Procesos de la

Gerencia de
Proyectos
 5.1 Procesos de la Gerencia de Proyectos e
Interacciones
• Inicio.- Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de
un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho
proyecto o fase.
• Planificación.- Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto,
refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para
cuyo logro se emprendió el proyecto.
• Ejecución.- Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para
la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.
• Seguimiento y Control.- Aquellos procesos requeridos para monitorear, analizar y regular
el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
• Cierre.- Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos
los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
5.2 Matriz de Procesos vs Áreas del
Conocimiento
 Inicio
del
Proyecto 6. Iniciando el
Proyecto

INICIO
 6.1 Justificación de los Proyectos

Preparación
del caso de
negocio
Consiste en
fundamentar
el porque
realizar el
proyecto.
 6.1 Justificación de los Proyectos
Alineación con los Objetivos Estratégicos

Preparación
del caso de
negocio

Leyenda:

1: Incrementa en un 5%
2: Incrementa en más del 10%
3: Incrementa en más del 20%
 6.1 Justificación de los Proyectos

Preparación
del caso de
negocio

Nivel de Riesgo
del proyecto
6.1 Justificación de los Proyectos
 Caso: Fusión de dos empresas
Procesos de Inicio – Project Charter

La compañía de Seguros “El Seguro”, el 16 de Marzo del 2015 compró

la aseguradora “Salud para todos”, será un tipo de fusión por absorción. El
Directorio exige que la fecha de inicio de operaciones de las empresas
fusionadas sea el 28/08/15 y nombra al Gerente General de “El Seguro”,
Emilio Carrasco como sponsor del Proyecto. Emilio había asumido el
cargo de Gerente General hace un año, antes había sido Gerente
Comercial, conoce muy bien el mercado de Salud. Emilio confía mucho
en la experiencia y capacidad de Eduardo Salcedo, nombrándolo
Project Manager en una reunión donde se firmó el Project Charter.
 Caso: Fusión de dos empresas
Procesos de Inicio – Project Charter
Paralelamente a la elaboración del Project charter del proyecto, se discutieron
las estrategias para alcanzar el objetivo de proyecto, las principales fueron: El
Gerente General debe ser el Sponsor del proyecto para asegurar
compromiso de todas las áreas de la empresa, la Gerencia comercial debe
enfocarse en el Posicionamiento de la empresa como Líder de mercado en
productos de salud, dedicación a tiempo completo del personal asignado al
proyecto, Marketing será el canal de comunicación hacia afuera de la empresa,
Recursos humanos debe negociar con los nuevos empleados nuevas
responsabilidades y Talleres de integración entre empleados de ambas
empresas aseguradoras. Una estrategia importante para mejorar el servicio a
los clientes y asegurados es hacer participar a las Clínicas
ón.
y proveedores de
salud en el proceso de fusión.
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución del proyecto o fase es un documento que

autoriza formalmente el comienzo de un proyecto o fase, y debe ser
emitido por una gerencia de alto nivel de la organización. Otorga al
Project Manager autoridad para aplicar recursos de la organización a las
actividades del proyecto.

Enunciado del trabajo

Salidas
del proyecto (SOW)
Caso de Negocio
Desarrollar el Acta de Acta de constitución
Acuerdos Constitución del del proyecto
Factores Ambientales Proyecto
de la empresa

Activos de los
procesos de la Herramientas y
organización
Técnicas
Una necesidad
Juicio de expertos
SOW
Una descripción del
alcance del producto Técnicas de
Facilitación

Un plan
estratégico
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Enunciado del Trabajo del Proyecto.
Project Statement of Work
Entradas El Enunciado del Trabajo (Statement of Work: SOW): Describe
en forma narrativa los productos, servicios o resultados que debe
entregar el proyecto.
• Enunciado del Para proyectos internos, el iniciador o el patrocinador del
trabajo del proyecto proporciona el enunciado del trabajo sobre la base de las
proyecto necesidades de negocio, y los requisitos del producto o del
servicio.
• Caso de Negocio
• Acuerdos Para proyectos externos, el enunciado del trabajo puede provenir
del cliente como parte de un documento de licitación, por ejemplo,
• Factores una solicitud de propuesta, solicitud de información, solicitud de
ambientales de la licitación, o como parte de un contrato.
empresa
Una necesidad de negocio: puede ser una demanda del mercado, un
• Activos de los avance tecnológico, un requisito legal, regulación del gobierno, etc.
procesos de la
Una descripción del alcance del producto: Documenta en forma
organización
SOW detallada los requisitos y características del producto o servicio que el
proyecto deberá crear. Así mismo la relación entre los productos o
servicios que se estén creando.

