Introducción a la Administración

Semana 12 - Sesión 1
 Logro de la sesión: Contenido de la sesión

Al final de la sesión el Sesión 1:

alumno podrá explicar los
fundamentos del control 6.1 Control en las organizaciones
6.1.1 Fundamentos del control
6.1.2 Creación de controles eficaces
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planificación Dirección Control

Organización ▪Motivación
▪Metas ▪Estructura ▪Normas
▪Objetivos ▪Liderazgo ▪ Medidas
▪Administración ▪Comunicación
▪Estrategias de recursos humanos ▪Comparaciones
▪Planes ▪Comportamiento ▪Acción
Individual de grupo
 ACTIVIDAD 1:

• Indique qué entiende por control en el Proceso Administrativo y qué tipo de

controles conoce.
 EL CONTROL

• Es una función administrativa que permite verificar, constatar y medir si la

actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está
cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.
 IMPORTANCIA DEL CONTROL

• Cierra el ciclo de la administración.

• Se efectúa en las demás funciones administrativas. Hay controles en la

planificación, en la organización y en la dirección.

• Mejora la calidad, previene las fallas, las detecta en el proceso o al

finalizar el mismo.

• Facilita la delegación y el trabajo en equipo. El proceso de control permite

que los directivos controlen el avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o iniciativa.
 FUNDAMENTOS DEL CONTROL

• Un control debe ser consistente, usando siempre la misma unidad de

medida.
• Un buen control siempre deja registro histórico impreso para el análisis a
largo plazo.
• El control debe ser económico.
• El control debe señalar tendencias y frecuencias.
• El control efectivo es estratégico, no solo operativo.
• El control efectivo sigue el principio de la excepción.
• Un control efectivo distingue entre síntomas y causas.
• Un control es oportuno y jerárquico.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

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Del equilibrio: De la oportunidad: De los estándares:

A cada grupo debe de El control necesita ser El control no se puede
proporcionarse el grado oportuno, es decir, efectuar si no existen
de control debe aplicarse antes estándares previamente
correspondiente. De la de que se efectúe el fijados. El control será
misma manera la error mejor en tanto mas
autoridad se delega y la precisos y cuantitativos
responsabilidad se sean dichos estándares.
comparte.
 PRINCIPIOS DEL CONTROL

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De las desviaciones: De la costeabilidad:

De los objetivos:
Todas las variaciones El establecimiento de un
Se refiere a que el sistema de control debe
o desviaciones que se justificar el costo que
control existe en
presenten en relación este represente en
función de los objetivos. tiempo y dinero, en
con los planes deben relación con las ventajas
ser analizadas reales que este reporte..
detalladamente.
PRINCIPIOS DEL CONTROL

De excepción: .
El control debe aplicarse,
preferentemente, a las
actividades excepcionales,
a fin de reducir costos y
tiempo, delimitando
adecuadamente que
funciones estratégicas
requieren el control.
P ESTABLECER
R OBJETIVOS Y
O ESTANDARES
DE DESEMPEÑO
C
E
S
O
ADOPTAR LA
EVALUAR EL
D ACCION
DESEMPEÑO
CORRECTIVA
E NECESARIA
ACTUAL

C
O
N
T COMPARAR EL
DESEMPEÑO
R ACTUAL CON LOS
O OBJETIVOS O
ESTANDARES
L
 EL PROCESO DE CONTROL

El PROCESO DE CONTROL es una serie de pasos que nos permiten

implantar y mantener un buen sistema de control.

a) Identificar los puntos estratégicos a controlar.

b) Establecer los Indicadores de control.
c) Determinar la frecuencia del control y medir resultados.
d) Identificar la magnitud del incumplimiento.
e) Tomar las acciones correctivas indispensables.
 EL PROCESO DE CONTROL

a) Identificar los puntos estratégicos a controlar:

Conocer de antemano estos puntos estratégicos permite orientar

mucho mejor los recursos disponibles para la función de control.
 EL PROCESO DE CONTROL

b) Establecer los indicadores de Control:

