Org y Sist

Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua
RecintO Universitario “Carlos Fonseca Amador”

DEpartamento de Contabilidad
ContadUría Pública y Finanzas
Asignatura:
ORGANIZACIÓN Y SISTEMA CONTABLE.
Docente: LIC.
Realizado por:
Indira Yunieth Torres Acosta.

Ariana del Carmen Baltodano Torres.
Yaritza Esperanza Pineda.
Salvador de Jesús alemán Ruiz.
Grupo: 4441 Aula: D-9
Managua,
INDICE
Contenido
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................. 7
OBJETIVOS........................................................................................................................... 8
General:............................................................................................................................. 8
Específicos:....................................................................................................................... 8
CAPITULO I .......................................................................................................................... 9
PERFIL DE LA EMPRESA................................................................................................. 9
I. MISIÓN..................................................................................................................... 10
II. VISIÓN.................................................................................................................. 10
III. OBJETIVO............................................................................................................ 10
IV. ORGANIGRAMA DE DIGITAL STORE S.A ................................................... 11
.............................................................................................................................................. 11
CAPITULO II...................................................................................................................... 12
CATÁLOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO ............................................................. 12
I. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 13
II. OBJETIVOS ......................................................................................................... 14
GENERAL:.................................................................................................................. 14
ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 14
III. ALCANCE............................................................................................................. 14
IV. CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES ..................................................... 15
V. DESCRIPCIÓN DEL CATÁLOGO ................................................................... 18
SISTEMA DE CODIFICACIÓN: ................................................................................ 18
CLASIFICACIÓN DE NIVELES:.............................................................................. 18
Nivel 1 ......................................................................................................................... 18
Nivel 2 ......................................................................................................................... 18
CUENTAS DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA.................................. 19
CUENTAS DE RESULTADOS ................................................................................ 20
CAPITULO III. ................................................................................................................... 42
MANUAL DE POLÍTICAS................................................................................................. 42
I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 43
II. OBJETIVOS .......................................................................................................... 43
GENERAL:.................................................................................................................. 43
ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 43
III. POLITICAS ADMINISTRATIVAS ..................................................................... 44
POLITICAS DE CREDITO ......................................................................................... 44
POLITICAS DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA..................................................... 44
IV. POLITICAS CONTABLES .................................................................................. 45
DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO ................................................................... 46
BASE DE REGISTRO ................................................................................................. 46
PERÍODO CONTABLE .............................................................................................. 46
UNIDAD MONETARIA ............................................................................................. 46
BASE DE PREPARACIÓN......................................................................................... 46
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO............................................................................... 47
SUELDOS Y TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERAS ........................ 47
EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO ..................................................... 48
CUENTAS POR COBRAR ......................................................................................... 48
ESTIMACIÓN PARA COBRO DUDOSO ................................................................. 48
EXISTENCIAS O INVENTARIOS............................................................................. 48
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO .......................................................................... 49
DETERIORO DE ACTIVO ......................................................................................... 50
INTANGIBLES............................................................................................................ 50
PÉRDIDAS POR DETERIORO .................................................................................. 51
PASIVOS ..................................................................................................................... 51
PRESTACIONES SOCIALES Y OTROS BENEFICIOS........................................... 52
PATRIMONIO – CAPITAL ........................................................................................ 52
INGRESOS................................................................................................................... 53
INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS................................................................... 54
COSTOS Y GASTOS .................................................................................................. 54
UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO ............................................................... 55
UTILIDAD POR ACCIÓN .......................................................................................... 55
V. CONTROL INTERNO .......................................................................................... 55
CONTROL INTERNO EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO............... 55
CONTROL DEL INVENTARIO:................................................................................ 57
CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR....................................................... 57
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR: ............................................ 59
CONTROL DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO.......................................... 59
Organización y Sistema Contable Página 3

CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR.. 59
CONTROL INTERNO DEL CAPITAL ...................................................................... 59
CONTROL INTERNO DE VENTAS.......................................................................... 60
CAPITULO IV. ................................................................................................................... 62
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES .......................................................... 62
I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 62
II. OBJETIVOS ......................................................................................................... 62
GENERAL:.................................................................................................................. 62
ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 63
III. DATOS DE LA EMPRESA .................................................................................. 63
MISIÓN ........................................................................................................................ 63
VISIÓN......................................................................................................................... 63
IV. MANUAL DE FUNCIONES ................................................................................ 64
.............................................................................................................................................. 64
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS:................................................................... 64
JUNTA DIRECTIVA:.................................................................................................. 65
GERENTE GENERAL: ............................................................................................... 66
SECRETARIA: ............................................................................................................ 67
GERENTE ADMINISTRATIVO ................................................................................ 68
JEFE DE ALMACÉN .................................................................................................. 69
ENCARGADO DE COMPRAS................................................................................... 69
CHOFER ...................................................................................................................... 70
GERENTE FINANCIERO:.......................................................................................... 70
CONTADOR GENERAL ............................................................................................ 71
CAJA ............................................................................................................................ 72
GERENTE DE VENTAS:............................................................................................ 73
JEFE DE VENTAS ...................................................................................................... 74
VENDEDORES ........................................................................................................... 75
COBROS ...................................................................................................................... 75
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS:.................................................................. 76
JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN: ........................................................ 78
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD: .............................. 79
CAPITULO V. .................................................................................................................... 81
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS........................................................... 81

I. INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 82
II. OBJETIVOS ......................................................................................................... 82
GENERAL:.................................................................................................................. 82
ESPECÍFICOS: .......................................................................................................... 82
III. PROCEDIMIENTOS CONTABLES .................................................................... 83
PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CICLO CONTABLE .............. 83
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA... 85
PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
...................................................................................................................................... 86
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS
FINANCIEROS............................................................................................................ 88
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA REGULAR.. 90
FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR COBRAR ....................................................... 92
.............................................................................................................................................. 92
.............................................................................................................................................. 92
FLUJOGRAMA DE INVENTARIO ........................................................................... 94
FLUJOGRAMA DE SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR .................................. 96
FLUJOGRAMA DE MERCANCIAS PARA VENTA ............................................... 98
FLUJOGRAMA DE VENTAS ALCREDITO .......................................................... 100
FLUJOGRAMA DE PEDIDO DE MERCANCIAS.................................................. 102
CAPITULO VI. ................................................................................................................. 104
MANUAL DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO .................................................. 104
I. INTRODUCCIÓN................................................................................................... 105
II. OBJETIVOS ....................................................................................................... 105
GENERAL:................................................................................................................ 105
ESPECÍFICOS: ........................................................................................................ 105
III. FORMATOS A UTILIZAR POR LA EMPRESA DIGITAL STORE, S.A....... 106
COMPROBANTE DE PAGO F (01)......................................................................... 106
FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE PAGO ................................................ 111
RECIBO OFICIAL DE CAJA F (02) ........................................................................ 112
FLUJOGRAMA DE RECIBO OFICIAL DE CAJA ................................................. 116
COMPROBANTE DE CAJA CHICA F (03) ............................................................ 117
FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE CAJA CHICA ..................................... 119
ENTRADA DE BODEGA F (04) .............................................................................. 120
FLUJOGRAMA DE ENTRADA DE BODEGA....................................................... 124

SALIDA DE BODEGA F (05)................................................................................... 125
FLUJOGRAMA DE SALIDA DE BODEGA ........................................................... 129
COMPROBANTE DE DIARIO F (06)...................................................................... 130
FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE DIARIO .............................................. 133
AUXILIAR DE MAYOR F (07 ................................................................................. 134
FLUJOGRAMA DE AUXILIAR DE MAYOR ........................................................ 137
NOTA DE DÉBITO F (08) ........................................................................................ 138
FLUJOGRAMA DE NOTA DE DEBITO................................................................. 142
NOTA DE CRÉDITO F (09) ..................................................................................... 143
FLUJOGRAMA DE NOTA DE CREDITO .............................................................. 146
ARQUEO GENERAL DE CAJA F (10).................................................................... 147
FLUJOGRAMA DE ARQUEO DE CAJA................................................................ 151
ORDEN DE COMPRA F (11) ................................................................................... 152
FLUJOGRAMA DE ORDEN DE COMPRA............................................................ 156
FACTURA DE CONTADO F (12)............................................................................ 157
FLUJOGRAMA DE FACTURA AL CONTADO .................................................... 160
FACTURA DE CRÉDITO F (13) .............................................................................. 161
FLUJOGRAMA DE FACTURA AL CREDITO....................................................... 165
CONCLUSIÓN ................................................................................................................. 166