Un plan estratégico: todos los proyectos deberán respaldar los objetivos

estratégicos de la organización. Este plan debe ser considerado como un
factor en la toma de decisiones de selección de proyectos.
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Caso de Negocio.
Business case
Entradas Provee la información necesaria para justificar el proyecto. Esto
contiene un análisis costo/beneficio.
• Enunciado del
trabajo del proyecto
• Caso de Negocio
• Acuerdos
• Factores
ambientales de la
empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Acuerdos.
Contracts
Entradas
Un Acuerdo (Contract) de la organización del cliente es una
entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo. En este
• Enunciado del contexto el acta de constitución del proyecto lo estaría elaborando
la empresa contratada.
trabajo del
proyecto
• Caso de Negocio
• Acuerdos
• Factores
ambientales de la
empresa
Cliente
• Activos de los
Organización a
cargo del proyecto
procesos de la
organización
Contrato Project
Charter
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Factores ambientales de la empresa
Enterprise environmental factors
Son todos aquellos factores ambientales y de sistemas de la
Entradas organización que influirán sobre el proyecto, afectando a este de
manera favorable o desfavorable.
Incluye conceptos tales como:
• Enunciado del • Estándares gubernamentales, estándares de la industria o
trabajo del reglamentos (p.ej., códigos de conducta, estándares de calidad o
proyecto estándares de protección del trabajador).
• Caso de • Cultura y estructura de la organización.
Negocio • Condiciones del mercado. Factores
• Acuerdos
Activos de los procesos de la organización Ambientales
• Factores Organizational process assets
ambientales de Son aquellos procesos de la organización usados para ejercer
la empresa influencia sobre el éxito del proyecto, el cual otorga a la organización
• Activos de los de un gran valor intangible.
procesos de la • Procesos estándar de la organización, como normas, políticas,
ciclos de vida del producto y del proyecto estándar, y políticas y
organización
procedimientos de calidad .
• Plantillas (ej. plantillas de riesgo, plantillas de estructura de
desglose del trabajo y plantillas del diagrama de red del cronograma
del proyecto).
• La información histórica y la base de conocimientos de lecciones
aprendidas.
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Juicio de expertos.
Herramientas Expert judgment
y Técnicas Es proveer experiencia o conocimiento especializado para desarrollar
el acta de constitución del proyecto.

• Juicio de
Esta experiencia es proporcionada por todo grupo o individuo con
expertos conocimientos o capacitación especializados y se encuentra disponible
a través de diferentes fuentes, entre las que se incluyen: Áreas de la
• Técnicas de organización, Consultores, Cliente, Patrocinador (Sponsor),
Asociaciones profesionales, PMO, etc.
Facilitación
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Técnicas de Facilitación.
Herramientas Facilitation Techniques
y Técnicas Las Técnicas de Facilitación tienen una amplia aplicación dentro
de los procesos de gestión de proyectos y guían al desarrollo del
acta de constitución del proyecto. Lluvia de ideas, resolución de
• Juicio de conflictos, resolución de problemas y gestión de reuniones son
expertos ejemplos de técnicas utilizadas por los facilitadores clave para

• Técnicas de ayudar a los equipos y los individuos cumplir con las actividades
del proyecto.
Facilitación
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Acta de Constitución del proyecto

Project Charter
Salidas Debe comprender la siguiente información:
• Objetivos del proyecto o justificación.
• Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito
• Acta de relacionados.
constitución • Requisitos a alto nivel.
del proyecto • Supuestos y Restricciones.
• Descripción del proyecto a alto nivel y sus límites.
• Riesgos a alto nivel.
• Resumen de hitos de cronograma.
• Resumen de presupuesto.
• Lista de interesados.
• Requisitos de aprobación del proyecto.
• El Gerente de Proyecto asignado, su Responsabilidad y su
Nivel de autoridad.
• Nombre y autoridad del sponsor u otras personas que
autorizan el Acta de Constitución del Proyecto.
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Conceptos adicionales
Metodología de Gestión de Proyectos.
• Define un conjunto de Grupos de Procesos de Gestión de Proyectos, sus procesos
relacionados, y las funciones de control relacionadas que se consolidan y combinan
en un todo funcional y unificado.
• Esta metodología puede ser o no una elaboración de una norma de dirección de
proyectos.
• Asimismo, puede ser un proceso de maduración formal o una técnica informal que
contribuye a que un equipo de dirección del proyecto desarrolle de forma efectiva un
acta de constitución del proyecto.

