Hightrack Ebook PDF

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PRODUCTIVIDAD
PARA HUMANOS
Hábitos sencillos para trabajar mejor
y ser más eficientes cada día
UN LIBRO DE HIGHTRACK
START: Productividad para Humanos Hightrack
© 2013 Hightrack. Todos los derechos reservados. 2

TABLA DE CONTENIDOS
¿Por qué este libro? 5
¿Cómo leer este libro? 8
I. CONSTRUYENDO TU CAMINO 9
Establecer prioridades 10
Encontrar la motivación 12
¿Cómo cambiar? 13
Pequeños pasos 15
II. PLANIFICAR TU TRABAJO 16
¿Por qué planificar? 17

Planificación diaria 19
Planificación semanal 20
Trabajar con proyectos 21
III. HACER ES CONSEGUIR 23
Foco en terminar 24
Capturar 26
Empezar tu día 28
Tus MIT 30
Tareas aburridas 33
Preparación 35
Lista de “anti-tareas” 38
Atención & Energía 40

IV. EL ENEMIGO INTERIOR 42
Procrastinación 43
Encontrar la atención 45
Distracciones 46
Síndrome del chequeo 48
Desbloquearte 51
V. TRABAJAR CON OTROS 53
Comunicar 54
Interrupciones 57
Reuniones 62
Aprender a decir ‘No’ 66
Urgencias 69
VI. E-MAIL 73
Hábitos 74
Gestionar el Email 79
Escribir Emails 84
PARA TERMINAR 88

¿Por qué este libro?

Primero los hábitos. Después el software.
– Los fundadores de Hightrack.
La principal motivación para escribir este libro es ayudarte a trabajar "un poco mejor".
Desde que Quique y yo pusimos la primera piedra de Hightrack pensamos también en
transmitir lo que habíamos aprendido en Productividad Personal. No sólo con nuestra
aplicación y todas sus funcionalidades, o con la Hightrack Academy de nuestro sitio web,
sino utilizando un canal de comunicación tan tradicional (pero tan eficaz) como un libro.
Creemos firmemente que el software no es suficiente para cambiar la forma en la que las
personas trabajan. Juega un papel determinante, sin duda, pero por sí solo no genera el
profundo cambio que el trabajo inteligente exige. El software no es la verdadera chispa
que prende la mecha.Con este libro pretendemos transmitirte buena parte de nuestra
experiencia como trabajadores, profesionales, managers, creadores de proyectos y
“hacedores” de cosas. A lo largo de nuestras respectivas carreras ambos hemos
trabajado en solitario, pero también como miembros de numerosos equipos y dirigiendo
otros como directivos en empresas multinacionales.
Pero además de lo que hemos vivido y aprendido a título individual, hay más. En los años
previos a fundar Hightrack, yo mismo volqué toda mi carrera profesional en enseñar, a
profesionales de los más diversos campos, a trabajar mejor. Como escritor y professional
trainer de Productividad Personal, he tenido la oportunidad de asesorar y aprender en
cientos de empresas y con decenas de miles de profesionales como tú.

Cuando Quique y yo pensamos en crear Hightrack queríamos que, tanto nuestro

software como toda nuestra comunicación y contenidos, estuvieran inspirados por la
Productividad. Por sus verdaderos principios y lo que en el fondo significa. Para nosotros,
detrás de esta palabra (a menudo malutilizada y malinterpretada) se esconde mucho más
que la eficacia, el rendimiento o los resultados. Se halla un estilo de vida en el que los
hábitos sólo persiguen una cosa: trabajar y vivir mejor.
Esa fue la principal razón por la que creamos Hightrack. No es la única, pero sí la más
importante, y la que nos impulsa cada día a superarnos. La que también nos ha animado
a escribir este libro que ahora estás leyendo.
Este libro está pensado para formar un dúo con nuestra aplicación de productividad.
Como en un buen equipo, ambos se complementan y se mejoran mutuamente.
Pero, por otro lado, también queríamos que el libro tuviera identidad y vida propia, de
manera que cualquier persona pudiera leerlo aun cuando no usara nuestro software.
Precisamente porque por encima de las aplicaciones que se instalan y que se utilizan, a
la hora de ser productivo hay una cosa muchísimo más poderosa: tus hábitos.
Porque ser productivo no implica utilizar tal o cual software, tal o cual plataforma, o tal o
cual gadget. Implica saber trabajar: qué buscas, cómo te organizas, qué eliges, cómo te
centras, cómo haces y lo que consigues. Y lo que queremos contarte con este libro son
las claves para conseguir eso.
Los hábitos que vas a descubrir o redescubrir en estas páginas cubren los rincones más
relevantes de tu organización y tu rendimiento, de tu Productividad Personal. Desde
cómo construir tu motivación y prioridades, pasando por la organización de tus tareas y
proyectos, hasta cómo vencer a tus enemigos y puntos débiles, ser un buen team player,
o cómo moverte en el mundo digital sin dejarte llevar por distracciones o pérdidas de
tiempo divertidas.

Cada parte y cada capítulo de este libro está inspirado en lo que en Hightrack llamamos
"Raw Productivity". Para nosotros es la única productividad que nos ha servido en el
mundo real. Sin conservantes ni aditivos, sin artificios ni imposiciones, sin grandes
métodos ni sistemas complejos, sin retos inalcanzables y con un lenguaje claro y directo.
Es una productividad cruda, sencilla y demoledoramente útil. Dirigida a humanos y
explicada por humanos. Detrás de la Raw Productivity hay tres palabras que en realidad
son el espíritu de Hightrack. De ahí que las eligiéramos como nuestro propio lema:
Choose. Focus. Accomplish. / Elegir. Focalizar. Conseguir.
Prácticamente cada frase que encontrarás a partir de este momento está puesta ahí para
ayudarte precisamente a eso: a que elijas, a que te centres y a que consigas.
Ése es el objetivo fundamental que tiene nuestro libro, nuestra productividad, nuestro
software, nuestra visión. Es nuestra más absoluta prioridad y nuestra primera motivación.
Porque, como tú, también nos levantamos y luchamos contra las tareas, los retos y la falta
de tiempo.
Esperamos que disfrutes leyendo este libro tanto como nosotros escribiéndolo.
Berto Pena
Cape Town, Julio de 2013

¿Cómo leer este libro?

Porque apreciamos tu atención y tu tiempo, este libro está escrito de una forma muy
peculiar. Hemos utilizado frases breves y directas, expresando nuestras ideas en párrafos
cortos que en ocasiones llegan a ser de una sola linea. Tú mismo comprobarás que
algunas de las ideas que expresamos aquí caben en un titular.
Puedes leerlo de principio a fin, o ir directamente a un apartado concreto que quieras

mejorar.Está escrito como una guía práctica para que luego, en cualquier momento,
puedas volver sobre él para consultar y poner al día tus hábitos.
No es mala idea leerlo con una libreta o una aplicación para tomar notas cerca. Porque
en cualquier momento encontrarás una idea o algún detalle que te interesará anotar.
Cada apartado incluye tanto ideas que te hagan pensar como recetas prácticas que te
hagan cambiar. Nuestra intención es animarte a empezar con estos cambios cuanto
antes. Este libro está escrito para que lo conviertas en acciones.
¿Estás preparado?

I. CONSTRUYENDO TU CAMINO

Establecer prioridades
Las prioridades son las razones que te ayudan a elegir y los objetivos que dirigen tus
acciones. Pero para elegir y actuar antes es imprescindible saber lo que quieres y lo que
buscas.
Sin prioridades claras y bien definidas no hay productividad, organización, eficiencia ni

resultados.
Las personas sin prioridades se desgastan sin ver resultados, nunca les llega el tiempo
para nada, se distraen con cualquier cosa, y se ahogan entre tareas y proyectos. Reman
sin avanzar.
No tenemos prioridades o traicionamos las que creemos tener porque en el fondo no

sabemos lo que queremos. Y cuando no sabes lo que quieres, da igual lo que hagas.
Caemos en la pasividad y la inacción porque no sabemos lo que buscamos. Y cuando no

sabes lo que buscas, da igual el camino que tomes.
Todo en Productividad Personal gira en torno a tus razones, a tus elecciones y a tus
acciones. A tus prioridades por decirlo en breve. Son ellas las que te permiten saber lo
que tienes que hacer y también lo que NO tienes que hacer.
Las prioridades te ayudan a decir "no" a un compromiso que no te conviene, a ignorar

una tarea que no cuenta, a descartar una actividad que ya no te aporta, a desechar un
mal hábito que te perjudica, a detener un proyecto que no te hace crecer.
Las prioridades te animan a construir un nuevo hábito, a repetir una rutina positiva, a
adoptar un método de organización, a invertir tus energías en un sitio en concreto, a
utilizar inteligentemente tus redes sociales, a desinstalar o instalar una aplicación, a
dedicar tiempo a ti mismo o a otras personas.

Fijar prioridades no requiere hacer algo extraordinario. Sólo hacerte preguntas y

responderlas. Preguntas sencillas pero muy directas ante las que es imposible
esconderse. Detrás de la sencilla apariencia de estas preguntas se hallan las razones
que te permitirán elegir y actuar. Sobre las que construirás cualquier hábito productivo.
✦ ¿Qué es lo que quiero?
✦ ¿Qué es lo que me gusta?
✦ ¿Qué es lo que me importa?
Antes de llegar a plantearte cosas como la motivación, objetivos, metas, cambios

personales, mejoras profesionales o reiniciar tu Productividad Personal, asegúrate de
tener claras tus propias prioridades. Todo lo demás se construye sobre eso.

Encontrar la motivación
La motivación es lo que te permite hacer y conseguir.
La motivación no es más que los motivos por los que eliges y haces las cosas. El interés
que tienes por hacer o conseguir. Tus motivaciones son tus prioridades con nombre y
apellidos. Si tienes claras tus prioridades empiezas a tener motivos para conseguir cosas.
Quien tiene prioridades tienes motivos, quien tiene motivos se interesa, y quien se
interesa hace las cosas y avanza.
La falta de prioridades o la falta de motivos fomenta el caos diario y la improductividad.
Tus motivaciones no sólo son el porqué de levantarte por la mañana y trabajar de 9 a 5.

Son el porqué de querer mejorar, de solucionar, de crecer, de avanzar (pese a la
adversidad), de levantarte (pese a tropezar y caer), de repetirlo (pese a haber fallado
antes), de aprender, de intentar, de empezar y seguir. De caminar.
Las personas dejan de hacer sus tareas, se distraen, pierden el tiempo o caen en la
procrastinación porque en el fondo no les interesan.
No hay prioridades o motivaciones grandes o pequeñas, llamativas o cotidianas,

espirituales o mundanas, interesadas o altruistas, comerciales o gratuitas. Hay
motivaciones o no hay. Tienes o no tienes.
En la vida real la motivación se traduce en forma de objetivos: «quiero hacer esto, quiero
conseguir esto». Los objetivos luego se traducen en proyectos y tareas.
Antes de plantearte un cambio productivo, asegúrate de conocer tus prioridades, tener

tus motivos, de fijar tus propios objetivos. Sin eso, no habrá interés por hacer las cosas.
Cualquier cosa que puedas construir en el futuro empezará por tener una motivación. Por
estar interesado.

¿Cómo cambiar?
Todo el mundo puede cambiar pero no todo el mundo lo consigue.
Para mejorar hay que saber hacerlo. En cambios personales y productivos lo que cuenta
no es empezar sino continuar, afianzar y terminar. Hacer que los resultados se noten y
duren.
Cuando uno se propone mejorar su Productividad Personal siempre siente el impulso de

querer cambiar rápido y cuantas más cosas mejor. Actuar drásticamente en numerosos
rincones para obtener resultados de la noche a la mañana. En hábitos personales esto no
funciona.
Nosotros hace años que empezamos a preocuparnos por cambiar y mejorar nuestra
organización, eficiencia, y cómo aprovechábamos el tiempo. Pero cometimos el error de
no prestar atención al cómo debíamos hacer ese cambio.
Por sí solos los problemas nunca se arreglan. Contemplarlos y lamentarme sin corregirlos
no hace sino aumentarlos. Haciendo lo mismo que ayer tendré siempre el mismo
resultado. O tomas otro camino —otros hábitos— o siempre llegarás al mismo lugar.
Mejorar exige decisiones, cambios y esfuerzo. La pregunta es: «¿estás dispuesto a hacer
todo eso?».
Para empezar bien el cambio...
✔ Empieza en pequeño para que el cambio no te desanime.
✔ Da pasos pequeños para dosificar fuerzas y entusiasmo.
✔ Sumando pequeños cambios consigues algo grande.
✔ Empieza en pequeño para que tus primeros pasos sean más firmes.
✔ Da pasos pequeños para disfrutar más del camino.

Para cambiar hay que...
✦ Distinguir los deseos de los cambios. Decir «quiero ser productivo» es muy distinto
a «voy a hacer esto».
✦ Concretar los cambios y nuevos hábitos en acciones específicas, en próximos

pasos.
✦ Traducir cada nuevo paso en algo muy sencillo y muy pequeño.
✦ Convertir las acciones en un plan diario.
✦ ¿Empezar con ese plan mañana? Mejor hoy mismo.
✦ Repetir ese plan y esas acciones todos los días. La constancia y la repetición son
fundamentales (cuando repites algo pequeño cuesta menos).
✦ Detenerse con regularidad (cada día, cada semana, cada dos semanas...) a medir y
evaluar tus avances y progresos.
✦ No tener prisa por saltar al siguiente escalón. Es mejor invertir energías en afianzar
y fortalecer hábitos que en desarrollar los nuevos. Tienes mucho tiempo por
delante para mejorar pero es fundamental no dar pasos en falso.

Pequeños pasos
Piensa siempre en grande pero ejecuta en pequeño. No importa el tamaño de tus
objetivos o de tus resultados. Sólo los conseguirás, día a día, parte a parte, tarea a tarea.
Los monumentos más grandes, los proyectos más complejos, los resultados más
increíbles, se logran a base de pequeñas cosas: pequeños pasos, pequeñas tareas,
pequeños gestos, pequeños avances, pequeños ladrillos.
Cualquier cosa que te propongas se puede descomponer en “pasos de bebé”. La

complejidad y la dificultad se conquistan con sencillez.
Lo pequeño se hace más grande a base de repetición.
La repetición lleva a la constancia, y la constancia a avanzar grandes distancias.
Nos falta constancia (fuerza de voluntad, disciplina) porque intentamos repetir cosas
grandes o complejas. O porque no nos interesa (falta de prioridades y motivos).
La constancia te permite estar siempre conectado a tus objetivos y traducirlos en tareas

que haces cada día. Avanzar cada día haciendo lo pequeño te acerca al resultado final.
Dar pequeños pero constantes pasos te permite verte a ti mismo haciendo y avanzando.
Eso te la motivación suficiente para seguir haciendo. Un poco cada día.
La constancia te permiten aprender más de cómo trabajas: qué funciona, qué hay que
corregir, qué camino seguir... La falta de constancia te aleja de lo que haces y no te
permite corregir el rumbo.
Es más fácil corregir lo pequeño que lo grande. Sobre todo cuando trabajas en equipo y
la actividad implica a varias personas. Cuando en un paso o cambio grande falla algo, es
mucho más difícil de detectar y corregir. Cuando te propones pasos pequeños pero
constantes es más fácil concentrarte en terminar más que en empezar.