Contar con medidas que ayuden a comparar resultados. Por ejemplo

las metas mensuales de venta, los estándares esperados de calidad
para un producto.
 EL PROCESO DE CONTROL

c) Determinar la frecuencia del control y medir resultados:

Medir los resultados es tomar en el campo el dato preciso del

avance efectuado en el proceso que está siendo verificado.
 EL PROCESO DE CONTROL

d) Identificar la magnitud del incumplimiento:

Implica comparar el resultado real versus el indicador

esperado.
 EL PROCESO DE CONTROL

e) Tomar las acciones correctivas indispensables:

Consiste en determinar y aplicar las acciones que permitirán

eliminar, minimizar, la ocurrencia de los productos o servicios
defectuosos. Atacar directamente el origen del problema.
 ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTÁNDARES

• Los objetivos son puntos de referencia para el desempeño de una

organización.

• El estándar es un nivel de actividad establecido para servir como modelo

de la evaluación del desempeño organizacional.

• Los estándares definen lo que se debe medir en términos de calidad,

cantidad, tiempo y costo en una organización y cuales son los
instrumentos de medida adecuados.
 TIPOS DE ESTANDARES

NÚMERO DE EMPLEADOS
VOLUMEN DE PRODUCCIÓN
E CANTIDAD VOLUMEN DE VENTAS
PORCENTAJE DE ROTACIÓN DE INVENTARIOS
S
ROTACIÓN DE CAPITAL
T
A ESTÁNDARES DE CALIDAD DE PRODUCCIÓN Y/O SERVICIO
N CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO
D CALIDAD ÍNDICE DE MANTENIMIENTO DE MÁQUINAS Y EQUIPO.
A ATENCIÓN AL CLIENTE
R ASISTENCIA TÉCNICA
E
TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMPLEADOS
S
TIEMPO ESTÁNDAR DE PRODUCCIÓN
D TIEMPO TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS
E: CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL
TIEMPO MEDIO DE CREACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS

COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS

COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO
COSTOS COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL
COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCIÓN
RELACIÓN COSTO-BENEFICIO
 EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL SE MIDE EN:

RENTABILIDAD : Volumen de dinero obtenido.

COMPETITIVIDAD : Éxito de la empresa frente a sus competidores.
EFICIENCIA : Consecución de resultados con el mínimo de recursos
utilizados.
EFICACIA : Consecución de objetivos planeados.
CALIDAD : Adecuación a las especificaciones o requisitos o
superación de ellos.
INNOVACIÓN : Grado en que se mejoran los procesos o métodos.
PRODUCTIVIDAD : Relación entre las salidas y entradas al sistema.
CALIDAD DE VIDA : Aspectos del ambiente físico y psicológico del trabajo.
 ¿QUÉ MEDIR?

• La preocupación principal de las organizaciones se orienta hacia la medición,

evaluación y control de tres aspectos principales:

– RESULTADOS:
• Resultados concretos y finales que se pretenden alcanzar dentro de cierto
periodo.

– DESEMPEÑO:
• Comportamiento o medios instrumentales que se pretenden poner en
práctica.

– FACTORES CRITICOS DEL ÉXITO:

• Es decir, aspectos fundamentales para que la organización sea exitosa en
su resultado y en su desempeño.
 ACTIVIDAD

• Vean el siguiente video:

https://youtu.be/G43ZYG7QOvc

y respondan:

a) ¿Qué tipo de estándar creen que se utilizó en el video?

b) ¿Qué nivel organizacional evaluó el estándar anteriormente indicado?
 CONCLUSIONES

• La organización necesita controles a través de todo su proceso

administrativo.

• Siempre se debe de tener en cuenta los principios de control.

• Para que un proceso de control funcione se debe saber lo que se debe

medir, para ello, previamente se deben establecer los llamados
estándares para que sirvan de guía en la evaluación del desempeño
organizacional.

• Los controles miden los resultados, el desempeño y los factores críticos

de éxito.