MÍNIMOS DE AUDITORÍA LEGAL

Auditoría Interna

ASOCIACIÓN CIVIL DE LIDERAZGO E INTERCAMBIO - AIESEC EN EL

PERÚ

VERSIÓN N° 2: ACTUALIZACIÓN SETIEMBRE 2021

 MÍNIMOS DE AUDITORÍA LEGAL
1. DEFINICIÓN:

La Auditoría Legal es el método por el cual se realiza la revisión de todos los procesos
y documentos relacionados al área Corporativo-Societario, Laboral, Tributario,
Seguridad Social, Propiedad Intelectual, Migratorios y detección de actividades
vulnerables, desde la fecha en que la sociedad se constituyó hasta el momento mismo
en que se solicitó.

Dentro de AIESEC en Perú, tiene como fin prevenir riesgos a fin de no incurrir en
contravenciones, sanciones, infracciones y/o multas; por ende, se reconoce a la
auditoría legal como el proceso de validación de documentación e información que la
organización gestiona para su existencia, como también de los grupos de interés con
los que celebra un vínculo o acuerdo.

De todo acuerdo o vínculo celebrado, deviene una serie de documentos que, para
efectos de cobertura de riesgos, deberán cumplir con el Marco Normativo vigente en
Perú, y en armonía con las Políticas Internas de la Asociación.

2. OBJETIVO
La Auditoría Legal, tiene como objetivo la prevención y mitigación de riesgos legales,
que puedan generar como consecuencia una pérdida de recursos dinerarios o
reputacional a la organización.

3. MARCO NORMATIVO
3.1. Ley N°26497: “Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y
Estado Civil”
3.2. Ley N°27269: “Ley de firmas y certificados digitales”
3.3. Decreto Legislativo N° 1350 Ley de Migraciones.
3.4. Decreto Supremo No 015-98-PCM - Reglamento de Inscripciones del
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
3.5. Decreto Supremo No 052-2008-PCM que aprueba el Reglamento de la
Ley de firmas y certificados digitales.
3.6. Decreto Supremo N° 007-2017-IN: Decreto que aprueba el Reglamento
de la Ley de Migraciones.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA LEGAL

Se define como criterios de Auditoría Legal, a todos aquellos entregables que debe
presentar una Entidad perteneciente a AIESEC en Perú (Oficina Nacional, Comité
Local y Start Ups) al equipo de Auditoría Interna, considerando que dicha información
deberá cumplir con los mínimos solicitados en el presente documento para los
programas correspondientes de OGXs y ICXs.
5. DISPOSICIONES GENERALES
5.1. Los documentos que se solicitan para cada estado del EP/TRAINEE/OPT, deben
encontrarse:
o Vigentes: Que no hayan expirado o llegado a su fecha de caducidad.
o Legibles: Cualquier persona puede distinguir lo expuesto en el
documento.
o Completos: La imagen del documento digitalizado no deberá estar
recortado o cortado.
5.2. Está prohibida la inserción de firmas digitales de aquellas personas naturales
o jurídicas que se disponen a firmar un acuerdo/convenio con AIESEC en Perú,
salvo que se encuentre generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma
Electrónica o haya sido realizada utilizando un certificado emitido por una
Entidad de Certificación Acreditada en cooperación con una entidad de registro o
Verificación Acreditada, a menos que se tratara de la misma entidad con ambas
calidades.
5.3. Todos los documentos deben ser subidos en el espacio correspondiente a cada
perfil y para cada programa, salvo que el equipo de Auditoría Interna (de acuerdo
a lo coordinado/informado por Oficina Nacional) disponga el uso de un nuevo
espacio de trabajo para determinado programa de intercambio.
5.4. Todos los documentos deben estar en formato PDF, subidos en su respectivo
espacio de la plataforma Podio y el archivo debe tener la nomenclatura para
documentos de podio especificada en Disposiciones Generales, por ejemplo:
Documento_Nombre del EP.
5.4.1. Si en caso el equipo de auditoría de ECB (CAT) encuentre algún documento
sin la nomenclatura correcta el documento no será considerado y no se
evaluará en el proceso de auditoría.
5.5. Ninguna entidad debe eliminar los documentos en la plataforma de Podio
desde el día en que culmina el proceso de presentación de auditorías hasta la
fecha en la cual son presentados los resultados de auditoría legal de cada corte.
Solo se permite añadir el documento corregido en el periodo de subsanación de
cada corte sin eliminar el anterior. Para nomenclatura en Podio, deberá ser de
acuerdo al siguiente ejemplo: [SUBS]_Documento_Nombre del EP.
5.5.1. Si en caso el equipo de auditoría de ECB (CAT) evidencie la eliminación de
algún documento en la plataforma de Podio de una entidad, se considerará
como Falta Leve en el proceso de auditoría legal.