II. PLANIFICAR TU TRABAJO

¿Por qué planificar?

Si trabajas sin un plan en lugar de ir por delante de tus tareas las irás persiguiendo.Tu
plan de trabajo es la representación escrita de los objetivos que buscas y los resultados
que quieres conseguir. O los que te piden otros.
Planificar no es hacer sino prepararte para hacer. En sí no es trabajo pero es una parte
esencial para tener éxito en el trabajo. Planificar forma parte del trabajo inteligente.
Planificar es saber lo que tienes que hacer y también lo que NO tienes que hacer.
En tu trabajo hay fechas límite de entrega, nuevos encargos que llegan, tareas
inesperadas, alguna urgencia, peticiones cruzadas, varios proyectos caminando en
paralelo... la única forma de interpretar todo eso es con un plan de trabajo diario.
Al planificar acercas los proyectos a largo plazo al día a día. Es una forma de traducir las
abrumadoras fases de un proyecto, que exigen semanas o meses, a algo que puedes
hacer cada día.
La mayoría de la gente cree que planificar sólo implica hacer una lista de cosas, como si
fuéramos a ir al supermercado. Supone, más bien, construir un plan inteligente de
trabajo.
Ese plan inteligente de trabajo implica:
✔ Decidir lo que vas a hacer.
✔ Saber también lo que NO tienes que hacer.
✔ Familiarizarte con lo que te espera.
✔ Anticiparte a lo que tendrás que hacer.
✔ Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.

La planificación (y el análisis que conlleva) es la forma que tienes de distinguir el trabajo

útil—el trabajo vacío—y el trabajo engañoso. Esto te permite desgastarte en lo relevante,
no invertir más de lo justo en las cosas pequeñas, y evitar otras tareas.
La planificación te permite identificar, tener presente y empezar a cuidar las tareas que
más resultados te dan. La verdadera productividad está detrás de ellas.
Si trabajas sin un plan todas las tareas te parecerán iguales. Sencillamente serán cosas
que tienes que hacer. Empezarás por la primera e intentarás correr para hacer cuantas
más mejor. Las listas de la compra son lineales, los planes inteligentes de trabajo no.
Con una planificación eliges mejor el momento del día para hacer cada tarea, escogiendo
en función de tus niveles de energía y atención.
Cuando se presenta un imprevisto o una urgencia, la planificación te permite reordenar

tus tareas con más criterio. Si tienes que recolocar las piezas y tienes un mapa, tomarás
mejores decisiones, sacrificando las cosas pequeñas sin perjudicar las tareas que dan
resultados.

Planificación diaria
Si trabajas sin un plan definido empezarás el día sin tener claro qué hacer. Y ante la
duda, tu primera tarea será ir al Email.
El plan diario te enfoca a conseguir cosas más que hacerlas. Dirige tus acciones y
esfuerzos hacia resultados.
El plan diario te ayuda a detectar, por adelantado, dónde están los resultados que
quieres conseguir o los que otros te piden. Te ayuda a convertir tus objetivos en tareas,
en lugar de convertir tus tareas en objetivos.
Tu trabajo, tus proyectos, tu entorno y las personas con las que trabajas son algo vivo en
constante cambio. No vale con hacer un plan general semanal o quincenal. Un plan diario
te permite hacer un mejor seguimiento y te da capacidad de maniobra ante imprevistos.
El mejor momento para planificar es al final de la jornada, antes de concluir tu día de

trabajo. Esto te permite revisar las cosas que se han quedado por hacer, las nuevas
tareas que han entrado y tener bien claro con qué vas a empezar mañana.
Haciendo el plan el día anterior empiezas cada día sin vacilar, aprovechando desde el
minuto uno del día para hacer y avanzar.
La parte más importante de tu plan diario son las tres primeras tareas con las que vas a
empezar mañana. Elige las más exigentes y las que más resultados te van a dar: el
trabajo útil.
Para tenerlas bien localizadas, identifica visualmente las 2-3 tareas más importantes de
cada día. (En Hightrack esto se puede hacer fácilmente marcándolas con una estrella.)
El ejercicio de planificación diaria debe ser ágil. No le dediques más de 10 ó 12 minutos.

Planificación semanal
La planificación diaria debe complementarse con otra semanal. Una no sustituye a la otra,
se complementan para formar un tándem inseparable.
A muchas personas les cuesta introducir el hábito de hacer una planificación semanal,
porque creen que con la diaria es suficiente.
La planificación semanal sirve para evaluar el estado de los diferentes proyectos que
manejas, detectar fallos o desajustes en tu forma de trabajo (hábitos y sistema), así como
decidir y fijar los objetivos para los próximos días: «¿Qué es lo que quiero conseguir?».
En la planificación semanal es cuando te preguntas cómo vas, dónde estás, cuánto te

queda y cuáles deberían ser tus próximos pasos. Las mejores decisiones productivas que
vas a tomar en la próxima semana comienzan a cocinarse al final de esta semana.
En la planificación semanal es donde se fijan los objetivos: fases, etapas, partes... que
quieres completar y conseguir en los próximos días.
En la planificación semanal no decides todas las tareas que harás cada día o los
momentos en los que las harás. Eso corresponde a la planificación diaria. Lo que sí harás
será decidir qué “puzzle” harás en la próxima semana y qué parte completarás cada día.
El mejor momento para hacer la planificación es el viernes a mediodía. Todavía tienes

fresca la semana que está terminando y así podrás enfocar mejor la siguiente.
La parte final de la planificación del viernes consiste en hacer el plan de trabajo del lunes.
Así tendrás claro cómo y por dónde empezar el lunes a primera hora.
La planificación semanal no debería llevarte más de 20 minutos.

Trabajar con proyectos

La tres grandes claves del trabajo con proyectos a medio y largo plazo son: preparación,
anticipación y constancia diaria.
Al empezar ten muy claro el objetivo del proyecto. Escríbelo, dibújalo, haz un mapa
mental o un diagrama. «¿Qué es lo quiero conseguir?» y «¿Cuál es mi punto de destino?».
Fijar el objetivo no es decidir lo que tienes que hacer sino decir lo que quieres conseguir.
Una buena planificación inicial marcará nítidamente las etapas a recorrer, anticipará las
dificultades, simplificará los pasos y te evitará caer en los clásicos errores. El análisis y
planificación previo no garantiza el éxito pero sin ellos no hay éxito.
Divide el proyecto en partes. Hay que trocear todo el trabajo en hitos, fases y tareas.
Luego irás distribuyéndolas en días, semanas o meses.
Para tener una idea más precisa de la carga de trabajo y exigencias puedes pintar esas
fases en un gran calendario. Al dividir tu proyecto en fases recuerda una frase que leías
en páginas anteriores: “Piensa en grande y ejecuta en pequeño”. Sé realista y no intentes
comerte el mundo el primer día.
El calendario te permite decidir cuándo vas a hacer cada parte, y cuándo vas a dar por
terminada una para pasar a la siguiente. Tómate tu tiempo para hacer bien ese
calendario, porque será la hoja de ruta con la que planificarás y te organizarás.
Deja margen para los imprevistos. En cada semana, en cada fase, deja margen suficiente
para enfrentarte a desajustes, fallos y retrasos. Van a llegar seguro. El mejor modo de
vencerlas es anticiparte dejando un colchón para reaccionar.
Ten siempre a la vista el calendario general de trabajo. Ponlo en la pared o en un sitio

visible. Revísalo con frecuencia porque ese es el gran mapa del gran territorio que tienes
que recorrer.

Lleva un registro o un histórico con los distintos cambios, novedades, etapas completas e
hitos del proyecto. En la práctica será como la caja negra del proyecto que te permitirá
saber cuándo hiciste qué cosa.
Utiliza los viernes para evaluar y organizar:
✔ La evaluación del trabajo realizado en esa semana te ayuda a tener el proyecto

bajo control, reaccionar ante dificultades e imprevistos, reprogramar fechas si hay
retrasos, registrar y analizar los avances y novedades, animar y motivar a otros
miembros del proyecto o a ti mismo, y casi cualquier cosa.
✔ Tras la evaluación toca organizar las próximas acciones: fijar objetivos para la
siguiente semana y asignar tareas diarias. Con la visión de lo que se ha conseguido
en esa semana, y sin perder de vista el calendario de todo el proyecto, preparas y
decides lo que se hará en los próximos días. Luego lo irás reforzando y
concretando más con tus planificaciones diarias.

III. HACER ES CONSEGUIR

Foco en terminar
Las personas somos muy buenas empezando cosas pero no tan buenas terminándolas.
Empezar es importante pero terminar es esencial.
Invierte más esfuerzos (energía, atención e ideas) en terminar que en empezar.
Los resultados y los avances de verdad llegan cuando terminas las cosas, no cuando las
empiezas.
Cuando terminas y avanzas, tú mismo vas viendo los resultados. Eso te permite generar
el impulso, y encontrar la confianza y motivos para enfrentarte a la siguiente tarea o
reunión.
Una tarea terminada es un problema menos. Una tarea a medias es un problema abierto
que te impide concentrarte en nuevas cosas. Quien deja muchas cosas a medias tiene
menos capacidad de centrarse y terminar. Es un círculo vicioso.
Las tareas a medias que otros han delegado en ti es un problema abierto que afecta a
dos personas. Son doblemente peligrosas.
Cada tarea terminada es un motivo más para hacer la siguiente. Tu ánimo se alimenta,
entre otras cosas, de tu capacidad para avanzar y verte haciendo. Dado que tu trabajo no
es racional sino emocional, necesitas estos estímulos.
Una tarea a medias tal vez sea una urgencia mañana.
Hay tareas y proyectos que no se pueden terminar en un día ni en semanas. Pero tú

siempre puedes terminar una parte, una sección, un capítulo o una fase.
Antes de empezar de cero una nueva tarea, hazte primero esta pregunta: «¿hay algo que
tenga a medias que pueda terminar ahora?».

Al hacer tu planificación diaria procura incluir siempre cosas que puedas terminar
mañana. En lugar de preguntarte «¿qué puedo hacer mañana?, pregúntate ¿qué puedo
terminar mañana?».
Cuando en una interrupción (de un compañero, un cliente, tu jefe...) llegue una nueva
tarea, evita saltar a ella y empezarla de inmediato. Pregúntate antes: «¿puedo terminar
antes lo que estaba haciendo?».
Serás más productivo cuando la gente te reconozca como un "terminator" más que como
un "starter".

Capturar
En productividad “capturar” significa anotar, recoger, apuntar y guardar algo que surge
ahora y que vas a necesitar en otro momento.
Se capturan tareas, ideas, anotaciones y material de referencia para utilizar después.

Tanto cosas que salen de ti, como las que vienen de otras personas (Email, teléfono...).
La mente no nació para recordar y retener sino para inventar, solucionar, construir y
sorprender. Capturando liberas a tu mente de la pesada carga de recordar. Así te puedes
concentrar mejor en la siguiente tarea. Te costará menos esfuerzo y sentirás más
libertad.
Primero capturas y luego decides qué hacer con ello: asignarlo a un día, enviarlo a
alguien, desarrollarlo, archivarlo, reutilizarlo, borrarlo...
A la hora de capturar hay que procurar guardar las cosas en un mismo sitio. Eso simplifica
tu posterior organización, tu planificación y el acceso a información relevante.
Las tareas que no se capturan se olvidan y llegado su día se convierten en urgencias. Y

las ideas que no se capturan se pierden y desaprovechas tu propio potencial.
Muchas ideas tienen poco valor en el momento en el que nacen pero se vuelven útiles
después. Si las capturas primero luego las puedes recuperar, desarrollar y utilizar. Lo
mismo le ocurre al material de referencia (páginas web, citas, referencias...).
Las tareas y las ideas siempre te asaltan cuando estás haciendo otra cosa. Son, en la
mayoría de los casos, una interrupción. La clave está en capturarlas (anotarlas) rápido
para quitarlas de en medio cuanto antes.
El gesto o el proceso de capturar (anotar, recoger o guardar) tiene que ser lo más ágil,
fluido y eficiente posible. Para así poder volver rápidamente a la tarea que estabas
haciendo.

La información que necesitas capturar puede estar detrás de cualquier cosa: un email,
una llamada de teléfono, tu lector de feeds, un tweet, una página web, algo que
recuerdas mientras vas en un taxi o esperas para tomar tu vuelo. Es esencial poder
capturar rápido en cualquier momento y lugar.
Lo que te permite capturar es tu "herramienta de captura". El lugar donde capturas es tu

"repositorio de capturas". En Hightrack ese repositorio de capturas se llama Bandeja de
Entrada, ahí es donde anotas rápidamente las tareas o ideas que posteriormente vas a
reorganizar o asignar.
Al capturar no hace falta pararse a añadir hasta el más pequeño detalle. Es mejor anotar
la tarea o idea en bruto para, en una revisión posterior, pararte a completar o redefinir
esos detalles. Captura rápido, completa después.
Tener múltiples herramientas de captura y repositorios complica tu organización y

eficiencia. La mejor estrategia es simplificar y unificar.
Tu “repositorio de capturas” de tareas e ideas tiene que estar sincronizado entre todos
tus dispositivos y ordenadores. Puedes capturar una tarea con tu smartphone en el metro
y procesarla después en la oficina con tu ordenador. O puedes capturar una idea con tu
portátil en una reunión y modificarla después con un tablet desde tu casa. Todo tiene
que estar ahí para cuando lo necesites.

Empezar tu día
Antes de empezar tu día de trabajo debes de tener claros cuáles son tus objetivos: «qué
quieres conseguir hoy». Eso dirigirá tus sentidos y esfuerzos hacia el trabajo inteligente.
En el día que empieza harás muchas cosas que te mantendrán ocupado. Pero estar
ocupado no significa ser productivo. Cuando no tienes ni prioridades, ni objetivos, ni
buscas resultados claros, llenarás las horas del día haciendo cosas que te mantendrán
ocupado.
Hoy tendrás que hacer muchas cosas pero todas son distintas. Cada una te pide cosas
distintas y te da cosas distintas. ¿Tienes claro detrás de las que están los resultados de
verdad?
Si empiezas el día sin saber lo que quieres conseguir terminarás por enredarte con la
primera tarea o falsa urgencia que encuentres. Los resultados son otra cosa.
En el día que empiezas habrá “trabajo útil” pero también “trabajo vacío” y “trabajo falso”.
El trabajo útil son las tareas de gran impacto que más resultados te dan. El trabajo vacío
son cosas que haces y que no te aportan. El trabajo falso son cosas que te roban tiempo
y energía y te alejan de tus resultados.
El trabajo útil son las dos o tres tareas más exigentes, difíciles y creativas que tienes que
hacer hoy.
Concéntrate en las dos primeras horas del día en hacer el trabajo útil. Al comienzo del
día es cuando mejor y más puedes hacer: estás más fresco y despejado, las urgencias
todavía no han llegado, hay menos ruido y actividad a tu alrededor, y conseguirás
resultados y avances desde el primer minuto del día.
Cada día empiezas con una cantidad alta de energía, atención e ideas. Si inviertes todo
eso en tareas grandes avanzarás más. Si lo inviertes en cosas pequeñas invertirás mal.
En productividad todo es cuestión de elegir, especialmente al comienzo del día.

