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1. INTRODUCCIÓN
La Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) -
Quinta Edición proporciona las directrices para la dirección de proyectos individuales
y define los conceptos de gestión de proyectos relacionados. También describe la
gestión del ciclo de vida del proyecto y sus procesos relacionados, así como el ciclo
de vida del proyecto.
La Guía del PMBOK® contiene el estándar reconocido a nivel mundial y una guía
para la profesión de dirección de proyectos (que se encuentra en el Anexo A1). Una
norma es un documento formal que describe las normas establecidas, métodos,
procesos y prácticas. Al igual que con otras profesiones, el conocimiento contenido
en esta norma se ha desarrollado a partir de las buenas prácticas reconocidas de los
profesionales de gestión de proyectos que han contribuido al desarrollo de esta
norma.
Las dos primeras secciones de la Guía del PMBOK® proporcionan una introducción a
los conceptos clave en el ámbito de la dirección de proyectos. La Sección 3 resume
los Grupos de Procesos y proporciona una visión general de las interacciones del
proceso entre los diez Áreas de Conocimiento y cinco Grupos de Procesos. Las
secciones 4 a 13 son la guía de los fundamentos para la Dirección de Proyectos.
Estas secciones amplían la información contenida en la norma mediante la
descripción de las entradas y salidas, así como las herramientas y técnicas
utilizadas para dirigir proyectos. El Anexo A1 es el estándar para la dirección de
proyectos y se presentan los procesos, entradas y salidas que se consideran buenas
prácticas en la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo.
1
1.4 Relaciones entre la Gestión del Portafolio, Dirección de Programas,
Dirección de Proyectos y Organización de la Dirección de Proyectos
Además de las normas que establecen pautas para los procesos de la dirección de
proyectos, el Code of Ethics and Professional Conduct del Project Management
Institute [2] sirve de guía a los profesionales de la dirección de proyectos y describe
las expectativas que tienen de sí mismos y de los demás. El Code of Ethics and
Professional Conduct del Project Management Institute precisa las obligaciones
básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad. Requiere que
quienes se desempeñan en este ámbito demuestren compromiso con la conducta
ética y profesional. Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones y
políticas profesionales, y de la organización. Puesto que los profesionales provienen
de culturas y orígenes diversos, el Código de Ética and Conducta Profesional se
aplica a nivel mundial. En el trato con los interesados, los profesionales deben
comprometerse a realizar prácticas justas y honestas, y a mantener relaciones
respetuosas. La aceptación del código es esencial para los directores del proyecto, y
es un requisito para los siguientes exámenes del PMI®:
2
• Practicante Certificado en enfoques Ágiles del PMI (PMI-ACP)®
3
Entre los ejemplos de proyectos se incluyen, pero no se limitan a:
4
Figura 1-1. Interacción entre el Portafolio, Programa, y la Dirección de
Proyectos
1.3 ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requerimientos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas
de los 47 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente, que
conforman los 5 grupos de procesos. Estos 5 grupos de procesos son:
• Iniciación
• Planificación
• Ejecución
• Monitoreo y Control
• Cierre
5
Dirigir un proyecto por lo general implica, pero no está limitado a:
• Identificar requisitos,
• Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los
interesados según se planifica y efectúa el proyecto;
• Crear, mantener y llevar a cabo las comunicaciones entre los interesados que
están activos, eficaces y de naturaleza colaboradores;
• Gestionar los grupos de interés en el cumplimiento de los requisitos del
proyecto y la creación de entregables del proyecto;
• Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan,
entre otros aspectos, con:
o El alcance
o La calidad
o El cronograma
o El presupuesto
o Los recursos, y
o El riesgo
Las circunstancias y características específicas de un proyecto influirán sobre las
restricciones en las que el director del proyecto necesita concentrarse.
La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que
al menos otro se vea afectado. Por ejemplo, un adelanto en el cronograma a
menudo implica aumentar el presupuesto, a fin de añadir recursos adicionales para
completar la misma cantidad de trabajo en menos tiempo. Si no es posible
aumentar el presupuesto, se puede reducir el alcance o la calidad, para entregar un
producto en menos tiempo por el mismo presupuesto. Los interesados en el
proyecto pueden tener opiniones diferentes sobre cuáles son los factores más
importantes, lo que crea un desafío aún mayor. Cambiar los requisitos del proyecto
puede generar riesgos adicionales. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar
la situación y equilibrar las demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
Dada la posibilidad de sufrir cambios, el plan para la dirección del proyecto es
iterativo y su elaboración es gradual a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La
elaboración gradual implica mejorar y detallar constantemente un plan, a medida
que se cuenta con información más detallada y específica, y con estimados más
precisos. La elaboración gradual permite a un equipo de dirección del proyecto
dirigir el proyecto con un mayor nivel de detalle a medida que éste avanza.
