INDICE

1.- Toma de Inventarios.............................................................3

1.1.- MANUAL DE INVENTARIOS..................................................3
a)Objetivo:...............................................................................3
b)Existencias a Inventariar:........................................................3
c)Personas y áreas Involucradas:................................................4
d)Responsables del Informe y toma física:...................................4
e)Desarrollo del proceso de conteo, verificación física de las
existencias y análisis de las diferencias:........................................5
-Conteo físico en áreas:..............................................................5
-Actualización de saldos en sistema de Kardex:.............................5
-Cuadro de control de diferencias:...............................................5
-Análisis de las diferencias:.........................................................6
-Elaboración y envío del Informe:................................................6
CAPITULO VI
COSTOS
1.- Toma de Inventarios

1.1.- MANUAL DE INVENTARIOS

a) Objetivo:

Inventariar las Existencias (Insumos, Mercaderías, envases y Embalajes y

suministros diversos) que se encuentren dentro del restaurante y
confrontarlos con el Sistema de Kárdex.
Proceso de conteo y verificación del estado físico de la existencia que se
encuentra en almacén y áreas Involucradas.

b) Existencias a Inventariar:

 Mercadería
 Bebidas
 Postres
 Merchandising

 Materias Primas
 Abarrotes y Bagueterias
 Aderezos y Preparados
 Aves
 Bebidas a Preparar
 Carnes y Embutidos
 Lácteos y Similares
 Papas
 Verduras y Frutas

 Envases y Embalajes

 Suministros Diversos
 Menaje y Utensilios
 Suministros de Producción
 Suministros de Salón
c) Personas y áreas Involucradas:

El personal designado debe estar en el local a las 7:00 a.m. con una tolerancia
de 5 minutos.

La cantidad de personal involucrado en el proceso debe ser de al menos 1

responsable por área:

Brasa y Delivery : 1 persona

Parrilla : 1 persona
Frituras : 1 persona
Bar : 1 persona
Caja : 1 persona
Ensalada : 1 personas
Almacén : 1 persona por cada almacén existente.
Salón : 1 o 2 persona

La relación de colaboradores que participarán en la toma de inventario debe ser

enviada con un día de anticipación al área de Contabilidad. Se sugiere que
los responsables no sean quienes cerraron el día anterior.

d) Responsables del Informe y toma física:

Administrador
Contador
Contador de Costos (Será rotativo dependiendo de cronograma)
Asistente contable
Jefe de Compras

El responsable del inventario deberá conocer los productos a inventariar, para

ello debe ser una persona q realice funciones en el área a inventariar.
Asimismo, el conteo físico debe hacerse a todos los productos. Dar el
mismo nivel de importancia a los Utensilios.

En caso, la persona responsable (de cualquier área) no haya participado

anteriormente en la toma de inventarios, el administrador será el
responsable de dar las facilidades e instrucciones para el buen desarrollo
del procedimiento.
e) Desarrollo del proceso de conteo, verificación física de las existencias y
análisis de las diferencias:

 Conteo físico en áreas:

Las personas designadas responsables en cada área realizaran el conteo físico y

verificación de sus existencias; este conteo físico debe ser anotado en los
formatos de inventarios que son proporcionados por los contadores
asignados; este formato lleno debe ser firmado por el responsable del área
y entregado al contador o asistente contable o contador costos asignado al
finalizar el conteo.
La toma física del almacén central la realiza el asistente contable y/o contador.

El tiempo estimado es de 2 horas en total para todas las áreas incluyendo el

almacén central (de 7:00 a.m. a 9:00 a.m.).

 Actualización de saldos en sistema de Kárdex:

En forma paralela al conteo en las áreas, el Jefe de Compras ingresará los

movimientos del día anterior (consumos, ingresos, etc.) al sistema de
kárdex, si fuera el caso ; para este trabajo se tendrá en cuenta los
controles firmados de cada área llenados hasta el día anterior (ultimo día
del mes anterior). Para ello apenas inicie el inventario el contador solicitara
al Jefe de Compras dichos controles y adherirá cinta transparente para
evitar correcciones. Por ningún motivo estos controles se devolverán a las
áreas mientras dure el proceso de inventario. Terminado el ingreso de
datos se imprimirá el reporte.

* Este proceso dependerá del sistema con el cual se trabaje, en caso sea
Inforest, se entiende que el stock es el correcto por el cierre diario y se
obviara este paso. El tiempo estimado es de 2 horas aprox. (de 7:00 a.m. a
9:00 a.m.).

Con respecto al descargo por la diferencia de productos se enviará al cuarto día

hábil de haberlo recibido. Este informe debe coincidir con el acumulado de
las diferencias halladas por el administrador al cierre diario, como la
identificación del responsable de dicha diferencia para proceder al
descuento al siguiente mes.

Se debe emitir la boleta manual de descuento de producto según el descargo

enviado a costos a Recursos Humanos, adjuntando los involucrados y el
importe a descontar respectivo por planilla
  Cuadro de control de diferencias:

El contador recibirá los formatos de las diversas áreas inventariadas para luego
ingresar los saldos físicos contados al “cuadro de control del diferencias”,
este procedimiento será
apoyado por el asistente contable el cual dictara para agilizar el llenado de este
cuadro; posteriormente se confrontan los saldos con el Jefe de almacén.

