MICROSOFT EXCEL

CONCEPTOS BÁSICOS:
Libro de trabajo: Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir,
todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.
Por defecto, al igual que en Word, el programa da un nombre que en este caso será
libro 1, 2 u otro, dependiendo de la cantidad de archivos creados. Usted debe
modificar el nombre en Archivo – Guardar Como.
Debe tener CUIDADO y colocar un nombre, ya que –de lo contrario- puede perder
todos los datos ingresados a la hoja de cálculo.

Hoja de cálculo: La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que
puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para quienes
trabajan con gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones
con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna
se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un

conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por
ejemplo la cuarta celda pertenece a la columna A y la fila 4 por lo tanto la celda se
llama A4.

Es importante Identificar el número de la celda para el momento en que confeccione

fórmulas para efectuar cualquier tipo de cálculo.

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FUNCIONES:
La hoja de cálculo de Excel permite realizar múltiples funciones como: operatorias,
buscar datos, dar condiciones a datos, etc. Ellas se clasifican en básicas,
intermedias y avanzadas. Ahora conoceremos las básicas.
SUMAR en Excel: Para sumar lo podemos hacer de dos formas;
a) Si lo que desea es sumar celdas por separado; se ubica en la celda donde
desee que aparezca el resultado, digita el signo “=” y con las flechas de
desplazamiento se dirige a las celdas que contiene los datos. Por ejemplo si
los datos que desea sumar están en C5, F5 y K5; se ubica en la primera celda
(aparecerá destacada con color y una línea intermitente) escribe un “+” y con
la flecha de desplazamiento se dirige a F5, escribe otro “+” y así hasta
terminar. Cuando seleccionó la última celda presiona la tecla Enter (intro).

b) Si desea sumar datos continuos de una fila o columna; se utiliza la función

SUMA. Para ello se ubica al final de la fila o columna, digita el signo “=”,
escribe la palabra SUMA, digita el “abre paréntesis” y con la flecha selecciona
todas las celdas que debe considerar la fórmula. Por ej. desde C5 a C 10.
Para que no se desmarquen los datos, se ubica en la primera celda, digita
“.” y avanza con la flecha hacia abajo hasta llegar al último dato, digita “cierre
paréntesis” y presiona Enter.

Otra forma es presionar la tecla de Autosuma, pero no es recomendable, ya

que sumará los datos que la función considere como necesarios (no
considera espacios en blanco).

RESTAR en Excel: Para ello sólo debe ubicarse en la celda que desea aparezca el
resultado, digita “=”, se dirige a la primera celda, digita el signo “-“ y se dirige al dato
que desea restar o escribe el número. Luego presiona Enter.

MULTIPLICAR en Excel: Para multiplicar se utiliza el signo del asterisco (*). Se

ubica en una celda, digita “=” se dirige a la celda que contiene el primer dato
utilizando la flecha de desplazamiento, luego digita ( * ) y se dirige a la celda que
contiene el segundo dato, para finalizar presiona Enter.

DIVIDIR en Excel: Para dividir utiliza la tecla slash “/ ”. Se posiciona en la celda

donde desea que aparezca el resultado, digita “=”, se ubica en la celda que contiene
el primer dato, digita “/ “ y se dirige –con la flecha de desplazamiento- a la celda que
contiene el segundo dato, finalmente presiona Enter.

PROMEDIO: Para calcular el promedio en Excel sólo basta con marcar los datos
que desea promediar. Por ejemplo si se encuentra en la columna A, desde A3 a A
15; se ubica en la celda donde desea que aparezca el resultado. Luego digita “=”
escribe “PROMEDIO” digita “(“ y se dirige con la flecha de desplazamiento a la
primera celda que desea considerar, luego digita “.” para no perder la selección de
datos y se desplaza hasta la última celda, digita “)” y presiona Enter. Por ejemplo en
este caso quedaría =PROMEDIO(A3:A15)

PORCENTAJE: Para calcular el porcentaje en Excel, vamos a considerar el

siguiente ejemplo: La prueba tiene 40 puntos y el estudiante obtuvo 30. Para
calcular el porcentaje de logro se toma 30 sobre 40. Vamos a suponer que el total
del puntaje está en la columna M, desde M5 hacia abajo. Entonces, nos ubicamos

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en la columna N o P y digitamos “=”, con la flecha de desplazamiento nos dirigimos
a M5, presionamos la tecla “/”, digitamos “40” y agregamos el signo “%”,
presionamos Enter.
Quedaría de la siguiente manera: =M5/40%
Luego copiamos la fórmula hacia abajo.

OTRAS FUNCIONES
ANCHO DE COLUMNA: Menú INICIO - Formato - Ancho de Columna – (digita el
ancho que desea)
Otra forma es hacerlo desplazando la columna manualmente, es útil cuando se trata
de una sola.

GREGAR O QUITAR DECIMALES: Menú INICIO - - Aumentar

o Disminuir decimales presionando las flechas. Para ello se marca todos los
números que desea darles este formato.
Para MARCAR UN GRUPO DE DATOS Nos ubicamos en la primera celda
presionamos la techa mayúscula y la mantenemos presionada, mientras nos
desplazamos con las flechas hasta completar, luego aplicamos el formato que
deseamos.
INSERTAR FILA O COLUMNA: Extremo derecho del mouse o teclado, insertar,
fila o columna y Aceptar.

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CREAR PLANTILLAS DE NOTAS

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CREAR ARCHIVOS DE TABULACIONES