INSTRUCTIVO PARA LA

LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS
SUSCRITOS POR LAS ALIANZAS
FORTALECIMENTO DE LA
EDUCACIÓN TÉCNICA Y
TECNOLOGICA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
NACIONAL

Bogotá: Cra 6 No. 116-30 Of. 202 Tel (571) 6296561-62

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 CONTENIDO 
 
 
 
 
1. PROPOSITO DEL INSTRUCTIVO 
 
2. ASPECTOS LEGALES DE LA LIQUIDACION 
 
3. ASPECTOS FINANCIEROS DE LA LIQUIDACION 
 
4. ANEXOS 
4.1. MODELO DE ACTA DE LIQUIDACION 
4.2. FORMATO “REPORTE FINAL DE EJECUCION” 
4.3. FORMATO “RELACION DE BIENES ADQUIRIDOS” 
 
 

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1. PROPÓSITO DEL INSTRUCTIVO 
 
El presente instructivo tiene como objetivo proporcionar a las Alianzas conformadas por 
entidades  del  sector  productivo,  entidades  del  sector  educativo  y  otras  entidades  de 
apoyo,  los  criterios  de  referencia  e  instrumentos  para  liquidación  final  de  los  contratos 
firmados con terceros en desarrollo del proyecto. 
 
 
2. ASPECTOS LEGALES DE LA LIQUIDACION 
 
De  conformidad  con  lo  establecido  en  el  Manual  Operativo  de  la  CAF,  bajo  el  cual  se 
deben  ejecutar  los  contratos  celebrados  por  las  Alianzas  o  convenios  con  recursos  del 
Ministerio  de  Educación  Nacional,  estos  deben  liquidarse  con  el  fin  de  que  una  vez 
culminados  los  contratos  suscritos  entre  éste  y  aquellas,  queden  saneadas  todas  las 
situaciones  de  orden  contractual  surgidas  con  ocasión  de  la  ejecución  del  Proyecto  de 
Fortalecimiento  de  la  Educación  Técnica  y  Tecnológica  y  se  eviten  posteriores 
inconvenientes de orden legal sobre este aspecto.  
 
El numeral  3.4.11 del referido manual, expresa: 
 
 “Los  contratos  de  tracto  sucesivo,  esto  es,  aquellos  cuya  ejecución  se 
prolonga  en  el  tiempo,  y  los  demás  que  lo  requieran,  especialmente  los 
contratos de obra, serán objeto de liquidación una vez vencido el término 
para la ejecución del contrato y dentro del término fijado o, en su defecto, a 
más  tardar  antes  del  vencimiento  de  los  cuatro  (4)  meses  siguientes  a  su 
finalización, de común acuerdo entre las partes contratantes.” 
 
Como consecuencia de lo anterior, es deber de las Alianzas a través de los interventores o 
encargados de la vigilancia y supervisión de los contratos cumplir con esta obligación, la 
cual se materializa a través de la suscripción de un “Acta”, en la que se de cuenta de esta 
situación. Dicha acta debe contener como mínimo:  
 
• La identificación de las partes que la suscribirán.  
• El objeto del contrato.  
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• La fecha de perfeccionamiento.  
• Número y clase de contrato  
• Término del contrato  
• Término de la prórroga del contrato adicional, si lo hubiere  
• Las modificaciones realizadas al contrato.  
• El valor del contrato.  
• Los valores girados y ejecutados.  
• La forma y fechas de los pagos efectuados.  
• Relación  del  informe  de  gestión  final  y  del  certificado  de  cumplimiento  del  objeto 
contractual.  
• Un balance económico y financiero.  
• La  consideración  de  que  existen  saldos  a  favor  de  alguna  de  las  partes,  o  que  el 
contratista y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.  
• La enunciación de que el acta presta mérito ejecutivo y de su liquidación unilateral en 
el evento de que no sea firmada por el contratista.  
• La fecha.  
• Si  hay  salvedad  por  alguna  de  las  partes,  deberán  consignarse  las  observaciones  y 
réplicas al respecto.  
 
