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TRABAJAR EN EQUIPO CON METALIDAD GANADORA

“DELEGACIÓN DE FUNCIONES ADMINISTRATIVAS”

Elaborado por: Félix Campoverde Vélez y Luisa Caviedes Granizo.

La confianzas en si mismo y en la organización, incrementan la Eficacia, Eficiencia

y Efectividad en los procesos empresariales.
El asumir un cargo en cualquier lugar, implica un acto de responsabilidad personal
y de arraigo en el libre albedrío, ya que se deberá responder a los resultados
esperados por quienes depositaron la confianza al delegar tal o cual función, a la
cual estamos comprometidos actuar con transparencia, responsabilidad, ingenio,
confianza, dedicación, humildad, fortaleza y liderazgo en la cadena de los procesos
empresarial, sin dejar de considerar que en la gestión del recurso humano, se la
realiza con el personal colaborador, altamente calificado, capacitado en la sólida
estructura organizacional con recursos tecnológicos adecuados e Instalaciones
funcionales para el excelente desempeño de sus actividades. En este contexto
consideraremos los importantes temas para delegar eficazmente las funciones y
obtener una gestión eficaz. La delegación como definición, es el acto de asignar a
un subordinado la autoridad y la responsabilidad formal para realizar actividades
específicas, exige cambiar no sólo la manera de pensar y de actuar, si no hasta la
forma de querer ya que se debe responder a la visión y misión establecida por la
Junta Directiva de la empresa. El delegar eficazmente permitirá asignar el
trabajo adecuado al nivel de responsabilidad adecuada. Esto beneficiara tanto
a usted como los miembros del equipo, pues recibir una tarea nueva mejora los
conocimientos del que la asume. Además, asegura que el trabajo se efectué a
tiempo y por la persona que tiene la experiencia o el interés en el tema. Cuándo
usted delega, asigna a otro miembro de su equipo no solamente tarea, sin no
además el poder y la autoridad para efectuarlas. Por lo que podemos decir que la
Delegación de Funciones, está relacionada con la planificación y organización, por
una parte y por otra parte con el liderazgo - motivación, control, y resultado de
desempeño, para el mejoramiento continúo. 1.-El temor a delegar ciertas
funciones a trae costo que satisfacciones.- Las funciones no son delegadas por:
Usted es mejor que sus compañeros y no tiene confianzas en sus compañeros
Usted tiene una gran satisfacción de determinar aspectos del trabajo y teme
perderla Tiene la firme convicción de que si no lo hace usted mismo, no estará bien
hecha
¿El asignar y delegar el trabajo es cuestión de confianza?
-Sin duda, que si su equipo tiene una gran carga de trabajo. -¿Qué resolverá usted,
y que encargará a los demás miembros del equipo? Son preguntas que se enmarca
en entre dudas y temores, así como también en el profesionalismos que de adopte.
Antes de delegar debemos hacernos ciertas preguntas:
 ¿Cuál es la necesidad para delegar?
 ¿A que obedece el requerimiento departamental o sección?
 ¿Cuál es el nivel de responsabilidad que se precisa: Temporal o Permanente?
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 ¿Qué medida de control concurrente se tomará y cual será el indicador de

