Anexo 4 Metodología general para auditar programas de mantenimiento

METODOLOGÍA GENERAL PARA AUDITAR PROGRAMAS DE

MANTENIMIENTO

INTRODUCCIÓN

Este documento presenta una metodología general para auditar programas de

mantenimiento de equipos y maquinaria.

Una auditoría a programas de mantenimiento es un examen sistemático e

independiente para determinar si las actividades de mantenimiento se realizan de
acuerdo a lo establecido por los fabricantes de los equipos y maquinaria y si los
índices de desempeño del programa de mantenimiento son satisfactorios.

Objetivos de una auditoría:

 Determinar conformidades /No conformidades.
 Determinar la eficacia del sistema para cumplir con el objeto de la actividad.
 Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar.
 Cumplir requisitos regulatorios.

Características de una auditoría:

 Debe legitimarse: es decir contar con el apoyo de una persona de alto mando
responsable.
 Consisten en estudios de prácticas actuales versus las buenas prácticas
recomendadas.
 Se realizan por personas expertas en el tema y que son independientes.
 Son programadas con anterioridad en lugar de ser realizadas como
respuesta a un problema.
 Son programadas y conducidas con el conocimiento y la participación de las
personas que serán auditadas.
 Se le informa a los altos mandos cualquier situación encontrada durante la
auditoría.
 Los hallazgos y recomendaciones se revisan a altos niveles, para seguir
acciones seguras.

Ciclo de vida de una auditoría:

El proceso de auditoría presenta un ciclo de vida como el que se presenta en la
figura 1. Se presentan una serie de actividades y etapas que se deben seguir:

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 Capacitación para auditores.

 Establecimiento de programa de auditorías periódicas.
 Ejecución de la auditoría.
 Resultados de la auditoría.
 Reporte de la auditoría.
 Reunión para reportar resultados de la auditoría.
 Acciones correctivas para mejorar.
 Chequeo de resultados de implementación de mejoras.

Capacitación para Ciclo de vida de

auditores
una auditroria
Aprobación del Establecer un programa de
Gerente o Director auditorías periódicas

Dirección de Ejecución de la auditoría Dirección de

auditorías auditorías especiales
nuevamente
Resultados de la auditoría Reporte intermedio
y discusión
Reporte de la auditoría
Reporte de
resultados de Reunión para reportar Distribución de tareas
implementación de resultados y discusión para implementar
mejoras mejoras
Acciones correctivas a
para mejorar

Chequeo de resultados de
la implementación de
mejoras

Figura 1. Ilustración del ciclo de vida de una auditoría.

En este documento, se hará énfasis a la etapa que se denomina Ejecución de la

auditoría y será sobre ésta que se presente la metodología propuesta en este
documento.

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1. EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA

La ejecución de una auditoría a programas de mantenimiento consta de 3 fases:

descripción del sistema, evaluación del desempeño del sistema y
recomendaciones. El proceso se ilustra en la figura 2.

 Descripción de la actividad económica que realiza la

empresa
 Descripción de los equipos y maquinaria objeto del
programa de mantenimiento
Describir el sistema  Descripción del programa de mantenimiento
recomendado por el fabricante
 Descripción del programa de mantenimiento que lleva a
cabo la empresa
 Descripción del personal a cargo del mantenimiento
que lleva a cabo la empresa

 Pruebas de desempeño de la maquinaria

Evaluar el desempeño  Evaluación de la confiabilidad del sistema
del sistema  Evaluación de los costos operacionales del programa
de mantenimiento que lleva a cabo la empresa

Proveer  Identificar inconformidades

recomendaciones  Identificar las oportunidades de mejora

Figura 2. Descripción del proceso de auditoría de programas de mantenimiento

A continuación se describen cada una de estas fases.

1.1 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA

El objetivo de esta fase es describir de manera concisa la forma como se lleva a

cabo la actividad de mantenimiento dentro de la empresa y la importancia que
esta actividad tiene dentro la actividad económica de la empresa.

Para esto se recomienda describir los siguientes aspectos

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1.1.1 Descripción de la actividad económica que realiza la empresa

Con el objeto de contextualizar la labor de mantenimiento dentro de la empresa se

debe describir la actividad que realiza la empresa y la importancia que tiene el
mantenimiento de su maquinaria dentro de la actividad económica de la empresa.

1.1.2 Descripción de los equipos y maquinaria objeto del programa de

mantenimiento

Se debe obtener un cuadro resumen con la descripción técnica de la maquinaria

mas relevante objeto del programa de mantenimiento Se recomienda para cada
maquina o equipo obtener la siguiente información

 Modelo, marca, año

 Función o actividad que realiza
 Cantidad
 Fuente de energía necesaria para su funcionamiento (electricidad o
combustible)
 Tiempo de uso diario, por semana y por mes.
 Modo de operación ( continuo, esporádica, regular, etc.)
 Importancia dentro del proceso productivo
 Otras características específicas según el tipo de actividad.

