TEMA II : FUNDAMENTOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

CONTENIDO
1. FASE DEL DESARROLLO DE PROYECTOS, (INICIO, FACTIBILIDAD,
PLANEACION Y DISEÑO, DESARROLLO Y ENTREGA O TERMINO).
2. EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE UN PROYECTO (CVP)
3. CUALIDADES DE UN LIDER O GERENTE DE PROYECTOS
4. EL ROL FUNDAMENTAL DEL LIDER DE PROYECTO.
5. EL ENTORNO MUNDIAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Las empresas se preocupan excesivamente por
encontrar una aplicación software para la gestión de
proyectos buena, bonita y barata.
Desde mi punto de vista este es un enfoque erróneo, ya
que antes de elegir una herramienta software para la
gestión de proyectos es necesario definir e
institucionalizar el proceso de trabajo que permita
optimizar el desarrollo de proyectos.
La mejor aplicación software no sirve de nada si no se
dispone de un procedimiento de trabajo bien definido. Sin
embargo, con una aplicación ordinaria y una buena
metodología de gestión de proyectos se pueden
conseguir grandes resultados en el desarrollo de
proyectos.
Generalmente, cuando planteamos la necesidad de
definir un proceso metodológico, las empresas se echan
a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de
escasa utilidad para su organización.
Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y
sus trabajadores ejecutan procesos diariamente, aunque
no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse a
pensar como realizan las tareas diarias, unificar las
mejores prácticas y plasmarlas en un documento de
obligado cumplimiento para todo el personal.

Fases de desarrollo de proyectos.

1. Análisis de viabilidad del proyecto

Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo
es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho
proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede
tener más problemas que beneficios a la hora de realizar
un proyecto.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las
siguientes actividades:
 Creación del registro de seguimiento en la
herramienta de gestión de la empresa.
 Análisis previo del alcance del proyecto.
 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
 Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y
calidad.
Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no
existen motivos iniciales para no abordar el proyecto,
podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar

El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle
posible las tareas a realizary los recursos
necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un
error de cálculo en esta fase puede ser muy dañino para
la empresa.
Las actividades clave en esta etapa son:
 Análisis del alcance del proyecto.
 Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y
recursos.
 Definición del plan de proyecto.
 Negociación del contrato.
Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse
en un contrato que recoja todos los términos del
acuerdo.

3. Ejecución del proyecto

La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las
empresas despliegan todo donde menos problemas
suelen encontrar.
Las actividades principales de esta etapa son:
 Establecimiento del entorno de trabajo.
 Asignación de las tareas planificadas a los recursos
disponibles.
 Ejecución de las tareas planificadas.
 Gestión de las peticiones de cambio.
De forma paralela a esta fase, es necesario realizar
un seguimiento y control del proyecto que velará por el
cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo
realizado. De manera que se detecten las desviaciones
antes de que se conviertan en un problema para el éxito
del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo

Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una
de las más importantes para el éxito del proyecto.
En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de
actividades:
 Seguimiento de tareas e hitos planificados.
 Gestión de entregables (incluido control de la
calidad).
 Gestión de incidencias.
 Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto

El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de
control para verificar que no quedan cabos sueltos antes
de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele
ejecutarse a través de un checklist o lista de control.
Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:
 Cierre formal del proyecto por parte de todos los
actores involucrados en el proyecto (stakeholders).
  Realización del backup del proyecto.
 Análisis de los resultados con respecto a las
estimaciones iniciales.
 Actualización de la base de conocimiento con todo
lo aprendido.

Ciclo de vida de un proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es el conjunto de fases en las que se organiza

un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Una fase es un conjunto de
actividades del proyecto relacionadas entre sí y que, en general, finaliza con
la entrega de un producto parcial o completo. Hay proyectos sencillos que
sólo requieren de una fase, y otros de gran complejidad que requieren un
importante número de fases y sub-fases.

ITM Platform te permite reutilizar y adaptar los ciclos de vida más adecuados
con plantillas de proyecto, pruebalo ahora gratuitamente.

El ciclo de vida de cada proyecto está definido por el modelo de fases que se
utilice y este suele estar determinado por la organización, la industria o,
incluso, la tecnología empleada en el proyecto. No es posible determinar de
forma genérica las fases de todos los tipos de proyecto, aunque en ocasiones
se hace referencia a una estructura genérica del ciclo de vida que se compone
de las fases de:

• Inicio del proyecto,

• Organización y preparación,
 • Ejecución del trabajo y cierre del proyecto.