Evita el Email como la primera tarea del día. Ahí nunca hallarás resultados y es una
invitación a dejarte llevar por falsas urgencias.
Tu día empieza mejor cuando el anterior decides cuáles van a ser tus tres primeras
tareas. Así puedes empezar con más intensidad y sin dudar. Porque cuando no sabes por
dónde empezar elegirás la peor tarea o terminarás por abrir el Email. Los resultados no
están ahí.
Para aprovechar mejor el arranque del día, deja preparado desde el día anterior todo lo
que necesitarás para hacer la primera tarea: materiales, herramientas, documentos... Así
evitarás pérdidas de tiempo innecesarias, o tener que abrir el Email o ponerte a navegar
por Internet.
Eliminar distracciones al trabajar es importantísimo, pero hacerlo al comienzo del día es

esencial. Email, notificaciones, alertas, teléfono móvil, mensajería instantánea,
aplicaciones en segundo plano... todo ello rompe tu intensidad de trabajo y tu flujo de
ideas. Cuantas más elimines por adelantado menos te costará hacer tus tareas más
importantes a primera hora.

Tus MIT
Las MIT («Most Important Tasks») son las dos o tres tareas más importantes de tu día. Son
tareas que por su impacto en tus objetivos o en tu trabajo, y por el grado de exigencia
que requieren, destacan claramente por encima del resto.
Las MIT representan el verdadero corazón de tu trabajo. Cuando las cuidas, te focalizas
en ellas y las haces bien, encuentras calidad, avances y resultados.
La mayoría de las personas que trabajan muchas horas y no ven resultados, es porque
descuidan sus MIT. Invierten demasiado tiempo y energía en las cosas pequeñas y los
resultados no llegan. No sirve de nada dejarte la piel en el trabajo si al final descuidas el
corazón de tu trabajo.
A diferencia de otras tareas, en las MIT cuenta más el cómo las hagas que hacerlas sin
más. Porque, a diferencia de muchas de las cosas que hacemos todos los días, estas
tareas marcan la diferencia.
Las MIT suelen ser tareas difíciles, retadoras y a veces aburridas. Exigen concentración,
energía, intensidad, ideas, creatividad y motivación. Son tareas que te piden mucho pero
que a cambio también te dan mucho.
«¿Cuáles son las MIT de hoy?». Esta es una pregunta esencial que todos deberíamos
saber responder antes de empezar a trabajar cada día. Si identificas tus MIT por
adelantado tendrás más posibilidades de cuidarlas, hacerlas bien y encontrar resultados.
El segundo paso para hacer bien las MIT es elegir el mejor momento del día para
hacerlas. Dado lo exigentes que son, lo mejor es hacer al menos una (mejor dos) nada
más empezar el día. Antes del Email, antes de abrir el navegador, antes de cualquier
tarea mediana o pequeña, lánzate a hacer una o dos de las MIT de tu día.

Empezar el día volcándote en tus MIT tiene grandes ventajas:
1. Al principio del día estás más fresco y despejado, así que te costará menos hacer
esas tareas que precisamente son más complejas.
2. Detrás de estas tareas siempre hay resultados. Así que empezar el día haciendo
una o dos te hará ver resultados desde el primer minuto.
3. Cuando completas estas tareas, que son complejas y retadoras, te sientes bien.
Dan ánimos para seguir. Y todos necesitamos motivación para seguir trabajando.
4. Al comienzo del día hay menos ruido, actividad, distracciones e interrupciones a tu

alrededor. A medida que pasa el día, cuesta más trabajar.
5. Con cada minuto que pasa aumentan las posibilidades de que llegue algún
imprevisto o urgencia. Si es así, ¿no será mejor hacer cuanto antes lo importante
por si tienes que cambiar tu plan de trabajo?
Las MIT exigen un alto nivel concentración. Esto significa que hay que reducir las
distracciones y las interrupciones al máximo.
Con las interrupciones a veces no puedes hacer nada. Pero siempre puedes eliminar tus
propias distracciones. Por eso es esencial matar todas tus distracciones antes de
empezar cualquiera de tus MIT. Hacerlo o no es una cuestión de calidad, resultados y
facilidad de trabajo.
Cuando surge un imprevisto o una urgencia y hay que modificar el plan de trabajo, una
de las mayores tentaciones es mover a otro día una o incluso dos de tus MIT. Con este
gesto consigues mucho tiempo “gratis” para atender esa urgencia, pero a cambio estás
sacrificando resultados. Protege siempre tus MIT. Sacrifica mejor las tareas medianas,
pequeñas o actividades intranscendentes.

A veces algunas MIT pueden llevarte varias horas, incluso toda una mañana o un día
completo. En ese caso ya no son tareas, sino miniproyectos. Y como tales lo mejor es
dividirlos en dos o tres partes y repartirlos en uno o dos días. Esto te permitirá hacerlas
más cómodamente y reaccionar mejor si ocurre algo (un imprevisto, urgencia...).
Una de las claves para hacer bien las MIT es anticiparlas, es decir, identificarlas,
planificarlas y prepararlas con antelación.
Al hacer tu planificación diaria o semanal, asegúrate de tener bien preparadas tus MIT
para mañana o la siguiente semana. Cuida siempre estos detalles:
✔ Bien identificadas: tienes que saber cuántas son, cuáles son, qué te piden y lo que
te llevarán.
✔ Bien claras: tienes que saber qué buscas con ellas, cuál es su objetivo, hasta el
punto de poder definirlo con un titular de prensa.
✔ Bien preparadas: tienes que tener (antes) toda la información, material, datos,
recursos y herramientas para empezarlas y terminarlas del tirón.
✔ Bien situadas: tienes que elegir el mejor día/hora para hacerlas. Intenta responder a
esto: «¿en qué momento las vas a hacer mejor y te van a costar menos?».
Al cabo del día, de la semana, del mes, del año, hacemos miles de tareas. Pero la
mayoría de ellas no cuentan y pasan de largo. Terminan por olvidarlas todo el mundo,
incluidos nosotros mismos. Las MIT no. Estas tareas llegan para quedarse e invertir en
ellas siempre te dará satisfacción, resultados y avances. Son productividad al 100%.
Nosotros solemos decir que si Hightrack es lo que es hoy, en buena parte ha sido por
nuestra capacidad para centrarnos, cuidar e invertir esfuerzos en nuestras MITs
personales. Por eso queremos llamar tu atención sobre este capítulo en el que estás.
Aquí están algunas de las claves esenciales para mejorar tu productividad.

Tareas aburridas
¿Cuándo fue la última vez que te enfrentaste a una tarea que sabías que tenías que hacer
pero que no te apetecía hacer lo más mínimo? Es posible que hoy mismo, o ayer, o esta
misma semana.
Muchas de estas tareas nos parecen aburridas porque en realidad son cosas que nos
encargan otros: un encargo de un compañero, una orden del jefe, o un cambio de última
hora de un cliente. Como no salen de nosotros mismos, automáticamente les ponemos la
etiqueta de “aburrida” o “poco motivante”.
Las tareas que nos parecen aburridas y que además proceden de otra persona tienen
todas las papeletas para dejarlas para otro día. Para caer en la Procrastinación (en un
capítulo posterior veremos en qué consiste y cómo vencerla).
Pero muchas veces no podemos postergar esas tareas pesadas porque tienen una fecha
de entrega ineludible. Entonces tienen todas las papeletas para hacerlas rápido y mal. En
ambos casos las consecuencias son negativas. Todos perdéis: tú y la tarea.
La clave para conseguir darle la vuelta a una tarea aburrida o desagradable está en
empezar a verla de otro modo. Cambiar el punto de vista que nos lleva a decir «vaya rollo
hacer esto ahora». Es en ese momento cuando tienes que “cambiar de posición” para
observar e interpretar la tarea de otro modo.
En realidad la clave no es la tarea. Eres tú. En la mayoría de los casos no estás ante una
tarea aburrida, sino ante una tarea que te parece aburrida. A menudo, esa desmotivación
la generamos o multiplicamos nosotros con nuestra percepción.
Detén el “diálogo interior” negativo. Ante una tarea pesada, tu mente suele distorsionar
la realidad de forma injustificada. No parará de darte argumentos sobre lo aburrida, larga
o complicada que es esa tarea; y sobre las pocas ganas que tienes para hacerla. Para en
el acto ese diálogo porque sólo contribuirá a desmotivarte más.

Activa el “botón” de tu actitud positiva. Tú no puedes cambiar esa tarea pero sí puedes
elegir cómo quieres verla. Si la tienes que hacer, ¿cómo crees que la harás mejor?
¿Desde la perspectiva del fastidio, los resoplidos o las quejas? ¿O desde un punto de
vista más optimista y positivo? Sé práctico.
Dale un empujón a tu estado anímico. Si puedes, escucha tu canción o tu disco favorito.

Pero no le des sólo al «play» y ya está. Escucha de forma activa y consciente los dos
primeros minutos. Necesitas generar endorfinas que te hagan sentir mejor para afrontar
esa tarea.
Estudia su lado positivo. Cualquier tarea puede aportarte algo nuevo. Obsérvala, rebusca
y analízala para encontrar lo que vas a aprender y ganar al completarla. Y si no lo
encuentras, piensa esto: «esta tarea es aburrida y pesada, pero si la termino bien podré
ponerme antes con algo más importante». Sé práctico.
Elimina cualquier distracción física o digital. Porque cualquier tentación que tengas cerca
de ti, sólo disminuirá las ganas de hacer esa tarea. Email, redes sociales, teléfono móvil,
aplicaciones en segundo plano... cierra todo eso ya, o la tarea te resultará el doble de
pesada.
El aburrimiento suele desaparecer con el primer gesto. No pienses ni te centres en todo

lo que hay que hacer sino sólo en lo primero que hay que hacer. Si tienes un artículo o un
memorando concéntrate sólo en el primer párrafo. Si es una presentación concéntrate
sólo en la primera diapositiva. Si es un diseño concéntrate sólo en el primer rincón o
gráfico que vas a dibujar. Muchas veces nuestras pocas ganas son sólo un espejismo
que desaparece al empezar.
Prométete un regalo si terminas esa tarea. Es cierto que con esta promesa la tarea no
dejará de resultarte aburrida, pero al menos verás algo detrás de ella. Una pequeña
recompensa puede ser estímulo suficiente para arrancar. Y arrancar es suficiente para
avanzar y terminar.

Preparación
A veces no basta con empezar una tarea, estar motivado, estar concentrado o incluso
tener claro lo que buscas. A pesar de todo esto, en ocasiones la tarea se resiste, no
avanza y se atasca. Y tú te atascas.
La mayoría de las tareas que se nos resisten es porque no las hemos preparado con
antelación. No hemos tenido en cuenta la “fricción” que siempre ofrece las tareas de
cierta complejidad.
Hay ciertas tareas, como las MIT, también las que una y otra vez procrastinamos o
aquéllas que lleva varios días hacer, que no basta con planificarlas, querer hacerlas y
empezarlas. Hay que prepararlas antes. La preparación siempre es la primera acción de
ciertas tareas.
La fricción o resistencia (a avanzar) no siempre aparece al hacer tareas. También ante un

momento concreto, como por ejemplo el inicio del lunes con la semana por delante, o el
arranque de un proyecto. O ante una reunión importante donde se va a tratar un tema
delicado. O antes de una llamada de teléfono o un email que hay que redactar. Y
también ante momentos o actividades fuera del trabajo o los estudios.
Hay tareas, momentos, eventos o actividades que, por su importancia en tus objetivos y
resultados, hay que preparar con antelación si no queremos caer en la resistencia-
fricción que seguramente van a ofrecer.
No hay que preparar todo lo que hacemos, pero sí algunas cosas que hacemos.
Tampoco hay que invertir demasiado en esa preparación. Porque preparar, igual que
planificar, no es hacer.

Preparar la tarea, momento o actividad significa...
✔ Tener claro lo que tienes que hacer.
✔ Recopilar toda la información y datos que necesitas.
✔ Asegurarte que tienes las herramientas, medios y materiales que necesitas.
✔ Comprobar si lo puedes hacer solo o si necesitas hablar con alguien antes.
✔ Dividir o estructurar la tarea o el momento en fases o partes.
✔ Decidir y visualizar en forma de acciones los primeros minutos de la tarea o el

momento.
✔ Preguntarte si tienes que leer o revisar algo antes, como algún documento, una
página web o un email.
Prepararse personalmente para esa tarea, momento o actividad significa...
✔ Tener claro los objetivos que esperas conseguir.
✔ Visualizar el resultado final y motivarte con él.
✔ Visualizar también los posibles problemas y dificultades.
✔ Empaparte de una actitud positiva, entusiasta y proactiva.
✔ Anticiparte y dibujar el primer minuto: cómo quieres que sea.
Cuando preparas y te preparas te cuesta menos arrancar. Te cuesta menos encontrar

ritmo. Te cuesta menos avanzar. Te cuesta menos sortear una dificultad. Te cuesta
menos completarlo. Empezarás mejor, terminarás mejor.

Para no caer en un exceso estéril de planificación y preparación, lo mejor es aplicar una

sencilla triple regla:
1. Debes planificar la mayoría de las cosas que haces.
2. Tienes que preparar las cosas más importantes que haces.
3. Tienes que terminar todas las cosas que planificas y preparas.
Preparar bien una tarea, momento, evento o actividad importante no requiere gran
esfuerzo. Sólo unos pocos minutos de dedicación. Y esa preparación, por pequeña que
sea, puede marcar la diferencia. Puede hacer que tú hagas y completes la tarea bien o
que te pelees con ella. Esto es parte del trabajo inteligente.

Lista de “anti-tareas”
En el trabajo, y también en tu tiempo personal o de ocio, tan importante como saber lo
que tienes que hacer es saber lo que NO tienes que hacer: ciertas tareas, gestos, rutinas,
malos hábitos, actividades y hasta personas.
La lista de “anti-tareas” es una lista que contiene los malos hábitos, costumbres o rutinas
negativas, o bien gestos o manías improductivas que quieres evitar en tu día de trabajo.
Esa lista la elaboras tú.
Definir tu lista de “anti-tareas” te ayuda a invertir esfuerzos en el trabajo útil. De modo

que tu energía, tiempo, atención e ideas se invierten en las tareas y actividades que te
hacen avanzar.
La lista de “anti-tareas” te ayuda a forjar disciplina y autocontrol para evitar cosas o malos
hábitos divertidos en los que en el fondo no quieres caer.
En el momento en el que marcas tus prioridades, encuentras tu motivación y fijas tus

objetivos, empiezas a escribir tu lista de “anti-tareas”.
Si no sabes lo que quieres y lo que buscas, da igual lo que hagas. Terminarás haciendo
lo que no debes (caerás en el trabajo falso), y al verte ocupado creerás que estás
avanzando.
Tu lista de tareas, la de siempre, es una herramienta persuasiva: te anima, te sugiere y te

empuja a hacer y conseguir cosas. Y tu lista de anti- tareas es una herramienta disuasiva:
te recuerda las cosas que no debes hacer o que tienes que evitar.
Para elaborar tu lista de “anti-tareas” haz dos columnas o dos grupos. En uno escribe los
malos hábitos, gestos o actividades que te hacen distraerte, perder el tiempo o
desgastarte sin conseguir. En el otro, las tareas que debes evitar (trabajo falso), y
aquellas que tienes que hacer pero en las que debes desgastarte lo mínimo (trabajo
vacío).