5.6. Las imágenes de WhatsApp están prohibidas en la plataforma de Podio y no se

tomarán en cuenta para el proceso de auditoría para fines de observaciones,
subsanaciones y apelaciones. Si en caso dicha evidencia sea el EP el que está
brindando información, las imágenes deben ser subidas en un documento
formato PDF.
5.7. Los correos de observación deben seguir la estructura definida en el apartado
sobre Correos de Observación y serán validados a criterio del Auditor, es decir, las
observaciones (sustentos) que se presenten, no aseguran la aprobación
automática del perfil evaluado.
5.8. Las observaciones que se presenten, deben ser consignadas y descritas por
correo electrónico. No se considerará ninguna observación en la herramienta
legal ni en Podio sino se envió previamente la comunicación al correo:
audit.peru@aiesec.net
5.9. No será considerado ningún tipo de documento adjunto en formato .doc, .ppy, .zip,
.rar o enlace a Google Drive en la plataforma de Podio, correos de observación o
subsanación.
5.10. Los documentos que se adjunten como pruebas de comunicación por medio
un email/ correo electrónico recibido o enviado, y se consideren como prueba de
cumplimiento de algún mínimo legal (o en su defecto en que se intentó
cumplirlo), se deberá seguir el siguiente procedimiento: 1) ingresar al correo
recibido o enviado, 2) seleccionar la opción “Imprimir todo”, 3) en la sección
“Destino”, hacer click en “Cambiar...”, 4) seleccionar “Guardar PDF”, 5) editar el
nombre según la nomenclatura específica para cada documento.
5.11. En caso la Oficina Nacional (MC Perú), delegue el delivery de un pasante y la
subida de documentos respectiva, la Oficina Nacional deberá notificar al equipo
de Auditoría Interna y a la entidad que corresponda como máximo hasta el día 15
o último día de cada mes. Caso contrario, la Oficina Nacional será el
responsable final del orden en la presentación de documentos del pasante,
siendo que el resultado de la evaluación de dicho perfil se promediará con el
resultado de las auditorías que corresponden a la Oficina Nacional para ese
periodo.
5.12. En caso de observaciones cuyo argumento sea un factor externo a la
entidad y no se garantice la subsanación de las mismas de manera certera
dentro del periodo de calificación de cada corte, se calificará con el criterio de
evaluación “No aplica” en el Compliance Matrix que corresponde a dicho
documento hasta su regulación. Se considerará al documento como
“Documento observado” y deberá ser regularizado como máximo hasta el DDL
de subsanaciones pendientes correspondientes al mes de la observación.
5.12.1. Para casos especiales, en caso se requiera una extensión del plazo para
regularizar los “Documentos Observados” se deberá consultar al equipo
de auditoría con el fin de acordar un DDL pertinente. La decisión final
será acorde al criterio del equipo de auditoría de ECB (CAT).
5.12.2. Si en caso no se regularice los documentos en el tiempo acordado se
procederá a sancionar la calificación del criterio del mes que se acuerde
el DDL (inciso 5.13.1)
5.13. Todo documento que contenga espacios para completar deberá contener
toda la información solicitada de manera correcta y completa, es decir, los
datos que solicita el documento deben estar expresos. Ejemplo: Cuando se
solicita nombres completos, se deberán colocar todos los nombres y apellidos
que figuran en su DNI o ID del EP.
5.14. El equipo de auditoría interna también realizará la auditoría física de la
teneduría de Convenios en físico, solicitando el file u objeto donde se
almacenen los documentos de manera aleatoria y sin distinción de jerarquía
organizacional. Es importante indicar que las entidades locales y la nacional
deberán cumplir con la teneduría de documentos no sólo de ICX, sino también
 de OGX. El TL del equipo de auditoría informará vía correo electrónico los
procesos y procedimientos a seguir.
5.15.Con el fin de mitigar riesgos legales no se aceptarán convenios inválidos.
5.16. Si hay EPs que tienen fee gratuito (0 soles) o costo cero, el convenio especial
por ser fee gratuito deberá ser adjuntando perfil de Podio del EP. Este convenio
deberá ser autorizado por el Legal Manager por ser costo cero. En correo de
observación se deberá adjuntar la solicitud del convenio especial a la Legal
Manager.
5.16.1. En caso se tratase de un EP que formó parte de una junta directiva de una
entidad de AIESEC en Perú, aceptará como justificación de voucher
adjuntando el documento de aprobación de su cargo en conformidad del
OD Manager para juntas directivas, al perfil de Podio del EP.
5.16.2. En caso se trate de fee gratuito por otros motivos (eventos como YSF o
RnR por ejemplo), se aceptará como justificación de voucher adjuntando
la conformidad del Vicepresidente Nacional de Finanzas y Legalidad al
perfil de Podio del EP.
5.16.3. De no cumplir con los incisos 5.16.1. y 5.16.2. se calificará con criterio de
evaluación “No” en Compliance Matrix al voucher.

6. AUDITORIA LEGAL PARA LOS PROGRAMAS DE SALIDA (OGXS):

6.1 Estado de APPROVED [APD]
● El equipo de Auditoría Interna considera que el EP siga el siguiente flujo
para esta etapa: Llenado y firma de Convenio de Intercambio previa
realización de contribución económica correspondiente, a fin de garantizar
la conformidad con el contenido de las cláusulas y términos que rigen el
programa en cuestión. Finalmente, hacer seguimiento al envío de imágenes
del Convenio, DNI y Comprobante de pago a la entidad de AIESEC en Perú
que correspondiera (en el caso de los convenios deberá; la entidad
nacional, local o Start UP, es obligatorio mantener en custodia un juego
firmado en original físico).
● En caso la gestión de firmas del convenio se vea demorada,
provisionalmente se puede presentar como evidencia de la lectura de las
condiciones del producto, la conformidad por correo electrónico por parte
del EP. En esta conformidad vía correo electrónico deberá figurar la fecha
de respuesta (que debe ser antecesora y/o igual a la de la fecha de
contribución realizada). Dicho correo electrónico deberá ser el medio de
comunicación formal aceptado por el EP y consignado en la parte
correspondiente dentro del Convenio de Intercambio. Bajo ningún motivo
esta alternativa provisional se puede convertir en permanente; es decir, se
debe regularizar la firma del EP en el Convenio de acuerdo a los plazos que
otorgue el equipo de Auditoría Interna. Al ser una medida provisional, este
documento se calificará con criterio de evaluación “No aplica” y en caso no
se regularice se considerará con Falta Leve y sanción a la calificación del
mes a auditar.
● En caso el equipo de auditoría considere necesario, podrá solicitar en vez
de la conformidad vía electrónica, una Declaración Jurada debidamente
completada y firmada por el EP comprometiéndose a suscribir el contrato.
● El convenio antes de ser firmado deberá ser revisado y/o autorizado por la
Legal Manager con la finalidad que se respeten los mínimos de AEPP y
normas de seguridad de AIESEC.
● El contrato del EP con AIESEC en Perú deberá ser firmado antes de la
aprobación en EXPA, si se encuentra un EP en estado de APD sin tener un
contrato (convenio y/o Adenda) se procederá a sanción por ECB según
violación de Compliance Matrix.