evaluación?
 ¿La persona idónea se encuentra en la empresa y en que departamento o tendrá
que contratarse con que perfil requerido mínimo?
3.-Forma de delegar y consecuencias probables se podría identificar:
1.- Miedo a Delegar
Causas porque no se delega: Miedo a perder el control Porque si la delegación es
exitosa, se comprenderá que el gerente no es indispensable Porque se teme que el
subordinado no cumpla como se espera de él. Porque el gerente es ingenuo y
desconfiado. Consecuencia Probable: El gerente seguirá acumulado de trabajo y
los subordinados no se sentirán motivados, y el crecimiento y desarrollo de éstos
se verá frenado o estancado.
2.- Delegar solo migajas o simples tareas.
Se provoca por el miedo a delegar y en consecuencia probablemente existirá
mínima motivación e iniciativa en el subordinado; como resultado ineficiencia en los
procesos.
3.- Descargar la responsabilidad.
En ocasiones, suele ser una especie de manipulación del gerente sobre el
subordinado para evitar problemas aquél. Consecuencia probable.- El subordinado
se resentirá cuando se dé cuenta, con todos los problemas inherentes a ello.
4.- Delegar responsabilidad.
Pero no autoridad, la cual sabemos debe ir paralela a la responsabilidad
Consecuencia probable.- Frustración y desmoralización en el subordinado, lo que
podría ocasionar conflictos internos.
5.- Delegar en contra del subordinado.
En ocasiones ocurre cuando el subordinado no desea asumir nuevas
responsabilidades o cuando el gerente lo decide apresuradamente para pasar el
mono. Consecuencia probable.- Resentimiento en el subordinado, distanciamiento
entre Jefe subordinado.
6.- Delegar demasiado poder.
Es frecuente en gerentes muy paternalistas, que buscan más el efecto de su gente
que la eficiencia. Consecuencia probable.- Excesiva descentralización como
consecuencia ineficiencia en las acciones y falta de autoridad.
El vuelos de los gansos, el trabajo de las hormigas, el convivir de las ardillas todo
esto expresa el arte de la vida ordinaria saber vivir
7.- El Gerente se comunica mal a sus subordinados.
Consecuencia probable.- Ineficiencia en los procesos y pérdida de recursos
8.- Manipulación ascendente
Cuando el subordinado le devuelve el mono al gerente es decir, le devuelve la
responsabilidad delegada, con el pretexto de que necesita ayuda. Consecuencia
probable.- Posible stress en el gerente, autoridad tambaleante. Por lo expuesto la
delegación de funciones y responsabilidades, no es fácil tarea a desempeñarse
correctamente, por tal motivo se requiere de conocimiento de los procesos
empresariales y del personal con el cual contamos, ya que la motivación y
organización de las energías humanas en pos de los objetivos y metas propuestas
deben estar bien alineadas y comprendidas.
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4.- La ventaja al delegar:

Aumento del tiempo disponible. Facilita la comunicación organizacional Involucra e
identifica a los grupos de trabajo especializándolos. Motiva al trabajador. Desarrolla
la capacidad de los empleados para tomar decisiones y crea cultura de mitigación
de riesgo en los procesos a tiempo, creando responsabilidad organizacional.
5.-Consideraciones para la delegación Eficaz.-
1.Identificar y decidir que actividad es la que se va delegar 2.Seleccionar la persona
que se va delegar 3.Definir previamente el tipo y grado de delegación. 4.En lo
posible debemos delegar en función de objetivos, no de tareas. 5.Capacitar
oportunamente al subordinado 6.Definir los puntos de control 7.Comprobar que el o
los subordinados han comprendido, los objetivos; resultados a conseguirse; normas
y procedimientos; limitaciones y responsabilidades. 8.Conceder la autoridad
correspondiente a la responsabilidad 9.No aceptar la devolución de la
responsabilidad delegada (“Pase del mono…”) 10.Tener presente que toda
delegación incluye un riesgo inherente. 11.Delegar de forma motivadora y
consciente de lo que se quiere alcanzar. No cabe duda que la delegación eficaz
significa que el líder tiene la suficiente confianza en los integrantes de su equipo
para estar seguros de que realizarán la tarea rápida y satisfactoriamente. Cabe
mencionar que el acto de comprometerse genera acuerdos, sobre el respeto, la
honestidad, y la competencia. El primero significa valorar la dignidad humana del
otro; el segundo, actuar.
6.-El trabajo inteligente y creativo
En lugar de intensamente; permite identificar: 1.¿Qué tipo de trabajo es posible
eliminarlo o automatizarlo?; 2.¿Cuáles procesos se deben rediseñar?, 3.¿Qué
actividades es posible delegar? El tiempo que dediquemos a pensar en estos
nuevos enfoques ayudarán en un mejor desempeño con liderazgo.
7.-¿Qué delegar?
Uno de los problemas más comunes en esta elección dentro de la delegación de
funciones sea la comodidad del gerente, ya que se suelen delegar tareas o
actividades incómodas del superior, sin pensar demasiado en el subordinado en sí,
por lo cual identificaremos a continuación los aspectos que se deben tener en
cuenta para delegar: Actividades que algún subordinado las haga mejor o igual que
el jefe. Actividades formativas y que le permita desarrollar habilidades al
subordinado Tarea que aporten experiencia y perfeccionamiento a los demás
Actividades que ayuden a identificar si algún subordinado puede ser promocionado
Actividades para evaluar habilidades prácticas de los subordinados, operaciones
especializadas. Actividades que ocupan al gerente excesivo tiempo y son rutinarias
de taller Poderes de decisión y de firmas (Confianzas) Es necesario tener presente
que:
El superior ayudará el subalterno en su tarea solo en la medida y grado en que éste
sea incapaz de Hacerla
Siendo importante tener el máximo cuidado de no llegar a perderse en las alturas
cuando alguien llega a una jerarquía y se vuelve incompetente habiéndose
desempeñado como subalterno de forma exitosa, por tal razón es importante
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mantener directrices mediante: -Evaluación de desempeño Manuales o descripción

