Formulario de

Análisis de Cargos
1. Nombre y Apellidos: 2. Sueldo:

3. Nombre del cargo: Secretaria General 4. Código:0240810021

5. Entidad: Almacén BC S.A

6. División: Gerencia 7. Sección: Personal

8. Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General 9. Fecha de Análisis: 11/09/11

10. Ciudad: Cartagena 11. Dirección: Av. Pedro de Heredia Sector el toril

12. Cargos que supervisa: Ninguno

Describa en forma clara y precisa, las funciones o actividades que ejecuta en el Frecuencia
curso normal de su trabajo, indicando la periodicidad de la ejecución: Diaria
(D), Semanal (S), Quincenal (Q), Mensual (M), marcando la columna
correspondiente con una X. D S Q M
13. LABORES PRINCIPALES:
1. Simplificar la información recibida y archivarla para X
proporcionarla cuando se necesite.
QUE SE HACE? COMO SE HACE? Y PARA QUE
SE HACE?
2. Redactar cartas, memorandos, cotizaciones, entre otros X
que el gerente general requiera.
3.Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar X
y recibir todo tipo de documentación física,electrónica o
por otros medios, según las necesidades de la Gerencia
General.
4.Actualizar la agenda del Gerente General. X
5. Programar y efectuar los requerimientos de bienes X
muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del
sistema que corresponda, así como verificar su recepción y
distribución a los usuarios.
6. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y X
entrega al personal de la Gerencia General
7. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y X
practicantes asignados a la Gerencia General, así como
tramitar las reprogramaciones.
14. LABORES SECUNDARIAS:
Mantenimiento informático y actualización de bases de datos de medios de comunicación.
Presencia en organizaciones, asociaciones, ferias, salones, exposiciones.

15. ACTIVIDADES OCASIONALES:

Realizar otras funciones afines a la misión de la Gerencia General y las que por norma sean
de su competencia.
Las preguntas de esta sección tratan de definir los requisitos necesarios para que una persona normal pueda
cumplir a cabalidad las funciones y responsabilidades de un cargo. Antes de contestar lea cuidadosamente
todas las repuestas que se proponen, luego elija aquella que mejor identifique el trabajo que usted realiza.

16. EDUCACIÓN

Indique la educación formal que necesita una persona para desempeñar el puesto, señalando el nivel de
estudios y los años requeridos.

Años NIVEL DE ESTUDIOS

15.1 Primaria
15.2 Bachillerato - ¿Cuál?
15.3 3 Carrera tecnológica - ¿Cuál? Secretariado ejecutivo y sistematizado
15.4
Carrera Universitaria - ¿Cuál?
15.5
Maestría - ¿Cuál?

17. EXPERIENCIA

Se necesita tener experiencia como requisito para entrar a ejercer el cargo Si No

De acuerdo con la educación señalada y el conocimiento que usted tiene del oficio, cuál es la
experiencia mínima necesaria para que una persona pueda desempeñarse a cabalidad en ese cargo?
Señale con una X la casilla correspondiente:

16.1 Hasta 1 mes

16.2 Más de 1 mes y hasta 3 meses X
16.3 Más de 3 meses y hasta 6 meses
16.4 Más de 6 meses

¿En qué tipo de labores es deseable tener experiencia?

En el manejo adecuado de documentos y de información.

18. ADIESTRAMIENTO

¿Se necesita adiestramiento previo para desempeñar el cargo? Si No . Señale el tiempo de

entrenamiento que usted considere necesario:

17.1 Hasta 1 mes

17.2 Más de 1 mes y hasta 3 meses X
17.3 Más de 3 meses y hasta 6 meses
17.4 Más de 6 meses

19. COMPLEJIDAD DEL TRABAJO

De las descripciones que se presentan a continuación señale con una X aquella que mejor defina el tipo
de labores de su trabajo y el cargo de revisión que reciben:
 Clase de labores Grado de revisión
Mucha Mediana Poca Ninguna
Las labores que realiza son repetitivas
Las labores que realiza son variadas y sencillas
Las labores que realiza son variadas y de alguna dificultad X
El trabajo es muy variado y difícil
El trabajo es extremadamente complejo

¿Cuál es la parte más difícil de su trabajo?