6.1.1. Convenio de Intercambio (contrato EP)

6.1.1.1. Queda prohibido generar convenios con menores de 18 años, en
caso se presente ello, se calificará con criterio de evaluación “No”
en Compliance Matrix (desaprobado) al EP. Además, el caso será
reportado al ECB Chair para tomar las medidas necesarias.
6.1.1.2. El plazo máximo para la realización del proyecto no deberá
exceder de un (1) año desde la firma del convenio según está
estipulado en el cuerpo de dicho documento. Salvo que, por
motivos de fuerza mayor no pueda ser realizado dentro del plazo
indicado, se deberá evaluar el caso y de corresponder firmar una
Adenda (otorgada por el o la Legal Manager) al plazo en cuestión
y realizar el proceso indicado por Oficina Nacional para este
caso.
6.1.1.3. Solo se acepta la versión final y actualizada acorde al monto de
contribución del intercambio y todos los espacios deben estar
completados con la información requerida completa (Ejemplo:
Los datos del EP deben estar completos tal cual aparecen en el
DNI). De no cumplirse este inciso se sancionará con una falta
leve al documento y se calificará al documento con criterio de
evaluación “NO” en Compliance Matrix.
6.1.1.4. El convenio deberá contener en la parte indicada de cada página
la firma del EP lo más parecida posible a su DNI Original, esto
para asegurar la conformidad por parte del EP con todo lo
estipulado en dicho acuerdo. En caso el equipo de auditoría
detecte la inserción o copia de la firma digitalmente se
sancionará con una falta leve al documento y se calificará al
documento con criterio de evaluación “NO” en Compliance
Matrix.

6.1.1.4.1. En caso la firma difiera de la consignada en el DNI de

manera considerable, se solicitará consignar la huella
digital en cada página, o presentar el documento
nuevamente firmado.
6.1.1.4.2. En caso el documento se encuentre observado por motivo
de firmas, se evaluará el convenio sólo si se presenta un
argumento sólido dentro del correo de observaciones que
garantice la subsanación del documento, caso contrario se
considerará con criterio de evaluación “NO” en Compliance
Matrix.
 6.1.1.4.3. En caso el documento de identidad se encuentre en trámite
de renovación o duplicado por pérdida, deterioro o robo y
por ende no pueda validarse la firma, el EP deberá firmar
una declaración jurada donde consigne su firma y huella
para realizar la auditoría del documento. Esta pasará a ser
una subsanación pendiente y se dará seguimiento interno
por el equipo de auditoría, y solo podrá ser regularizada
una vez que se presente el documento de identidad
regularizado o la FICHA RENIEC (si presenta documento
nacional de identidad - DNI) del EP o copia legalizada del
DOI (si presenta documento distinto al DNI) con no más de
30 días desde la legalización. Para cualquiera de las dos
últimas opciones, será necesario que las imágenes de los
documentos sean claras, nítidas y subidas a podio.
6.1.1.5. En caso se detecte una infracción o enmendadura al convenio,
aludiendo el adulterio de este (alguna de sus cláusulas o incisos),
realizado por el EP o por parte de algún miembro de AIESEC en
Perú, ésta se considerará como falta moderada (para el miembro
en cuestión) y corresponde la desaprobación del convenio.
6.1.1.6. En caso el equipo auditor detecte alguna imperfección (hoja rota o
superpuestas) o irregularidad en las escrituras, espacios a llenar o
firma del convenio se considerará el documento invalido y será
desaprobado.
6.1.1.7. Todo convenio, adenda o documento relacionado a este item debe
ser llenado a mano.

6.1.2. Documento Nacional de Identidad – DNI

6.1.2.1. Se deben subir ambas caras del documento a la plataforma y perfil
correspondiente.
6.1.2.2. En caso el documento de identidad se encuentre en trámite de
renovación o duplicado por pérdida, caducidad, deterioro o robo, se
deberá presentar en el correo de observaciones una comunicación del
EP (correo autorizado para comunicaciones formales, el cual figura en
el convenio) indicando la situación por la que no puede presentar las
imágenes de su DNI que cumplan con nuestros lineamientos internos.
Como sustento, el EP deberá adjuntar al correo el ticket que emite el
RENIEC cuando se encuentra en trámite dicho documento. El auditor
deberá validar en la siguiente página el estatus del trámite del DNI del
EP: https://serviciosportal.reniec.gob.pe/cetdnipi/inicio.htm y subir la
imagen al perfil de podio que se encuentra auditando. También se
puede presentar la FICHA RENIEC donde se pueden validar los datos
del EP en vez del ticket que emite el RENIEC para trámites de
renovación o emisión. Además, el EP deberá presentar una Declaración
Jurada para realizar la validación correspondiente de la firma y la
huella digital consignadas en el convenio. En caso se presente un
documento de identidad que no sea DNI, será validado de acuerdo a los
lineamientos descritos en los incisos 6.2.1.2 y 7.2.1.
 6.1.2.3. Se validará nuevamente la firma del EP en el Convenio una vez que se
regularicen las imágenes del DNI (o el documento que
correspondiera) de acuerdo a los incisos pertenecientes al desglose
6.1.1.
6.1.2.4. En caso el documento se encuentre observado, se sancionará al
documento. Solo si se presenta un argumento sólido dentro del
correo de observaciones que garantice la subsanación del documento,
caso contrario se considerará el documento como desaprobado.
6.1.2.5. Caso especial: En caso exista un dictamen a Nivel Nacional donde se
especifique la prórroga de la vigencia del Documento Nacional de
Identidad (DNI) solo por estar vencido, se aceptará el documento
hasta la fecha que se establezca como vigente. Se deberá enviar
correo de observación por ser un caso especial. Para este caso
especial el EP debe enviar un correo electrónico a la entidad en
donde se visualice que se compromete a regularizar su DNI antes de
que la fecha de prórroga se venza. Este correo se acepta como prueba
de su observación.
6.1.2.5.1. Por ser un caso especial, el equipo de auditoría lo tendrá
como observado de manera interna y lo revisará terminado
la fecha de prórroga. En caso no se haya regularizado el DNI
se considerará como una falta leve y se sancionará a la
entidad en la auditoría del mes que se venza la fecha de
prórroga.

