2014

Guía: Asamblea general

de estudiantes
Para Asambleas Celebradas en la Cancha Víctor Madera
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Documentos

Documento Función Realizado por:

Agenda de la Asamblea Puntualizar los temas a discutir en la Consejo General de Estudiantes
asamblea, informes y asuntos de
importancia para la comunidad
estudiantil. Se le entregará a los
estudiantes en la entrada de la
actividad o se mantendrá visible para
su beneficio.
Informes de asuntos a En algunos casos, y sobre todo Consejo General de Estudiantes
discutirse cuando los temas a discutir son
complejos, se le entregará al
estudiantado el informe del tema a
discutirse para su beneficio.
Reglas parlamentarias de Documento que explica brevemente Consejo General de Estudiantes
la asamblea las instrucciones del Procedimiento
Parlamentarios y Reglas de la
Asamblea, se le entregará a los
estudiantes en la entrada de la
actividad o se mantendrá visible para
su beneficio.
Croquis Poder visualizar las operaciones y Comité de Relaciones Publicas
necesidades del evento. Se identifica
al menos lo siguientes:
 Mesa presidencial
 Mesas de escrutinio
 Micrófono
 Entrada
 Salida
 Lugar de Venta
 Sonido
 Registro
 Asientos estudiantes
Designación de Funciones  Se designan los comités de Comité de Relaciones Publicas
escrutinio
 Miembros a la salida y
entrada de la cancha
 Miembro encargado de los
turnos al micrófono
 Comités de logística para
montar y desmontar la
actividad
 Otras designaciones
especiales

Página | 1
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Cartas y Solicitudes

Carta/solicitud Dirigida a: De parte de:

Solicitud de Receso Académico Rector Consejo de Estudiantes
Solicitud de Recursos Físicos Oficina de Recursos Físicos Comité de Relaciones Publicas
 Mesas CGE
 Sillas
 Lona
 Podio
 Extensiones
 Extensiones de salida
múltiple “Multioutlets”

Solicitud de personal de Seguridad Director de Seguridad Consejo de Estudiantes

(min. 3 guardias)

Solicitud de la cancha Departamento Atlético Comité de Relaciones Publicas

CGE
Solicitud Servicio de Streaming Recursos Audiovisuales Consejo General de Estudiantes
(Biblioteca)
Solicitud de líneas de “network” Computación Académica Consejo General de Estudiantes
 Trasmisión en vivo
“Streaming”
 Mesa de registro

Solicitud Base de datos de Oficina de Sistemas de Consejo General de Estudiantes

estudiantes Activos (para registro) información

Solicitud de Servicio: Registro de Alpha Computer Consejo General de Estudiantes

estudiantes Association
 Organización Alpha

Contratación de Sonido/Solicitud de Compañía servicios de Encomienda a Comité de

Sonido (depende magnitud de la Sonido/Recursos Tesorería CGE/Comité de
asamblea) Audiovisuales (Biblioteca) Relaciones Publicas CGE

Carta Informativa a Organizaciones Organizaciones Consejo General de Estudiantes

Estudiantiles Estudiantiles/COE

Solicitud publicación de material Oficina de Sistemas de Consejo General de Estudiantes

promocional en página WEB Información/Administrador
(WWW.UPRP.EDU) de la página WEB

Página | 2
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Solicitud de Venta Organización estudiantil Consejo General de Estudiantes

que corresponda
Solicitud de servicio Fotografía Asociación Fotógrafos Consejo General de Estudiantes
Universitarios

Promoción

Método de Promoción Uso:

Afiches/Flyers Contiene información importante sobre la actividad: lugar, fecha, hora,
instrucciones importantes, receso académico concedido y temas
importantes a discutir (de ser necesario). Debe llevar el logo oficial del CGE
y ser aprobado por el Decanato de Estudiantes.

Métodos de distribución:

 Pegarlos en los boletines informativos (departamentos, CGE,

Decanatos, otros) y sitios estratégicos según se determine en el
Comité de Relaciones Publicas.
 Personas designadas por el comité de relaciones públicas se encargan
de repartirlo en las entradas de los edificios de la Universidad y/o
entradas de la Universidad.
 Vía correo electrónico
 Publicación en las redes sociales

Ejemplo 1ra Asamblea Ordinaria CGE 2014-2015

Video Promocional Este recurso nos permite informar sobre la actividad al estudiantado de
forma más interactiva y eficiente. Se distribuye por todos los medios aquí
contemplados.

Página | 3
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Correo electrónico Este es el método oficial de promoción de la asamblea. Se le solicita al

Decanato de Estudiantes y a Cartero Ponce que envíen el afiche a través de
sus correos electrónicos a la comunidad estudiantil.

Pancartas/Cruzacalles Se coloca la información importante (ver afiche) o en su defecto se utiliza el

mismo afiche, se coloca en los lugares estratégicos que determine el
Comité de Relaciones Publicas.

Anuncios con Tiza Se graba con Tiza la información importante de la Asamblea (ver afiche) en
lugares estratégicos designados por el Comité de Relaciones Publicas
(ej. escaleras, frente de entradas a edificios y lugares de interés)

Ejemplo 1ra Asamblea Ordinaria CGE 2014-2015

Redes Sociales Paginas oficiales del CGE-UPRP en las diferentes redes sociales (Facebook,
Twitter, YouTube, Google+)

Página WEB Oficial Se le solicita a la Oficina de Sistemas de Información que publique el

material promocional de la asamblea.

Visita a salones El Consejo General de Estudiantes por recomendación del Comité de

Relaciones Publicas designará a las personas encargadas de llevar la
información de la asamblea por los salones de clase, solo se podrán dirigir
al grupo e interrumpir el periodo de clases con consentimiento del
profesor.

Organizaciones Reconocemos la importancia de las organizaciones estudiantiles y sabemos

estudiantiles la cantidad de estudiantes que participan de estas, es por eso, que el CGE
le solicita a las organizaciones estudiantiles por medio escrito que informen
a sus miembros acerca de la asamblea a ser celebrada.

Página | 4
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Procesos y otros Asuntos

Proceso para designar Organización encargada de las ventas en la Asamblea General de

Estudiantes:

 El CGE en reunión ordinaria o extraordinaria, por medio de sorteos donde participaran

todas las organizaciones estudiantiles acreditadas, escogerá 5 organizaciones
estudiantiles, asignando como prioridad al primer ganador y así sucesivamente hasta el
quinto.
 El CGE le enviará por escrito el resultado a la organización estudiantil ganadora del
primer sorteo.
 La organización procederá a entregar al CGE su plan de ventas para el día de la asamblea
 De no obtener una respuesta de la organización, se procederá al ganador del segundo
sorteo y así sucesivamente hasta el quinto ganador.

Vestimenta miembros del CGE

 El Comité de Relaciones Publicas, en reunión ordinaria o extraordinaria recomienda al

CGE la vestimenta a utilizarse por los miembros del Consejo en la Asamblea de
Estudiantes.
 Se utilizará la camisa oficial del CGE. En caso de no tener camisa oficial, se usará una
camisa del mismo color para todos los miembros

CGE UPRP 2013-2014 CGE UPRP 2013-2014

Página | 5
GUÍA: ASAMBLEA GENERAL DE ESTUDIANTES CGE-UPRP

Sobre el croquis

 Es el mecanismo que se utiliza para simplificar la idea de la asamblea y poder identificar las
necesidades y organizar a los miembros del Consejo.

Página | 6