Para elaborar el primer grupo responde a estas preguntas:
✦ ¿Qué malos hábitos quiero evitar?
✦ ¿Qué manías improductivas quiero eliminar?
✦ ¿Qué rutinas improductivas quiero erradicar?
Para el segundo grupo hazte estas preguntas:
✦ ¿Qué tareas diarias me alejan de los resultados?
✦ ¿Qué tareas me hacen desgastarme y no me aportan?
✦ ¿Con qué tareas no debería empezar mi día de trabajo?

Atención & Energía

Los “trabajadores del conocimiento” utilizamos principalmente la mente para crear,
inventar, solucionar, innovar y construir. Nuestra capacidad para conseguir y avanzar la
marcan nuestros niveles de energía y atención.
La atención es lo que te permite centrarte, ver, elegir y empezar. La energía hace que
puedas seguir y terminar con la intensidad creativa que requieren ciertas tareas.
Una persona productiva es consciente de que su energía y atención son limitadas. Elige
con cuidado dónde va a invertir más o menos cantidad. Saber gestionar la intensidad y el
cansancio forma parte del éxito diario.
El cansancio no sólo hace que tu trabajo se vuelva más complicado. Puede hacerte
cometer errores o incluso crear nuevos problemas donde antes no los había.
Conocer tus biorritmos y saber en qué momento del día rindes mejor es esencial para
saber cuándo debes apretar el acelerador.
Saber distribuir (elegir y situar) las tareas en función de la energía y atención que piden,
es el primer paso para hacerlas bien.
El trabajo útil nació para hacerse en las horas de máxima productividad. En cambio,
hacerlo en horas de bajo rendimiento, significa reducir su calidad o aumentar su
complejidad. Es un error muy fácil de corregir.
Es mejor retrasar el trabajo útil para otro momento/día donde esté más fresco y
despejado, que hacerlo ahora cansado y desconcentrado. Más que hacerlo sin más lo
que importa es terminarlo de manera excepcional, con calidad, fluidez e ideas.
Ten identificadas tareas de baja intensidad o exigencia media, como las manuales o
periódicas. Esto te permitirá situarlas en momentos de menor actividad productividad o
echar mano de ellas si te ves agotado pero con tiempo para hacer cosas.

Con Hightrack, puedes especificar el nivel de energía y esfuerzo que requiere cada
tarea. Esto te permite separar todas tus acciones y elegir mejor aquéllas que se adaptan
al momento en el que estés: las exigentes y creativas (“Energy High”) para los momentos
de mayor actividad productividad, y las manuales y mecánicas (“Energy Low”) para los
momentos de menor actividad productividad.

IV. EL ENEMIGO INTERIOR

Procrastinación
La procrastinación es el arte de posponer (a veces de forma reiterada) una tarea que
inevitablemente hay que hacer.
Las causas más habituales de la procrastinación son pereza, desinterés o desánimo (la
tarea que hay que hacer es demasiado grande). Lo que tenemos que hacer no llega a
atraparnos y terminamos por dejarlo para otro momento. También se procrastina por
indecisión, por no saber muy bien lo que tenemos que hacer o por dónde empezar. Así
que decido dejarlo para otro momento.
Cuando postergamos, internamente justificamos el retraso con cualquier excusa, a veces

con argumentos disparatados y enrevesados. Y casi siempre terminamos diciendo: «Hoy
no, pero mañana seguro que lo hago».
La procrastinación de hoy puede convertirse en una urgencia de mañana. Porque

muchas tareas tienen una fecha límite que no podemos saltarnos. Una de las claves en
productividad es “ir por delante” de tus tareas. Y la procrastinación siempre hace que
vayas por detrás, persiguiéndolas.
Cuando retrasas una tarea, hacerla te costará el doble: mañana tendrás un día menos y
tendrás que terminar otras cosas que habías previsto hacer. Procrastinar supone dificultar
tu día de trabajo y trabajar con más presión. En pocas palabras: eliges complicarte.
La procrastinación te hace débil y mediocre. Cuando procrastinas de forma constante, te

acostumbras a ello hasta llegar a convertirlo en un hábito. Eso te lleva a retrasar cosas sin
necesidad y bajo cualquier pretexto, trabajar agobiado por tareas que siguen sin
hacerse, y perder confianza en ti mismo cuando toca empezar nuevos proyectos. A la
procrastinación empieza a vencerse con prioridades, motivación e interés.
Antes de procrastinar una tarea de gran valor, evalúa lo que ganarás si la terminas. No es
algo que tengo que terminar, sino que algo que quiero terminar por su importancia y
porque voy a ganar algo significativo con ello.

Cuando tienes que hacer una tarea que no te apetece, es fundamental elegir bien el
momento. Hazla siempre en un momento de buen ánimo o de alta energía. Si no te
apetece y además eliges hacerla cansado, terminarás por abandonarla para otro día.
Piensa en que retrasarlo va a ser la peor decisión que puedes tomar. Mañana, pasado,
probablemente vayas a hacer lo mismo, la bola irá creciendo, y cada vez la tarea será
más difícil.
Si tienes que hacer una tarea elefante (de gran tamaño) que te desanima, divídela
primero en partes más pequeñas que intimiden menos. En lugar de afrontar la tarea de
una sola vez, analízala previamente durante unos minutos, para luego distribuir sus
partes en dos o más días. De esta manera, haciéndola a trozos, sentirás menos tentación
de posponerla de nuevo.
Para vencer la resistencia inicial de esa tarea fíjate sólo en lo primero que tienes que
hacer. Concéntrate únicamente en el primer gesto o el primer minuto. Si ves toda la
escalera no la subes. Si te fijas sólo en un peldaño entonces te animas a ascender.
Antes de procrastinar piensa en los demás, porque a veces son quienes pagan caro tu
retraso. Posponer una tarea puede afectar a compañeros, clientes o amigos. En muchos
casos ser procrastinador es sinónimo de egoísta e insolidario.
Aplica la técnica del “¡Hazlo ahora!” que consiste en, literalmente, gritarte a ti mismo. Ello
persigue sacudirte desde dentro, eliminar la modorra o pereza de un plumazo y ponerte
en marcha de forma inmediata.
Y como regla de oro frente a la procrastinación: quédate a solas con esa

tarea. Elimina distracciones, reduce interrupciones, ahoga el ruido a tu alrededor, cancela
la multitarea, quédate cara a cara con esa tarea. Cuando estás distrayéndote con el
Email, leyendo tu timeline de Twitter o posteando en Facebook, es facilísimo procrastinar.
Las distracciones son divertidas y lo divertido hace que perdamos el foco y el interés en
la tarea.

Encontrar la atención
La atención es lo más grande que tienes a la hora de hacer y conseguir. Porque es lo que
hace que todas tus virtudes, habilidades y motivaciones trabajen juntas sobre una misma
cosa, una misma tarea, un mismo momento.
La atención hace que trabajes con más interés y motivación, estimula la creatividad y las
ideas, hace que discurras e interpretes mejor, que corrijas o evites errores, que elijas con
menos dudas, que hagas y termines antes. La atención te hace más eficaz y eficiente.
La atención es una escalera de tres peldaños. El primero es la atención. El segundo es la

concentración. Y el tercero el enfoque.
Atención es mirar fijamente hacia un sitio. Concentración es mirar fijamente hacia ese
sitio con intensidad. Enfoque es mirar hacia ese sitio y permanecer un rato mirando en la
misma dirección porque quieres conseguir algo.
El enfoque es ese estado de flujo en el que tu mente está más afilada. Tú eres más
productivo, creativo y resolutivo. Las ideas fluyen con naturalidad, trabajas con más ritmo
e intensidad, superas obstáculos con menos dificultad, disfrutas más de lo que haces y el
resultado de lo que haces tiene más calidad. El enfoque te da claridad, intensidad,
creatividad, detalle, calidad, consciencia, sencillez, lucidez, agudeza, disfrute, rapidez.
Vivimos y trabajamos en un mundo donde cada vez nos cuesta estar atentos a algo.
Cada vez hay más distracciones, más interrupciones y nos empeñamos en practicar la
multitarea. Centrarnos y hacer una cosa a la vez es cada vez más complicado.
Es imposible alcanzar el enfoque si no empezamos por conseguir atención. Y nos cuesta

conseguir atención principalmente por nuestros propios malos hábitos. En muchos casos
elegimos no estar atentos.
Conseguir atención es una elección personal: elijo hacer una tarea totalmente centrado o
elijo rodearme de distracciones, aplicaciones, notificaciones y gadgets.

Distracciones
Las distracciones son rupturas de la atención y enfoque provocadas por ti. A diferencia
de las interrupciones, que vienen de otros, las distracciones las permitimos nosotros. Así
que trabajar sin distracciones es una decisión personal.
Cuando no te preparas para eliminar distracciones antes de la tarea te preparas para

hacerla peor. Cada distracción multiplica la dificultad y duración de lo que haces.
Cuanto más te acostumbres a trabajar sin distracciones, mejor profesional serás.
El lugar donde se concentran más distracciones es nuestra mesa de trabajo y

especialmente nuestro ordenador. Las distracciones que más nos atacan son las
digitales: Email, notificaciones y alertas, redes sociales, aplicaciones en segundo plano...
Pero también el smartphone o tablet que habitualmente están sobre nuestra mesa.
Las distracciones que permites cuando estás con el trabajo útil son mucho más serias. Te
quitan la intensidad, rompen tu ritmo de ideas y paran el flujo de ideas que necesitas
para conseguir la calidad que esas tareas te piden. Sacas tu peor versión justo con las
tareas que tienes que hacer mejor.
Las distracciones se eliminan mediante hábitos personales. Adoptando una serie de

medidas anti-distracciones antes de empezar la tarea.
Las medidas anti-distracciones más eficaces son las rutinas más sencillas. Ponerlas en
marcha sólo requiere ganas de hacerlo mejor:
✔ Cierra la aplicación de Email (si necesitas consultar algún mensaje para hacer la
tarea hazlo antes de empezar).
✔ Asegúrate de que deshabilitar el notificador de llegada de mensajes nuevos.
✔ Pon tu móvil en modo silencio y siempre boca abajo, para ni siquiera ver la pantalla.

✔ Escucha música SÓLO si te ayuda a concentrarte mejor y eliminar ruidos externos.
✔ Cierra la aplicación de mensajería instantánea (Skype, Gtalk...).
✔ Despeja al máximo tu mesa de trabajo: quita papeles, carpetas...
✔ Cierra todas las aplicaciones que no necesites para hacer la próxima tarea.
✔ Quita de tu mesa lo que no necesites para hacer la próxima tarea.
Cuanto más a solas te quedes con tu tarea, mejor lo harás. En la medida que puedas
intenta trabajar sólo con una aplicación y una ventana. Cuantos menos inputs externos
tengas, menos te costará encontrar el enfoque que necesitas.
Para trabajar sin distracciones hay que eliminar ese síndrome de instantaneidad con el
que vivimos y trabajamos. Creemos que hay que responder y atender todo en el acto,
cuando se produce. Y salvo que trabajes en un servicio de atención al cliente o
departamento técnico manejando incidencias, no es así.
Las distracciones digitales que más nos cuesta evitar son las que nos conectan con otros
(Email, redes sociales, mensajería instantánea...). Muchas personas tienen miedo de
“estar perdiéndose” cosas. Pero sólo es una falsa creencia.
Fija momentos específicos para revisar el Email. En lugar de tenerlo abierto todo el día, a
modo de distracción o pretexto para dejar a medidas lo que estás haciendo, ábrelo
únicamente cuando vayas a leer y despachar tu correo. Haz lo mismo con la navegación
web y lectura de blogs, redes sociales, etc.
Ser productivo no significa ser aburrido, evitar tus sitios web favoritos, o desconectarte
de amigos y compañeros, sino saber trabajar de forma inteligente. No hay que decir “no”
a todo eso, sino saber cuándo es el momento de hacerlo. Y cuando no.
Las cosas de Internet se disfrutan más cuando antes has terminado bien tus tareas.

Síndrome del chequeo

Nos hemos convertido en una “máquina de chequeo” constante. A cualquier hora, en
cualquier sitio, paramos los que estamos haciendo o con quien estemos hablando para
chequear algo.
Hace no muchos años, sólo chequeábamos el Email. Y sólo desde un ordenador, o dos a
lo sumo. Ahora chequeamos nuevos correos, mensajes, menciones, respuestas,
comentarios, actualizaciones, etiquetas, votaciones...
Y lo hacemos además desde el ordenador de sobremesa, el portátil, el teléfono móvil, el

tablet... Desde la cama, durante una película, en medio de una reunión, mientras
cenamos, después de la ducha, al comienzo del día, etc.
Hemos puesto al chequeo por encima de cualquier otra cosa. Si estamos haciendo una
tarea, la detenemos para chequear. Si estamos hablando con alguien, dejamos de
prestarle atención para chequear. Si estamos en medio de una actividad de ocio,
dejamos de disfrutarla para chequear. El chequeo es el rey.
El “síndrome del chequeo” ha dejado de ser una manía o un tic de unos pocos, para
convertirse en algo tan generalizado como sacar el pañuelo del bolsillo. A casi nadie le
extraña, y casi todo el mundo lo acepta como algo que nos han traído estos tiempos.
Nos hemos convertido en personas que viven con el dedo pegado al icono de actualizar
mensajes y respuestas. Nos perdemos la mitad de lo que pasa delante de nosotros
porque estamos más preocupados por refrescar nuestro timeline.
Tener que enterarnos de todo de forma inmediata, es una de las mayores trampas en las
que hemos caído. Es una autoimposición que al final sólo lleva a hacer peor, a vivir peor.

Detrás del chequeo constante se esconde uno de los mayores enemigos de la

productividad: la multitarea. Con el chequeo-multitarea nuestras tareas se vuelven más
largas y más difíciles, nos cuesta más generar las ideas que necesitamos, somos peores
a la hora de resolver problemas, no escuchamos todo lo que nos dicen, no disfrutamos
de los momentos de ocio, y nunca llegamos a desconectar del todo. Todo eso es vivir en
mediocridad.
¿Cómo se vence ese chequeo constante? ¿Mediante disciplina, censura o continencia?

En la vida real todo eso casi nunca funciona, y tras intentarlo la mayoría de las personas
terminan por ceder ante la tentación. El síndrome del chequeo se empieza a curar
pactando unas reglas con uno mismo, estableciendo límites.
En lugar de ser una actividad de “barra libre”, para practicar a cualquier hora, lo mejor es
establecer momentos específicos para revisar mensajes, menciones o actualizaciones.
Es inevitable chequear el Email, entrar en Facebook o Twitter. Tarde o temprano lo vas a

hacer. Bien, si es así, al menos hazlo en un momento o momentos del día donde no
estorbe ni interrumpa otras cosas. Ya sean tareas del trabajo, momentos de ocio
personal, o ratos en familia.
Piensa en una MIT. Si paras esa tarea a la mitad para chequear, ¿qué ganas realmente?
¿Y qué pierdes realmente? ¿De verdad quieres ser bueno en tu trabajo? ¿O lo importante
es ver lo último que ha entrado? ¿Cuáles son tus prioridades y tus objetivos?
La solución no es renunciar a esos servicios que chequeas, sino hacerlo en el momento

más adecuado para hacer mejor el resto de cosas que haces.
Cuando fijas momentos (bloques de tiempo) para comprobar novedades, hace que te
despreocupes de ellas el resto del día. Dado que sabes que seguro vas a entrar a leer
actualizaciones, empiezas a reducir poco a poco ese chequeo constante.