Ej: Para un proyecto estratégico de más de 80,000 horas y un costo de $ 150 millones se
selecciona los 47 procesos del PMBOK para usarlo en la gestión del mismo.
6.2 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Conceptos adicionales
Sistema de Información de la Gestión de Proyectos.
El Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (Project Management Information
System: PMIS), es un conjunto estandarizado de herramientas automatizadas disponibles
dentro de la organización e integradas en un sistema.
El equipo de dirección del proyecto usa el PMIS para respaldar la generación de un acta
de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el
documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar el
documento aprobado.

PMIS
Ejemplos PMIS:
 MS Project
 Primavera
>
>

Cambios Publicación
en el del
 Controla los cambios documento
documento  Refina el documento
 6.3 Identificar a los interesados

Es el proceso de identificación de todas las personas u organizaciones

impactadas por el proyecto. Así como documentar información relevante a
sus intereses, participación e impacto en el éxito del proyecto.

Entradas Salidas
Acta de constitución del
proyecto

Documentos de las Identificar Registro de

Adquisiciones interesados del interesados
Factores ambientales de proyecto
la empresa

Activos de los procesos

de la organización Herramientas y
Técnicas
Análisis de los interesados

Juicio de expertos Registro de interesados

Reuniones

Acta de Constitución
del
Proyecto
 6.3 Identificar a los interesados
Documentos de las adquisiciones
Entradas Procurement Documents

• Acta de Si un proyecto es el resultado de una actividad de adquisición o

constitución del si se basa en un contrato establecido, las partes en dicho
proyecto contrato son interesados clave del proyecto
(Project Charter)
• Documentos de Factores ambientales de la empresa
las Enterprise Environmental Factors
Adquisiciones Influencian en la identificación de los interesados, tales como:
• Factores
cultura y estructura de la organización, estándares
ambientales de
la empresa gubernamentales o industriales (p.ej., regulaciones, normas de
• Activos de los productos) y Las tendencias globales, regionales o locales y las
procesos de la prácticas o hábitos.
organización
Activos de los procesos de la organización
Organizational Process Assets
Plantilla del registro de interesados, Lecciones aprendidas de proyectos o
fases anteriores y Registros de interesados de proyectos anteriores.
 6.3 Identificar a los interesados
Análisis de interesados
Stakeholder analysis

Herramientas • El análisis de interesados es una técnica que consiste en

Y Técnicas recopilar y analizar de manera sistemática información

cuantitativa y cualitativa, a fin de determinar qué intereses
• Análisis de los
particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.
interesados
• Juicio de • Permite identificar los intereses, las expectativas y la
expertos influencia de los interesados y relacionarlos con el propósito
• Reuniones
del proyecto.
• También ayuda a identificar las relaciones de los interesados
(con el proyecto y con otros interesados) que se pueden
aprovechar para crear alianzas y posibles asociaciones para
mejorar las probabilidades de éxito del proyecto, así como las
relaciones de los interesados sobre las que habría que influir de
manera diferente en diversas etapas del proyecto o fase.
 6.3 Identificar a los interesados
Análisis de interesados
Stakeholder analysis

Herramientas Existen múltiples modelos de clasificación utilizados para el

análisis de interesados, tales como:
Y Técnicas • Matriz de poder/interés, que agrupa a los interesados
• Análisis de los basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su nivel de
preocupación (“interés”) con respecto a los resultados del
interesados
proyecto.
• Juicio de
• Matriz de poder/influencia, que agrupa a los interesados
expertos
basándose en su nivel de autoridad (“poder”) y su participación
• Reuniones activa (“influencia”) en el proyecto.
• Matriz de influencia/impacto, que agrupa a los
interesados basándose en su participación activa (“influencia”)
en el proyecto y su capacidad de efectuar cambios a la
planificación o ejecución del proyecto (“impacto”).
• Modelo de prominencia, que describe clases de interesados
basándose en su poder (capacidad de imponer su voluntad),
urgencia (necesidad de atención legitimidad (su participación
es adecuada).
 6.3 Identificar a los interesados
Análisis de interesados
Herramientas Stakeholder analysis
y Técnicas