de puestos de trabajo Una vez que el gerente tiene claro cuales actividades debe
delegar a su subordinado el paso siguientes será, definir a la persona a quien se le
delegar la actividad o tarea. Se delega a: Los colaboradores más capacitados Los
subordinados en vías de promoción Los que estén capacitados de llevar el mensaje
a García
El delegar por favoritismo, puede costar mucho por sus errores
.
8.- Formulario para la delegación de funciones
Encargado a:………………………Fecha de
Asignación.:………………………………Plazo:…… Breve descripción de la
tarea:……………………………………………………………………… Comunicación:
Comentario del
Encargado.:…………………………………………………………………………… Área
que debe
aclararse:………………………………………………………………………………
Puntos de
Control.:………………………………………………………………………………………
El primer punto de control será el ______________________________a
las_____________ Fase que debe estar
terminada:…………………………………………………………… Estándar de
desempeño.:………………………………………………………………………………
Fecha en la que se terminó esta
ase………………………………………………………………… Tarea
terminada…………………… Fecha:………………………………………..
Observaciones y
Comentarios:………………………………………………………………
Recomendaciones para que en siguiente asignación esta persona sea más
eficaz……………
9.-Actividades o funciones que no deberíamos delegar.
El establecimiento de objetivos y resultados que deben alcanzarse por la gerencia.
La delegación de las políticas o guía de acciones de personal de cualquier unidad
de la empresa. El liderazgo del grupo ya que el buen líder es el que crea lideres
entre sus seguidores Las actividades ascendentes hacia la alta jerarquía.
10.-¿Cómo delegar con responsabilidad?:
Asegúrese de que las personas elegidas sean capaz de hacer el trabajo. Asegúrese
de que sus instrucciones no solo sean entendidas, sino también aceptadas Cuente
siempre con una buena retroalimentación al asignar tareas, detecte errores ante de
que causen problemas Organice equipos ínter departamentales para abordar tarea
que sobrepasen las fronteras departamentales Establezca puntos de control
Proporcione las herramientas y la autoridad para que se pueda realizar el trabajo
Cuando se enfrente a prioridades en conflicto, reconsidere el orden de importancia.
La diplomacia y el análisis abierto con los participantes ayudará a que se logren
compromisos realizables. Cuando delegue, no abdique
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11.-Los cinco tipos de delegaciones que son factores motivacionales