Se adjunta modelo del acta. 
 
Durante  el  período  de  liquidación,  podrán  acordar  los  ajustes,  revisiones  y 
reconocimientos  que  eventualmente  y  como  consecuencia  de  situaciones  anormales 
durante la ejecución del contrato hayan podido afectar su desarrollo y cumplimiento. De 
igual  forma,  en  el  acta  de  liquidación  constarán  los  acuerdos,  conciliaciones  y 
transacciones  a  que  llegaren  las  partes  para  poner  fin  a  las  divergencias  presentadas  y 
poder declararse a paz y salvo. 
 
De no llegarse a un acuerdo entre las partes en cuanto a la liquidación bilateral, la misma 
será practicada directa y unilateralmente por la Alianza. 
  
Para la liquidación se exigirá al contratista la ampliación, si es del caso, de la garantía del 
contrato  a  la  estabilidad  de  la  obra,  a  la  calidad  del  bien  o  servicio  suministrado,  a  la 
provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a 

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la  responsabilidad  civil  y,  en  general,  para  avalar  las  obligaciones  que  deba  cumplir  con 
posterioridad a la extinción del contrato. 
 
Ahora bien, dispone igualmente el  manual, que en aquellos contratos en donde el objeto 
de  éste  se  cumpla  a  satisfacción  con  la  ejecución  completa  del  mismo  y  el  pago  de  su 
valor,  se  entenderá  liquidado  “ipso  facto”  con  la  última  entrega  y  pago  al  contratista, 
salvo que haya saldos a favor de cualquiera de las partes u obligaciones pendientes. 
 
Esto significa que en aquellos eventos en los cuales, el pago de la totalidad del contrato se 
efectúe contra la entrega de la totalidad de los bienes o de la prestación del servicio, no se 
hace indispensable la elaboración de un acta de liquidación en los términos mencionados 
en la parte inicial de este instructivo 
 
 
3. ASPECTOS FINANCIEROS DE LA LIQUIDACION 
 
En el proceso de liquidación de los contratos suscritos por las Alianzas con el Ministerio de 
Educación Nacional se seguirá  el siguiente procedimiento: 
 
1. Todos  los  contratos  y  registros  deben  estar  cargados  en  el  sistema  de  información 
SIGA. 
2. El valor cargado de los contratos debe ser igual al reportado en las actas de liquidación 
de  cada  uno  de  ellos.   Es  necesario  tener  en  cuenta  que  si  por  algún  motivo  los 
contratos no fueron ejecutados en su totalidad, el valor reportado en SIGA  debe ser 
ajustado, según el acta de liquidación.   
3. En  el  modulo  de  contrapartidas  deben  registrarse  solo  las  certificaciones  que  fueron 
avaladas  por la Interventoría.  En el caso de que por algún motivo las certificaciones 
no cumplan con los requisitos exigidos, sus registros deben ser retirados del sistema. 
4. En caso de que se haya presentado sobre ejecución en el monto de las contrapartidas 
la Alianza debe elaborar un informe en el cual indique las razones que la originaron en 
cada  uno  de  los  componentes  e  indicar  en  qué  estuvo  representada  dicha  sobre 
ejecución, así como el impacto en el cumplimiento del proyecto.  
5. La alianza deberá diligenciar el documento anexo “Reporte final de ejecución”, el cual 
tiene  por  objeto  efectuar  la  conciliación  de  los  saldos  de  cada  uno  de  los 
componentes y subcomponentes desde el punto de vista presupuestal y financiero.  Su 

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diligenciamiento  se  hará  teniendo  en  cuenta  los  valores  reportados  en  el  SIGA  y  
deberá tener en cuenta las siguientes instrucciones: 
 
El reporte se divide en los siguientes conceptos:  
 
