UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO EN CAROLINA

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS DE OFICINA

PRONTUARIO

Título : Administración de Documentos

Codificación : SOFI 3210

Créditos : Tres (3) créditos

Horas Contacto : 45 horas por cuatrimestre

Pre-Requisitos : Ninguno

Descripción : Enseñanza de las reglas para ordenar alfabéticamente los

documentos. Estudio de la organización y procedimientos
para archivar según los sistemas alfabético, numérico,
geográfico y por asunto. Adiestramiento en los métodos y
técnicas modernas en la ordenación y control de
documentos: sistemas de cargo, transferencia y eliminación
de documentos, microfilmación y procesamiento de datos.

Objetivos : Al finalizar el estudio de las unidades del curso SOFI 3210,

el/la estudiante:

1. Analizará los principios básicos y procedimientos para el

manejo y control de documentos.

2. Seleccionará eficientemente los procedimientos usando

los sistemas alfabéticos, numéricos, geográficos y por
asuntos.

3. Distinguirá correctamente los métodos para guardar y

acceder documentos.

4. Manejará eficientemente los sistemas de archivo

modernos en cualquier oficina.

5. Aplicará correctamente los principios básicos y

procedimientos para el manejo y control de documentos.

6. Desarrollará al máximo la habilidad para analizar y

clasificar los documentos.
 2

7. Aplicará los procedimientos para archivar en orden

alfabético nombres de individuos y firmas comerciales.

8. Demostrará dominio de los sistemas de archivo y los

procedimientos que se pueden establecer en la oficina
moderna para: clasificar procesar, guardar, conservar y
proteger documentos.

9. Identificará las técnicas modernas de archivo, tales

como: procesamiento electrónico de data,
microfilmación, tecnología de imagen y código de barras
y disco compacto.

10. Mencionará las guías y principios que deben regir la

conducta del profesional que tiene responsabilidad del
manejo de la información.

11. Reconocerá el concepto de inclusión, aceptando y

respetando las diferencias individuales.

Texto: Correa, C. M. & Díaz, A. (2004). Administración

de documentos: Sistemas, procedimientos y
tecnología. México: Mc Graw-Hill.

Bosquejo de contenido y distribución de tiempo

Temas Tiempo

Introducción al curso y Discusión de Prontuario

Parte I- Administración de Documentos: una visión general

I- Capítulo I – Visión General e introducción a la (2hrs)
Administración de Documentos

A. Introducción a la Administración de documentos y su

importancia
B. Retos y oportunidades en la administración de documentos

II- Capítulo II – Aspectos básicos de los sistemas de archivo (2hrs)

A. Sistemas para la clasificación de documentos

B. Ciclos de los documentos y costos del sistema
 3

Temas Tiempo

III- Capítulo III- La ética y las leyes en la administración (2hrs)

de documentos

A. Características del personal de oficina y aspectos éticos

que rigen el manejo de información
B. Disposiciones legales en la administración de documentos

Parte II- Reglas y recursos para el manejo de datos en sistemas manuales y

electrónicos

IV- Capítulo IV- Tarjeteros y formularios: recursos para el manejo de datos

(2 hrs)
A. Tarjetas o fichas de registro
B. Formularios comerciales

V- Capítulo V – Reglas para codificar y alfabetizar nombres de

Individuos (8hrs)

A. Conceptos y aspectos básicos para la aplicación de las

Reglas de archivar
B. Reglas para archivar nombres de individuos
C. Referencias

VI- Capítulo VI – Reglas para codificar y alfabetizar nombres de

Instituciones (4hrs)

A. Reglas para archivar nombres de firmas comerciales,

Instituciones y agencias gubernamentales
B. Referencias

VII- Capítulo VII- Base de datos electrónicas: creación y diseño (5hrs)

A. Base teórica
B. Creación y diseño de la base de datos electrónica
C. Registro, uso y manejo de la información en bases de datos
electrónicas

Parte III – Sistemas, procedimientos y tecnología para el archivo

de correspondencia

VIII- Capítulo VIII – Sistema alfabético (3hrs)

A. El sistema alfabético y la organización del archivo
B. Recibo, procesamiento y archivo de la correspondencia
C. Uso de los colores en el sistema alfabético
 4

Temas Tiempo

IX- Capítulo IX – Sistemas numéricos (4hrs)

A. Usos y ventajas y organización del archivo de

Correspondencia y tarjeteros
B. Organización del archivo numérico de correspondencia
Y de tarjeteros numéricos
C. Sistemas numéricos y de colores para la organización
De los archivos

X- Capítulo X – Sistema geográfico (2hrs)

A. Usos y organización del sistema geográfico

B. Procedimiento al archivar la correspondencia y el
uso de colores

XI- Capítulo XI- Sistemas por asunto (2hrs)

A. Usos y organización del sistema por asunto y pasos al

archivar la correspondencia
B. Uso de códigos numéricos y sistemas de color para
archivar por asunto
C. Archivos cronológicos por asuntos y los archivos personales