6.1.3. Comprobante de Contribución (voucher/comprobante de

pago)

6.1.3.1. El comprobante de contribución debe presentar de manera legible la

fecha, monto del depósito y número de operación.
6.1.3.2. Debe tener consignado o en su defecto se deberá consignar el nombre
completo del EP y su número de DNI.
6.1.3.3. Para las transferencias por Internet se auditará como comprobante
de contribución si se adjunta como documento (formato PDF) los
siguientes casos:
● Se aceptará la captura de pantalla de la transferencia, donde
se identifique la captura de pantalla, el correo del EP (correo
autorizado en el convenio para comunicaciones formales), en
donde se especifique el nombre del EP y número DNI como
mínimo. En caso la captura de la transferencia no contenga la
fecha de operación, se deberá especificar dentro del correo
del EP este dato.
● Se aceptará que el EP pueda imprimir la captura de pantalla
de la transferencia, luego el EP deberá enviar un correo donde
coloque su nombre completo, número de DNI, fecha de la
operación. En caso la impresión de la transferencia no
contenga la fecha de la operación, deberá ser consignado
 también este dato en el correo.
6.1.3.4. Para los pagos efectuados por plataformas online (Ejemplo: VISANET,
CULQI, PAYPAL); no se auditará comprobantes de pago, este
porcentaje será parte del convenio.

6.1.4. Boleta por Concepto de Contribución

6.1.4.1. Se auditará el envío por email de este documento (escaneado o
fotografía) al EP, por lo que debe figurar el nombre o el email
(correo de contacto autorizado y que se estipula en el convenio) del
EP dentro del correo enviado. Copiar en dicho correo, el buzón de
audit.peru@aiesec.net. Se auditará que la boleta esté colgada en el
espacio de podio del EP con la nomenclatura correspondiente.
6.1.4.2. Para los pagos efectuados mediante transferencias interbancarias,
la fecha de solicitud de boleta deberá realizarse con la fecha en que
el dinero ingresó a la cuenta de la Entidad. (Validar horarios de
liquidación de pagos de acuerdo a CIRCULAR NRO.
005-2001-EF/90 - ANEXO 2 del BCR).

Ejemplo: Toda transferencia que haya sido instruida hasta antes de

las 1:00PM, llegará ese mismo día en el transcurso de la tarde a la
cuenta de la Entidad Local (de lunes a viernes). Si la transferencia
ha sido instruida pasada la 1:00PM, el dinero llegará a su cuenta al
día hábil siguiente (si hoy es lunes, llegará el martes; y si hoy es
viernes, llegará el lunes siempre que sea día hábil)

6.2. Estado de REALIZED (RE)

6.2.1. Pasaporte o DNI
6.2.1.1. Se deberán subir ambas caras al podio. En el caso de
pasaporte si en la misma cara están contenidos los datos
relacionados a la identificación del EP y su firma, puede adjuntarse
solo esta cara.
6.2.1.2. Aplicable según sea el caso. Tener en cuenta que actualmente
contamos con los siguientes acuerdos internacionales suscritos en los
que se indica que, para hacer turismo, hay países a los que los
peruanos pueden viajar solo con su DNI:
• Bolivia, Colombia y Ecuador. Gracias a acuerdos de la
Comunidad Andina de Naciones (CAN) que permiten viajar
entre el Perú y estos países sin necesidad de visa ni
pasaporte.
• Argentina, Brasil, Chile, Paraguay, Uruguay y
Venezuela. Gracias a acuerdos bilaterales que exoneran de
usar Pasaporte en viajes de turismo.
Sin embargo, si el país destino lo requiere, será obligatoria la
presentación del pasaporte y se auditará.
6.2.1.2.1. Este inciso es aplicable para solo para los programas de GV
y GT short por ser un periodo menor a 90 días; es decir, se
aceptará el DNI como pasaporte para la auditoría y se
 deberá indicar en el correo de observación el por qué no se
adjunta el pasaporte del EP. Sin embargo, si el EP viaja con
pasaporte se deberá adjuntar dicho documento en el perfil
de podio del EP para ser auditado por el flujo regular.
6.2.1.2.2. Para los programas de GT Medium & Long es obligatorio
que el EP viaje con su Pasaporte, caso contrario se
procederá a sancionar el documento.
6.2.1.3. Para efectos de validación de autenticidad del documento, pueden
utilizar el siguiente enlace:
https://sel.migraciones.gob.pe/servmig- valreg/VerificarPAS En
caso el documento a auditar sea pasaporte, el auditor verificará el
documento en el link antes mencionado.