5.1. Ingresos  recibidos:  corresponde  a  los  recursos  efectivamente  recibidos  por  la 
alianza tanto en efectivo como en especie. 
5.2. Inversión: Las tres primeras casillas corresponde a la Ejecución financiera (pagos 
efectuados). En “Ejecución financiera saldo anterior” se debe incluir el acumulado 
de  cada  uno  de  los  componentes  en  el  mes  inmediatamente  anterior  al  de  la 
liquidación  del  contrato  (fecha  de  terminación  del  contrato),  según  el  módulo 
tres, para el caso de los recursos del MEN y para los recursos de contrapartida los 
saldos del módulo dos y del módulo tres, solo en los casos en los cuales la Alianza 
haya  recibido y administrado recursos en efectivo. 
En  “Ejecución  financiera  mes”  se  debe  incluir  la  ejecución  del  mes  de  la 
liquidación, según lo indicado en el párrafo anterior. 
La “Ejecución financiera acumulada” corresponde a  la sumatoria de la ejecución 
financiera saldo anterior” más la “Ejecución financiera mes”. 
En la casilla 4, se incluirá el Presupuesto final del proyecto. 
La  casilla  5  corresponde  a  la  Ejecución  presupuestal  acumulada  a  la  fecha  de 
liquidación del convenio. 
La casilla 6 corresponde al saldo de los Recursos por ejecutar (Presupuestal), y se 
origina  de  restar  el  presupuesto  final el  valor  de  la  ejecución  presupuestal 
acumulada.  
La casilla 7 corresponde  al saldo  de los Recursos por ejecutar (Financiera),  y se 
origina  de  restar  el  presupuesto  final   el  valor  de  la  ejecución   financiera 
acumulada 
5.3. Cuentas por cobrar: Solo es  posible  que  se registren valores en este renglón en 
la casilla correspondiente a la información del mes anterior, dado que a la fecha 
de  liquidación  del  convenio  no  debe  quedar  ningún  valor  que  no  haya  sido 
reintegrado  a  la  cuenta  del  proyecto.  El  valor  reportado  en  este  renglón  debe 
estar incluido en el balance. 
5.4. Cuentas por pagar: Corresponde a valores que en el momento de la liquidación se 
adeuden  a  terceros  por   bienes  o  servicios   prestados   y  que  no  hayan  sido 
pagados, así como el valor de las retenciones o impuesto de industria y comercio 

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 que  hayan  sido  descontados  y  se  encuentren  pendiente  de  pago.  Estos   valores 
deben estar reportados en Balance. 
5.5. Disponible: Es el resultado de la siguiente operación: 
Ingresos más cuentas por cobrar menos cuentas por pagar y debe corresponder al 
saldo reportado como disponible en el balance. 
5.6. Los  puntos 4.3  a  4.6  solo  se  diligencian  para  las  casillas  de  “Ejecución  financiera 
saldo anterior” y “Ejecución financiara acumulada”. 
  
6. Saldo  no  ejecutado:  El  valor  no  ejecutado  de  los  recursos  recibidos,  deberá  ser 
reintegrado  al  MEN,  mediante  consignación  en  el  Banco  de  la  República  a  nombre 
Dirección  del  Tesoro  Nacional  –  Rendimientos  Financieros,  código  227,  en  la  cuenta  
No. 61011094 y se deberá anexar copia de dicha consignación. 
7. Balance: se anexará copia del  balance con corte a la fecha de liquidación del convenio 
firmado por el representante legal de la alianza y contador.  
8. Notas a los Estados Financieros: Las notas a los Balances proporciona los elementos 
necesarios  para  que  aquellos  usuarios  que  los  lean,  puedan  comprenderlos 
claramente, y puedan obtener la mayor utilidad de ellos. 

La  Alianza  debe  tener  en  cuenta  que  según  las  normas  contables: Las  notas  como 
presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral 
de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los 
administradores, con sujeción a las siguientes reglas: 

a) Cada  nota  debe  aparecer  identificada  mediante  números  o  letras  y 

debidamente  titulada,  con  el  fin  de  facilitar  su  lectura  y  su  cruce  con  los 
estados financieros respectivos. 
b) Cuando  sea  práctico  y  significativo,  las  notas  se  deben  referenciar 
adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros. 
c) Las notas deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas 
contables y los asuntos de importancia relativa. 
d) Deben  ser  presentadas  en  una  secuencia  lógica,  guardando  en  cuanto  sea 
posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. 