Esta estructura genérica del ciclo de vida no debe confundirse con los Grupos
de Procesos de la Dirección de Proyectos definidos en PMBOK. La estructura
genérica del ciclo de vida del proyecto es un modelo genérico sobre la
organización de las fases del proyecto y no la organización de procesos
establecido por el PMI. Tampoco debe confundirse con el ciclo de vida del
producto sobre el que se está realizando el proyecto. Este es un modelo
genérico de ciclo de vida que puede ser utilizado como referencia,
especialmente cuando se quiere comunicar la evolución del proyecto a
personas poco habituadas a este tipo de gestión.

En la práctica no existe una única organización de fases ideal que se pueda

aplicar a todos los tipos de proyectos. Aunque existan modelos habituales en
algunas industrias, los proyectos pueden presentar variaciones muy
significativas. Algunos proyectos tendrán una sola fase, otros, en cambio,
pueden constar de dos, tres, cuatro o más fases.

Independientemente de la cantidad de fases que compongan un proyecto,

todas ellas poseen características similares:

• Cada fase está focalizada en un trabajo concreto.

• Las fases suelen tener como objetivo el disponer de un

entregable que debe estar disponible al finalizar la fase.

• El cierre de una fase termina con la revisión del entregable y, en

ocasiones, con la aprobación de esa entrega.

Las organizaciones y las diferentes metodologías e industrias han ido

definiendo modelos más o menos estándar de ciclo de vida del proyecto. Esta
estandarización convive con la necesaria adaptación que a cada proyecto
realiza cada equipo. El ciclo de vida depende en gran medida de la naturaleza
del proyecto específico y del estilo del equipo del proyecto o de la
organización. Para realizar una correcta gestión entre los estándares
establecidos y la necesaria adaptación a las necesidades concretas de cada
proyecto, las organizaciones utilizan herramientas como ITM Platform que
permiten reutilizar y adaptar los ciclos de vida más adecuados por medio de
plantillas o proyectos base, con estructuras concretas de fases de proyecto, a
modo de referencia

Cualidades de un gerente de proyecto

1. Buen comunicador. Los gerentes de proyecto deben ser

buenos comunicadores. La falta de comunicación puede dar
lugar a mensajes distorsionados o malentendidos, sobre todo
cuando los equipos son grandes y/o se encuentran distribuidos
en diversos sitios. Por lo tanto, los gerentes de proyectos tienen
que ser cautos y transmitir mensajes a sus compañeros de una
manera que no los distraiga de alcanzar sus objetivos.
2. Habilidades efectivas de liderazgo. También deben hacer
frente a equipos con diferentes ámbitos laborales. Por lo tanto,
es imperativo para ellos motivar a los empleados y ajustar el
rendimiento del equipo para lograr los objetivos de la
organización a través de diferentes estilos de liderazgo.
3. Tomador de buenas decisiones. Están en condiciones de
tomar innumerables decisiones que ayudarán a definir el camino
del proyecto. Una decisión equivocada puede poner en peligro
fácilmente todo el proyecto. Por lo tanto, tiene que ser capaz de
pensar con rapidez y reaccionar de manera decisiva.
4. Tener una visión o imagen clara de las cosas. Cultivar una
visión clara sobre el proyecto y desarrollar una "misión
impulsada" por el psique. A menudo sucede que los gerentes de
proyecto se enfrentan a una situación en la que deben entregar
resultados a tiempo y dentro de un presupuesto, pero eso no es
una tarea fácil. A pesar de todas estas dificultades, necesitan
tener una imagen clara de la dirección en la que avanzan. Deben
estar comprometidos con la visión y tratar de explorar formas de
realizarla en un proyecto ya establecido. Su estado de ánimo
debe tener cuidado con los obstáculos que pudieran impedir que
logre sus objetivos.
5. Conocimientos técnicos. Los gerentes de proyecto tienen que
ser expertos en el manejo de herramientas técnicas y tener un
profundo conocimiento en el tema del proyecto. Esto les ayudará
a comprender todas las cuestiones que surjan durante la etapa
de implementación del proyecto. El conocimiento de las mejores
prácticas en relación con una organización también puede
autorizar a un gerente de proyecto para tomar iniciativas
estratégicas como y cuando sea necesario.
6. Bueno para formar equipos. Tienen que ser buenos en la
formación de equipos. Para aplicar con éxito cualquier proyecto,
es necesario que el equipo trabaje al unísono. Cada integrante
del equipo merece la misma importancia. Se centran en los
aspectos positivos de los miembros de su equipo, inculcando así
una fuerza de cohesión entre ellos. Esto evita las posibilidades
de tener conflictos dentro del equipo.
7. Crece bajo presión. En el curso del desarrollo de un proyecto,
se enfrentan a muchas experiencias que podrían frenar el
impulso del proyecto. Por lo tanto, para evitar tales
circunstancias, un gerente de proyecto debe estar tranquilo y
equilibrado mentalmente y no caer en pensamientos negativos.
8. Buenas habilidades como negociador. Deben ser buenos
negociadores ya que se requiere esta habilidad en caso de que
surjan diferencias de opinión entre los miembros del equipo. Los
gerentes de proyectos, a través de técnicas de negociación
transparentes, deben tratar de resolver estas cuestiones sin
dejar que crezca el conflicto y perturbe la armonía del equipo.
9. Empático. Deben ser empáticos ya que este rasgo los ayuda a
ganar apoyo. Es sobre entender y cuidar a las personas que
forman parte del equipo. También debe comprender las
necesidades del proyecto, de las partes interesadas, de los
problemas del equipo y de los riesgos que se involucran.
10. Entusiasta. Deben estar entusiasmado con el proyecto. El
entusiasmo es contagioso y cada gerente eficaz de proyecto lo
difunde…