La información que se solicite en esta etapa será tanto la que se tenga

debidamente documentada, como aquella que la experiencia y el desarrollo de las
actividades de la empresa pueda dar. Además deberá permitir establecer la
manera de operar de la maquinaria y la importancia que cada uno de los equipos
tiene dentro del proceso de producción de la empresa.

Para los diferentes procesos a auditar se deberán utilizar formularios con formatos
que faciliten la recopilación de la información.

1.1.3 Descripción del programa de mantenimiento recomendado por el

fabricante

Para cada equipo y maquinaria se debe describir el programa de mantenimiento

predictivo, preventivo y correctivo especificado por el fabricante.

Generalmente los fabricantes establecen las actividades de mantenimiento que se

deben realizar a sus equipos, para asegurar óptimas condiciones de

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funcionamiento y alargar la vida útil de la maquinaria. Por lo tanto, si no se siguen

tales recomendaciones, existe una mayor probabilidad de que el equipo falle o no
trabaje eficientemente.

1.1.4 Descripción del programa de mantenimiento que lleva a cabo la

empresa

Se debe hacer una descripción detallada del programa de mantenimiento

predictivo, preventivo y correctivo que esta siguiendo la empresa.

En el caso que el programa de mantenimiento se encuentre documentado o

sistematizado, se utilizará toda la información que se facilite de esta manera.

Los datos que se recomiendan obtener en esta etapa de la auditoría son:

 Tiempo de la información (hace cuánto se sigue el programa).
 Variables que se controlan.
 ¿Qué tipos de pruebas se hacen al equipo? ¿Con que frecuencia?
 Detalle histórico de las reparaciones y fallas que ha tenido cada uno de los
equipos y maquinaria.

Se debe hacer una comparación entre el mantenimiento recomendado por el

fabricante, como se presentó en la sección anterior, y el realizado por la empresa.

1.1.5 Descripción del personal a cargo del mantenimiento que lleva a cabo
la empresa

Se debe realizar un cuadro resumen que describa el perfil técnico del personal y
sus responsabilidades dentro del programa de mantenimiento que lleva a cabo la
empresa.

Se debe analizar si el perfil técnico del personal a cargo y el número de personas

es el adecuado para llevar a cabo un programa de mantenimiento que se ajuste a
las necesidades de la empresa.

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1.2 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SISTEMA

El objetivo de esta fase es evaluar la efectividad del programa de mantenimiento

que lleva a cabo la empresa. Comprende la realización de pruebas, ensayos y
análisis de la información recolectada en el numeral 2.1 que permitan diagnosticar:

 El estado operativo de la maquinaria.

 La confiabilidad del programa de mantenimiento mediante índices de
desempeño.

A continuación se describe cada uno de estos aspectos.

1.2.1 Pruebas de desempeño de la maquinaria

Se debe realizar el conjunto de pruebas que permitan evaluar el estado operativo

de la maquinaria objeto del programa de mantenimiento. Las pruebas que se
realicen pueden ser las que regularmente realiza la empresa, las especificadas en
normativas estándar o las especialmente creadas para una aplicación especifica.

Por ejemplo en los equipos de medición se debe verificar su calibración mediante

las procedimientos especificados por la norma estándar que lo regula. En la
maquinaria para manufactura se debe verificar su ajuste. En los vehículos de
transporte se verifica el estado del motor, sistema eléctrico, frenos etc.

La característica fundamental de este diagnóstico es que dará la información del

estado de los equipos en el momento que se realiza la auditoría.

Las pruebas deben permitir evaluar los parámetros que permitan comparar el
desempeño del equipo contra los valores:

 obtenidos en equipos similares disponibles en el mercado.

 Provenientes de la experiencia en la operación de equipos similares.
 Recomendados por el fabricante.
 Estándar para la operación de equipos que realicen la misma operación.

1.2.2 Evaluación de la confiabilidad del sistema

La confiabilidad de la maquinaria se define como la seguridad del buen

funcionamiento del equipo

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Con base en la información histórica recolectada, se debe determinar la

confiabilidad del programa mantenimiento que lleva a cabo la empresa, mediante
la evaluación de los índices de desempeño de programas de mantenimiento [Ref.
1
]. Se debe evaluar algunos de los siguientes índices:

 MD (Mean downtown): tiempo promedio que permanece un equipo sin

poder usarse debido a una falla.
 MTBF (Mean time between failure): tiempo promedio que el equipo se
mantiene operando adecuadamente.
 MTTRS (Mean time to restore system): tiempo promedio que toma
reestablecer un sistema desde la condición de falla hasta un estado de
operación normal.
 MTBM (Mean time between maintenance): tiempo promedio entre
cualquier acción que se realice del sistema de mantenimiento.
 MTBCF (Mean time between critical failure): tiempo promedio entre fallas
que causan la pérdida de alguna función del sistema, y que será clasificado
como crítico según la empresa.
 MTTR (Mean time to repair): tiempo promedio que toma reestablecer un
sistema desde la condición de falla hasta un estado de operación normal.
 MTTF (Mean time to failure): tiempo promedio que el equipo se mantiene
operando sin falla durante un período establecido de medición y bajo
condiciones estables del equipo.
 MTBR (Mean time between repair): tiempo promedio que toma remover y
reemplazar algún elemento del equipo.