• Análisis de los
interesados
• Juicio de
expertos
• Reuniones

Ejemplo de Matriz de Poder/Interés con Interesados

 6.3 Identificar a los interesados
Herramientas Reuniones
Meetings
y Técnicas
Las reuniones de análisis de perfiles son reuniones de proyecto

• Análisis de los diseñadas para desarrollar un entendimiento sobre los principales

interesados interesados del proyecto y se pueden utilizar para intercambiar y
• Juicio de
analizar información acerca de roles, conocimientos y la postura
expertos
• Reuniones general de cada uno de los interesados respecto al proyecto.
 6.3 Identificar a los interesados
Registro de interesados
Salidas Stakeholder register
Esto incluye:

• Registro de • Información de identificación de interesados: nombre,

puesto de la organización, ubicación, rol en el proyecto e
interesados
información de contacto.
• La Información de Evaluación: Requisitos principales,
Principales expectativas, Influencia potencial en el proyecto
y fases en el ciclo de vida del proyecto de mayor interés.
• Clasificación de interesados: Interno o Externo,
partidario/neutral/reticente, etc.
 6.3 Identificar a los interesados
Registro de interesados
Stakeholder register
Salidas Datos del
Interesado
Clasific
ación
Interés Requisito de Alto Nivel Posición Poder
Influen
cia
Impac
to
Participaci
ón en el
Proyecto
Mejorar Mejorar el tiempo
Isabel Tello servicio al aprobación de exámenes
Externo A favor Bajo Medio Alto Partidario
• Registro de (Asegurado) cliente médicos

Posiciona Realizar un Estudio de

interesados Directorio Externo
miento en Mercado adicional en
A favor Alto Alto Alto Partidario
el Lima, Arequipa y Chiclayo
Mercado
Cumplir
Autorizar la fusión de la
con la
SEPS Externo nueva empresa de A favor Alto Alto Alto Partidario
normativa
seguros
s de Ley

Integración de los
Mejorar
Proveedores Externo sistemas de los
atención A favor Medio Alto Alto Partidario
de Salud proveedores de salud con
al cliente la empresa aseguradora

Poder: Es la habilidad de ejercer poder (en cualquiera de sus

formas) sobre alguien, de parte de una persona, un grupo o de un
acontecimiento en particular.
Influencia: es la habilidad de influir en el comportamiento de otras
personas de manera deliberada y en la dirección prevista.
Dinámica 1.
Elaboración del Project Charter y
Registro de Interesados

1. Conformar equipos de trabajo

2. Elegir el proyecto representativo del grupo

3. Elaborar el Project Charter y el Registro de

Interesados del proyecto elegido
 Project Charter

A. Información General

Nombre del Proyecto:

Fecha de Preparación:
Preparado por:
Autorizado Por:

B. Necesidad del Proyecto

Descripción de la necesidad del proyecto
 Project Charter

C. Objetivos del Proyecto

•

D. Alcance del Proyecto

•

•
 Project Charter

E. Descripción del Producto

•

F. Participantes del Proyecto

Gerente del Proyecto:

Integrantes del Proyecto:

 Project Charter

G. Fechas del Proyecto

•

H. Restricciones del Proyecto

Presupuesto:
Tiempo:
Otras restricciones:
 Project Charter

I. Suposiciones del Proyecto

J. Riesgos del Proyecto

 Project Charter

K. Lista de interesados

L. Criterios de aceptación del Proyecto

 Registro de interesados
Requisito
Datos del Impacto en
Clasificación Interés de Alto Posición Poder Influencia
Interesado el Proyecto
Nivel

• Posición: A Favor, Neutral, En Contra

• Poder, Influencia: Muy Alto, Alto, Medio, Bajo, Muy Bajo
• Impacto en el Proyecto: Alto, Medio, Bajo
• Nivel de Participación: Desconocedor, Reticente, Neutral, Partidario, Líder