1.4 RELACIONES ENTRE LA DIRECCIÓN DEL PORTAFOLIO, DIRECCIÓN DE
PROGRAMAS, DIRECCIÓN DE PROYECTOS Y ORGANIZACIÓN DE LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
Para entender el portafolio, programa y dirección de proyectos, es importante
reconocer las similitudes y diferencias entre estas disciplinas. También es útil para
entender cómo se relacionan con la Organización de la Dirección de Proyectos
6
(OPM). OPM es un marco de ejecución de la estrategia que utiliza la dirección de
proyectos, programas y portafolios, así como la organización de las prácticas que
permiten entregar consistente y predecible estrategia organizativa de producción de
mayor rendimiento, mejores resultados, y una ventaja competitiva sostenible.
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Dirección de Proyectos de la Organización
PROYECTOS PROGRAMAS PORTAFOLIOS
Alcance Los programas tienen un
Los proyectos tienen alcancemayor y Los portafolios tienen un
objetivos definidos. El 1 proporcionan beneficios más alcance de negocio que varía
alcance se elabora considerables. según los objetivos
gradualmente a lo largo del estratégicos de la
ciclo de vida del proyecto. organización.
Dirección/ Los directores del proyecto Los directores del programa Los directores del portafolio
Gestión dirigen al equipo del dirigen al personal del pueden dirigir o coordinar al
proyecto a fin de cumplir programa y a los directores personal de gestión del
con los objetivos del mismo. del proyecto; brindan visión portafolio.
y liderazgo global.
Éxito El éxito se mide por la El éxito se mide por el El éxito se mide en términos
calidad del producto y del grado en que el programa del desempeño total de los
proyecto, la puntualidad, el satisface las necesidades y componentes del portafolio.
cumplimiento con el beneficios que le dieron
presupuesto y el grado de origen.
satisfacción del cliente.
8
1.4.1 Dirección de Programas
Un programa se define como un grupo de proyectos, subprogramas y programas
relacionados y administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control,
que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Los programas pueden
incluir elementos de trabajo relacionados que están fuera del alcance de los
proyectos específicos del programa. Un proyecto puede o no formar parte de un
programa, pero un programa incluye siempre proyectos.
9
asignación de recursos, y que la gestión del portafolio es consistente y alineada con
las estrategias de la organización.
A menudo, los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan
estratégico de una organización. Por lo general, los proyectos se autorizan como
resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:
Hay varios tipos de estructuras de PMO en las organizaciones, cada uno varía en el
grado de control y la influencia que tienen en proyectos dentro de la organización,
tales como:
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sirve como repositorio del proyecto. El grado de control proporcionada por el
PMO es baja.
Una PMO puede tener la autoridad para actuar como un interesado integral y un
tomador de decisiones clave a lo largo de la vida de cada proyecto, para hacer
recomendaciones, o terminar proyectos o tomar otras acciones, según sea
necesario, para mantenerse alineado con los objetivos de negocio. Además, la PMO
puede participar en la selección, la gestión y el despliegue de recursos de proyectos
compartidos o dedicados.
Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los directores del
proyecto de diferentes formas, entre ellas:
11
• El Director del Proyecto se concentra en los objetivos específicos del
proyecto, mientras que la PMO gestiona cambios importantes relativos al
alcance del programa, que pueden considerarse oportunidades potenciales
de alcanzar mejor los objetivos de negocio.
12
o bien mediante la transferencia de recursos de las operaciones al proyecto al inicio
del proyecto.
Las operaciones son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas, con
recursos asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas, según
las normas institucionalizadas, en un ciclo de vida de producto. A diferencia de la
naturaleza permanente de las operaciones, los proyectos son esfuerzos temporales.
• Operadores de planta,
• Vendedores,
• Trabajadores de mantenimiento,
• Trabajadores minoristas,
13
• Gerentes de línea y
• Capacitaciones de funcionarios.
14
1.6 VALOR DEL NEGOCIO
El valor del negocio es un concepto que es único para cada organización. El valor del
negocio se define como el valor total de la empresa, la suma total de todos los
elementos tangibles e intangibles. Ejemplos de elementos tangibles son los activos
monetarios, accesorios, capital contable y de servicios públicos. Ejemplos de
elementos intangibles como la buena voluntad, reconocimiento de marca, beneficio
público, y las marcas. Dependiendo de la organización, el alcance del valor
comercial puede ser a corto, mediano o largo plazo. El valor puede ser creado a
través de la gestión efectiva de las operaciones en curso. Sin embargo, mediante el
uso eficaz del portafolio, el programa y la dirección de proyectos, las organizaciones
tienen la capacidad de emplear procesos confiables y establecidos para cumplir con
los objetivos estratégicos y obtener mayor valor de negocio de sus inversiones en
los proyectos. Si bien no todas las organizaciones son un negocio impulsado, todas
las organizaciones llevan a cabo actividades relacionadas con la empresa. Si una
organización es una agencia gubernamental o una organización sin fines de lucro,
todas las organizaciones se centran en la consecución de valor de negocio de sus
actividades.