Piensa además en otra cosa. Todos los servicios y páginas web que están detrás del
síndrome del chequeo te ofrecen una gran ventaja: da igual a la hora que entres, siempre
podrás leer lo que alguien dijo horas, o días antes. En realidad nunca te pierdes nada.
Y como veíamos en capítulos anteriores, acostúmbrate a trabajar sin distracciones.

Cuando cierras aplicaciones, silencias tu móvil, y apartas “tentaciones digitales”, tu
atención se dirige hacia un sólo sitio: lo que estás haciendo, lo que estás viendo o con
quien estás hablando. Es mucho más fácil que te olvides de chequear. Estás aquí,
presente. Aquí y ahora.

Desbloquearte
Aunque a menudo hacemos tareas manuales o mecánicas, la mayoría de nosotros
dependemos de nuestras ideas para conseguir resultados. Pero esas ideas no siempre
llegan cuando las necesitamos. Saber cómo romper un bloqueo mental o creativo es
esencial para ser más productivos.
Muchos de los bloqueos que sufrimos los hemos provocado nosotros mismos,
rodeándonos de distracciones en lugar de estímulos.
Cuando trabajas nadando entre distracciones dentro de ti no tienes ideas, sino

pensamientos. Para tener (buenas) ideas tienes que estar conectado con la tarea que
tienes frente a ti.
Cuando te centras en la tarea, cuando conectas con ella, cuando sintonizas con ella, es
cuando dentro de ti empieza el “flujo de ideas”.
El flujo de ideas es ese estado en el que la mejor versión de ti sale a la luz. Creatividad,
resolución, intensidad, originalidad, soluciones, avances...
Pero alcanzar ese flujo no siempre es fácil. Muchas veces nos vemos bloqueados, sin
ideas. Es cuando decimos frases como «hoy no estoy inspirado». Saber salir de estos
bloqueos también forma parte de nuestra productividad personal.
El primer paso es eliminar el «no me sale» de la cabeza. Cuando nos vemos bloqueados
tendemos a caer en una creciente desesperación que no hace sino aumentar el bloqueo.
En ese círculo vicioso de pensamientos negativos es imposible salir de ese estado.
Si tu trabajo o tu tiempo te lo permite, cambia radicalmente de actividad. Apártate por

completo de ese bloqueo, y deja de pensar en esa idea que no acaba de llegar. Muchas
veces es necesario “enfriar” el problema, alejarnos de él, obligar a nuestra mente a
centrarse en otra actividad, para darle la pausa y el tempo necesario para así generar
ideas.

En otras ocasiones la idea que estás buscando ya está en tu cabeza, ya la has generado,
sólo que no aciertas a formularla o a visualizarla como intentas. Dibújala en una hoja de
papel. Mediante un diagrama, un mapa mental o sencillamente haciendo una lista. Es
muy posible que la tengas ahí delante pero aún no la hayas visualizado.
Rodéate de algo que te inspire, pues el entorno y los estímulos visuales a tu alrededor
marcan tu proceso creativo. Deja entrar la luz en tu habitación, si estás en una oficina sal
fuera, que te de el aire y el sol. Pon una música sosegada, que te relaje.
También puedes probar a dar un paseo o practicar algo de ejercicio. A veces las ideas no
están detrás de la pantalla del ordenador, sino en un parque cercano, o en una escapada
a tu gimnasio habitual.
Si las circunstancias lo permiten, prueba con una pequeña siesta. Los quince minutos de
una siesta hacen milagros, y bastan para refrescar y reiniciar tu proceso creativo.
Con frecuencia empezamos a buscar la idea desde un punto de partida equivocado y

eso nos impide avanzar. Para llegar a la “C” nuestra mente empieza por la “A” y por la
“B”, pero en otras ocasiones es necesario empezar por la “E” o la “D”. En lugar de
empezar por el principio lógico, busca el elemento de la tarea que mejor conozcas, que
más te inspire, que más te sugiera, y empieza a buscar por ahí.
La multitarea es nefasta para la creación de ideas. Tu flujo mental exige estar aquí y
ahora, centrado en una sola cosa. Por ello estar saltando de tarea en tarea es lo peor que
puedes hacer cuando sufres uno de estos bloqueos. Una sola cosa a la vez. Aquí y
ahora.
Para romper un bloqueo no hace falta encontrar la “gran idea”, sino una sola idea, por
pequeña que parezca. Porque habitualmente una idea llama a otra más grande. Para
iniciar el flujo de ideas dentro de ti a veces sólo necesitas una chispa, una pista, una
clave, una pequeña idea de la que tirar.

V. TRABAJAR CON OTROS

Comunicar
Para que el trabajo en equipo funcione no basta con hablar, hay que saber comunicar. Y
comunicar implica: cómo decimos las cosas, qué detalles incluimos o no, y qué canal
utilizamos.
La mala comunicación, o la mala delegación, son fuente habitual de improductividad,

desorganización y descoordinación en los equipos de trabajo. El «yo creí que...», que se
escucha en oficinas de todo el mundo, en la mayoría de los casos se podría haber
evitado con una comunicación efectiva.
Un altísimo número de las urgencias que se producen en el trabajo se deben a una mala
comunicación.
La mala utilización de las herramientas, las prisas y la precipitación, y la multitarea en la

que caemos hoy en día son las mayores enemigas de la buena comunicación. Un email
redactado de forma confusa, una conversación de teléfono a medias, una reunión que se
cierra sin acciones claras, o una conversación de pasillo mal conducida, termina
habitualmente en una urgencia que aparecerá varios días o semanas después.
Antes de pedir, encargar o solicitar, pregúntate: «Para esto que tengo delante, ¿cuál es la
mejor forma de pedirlo?». Email, teléfono, videoconferencia, reunión formal o reunión
express, yendo a ver a alguien...
Hay muchas opciones, pero para acertar con el canal a utilizar antes hay que pensar.
El Email es naturalmente el canal número uno para comunicar. La mayoría de la gente lo

utiliza para todo pero lo cierto es que no vale para todo. Tendemos a abusar del Email
porque no pensamos antes de escribir: no valoramos antes otros posibles canales tal vez
más adecuados.

Lo bueno de la comunicación por Email es que permite dejar constancia de la fecha y

hora en las que solicitaste o encargaste algo. Además, con un poco de cuidado, la
comunicación por Email nos permite ser más precisos, directos y claros en las
instrucciones.
A la hora de redactar tus mensajes cuentan la forma y el fondo, es decir, la estructura y

tus palabras. Ser eficaz escribiendo emails no siempre es fácil. Pero todo empieza por ser
directo, preciso y claro. Los rodeos en el Email no valen para nada.
Para conseguir buenos emails la clave está en pensar unos segundos antes de escribir.
Bastan unos pocos segundos para tener claro:
✔ ¿A quién me voy a dirigir con este correo?
✔ ¿Qué quiero conseguir con este correo?
✔ ¿De qué forma se lo voy a pedir para conseguir lo que quiero?
Asegúrate de poner en la primera frase de tu mensaje lo que le estás pidiendo,

delegando o consultando. No esperes al tercer párrafo o al final del mensaje para decirlo.
Ve directo a lo que necesitas en la primera frase. De este modo capturarás la atención de
la otra persona de forma fulminante, y todo lo que le puedas añadir luego él/ella lo podrá
interpretar en función de esa primera frase. El mensaje tendrá un sentido claro.
Para que tus órdenes o comentarios sean claros y precisos, lo mejor es utilizar frases
cortas y directas. El lenguaje enrevesado termina por generar emails largos y ambiguos.
Cuando antes de teclear piensas lo que quieres decir, es mucho más fácil ser breve y
claro.
Procura no mezclar temas diferentes. Y si lo tienes que hacer, asegúrate de marcar

claramente dónde y cuándo termina cada uno. En el Email, por ejemplo, puedes utilizar
títulos en mayúsculas o separar los temas mediante lineas o listas de puntos. Por teléfono
o en una videoconferencia puedes decir «tema cerrado, ahora pasamos a otro».

Asegúrate que el Asunto de tu correo sintetiza con precisión la idea principal del
mensaje, que seguramente estará en la primera línea que escribas. Otro truco eficaz es
hacer que la primera palabra del Asunto sea un verbo que llame a la acción. Por ejemplo:
completar, entregar, revisar, corregir...
Aunque en estas recomendaciones nos hemos centrado en el Email, porque es la

herramienta que más utilizamos, estos mismos principios de comunicación efectiva los
puedes aplicar en diferentes canales y ocasiones:
+ En tus llamadas de teléfono.
+ En tus mensajes instantáneos.
+ En tus reuniones express con poca gente.
+ En reuniones más formales con más gente.
+ En tus videoconferencias.
+ En tus peticiones cuando te acercas a la mesa de un compañero.
+ En tus solicitudes a tu jefe o supervisor.
+ En una visita a un cliente o un proveedor.
La buena comunicación también es productividad.

Interrupciones
Las interrupciones son rupturas de la atención provocadas por otras personas. A
diferencia de las distracciones, que vienen de uno mismo, las interrupciones vienen de
las personas que nos rodean o con las que colaboramos (compañeros, jefe, familia,
clientes...). Aunque es más difícil combatir las interrupciones, es posible reducirlas y
atajarlas.
Las interrupciones reducen drásticamente el tiempo real de trabajo.
Cuando buscas ser productivo el “tiempo real” de trabajo es importantísimo. Porque una
cosa es el tiempo que estamos trabajando y otra muy distinta el que realmente
trabajamos. Las interrupciones hacen que en lugar de un “un día de trabajo” continuado
tengamos “pequeños ratos de trabajo” intercalados entre interrupciones.
Las interrupciones viajan en dos direcciones: me interrumpen a mí pero yo también

interrumpo a otros. No obstante, rara vez somos conscientes de lo mucho que
interrumpimos a otros.
Las interrupciones fomentan la multitarea, ya que de la mano suelen traer nuevas tareas
que invitan a iniciarse de forma inmediata. Cuando llega la interrupción con la nueva
tarea, solemos dejar lo que estábamos haciendo para ponernos con los nuevo.
Las interrupciones son fuente de insatisfacción y desánimo, y también estrés y ansiedad.

Cuantas más interrupciones sufras, menos opciones de completar tu trabajo y avanzar
tienes. A más interrupciones, peor profesional serás y te sentirás.
Las interrupciones desgastan tu intensidad, rompen tu ritmo de trabajo, debilitan tu

creatividad, y te quitan energía. Rompen el flujo creativo imprescindible para avanzar por
tus tareas. Especialmente las más complejas.

Las interrupciones debilitan tu capacidad porque constantemente obligan a tu mente a ir

y venir, a recalibrarse y esforzarse para volver a donde se encontraba. Muchas veces eso
genera errores y fallos en la tarea que tienes delante. Por tanto también devalúan la
calidad de tu trabajo y fomentan la mediocridad.
Las interrupciones que se producen en momentos de alta productividad, como el inicio

del día, o cuando estás en medio de una MIT, son mucho más dañinas que las del final
del día, o cuando haces una tarea puramente manual. Así que las interrupciones, según
lo que estés haciendo, pueden salirte más o menos caras.
No obstante, no hay que ver todas las interrupciones como algo negativo. De hecho un
equipo de trabajo necesita interrumpirse para trabajar: peticiones, consultas,
coordinación... Por tanto hay que distinguir entre interrupciones «necesarias» e
interrupciones «innecesarias».
En un entorno de trabajo compartido hay que (saber) atender las interrupciones

necesarias, y reducir hasta llegar eliminar las innecesarias. Sobre todo algunas.
Las interrupciones necesarias son el corazón del trabajo en equipo y no pueden ni tienen
que tocarse. Son interrupciones que “tienen que ocurrir” porque no hay otra opción:
decidir algo para avanzar, arreglar algo para dar un buen servicio, atender una urgencia
verdadera...
Las innecesarias son las más numerosas, y son sobre las que hay actuar en serio:
peticiones que bien podrían esperar, dudas que podrían solventarse por otros canales
menos impactantes, comentarios en voz alta, conversaciones de pasillo que molestan a
los de alrededor... En muchas ocasiones interrumpimos a los demás por nada.
La gran noticia es que cualquier mejora supondrá un gran impacto positivo para todas las
personas. Todo es cuestión de adoptar una serie de medidas de equipo y también
individuales.

MEDIDAS DE EQUIPO
Es fácil decir que las interrupciones vienen de fuera (clientes, proveedores...), pero muy
difícil reconocer que la mayoría se producen dentro. Hay que corregir las internas y
olvidar el resto. Empieza por ahí y no te desgastes intentando actuar sobre lo que no
puedes cambiar.
Todo es cuestión de acordar una serie de sencillas medidas de trabajo. Sólo requiere
algo de voluntad por parte de todos. Y dado que las interrupciones afectan a todos, no
resultará difícil conseguir que todos los miembros del equipo se presten a colaborar.
Podéis empezar acordando ciertos momentos o espacios específicos en el día más

propicios o destinados a “intercambiar” interrupciones (dudas, consultas, encargos...). En
lugar de hacerlo en cualquier momento, fijáis momentos para despachar esos temas.
Podéis utilizar las «reuniones express» para sofocar muchas interrupciones. Estas
reuniones sirven para consultas rápidas, disipar dudas o asignar tareas. Más adelante, en
el capítulo dedicado a las Reuniones descubriremos el tremendo valor de este tipo de
reuniones.
Trabajad con una libreta cerca e id anotando lo que vaya surgiendo para tratarlo más
adelante. Así podréis agrupar varias consultas en una sola interrupción para evitar
salpicar el día con microinterrupciones aquí y allá.
Evitad a toda costa las interrupciones al comienzo del día porque son las que más daño
hacen. Podéis acordar que, durante la primera hora del día, no os vais a interrumpir salvo
que se trate de algo absolutamente necesario. Muchas empresas practican este hábito
que muchos han venido en llamar “La Hora feliz”. Esta medida en particular es
extremadamente productiva para todos.
También podéis recurrir al uso de señales externas (como auriculares o símbolos visibles)
para indicar al resto de compañeros que estáis en medio de una tarea que exige
concentración y que no deseáis ser interrumpidos. Es sencillo, conveniente, y funciona.

Procurad buscar un momento alternativo más adecuado para interrumpir: la pausa del
café, el comienzo de la próxima reunión, la hora de la comida o la próxima vez que vea a
la otra persona levantarse, por ejemplo.
Y finalmente intentad desviar la interrupción utilizando vías de comunicación menos

impactantes (un mensaje de email, una wiki interna, aplicaciones de gestión conjunta de
proyectos y tareas...).
MEDIDAS INDIVIDUALES
¿Y qué se puede hacer cuando, a pesar de todas estas medidas, alguien te interrumpe?
En ese momento lo que te queda es manejar y reducir la interrupción.
En Productividad Personal hay una regla de oro que debe practicarse tanto cuando
interrumpes como cuando alguien te interrumpe. Y dice así: «Cuanto más dure la
interrupción más daño hace».
Ante una interrupción tu primer primer objetivo debe ser: acortar al máximo la
interrupción y volver lo más deprisa posible a lo que estabas haciendo. La clave es
“aplazar” momentáneamente la petición de la otra persona para volver cuanto antes a la
tarea en la que estabas. Si eres rápido, no perderás ritmo, intensidad ni flujo de ideas.
¿Y cómo se hace eso? Tal vez estés pensando «diciendo no». Decir sistemáticamente
«no» a la otra persona destruye el trabajo en equipo y genera mal ambiente entre tú y tus
compañeros. Es mucho más inteligente decir «sí pero no».
El «sí pero no» consiste en “negociar” con la otra persona. Se trata atajar la interrupción y
ganar el tiempo suficiente para poder terminar la tarea bien sin dejar de atender la
petición de la otra persona. Es tan sencillo como decir: «dame 10 minutos para que
termine esta tarea y en seguida estoy en tu mesa para ayudarte»; o «estoy rematando
esta tarea pero casi es la hora del café. ¿Por qué no nos tomamos uno juntos y te ayudo
con eso?».

