CASO DE ESTUDIO: DISTRIBUYAMOS S.

A
Distribución de Plantas
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Tabla de contenido
Introducción .................................................................................................................................................. 2
Justificación .................................................................................................................................................. 4
Objetivo General ........................................................................................................................................... 6
Metodología .................................................................................................................................................. 7
Descripción del problema ............................................................................................................................. 8
Diagnóstico ................................................................................................................................................. 10
Planeación. ............................................................................................................................................. 10
Procesos documentados. ....................................................................................................................... 11
Control de inventarios. ......................................................................................................................... 11
Supervisión. ........................................................................................................................................... 12
Comunicación. ....................................................................................................................................... 12
Logística. ................................................................................................................................................ 12
Trazabilidad e indicadores. .................................................................................................................. 12
Renovación de equipos y distribución de puestos. ............................................................................. 13
Alternativas ................................................................................................................................................. 14
Criterios de Evaluación ............................................................................................................................... 15
Bibliografía ................................................................................................................................................. 16
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Introducción

En la rama de la logística la gestión de inventarios es fundamental en las empresas, como

mecanismo productivo y de organización, fomentando procesos productivos y económicos que

involucra tanto a la empresa como el proveedor.

Donde las empresas logran minimizar los niveles de stock conociendo las debilidades y

fortalezas que pueden tener frente a las demandas de mercado, junto a las nuevas plataformas

informáticas que han absorbido a la sociedad. Prestando servicios de portafolio interactivo ante

cliente proveedor, sistema que ha permitido el ahorro de personal calificado para atraer clientes,

así como de locales estantería almacenamiento etc. teniendo en cuenta la importancia del orden y

seguimiento de la disposición del inventario. Quien es la columna vertebral para que lo anterior

funcione correctamente.

En el desarrollo del proyecto nos encontramos con la planta Distribuyamos quien tiene

amplios movimientos de mercancía, la cual maneja en su portafolio una grande oferta de

productos en el segmento de hogar, ferretería electrónica y consumo masivo. Pero que en el

momento no conoce las cantidades exactas de cada uno de ellos en sus tres plantas, así como la

ubicación de los productos dentro de las instalaciones.

Desconociendo igualmente los movimientos que se ejecutan dentro de ellas, lo que influye

en gastos de almacenamiento y sobre cupo de un mismo producto. El grupo investigativo una vez

realiza el estudio de las dificultades poseídas en las instalaciones inicia la búsqueda de

alternativas para una buena gestión y administración de inventarios que elimine los sobrecupos
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de stock, compra de un mismo producto varias veces, ubicación de mercancía del mismo tipo en

diferentes lugares, pérdida de clientes por mala asignación de pedidos y atención. Así mismo el

motivo de los faltantes de inventario que se observa a simple vista dentro de la empresa.
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Justificación

El análisis de la problemática DISTRIBUYAMOS es una situación retadora para el grupo

investigativo quien pretende dar solución a las dificultades, implementando metodologías de

diagnóstico y organizativas quienes permitirán la nueva evolución dentro de las instalaciones. En

materia de los inventarios y roles que desempeñara cada integrante del equipo de trabajo para

lograr la adecuada verificación de inventarios, asignación de lugar. Ruteo de envió. Movimiento

entre plantas, horarios y encargados de recibir y disponer de los determinados productos. En

bodega para ser entregados al cliente con una atención inmediata a las necesidades.

Teniendo en cuenta la situación encontrada en la empresa DISTRIBUYAMOS SA, se

recomienda separar cada caso para poder proponer acciones de mejoramiento que nos permitan

solucionar el problema general.

 Personal: No hay funciones específicas, debe haber una unidad de mando, el

direccionamiento de la operación está mal dirigido, no se tienen en cuenta las opiniones de

quienes participan directamente en la operación y además se hizo una actualización de

infraestructura, pero no de conocimiento.

 Capacitación: no existe, todo va en el día a día y no se destina tiempo al entrenamiento del

personal; la operación se amplió sin tener en cuenta que el personal no está completamente

capacitado al nuevo volumen de trabajo y a la nueva capacidad del almacén.

 Inventarios: falta de control y desorden con la mercancía; debe haber señalización e

identificación clara en bodegas, falta de organización para evitar robos, averías y malas

ubicaciones de la mercancía.
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 Transporte: transportadores poco idóneos; observar de principio a fin el proceso de

transporte para saber en qué se está fallando, no hay seguimiento ni monitoreo a los

cargues y descargues de productos.

De acuerdo a todas las circunstancias observadas, se desarrollarán estrategias de

mejoramiento.
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Objetivo General

Durante el módulo haciendo uso de las técnicas y procedimientos afines, con el fin de

plantear un análisis de la situación actual de la empresa, siempre enfocado a la mejora continua

de la empresa. Además, poder analizar los problemas en la operación del almacén de Distribuyamos

S.A., creando alternativas que permitan la solución de estos en cuanto a los procesos logísticos,

distribución de planta y capacitación del personal.

