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GENERAL
DE LA NACIÓN

CURSO BÁSICO SOBRE

COLOMBIA
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE
ARCHIVO

CONSERVACIÓN
NIVEL I

Libertad y Orden
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GENERAL
DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD
• Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000
COLOMBIA – Título XI. Conservación de Documentos
• Acuerdo 07 de 1994.
– Reglamento General de Archivos
• Acuerdo 11 de 1996.
– Establece criterios de conservación y organización de
documentos
• Acuerdo 047 de 2000
– Acceso a los Documentos de Archivo
• Acuerdo 048 de 2000
Libertad y Orden
– Conservación preventiva, conservación y
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restauración de documentos
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DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD
• Acuerdo 049 de 2000
COLOMBIA
– Condiciones de edificios y locales destinados
a archivos
• Acuerdo 050 de 2000
– Prevención de deterioro de los documentos
de archivo y situaciones de riesgo
• Acuerdo 037 de 2002
– Establece las especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los
servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos
Libertad y Orden de archivo.
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DE LA NACIÓN NORMATIVIDAD
• NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS
COLOMBIA
– NTC 5397:2005. Materiales para documentos de
archivo con soportes en papel. Ccaracterísticas
de calidad.
– NTC 4436:1998. Información y Documentación.
Papel para documentos de Archivo. Requisistos
para la permanencia y durabilidad.
– NTC 2223:1986. Equipos y útiles de oficina. Tinta
líquida para escribir

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DE LA NACIÓN CONCEPTOS
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA Prevención de deterioros manejando el entorno

CONSERVACIÓN
Corrección y estabilización del deterioro

RESTAURACIÓN
Corrección de deterioro
Restitución de valores estéticos

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DE LA NACIÓN
EL PAPEL
• MATERIAL ORGÁNICO, FORMADO POR
COLOMBIA
EL ENTRECRUZAMIENTO DE FIBRAS DE
CELULOSA. (VEGETALES)

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DE LA NACIÓN COMPONENTES PAPEL
• Fibras de celulosa
COLOMBIA
• Cargas
– Aditivos para dar ciertas características:
• Color
• Brillo
• Peso (mayor gramaje)
• Encolante
– Aditivo para mantener fibras unidas y permitir
la escritura
• Animales
• Vegetales
Libertad y Orden
• Sintéticos
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 DETERIORO
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DE LA NACIÓN

COLOMBIA

• Deterioro o alteración:

Es toda modificación en las

características originales de un
documento, ocasionadas por el paso del
tiempo o por algún agente externo o
interno.
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DE LA NACIÓN CAUSAS DE DETERIORO
FACTORES INTERNOS DE ALTERACIÓN
COLOMBIA
Originados por los componentes inestables en el
papel, las tintas y demás materiales sustentados.

FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN

 MEDIO AMBIENTALES
 BIOLÓGICOS
 DESASTRES
 ANTROPOGENICO

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DE LA NACIÓN FACTORES INTERNOS DE ALTERACIÓN

• Naturaleza de las fibras utilizadas en la

COLOMBIA producción del papel. Presencia de pulpas
ácidas, papeles producidos a partir del
reciclaje.
• Encolantes
• Cargas
• Tintas

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DE LA NACIÓN FACTORES INTERNOS DE
ALTERACIÓN
COLOMBIA

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DE LA NACIÓN FACTORES EXTERNOS DE ALTERACIÓN

BIOLÓGICOS DESASTRES
COLOMBIA - Microorganismos
- Incendios
hongos y bacterias
- Moluscos - Terremotos
- Insectos
- Inundaciones
- Roedores
MEDIO AMBIENTALES ANTROPOGENICO
- Temperatura - Vandalismo
- Humedad Relativa
- Depósito
- Luz
- Contaminantes - Mantenimiento
Atmosféricos - Manipulación
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- Polvo
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FACTORES BIOLÓGICOS
• Hongos y Bacterias
COLOMBIA

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FACTORES BIOLÓGICOS
• Insectos
COLOMBIA

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FACTORES BIOLÓGICOS

COLOMBIA

• Roedores y Aves

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DESASTRES
• Incendios – Terremotos - Inundaciones
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FACTORES ANTROPOGÉNICOS