XII –Capítulo XII – Sistema electrónico (2 hrs)

A. Organización y localización de los archivos electrónicos

B. Protección de los discos y cómo documentar el sistema
electrónico

Parte IV- Control, transferencia, retención y disposición de documentos

XIII- Capítulo XIII- Control, localización y préstamo de documentos (2hrs)

A. Control de documentos y sistemas de cargo en archivos manuales

B. Control, acceso y localización de documentos en archivos
electrónicos

XIV- Capítulo XIV – Protección, transferencia, almacenaje y

disposición de documentos (2hrs)

A. Retención y medidas de protección para los documentos

B. Equipo y métodos para la transferencia de documentos
C. Almacenaje, localización y disposición de archivos inactivos
 5

Temas Tiempo

XV- Capítulos XV – Equipo y materiales (1hr)

A. Variedad y selección de equipo

B. Materiales y otros accesorios para los archivos
Selección y variedad

Parte V – Evaluación de los sistemas y tecnología de imágenes y de

comunicación

XVI- Capítulos XVI- Tecnología de imágenes y de comunicación en la

Oficina electrónica (2hrs)

Estrategias Instruccionales:

En el curso se utilizan estrategias como: conferencia, discusión, informes

orales, mapas conceptuales, proyectos de investigación, presentaciones
electrónicas, módulo instruccional y uso del internet.

Recursos para el Aprendizaje:

Por ser de naturaleza combinada teórico y práctica, en este curso se

requiere el uso de un salón laboratorio equipado con computadoras y el
programa de aplicación “powerpoint” para crear el portafolio electrónico.

Estrategias de Evaluación:

Durante el cuatrimestre se ofrecerán tres pruebas formales, pruebas

cortas y proyecto asignado a discreción del profesor a cargo. Se requiere
que el estudiante entregue los ejercicios asignados del manual antes de
tomar el examen correspondiente a los capítulos presentados en clase.

Por ciento de peso en la evaluación:

Cuatro Exámenes formales de 100 puntos c/u para un (70%)

Dos Pruebas cortas para un total de 100 puntos para un (20%)
Nota miscelánea (10%)
Total=100%

Actitudes:

El maestro evaluará las actitudes de sus estudiantes tomando en consideración

la iniciativa, cortesía, responsabilidad, tacto, laboriosidad, honradez y otros.
 6

Se realizará evaluación diferenciada a estudiantes con necesidades

especiales.

Sistema de calificación:

El promedio será obtenido dividiendo el total de los puntos acumulados.

La distribución final de las calificaciones será de la siguiente forma:

100 - 90% = A
89 - 80% = B
79 - 70% = C
69 - 60% = D
59% = F
Bibliografía:

Avilés, C., & Martínez, P. (2006). Desorden de déficit de atención (DDAH).

Hato Rey, Puerto Rico: Publicaciones Puertorriqueñas, Inc.

Burton, S. & Shelton, N. (2007). Office procedures for the 21st Century. Upper
Saddle River, N. J.: Prentice Hall PTR.

Cox, J., Frye, C. & Lambert, D. M. (2008). 2007 Microsoft Office System: Step by
step. New York: Microsoft Press.

Fulton – Calkins, P. (2007). Administrative professional: Technology &

procedures. Mason, Ohio: South – Western division of Thompson
Learning, Inc.

Instituto FILIUS. (2006). Programa de computadora open book. [programa de

computadora y manual].

Ley de Ética Gubernamental y Enmiendas 1985-2000- Oficina de Ética

Gubernamental del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

Nieves, R. (2006). Inclusión desde varias perspectivas. Hato Rey, Puerto Rico:
Publicaciones Puertorriqueñas, Inc.

Rain, D. (1999). Microsoft Access 2000. New York: DDC Publishing, Inc.

Records Management Quarterly, (1998). Journal of ARMA International.

Shelly, G. B., Cashman, T. J. & Vermaat, M. E. (2002). Microsoft Office XP.

Mason, Ohio: Thompson Learning.

Thompson Publishing Group. (2007). ADA compliance guide. Washington, D. C.:

Thompson Pub. Group.
 7

Recursos electrónicos

http://www.arma.org

La bibliografía sugerida con anterioridad al 2003 se considera

necesaria debido a la naturaleza del curso.

Ley 51
Los (as) estudiantes que reciban servicios de Rehabilitación
Vocacional deben comunicarse con el (la) profesor (a) al inicio del
cuatrimestre para planificar el acomodo razonable y equipo asistido
necesario. También aquellos estudiantes con necesidades
especiales que requieran de algún equipo de asistencia o acomodo
deben comunicarse con el (la) profesor(a).

Revisado por el Prof. Tomás R. Clemente, marzo 1999/ Prof. Josefina Rodríguez, diciembre
2005/ Prof. Tomás R. Clemente, Dra. Ramonita Román y la Prof. Josefina Rodríguez, diciembre
2007/ Dra. Ramonita Román, septiembre 2008