La realización exitosa del valor del negocio comienza con la planificación estratégica
integral y la gestión. Estrategia organizativa se puede expresar a través de la misión
y la visión de la organización, incluyendo la orientación a los mercados, la
competencia y otros factores ambientales. Una efectiva estrategia organizacional
proporciona direcciones establecidas para el desarrollo y el crecimiento, además de
indicadores de desempeño para el éxito. Con el fin de cerrar la brecha entre la
estrategia de la organización y realización exitosa del valor comercial, el uso del
portafolio, programa y técnicas de gestión de proyectos es esencial.
15
actividades de dirección de proyectos a través del fortalecimiento facilitadores
organizacionales tales como las prácticas de recursos estructurales, culturales,
tecnológicos y humanos. Mediante la continua realización de alineación estratégica y
optimización de portafolio, la realización de análisis de impacto de negocio y
creación de sólidos facilitadores organizacionales, las organizaciones pueden lograr
transiciones exitosas dentro del portafolio de programas y proyectos de dominios y
lograr una gestión efectiva de inversión y realización de valor del negocio.
16
capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la
personalidad y liderazgo (que proporciona la capacidad de guiar al equipo de
un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se equilibran
las restricciones del mismo).
• Liderazgo,
• Construcción de equipo,
• Motivación,
• Comunicación,
• Influencia,
• Toma de decisiones,
• Negociación,
• Construcción de la confianza,
• Manejo de Conflictos, y
• Entrenamiento.
Las normas de dirección de proyectos no abordan todos los detalles de cada tema.
Esta norma se limita a los proyectos individuales y los procesos de dirección de
proyectos que son generalmente reconocidos como buenas prácticas. Otras normas
pueden ser consultados para obtener información adicional sobre el contexto más
amplio en que los proyectos se llevan a cabo, tales como:
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• La Norma de Gestión de Portafolio [4] se refiere a la gestión de portafolios,
18
La cultura organizacional está conformada por las experiencias comunes de los
miembros de la organización y la mayoría de las organizaciones han desarrollado
culturas únicas a través del tiempo por la práctica y el uso común. Experiencias
comunes incluyen, pero no están limitados a:
• Tolerancia al riesgo;
• Manejo de entornos.
La cultura de la organización es un factor ambiental de la empresa, tal como se
describe en la Sección 2.1.5. Culturas y estilos se aprenden y comparten y pueden
tener una gran influencia en la capacidad de un proyecto para cumplir con sus
objetivos. Un director de proyecto, por tanto, debe entender los diferentes estilos y
culturas organizativas que pueden afectar a un proyecto. El director de proyecto
debe saber que los individuos de la organización son los que toman decisiones o
influyen y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.
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los principales tipos de estructuras de la organización relacionadas con los
proyectos.
Autoridad del Director del Proyecto Baja a Moderada Alta a Casi Total
Baja a Moderada
Alta a Casi Total
Mixta
Quién controla el Presupuesto del Gerente Gerente Director del
Director del Proyecto
Proyecto Funcional Funcional Proyecto
Rol del Director del Proyecto Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación Dedicación
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FIGURA 2-1. Organización Funcional
Las organizaciones matriciales, como se muestra en las Figuras 2-2 a 2-4, reflejan
una combinación de características funcionales y orientadas a proyectos. Las
organizaciones matriciales se pueden clasificar como débil, equilibrada, o fuerte,
dependiendo del nivel relativo de poder e influencia entre los gerentes funcionales y
directores de proyectos. Las organizaciones matriciales débiles mantienen muchas
de las características de una organización funcional, y el rol del director del proyecto
es más bien el de un coordinador o expedidor. Un expedidor del proyecto trabaja
como personal auxiliar y coordinador de comunicaciones. El expedidor no puede
hacer o imponer las decisiones de manera personal. Los coordinadores del proyecto
tienen el poder de tomar algunas decisiones, tienen alguna autoridad, e informa a
un gerente de nivel superior. Las organizaciones matriciales fuertes tienen muchas
de las características de la organización orientada a proyectos, y tiene a un Director
de Proyecto a tiempo completo con considerable autoridad y personal administrativo
a tiempo completo. Mientras la organización matricial equilibrada reconoce la
necesidad de contar con un director del proyecto, no le confiere autoridad plena
sobre el proyecto ni su financiamiento. La Tabla 2- proporciona detalles adicionales
sobre las diferentes estructuras matriciales de la organización.