Para que el «sí pero no» funcione sigue siempre estas recomendaciones:
✔ Enséñale siempre la tarea que estás haciendo. Muéstrasela literalmente (gira la

pantalla de tu ordenador, levanta los papeles...).
✔ Hazlo siempre de forma constructiva, positiva, sonriendo. Pero sé tajante y no te

disculpes.
✔ Inmediatamente propón una alternativa a lo que necesita: en qué (próximo)

momento podrás atender lo que te pide.
✔ Regresa lo más deprisa que puedas a lo que estabas haciendo cuando se presentó
la interrupción.
El «sí pero no» no te funcionará siempre (habrá interrupciones necesarias que te verás
obligado a atender), pero sí en muchas ocasiones. Eso te permitirá no perder ritmo de
trabajo, terminar lo que estabas haciendo, y no dejar de atender la petición de la otra
persona.
Reducir las interrupciones es difícil pero es posible, y resulta extremadamente

beneficioso para la productividad de todos. A poco que tú y tus compañeros o
colaboradores pongáis de vuestra parte, ganaréis una barbaridad en eficacia y
rendimiento.

Reuniones
Las reuniones son una herramienta esencial de trabajo que con el tiempo se ha ido
convirtiendo en un auténtico problema. Cada vez son más improductivas. Y muchas de
ellas roban más que aportan.
No se puede trabajar sin reuniones pero sí sin la mayoría de ellas. Hay un exceso
generalizado de reuniones. Y esto es serio, ya que las reuniones, igual que las
interrupciones, te quitan tiempo real de trabajo.
En la mayoría de las reuniones no se trabaja, sino que se habla de trabajo. El trabajo es

eso que hacemos fuera de las reuniones tras haberlo acordado o decidido allí.
Cuando tu día está lleno de reuniones, no sólo es que no tengas tiempo para hacer tus
tareas, sino que cada tarea te resultará más difícil de lo que es. Porque las reuniones,
además de tiempo real de trabajo, te quitan energía, ideas, pasión, intensidad,
motivación... A más reuniones más actividad, pero no más productividad.
Convocar y asistir a una reunión parece que es algo gratuito (muchas veces es cuestión
de enviar un sencillo email), pero ese gesto tiene un gran impacto en muchas personas.
Por ejemplo, una reunión de una hora en la que participan cinco personas es en realidad
una reunión de cinco horas. Y el tiempo no es lo único que está en juego.
Al cabo de nuestra vida profesional tenemos miles de reuniones, pero por lo general
nadie nos enseña a convocar, dirigir ni participar en una reunión. Hacerlo bien debería
ser una preocupación tanto individual como colectiva de todo el equipo.
Tendemos a creer que una reunión es ese evento que ocurre dentro de una sala durante
un tiempo determinado, pero lo cierto es que la reunión va más allá: hay un antes,
durante y después de la reunión.

✦ ANTES: convocatoria, preparación, agenda y objetivos.
✦ DURANTE: participación, tiempos, acuerdos y próximos pasos.
✦ DESPUÉS: siguientes acciones, seguimiento y evaluación.
Cometemos tantos errores antes, durante y después de las reuniones, y afectan a tantas
personas, que por poco que mejoremos en alguno de ellos, el beneficio será enorme.
Toda mejora debe empezar por reducir el número de reuniones. Convocar una reunión
tiene que ser el último recurso después de haber agotado otras alternativas: llamada de
teléfono, un email, una videoconferencia, una conversación cara a cara... Antes de
convocar una reunión hay que preguntarse: «¿es del todo necesaria?».
Las reuniones que se repiten automáticamente cada cierto tiempo (recurrentes) son
especialmente improductivas: haya temas o no que tratar o solucionar, la reunión tiene
lugar sí o sí, sin que nadie las cuestione en forma y duración. Empieza por revisar y
cuestionar todas esas reuniones que ya están en tu agenda programadas a futuro.
Tienes mucho que ganar.
Elige bien a los asistentes. Pregúntate: «para este asunto que vamos a abordar, ¿qué
personas son las mejores, y las más imprescindibles?». En una reunión menos es más.
Comunícala y enfócala bien. Días antes, envía un email en el que claramente les informes
de: Agenda (temas a tratar), Objetivo (qué buscáis tratando esos temas), Preparación
(material a revisar) y Duración (el tiempo que les vas a quitar). Agenda, Objetivo(s),
Preparación y Duración.
Aligera la agenda. Tendemos a tratar demasiados temas en poco tiempo. Y además,

dejamos los más importantes para el final. Empieza siempre la reunión con el punto clave
y así os aseguraréis de tratarlo debidamente.

Preparación y anticipación. Cuando los asistentes se familiarizan con los puntos a tratar,
e incluso revisan material y trabajan en alguna idea previa, sus intervenciones son más
claras, directas y breves. La buena preparación hace que las reuniones duren menos.
Enfocados a acciones. Toda reunión nace para traducirse en próximas acciones. Todos
los asistentes, y especialmente quien la dirige, deben tener presente en todo momento
que en la sala se está para luego hacer. Se habla, se debate, se contrasta, se discute, se
acuerda pero por encima de cualquier otra cosa se deciden los próximos pasos y
acciones.
Si no hay una agenda clara, si no se prepara adecuadamente, si los asistentes no saben

qué se busca con la reunión, todo terminará con frases como esta: «le hemos dado un
buen empujón. ¿Qué tal si seguimos otro día?» En una reunión avanzas o retrocedes.
Qué, quién y cuándo son las claves de las próximas acciones. Cada punto de la agenda,
y ciertamente la reunión en sí, tiene que concluir dando respuesta a estas tres palabras
de oro. Qué es lo que hay que hacer. Quién lo va a hacer. Cuándo se va a hacer. Se debe
comunicar esto de forma clara y nítida.
De hecho, muchas futuras urgencias nacen en una reunión porque alguien no dio
respuesta a alguna de estas preguntas, o no quedaron todo lo claras que deberían.
Como apuntábamos en un capítulo anterior, la mala comunicación es causa habitual de
desorganización e improductividad dentro de un equipo.
¡Fuera distracciones! Cada reunión debe contar con la total concentración de los
asistentes. Chequear el email, o revisar el timeline de Twitter es algo que hoy en día se
puede ver en más de una reunión. Dejad los móviles a la entrada y utilizad lápiz y papel
para tomar notas.
Cuidad bien el momento de la reunión. El peor momento es al comienzo del día. Dado
que la mayoría de las personas son más productivas en las primeras dos horas,
convocarles para una reunión significa privarles de ese momento de máximo
rendimiento.

Igualmente, al final del día todo el mundo está cansando y desconcentrado, así que las
posibilidades de que la reunión fructifique son escasas. El mejor momento es un poco
después de media mañana, antes de la hora del almuerzo.
Fijad un tiempo máximo para la reunión, y tened un reloj siempre a la vista. Al comienzo,
ayuda decir en voz alta: «Tenemos 50 minutos para tratar este tema».
¿Por qué todas las reuniones son iguales cuando tratan temas distintos? La reunión debe
adaptarse a la agenda y objetivos, no al revés. El lugar, formato, asistentes, estilo y
duración deben moldearse en función de lo que se vaya a tratar y de lo que se persiga.
Podemos tener una reunión express de 10 minutos con tres personas de pie para tratar
un tema que acaba de surgir. Otra de 50 minutos en las que siete personas se meten en
una sala una vez a la semana. Y otra a medio día donde cinco personas despachan
temas durante 18 minutos. Las reuniones tienen que ser como los calcetines: uno para
cada ocasión.
Aunque se mejoren, las reuniones tienden a estropearse de nuevo. Es muy fácil volver a
los malos hábitos de antes, porque las reuniones se construyen a base de personas. Es
por ello que sea importante hacer una evaluación periódica de cómo están siendo
nuestras reuniones: «¿están siendo eficaces?, ¿en qué estamos fallando?, ¿qué vamos a
hacer para mejorarlas?».
Las reuniones pueden ser un fabuloso mecanismo de trabajo en equipo o un arma de

destrucción productiva. O las cuidamos e invertimos en estos detalles, o en vez de
aprovecharlas las padeceremos como una auténtica condena.

Aprender a decir ‘No’

Nos encanta quejarnos del tiempo que no tenemos pero somos los principales culpables
de no tenerlo. Con el paso del tiempo vamos sumando actividades, aceptando
compromisos, generando tareas y llenando nuestro día de rutinas. Y luego lamentamos
las consecuencias.
Nos falta tiempo porque en el fondo lo regalamos. Lo regalamos alegremente a otras

personas. Lo regalamos a actividades que no valen para nada. Lo regalamos a
compromisos que no nos aportan. Lo regalamos para quedar bien. Lo regalamos porque
no sabemos lo que perdemos. Lo regalamos porque «hacer más» suena divertido. Lo
regalamos porque en el fondo no tenemos claro lo que queremos.
Nos encanta lloriquear lamentando el tiempo que no tenemos pero al día siguiente no
hacemos nada. Ni un cambio.
La solución no pasa por comprar un reloj nuevo, o esperar a que alguien invente los días
de 30 horas. La lucha en realidad no es contra el tiempo, sino contra nuestras propias
elecciones. Cada vez tenemos menos tiempo porque elegimos mal lo que hacemos.
Tu tiempo y atención no son infinitos. Y además son muy valiosos y muy escasos. ¿Dónde
los quieres invertir? ¿Dónde los vas a invertir? Si quieres mejorar, tienes que decidir.
Empiezas a ganar “la batalla del tiempo” cuando eres más consciente de qué haces y
qué no haces. Conseguirás más tiempo (de calidad) cuando tengas claro las respuestas a
estas preguntas: «¿Qué voy a hacer?», «¿Cuándo lo voy a hacer» y «¿Qué no voy a
hacer?».
Para encontrar ese tiempo, primero hay que ganarlo y luego protegerlo. Y para ganarlo,
hay que empezar a hacer algo que cada vez nos cuesta más: decir «no».

Vivimos en la era de la saturación donde, por nuestra culpa, cada vez cargamos con más
tareas, más eventos, más proyectos, más compromisos, más actividades, más de todo. Y
no todo nos aporta o tiene valor. Lo que cuenta es sumar y hacer más. Decimos «sí» a
casi todo.
¿Y qué significa realmente eso de decir «no»?

+ A veces es declinar una colaboración.
+ A veces es no aceptar un nuevo proyecto.
+ A veces es renunciar a absorber más información online u oﬄine.
+ A veces es no comprar por comprar.
+ A veces es aligerar tu agenda personal.
+ A veces es no crear una cuenta en un sitio web o una red social.
+ A veces es eliminar una rutina o un hábito que ya no aporta.
+ A veces es no verse seducido por un nuevo compromiso semanal.
+ A veces es rechazar instalar y probar una aplicación...
El objetivo no es pronunciar la palabra «no», sino lo que ganamos con ello: poder
centrarte en las tareas y actividades que más cuentan para ti (prioridades, objetivos,
metas). Cuando evitas la saturación de cosas que no te aportan, por fin consigues tienes
el tiempo, la atención, energía e ideas para lo que te importa.
Y si esto es así, ¿porqué nos cuesta tanto decir «no» a algo, alguien o a uno mismo?
Decimos «sí» a casi todo porque es mucho más fácil y barato. Porque es...
✔ Rápido: no tienes que pararte a pensar, no hay dilema, no hay que elegir.
✔ Conveniente: quedas bien con los demás y transmite una mejor imagen de ti.
✔ Cómodo: en lugar de decidir por prioridades (más difícil), decides lo más atractivo o
divertido.

¿Y merece la pena decir «no»? ¿Qué ganas realmente con ello?
— Cuando dices «no» puedes hacer las tareas importantes mejor, a conciencia...
poniendo calidad, creatividad y talento en los detalles que marcan la diferencia y
dejan huella.
— Cuando dices «no» tienes más atención, energía y motivación para volcarte en
tus prioridades personales y profesionales. Te apetece de verdad.
— Cuando dices «no» encuentras el tiempo material (las horas, los minutos) para
empezar cosas que siempre quisiste hacer, y que una y otra vez te viste obligado a
posponer.
—Cuando dices «no» experimentas la sensación de libertad y liberación de estar al
mando. Puedes elegir, hacer y vivir sin tener que actuar como un coche
teledirigido.
Decir «no» cuesta mucho más cuando no sabes lo que quieres. La mayoría de las
personas a las que les falta el tiempo, o que dicen que no pueden dedicarse a lo que les
importa, es porque en realidad no tienen nada que les importa. Para empezar a decir
«no» primero hay que tener las prioridades claras. ¿Las tienes?
Antes de decir «sí», detente y piensa. Recuerda que es mucho más fácil decir «no» en ese
momento, a hacerlo después. Luego, cuando quieras dejarlo o eliminarlo, te costará más
y ya habrás perdido cosas por el camino.

Urgencias
Las urgencias son las mayores enemigas de los resultados. No porque nos compliquen el
día de trabajo sino porque nos hacen sacrificar las tareas de más valor. En lugar de
desgastarnos con las MIT y generar avances, lo hacemos con las urgencias “porque es lo
último que ha llegado”.
Las urgencias son unas mentirosas. Nos engañan haciéndonos creer que estamos
consiguiendo y avanzando, cuando es justo lo contrario. Nos llenan de prisas, nos hacen
correr, nos hacen caer en una actividad frenética, y eso nos hace pensar que estamos
siendo productivos. Y Actividad ≠ Productividad.
Salvo que trabajes en un departamento de urgencias (servicio técnico, atención al

cliente...), el corazón de tu trabajo no son las urgencias. No confundas tapar un agujero o
sofocar un fuego con conseguir avances y resultados.
La mayoría de las personas sacrifica tareas de gran valor a cambio de urgencias porque
en el fondo no saben lo que es una urgencia. Cualquier cosa que llegue de forma
inesperada, se califica inmediatamente de “urgente”. Así, sin otro motivo que presentarse
de repente.
Saber lo que es y no es una urgencia, y saber manejarla, es de esas cosas que no nos
suelen enseñar en ningún sitio. Y es del todo incomprensible, porque ya desde
pequeños nos pasamos la vida manejando imprevistos y urgencias.
La mayoría de las urgencias no son urgencias. En tu trabajo tienes muchísimos

imprevistos. Bastantes falsas urgencias. Y algunas (muchas menos de las que crees)
urgencias de verdad.
A veces tendemos a decir que lo que es urgencia para una persona puede no serlo para
otra. Pero en un equipo de trabajo, una urgencia es una urgencia para todos. El carácter
de “urgente” no lo define la persona que la trae sino la tarea en sí.