El cuidado que se debe tener a la hora de manejar la información y trasmitirla a otras dependencias, en
especial si es importante.

20. HABILIDAD MENTAL E INICIATIVA

De los tipos de ejecución que se determina a continuación, señale aquel que mejor defina la forma de
desarrollar su trabajo, marcando con una X la columna correspondiente:

FRECUENCIA
Desarrollo del trabajo
Rara vez Con Con mucha
frecuencia frecuencia
Sigue instrucciones definidas y exactas X
Toma pequeñas decisiones
Toma decisiones de alguna importancia para resolver
Pequeños problemas
Analiza y resuelve problemas complejos
Planea el trabajo en líneas generales y en detalle, y toma
Decisiones de mucha importancia
Presenta el trabajo realizado para revisión y comprobación

¿Qué decisiones debe tomar usted?

Organizar la agenda del gerente general de tal forma que no falte ninguna actividad por cumplir.
Ordenar la correspondencia recibida.

21. HABILIDAD MANUAL

Qué grado de habilidad manual se requiere para que la cantidad y la calidad de trabajo sea mejor?
Indíquelo, señalando además la coordinación que debe existir con los sentidos. (Por ejemplo la vista o el
oído) o con otros órganos del cuerpo (Por ejemplo los pies):

Coordinación con sentidos

GRADO DE HABILIDAD MANUAL
Poca Mediana Mucha
Se requiere poca habilidad
Se requiere mediana habilidad X
Se requiere gran habilidad

¿Para cuáles labores necesita habilidad manual?

Para la escribir las notas que me dicte el gerente general, para el manejo de documentos tanto recibidos
como enviados.

22. RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIÓN

Debe usted supervisar a varias personas en desarrollo de las labores de su cargo? Si No No

22. RESPONSABILIDAD POR CONTACTOS

Si dentro de sus funciones debe usted atender público o relacionarse con personal de la organización o
entidades externas, indique la frecuencia y la importancia de los contactos que por razón de su trabajo
debe realizar, marcando con una X la descripción que mejor identifique esta labor:

22.1 Contactos poco frecuentes con el público o con compañeros de dependencia. La

información que maneja es de rutina y de poca importancia.
22.2 Contactos regulares con el público, con los compañeros y con el personal de otras
dependencias para suministrar u obtener información. La información que maneja es de
alguna importancia.
22.3 Contactos frecuentes con el público, con el personal de la misma dependencia, con el de
otras dependencias y con entidades externas, las relaciones que establece y las
informaciones que maneja son de importancia.X
22.4 Contactos frecuentes con el público, con el personal de la organización y con entidades
externas. Los temas tratados son de mucha importancia y se requiere habilidad y
conocimientos de las políticas y actividades de la entidad para la presentación u obtención
de la información.

23. RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE MAQUINARIA, EQUIPO Y VALORES

Tiene usted la responsabilidad directa por los elementos que le corresponde manejar en desarrollo de su
trabajo? Si No . .Tiene usted fianza de su manejo? SiNo .
Indique el tipo de elementos bajo su cuidado, su valor aproximado y la clase de daño o pérdida probable
que puede ocasionar en ellos:

Elementos a cargo Breve enunciado Valor Daño probable

aproximado Parcial Total
23.1 Maquinaria
23.2 Equipo
23.3 Equipo de oficina Computadores, fotocopiadoras, teléfonos 2.800.000 X
23.4 Dinero o valores
23.5 Materias primas
23.6 Materiales
23.7 Productos terminados
23.8 Propiedades
23.9 Otros

24. RESPONSABILIDAD POR ERRORES

Determine el grado de atención y cuidado que debe tener al realizar su trabajo con el fin de evitar
errores, además, considere la magnitud del daño que puede ocasionar, si el error es cometido, en cuanto
a pérdidas o deterioro de los elementos bajo su cuidado, adopción de decisiones equivocadas, pérdida de
tiempo, trastornos en producción, etc.