ROL DEL GERENTE DE PROYECTO

Al comenzar el proyecto de una
determinada empresa, el Gerente de Proyecto debe
administrar y controlar con éxito las actividades y
tareas, incluyéndo las siguientes funciones a su cargo:

 Gestión de todo el cronograma para asegurar que el

trabajo sea asignado y completado a tiempo y dentro del
presupuesto.
 Identificación, seguimiento, gestión y resolución de
problemáticas del proyecto.
 Gestionar proactivamente el alcance para asegurarnos
que únicamente lo acordado sea entregado, amenos que
los cambios hayan sido aprobados mediante un proceso
de manejo de cambio de alcance.
 Divulgar información sobre el proyecto de manera
proactiva a todos los involucrados.
Identificar, administrar y mitigar riesgos del proyecto.
 Asegurar que el resultado-producto del proyecto tenga la
calidad adecuada.
 Definir y recopilar información estadística-métrica para
dar sentido práctico a la forma en que el proyecto está
progresando y que los productos entregados sean
aceptables.

ADMINISTRACION EN EL ENTORNO MUNDIAL

Es importante realizar un análisis de la gestión de proyectos a nivel mundial,

debido a que es una profesión que se encuentra en crecimiento constante y
es actualmente una alternativa para lograr una diferenciación laboral en un
mundo tan competitivo en el que las habilidades y competencias
diferenciadoras hacen de vital importancia el conocimiento de las nuevas
prácticas que son demandadas por las organizaciones. Es por esta razón que
un mejor conocimiento de la gestión de proyectos es una excelente
alternativa para lograr generar más interés en el lector, quien pueda
identificar las necesidades del negocio, cómo se puede mejorar los procesos y
así alcanzar un crecimiento profesional en su carrera.
constante de las sociedades, ayuda a visualizar un horizonte de posibilidades
en un escenario determinado, lo que permite a futuro conocer un resultado
el cual al interesado le brinde las herramientas necesarias para tomar la
mejor decisión posible. La idea fundamental de la gestión de proyectos, es la
de administrar todos los recursos necesarios para realizar planificaciones las
cuales gestionen un resultado determinado, esto para dar respuesta al
objetivo primordial por el cual se dio inicio al proyecto. Los proyectos no solo
son interesantes para una compañía, de igual manera son atractivos para que
una persona pueda con esta ayuda importante lograr superar metas
personales, consolidar la idea de organizarse - gestionarse así mismo con
nuevos conocimientos y prácticas, que sirven para disminuir los errores,
logrando obtener toda la información necesaria para generar un visión mayor
la cual permita tomar la mejor decisión posible y que los costos por una mala
gestión, se puedan minimizar al máximo. En una sociedad altamente
competitiva y cada vez más tecnológica, los gerentes necesitan y buscan una
técnica que mejore a cada momento su gestión, que les brinde las
herramientas necesarias las cuales generen una probabilidad mayor de éxito,
al implementar un estándar de calidad en proyectos, se pueden adquirir las
competencias y las habilidades necesarias las cuales permitan ser cada día
más competitivos en el mercado, el cual es cada vez es más dinámico. Son las
malas decisiones, inversiones o proyectos realizados sin ningún tipo de
gestión, los que generan una pérdida, que en muchos casos no solo afecta a
quien es el responsable, si no que se traduce en decrecimiento de plazas de
empleo o capital importantes, esto se puede evitar si se gestiona un apoyo en
las herramientas y conocimientos necesarios que permitan cumplir con las
exigencias del entorno cambiante, no solo por los consumidores cada vez más
especializados y con mejor acceso a la información, también en la
competencia que las organizaciones deben afrontar. Para aumentar el nivel
de competitividad y disminuir estas posibles pérdidas es que se necesita de
una gestión de proyectos, ya que es una guía muy necesaria para lograr una
probabilidad mayor de alcanzar objetivos grandiosos