9. Cuenta  Corriente:  En  caso  de  que  no  queden cuentas  pendientes  de  pago,  situación 
ideal,  deberá  tramitarse  ante  el  banco  que  la  cuenta  sea  saldada  y  se  anexará  copia 
expedida por el banco sobre dicho proceso.  En caso de quedar cuentas pendientes de 

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 pago,  el saldo de la cuenta debe corresponder al valor de las cuentas por pagar más  
el valor de los gastos bancarios que se generen por dichos pagos. Para estos casos se 
deberá presentar copia de la conciliación bancaria y del extracto de la cuenta. 
10. En el caso de quedar cuentas pendientes de pago, deberán remitir: Copia del auxiliar 
de la cuenta y soporte de cada una de las cuentas (facturas, recibido a satisfacción de 
los  bienes  o  servicios  no  pagados,   cuentas  de  cobro)  y  en  el  caso  de  los  impuestos  
copia de los formularios que serán pagados. 
 
Estos  pagos  deben  hacerse  durante  los  15  días  siguientes  a  la  liquidación  del  contrato  y 
deberán remitir al Ministerio copia de los documentos en los cuales se evidencie el pago 
de  dichas  cuentas  adicionalmente  deberá  tramitarse  ante  el  banco  que  la  cuenta  sea 
saldada y se anexara copia expedida por el banco sobre dicho proceso 
 
Es  importante  señalar  que  dado  que  la  Alianza  por  ser   una  persona  jurídica  con 
obligaciones  de  tipo  tributario,  el  representante  legal,   deberá  hacer  en  forma  oportuna 
los  trámites  ante  las  instituciones  correspondientes  con  el  fin  de  que  CESEN  dichas 
obligaciones, esto con el fin de evitar posibles multas y sanciones por incumplimiento de 
las obligaciones. 
 
 
4. COMPROMISO DE LOS DOCENTES CAPACITADOS 
 
Según  lo  establece  el  Manual  Operativo,  los  docentes  adscritos  a  las  instituciones  que 
hacen parte de la Alianza y que participaron de la formación en Colombia o en el exterior 
con recursos del proyecto, debe existir un compromiso expreso en cuanto a su aporte a la 
Alianza y en cuanto a  su permanencia en la Institución, cuando termine su capacitación.  
 
Como  consecuencia  de  lo  anterior, es  deber  de  las  Alianzas  velar  porque  se  cumpla  con 
esta  obligación,  la  cual  se  materializa  a  través  de  la  suscripción  de  una  carta  de 
compromiso en la que se de cuenta de esta situación. 

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5. RELACION DE LOS BIENES ADQUIRIDOS (INVENTARIO) 
 
En el formato “Relación de bienes adquiridos”, que hace parte del presente documento, 
se  debe  incluir  las  relación  de  los  equipos  e  instrumentos  adquiridos  para  la 
modernización  de  los  laboratorios;  la  descripción  de  la  obra,  localización  y  valor  de  la 
inversión;  y  la  descripción,  ubicación,  cantidad  y  valor  de  la  inversión  en  recursos 
bibliográficos.  Esta  relación  deberá estar  acompañada  de  los  avales  de  sostenibilidad  de 
los laboratorios y talleres, dado por los miembros de la alianza que se comprometen con 
su  mantenimiento,  y  un  documento  que  defina  la  propiedad  de    uso  de  los  equipos  al 
finalizar la alianza, de acuerdo con lo establecido en el Manual Operativo. 

6. ARCHIVO 
 
El  represente  legal  de  la  Alianza  debe  tomar  las  medidas  necesarias  para  garantizar  la 
salvaguardia  y  custodia  de  todos los  archivos  del  proyecto  durante  5  años  después  de 
finalizado el contrato. 
 

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