6.2.2. Pasajes aéreos o terrestres

6.2.2.1. Los documentos presentados deben tener consignados los datos
del EP (Nombre del EP tal y cómo figura en su DNI) y el itinerario
de viaje (escalas internacionales de manera obligatoria y nacionales
de preferencia).
6.2.2.1.1. En caso los pasajes aéreos o terrestres no sean comprados
por el EP; es decir, un tercero realizó la compra del pasaje y
en los mismos se indica el nombre de la tercera persona, el
EP deberá enviar un correo en donde se especifique que él
será la persona que haga uso del pasaje, añadiendo nombre
completo y número de DNI. Para estos casos se deberá
indicar en el correo de observación lo ocurrido, caso
contrario, no se validará el documento.
6.2.2.2. El EP deberá contar tanto con el pasaje de salida como de regreso a
Perú. Si sólo presentara uno de los documentos, no se considerará
como válido, este caso debe ser observado y comunicado al auditor.
6.2.2.3. En caso el EP no cuente con un pasaje de salida/reingreso al país de
origen, se debe adjuntar el argumento sustentando dicha razón. Si
la prueba no es lo suficientemente sólida, no se tomará en
consideración la observación. Se habilita la siguiente opción en caso
no contar con los pasajes: Pueden presentar la cara completa de la
página del pasaporte donde se encuentra el sello de migraciones
por la salida del país de origen o ingreso al país destino en caso no
cuenten con el pasaje de salida del país de origen y viceversa en
caso de no contar con el pasaje de reingreso al país de origen.
6.2.2.4. Solo se considera un pasaje de viaje internacional (ida), en caso se
trate del programa de GT Long.
6.2.2.5. Caso especial: Debido a la coyuntura actual se recomienda que el
medio de salida de Perú (pasajes aéreos, pasajes terrestres) sea uno
que permita que el EP pase previamente por la oficina de migraciones
o cuente con un sello de migraciones, con el fin de evitar
inconvenientes al momento del ingreso de los EPs al país de destino y
evitar irregularidades en el estatus migratorio de los EPs.
6.2.3. VISA
6.2.3.1. Aplicable según sea el caso. El documento subido debe permitir
validar con facilidad los datos del EP, el país que otorga la VISA y la
vigencia de la misma.
6.2.3.2. El plazo de vigencia debe calzar con el plazo de la experiencia o
más. Caso contrario, si la visa será renovable, el equipo de Auditoría
pasará este perfil a una base de seguimiento para que, llegado el
momento se valide la prórroga de la visa correspondiente.

Sugerimos se realice la validación en el siguiente link para validar

plazos y tipos de visa exigidos por los diferentes países:
http://www.rree.gob.pe/documents/paises_que_no_exigen
_visa_a_ p eruanos.pdf
6.2.3.3. En caso el documento se encuentre en trámite y se otorgue un
permiso especial por la embajada correspondiente para validar la
estancia del EP durante su intercambio. Se deberá enviar en el
correo de observación el detalle de los señalado anteriormente
para su evaluación y, en adición a ello, se deberá adjuntar el correo
en el cual el EP se compromete a regularizar el documento a la
brevedad posible. Se realizará el seguimiento correspondiente por
parte del equipo de auditoría.

6.2.4. Carné de Vacunación (COVID-19)

6.2.4.1. Se deberá subir al espacio de podio el carné de vacunación del EP
en formato PDF. El siguiente enlace del Ministerio de Salud permite
acceder al documento correspondiente:
https://gis.minsa.gob.pe/CarneVacunacion/
6.2.4.2. En caso de demora de la solicitud del carné de vacunación del EP a
través del link indicado anteriormente, se aceptará una foto de la
cartilla de vacunación física por ambos lados en formato PDF que
permita evidenciar el cumplimiento de las dos dosis de vacunación.
6.2.4.3. En caso el EP se haya vacunado fuera del territorio nacional, deberá
presentar su cartilla de vacunación en donde se validen las fechas
de aplicación de las dosis completas de la vacuna según sea el caso.
6.2.4.4. El carné de vacunación debe validar que el EP haya recibido las
dosis completas de la vacuna según sea el caso y las regulaciones
establecidas por el gobierno.
6.2.4.5. El EP debe haber recibido la última dosis de la vacuna según sea el
caso, al menos un día antes de la fecha del pasaje de salida de Perú
(Se validará con el documento correspondiente)
6.2.4.6. Se evaluará cada caso particular dependiendo de la disponibilidad
de la vacuna en la región de procedencia del EP (Según su DNI) y el
avance del grupo de vacunación en ésta.
6.2.4.7. En caso un EP no desee vacunarse por decisión propia a pesar de
tener disponible la vacuna para su región y grupo de vacunación,
puede ser cancelado su intercambio si lo solicita el Host Entity o el
 OP del país de destino sin posibilidad a reclamo.
6.2.4.8. En caso el EP no desee vacunarse por un motivo de fuerza mayor,
deberá enviarse un correo por el EP explicando la situación con las
pruebas correspondientes que sustenten su situación. Esta
justificación será evaluada por el equipo de ECB (CAT) para definir si
procede.

7. AUDITORIA LEGAL PARA LOS PROGRAMAS DE ENTRADA (ICXS):

7.1. Estado de OPEN [OPEN/APD]:

El equipo de Auditoría Interna sugiere que el flujo a seguir sea el siguiente: Validar
las condiciones de la oportunidad para determinar qué documento de validación de
cargo hay que solicitar al OPT, solicitar también el DOI del representante que
firmará, y paralelamente solicitar el Convenio a través del flujo regular con la Legal
Manager. Una vez que cuenten con todos los documentos (Doc. De Validación de
Cargo, DOI, y Convenio Firmado), colgarlos en el espacio de auditoría
correspondiente en Podio. Para los OPT que sean entidades educativas, previa
coordinación y evaluación del TL CAT podrán utilizar como documento de
validación de cargo la información de la página:
http://escale.minedu.gob.pe/web/inicio/padron- de-iiee