COLOMBIA

• Depósito y
Mantenimiento

• Manipulación

• Vandalismo

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FACTORES ANTROPOGÉNICOS

COLOMBIA

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FACTORES ANTROPOGÉNICOS

COLOMBIA

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DE LA NACIÓN FACTORES MEDIO AMBIENTALES
• HUMEDAD RELATIVA (HR)
COLOMBIA
Es la relación en porcentaje entre la
cantidad de vapor de agua contenida en el
aire (humedad absoluta), y la que existiría
si, a la misma temperatura el aire estuviera
saturado

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DE LA NACIÓN
EFECTOS DEGRADANTES DE LA (HR)

– Oxidación de tintas.
COLOMBIA
– Desgarros.
– Desprendimiento de costuras.
– Manchas de humedad.
– Acidez de los soportes.
– Amarillamiento y deformación del
plano

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DE LA NACIÓN TEMPERATURA

COLOMBIA
NIVEL TÉRMICO DE LOS CUERPOS O
DEL AMBIENTE
• Los depósitos documentales deben
mantenerse a una temperatura
ambiente entre 15 - 20°C y a una
humedad relativa entre 45 - 60% (para
soporte papel)

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DE LA NACIÓN
EFECTOS DEGRADANTES DE LA TEMPERATURA
– Debilitamiento y pulverización de soportes.
COLOMBIA – Oxidación de tintas y soportes
– Aceleración del deterioro biológico
– Deformación de plano.

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LUZ
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DE LA NACIÓN

Forma de energía de singular importancia en el

COLOMBIA
deterioro de los documentos.

– Rayos solares resultan sumamente nocivos.

– Artificial
– Lámpara incandescente (IR)
– Lámpara Fluorescente (U.V.)

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EFECTOS DEGRADANTES DE LA LUZ

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- Foto-oxidación
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- Cambios de coloración de los
soportes y tintas.
- Debilitamiento.
- Soportes quebradizos

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DE LA NACIÓN
CALIDAD DEL AIRE
- Gases agresivos: SO2 (óxido de azufre),
COLOMBIA CO,CO2, NO2 (oxido nitroso).
- Algunos de estos con la humedad causan
graves deterioros al formar compuestos
ácidos

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 EL POLVO
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DE LA NACIÓN

COLOMBIA
• Fuente de suciedad al entrar en contacto con
manos sudorosas y grasa de la piel de los
usuarios, genera manchas de dificil remoción.

• Interactúa con los agentes biodeteriorantes.

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DE LA NACIÓN

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DE LA NACIÓN

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DE LA NACIÓN

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COLOMBIA

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COLOMBIA

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DE LA NACIÓN

COLOMBIA

Libertad y Orden
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GENERAL
DE LA NACIÓN

COLOMBIA

Libertad y Orden
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DE LA NACIÓN

COLOMBIA

Libertad y Orden
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DE LA NACIÓN

COLOMBIA

Libertad y Orden
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
• Conocimiento de factores que determinan
COLOMBIA
la preservación y seguridad de los
documentos
• Implementación de estrategias y procesos
permanentemente
• Con un presupuesto anual basado en el
cubrimiento de prioridades reales
• Con proyectos concretos de trabajo
medibles y cuantificables
Libertad y Orden
• Sensibilización a todo nivel y trabajo en
equipo
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA 1. Inspección y mantenimiento de
instalaciones
2. Control de condiciones ambientales
3. Limpieza
4. Control de plagas
5. Almacenamiento, realmacenamiento,
empaste
6. Primeros auxilios
Libertad y Orden
Ministerio de Cultura
7. Planificación y prevención de desastres
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA 1. INSPECCION Y MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES

- Plano de la edificación y ubicación de áreas

- Identificación de redes de energía y agua
- Determinación de focos de humedad y calor
- Identificación de materiales y estado
- Mantenimiento

Libertad y Orden
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA
2. CONTROL DE CONDICIONES AMBIENTALES
Evaluación del entorno climático y el microclima:
Luxómetro – higrotermógrafo

