PMI Tour Cono Sur Mendoza 2013

Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.

“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Carlos Zúñiga Silva, PMP

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 Carlos Zúñiga Silva, PMP

• Ingeniero Electrónico – UPAO – Perú, Máster en Telemática – UPC – Barcelona,

España (2004), Cursando el 2° año del MBA – UNMSM – Perú.
• Cuento con 16 años de experiencia en la gestión de proyectos, de los cuales 10
años en el sector energético, en contratos tipo EPC y 06 años en el sector
Oil&Gas.
• Actualmente me despeño como Project Manager en la Compañía Internacional
Honeywell y lidero proyectos en México, Ecuador y Perú para la línea de negocio
Advanced Solutions.
• Líder de Eventos PMI Perú en el 2012

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 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.
“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Definición de parámetros iniciales para la presentación:

• Presentación es desde el punto de vista de contratista o

proveedor de servicios.
• El contratista o proveedor de servicios es una
organización orientada a proyectos
• El cliente tiene una organización matricial y/o funcional
• El administrador de contrato (cliente) tiene dos o mas
funciones.

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 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.
“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Temario:
Organigrama tipo en Proyectos de Automatización
Fases de un Proyecto de Automatización
¿Qué es el Kick Off Meeting?
¿En que ayuda?
¿Y por qué es tan importante?
¿Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM?
¿Qué obtenemos con una buena presentación?
¿Cual es nuestro objetivo principal?
¿Qué tenemos que hacer después del KOM para
lograr un proyecto exitoso?

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 Organigrama Típico para Proyectos de Automatización en
Oil&Gas.

Project Operational Account

Manager Manager

CLIENTE
Project Administrador de
Manager Contrato

PM Project Project
3rd Party Leader Controller

Technical Specialist Specialist Specialist

Leader Engineer 1 Engineer 2 Engineer “n”

Specialist Specialist
Engineer 1 Engineer 2

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 Fases de un Proyecto de Automatización en Soluciones
Avanzadas

KickOff Sw y Hw Sh& DFS Sh&T MAT Sh&T FAT SAT Sh&T Close Out

Planificación Análisis Configuración Implementación Sostener

Sourcing Sw y Hw Show&Tell Session

DFS
Inicio Data Gathering Etapas del proyecto en desarrollo
MAT
Cierre Data Gathering
FAT

SAT

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 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.
“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

¿Qué es el Kick Off Meeting?

Pues esto no es más que una reunión que se tiene con el
Cliente o Administrador de Contrato para:
• Presentación formal de ambos equipos de trabajo
• Revisar la Orden de Compra y/o Contrato
• Definir el Listado de Documentos a entregar y gestionar
• Revisar la Arquitectura del Sistema propuesto
• Definición de Hitos (SW, HW, DFS, MAT, FAT, SAT, AT)
• Entre otros documentos

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¿En que ayuda el KOM?

Conocer personalmente al cliente y generar confianza

Romper la inercia e iniciar formalmente el proyecto.

Definir parámetros iniciales y contractuales

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 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.
“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

¿Y por qué es tan importante?

Porque nos permite generar CONFIANZA.

Que el cliente se sienta que esta en buenas manos y que
nosotros somos su mejor aliado
Los negocios se dan en base a la confianza, si el proyecto
es Exitoso, (se cumple tiempo, costo, alcance y el proyecto
esta satisfecho) la probabilidad de seguir haciendo negocios
es muy alta.

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 Kick Off Meeting en Proyectos de Automatización en Oil&Gas.
“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”
¿ Qué tenemos que hacer para lograr un buen KOM?
 Primero recabar información acerca del cliente a través de los account managers
y/o PM que tuvieron proyectos con dicho cliente. (cultura, tradiciónes, procesos
internos, experiencias con otros proyectos, etc)
 Tener identificado quien será el administrador de contrato (edad, especialidad,
cargo y/o funciones, etc)
 Quienes van a participar en el KOM
 Conocer y cumplir los requisitos de seguridad para ingresar a planta y gestionar el
ingreso con anticipación.
 Definir la fecha del KOM y coordinar detalles técnicos.
 Informar al cliente de la agenda a discutir y el tiempo promedio de duración.
 Tener toda la documentación a presentar en buena forma.
 Revisar detalladamente los documentos y la presentación para que no tenga
errores
 Llevar tarjetas de presentación
 Es decir tenemos que tener todo lo necesario para una buena exposición y lo mas
Importante…..CONOCER A DETALLE EL ALCANCE DEL PROYECTO.

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“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

¿Qué tenemos que hacer después del KOM para lograr un proyecto exitoso?
• Cumplir a cabalidad las acciones y/o compromisos resultantes del KOM en
tiempo y forma.
• Tener un buen seguimiento y control del proyecto,:
• Agendar reuniones internas semanales con el team del proyecto.
• Agendar reunión de seguimiento con el cliente pudiendo ser
semanal/Quincenal/mensual (dependiendo de la envergadura y/o
complejidad del proyecto).
• Agendar reuniones semanales con el Project Controller/Administration para
revisar los números del proyecto y tener una visión global del proyecto en
temas de números.
• Poner sobre la mesa los potenciales problemas y definir las acciones a seguir, ya
sea con el cliente o en interno del proyecto.
• Darle seguimiento y control a las acciones resultantes de las reuniones internas.
• Siempre mantener y/o superar las expectativas del cliente (pero cuidado con
generar costos que impacten al proyecto)…..

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“El principal componente para lograr un proyecto exitoso”

Mantener la
confianza con
el cliente es la
clave del éxito.

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 ¡Muchas Gracias por su atención!
Carlos Zúñiga Silva, PMP
• Email: carlos.zuniga@honeywell.com
• Teléfono: +511 – 4162490
• Móvil: +51 – 943646214

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