Los imprevistos sí que son muy habituales. De hecho son tan normales en el trabajo
como las propias tareas o la hora del café. Hay que aceptarlos y saber convivir con ellos.
Las falsas urgencias son trampas en las que caemos de forma constante (sin querer,
claro). Cuando una persona cae en una falsa urgencia:
+ Se autoimpone una ansiedad y se somete a un estrés innecesario.
+ Cae en la precipitación y generalmente toma una mala decisión.
+ Detiene lo que estaba haciendo, y deja a medias una tarea.
+ Altera su plan de trabajo y tal vez compromete sus objetivos para

ese día.
+ Se desgasta en una tarea que en la mayoría de los casos podría

esperar 1 hora o incluso más.
Para dejar de caer en las falsas urgencias lo primero que hay que hacer es evitar el
primer impulso de llamarlo «urgencia».
Somos humanos y por tanto tendemos al drama y la exageración. De alguna forma nos
inclinamos a distorsionar la realidad.
Deja reposar esa aparente urgencia durante 1-2 minutos. Porque cualquier tarea
imprevista o inesperada, según llega, siempre está muy caliente y te hará creer que es
una urgencia. “Tirará de ti” para que dejes lo que estás haciendo y te pongas con ella.
Y esos 1-2 minutos, párate a pensar y hacerte una serie de preguntas que te permitirán
acertar al decidir si estás ante un imprevisto o una urgencia de verdad:

✔ ¿Puedo terminar antes lo que estoy haciendo ahora? ¿Puedo completar la tarea que
estaba haciendo cuando llegó el imprevisto?
✔ ¿Qué tipo de tarea es lo que acaba de llegar? ¿Requiere concentración e

intensidad? ¿O es algo más manual o mecánico?
✔ ¿Es una tarea completamente nueva que tengo que hacer de cero?
¿O es algo de lo que ya tengo hecho algo o incluso he empezado?
✔ ¿Para cuándo realmente lo tengo que hacer? ¿Qué margen de tiempo tengo en
realidad?
✔ ¿Es algo que conozco bien y domino, o es algo completamente nuevo para mí?
✔ ¿Es algo que puedo hacer en solitario, o necesito la ayuda de alguna otra persona?
✔ En términos de importancia, ¿qué repercusiones tendría si no lo entregara justo en

la fecha que me piden?
✔ En términos de importancia, ¿cómo encaja dentro de mis propios objetivos y los

resultados que me piden otros?
Con estas preguntas y sus respuestas podrás decidir si es un imprevisto o una urgencia
de verdad.
IMPREVISTO: algo con lo que no contabas y que tienes que hacer próximamente
(hoy o mañana), que tiene un impacto medio o bajo en tus objetivos y resultados,
y que podrás cumplir si encuentras un poco de tiempo extra.
URGENCIA: algo con lo que no contabas y que tienes que hacer ya (hoy mismo o
en unas pocas horas), que tiene un impacto notable en tus objetivos y resultados,
y para lo que necesitas una buena cantidad de tiempo real de trabajo.
La forma de actuar en cada caso es muy diferente. Y, sobre todo, afecta de un modo
radicalmente distinto a tu planificación (objetivos y resultados) de ese día:

SI ES UN IMPREVISTO
Vuelve sobre tu planificación y reajústala. Recortando o posponiendo sólo las tareas
menores, mecánicas o las rutinarias. Ésas sí se pueden sacrificar. De hecho, si hay alguna
que deba sacrificarse son esas tareas. De este modo podrás hacer hueco al imprevisto
que ha llegado sin comprometer el corazón de tu día: tus objetivos y tus resultados.
SI ES UNA URGENCIA
Vuelve sobre tu planificación y reajústala. Recortando o posponiendo tanto las tareas
menores, como las complementarias e incluso alguna MIT próxima que tuvieras previsto
hacer. Vas a perjudicar los objetivos y resultados de tu día, sí. Pero lo vas a hacer por
algo que tiene una importancia mucho mayor.
Como ves la planificación no sólo vale para saber lo que vas a hacer hoy, sino para saber
reaccionar y tomar mejores decisiones cuando se presenta un imprevisto o una urgencia.
Es un arma poderosísima para conseguir el trabajo inteligente que buscamos todos.

VI. E-MAIL

Hábitos
Aunque muchos lo han convertido en su principal tarea de cada día, el Email es sólo una
herramienta. Tu trabajo es otro, seguramente muy diferente.
Si alguna vez pasas a la historia no será por haber gestionado bien tu Email, por haber
respondido rápido a tus mensajes, o por chequearlo cincuenta veces al día. Sino por
haber hecho algo importante con tus ideas y tu esfuerzo.
Las ideas ocurren fuera del Email. En el Email no se piensa, no se innova, no se inventa,
no se supera. En el Email movemos papeles. Es una herramienta diaria y muy importante,
sin duda, pero si hacemos que todo gire entorno a ella será muy difícil ser productivo y
creativo.
Muchas personas han convertido el Email en el centro de su día donde “hacen su vida”,
como si de una chimenea en invierno se tratase.
Es el lugar perfecto para estar porque siempre pasan cosas: actividad de entrada y
salida, personas a las que responder, microtareas que hacer, novedades que descubrir, y
también cosas divertidas con las que romper la monotonía del trabajo.
Cuando no sabes qué hacer, sueles abrir el Email porque ahí siempre hay algo que
hacer. Es como hacer “zapping” con la televisión, siempre hay algo que ver. Y si no,
pasas al siguiente canal o mensaje.
A lo largo de los años hemos acumulado tal cantidad de malos hábitos frente al Email,
que para muchas personas se ha convertido en una auténtica condena.
En lugar de ser una herramienta eficaz para solucionar problemas, se ha convertido en

un problema. A veces el problema.

Muchas personas tienen como una de las tareas principales del día «vaciar su Inbox».
Pero desgastarte con el Email no produce impacto en tu trabajo. Salvo que justamente tu
trabajo sea ese.
El Email se ha convertido en una fuente constante de interrupciones y de distracciones.

También de ansiedad por mantener el Inbox a raya y que no crezca de forma
descontrolada. También es una puerta de entrada a falsas urgencias con las que dejarse
atrapar. Y sobre todo es una gran aspiradora que succiona tiempo, energía, ideas,
motivación y atención.
El Email es una fantástica herramienta que casi todo el mundo utiliza mal porque nadie
nos ha enseñado a utilizarlo. Hemos tenido que aprender por nosotros mismos, o por lo
que nos han enseñado otros. La consecuencia es que hemos aprendido mal.
El Email, sin buenos hábitos personales de uso, es un animal incontrolable. Como no lo

domines tú, será él quien te domine.
En el Email tenemos muchas falsas creencias y obligaciones autoimpuestas bajo

pretextos ridículos: «si no lo tengo abierto todo el día me perderé cosas», «si no lo
chequeo cada diez minutos me van a echar», «si no respondo rápido no seré un buen
profesional», «si no me entero del último mensaje en llegar no haré bien mi trabajo», «si
no lo leo en varias horas el mundo se detendrá...».
Necesitamos empezar de cero nuestra relación con el Email. Pactar con él nuevas
fórmulas de trabajo que sirvan para hoy. Y para los próximos años.
Queremos compartir contigo algunos de los hábitos que más nos han ayudado a
nosotros a utilizar el Email de forma productiva. Especialmente te recomendamos los dos
primeros.

PRIMER GRAN HÁBITO

Empieza el día sin abrir el Email. Antes de abrirlo por primera vez asegúrate de haber
terminado una (mejor dos) de las MIT de tu día. Esa demora de 40 ó 60 minutos en la
primera apertura del Email no hará que te pierdas cosas, y por el contrario te permitirá
concentrarte en las tareas que más resultados dan.
Eso sí, para que este primer hábito funcione:
✔ Ten clara (desde el día anterior) cuál es la primera tarea que harás al empezar. Tu
planificación te ayudará a decidirlo.
✔ Haz siempre que la primera tarea sea una MIT. Una tarea importante que de verdad
tenga valor para ti, y que por tanto “tire de ti”.
✔ Deja todo el material e información preparada para hacer esa primera tarea sin
perder tiempo, y sobre todo sin tener que abrir el Email para encontrarla.
✔ Evita abrir el Email en casa o de camino al trabajo. O de lo contrario cualquier falsa

urgencia o imprevisto llamativo te hará cambiar tu planificación y empezar el día al
revés.
SEGUNDO GRAN HÁBITO

Reduce el número de veces que atiendes el Email a lo largo del día. Lo mejor es
establecer un número concreto de veces que vas a abrirlo y atenderlo. ¿Cuántas veces?
No hay un número fijo. Pero nosotros hemos descubierto que cuatro es un buen número:
uno por la mañana (después de tus MIT), otro al final de la mañana, otro a primera hora
de la tarde o media tarde, y finalmente otro hacia el final del día, antes de hacer tu
planificación diaria.
Si nunca has probado estos dos hábitos, ¡empieza cuanto antes! Nosotros antes
sufríamos la tiranía del Email y con estos hábitos todo empezó a cambiar.

Empezamos a tener más control sobre nuestro día, encontramos más resultados y
avances, y el mundo continuó girando. Pero hay más hábitos que queremos contarte...
Desactiva la alarma o notificador de “correo nuevo”. En la práctica es un elemento de

distracción que en forma de bombardeo constante te obliga a dejar lo que estás
haciendo y cambiar de actividad (multitarea). Debilita tu ritmo de trabajo, te roba
intensidad, y rompe el flujo de ideas necesario en tus tareas.
Convertir el Email en un centro de decisiones te convierte en su esclavo. Y convertirlo en

un centro de coordinación hace esclavos a otros. El Email no nació para pensar dentro de
él ni tampoco como forma de dirigir a muchas personas. Si lo utilizamos (mal) para eso,
no esperemos conseguir buenos resultados.
No caigas en la trampa de la respuesta inmediata. Responder rápidamente a los

mensajes según van entrando sólo sirve para:
✦ Interrumpir de forma constante las tareas que estás haciendo y caer en la

multitarea.
✦ Hacerte creer que eres más eficiente. Pero responder en el acto ≠ Productividad.
✦ Generar falsas expectativas en los demás: el día que no respondes rápido, te

pedirán explicaciones.
✦ Hacerte creer que la herramienta está por encima de ti y de las tareas que estás
haciendo. Al final te convences que responder rápido es lo que más importa.
No utilices el Inbox como tu lista de tareas. Esto sólo ayudará a complicar tu

organización, ya que al final tendrás tareas en varios sitios. Y, sobre todo, te obligará
dejar la aplicación de correo permanentemente abierta para saber lo que tienes que
hacer. No utilices el microondas para secar la ropa. Para llevar un control de tus tareas,
utiliza mejor una aplicación como Hightrack que nació para eso.

El Email no vale para todo. Como vimos en el capítulo dedicado a la Comunicación,

alrededor nuestro hay otros canales que para ciertas tareas o situaciones, son mucho
más efectivos. Antes de lanzarte a escribir ese mensaje, considera antes otras
alternativas: tal vez una reunión formal, una reunión express, una llamada telefónica, una
videoconferencia, mensajería instantánea...
No escribas ese mensaje si no es necesario. Tendemos a escribir más mensajes de los

necesarios y luego nos quejamos de que recibimos demasiados. Hay una regla que dice:
«escribe menos y recibirás menos». Piensa que un correo de ida es, en el mejor de los
casos, otro de vuelta. Haz hoy mismo esta prueba: reduce un 30% o un 50% los mensajes
que habitualmente escribes y verás la diferencia.
No envíes urgencias por Email y no pidas que otros te las envíen. El Email es un canal de
comunicación asíncrono, a diferencia de otros medios síncronos como el teléfono o una
conversación cara a cara donde la respuesta siempre inmediata. Y todas las urgencias
(las de verdad) exigen una respuesta inmediata.

Gestionar el Email
Centraliza la gestión de tus direcciones de Email en un solo lugar. Utiliza una aplicación o
un servicio que te permita recibir, organizar y responder a todas tus cuentas sin tener
que estar cambiando de sitio. Será como tu “centro de comunicaciones”.
Casi todos tendemos a tener más direcciones de Email de las que verdaderamente
necesitamos y utilizamos. Te proponemos hacer una revisión de las que tienes. ¿De
verdad las utilizas todas? ¿Son necesarias? Tal vez sea momento de simplificar y eliminar
alguna.
Cuando recibas información útil en un mensaje, sácala de ahí y guárdala mejor en otro
lugar. Un archivo adjunto, instrucciones para una tarea, datos sobre los que trabajar,
referencias de un proyecto... Dejar todo eso en el Email será complicar tu trabajo
después: tendrás que volver al Email para encontrarlo (y al abrirlo te despistarás con
nuevos correos), y tal vez te lleve tiempo encontrar la información. Hay muchas buenas
aplicaciones con las que gestionar notas y archivos adjuntos sin tener que depender del
Email.
Invierte tiempo en aprender a buscar bien y rápido. Todas las aplicaciones modernas de
Email incluyen la funcionalidad de «búsqueda avanzada», y dada la cantidad de mensajes
que manejamos hoy en día, es imprescindible saber utilizarla.
El Email se ha convertido en una especie de disco duro al que continuamente volvemos

para buscar algo que alguien nos envió en una ocasión. Si sabes buscar, lo encontrarás
en unos pocos segundos. Si no, perderás tiempo. Y así todos los días.
En productividad se llama “procesar” al acto útil de decidir qué hacer con un mensaje de
Email. El Email por tanto no se lee, sino que se lee y se decide qué hacer con él. Cada
mensaje conlleva una acción. Siempre.

Es importante que el procesado sea todo lo rápido posible. Cuanto antes proceses tus
mensajes, antes podrás volver al que es en realidad tu verdadero trabajo (la gestión del
Email no es un trabajo). Cuando leas un mensaje, decide rápido qué hacer con él:
✔ Si es una tarea grande, anótala para hacerla después (por ejemplo en la Bandeja de
Entrada de Hightrack), o decidir en tu planificación de final de día cómo tratarla.
✔ Si es algo pequeño, de uno o dos minutos a lo sumo, hazlo en ese instante.
✔ Si es algo que tienes que delegar a otra persona, reenvía el correo en el momento.
✔ Si el mensaje es una confirmación o información de referencia, archiva o borra.
✔ Si es un correo prescindible, borra. ¡No pasa nada por borrar ciertos mensajes!
No dejes mensajes sin procesar en tu Inbox. Eso es como enviarte un bumerán contra ti
mismo. Si no sabes qué hacer ante un mensaje complejo con mucha información, que
requiere un análisis a fondo, conviértelo en una tarea que harás en otro momento. Pero
el mensaje queda procesado, y no pendiente en tu Inbox.
Aprende los atajos de teclado más útiles. En el Email hay una serie operaciones y gestos
que al cabo del año repites cientos o miles de veces (por ejemplo “crear mensaje”).
Ejecutar todas esas operaciones mediante combinaciones de teclado es más eficiente y
natural (tus manos ya están sobre el teclado). Aprende las 4 ó 6 combinaciones que más
utilices y verás cómo tu flujo de operaciones en el Email se acelera enormemente.
Uno de los problemas que hoy en día plantea el Email es que en un mismo lugar (el
Inbox) se mezclan correos absolutamente vitales o relevantes, con otros de baja
importancia o incluso spam. Y ahí están todos juntos, reclamando tu atención por igual. Y
lo peor es que en muchos casos se la damos por igual. Muchas personas no distinguen
sus mensajes mediante una organización clara. Y este error está mucho más extendido
de lo que pudiera parecer.

