Cómo gestionar proyectos exitosos

INSTITUTO DE
ECONOMÍA Y FINANZAS

EXPOSITOR - Pablo Lledó

9 Master of Science en Evaluación de Proyectos, Finanzas e
Inversiones, University of York, Inglaterra
9 Project Management Professional (PMP), Project Management
Institute
9 MBA en Negocios Internacionales, Universitat de Lleida, España
9 Licenciado en Economía, Universidad Nacional de Cuyo (UNC)
9 Profesor de la Universidad de California, Irvine Extension (e-learning)
9 Profesor de Proyectos y Finanzas, ADEN Business School
9 Autor de los libros: “Gestión de Proyectos”, “Claves para el éxito de
los proyectos” y “Administración LEAN de Proyectos”
9 Socio fundador de MasConsulting
9 Consultor de empresas en áreas de Project Management y Valuación
9 Experiencia en Proyectos:
www.masconsulting.com.ar/experiencia.htm

E-mail: plledo@aden.org ; pablolledo@masconsulting.com.ar

Pablo Lledó (PMP) 1

 CONTENIDOS

Definición de éxito
Ejemplos de fracaso
Ciclo de vida del proyecto
Contexto del proyecto
Factores de éxito
Causas de fracaso
Herramientas prácticas
Specialization in Project Management

DEFINICION DE ÉXITO – Harold Kerzner

(1960-85) - calidad!
Estilo de liderazgo autoritario
(85-93) – calidad, tiempos, presupuesto
Estilo de liderazgo participativo / RRHH

(93-HOY) - calidad, tiempo, presupuesto

+ CLIENTE
Conocimiento del negocio, administración de
riesgos, liderazgo integrando equipos,
comunicación, negociación, hacer que las
cosas sucedan!

Pablo Lledó (PMP) 2

 No cumplir con presupuesto

La Opera House en Sydney

Presupuesto inicial = $7 millones

No cumplir con presupuesto y plazo

El túnel bajo el Canal de la Mancha

Presupuesto = $ 7.500 millones y entrega en 1992

Pablo Lledó (PMP) 3

 No cumplir con calidad

Puentes más largos del mundo:

1º - Golden Gate
2º - George Washington
3º - Tacoma Narrows Bridge

Año 1940
PLAZO = OK!
PRESUPUESTO = OK!

Satisfacción del Cliente!

Concorde - 2.200km/hora / 3,45hs para cruzar el Atlántico

Presupuesto = £150 M
Costo = £974 M
Cambios de diseño!

Pablo Lledó (PMP) 4

 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Uso de Recursos / Costos

Implementación
Ejecución

Desarrollo
Planificación Cierre

Concepción Seguimiento y Control

Inicio

Tiempo
¿Dónde se influye más para el éxito del proyecto?

CONTEXTO DEL PROYECTO

Cambio constante de las condiciones

económico-sociales
Avance tecnológico y costos
decrecientes
Intensa competencia en todos los
ámbitos
Información amplia y accesible
Crisis => ¿Fracaso?

Pablo Lledó (PMP) 5

 CONTEXTO - Crisis

La peor crisis de la Historia:

Muchos Fracasos de Proyectos
Proyectos que sobrevivieron
PROYECTOS EXITOSOS
Exportadores
Sustitución de importaciones
Turismo
Negocios Financieros, Amparos
Otras Pymes: educación,
automatización, deporte, etc.

SUERTE Y EXITO

LA BUENA GESTION DEL PROYECTO

ES CAUSAL DE SUERTE!

LA SUERTE ACOMPAÑA AL ÉXITO

DEL PROYECTO!

Pablo Lledó (PMP) 6

 PROYECTOS EXITOSOS
¿Qué tienen en común los proyectos exitosos?

• Definieron una visión-misión

• Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles)
• Implementaron una ESTRATEGIA
• ADMINISTRACION EFICIENTE

Misión
Definir el Plan
Objetivos
problema Estratégico
Metas

FRACASO DE PROYECTOS
Fuente: Standish Group, USA.
9 17 %: proyectos exitosos
9 50% : proyectos con cambios en objetivos
9 33%: proyectos cancelados

Pérdidas: + U$S 80.000 MILLONES

Pablo Lledó (PMP) 7

 RAZONES DE FRACASO
1. Planificación Inadecuada
2. Problemas con Recursos Humanos
3. Controles Inapropiados
4. Factores Externos

FRACASO POR MALA PLANIFICACION

No participan en la planificación los

responsables de implementar las tareas.

No incluir todos los recursos necesarios para

cumplir con los objetivos y alcance.
s

Fo
po

Personas
n
ui

do
Eq

RECURSOS
M

os
at

ci

Tecnología
er

ifi
ia

Ed
le
s

Objetivos o agendas irreales. No

comprender la restricción triple.

Pablo Lledó (PMP) 8

 LA RESTRICCION TRIPLE

Co
po
m

sto
Tie

s
Calidad

Alcance
Quedar bien con todo el mundo => Fracaso
Paradigma: mas rápido, mas barato y mejor!

