. Las Bodegas deberán establecer horarios de atención para la recepción de pedidos y despachos de los
mismos, a fin de tener tiempo suficiente para las labores administrativas de preparación de documentos,
archivar documentos y poner al día los stocks y formularios en general.

5.2. ALGUNAS CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

Cuando se manipulen productos que sean riesgosos para la salud de los operarios, se han de considerar algunas
de las siguientes medidas de seguridad:

 Los productos riesgosos de contaminación, deben transportarse en envases seguros y por ningún
motivo junto a productos alimenticios.

 En la carga y descarga de productos delicados, deben usarse únicamente equipos y herramientas que no
dañen los envases. No debe haber empleo de ganchos que pudieran pinchar o rasgar los envases.

 En caso de derrame de productos líquidos químicos, evitar su escurrimiento haciendo un cerco de

aserrín, arena secos, caolín con un alcalinizante alrededor de la zona, para luego recogerlo. Los químicos
(como plaguicidas) en polvo recogerlos con aserrín, arena húmedos, caolín con un alcalinizante. En
ambos casos enterrar el aserrín, la arena, caolín con un alcalinizante utilizada al menos a un metro de
profundidad, lejos de cursos de aguas.

 El lugar de trabajo debe contar con agua, jabón y paños limpios o de papel para ayudar a combatir las
sobrexposiciones o intoxicaciones.

 Utilizar guantes de goma durante la manipulación de productos químicos.

 No subirse a los equipos de carga y descarga en movimiento.

 Módulo 6: Documentación en la administración de bodegas

6.1. DOCUMENTACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE BODEGAS

Durante las actividades de registro de los materiales, se han de considerar las siguientes normas generales:

1. En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de toda la documentación que sea utilizada para la
entrega y recepción de materiales, con el propósito de mantener un respaldo documentado de todos los
movimientos realizados en la Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

2. Algunos tipos de documentos utilizados en Bodega (copias) son:

 Órdenes de Compra

 Notas de pedido o entregas internos

 Guías de despacho

 Guías de devolución

 Guías de ingresos

 Tarjetas de registro de cada artículo(si las tuviera)

 Notas o solicitud de reposición de sus stocks

 Notas o Guías de productos dados de baja

3. Deberá mantener al día todos los registros de la bodega, de manera de mantener informado a todos los
departamentos de la empresa y que tienen relación con la Bodega, como por ejemplo:

 Ventas, para que esté enterado de los materiales y productos disponibles en Bodega y a ofrecer a sus
clientes existencias reales.

 Despacho, para realizar las entregas de acuerdo a la Guía de Ventas, u otro documento interno y no
tener diferencias entre las cantidades ofrecidas y disponibles.

 Producción, para que abastezca oportunamente los materiales que estén bajo los niveles de inventario
establecidos por la Bodega.

 Contabilidad, para mantener actualizados los Costos de los volúmenes disponibles en Bodega, como
también de los productos dados de baja.

 Control de Inventarios, para realizar inventarios y ajustes de diferencias de materiales en bodega.

4. Todo producto dado de baja o por mermas deberá quedar registrado en los documentos internos y ser
firmada por el Jefe de Bodega.
 Módulo 7: Control de inventarios

7.1. CONTROL DE INVENTARIOS

Concepto de inventario

Los inventarios tienen un papel fundamental en la economía de las empresas e instituciones. Por lo tanto, debe
encontrarse en la administración de inventarios (incluyendo las bodegas) un área fructífera para reducir los
costos. Desde el punto de vista de la Empresa, los inventarios representan una inver¬sión, ya que se requiere de
capital para tener reservas de materiales en cualquier estado.

El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y produc¬tos, los cuales se mantienen en un sitio de

dispuesto para tal efecto. Estos bienes y productos consisten comúnmente en:

 Materias primas

 Productos en proceso

 Productos terminados

 Suministros

Control de inventarios

El control de inventarios es la técnica que permite mantener la existencia de productos a niveles deseados.

En manufactura, como el enfoque es el producto físico, se da mayor importancia a los materiales y a su control;
en el sector de servicios (como es el caso de ANASAC), el enfoque principal es sobre el servicio y su
manipulación (a menudo se consume en el momento en que se genera una venta) y se da muy poca importancia
a los materiales, por lo cual los inventarios adquieren una mayor importancia. En las tiendas departamenta¬les,
los inventarios deben ser importantes para estimular las ventas.

¿Por qué se deben tener Inventarios?

