SEIS PASOS PARA AUTOMATIZAR LOS PROCESOS BPM

La automatización de procesos de negocio es como se conoce la forma específica para

implementar procesos de una organización a través de las siguientes actividades:

Uso de tecnologías específicas

Integración de datos y sistemas

Control del flujo de trabajo

Distribución de las tareas

Monitoreo en tiempo real

Para que la automatización de los procesos de negocio logre los mejores resultados, se utilizan
soluciones tecnológicas llamadas BPMS (Business Process Management Systems o Sistemas de
Gestión de Procesos de Negocios). Cuando se trabaja de esta manera, utilizando herramientas
especialmente desarrolladas para la automatización de procesos, se deben seguir 6 etapas y
ejecutarlas de la mejor forma. A continuación, resumimos cada una de estas, para que usted vea
las ventajas de automatizar los procesos con ayuda de herramientas de apoyo sistémico.

Los 6 pasos para la Automatización de los Procesos de Negocio con BPMS

1- Creación de prototipos de interfaz

Es la creación de diseños de las pantallas de forma similar a la destinada a utilizar cuando la

automatización de los procesos de negocio esté completa. De esa forma, se hace constar la forma
de integrar de la mejor forma, los formularios que guiarán la implementación de la parte humana
del proceso. Así se trata de asegurar que el proceso se llevará a cabo exactamente de acuerdo a su
descripción. Para esto, es necesario haber definido los puntos de interacción, el diagrama del
proceso, el flujo de datos y un diseño o modelo estándar.

2- Creación de integraciones

En esta etapa se hace la integración entre las bases de datos y los sistemas utilizados en el
proceso, como se estableció durante el diseño del proceso.

3- Aplicación de las reglas de negocio

Las reglas de negocio permiten la reducción de trabajos repetitivos en los procesos. Utilizando el
BPMS en la automatización de los procesos de negocio se puede parametrizar la aplicación de
estas normas, de manera que la toma de decisiones sobre ellas funcione correctamente.

4- Preparación del Monitoreo – BAM

Business Activity Monitoring es una de las ventajas que se obtienen cuando se utiliza BPMS
durante la automatización de los procesos de negocio. Proporciona información de los resultados
de los procesos en tiempo real y en forma de KPI, o indicadores clave de rendimiento, mucho más
fáciles de comprender y analizar, principalmente a través de dashboards o cuadros de mando.
5- Aprobación

El propósito de este paso es supervisar la ejecución del proceso para ver si el resultado es
satisfactorio, integrando la tecnología utilizada, las herramientas, la interfaz y el usuario. Las
pruebas con usuarios se utilizan ampliamente.

6- Producción

Una vez aprobado, el proceso entra en operación asistida, pero con supervisión directa, ayudando
al personal de TI a ponerlo en práctica, supervisarlo y responder a las preguntas.

Se puede implementar la automatización de procesos de negocio sin la ayuda de herramientas

BPMS, pero esto requiere un esfuerzo mucho mayor, especialmente para motivar a los empleados,
y el monitoreo constante del trabajo realizado por todos.