creciente.
Actividad, Tareas, Funciones Responsabilidad Objetivos Decisión. La delegación de
una tarea es el sencillo paso, por ejemplo: El jefe responsable del editorial de la
revista le dice a un colaborador: “Andrés, llame a las aerolíneas y entérese de
horario, cupos y precio de los vuelos en la ruta Guayaquil- Quito – Guayaquil para
el día viernes próximo. Por lo expuesto, se ha delegado una sencilla actividad para
hacer el subordinado. Las Funciones, por ejemplo Andrés, encárguese usted de
hacer la reservación de vuelo para cincos periodistas en la ruta Guayaquil- Quito –
Guayaquil para el día viernes próximo. Observamos que ya no se delega una tarea,
sino un resultado a obtener, en el que Andrès deberá poner algo de iniciativa, más
motivado, pues se le ha delegado su trabajo con mayor responsabilidad. La
auténtica delegación, pues en ella lo que se transmite sin perderla es la
responsabilidad sobre una gestión, y que debe ir acompañada de una cierta y
paralela autoridad. Para el ejemplo sería: Andrés en vista de su buena gestión, lo
hago responsable de las reservaciones de vuelos del personal
12.-Entre los Beneficios de la delegación de funciones.-
La Delegación facilitara a la Gerencia:
Disponer de más tiempo; sí delega eficientemente. Más dedicación a actividades
más gerenciales; ya que uno de los problemas de los gerentes es querer hacer todo
y mantener bajo control hasta lo menos importante. Trabajar, más relajado para
tomar decisiones; siempre que la delegación de funciones sean oportunamente.
La Delegación permitirá a los subordinados:
Estar Motivados, ya que debe ser una habilidad del gerente y debe estar presente
en todo proceso de delegación para incentivar la colaboración, y dedicación a las
actividades encomendadas, constituyéndose en un reto con responsabilidad.
Emprender nuevos retos y permanecer atento en contribución afianzar y fortalecer
los procesos operativos.
13.-Claves para ejercer el Liderazgo
El tipo de liderazgo que se implemente hará denotar la fortalece organizacional.
1.Calidad 2.Innovación 3.Inspiración 4.Perseverancia 5.Pasión 6.Carácter
7.Carisma 8.Energía y Entusiasmo 9.El líder completo
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14.-Estilos de Dirección.-
Existen grandes empresarios que han tenido éxito en el mundo de los negocios que
afirman, que afirman; cuando más poder tiene un jefe, menos debería utilizarlo, de
ahí que el trabajo de equipo, las sinergias y las jerarquías planas de las empresas
mejor administradas de nuestros días, logran incrementar la productividad
compartiendo el poder. Estas organizaciones tienen más posibilidad de crear ideas
o poder que realmente mejoran la vida colectiva. Los estilos de dirección nos
muestran la panorámica sobre la cual cada estilo tiene su toque al cual por si solo
no funcionan sino de forma combinada situación que expone el profesor Amado
Salgueiro en sus bibliografías de management indica: Estilo participativo, se
comparte la responsabilidad con los subordinados, consultándoles e incluyéndoles
en el equipo que interviene en la toma de decisiones. Estilo Democrático, las
tareas se discuten y determinan en grupo, el jefe sólo orienta y apoya. Plantea
propuestas que pueden ser evaluadas en grupo, el juzgamiento de los trabajos es
objetivo y crean un clima laboral agradable y de confianza, lo que no quiere decir
que sea siempre eficaz. Estilo Autocrático, el superior impone las normas y sus
criterios, estableciendo la estrategia que se van a seguir, planificando y diseñando
el trabajo, y diciendo quién debe hacerlo. No clasifica los procedimientos
posteriores, pero decide las fases de actividad a corto plazo. Estilo Dejar Hacer, el
grupo toma decisiones libremente sin la participación del jefe, con lo que hay una
ausencia de liderazgo. Es el caso del jefe que no ejerce de directivo en ningún plano.
En realidad no dirige. El propio grupo toma las decisiones y el control de los
resultados. Estilo Paternalista, se da prioridad a los intereses personales frente a
las necesidades de la organización. El jefe es quien toma las decisiones sin tener
los demás posibilidades de participación. Establece una actitud protectora con los
subordinados. Se interesa por sus problemas personales y profesionales como un
padre a sus hijos. Aunque les consulta, es él quien toma las decisiones. Estilo
Burocrático; La organización establece una estructura jerárquica y con normas,
bloqueándose la comunicación y estableciéndose unas relaciones donde dichas
normas prevalecen a la persona. El principio fundamental en la Dirección de
Personal, es el de integración, mediante la creación de condiciones que posibiliten
a los miembros de la organización cumplir con los objetivos y encaminando sus
esfuerzos hacia el éxito de la empresa ya que la supervivencia de una empresa
depende de la capacidad de las personas para cooperar en el trabajo, ya que una
empresa es un todo, una estructura integral e interactiva en la que todas las deci-
siones que se toman en unas de sus áreas repercuten, con mayor o menor fuerza,
en todas las demás partes de la estructura de la empresa. Siendo por lo tanto
responsabilidad de todos la atención al cliente interno y externo. Por lo expuesto si
tuviéramos que resumir en una palabra las condiciones que debe existir para que la
delegación se efectúe correctamente y exitosamente, diríamos CONFIANZA. Esta
es la palabra clave en cualquier proceso de este tipo. Siempre debe existir
confianza, pero no en un solo sentido, sino en todos los sentidos es decir: Confianza
de la gerencia en si mismo, que evite cualquier temor ante posibles pérdidas de
control o ante éxito del subordinado. Confianza del Gerente en el desempeño del
subordinado Confianzas del subordinado en su propia valía y capacidad. Confianza
del subordinado en su superior y en las acciones de éste. En ocasiones no será
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posible conseguir todo esto, si no existe comunicación, transparencia y objetivos

concretos concientizados y socializados en consecución de atraer beneficios para
la organización empresarial. “TRABAJAR EN EQUIPO CON METALIDAD
GANADORA ES EL SECRETO.”1

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http://www.zonaeconomica.com/delegacion