La razón fundamental es que resulta físicamente imposible y económicamente poco práctico el que cada
artículo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Por ejemplo, aunque para un proveedor le sea
físicamente posible suministrar materias primas o productos terminados con intervalos de unas cuantas horas,
esto resultaría prohibitivo debido al costo involucrado.

Otras razones son:

 Reducir los costos de manejo de materiales

 Realizar compras masivas o al mayoreo con descuento

 Tener un margen para reducir la incertidumbre de los pedidos

 Lograr una recuperación favorable de la inversión

7.2. TIPOS DE INVENTARIOS

Sistema de inventario perpetuo

Un sistema perpetuo mantiene un registro constante de la cantidad de material o producto que se tiene en la
Bodega, reponiéndose las Existencias cuando éstas llegan a cierto nivel, ordenando una Cantidad Fija. Cada vez
que se retiran existencias, la cantidad se resta del nivel anterior en una tarjeta de existencias (o en el sistema
computacional) para señalar en forma exacta la cantidad que aún se tiene disponible en Bodega.

En la mayoría de las empresas, hoy se utilizan registros que se mantienen por medio de un sistema
computacional de tiempo real; la cantidad que se utiliza de las existencias se alimenta inmediatamente a una
computadora, en donde se mantiene el estado actual de los artículos. La computadora señala cuando se alcanza
el punto de reordenar o pedir existencias, para mantener los stocks determinados por la empresa.

Importancia del Inventario Perpetuo

La utilización del inventario perpetuo permite:

 Mantener la información de los stocks al día y actualizada.

 Verificar la rotación que tiene el producto, ya que la información de Entradas y Salidas es diaria.

 Al departamento de Ventas conocer con que materiales cuenta para ofrecer a sus clientes.

 Realizar despachos “reales” a los clientes, no basados en cantidades supuestas

 Que el departamento de producción sepa con que suministros puede contar.

 Que el departamento de contabilidad conozca el valor o capital inmovilizado que posee en sus bodegas.

 Mantener la información “al día” de los productos que deben ser eliminados de las existencias (dados
de baja por daños, mermas u otras causas).

En aquellas empresas que no cuentan con sistemas computacionales para llevar controlar el inventario
perpetuo, se utilizan Tarjetas de Existencias.

Sistema de inventario periódico

En un inventario periódico el número de artículos que se tienen en el almacén se revisa con un intervalo
constante semanalmente, por mes, etc. Los intervalos siguen esencialmente el concepto ABC, los artículos que
tienen una utilización monetaria alta se comprueban con más frecuencia que los artículos de menor valor
monetario o C. Después de cada revisión, se hace un pedido. La magnitud de éste depende de la tasa de
utilización durante el tiempo que media entre las comprobaciones. Esta magnitud variable de la orden está
diseñada para que aproxime al nivel de las existencias a un número máximo deseado.

En esta forma la magnitud de la orden es mayor cuando la demanda entre las revisiones es alta.

El sistema de intervalo de orden constante es especialmente conveniente para situaciones del intervalo en que
existen muchos retiros pequeños y son bajos los costos de la orden.

Las debilidades del sistema son debidas a fallas humanas, por no llevar a cabo las comprobaciones periódicas a
su tiempo y por no encontrar la existencia presente porque ha sido mal colocada o almacenada en más de un
lugar.
7.3. CODIFICACIÓN POR BARRAS

Los códigos de barras son líneas verticales oscuras que alternan espacios en blanco que etiquetan los artículos
de inventario con información codificada digitalmente.

Estos son leíbles con lector óptico (plumas de luz) ligadas o unidas con computadores o microprocesadores.

La forma de codificación de datos Alfanumérica fue ampliamente estandarizada con la adopción de la Norma
Internacional MIL-STD-1189 en 1982. Los códigos son ahora un método barato, adaptable y que facilita la
automatización de la entrada de datos que identifican una partida de inventario, su costo, su localización y otra
información necesaria del inventario. Son también muy útiles para concentrar la información de producción,
como la fuente del artículo, el trabajo hecho en él y quién lo hizo, y otros datos.

Los códigos de barra EAN son utilizados en gran variedad de aplicaciones en empresas industriales, comerciales
y de servicios. Su uso más conocido es la identificación de los productos comercializados en los supermercados;
pero es sólo uno de los campos donde se puede implementar.

En una serie de líneas y espacios (símbolos de códigos de barras) es posible almacenar gran cantidad de
información, la cual puede ser rescatada automáticamente con la ayuda de un rayo láser, para ser recuperada
en un computador.