Grado de atención y cuidado para realizar el trabajo Magnitud del daño

Pequeño Mediano Grande
Se requiere poca atención y cuidado
Se requiere atención y cuidado normales
Se requiere mucha atención y mucho cuidado X
Se requiere atención y cuidado permanentes

25. RESPONSABILIDAD POR DATOS CONFIDENCIALES

¿Tiene usted acceso a información confidencial por razón de su trabajo? Si No Determine el grado
de importancia de esta información y los perjuicios que su revelación puede ocasionar a la entidad.

25.1 La información confidencial es de alguna importancia y su revelación causaría daños leves.

25.2 La información confidencial es importante y su revelación causaría daños graves.

25.3 La información es extremadamente confidencial y su revelación causaría daños muy graves.X

25.4 La información es extremadamente confidencial y su revelación causaría perjuicios gravísimos.

¿Cuál es la información confidencial que usted conoce o maneja en razón de su trabajo?

Correspondencia tanto recibida como enviada de carácter importante, documentos suministrados por el
gerente general para el correspondiente archivo.

26. ESFUERZO MENTAL

Si en ejercicio de su cargo debe usted concentrar su atención, hasta el punto de producirle cansancio
mental como consecuencia de la aplicación de la inteligencia, el criterio y los conocimientos en la
realización de cálculos matemáticos, resolución de problemas, investigaciones, análisis de informes o
datos, etc. Determine la intensidad del esfuerzo que usted realiza y el intervalo de tiempo durante el cual
lo ejerce.

Grado de concentración mental Tiempo de aplicación del esfuerzo

Esporádico Intermitente Constante
Las labores del cargo exigen pequeña concentración mental
Las labores del cargo exigen mediana concentración mental X
Las labores del cargo exigen alta concentración mental

¿Cuáles son las labores que le exigen mayor concentración mental?

Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a través del
sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios. Al momento de
redactar documentos importantes.

27. ESFUERZO VISUAL

Si para la ejecución de las labores de su cargo debe usted emplear la vista o aplicar la agudeza visual
hasta el punto de producirle cansancio visual, determine la intensidad de esfuerzo que debe realizar y el
intervalo de tiempo en el cual lo ejerce.

Grado de atención visual Tiempo de aplicación del esfuerzo

Esporádico Intermitente Constante
Las labores del cargo demandan pequeña atención visual
Las labores del cargo demandan mediana atención visual X
Las labores del cargo demandan alta atención visual

¿Cuáles son las labores que le demandan mayor atención visual?

 La de clasificar los documentos para luego ser archivados, para la elaboración de documentos.

28. ESFUERZO FÍSICO

Determine el grado de esfuerzo físico que debe realizar en la ejecución de las labores de su cargo en las
siguientes descripciones:

28.1 Se requiere un esfuerzo físico ligero. Se manejan objetos de poco peso. Adoptan posiciones
incómodas esporádicamente.X

28.2 Se requiere un esfuerzo físico mediano. Se manejan objetos de peso mediano. Se adoptan
posiciones incómodas intermitentemente.

28.3 Se requiere un esfuerzo físico moderadamente grande. Se manejan objetos pesados. Se adoptan
posiciones incómodas frecuentemente.

28.4 Se requiere un esfuerzo físico extremadamente grande. Se manejan objetos muy pesados (más de
20 kilos). Se adoptan posiciones muy fatigosas e incómodas.

¿Cuáles son las actividades que le exigen mayor esfuerzo físico?

Por lo general son pocas, la que exige mayor esfuerzo físico, es el que se hace al momento de cargar una
resma de papel.

29. CONDICIONES AMBIENTALES

Determine las condiciones ambientales en las cuales regularmente debe ejecutar su trabajo, señalando
los factores que las hacen desagradables y el intervalo de la jornada de trabajo a que está sometido a
ellos:

Condiciones ambientales
Factores Normales Regulares Malas Extremas
E I C E I C E I C E I C
Iluminación X
Calor X
Frío X
Humedad X
Ruido X
Polvo X
Ventilación X
Olores X
Congestión X
Suciedad X
Otros -- ¿Cuáles?
E: Esporádico; I : Intermitente; C : Constante.
30. RIESGOS DEL CARGO

Está usted expuesto a sufrir accidentes en la ejecución de las labores a su cargo? Si No Determine
la gravedad de los posibles accidentes de trabajo y la probabilidad de que estos puedan ocurrir:

Gravedad del accidente Probabilidad

Poca Mediana Grande
Lesiones de poca importancia
Enfermedades profesionales X
Incapacidad parcial
Incapacidad total
Muerte

¿Cuál es la condición de mayor riesgo a que está sometido usted?