Una vez obtenidos los valores de estos índices, estos se deben comparar contra
los valores:
 Obtenidos en equipos similares disponibles en el mercado.
 Provenientes de la experiencia en la operación de equipos similares.
 Recomendados por el fabricante.
 Estándar para la operación de equipos que realicen la misma operación.

1.2.3 Evaluación de los costos operacionales del programa de

mantenimiento que lleva a cabo la empresa

Se debe evaluar la relación beneficio costo del programa de mantenimiento que

lleva a cabo la empresa. Esto se realiza mediante la evaluación de algunos de los
siguientes índices:

 TM (Total de materiales): costo total de los materiales utilizados para las

reparaciones y mantenimiento preventivo.
 TMO (Total de mano de obra): costo total de la mano de obra.

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 CHA (Costo horas averías): costo de las horas en que existe alguna avería.
 MEA (Material empleado en averías): costo del material empleado para
reparar las averías.
 CHPV (Costo horas preventivo): costo del tiempo utilizado para
mantenimiento preventivo.
 MEPV (Material empleado para preventivo): costo de los materiales
utilizados para el mantenimiento preventivo.
 CHPD (Costo horas predictivo): costo del tiempo utilizado para
mantenimiento predictivo.
 MEPD (Material empleado para predictivo): costo de los materiales
utilizados para el mantenimiento predictivo.

Una vez obtenidos los valores de estos índices, estos se deben comparar contra
los valores:
 Provenientes de la experiencia en la operación de equipos similares
 Estándar para la operación de equipos que realicen la misma operación

1.2.4 Evaluación del personal a cargo del mantenimiento que lleva a cabo la
empresa

Se debe evaluar la efectividad del personal a cargo del mantenimiento dentro de la

empresa. Para ello se pueden utilizar los siguientes índices:

 HPD (Horas predictivo): horas utilizadas para mantenimiento predictivo.

 HPV (Horas preventivo): horas utilizadas para mantenimiento preventivo.
 HA (Horas averías): horas utilizadas para reparación de averías.
 PEM (Personal efectivo en mantenimiento): horas que se tiene personal
efectivo en labores de mantenimiento.
 IRP (Indice de rendimiento del personal): muestra el rendimiento que tiene
el personal a cargo del mantenimiento.

1.3 RECOMENDACIONES

Con base en los numerales 2.1 y 2.2 se debe:

1.3.1 Identificar inconformidades

Mediante la comparación entre:

 Los procedimientos de mantenimiento que realiza la empresa y los
recomendados por el fabricante.

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 Los resultados de las pruebas de desempeño de los equipos y maquinaria y

los esperados por equipos y maquinaria similar.
 Los valores de índice de desempeño obtenidos por la empresa con el
programa de mantenimiento que lleva a cabo y los valores de índices de
desempeño recomendados.

Se debe identificar los aspectos más relevantes donde el programa de

mantenimiento que lleva a cabo la empresa tiene deficiencias y debilidades o
simplemente no se ajusta a lo recomendado.

1.3.2 Identificar las oportunidades de mejora

Se deben identificar y especificar en forma prioritaria las acciones cuya

implementación tendrían el mayor impacto positivo en el desempeño del programa
de mantenimiento que lleva la empresa.

Para cada oportunidad de mejora identificada se debe evaluar tanto la factibilidad

técnica como económica de su implementación.

2. CONCLUSIONES

La metodología planteada en este documento, es una guía general para la

realización de auditorías de programas de mantenimiento. Se busca mejora
significativamente los costos de mantenimiento y la disponibilidad de los equipos.

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3. REFERENCIAS

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1
Righini, R, et al. A new method for reliability centered maintenance improvement.
Paper SAE Techinical Paper Series. Birmingham, Alabama. 1999.
2 Mitra, A. Fundamentals of quality control and improvement. 2ª Edición. Prentice-
Hall. New Jersey. 1998.
3 Jurán, JM. Análisis y planeación de la calidad 3ª Edición. McGraw-Hill. México.
1995.
4 Jurán,JM. Quality Control Handbook. McGraw-Hill. USA. 3ª Edición. 1974
5 Thumann, A. Handbook of Energy Audits. Prentice-Hall. USA. 4ª Edición.1995
6 Tavares, Lourival. Auditorías de Mantenimiento. Presidente Comité Panamericano de
Ingeniería de mantenimiento. Revista Mantenimiento. San José. 2001.
7 Lemos, L. & Huertas, J. Departamento de Ingeniería Mecánica. Universidad de los
Andes. Marzo 2002.