21
Figura 2-2. Organización Matricial Débil
22
Figura 2-4. Organización Matricial Fuerte
23
Figura 2-5. Organización Orientada a Proyectos
Muchas organizaciones presentan todas estas estructuras a diferentes niveles, como
se muestra en el Figura 2-6 (Organización combinada). Por ejemplo, incluso una
organización fundamentalmente funcional puede crear un equipo del proyecto
especial para gestionar un proyecto crítico. Dicho equipo puede tener muchas de las
características de un equipo del proyecto de una organización orientada a
proyectos. El equipo puede incluir personal dedicado de tiempo completo
procedente de diferentes departamentos funcionales, desarrollar su propio conjunto
de procedimientos operativos y funcionar fuera de la estructura estándar
formalizada de reporte. Además, una organización puede gestionar la mayor parte
de sus proyectos en una matriz sólida, pero permite que los proyectos pequeños
sean administrados por los departamentos funcionales.
24
Figura 2-6. Organización Combinada
25
2.1.4 Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización son los planes, procesos, políticas,
procedimientos y bases de conocimiento específicas y son utilizados por la
organización ejecutante. Estos incluyen cualquier artefacto, práctica, o conocimiento
de cualquiera o de todas las organizaciones involucradas en el proyecto, que se
puede utilizar para llevar a cabo o guiar el proyecto. Los activos de los procesos
incluyen planes formales e informales, procesos, políticas, procedimientos y bases
de conocimiento, específicos y son utilizados por la
organización ejecutante. Los activos de los procesos también incluyen las bases del
conocimiento de la organización, tales como lecciones aprendidas e información
histórica. Los activos de los procesos de la organización pueden incluir horarios
completos, datos de riesgo y los datos obtenidos de valor. Los procesos de los
activos de la organización son entradas a la mayoría de los procesos de
planificación. A lo largo del proyecto, los miembros del equipo del proyecto pueden
actualizar y añadir activos de los procesos de la organización que sean necesarios.
Activos procesos de la organización se pueden agrupar en dos categorías: (1) los
procesos y procedimientos, y (2) la base de conocimientos de la empresa.
2.1.4.1 Procesos y Procedimientos
Los procesos y procedimientos de la organización para realizar el trabajo del
proyecto incluyen, pero no están limitados a:
• Iniciación y Planificación:
o Directrices y criterios para adaptar el conjunto de los procesos y
procedimientos estándares de la organización para satisfacer las necesidades
específicas del proyecto;
26
o Requisitos organizativos de comunicación (por ejemplo, la tecnología de
comunicación específica disponible, medios de comunicación autorizados,
políticas de retención de registros y requisitos de seguridad);
• Cierre:
27
gestión de proyectos, y pueden tener una influencia positiva o negativa en el
resultado.
• Clima político;
28
de interés y el logro de los objetivos organizacionales. El proyecto del gobierno
permite a las organizaciones gestionar de forma coherente los proyectos y
maximizar el valor de los resultados del proyecto y alinear los proyectos con la
estrategia de negocio. Proporciona un marco en el que el director del proyecto y los
patrocinadores pueden tomar decisiones que satisfagan tanto las necesidades y
expectativas de la organización y los objetivos estratégicos o las circunstancias de
dirección siempre que éstas no pueden estar en la alineación.
2.2.1 Interesados del Proyecto
Los interesados incluyen a todos los miembros del equipo del proyecto, así como
todas las entidades interesadas que son internos o externos a la organización. El
equipo del proyecto identifica a los interesados internos y externos, positivos y
negativos, y la realización y asesoramiento de los mismos a fin de determinar las
necesidades del proyecto y las expectativas de todas las partes implicadas. El
director del proyecto debe gestionar las influencias de estos diferentes interesados
en relación con los requisitos del proyecto para asegurar un resultado exitoso. La
Figura 2-7 ilustra la relación entre el proyecto, el equipo del proyecto y los
diferentes interesados.
29
influencia en un proyecto, y equilibrando sus demandas, necesidades y expectativas
son fundamentales para el éxito del proyecto. El no hacerlo puede dar lugar a
retrasos, aumentos de costos, problemas inesperados, y otras consecuencias
negativas, incluyendo la cancelación del proyecto. No hacerlo puede prolongar la
duración y elevar sustancialmente los costos del proyecto. Un ejemplo es el
reconocimiento tardío de que el departamento legal es un interesado significativo, lo
cual trae como resultado retrasos y un incremento en los gastos, debido a los
requisitos legales.
Al igual que los interesados pueden afectar positiva o negativamente a los objetivos
del proyecto, un proyecto puede ser percibido por los interesados como resultados
positivos o negativos. Por ejemplo, los líderes empresariales de una comunidad que
se beneficiarán con un proyecto de expansión industrial a raíz de los beneficios
económicos para la comunidad. Para los interesados con expectativas positivas en el
proyecto, sus intereses serán mejor atendidos si contribuyen al éxito del proyecto.