FRACASO - Mala gestión de RRHH

El rol del administrador del proyecto no está

bien definido. Falla de autoridad.

Falta de comunicación y coordinación para

trabajar en equipo.
Si no comunica sospecharán que no hace nada

Rotación excesiva de personas en las

actividades de trabajo. Menor especialización!
Adam Smith (1776): 1-20 ; 10-48.000

Pablo Lledó (PMP) 9

 FRACASO - Controles inadecuados

No realizar informes de avance periódico.

El administrador del Proyecto pierde la visión

de conjunto al controlar detalles minuciosos.

No comparar el estado del proyecto con el

plan original. Análisis del valor ganado.

ANALISIS DEL VALOR GANADO

Control de Costos
10.000
Presup
9.000
Real
8.000 Trabajado
7.000

6.000

5.000

4.000

3.000

2.000

1.000

0
1 2 3 4 5 6

Pablo Lledó (PMP) 10

 FRACASO - Factores exógenos

Riesgo programático
Originado por factores fuera del
control del administrador.
Riesgo de soporte

Asociado al mantenimiento de
sistemas o procesos

Como mitigarlos => Gestión de Riesgo

“El riesgo no se puede eliminar pero si administrar”

UN MODELO DE ADMINISTRACION
¿PORQUÉ
PORQUÉ UTILIZAR HERRAMIENTAS DE
PROJECT MANAGEMENT?
Aprender los procesos exitosos - PMI
Generar un lenguaje común / fácil
Aplicable en todo contexto
Mayor productividad y eficiencia
Mejorar las chances de proyectos exitosos
Validado en la práctica!

Pablo Lledó (PMP) 11

 AREAS DE CONOCIMIENTO

ADMINISTRACION DE
PROYECTOS

Visión
Alcance
Integral

Tiempos Costos Calidad

Recursos Comunicación Riesgos Abastecimiento

Humanos

HERRAMIENTAS DE GESTION

• Estructura de división del trabajo. Gantt

Pablo Lledó (PMP) 12

 HERRAMIENTAS DE GESTION

• Gestión de tiempos. Ruta crítica

HERRAMIENTAS DE GESTION

• Asignación de recursos

Pablo Lledó (PMP) 13

 GESTION DE PROYECTOS
GESTION TRADICIONAL GESTION EFICIENTE

Improvisación Estrategias y procesos

Unipersonal Equipos comprometidos
Comunicación informal Comunicación efectiva
Cierre – Memoria Lecciones aprendidas
Duplicación / Omisión Distribución efectiva
Riesgos de alto impacto Administración de riesgos
Fuera de presupuesto Eficiencia y control
Fuera de plazo Plazos predecibles
Alto desgaste Calidad de vida

CONCLUSION

ADMINISTRACION PROYECTOS
EFICIENTE EXITOSOS

EMPRESAS
EXITOSAS

¿Estas herramientas son aplicables a mi Empresa?

Todos los grandes alguna vez fueron chicos

Pablo Lledó (PMP) 14

 Cómo eficientizar la
administració
administración de los proyectos

ESPECIALIZACION
EN DIRECCIÓN DE
PROYECTOS
130hs

EVALUACION DE PROYECTOS – 60hs

FORMULACIÓN DE PROYECTOS – 10hs

COSTOS RELEVANTES – 10hs

ESTUDIO DE MERCADO e INGRESOS – 10hs

CRITERIOS DE DECISIÓN – 10hs

ANALISIS DE RIESGO – 10hs

PROYECTOS ESPECIFICOS – 10hs

Pablo Lledó (PMP) 15

 PROJECT MANAGEMENT – 40hs

ALCANCE DEL PROYECTO – 5hs

GESTION DE TIEMPOS Y COSTOS – 5hs

GESTION DE CALIDAD – 5hs

RECURSOS HUMANOS y COMUNICACIONES – 5hs

MICROSOFT PROJECT – 10hs

GESTION DE ABASTECIMIENTO – 5hs

GESTION DE RIESGO – 5hs

MEJORA CONTÍNUA – 30hs

I. LEAN PROJECT MANAGEMENT

Mejorar la eficiencia de tiempos y costos sin bajar calidad
“desperdicios, reuniones, baches, canales de comunicación,
esperas, cadena crítica, priorización

II. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL PROYECTO

Administración de los equipos de trabajo

III. ADMINISTRACIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS

La cadena crítica y de múltiples pequeños proyectos

Pablo Lledó (PMP) 16

 TALLERES PMP

I. 45 HORAS

II. 25 HORAS

EXÁMENES DE SIMULACIÓN

Libro: GESTIÓN DE PROYECTOS (Pearson Prentice Hall)

Autores: Pablo Lledó y Gustavo Rivarola

GRACIAS POR SU ATENCIÓN!

Pablo Lledó

Libro: Gestión de Proyectos (2007)

www.aden.org

Pablo Lledó (PMP) 17