Estar frente al computador gran parte del tiempo.

Observaciones:

Por lo general se labora más de las ocho horas reglamentarias, y ese tiempo adicional no se
reconoce.

_______________________ ________________________
Firma del titular del cargo Firma del jefe inmediato
 DESCRIPCIÓN y PERFIL DE CARGOS

Nombre del cargo:

Día Mes Año Secretaria General Código
11 09 2011 0240810021
División: Departamento: Sección:
Gerencia Recursos Humanos Personal
Nombre del cargo de quien depende: Cargos que supervisa:
Gerente General Ninguno
Comunicaciones:
El cargo tiene mayor relación con la gerencia, pero en general se comunica
con la mayoría las dependencias.
Resumen del cargo:
Apoyar al Gerente general en las actividades inherentes al área de su competencia.

Funciones:

1. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se

necesite, a través de la utilización del archivo tanto normal como sistematizado

2. Recibir y realizar llamadas telefónicas además de enviar y recibir todo tipo de

documentación física,electrónica o por otros medios, según las necesidades de la
Gerencia General, para el control y manejo de la información, a través del manejo
eficiente y eficaz de las herramientas tecnológicas.

3. Redactar cartas, memorandos, cotizaciones, entre otros que el gerente general

requiera, para el control y buen manejo de la organización, a través de los
diferentes mecanismos utilizados de forma ágil y concreta.
4. Actualizar la agenda del Gerente General, para proporcionar datos verídicos, a
través de la correcta organización de la información.

5. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes,

servicios y otros, para el logro de una mayor eficiencia en estos procesos, a través del
sistema que corresponda, así como verificar su recepción y distribución a los usuarios.
6. Hacer el pedido de formularios y efectuar el control y entrega al personal de la
Gerencia General, para que en la organización siempre haya un suministro
permanente de dichos elementos, a través de herramientas utilizadas oportunamente.
7. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a
la Gerencia General, así como tramitar las reprogramaciones, para establecer un
control adecuado en esta parte a través del manejo correcto de la información
correspondiente a dicha actividad
 DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE CARGOS

Factores Especificaciones

Carrera tecnológica en Secretariado ejecutivo y

Educación sistematizado.

Más de 1 mes y hasta 3 meses

Conocimientos Experiencia

y Más de 1 mes y hasta 3 meses

Entrenamiento
Habilidades
Las labores que realiza son variadas y de alguna dificultad.
Complejidad del Con mediano grado de remisión.
trabajo

Sigue instrucciones definidas y exactas. Con mucha

Habilidad mental frecuencia.
E iniciativa

Se requiere mediana habilidad. Mediana coordinacion con

Habilidad manual los sentidos

No tiene
Por supervisión

Se requiere mucha atención y mucho cuidado. Con

Por errores mediana magnitud de daño

Responsabilidad Por manejo de Computadores, fotocopiadoras, teléfonos

maquinarias, equipos y 2.800.000
valores
Contactos frecuentes con el público, con el personal de la
Por contactos misma dependencia, con el de otras dependencias y con
entidades externas, las relaciones que establece y las
informaciones que maneja son de importancia
La información es extremadamente confidencial y su
Por información revelación causaría daños muy graves
confidencial
Las labores del cargo exigen mediana concentración
Mental mental. Con constante tiempo de aplicación del esfuerzo.

Esfuerzo Las labores del cargo demandan mediana atención visual.

Visual Con constante aplicación del esfuerzo.

Se requiere un esfuerzo físico ligero. Se manejan objetos de

Físico poco peso. Adoptan posiciones incómodas
esporádicamente.
Condiciones de ambientales en términos normales.
Condiciones Medio
de Ambiente
Trabajo ¿??????????????????’
Riesgos

Elaborado por: Aprobado por:

RECUERDE!!!

1. Rediseñe los instrumentos adecuándolos a su organización objeto

de estudio
2. En lo posible cuantificar la Gradación de Factores.

Gracias, Prof. ADOLFREDO PEÑA