Los intereses de los interesados negativos se verán mejor atendidos si impiden el
avance del proyecto. Con vistas a intereses negativos los interesados pueden
resultar en un aumento de la probabilidad de fallas, demoras u otras consecuencias
negativas del proyecto.
30
diferentes niveles de clientes. Por ejemplo, los clientes de un nuevo producto
farmacéutico pueden incluir a los doctores que lo recetan, a los pacientes
que lo consumen y a las aseguradoras que pagan por él. En algunas áreas
de aplicación, clientes y usuarios son sinónimos, mientras que en otras,
clientes se refiere a la entidad que adquiere el producto del proyecto y
usuarios hace referencia a aquéllos que usan el producto del proyecto
directamente.
31
gestión del proyecto, mientras que el apoyo y el control del proyecto para la entrega
exitosa. Gobierno del proyecto es un elemento fundamental de cualquier proyecto,
especialmente en proyectos complejos y arriesgados. Proporciona un método
integral y coherente de controlar el proyecto y garantizar su éxito al definir y
documentar y comunicar las prácticas confiables y repetibles del proyecto. Se
incluye un marco para la toma de decisiones del proyecto, definir los roles, las
responsabilidades y la rendición de cuentas para el éxito del proyecto, y determina
la efectividad del director del proyecto. El gobierno del proyecto se define y ajusta
por el contexto más amplio del portafolio, programa u organización que lo patrocina,
pero es independiente del gobierno de la organización.
Para el Gobierno del proyecto, la PMO también pueden jugar un papel decisivo. El
gobierno del proyecto involucra a los interesados, así como las políticas
documentadas, procedimientos y normas; responsabilidades, y autoridades.
Ejemplos de los elementos de un marco de gobierno del proyecto incluyen:
• Proceso para alinear los interesados internos con los requisitos del proceso
del proyecto.
32
2.2.3 Éxito del proyecto
Dado que los proyectos son de naturaleza temporal, el éxito del proyecto se debe
medir en términos de completar el proyecto dentro de los límites de alcance, tiempo,
costo, calidad, recursos y riesgo, aprobados entre los directores del proyecto y la
alta dirección. Para garantizar la consecución de los beneficios del proyecto que se
llevó a cabo, un período de prueba (tal como lanzamiento de un software en los
servicios) puede ser una parte del tiempo total del proyecto antes de entregarlo a
las operaciones permanentes. El éxito del proyecto se refiere a la línea base que fue
aprobada por los interesados autorizados.
• El personal del proyecto. Los miembros del equipo que lleva a cabo el
trabajo de crear los entregables del proyecto.
33
• Vendedores. Los vendedores, también llamados vendedores, proveedores o
contratistas, son compañías externas que hayan suscrito un acuerdo
contractual para proporcionar componentes o servicios necesarios para el
proyecto. El equipo del proyecto a menudo se asigna la responsabilidad de
supervisar el rendimiento y la aceptación de los entregables de los
vendedores o servicios. Si los vendedores tienen una gran proporción de los
riesgos para la entrega de los resultados del proyecto, pueden jugar un
papel importante en el equipo del proyecto.
34
etapas de un proyecto pueden ser considerados como miembro a tiempo parcial del
equipo del proyecto.
Los ciclos de vida del proyecto pueden variar en un rango continuo que va desde las
predicciones o aproximaciones definidas por el plan hacia un final adaptado o control
de cambio de los enfoques basados en el otro. En un ciclo de vida predictivo
(Sección 2.4.2.2), el producto y los resultados finales se definen al inicio del
proyecto y cualquier cambio en el alcance se maneja con cuidado. En un ciclo de
vida de adaptación (Sección 2.4.2.4), el producto es desarrollado a lo largo de
35
múltiples iteraciones y alcance detallado se define para cada iteración como la única
iteración comienza.
• Organización y preparación
La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes
características:
36
• Los niveles de costo y dotación de personal son bajos al inicio del proyecto,
alcanzan su punto máximo según se desarrolla el trabajo y caen
rápidamente cuando el proyecto se acerca al cierre. La figura 2-8 ilustra este
patrón típico.
Dentro del contexto de la estructura genérica del ciclo de vida, un director del
proyecto puede determinar la necesidad de un control más efectivo sobre ciertos
entregables. En particular, los proyectos grandes y complejos pueden requerir este
37
nivel adicional de control. En tales casos, el trabajo desarrollado para cumplir con
los objetivos del proyecto puede verse beneficiado por la división formal en fases.
• El trabajo tiene un enfoque único que difiere del de cualquier otra fase. Esto
involucra a menudo diferentes organizaciones y conjuntos de habilidades.