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Metodología

Dado que la Distribución en Planta busca no solo una disposición física y espacial acorde a

las necesidades de cualquier organización, si no también, el ahorro de tiempos, movimientos en

los procesos, lo cual significa también reducción en costos para la Organización; se deben aplicar

metodologías acordes a la necesidad de esta y las posibles mejoras por medio de herramientas de

análisis, calidad y aplicabilidad, tales como distribución normal, PHVA, etc., de la mano también

de herramientas logísticas, es decir, estudiar qué tan factible es implementar las propuestas de

solución.

Para el caso hemos observado ciertos patrones que son inicio de esta metodología para

completar el análisis del problema encontrado en Distribuyamos S.A., como son:

 Identificar los inconvenientes que se están presentando en la empresa

DISTRIBUYAMOS SA, mediante el análisis del caso de estudio.

 Implementar indicadores para identificar y hacer seguimiento a los procesos de

inventario.

 Establecer mejoras y cambios a la distribución de plantas.

Por medio de las anteriores metodologías se pasa de la observación de fenómenos a la

implementación de soluciones junto con su respectivo seguimiento, acompañado además de otras

herramientas como el control de la calidad, control estadístico, diseño de plantas o espacios y

herramientas tipo Lean.

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Descripción del problema

La empresa atraviesa por un momento que amenaza su organización. Hay una falta de control

en los inventarios, lo cual se está manifestando en las actividades de acopio y despacho; en cuanto

al almacenamiento la situación es crítica ya que no se halla fácilmente la mercancía; y el transporte,

que es contratado con terceros, podemos encontrar personal algo idóneo y confiable. La

capacitación y entrenamiento del personal es prácticamente nula, el trabajo es absorbedor y no

existe la política de generar nuevo conocimiento.

El clima organizacional no es el más adecuado, las relaciones entre los cargos directivos y

regionales, hacen que se creen roces que derivan en mala comunicación, y mal direccionamiento

hacia el personal operativo. La directriz dada para el evento de inauguración de la ampliación del

almacén, no fue la más acertada, se perdió control en la operación, seguimiento y control de los

productos, lo cual repercutió en faltantes de mercancía, averías, desaseo y falta de organización.

El desinterés por parte de los empleados hacia la Compañía también es notorio, no hay

retroalimentación de la información de la operación diaria, y todo se hace de acuerdo a la necesidad

diaria. Es evidente también una falta de planeación de la operación, para que sea ejecutada por

cada uno de los integrantes del área, y así mismo se dé un flujo de información permanente para

la mejora continua del proceso.

La Compañía no midió su nivel de crecimiento en general, sino en particular, solo vio el

crecimiento en ventas más no en las necesidades que pudiesen presentarse en otras áreas. Solo

tuvo la idea de la ampliación en la capacidad instalada del almacén como solución, sin tener en
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cuenta que la operación de este también sufriría un incremento, donde requería de mayor cantidad

de personal, personal capacitado y herramientas necesarias para la administración de los

inventarios y el control de estos.

Es necesario un plan de choque tal como lo menciona el artículo, para dar inicio a la

transición al nuevo modelo operativo del almacén.

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Diagnóstico

Estamos ante un caso que quizás no es tan complejo, la situación de la compañía

Distribuyamos S.A. puede ser superada con muchos de los recursos que ya se tienen, todas las

necesidades de la compañía están cubiertas, cada área tiene su responsable y equipo de trabajo,

pero se evidencia falta de controles o los que hay son insuficientes, no cubren todos los procesos

o hay vacío en varias partes de los mismos.

En este proyecto lo que pretendemos es realizar los ajustes necesarios para que los

inconvenientes que se vienen presentando de pérdidas en los inventarios sean controlados,

actualmente la situación es delicada, no porque no tenga solución, sino porque los recursos que se

tienen a pesar de que pueden ser los necesarios, están mal distribuidos; el recurso humano, por

ejemplo, debe redistribuirse, un buen porcentaje de los equipos deben actualizarse, etc.

Este es un problema que abarca a todas las áreas de la compañía, lo que indica que afecta a

todo personal y todo proceso, y por ende las medias deben ser para todos en la empresa, algunos

de forma directa, como los operarios, auxiliares y coordinadores, y a otros colateralmente, como

directores y gerentes.

Entre las principales oportunidades de mejora que presenta Distribuyamos S.A., están:

Planeación.