Medidas correctivas: Filtros de control U.V,

persianas, visillos, humidificador o deshumidificador,
sistema central, ventiladores, angeos

Papel T 15-20ºC - Hr 45 - 60%

Medios magnéticos T14-18ºC - Hr 40 - 50%
Discos ópticos T16-20ºC - Hr 35 - 45%
Libertad y Orden Microfilm T17-20ºC - Hr 30 - 40%
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA EVALUACIÓN
Directa
Luxómetro - higrotermógrafo

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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA 3. LIMPIEZA

- Identificación de fuentes de polvo

- Medidas de seguridad industrial para funcionarios
- Limpieza puntual de polvo, material metálico y
almacenamiento
- Aseo de estantería
- Limpieza de instalaciones
- Establecimiento de cronograma periódico de
limpieza
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA

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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA
- Area con buena ventilación e higiene.
- Uso de mesa lisa , aspiradora, brochas de cerdas finas,
bayetilla o tela de algodón blanca, guantes y
tapabocas.
- La aspiradora se empleará sólo para las áreas externas
de las unidades que posean encuadernación. Nunca
sobre los documentos sueltos
- Brochas de cerda fina, eliminando la suciedad y el
polvo acumulado en la documentación.
- Una vez terminada la limpieza o durante el proceso se
recomienda la eliminación del material metálico.
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA
4. CONTROL DE PLAGAS

• Evaluación de unidades, grados de deterioro y

actividad
• Aislamiento del material
• Tratamiento individual con productos y procesos
técnicos
• Adecuación de condiciones ambientales
• Identificación de entradas de agentes bióticos
• Sistemas de inspección
• Control y erradicación
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA
5. ALMACENAMIENTO,
REALMACENAMIENTO Y EMPASTE

- Evaluación de tipologías y formatos (metros)

- Capacidad y adaptabilidad del mobiliario
- Carpetas y cajas de conservación
- Acciones de limpieza y reparaciones
menores
- Tipos de costura, adhesivos y materiales
- Normalización en el uso de tintas, papel y
Libertad y Orden
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República de
márgenes
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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA

Libertad y Orden
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA 6. PRIMEROS AUXILIOS

- Eliminación de material metálico

- Eliminación de cintas adhesivas
- Unión de rasgaduras
- Recuperación de plano
- Eliminación de dobleces
- Desinfección puntual
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA
CONTROL DE BIODETERIORO POR HONGOS

•Prueba de solubilidad de tintas (papel

absorbente, hisopo, alcohol antiséptico al 70%)
•Verificación de resistencia del soporte
•Tratamiento puntual en la zona
• Adecuación de condiciones ambientales

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DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA

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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA • 7. PREVENCION DE DESASTRES

• Evaluación del panorama de riesgos

Internos – Externos
• Protección contra el agua
• Verificación de sistemas hidráulicos (canales, goteras,
terrazas, ventanas)
• Mantenimiento de canalizaciones, evitar redes de
evacuación o suministro de agua en las placas
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GENERAL
DE LA NACIÓN PROGRAMAS DE
CONSERVACIÓN PREVENTIVA
COLOMBIA • 7. PREVENCION DE DESASTRES

• Salud ocupacional
• Planificación, preparación y recuperación
• Medidas de protección contra el fuego: detectores
de humo o calor, personal de vigilancia sistema de
extinción manuales, puertas corta fuego,
mantenimiento de instalaciones eléctricas, salidas
de emergencia, medidas frente a fumadores, aislar
productos inflamables, control en fotocopiadoras
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GENERAL
DE LA NACIÓN BIBLIOGRAFIA
- Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. AGN
2003
COLOMBIA
- Conservación Preventiva en Archivos. AGN 2009
- Técnicas y Materiales para el Empaste de Documentos
de Archivo. AGN 2009
- Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo.
AGN 2009
- Edificios de Archivo. En Clima Tropical y bajos
recursos. ALA, CIA, AGN. 2003
- Principios para el Cuidado y Manejo de Material de
Bibliotecas. IFLA - DIBAM. 2000
- El Manual de Preservación de Bibliotecas y Archivos
del Northeast Document Conservation Center. DIBAM.
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