• El cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del
trabajo producido como el entregable de la fase. La terminación de esta fase
representa un punto natural para re-evaluar el esfuerzo en curso y, en caso
de ser necesario, para cambiar o terminar el proyecto. Estos puntos se
conocen como salidas de fase, hitos, puertas de fase, puntos de decisión,
puertas de etapa o puntos de cancelación.
No existe una manera única de definir la estructura ideal de un proyecto. Aunque las
prácticas comunes de la industria conduzcan con frecuencia a utilizar una estructura
preferida, los proyectos en la misma industria, o incluso dentro de la misma
organización, pueden presentar variaciones significativas. Algunos tendrán solo una
fase, como se muestra en la Figura 2-10. Otros proyectos podrán tener dos o más
fases.
38
Un Enfoque para Dirigir la Instalación de una Red de Telecomunicaciones
Cuando los proyectos constan de varias fases, las fases son parte de un proceso que
generalmente es secuencial, diseñado para asegurar el control apropiado del
proyecto y obtener el producto, servicio o resultado deseado. Sin embargo, en
determinadas situaciones, un proyecto puede beneficiarse mediante la
implementación de fases superpuestas o simultáneas.
39
Un Enfoque para Limpiar un Lugar con Desechos Peligrosos
Desmantelamiento de la Instalación Remoción de Deseen os/ Limpieza Embe ecimiento de Area
Fase de Diseño
Para proyectos con más de una fase, pueden existir diferentes relaciones
(superposición, secuencial, paralelo) entre las fases individuales. Consideraciones
tales como el nivel de control requerido, la eficacia y el grado de incertidumbre
determina la relación que se aplicará entre las fases. Sobre la base de estas
consideraciones, ambas relaciones puede ocurrir entre las diferentes fases de un
mismo proyecto.
40
2.4.2.2 Ciclos de Vida Predictivos
41
de la industria, o cuando un producto es requerido a ser entregado en su totalidad
para tener una apreciación por los grupos de interesados.
Incluso los proyectos con ciclos de vida pueden utilizar el concepto de planificación
gradual, donde generalmente, el Plan de alto nivel está disponible y una
planificación más detallada es ejecutada para tener espacios de tiempo adecuados,
como por ejemplo actividades nuevas de trabajo se abordarán y los recursos
deberán ser asignados.
En la mayoría de los ciclos de vida iterativos, una visión de alto nivel será
desarrollada para la empresa en general, pero el alcance detallado es elaborado de
una iteración a la vez. A menudo la planificación de la siguiente iteración se lleva a
cabo como se desarrollen los trabajos sobre el alcance de la iteración en curso y los
entregables|. El trabajo requerido para un determinado conjunto de entregables
pueden variar en el duración esfuerzo, y el equipo del proyecto puede cambiar entre
las iteraciones o durante las iteraciones. Esos entregables que no se abordan dentro
del alcance de la iteración actual son típicamente abordados sólo en un alto nivel y
puede ser tentativamente asignado a una iteración futura específica. Los cambios en
el alcance de una iteración se manejan cuidadosamente una vez que comience el
trabajo.
42
duración de 2 a 4 semanas) y se fija en el tiempo y el costo. Proyectos adaptativos
en general, realizan varios procesos en cada iteración, aunque las iteraciones
tempranas pueden concentrarse con mayor frecuencia en la planificación de las
actividades.
• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del
proyecto;
• Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos;
43
• Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance, tiempo, costo, calidad,
recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado.
Los procesos del proyecto son ejecutados por el equipo del proyecto y generalmente
se enmarcan en una de las siguientes dos categorías principales:
Los directores del proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada
proceso y sus entradas y salidas y determinar cuáles son aplicables al proyecto en el
que está trabajando. El PMBOK® debe servirles de guía para aquellos procesos que
deben considerar en la dirección de su proyecto. Este esfuerzo se conoce como
adaptación.
La dirección de proyectos es una tarea integradora que requiere que cada proceso
del producto y del proyecto esté alineado y conectado de manera adecuada con los
demás procesos, a fin de facilitar la coordinación. Normalmente, las acciones
tomadas durante un proceso afectan a ese proceso y a otros procesos relacionados.
Por ejemplo, un cambio de alcance afecta generalmente al costo del proyecto, pero
puede no afectar al plan de comunicación o a la calidad del producto. A menudo,
estas interacciones entre procesos requieren efectuar concesiones entre requisitos y
objetivos del proyecto, y las concesiones específicas de desempeño variarán de un
proyecto a otro y de una organización a otra. Una dirección de proyectos exitosa
incluye dirigir activamente estas interacciones a fin de cumplir con los requisitos del
patrocinador, el cliente y los demás interesados. En determinadas
44
circunstancias, será necesario repetir varias veces un proceso o conjunto de
procesos para alcanzar el resultado requerido.
