3.3, SESION 10: REPRESENTACION, DESCRIPCION, ‘SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS PRESENCIALES 3.3.1 Descripci6n de los procesos La descripcién de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y métodos para asegurar que las actividades, que comprende dicho proceso, se lleven a cabo de manera eficaz, al igual que el control del mismo. Esto implica que la descripcién de un proceso se debe centrar en las actividades, asi como en todas aquellas caracteristicas relevantes, que permitan el control de las mismas y la gestidn del proceso. Si se trata de describir actividades, la herramienta es el diagrama de flujo 0 diagrama de proceso. Si se trata de desoribir caracteristicas del proceso, la herramienta utilizada es la ficha de proceso. Para ello, y dado que el enfoque basado en procesos potencia la representacién ‘gréfica, el esquema, que resume la forma de llevar a cabo esta descripcién, lo Podemos apreciar en la figura siguiente. ig PROCESOS DE APOYO = 108? ACTIVIDADES | Cd FICHA DE porate Trt} 20ué actividades se realizan? Cémo es el proceso? Quin realiza las actividades? ‘zCual es su propésito? Cémo se realizan las zCudles son sus IN-OUT? ‘actividades? Qué indicadores se han definido? Formas de describ un prceso3.3.2 Ficha de procesos Una ficha de proceso se puede considerar como un soporte de informacién que pretende recabar todas aquellas caracteristicas relevantes para el control de las actividades definidas en el diagrama, asi como para la gestién del proceso. La informacién a incluir dentro de una ficha de proceso puede ser diversa y deberd ser decidida por la propia organizacién, si bien parece obvio que, al menos, deberia ser la informacién necesaria que permita una adecuada gestién del proceso. 3.3.2.1 Informacién incluida en la ficha de proceso Misién u objeto: es el propésito del proceso. Hay que preguntarse cual es la razon de ser del proceso? Para qué existe el proceso? La misién u objeto debe inspirar los indicadores y la tipologia de resultados que interesa conocer. Propietario del proceso: es la funcién a la que se le asigna la responsabilidad del proceso y, en concreto, que éste obtenga los resultados esperados (objetivos). Es ecesario que tenga capacidad de actuacién y debe liderar el proceso para involucrar y movilizar a los actores que intervienen. Limites de! proceso: estén marcados por las entradas y las salidas, asi como por los. proveedores (quienes dan las entradas) y los clientes (quienes reciben tas salidas) Esto permite reforzar las interrelaciones con el resto de procesos, y es necesario asegurarse de la coherencia con lo definido en el diagrama de proceso y en el propio mapa de procesos, La exhaustividad en la dofinicién de las entradas y salidas dependeré de la importancia de conocer los requisitos para su cumplimiento. Alcance del proceso: aunque deberia estar definido por el propio diagrama de proceso, el alcance pretende establecer la primera (inicio) y la ultima (fin) actividad del proceso, para tener nocién de la extensién de las actividades en la propia ficha. Indicadores del proceso: permiten hacer una medicién y seguimiento de cémo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misién u objeto. Van a permitir conocer la evolucién y las tendencias del proceso, asi como planificar los valores deseados para lo mismo. Variables de control: se refieren a aquellos pardmetros sobre los que se tiene capacidad de actuacién dentro del ambito del proceso (es decir, que el propietario a los actores del proceso pueden modificar) y que pueden alterar ol funcionamiento 0 comportamiento del mismo, y, por tanto, de los indicadores establecidos, Permiten conocer a priori dénde se puede “tocar” para controlarto. Inspecciones: se refieren a las inspecciones sistematicas que se hacen en el émbito del proceso con fines de control de! mismo. Pueden ser inspecciones al final o en el propio proceso. Documentos y/o registros: en concreto, los registros permiten evidenciar la conformidad del proceso y de los productos con los requisitos. Recursos: se pueden reflejar en la ficha (aunque la organizacién puede optar en describirlo en otro soporte) los recursos humanos, la infraestructura y el ambiente de trabajo necesario para ejecular el proceso.En la figura siguiente, se muestra una ficha de proceso, que incluye informacién clave de un proceso de contratacién de personal. TYKATEX Contratacion FP- 004 PROCESO : Contratacion y Capacitacion | PROPIETARIO Jefe de Personal MISION: Asegurarlaidoneiad del personal BOCUMENTACION: teniendo en cuenta sus aptitudes y MANUAL DE habilidades en el puesto ORGANIZACION Y FUNCIONES EMPIEZA: Colocacién de anuncios INCLUYE: Recepcién de referencias , entrevista , evaluaciones y capacitaciones. ALCANCE ‘TERMINA: Contrato laboral ENTRADAS: Postulantes a un puesto de trabajo PROVEEDORES: Bolsas de trabajo SALIDAS: Personal contratado por especialidad CLIENTES: Areas de la planta INSPECCIONES : REGISTROS : Interna: A cargo de la empresa Contratos, Externa: Ministerio de trabajo Inspecciones. VARIABLES DE CONTROL : INDICADORES : = Numero de personas - Capacitacién capacitadas ~ Actualizacién de Curriculum Vitae = Antecedentes policiales - Estado de Salud ‘% de rotacién de personal Numero de contratados Ficha de proceso 3.3.2.2 Diagrama de proceso o de flujo Un diagrama de flujo es una representacién gréfica de todas las actividades involucradas en un proceso 0 en un sub proceso espectfico.