Al finalizar este proceso el asistente contable se retirara a la oficina para

continuar con su labor diaria, salvo que sea sábado o domingo. En forma
paralela a la labor del contador; el Jefe de Compras tendrá impreso los
reportes del kárdex del sistema de las diversas áreas e ingresara los saldos
finales del al Cuadro de control de diferencias, para posteriormente cruzar
la información con el contador y establecer las diferencias reales.

El tiempo estimado es de 2 horas aprox. (de 9:00 a.m. a 11:00 a.m.).

 Análisis de las diferencias:

En esta etapa el Contador y el Jefe de Almacén compararan los resultados del
inventario a través del Cuadro de control de diferencias , aquí es el
momento de evaluar y corregir de manera sustentada las diferencias
resultantes, verificando los controles de cada área y los formatos de
inventario; si se diera el caso se realizara el re conteo de las existencias en
el área afectada y se anotará en el formato correspondiente si hubiera
alguna corrección, con las firmas pertinentes; si aun después de lo ya antes
mencionado persistiera la diferencia se tomará nota de ello y se identificara
el responsable para su posterior descuento si el resultado fuera un faltante.
Al finalizar, se imprimirá el reporte de kárdex por área definitivo, el cual debe
ser firmado por el encargado del área.

El tiempo estimado es de 1 hora aprox. (de 11:15 a.m. a 12:15 pm.).

  Elaboración y envío del Informe:

Una vez concluida la verificación de las diferencias, deberá emitirse el Informe

respectivo, con los comentarios del Contador, Jefe de Compras y
Administrador, el cual debe contener las apreciaciones, dificultades y
sugerencias que se dieron en el transcurso del inventario; este informe
deberá enviarse junto con el cuadro de diferencias vía mail al Gerente de
Operaciones, Contador General, Contador de Costos y Contador
responsable.

Asimismo se imprimirá el informe y el cuadro de diferencias para la firma y sello

correspondiente del Contador, Jefe de Compras y Administrador.
El contador deberá tener copia de los controles, que formaran parte de la
información que se presentara al Contador de Costos al día siguiente.

El tiempo estimado es de 1 hora aprox. (de 12:15 m. a 13:00 p. m.).

Otros puntos de Importancia.

El Contador y Contador de Costos se quedaran hasta el final del proceso de

inventarios.

El contador hará algunas coordinaciones con el administrador, entre ellos cuales

fueron las dificultades durante el inventario y que hacer para mejorar en la
próxima visita. Asimismo, el administrador hará entrega del reporte impreso
del paloteo y las ventas consolidadas del mes; estas deberán ser impresas
en cuatro copias, las que serán destinadas de la siguiente manera:

Serfransac, para determinar las regalías.

Contabilidad, para el cálculo de impuestos. .
Contabilidad, para el archivo de un cargo con VºBº de Serfransac.
Costos, para la determinación de los consumos y determinación del costo de
venta mensual.

Las existencias ubicadas en almacén deberán contar con su Bin Card, el cual
deberá estar hasta actualizado al día anterior al inventario y contar con el
visto de Contabilidad a la toma de inventario.

Se sugiere que un auxiliar apoye al Jefe de Compras en ese día de inventario y

así esta persona se encargue del despacho diario y de recibir a los
proveedores, de igual manera el administrador supervise el área de
producción, hasta que se concluya con el inventario en los tiempos
establecidos.

La administración del local reunirá al personal asignado al para la toma de

inventarios, para ofrecerles un desayuno, este punto deberá hacerse en
algún momento que NO entorpezca el buen desarrollo del procedimiento en
general.
El tiempo estimado es de ½ hora aprox.

Nota:

Al personal de tienda que asista al inventario se le reconocerán 2 horas extras,

con excepción del Contador y el Administrador.

La movilidad es de S/. 10.00 para el personal de contabilidad que asista al

inventario. Pero podrá variar de acuerdo a la lejanía del local, ejemplo
Mega Plaza es de S/. 15
Para el desayuno del personal que realiza el inventario se considera un
presupuesto de S/. 25 + IGV. (Solicitar siempre factura).

Paloteos (Procedimiento)

Los Paloteos deberán ser revisados todos los días por el Administrador al cierre
de las operaciones del día, para detectar a tiempo cualquier faltante o
diferencia que pudiera existir y asignar los responsables de ser el caso,
cualquier omisión de esta obligación diaria se considerará como falta grave.
Luego enviará el reporte vía mail al Jefe de Compras, quién lo cruzará con su
Paloteo diario y comunicará al Administrador si existieran diferencias aún
después de realizar un segundo conteo.

Al final del mes, se emitirá una boleta manual con las diferencias al 50% del
costo de la lista de precios y será descontado mediante planilla al
Colaborador involucrado.

Se enviará el reporte de las diferencias diariamente por email a Jefe de

Controller con copia a Jefes Operativos, igualmente toda omisión de esta
obligación se considerará falta grave.