45
Los procesos de la dirección de proyectos se presentan como elementos
diferenciados con interfaces bien definidas. Sin embargo, en la práctica se
superponen e interactúan en formas que aquí no se detallan totalmente. La mayoría
de los profesionales con experiencia en este ámbito reconocen que existe más de
una forma de dirigir un proyecto. Los grupos de procesos requeridos y los procesos
que los constituyen sirven de guía para aplicar conocimientos y habilidades
apropiados en materia de dirección de proyectos durante el proyecto. La aplicación
de los procesos de la dirección de proyectos es iterativa y muchos procesos se
repiten durante el proyecto.
46
v1
47
v1
construcción, prueba, etc., por lo general, todos los grupos de procesos se repetirán
en cada fase o sub-proyecto a lo largo de las líneas que se ha explicado
anteriormente y se ilustra en la Figura 3-2.
48
■ Enunciado del Trabajo del
Proyecto
Iniciador del ■ Caso de Negocio
■ Contrato -
Proyecto o Grupo
Patrocinado del Prucesu .... de '
r Iniciación Documentos
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J ..................> do Ejecución
• Solicitudes de
Cambio
Aprobadas
• Mediciones de
> Control de Calidad
• Producto, Propuestas • Informes de
Servicio o de los Desempeño
Resultado Vendedores * ...............................
final •Adjudicación del ‘Entrega bles Contrato de
• Solicitudes de Cambio ;
Adquisición • Información sobre el Desem peño
tendedores t
del Trabajo *
•Vendedores Seleccionados ;
Grupo
del Proceso
de Cierre -j.....................................
• Entrega bles
Aceptados
• Documentos de
NOTA: Las lineas de puntas más oscuras representan las relaciones entre grupos la
deAdquisición
procesos: las lineas de puntos más daras son
ajenas a los grupos de procesos.
Figura 3-3. Interacciones entre Procesos de la Dirección de Proyectos
49
3.3 GRUPO DEL PROCESO DE INICIACIÓN
El Grupo del Proceso de Iniciación está compuesto por aquellos procesos realizados
para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente,
mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase.
Dentro de los procesos de iniciación, se define el alcance inicial y se comprometen
los recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y
externos que van a interactuar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global
del proyecto. Finalmente, si aún no fue nombrado, se selecciona el director del
proyecto. Esta información se plasma en el acta de constitución del proyecto y
registro de interesados. Cuando el acta de constitución del proyecto recibe
aprobación, el proyecto se considera autorizado oficialmente. Aunque el equipo de
dirección del proyecto pueda colaborar en la redacción de esta acta, la aprobación y
el financiamiento se manejan fuera de los límites del proyecto (Figura 3-4). Un
límite del proyecto se define como el punto en el tiempo que un proyecto o fase del
proyecto está autorizado para su terminación. El propósito fundamental de este
Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del
proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, mostrar cómo su
participación en el proyecto y fases asociadas pueden asegurar que sus expectativas
se cumplan. Estos procesos ayudan a configurar la visión del proyecto, lo que se
necesita para llevar a cabo.
Como parte del Grupo del Proceso de Iniciación, varios proyectos complejos o de
gran tamaño pueden dividirse en fases independientes. En dichos proyectos, los
procesos de iniciación se llevan a cabo en las fases subsiguientes a fin de validar las
decisiones tomadas durante el proceso Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto y el proceso Identificar a los Interesados. Activar los procesos de iniciación
al comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la necesidad de
negocio que el proyecto se comprometió a abordar. Se verifican los criterios de éxito
y se revisan la influencia y los objetivos de los interesados en el proyecto. Se
50
toma entonces una decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender
el proyecto.
Los procesos de iniciación pueden ser realizados por procesos de la organización, del
programa o del portafolio que son ajenos al alcance de control del proyecto. Por
ejemplo, antes de iniciar un proyecto, la necesidad de requisitos de alto nivel puede
documentarse como parte de una iniciativa más amplia de la organización. La
viabilidad de la nueva tarea puede establecerse mediante un proceso de evaluación
de alternativas. Los objetivos del proyecto se describen con claridad, y entre ellos,
las razones por las que un proyecto específico resulta la mejor alternativa para
cumplir los requisitos. La documentación que respalda esta decisión también puede
contener la declaración inicial del alcance del proyecto, los entregables, la duración
del proyecto y una proyección de los recursos para el análisis de inversión de la
organización. Como parte de los procesos de iniciación, se otorga autoridad al
director del proyecto para que utilice recursos de la organización en las actividades
posteriores del proyecto.
51
precisión en cuanto a horarios, costos y recursos necesarios para cumplir con el
alcance del proyecto definido.