7.1.1. Convenio
7.2.1.1. El Convenio debe ser la última versión actualizada brindada por el
MC (Oficina Nacional). Para OPT’s que no están constituidos con
RUC jurídico o no son entidades educativas, es decir, donde el
representante es una persona natural (con o sin negocio), de
acuerdo a evaluación por Legal Manager, deberá de manera
adicional adjuntarse una carta de aval.
7.2.1.2. En el caso se utilicen Adendas, deberán ir acompañadas del
convenio de la oportunidad que se hace referencia.
7.2.1.3. Se deben subir todas las páginas del Convenio en un solo archivo en
formato PDF en el espacio de Podio correspondiente. Se aceptará el
documento que se encuentre con la nomenclatura correcta y se
aplicará sanción de no respetar la nomenclatura.
7.2.1.4. El convenio debe contener la firma del representante legal (o la
persona que haga sus veces) en todas las páginas del convenio, de
preferencia en la parte lateral izquierda. La firma deberá ser lo más
parecida posible a la de su Documento Original de Identidad (DNI,
Carné de Extranjería o Pasaporte).
7.2.1.5. No se pueden abrir oportunidades si es que el convenio no ha sido
previamente firmado en todas sus páginas por el representante
legal (o la persona que haga sus veces).
7.2.1.6. En el convenio debe notarse la fecha de firma en que se da la alianza.
7.2.1.7. El convenio debe contener la cuenta bancaria de la entidad, en caso
exista alguna contribución financiera.
7.2.1.8. El documento debe estar completo. En otras palabras, deben figurar
 todas las cláusulas; por lo tanto, al momento de escanear el
documento completo, no se debe cortar ninguna parte del
Convenio.
7.2.1.9. Todos los espacios del convenio deben estar completados con la
información que se requiere.
7.2.1.10. El Convenio debe encontrarse vigente, esto significa, la
alianza todavía rija en base a la cláusula del plazo y la fecha de
firma al momento del APD del pasante o voluntario hasta la fecha
de finalización de la experiencia (Finished).
7.2.1.11. Toda alianza con INABIF debe tener la hoja de acuerdo
temporal hasta que se gestione por completo el Convenio Nacional, los casos
particulares los manejará ECB con MC.
7.2.1.12. En caso se detecte que la cantidad de APD’s en este convenio,
supera el número de oportunidades por las que se firmó el
Convenio, se desaprobará el perfil auditado automáticamente y se
reportará al ECB Chair.
7.2.1.13. En caso se detecte una infracción al convenio (alguna de sus
cláusulas o incisos) por parte de AIESEC, esta es considerada
como falta moderada y corresponde la desaprobación del
convenio con NO.
7.2.1.14. Cartas declaratorias: Solo tendrán vigencia máxima de tres meses,
en caso se solicite alguna carta con mayor duración, se deberá
adjuntar un correo de solicitud a la Oficina Nacional (MCVP CX o
quien haga sus veces, Finanzas y Legalidad, y Legal Manager) con
copia al correo del equipo de Auditoría Interna
(audit.peru@aiesec.net), además de especificarlo en el correo de
observación y en la herramienta para la evaluación en auditorías.
7.2.1.15. Adendas: Deben contener el número específico de EPs, recalcar el
proyecto, el monto de contribución (en caso aplicará), firma del
representante legal (o la persona que hace sus veces) y extensión
de vigencia del Convenio sobre el que se está realizando la adenda.
7.2.1.16. En el caso de los Convenios de PD o aquellos que involucren un
monto ascendente a 1 UIT como contribución, se sugiere que se
realice la toma de firmas a través de Notaría. Previamente se
deberá coordinar que parte y/o en qué porcentaje asumirá los
gastos notariales. El acuerdo al que lleguen deberá estar explícito
como cláusula en el Convenio.
7.2.1.17. En caso se soliciten convenios especiales, estos deberán ser
autorizados y emitidos por la Legal Manager vía email. Se deberá
enviar lo indicado en el correo de observación adjuntando como
prueba la autorización del convenio especial por la Legal Manager,
caso contrario se procederá a considerar como invalido dicho
documento.
7.2.1.18. Para casos excepcionales 6que requieran uso de un documento
especial, estos deberán ser solicitados por correo al área de
legalidad de AIESEC en Perú. El/la MC VP F&L y la/el Legal
Manager deberán autorizar y/o aprobar dicho documento
 especial. La entidad que recurra al uso de un caso excepcional
deberá enviar un correo de observación adjuntando las pruebas
de la aprobación, caso contrario se procederá a considerar como
invalido dicho documento.
7.2.1.19. Se debe subir el convenio editado (Template) que se imprimirá
para la firma. Se debe subir a Podio tanto el editable en formato
Word, como en formato PDF, con la nomenclatura:
Convenio_Template_Nombre del OPT

7.2.2. Documento Original de Identidad de Representante de OPT

7.2.2.1. Se deben subir ambas caras del documento original de identidad
del representante que firmará (DNI, CE, Pasaporte) en el espacio de
Podio donde se carga el Convenio.
7.2.2.2. El documento debe encontrarse vigente y las imágenes deberán ser
claras para poder validar la información y firma.
7.2.2.3. En caso el documento de identidad se encuentre en trámite de
renovación o duplicado por pérdida, caducidad, deterioro o robo, se
deberá presentar en el correo de observaciones una comunicación
del Representante legal indicando la situación por la que no puede
presentar las imágenes de su DNI que cumplan con nuestros
lineamientos internos. El representante legal deberá presentar una
Declaración Jurada para realizar la validación correspondiente de la
firma y la huella digital consignadas en el convenio. En caso se
presente un documento de identidad que no sea DNI, será validado
de acuerdo a los lineamientos descritos en los incisos 6.2.1.2 y
7.2.1.

7.2.2.4. Si de acuerdo a lo dispuesto por la Oficina Nacional (Legal

Manager), es necesario que la suscripción del Convenio cuente con
avales, se deberá adjuntar la imagen del DNI del aval (o avales) para
certificar que la firma se encuentra conforme.