No planificar conlleva no delegar tareas o responsabilidades, lo que implica una sobrecarga

de trabajo, el planificar ayuda a tener una serie de pasos a seguir, da la visión de lo que se espera
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y de hacer ajustes antes, durante y después de cada proceso, lo que se espera con esta medida es

poseer procesos claros para ser replicados a todo el personal, documentarlos y capacitar, la

planificación afecta a todos los actores de la compañía, desde la alta gerencia hasta los auxiliares.

Procesos documentados.

Como se explicó en el punto anterior, esta medida es el resultado de ajustar la planeación, al

tener procesos claros y efectivos, se tendrán colaboradores con los mismos conocimientos de la

compañía.

Control de inventarios.

El control de inventarios es uno de los puntos que afecta de manera directa la situación de la

compañía, los inventarios representan dinero, cuando el inventario desaparece, es el dinero de la

empresa y de todos los que de ella se benefician que desaparece, cuando un inventario se tiene

bien controlado no deben haber anomalías, tampoco se debe cometer el error de pensar que los

inventarios son problema de esa área, todos los procesos logísticos de una compañía afectan los

inventarios, entradas, salidas, movimientos internos, en todos estos procesos pueden ocurrir

errores, algunos inconscientemente y otros a conciencia, esto es de preocupación general en las

empresas y por ende de todos los actores en ella.

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Supervisión.

Todos los procesos deben ser supervisados, si no físicamente, documentalmente, por esta

razón existen estos roles, no todos los colaboradores son idóneos para ser líderes, pero el liderazgo

puede ser algo que se adquiere con capacitación, debe ser regla para todo aquel colaborador que

maneje personal.

Comunicación.

El flujo de información es aquel que comunica todas las áreas de la compañía y permite que

se interrelacionen en los procesos que así lo requieren, definir los canales correctos de información

genera fluidez en las actividades diarias y también más control en las mismas.

Logística.

Todo lo dicho en los anteriores puntos, hacen parte de procesos logísticos, si se logran

mejorar, la logística dejará de ser un foco de perdida de mercancía.

Trazabilidad e indicadores.

Los indicadores permiten llevar un diagnóstico cada cierto tiempo establecido, ello permite

llevar un historial de resultados para saber qué y desde cuando están ocurriendo los fallos o actuar

de forma más rápida en los ajustes de mejora.

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Renovación de equipos y distribución de puestos.

La renovación paulatina de los equipos es fundamental, cada cuanto salen actualizaciones

más productivas, eso sumado a la redistribución de los puestos de trabajo mejora de manera

significativa la productividad en las compañías.

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Alternativas

Para el caso de la empresa Distribuyamos SA, hemos observado todos los inconvenientes de

retraso organizacional en las diferentes áreas, el problema principal lo encontramos el área de

inventarios. Se deben seguir unos pasos específicos los cuales miraremos a continuación para una

correcta configuración de espacio de cada centro.

 Crear una política y un procedimiento sobre el funcionamiento del proceso de

inventarios, para que todo el personal tenga acceso a este.

 Actualizar el sistema de seguimiento de inventarios.

 Tener un orden en los estantes de los productos, este puede ser en orden alfabético o

por número de referencias.

 Se debe tener un plano de bodega, para así poder organizar todo el inventario y saber

luego donde encontrar cada cosa.

Otro problema en el cual debemos fijar nuestra atención es la localización de los centros de

distribución, se debería organizar de tal manera que se pueda asegurar el cumplimiento a raíz de

una demanda cada vez más técnica. La implementación de este plan de organización además de

brindar una disminución de costos, evita cuellos de botella ya que la misión es corregir las

anomalías, para adaptarse al cumplimiento de oferta y demanda.

Se propone, que la principal manera de establecer los centros de distribución seria:

 Ubicar las oficinas del administrador de módulo de inventario y el director de

logística, cerca de la bodega donde se tiene el inventario, esto con el fin de facilitar

el control de las actividades de los operarios.

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 Se debe reforzar la comunicación vertical y horizontal entre el personal de la

empresa, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías internas dentro de periodos

más constantes.

Criterios de Evaluación

 Indicadores de gestión

 Auditorías internas

 Registro de operación diaria

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Bibliografía

 Leiva, E., Mejía, R. (Diciembre de 2017) Caso de estudio Universidad ICESI.

Recuperado de:
https://poli.instructure.com/courses/4009/files/563648?module_item_id=264811
 Chapman, A. (2004). Análisis de matriz DOFA. Gerencia Y Negocios En
Hispanoamérica. Disponible en: http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=544
 Salazar, B. (2016) Diseño y Distribución en Planta. Recuperado de
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/dise%C3%B1o-y-distribuci%C3%B3n-en-planta/
 Salazar, B. (2016) Métodos de Localización en Planta. Recuperado de
https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-
industrial/dise%C3%B1o-y-distribuci%C3%B3n-en-planta/m%C3%A9todos-de-
localizaci%C3%B3n-de-planta/