Otras interacciones entre los procesos dentro del Grupo del Proceso de Planificación
dependen de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos proyectos, el
riesgo será mínimo o no identificable hasta que se haya realizado la mayor parte de
la planificación. En ese momento, el equipo puede reconocer que las metas con
respecto al cronograma y los costos resultan demasiado agresivas, es decir,
implican un mayor riesgo que el contemplado previamente. Los resultados de las
iteraciones se documentan como actualizaciones al plan para la dirección del
proyecto o a los documentos del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto, los resultados pueden requerir que se actualice la
planificación y que se vuelva a establecer la línea base. Esto puede incluir cambios
en la duración prevista de las actividades, cambios en la disponibilidad y
productividad de recursos, así como en los riesgos no anticipados. Tales variaciones
pueden afectar el plan para la dirección del proyecto o los documentos del proyecto,
y pueden requerir un análisis detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de
proyectos apropiadas. Los resultados del análisis pueden generar solicitudes de
cambio que, en caso de ser aprobadas, podrían modificar el plan para la dirección
del proyecto u otros documentos del proyecto, y requerir posiblemente el
establecimiento de una nueva línea base. Gran parte del presupuesto del proyecto
se utilizará en la realización de los Procesos del Grupo del Proceso de Ejecución.
52
• Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la
dirección del proyecto y la línea base desempeño de ejecución del proyecto, y
El Grupo del Proceso de Cierre está compuesto por aquellos procesos realizados
para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la
dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del
mismo u otras obligaciones contractuales. Este grupo de procesos, una vez
completado, verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de
todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo,
según corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha
finalizado.
Este Grupo de Procesos también crea oficialmente el cierre prematuro del proyecto.
Proyectos cerrados antes de tiempo puede incluir, por ejemplo: proyectos
abortados, proyectos cancelados, y los proyectos que tienen una situación crítica. En
casos específicos, cuando algunos contratos no pueden ser formalmente cerrados
(por ejemplo, reclamaciones, las cláusulas de terminación, etc) o algunas
actividades han de ser transferidos a otras unidades organizativas específicas, de
traspaso de procedimientos pueden ser arreglados y finalizados.
53
• Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de
información para la dirección de proyectos (PMIS) para ser utilizados como
datos históricos
• Llevar a cabo evaluaciones de los miembros del equipo y liberar recursos del
proyecto.
A lo largo del ciclo de vida del proyecto, una cantidad significativa de datos e
información se recoge, analiza, transforma y distribuye en varios formatos a los
miembros del equipo y otros interesados. Los datos del proyecto se recogen como
resultado de varios procesos de ejecución y se comparten dentro del equipo del
proyecto. Los datos recogidos son analizados en su contexto, y se agregan y se
transforma para convertirse en información del proyecto durante varios procesos de
control. La información luego puede ser comunicada verbalmente o se almacena y
distribuye como reportes en varios formatos.
La Figura 3-5 ilustra el flujo de la información del proyecto a través de los distintos
procesos utilizados para la dirección del proyecto.
54
Figura 3-5. Datos del Proyecto, Información e Informe del Flujo
La Guía del PMBOK® define los aspectos importantes de cada área de conocimiento
y cómo se integra con los cinco Grupos de Procesos. Como elementos de soporte,
las Áreas de Conocimiento proporcionan una descripción detallada de las entradas y
55
salidas de proceso junto con una explicación descriptiva de herramientas y técnicas
de uso más frecuente dentro de los procesos de gestión de proyectos para producir
cada resultado. Un diagrama de flujo de datos se proporciona en cada Área de
Conocimiento (secciones 4 a 8). El diagrama de flujo de datos es una representación
de nivel de resumen del proceso de entradas y el proceso de salidas que fluyen a
través de todos los procesos dentro de un área de conocimiento específica (ver la
Figura 3-6 para la leyenda de los datos de diagrama de flujo). Aunque los procesos
se presentan aquí como elementos diferenciados con interfaces bien definidas, en la
práctica son iterativos y pueden superponerse e interactuar de formas que no se
detallan en esta guía.
Conocimiento
Los diagramas de flujo de datos muestran los pasos e interacciones básicos. Son
posibles muchas interacciones adicionales.
56
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
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r ”
Áreas de Grupo del ^
Conocimiento Grupo del Grupo del Grupo del proceso de Grupo del
proceso de proceso de proceso de proceso de
Monitoreo y
Iniciación Planificación Ejecución Cierre
Control
v J V __ ___________ /
V J
4. Gestión de la 4.1 Desarrollar el Acta 4.2 Desarrollar el Plan 4.3 Dirigir y Gestionar el 4.6 Cerrar el Proyecto
Integración del de para la Dirección del Trabajo del Proyecto o Fase
Constitución del Proyecto 4.4 Monitorear y
Proyecto
Proyecto Controlar el Trabajo del
Proyecto
4.5 Realizar el Control
Integrado de Cambios
57
11. Gestión de los 11.6 Controlar los
Riesgos del Riesgos
proyecto
58