7.2.3. Documento de validación de cargo de representante de OPT

7.2.3.1. En caso de que el OPT cuente con RUC de persona jurídica o esté
constituido por una persona natural (con o sin negocio), se deberá
adjuntar el documento de validación de cargo con la nomenclatura
correcta. El documento que se presentará dependerá del programa
(IGV o IGTe), nro. de voluntarios/pasantes por los que se está
suscribiendo el Convenio, si es un Convenio remunerado o no.
7.2.3.2. En caso de que el OPT sea un Colegio o entidad de educación
regulada por MINEDU, presentar el registro del Director o persona
que firma y hace sus veces o el documento donde conste que cuenta
oficialmente con dicho cargo o el oficio de comunicación de UGEL
afirmando que tiene conocimiento de nombramiento del director.
En el caso de directores o representantes de entidades educativas,
deberán colocar también su sello en la última página.
 De manera opcional para los OPT que sean entidades educativas,
previa coordinación y evaluación del TL podrán utilizar como
documento de validación de cargo la información de la página:
http://escale.minedu.gob.pe/web/inicio/padron-de-iiee

7.2.3.3. En caso de OPT’s que no estén constituidos jurídicamente con RUC

de empresa, sino con RUC de persona natural, o sólo persona
natural será necesario presentar la carta de aval correspondiente
de acuerdo a las condiciones brindadas y autorizadas por la Legal
Manager.

Para que una entidad pueda abrir oportunidades en el portal de EXPA será
necesario contar previamente con:
1.- El Convenio Firmado por el representante del OPT (y carta de Aval en caso
corresponda) y representante de la Asociación colgado en el espacio de
auditoría correspondiente en Podio, 2.- Contar con el Visto Bueno del TL del
CAT y el ECB Chair a la entidad manifestado en el perfil de Podio a auditar,
como comentario (“APROBADO”).
7.1.1. Se sugiere que sea el MCVPS ICXs/ OPERACIONES quien solicite vía
correo electrónico la relación de perfiles que desean sean revisados,
caso contrario esto puede ser solicitado por la entidad local vía correo
electrónico al buzón de audit.peru@aiesec.net.
7.1.2. Se podrán abrir las oportunidades en EXPA si y sólo si se cuenta con la
firma del representante del OPT.
7.1.2.1. Solo en casos especiales se considerará la regularización de la firma
del representante legal de la Asociación (OPT) si la entidad adjunta
al perfil de podio del OPT una Carta de Compromiso del
representante legal del OPT donde se especifique la fecha de
regularización de su firma. Se deberá enviar correo de observación
explicando el caso.
7.1.2.2. Esta Carta de Compromiso deberá ser aceptada y autorizada por la
Legal manager vía email. Se deberá adjuntar la autorización por
parte de la Legal Manager como prueba de su observación, caso
contrario no se validará su observación y se sancionará como
documento invalido.
7.1.2.3. Se entiende que el documento de Carta de Compromiso no
reemplaza al convenio, por lo que si no se regulariza en la fecha
indicada se sancionará a la entidad como una falta moderada.
7.1.2.4. El equipo de auditoría evaluará la observación y quedará a criterio
de la TL CAT aceptar o no el caso especial en caso no se adjunte lo
solicitado.
7.1.3. El Auditor validará en el Convenio los proyectos por los que se está
suscribiendo el Convenio, como también la cantidad de voluntarios
asignadas a cada uno para llevar un Control Interno.
7.1.4. En caso se renueven oportunidades con OPT antiguos se deben aplicar
los nuevos requerimientos expuestos en los mínimos vigentes.
7.1.5. Se sancionará a la entidad si tiene oportunidades abiertas en EXPA sin
 firma de convenio.

7.2.4. Factura por Concepto de Contribución del OP (OPEN & APD)

7.2.4.1. Debe subirse a Podio la factura correspondiente al pago del OPT
siguiendo el plan de pagos acordado según el convenio vigente.
7.2.4.2. El monto debe coincidir con los montos acordados en el plan de
pagos del convenio vigente.
7.2.4.3. Debe encontrarse la factura correspondiente al pago por el OPEN y
APD.
7.2.4.4. La factura debe ser enviada al correo del OP ubicada en el convenio
con copia a audit.peru@aiesec.net y encontrarse en Podio el correo de envío.

7.2. Estado de RELIZED [RE]:

7.3.1. Boleta por Concepto de Contribución del EP (TN Fee)
7.3.1.1. Este entregable es solo aplicable para el programa de iGV.
7.3.1.2. Se auditará el envío por email de este documento (escaneado o
fotografía) al EP.
7.3.1.3. En el contenido del correo debe figurar el nombre del EP. Además
debe ser enviado al correo encriptado del EP y al correo ubicado en
el memodeal.
7.3.1.4. Poner en copia a audit.peru@aiesec.net. Se auditará que la boleta
esté colgada en el espacio de podio del EP con la nomenclatura
correspondiente, así como el correo subido en Podio.
7.3.1.5. Para los pagos efectuados mediante transferencias interbancarias,
Paypal u otro medio de pago por aplicativo, la fecha de solicitud de
boleta deberá realizarse con la fecha en que el dinero ingresó a la
cuenta de la Entidad. (Validar horarios de liquidación de pagos de
acuerdo a CIRCULAR NRO. 005-2001-EF/90 - ANEXO 2 del BCR).

Ejemplo: Toda transferencia que haya sido instruida hasta antes de

las 1:00PM, llegará ese mismo día en el transcurso de la tarde a la
cuenta de la Entidad Local (de lunes a viernes). Si la transferencia
ha sido instruida pasada la 1:00PM, el dinero llegará a su cuenta al
día hábil siguiente (si hoy es lunes, llegará el martes; y si hoy es
viernes, llegará el lunes siempre que sea día hábil)

7.3.2. Pasaporte, Carné de Extranjería o DOI*

7.3.2.1. Para todos los efectos, el documento que se presente deberá
encontrarse vigente, nítido y completo.
7.3.2.2. Aplicable según sea el caso. Se deben subir ambas caras. Se validará
la originalidad del Carné de extranjería a través del siguiente link
(el auditor legal deberá subir a podio el print de la validación):
https://sel.migraciones.gob.pe/servmig-valreg/VerificarCE
7.3.2.3. Tener en cuenta que actualmente contamos con los siguientes
acuerdos internacionales suscritos (*) en los que se indica que, para
 hacer turismo, hay países con los que solo se puede viajar con DOI
del país:
• Bolivia, Colombia y Ecuador. Gracias a acuerdos de la
Comunidad Andina de Naciones (CAN) que permiten viajar
entre el Perú y estos países sin necesidad de visa ni
pasaporte.
• Argentina, Brasil, Chile, Paraguay, Uruguay y
Venezuela. Gracias a acuerdos bilaterales que exoneran de
usar Pasaporte en viajes de turismo.
7.3.2.4. Sin embargo, si el país destino lo requiere, será obligatoria la
presentación del pasaporte.