Codificación de las unidades de consumo

La unidad de consumo es el producto que adquiere el consumidor final: alimentos, vestuario, ferretería, libros,
etc. Se debe identificar usando el código EAN-13 (que consta de trece dígitos), y en artículos de tamaño
reducido con el código EAN-8 (que consta de ocho dígitos).

EAN 13 es el código que se utiliza para la identificación de productos en la comercialización de los mismos.
Consta de trece dígitos de los cuales 12 son realmente el código y el 13° es un dígito de control que sirve para
detectar lecturas erróneas, siendo los dos primeros dígitos los que identifican el país de origen.

Los códigos de barra que llevan los productos permiten su registro automático en el punto de pago y otras
operaciones de control de flujo de mercaderías, como control de inventarios y de productos en proceso,
administración de bodegas, despacho de mercaderías, etc.

Los sistemas de lecturas computarizados son paquetes programados y las empresas ofrecen su instalación,
puesta en marcha y manejo. Los códigos en estos paquetes ya vienen asignados y lo que resta a la empresa que
lo va a emplear es colocar el nombre del artículo, ubicación y otros datos importantes del producto.

Los lectores se debieran ubicar en la Bodega de Recepción de Materiales para registrar en forma inmediata los
artículos recibidos (en algunos casos basta “leer” con el Lector un artículo y digitar manualmente el número de
artículos), y en la Bodega de Despacho, donde se registrará en forma rápida la cantidad despachada y que el
computador rebajará automáticamente.

El computador arrojará inmediatamente las cantidades de materiales que existan en Bodega, lo que restaría por
realizar sería el inventario lógico arrojado por el Computador y que es necesario comprobar en bodega
mediante un inventario físico.
 ¿Que es Empresa?

 Es un ente económico que en las economías industrializadas realiza la mayor parte de las
actividades, es jerarquizada tiene relaciones jurídicas y cuya dimensión depende de factores
endógenos y exógenos.

 Es un ente que alberga a trabajadores para desarrollar trabajo

 Es una organización jerárquica que produce dinero

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¿Qué producen las empresas?

 Las Empresas producen bienes para satisfacer necesidades.

 Las empresas producen servicios para satisfacer las necesidades

 ) Las empresas producen bienes y servicios para satisfacer las necesidades de las
personas que viven en esa comunidad.
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¿Cuan tas son las áreas de la empresa?

 son 3 áreas

 son 2 áreas

 son 4 áreas
4

¿Cuáles son las áreas de la empresa?

 Producción, comercialización, finanzas, recursos humanos

 Producción, contabilidad, tesorería, recursos humanos

 Comercialización, Producción, Marketing, recursos humanos

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¿Cuántas son las funciones de la administración?

 4 funciones

 3 funciones

 5 funciones
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¿Cuáles son las funciones de la administración

 Organización, dirección, presupuesto y control

 Planificación , organización dirección y control

 Planificación, costos, organización y dirección

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A que se llama administración de bodegas.

 Aquella que se dedica a dictar y aplicar las normas necesarias para la conservación de los
materiales y productos, verificando el cumplimiento de éstas disposiciones al interior de las
bodegas

 Aquella que se dedica a dictar normas necesarias para la conservación de los materiales
y productos.

 Aquella que se dedica a supervisar la conservación de los materiales y productos, al

interior de las bodegas.
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En la Bodega o recinto deberá mantenerse un registro de:

 toda la documentación que sea utilizada para la entrega y recepción de materiales, con el
propósito de mante¬ner un respaldo documentado de todos los movimientos realizados en la
Bodega, para justificar su uso, procedencia o despacho.

 Toda documentación requerida para la contabilidad de la empresa

 Toda la documentación requerida para hacer las compras y no quedar sin mercadería.
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Que tipos de documentos se utilizan normalmente en bodegas.

 Documentos contables de la empresa como libros de compra y venta.

 Órdenes de Compra, Notas de pedido o entregas internos, Guías de despacho, Guías de

devolución, Guías de ingresos, Tarjetas de registro de cada artículo(si las tuviera), Notas o
solicitud de reposición de sus stocks, Notas o Guías de productos dados de baja.

 Todo tipo de documentos mercantiles para chequear el origen y destino de la mercadería.

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Que se entiende por inventarios.

 El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales se

mantienen en un sitio de dispuesto para tal efecto.

 El inventario corresponde al almacenamiento de bienes y productos, los cuales son

modificados para su venta.

 El inventario corresponde al detalle de bienes y productos, los cuales se mantienen en un

sitio de para su posterior despacho.
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