No compliques en exceso la organización de tu Email. No hace falta tener una carpeta

para cada persona, cada cliente o cada empresa con las que intercambias mensajes.
Multiplicar carpetas con estructuras enrevesadas sólo lleva a invertir más tiempo para
tenerlo todo en orden.
Hay muchas personas que invierten cantidades enormes de tiempo y energía en tener
bien ordenado su correo. Es un esfuerzo en vano pues dentro de tres horas nuevamente
se habrá descompuesto. A no ser que recibas 10 ó 15 mensajes al día, la organización
manual ya no es válida en el siglo XXI. La solución es la organización automática.
Esa organización automática se llama «filtros» o «reglas» inteligentes. Estas reglas te

ayudan a clasificar tu correo de manera automática, para poder atender antes los
mensajes más relevantes. Estos filtros encierran un conjunto de reglas y criterios bajo los
que tu aplicación filtrará, etiquetará y clasificará (moverá) de forma automática una buena
parte de los mensajes que recibes a diario.
Los filtros y reglas trabajan cada minuto sin que tu hagas nada. Cuando estás en otra
tarea, en una reunión, comiendo o durmiendo. Son el mayordomo perfecto.
El funcionamiento de los filtros es sencillo. Cuando creas uno, él le indica a tu aplicación

de Email que cuando reciba “tal” mensaje haga esto “otro” con ellos. Es decir, a un
mensaje o un tipo de mensajes se le asigna una acción de clasificación y organización.
Por ejemplo, cuando reciba un mensaje de mi jefe:
+ Muévelo a esta carpeta especial llamada “Importante”.
+ O bien asígnale una etiqueta de tal color, o una bandera roja para distinguirlo mejor.
+ O bien reenvíalo a otra dirección de Email, como otra que tengas tú o la de un

compañero.
+ O bien responde automáticamente con una respuesta prediseñada.
+ O bien bórralo inmediatamente. (Tal vez no sea buena idea borrar todos los
mensajes del jefe).

Si no sabes cómo crear filtros o reglas en tu aplicación de Email, no pierdas tiempo

investigándolo por ti mismo. En YouTube seguro que encontrarás muchos vídeos
explicando cómo hacerlo. En unos pocos minutos recibirás un curso acelerado de filtros y
reglas.
Antes de lanzarte a crear reglas en tu aplicación, te damos algunas recomendaciones

prácticas para realmente surtan efecto:
✔ Empieza por preguntarte quién suele enviarte más mensajes. Pueden ser personas,
sitios web o servicios de Internet... Haz una pequeña lista o mapa mental.
✔ Pregúntate si de verdad merece la pena hacer un filtro para cada uno. Tampoco se
trata de crear decenas de filtros sin sentido, sino aquéllos que realmente merecen
la pena.
✔ Empieza poco a poco. No generes 50 reglas de golpe. Empieza por cinco o seis y
después de unos días evalúa cómo te está yendo. Si todo va bien, podrás añadir
otras pocas. Ve despacio y hazlo sencillo.
✔ Establece una fecha periódica para hacer mantenimiento de tus filtros. Con el
tiempo algunos irán perdiendo validez y surgirá la necesidad de crear otros nuevos.
Revisar y poner al día tu sistema de filtros equivale a menos tiempo en el Email.
Para concluir este capítulo, queríamos compartir contigo algunas ideas para tus filtros de
Email. Naturalmente sólo tú puedes determinar qué filtros necesitas, pero hay una serie
de ellos que son comunes a casi todos nosotros. Ahí van:
➜ Un filtro para los correos que tu jefe, director de departamento o tu supervisor te

envía exclusivamente a ti. La importancia de un correo no es la misma cuando te lo
envían sólo que cuando te lo envían y estás copiado junto a más personas.
➜ Un filtro para personas u organizaciones relevantes. Tal vez un socio, un estrecho

colaborador o ciertos clientes VIP a los que debas atender antes y mejor.

➜ Un filtro para los mensajes de los miembros de tu equipo o compañeros con los
que habitualmente trabajas.
➜ Un filtro para los boletines con actualizaciones, novedades o newsletters a las que
estás suscrito.
➜ Un filtro para los mensajes que vienen de tu blog (por ejemplo comentarios,
mensajes desde el formulario de contacto, etc.)
➜ Un filtro para las actualizaciones, notificaciones y avisos que recibes de tus redes
sociales (Facebook, Twitter, 4square...).
➜ Un filtro para separar los mensajes de amigos y familiares.
➜ Un filtro para los mensajes con promociones y publicidad de tiendas online en las
que habitualmente compres.

Escribir Emails
¿Cuántos emails escribes al cabo del año? Seguramente miles. Y para ser un gesto que
repetimos tanto, no son tantas las personas que lo cuidan y se preocupan por mejorar.
Escribir un email es como respirar o caminar, no te das cuenta que lo haces. Pero ese
gesto te afecta tanto a ti como a las personas a las que se lo envías (colaboradores,
equipo, clientes...). Por eso merece la pena ser más eficaz al hacerlo. Aquí te dejamos
algunas pistas para conseguirlo.
Piensa antes de escribir. Antes de teclear de forma frenética detente unos segundos
para pensar: a) qué quieres pedir o encargar en realidad; b) qué información necesita
saber o tener la otra persona. (Es algo que ya vimos en el capítulo dedicado a la
Comunicación, y que por su vital importancia no nos importa repetir aquí).
Cuando envíes una tarea por Email, es esencial que la otra persona entienda claramente
lo que tiene que hacer. Para ello, nada mejor que incluir las tres coordenadas clave que
tiene que tener toda tarea. Inclúyelas también en tus correos:
✔ QUÉ: es lo que define y expresa la tarea en sí. Defínelo en una línea y asegúrate de
empezar a escribir tu mensaje por ahí.
✔ CUÁNDO: es lo que fija la fecha de vencimiento. Le ayuda a la otra persona a

interpretar el grado de prioridad de la tarea.
✔ CÓMO: aporta instrucciones y detalles para completar esa tarea. A veces no es

necesario incluirlos.
Evita los correos excesivamente largos. Si antes de teclear crees que te va a salir un
email de varias páginas, tal vez deberías valorar otras alternativas más directas, prácticas
y eficaces: una minireunión, una videoconferencia, una llamada de teléfono, etc.

Si dentro del mensaje hay varios puntos, sepáralos claramente. Si estás ante un correo
es extenso, y necesariamente lo debes enviar por escrito, al menos estructura tu correo
para que sea legible y comprensible. Separa las ideas y los puntos principales mediante
epígrafes con títulos descriptivos, utiliza líneas de puntos, combina mayúsculas con
minúsculas, etc. A ti apenas te costará esfuerzo, y esa “maquetación” ayudará
enormemente a la otra persona: mayor comprensión, acciones más rápidas.
No mezcles varias tareas en un mismo correo. A no ser que estén directamente

relacionadas, o deban hacerse en cadena, lo mejor es separarlas en mensajes distintos.
De lo contrario trasladamos a la otra persona la sensación de que todas las tareas son
iguales y dificultamos su organización y priorización. Además, ¿qué asunto vas a ponerle
a un mensaje que tiene varias tareas distintas?
Al escribir, sé directo, ve al grano. Cuando en tu email pidas algo a alguien, indica desde
el principio la tarea lo que hay que hacer. No esperes al tercer párrafo para decirlo, hazlo
directamente en la primera línea, e incluso desde el Asunto del mensaje. Indica
claramente qué necesitas y para cuándo (volvemos a proponerte esta idea por lo
tremendamente eficaz que resulta).
Evita enviar preguntas abiertas. Muchos emails generan una cadena de mensaje (una
especie de conversación) porque originalmente estaban redactados de forma imprecisa
o enviando preguntas abiertas. Por ejemplo, no es lo mismo escribir:
«Ana, ¿qué tal si quedamos a comer un día de estos y lo hablamos?».
A escribir:
«Ana, ¿qué tal si quedamos a comer un día de estos y lo hablamos? Yo podría este
jueves o el viernes a las 13:00. ¿En el sitio de siempre?».
En el primer caso se generarán varios correos de ida y vuelta. En el segundo,

seguramente sólo uno.

Antes de enviar haz una rápida lectura a modo de repaso. «¿Están todas las ideas que
querías transmitir?», «¿Has incluido la información que necesita la otra persona?» y «¿Está
claro lo que pides (con su qué y su cuándo)?». Ante ciertos correos conviene hacer una
lectura final antes de enviar. Unos pocos segundos pueden ahorrarte muchos dolores de
cabeza.
Penúltima cosa: escribe el “Asunto”. El Asunto es como el titular de una noticia. Tiene
que sintetizar y resumir bien lo expuesto dentro del mensaje. Eso le ayudará a la otra
persona a interpretarlo incluso sin abrirlo, y a darle la prioridad que se merece. Cuidando
la redacción del Asunto (directa y precisa) ganáis tú y la otra persona. Por eso es mejor
hacerlo casi al final, cuando dentro del Cuerpo del mensaje ya has escrito lo que quieres
decir.
Última cosa: escribe el destinatario. Habiendo escrito el mensaje, habiendo repasado y

habiendo redactado un buen Asunto, ya puedes elegir quién tiene que recibir tu
mensaje. Haciéndolo como último paso te aseguras que: a) lo envías a la persona(s)
adecuada; y b) no envías accidentalmente el mensaje sin haberlo terminado, o sin haber
adjuntado un documento (si no indicas un destinatario, tu mensaje nunca puede salir de
tu aplicación).
No abuses del CC. Poner en copia a muchas personas en tus mensajes aumenta el ruido
en tu comunicación y hace que tu correo sea menos preciso y claro. Cuantas más
personas estén en copia, menos fuerza tiene.
Mejora tus habilidades mecanográficas. Nos pasamos una buena parte de nuestra vida
frente al teclado, pero no todo el mundo sabe teclear bien. Y en el Email, cuanto más
rápido y eficiente seas tecleando lo que quieres decir, más tiempo y energía tendrás para
otras cosas más importantes.
Aprovecha las plantillas para utilizar respuestas prediseñadas. Es una funcionalidad que
incluyen la mayoría de las aplicaciones de correo y que supone un enorme ahorro de
tiempo. En muchos mensajes incluimos algo que ya escribimos antes: saludos,
despedidas, instrucciones, información recurrente, datos de contacto, confirmaciones de

pedidos, etc. Escribir eso una y otra vez es una enorme pérdida de tiempo. Con las
plantillas o mensajes predefinidos puedes ahorrar teclear parte de esos mensajes, o
incluso su totalidad. Es un arma de productividad muy poderosa que sin embargo está
poco explotada.

PARA TERMINAR
Desde que hace años nosotros mismos iniciamos nuestro camino de mejora en
Productividad Personal, nos aferramos a dos cosas: hábitos personales y software. Y eso
es lo que en esencia es Hightrack.
A lo largo de este libro hemos tratado de transmitirte los hábitos, técnicas y detalles
prácticos que más nos han ayudado en todo este tiempo. Pero somos conscientes de
que te hemos contado muchas cosas. Seguramente sientas el deseo de poner en
marcha cuantas más mejor, o incluso todas a la vez. ¿Cómo hacerlo? ¿Por dónde
empezar?
Dedica un buen rato a analizar, detectar e identificar qué rincón está funcionando peor.
En qué área fallas más, si lo prefieres. ¿Qué es lo que por importancia ha de mejorarse en
primer lugar?
Por otro lado, cabe la posibilidad de que algunas cosas que te hemos contado no valgan
en tu caso particular, o no puedas aplicarlas tal cual las hemos expuesto. Si es así,
personaliza el “tratamiento”. Relee la parte que quieras mejorar y decide qué acciones se
adaptan mejor a tu caso. Elige lo que vas a hacer mediante una lista de próximas
acciones.
No intentes demasiadas cosas a la vez y empieza cuanto antes. Porque leer, descubrir y
aprender es importante, pero iniciar estos cambios es esencial. Sin ellos, no hay mejora.
Te animamos a empezar hoy mismo.
Porque cambiar y mejorar está en tu mano. No mires hacia ningún sitio, no le eches la
culpa a nadie ni esperes que la solución llegue por arte de magia. Tú puedes mejorar tu
Productividad y hacer cosas increíbles. Pero mejorar siempre implica actuar. Así que:
¿qué es lo próximo que vas a hacer?
Gracias por tu tiempo y tu atención. (Es lo más valioso que tienes.)

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¿Cómo leer este libro? 8

II. PLANIFICAR TU TRABAJO 16

¿Por qué planificar? 17

III. HACER ES CONSEGUIR 23

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IV. EL ENEMIGO INTERIOR 42

V. TRABAJAR CON OTROS 53

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¿Por qué este libro?

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Cuando Quique y yo pensamos en crear Hightrack queríamos que, tanto nuestro

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¿Cómo leer este libro?

Puedes leerlo de principio a fin, o ir directamente a un apartado concreto que quieras

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Sin prioridades claras y bien definidas no hay productividad, organización, eficiencia ni

No tenemos prioridades o traicionamos las que creemos tener porque en el fondo no

Caemos en la pasividad y la inacción porque no sabemos lo que buscamos. Y cuando no

Las prioridades te ayudan a decir "no" a un compromiso que no te conviene, a ignorar

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Fijar prioridades no requiere hacer algo extraordinario. Sólo hacerte preguntas y

✦ ¿Qué es lo que quiero?

✦ ¿Qué es lo que me gusta?

✦ ¿Qué es lo que me importa?

Antes de llegar a plantearte cosas como la motivación, objetivos, metas, cambios

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La falta de prioridades o la falta de motivos fomenta el caos diario y la improductividad.

Tus motivaciones no sólo son el porqué de levantarte por la mañana y trabajar de 9 a 5.

No hay prioridades o motivaciones grandes o pequeñas, llamativas o cotidianas,

Antes de plantearte un cambio productivo, asegúrate de conocer tus prioridades, tener

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Cuando uno se propone mejorar su Productividad Personal siempre siente el impulso de

Para empezar bien el cambio...

✔ Empieza en pequeño para que el cambio no te desanime.

✔ Da pasos pequeños para dosificar fuerzas y entusiasmo.

✔ Sumando pequeños cambios consigues algo grande.

✔ Da pasos pequeños para disfrutar más del camino.

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Para cambiar hay que...

✦ Concretar los cambios y nuevos hábitos en acciones específicas, en próximos

✦ Traducir cada nuevo paso en algo muy sencillo y muy pequeño.

✦ Convertir las acciones en un plan diario.

✦ ¿Empezar con ese plan mañana? Mejor hoy mismo.

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Cualquier cosa que te propongas se puede descomponer en “pasos de bebé”. La

Lo pequeño se hace más grande a base de repetición.

La repetición lleva a la constancia, y la constancia a avanzar grandes distancias.

La constancia te permite estar siempre conectado a tus objetivos y traducirlos en tareas

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II. PLANIFICAR TU TRABAJO

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¿Por qué planificar?

Ese plan inteligente de trabajo implica:

✔ Decidir lo que vas a hacer.

✔ Saber también lo que NO tienes que hacer.

✔ Familiarizarte con lo que te espera.

✔ Anticiparte a lo que tendrás que hacer.

✔ Preparar el cuándo y el cómo por adelantado.

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