7.3.3. Visa
7.3.3.1. Aplicable según sea el caso. En el documento se debe notar
claramente los datos del voluntario/pasante, el país que otorga la
VISA, la vigencia de la misma y los datos del voluntario/pasante.

7.3.4. Carta de Invitación

7.3.4.1. Debe ser la versión actual manejada y enviada por la oficina
nacional tanto para IGT como IGV.
7.3.4.2. Debe consignar los datos del pasante/voluntario, y demás datos
correctamente llenados.

7.3.5. Hoja de declaración (Memodeal)

7.3.5.1. Se debe subir el documento completo; en otras palabras, debe subir
las hojas completas.
7.3.5.2. Deben de estar todas las hojas firmadas por el pasante/voluntario,
y dicha firma debe ser lo más parecida posible al documento de
identidad presentado.
7.3.5.3. Todos los datos deben estar completos, no deben quedar espacios
de datos sin llenar. (Ejemplo: Los datos del trainee deben estar
completos de acuerdo al DOI).
7.3.5.4. Debe ser la última versión vigente enviada por la oficina nacional.

7.3.6. Pasajes aéreos o terrestres

7.3.6.1. Debe de figurar la fecha de ida y regreso en los pasajes. En caso el

pasante/voluntario esté viajando en calidad de turista, el intervalo
de tiempo entre sus pasajes de entrada y salida del país no deberán
sobrepasar el plazo máximo de 90 días, salvo que cuente con VISA o
un documento en el que la entidad supervisora emita y consigne la
aceptación de la prórroga de su periodo de estadía en calidad de
turista.
7.3.6.2. En caso de no contar con los pasajes de entrada al país, se aceptará
la siguiente opción: Pueden presentar la cara completa de la página
del pasaporte donde se encuentra el sello de migraciones por la
entrada al país destino.
 7.3.6.3. En caso el pasante/voluntario no presente su pasaje de salida del
país, deberá presentar una declaración jurada en la que se
compromete con abandonar el país en un plazo no mayor al
máximo aceptado en calidad de turista, y en la que se deslinda de
responsabilidades a AIESEC en Perú de no cumplir con lo indicado.
Dicha carta deberá ser legalizada notarialmente (opcional).
7.3.6.4. Deben notarse los datos del pasante/voluntario en los pasajes
presentados y el itinerario del viaje (en caso de viaje internacional)
7.3.6.5. En caso de oportunidades de GT que tengan duración de seis (6)
meses a un (1) año, se evaluará solo el pasaje de ida (ingreso) al
país destino.

7.3.7. Carné de Vacunación

7.3.7.1. Se deberá subir al espacio de podio el carné o cartilla de vacunación
del EP en formato PDF. El documento debe validar las fechas de
aplicación de las dosis completas de la vacuna según sea el caso y
las regulaciones establecidas por el gobierno del país de
procedencia del EP
7.3.7.2. El EP debe haber recibido la última dosis de la vacuna según sea el
caso, al menos un día antes de la fecha del pasaje de ingreso al Perú
(Se validará con el documento correspondiente)
7.3.7.3. Se evaluará cada caso dependiendo de la disponibilidad de la
vacuna y el avance de los grupos de vacunación en el país de origen
del EP.
7.3.7.4. En caso un EP no desee vacunarse por decisión propia a pesar de
tener disponible la vacuna para su país de origen y grupo de
vacunación, puede ser cancelado su intercambio si lo solicita el
Sending Entity o OP de Perú sin posibilidad a reclamo.
7.3.7.5. En caso el EP no desee vacunarse por un motivo de fuerza mayor,
deberá enviarse un correo por el EP explicando la situación con las
pruebas correspondientes que sustenten su situación. Esta
justificación será evaluada por el equipo de ECB (CAT) para definir
si procede.

7.3.8. Declaración Jurada de Familia Host

7.3.8.1. Es el convenio de acuerdo que el/la representante legal de la
familia o del alojamiento firma con AIESEC Perú, en donde se
compromete a cumplir con los lineamientos
7.3.8.2. En el documento deben notarse los datos del representante legal de
la familia o del alojamiento en donde se hospedará el EP durante su
experiencia.
7.3.8.3. Deben llenar todos los espacios en blanco del documento.
7.3.8.4. Este documento debe ser firmado una semana antes de la llegada
del EP a Perú.
7.3.8.5. La firma debe ser clara y nítida.
7.3.9. Documento de Oportunidad
7.3.9.1. Es el convenio de acuerdo del OPT con el pasante sobre JDs,
remuneraciones, entre otros (Ejemplo: El Contrato de Trabajo que
firma con la empresa).
7.3.9.2. Es el convenio de prácticas profesionales.
7.3.9.3. Documento de oportunidad solo es auditable para IGT.
7.3.9.4. Este documento debe ser firmado por ambas partes (OPT y
PASANTE)

7.3.10. Factura por Concepto de Contribución del OP (Realized)

7.3.10.1. Debe subirse a Podio la factura correspondiente al pago del
OPT siguiendo el plan de pagos acordado según el convenio vigente.
7.3.10.2. 7.2.4.2. El monto debe coincidir con los montos acordados en
el plan de pagos del convenio vigente.
7.3.10.3. 7.2.4.3. Debe encontrarse la factura correspondiente al pago
por el RE.
7.3.10.4. 7.2.4.4. La factura debe ser enviada al correo del OP ubicada en
el convenio con copia a audit.peru@aiesec.net y encontrarse enPodio
el correo de envío