INTRODUCCIÓN
El presente trabajo tiene como finalidad diseñar un sistema contable a la empresa

DIGITAL STORE S.A., ubicada en la ciudad de Managua, la cual pertenece al sector
comercial.
Además, el objetivo esencial de nuestro trabajo es diseñar el sistema contable de

DIGITAL S.A., lo que se realizará mediante la elaboración de un conjunto de
manuales que contendrán el catálogo de cuentas de la empresa con su respectivo
instructivo, las políticas contables y administrativas, las principales normas y
procedimientos, las funciones y fichas de cargo de cada puesto de trabajo.

OBJETIVOS
General:
 Diseñar el Sistema Contable de DIGITAL STORE S.A. del Municipio de
Managua en el año 2015.
Específicos:
 Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas

necesarias para registro de las operaciones de la empresa y su
correspondiente Instructivo de uso.
 Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos.
 Detallar las políticas administrativas y contables de la empresa.
 Establecer un manual sobre los puestos y funciones de la empresa.
 Diseñar un manual de los formatos y su respectivo instructivo de uso.

CAPITULO I
PERFIL DE LA EMPRESA

I. MISIÓN
DIGITAL STORE, S.A es una empresa que sirve con dedicación a sus clientes por
medio de la oferta de productos tecnológico, con el objetivo de contribuir a
incrementar las opciones que le permitan laborar con mayor facilidad y excelente
desempeño de sus labores.
Permitir que nuestros clientes tengan facilidad de adquirir equipos tecnológicos con
la mayor excelencia de calidad del mercado en el país.
II. VISIÓN
DIGITAL STORE, S.A tiene como visión ser una empresa cuyo principal propósito
es ayudar a las empresas y ciudadanos nicaragüenses a generar ventajas
competitivas que faciliten el trabajo laboral o estudiantil a través de sus alternativas
y soluciones en la gestión del uso de la tecnología de la información.
III. OBJETIVO
El objetivo de DIGITAL STORE, S.A es ofrecer soluciones perfectamente alineadas

a las necesidades del sector empresarial y estudiantil, apoyadas con la excelente
tecnología de calidad. Ser una empresa global más reconocida en el sector y en el
país por ofrecer tecnología de alta calidad y profesional.

IV. ORGANIGRAMA DE DIGITAL STORE S.A
Junta General de
Accionistas
Junta Directiva
Gerencia General
Secretaria
Gte RRHH
Gte de Venta
Gte Financiero
Jefe de
Contador ventas
Gte Administrativo
Jefe de general
reclutamiento
Caja
Jefe de higiene y
seguridad
Encargado Vendedores Cobros

Jefe de de
almacén compras
Chofer

CAPITULO II.
CATÁLOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO

I. INTRODUCCIÓN
Presentamos el siguiente Manual de Registro Contable correspondiente a la

empresa de razón social DIGITAL STORE S.A, con el objetivo principal de que les
facilite el desempeño de las actividades en forma eficiente y proporcione
información financiera acertada para la toma de decisiones dentro de la empresa.
Esta guía está diseñada en el área de Contabilidad de la empresa DIGITAL STORE,
S.A lo cual involucra al personal que labora en esta área administrativa.
La Normas de uso de este Catálogo de Cuentas Contables de la empresa DIGITAL

STORE, S.A, identifica los procesos de contabilidad que maneja la empresa,
específicamente las cuentas que integran los Reportes Contables emitidos por la
Coordinación de Contabilidad tales como: Estado de situación financiera, Estado de
Resultado, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Flujos de Efectivo y
demás reportes auxiliares que estime conveniente la Empresa, además permite el
desempeño eficiente de las funciones, así como a la Gerencia realizar los
correctivos necesarios para el mejor desempeño y mayor confiabilidad en la toma
de decisiones.

II. OBJETIVOS
GENERAL:
 Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas

necesarias para registro de las operaciones de la empresa y su
correspondiente Instructivo de uso.
ESPECÍFICOS:
 Facilitar el proceso de contabilización de la empresa.
III. ALCANCE
Esta guía está diseñada en el área de Contabilidad de la empresa DIGITAL STORE,

S.A lo cual involucra al personal que labora en esta área administrativa.

IV. CATÁLOGO DE CUENTAS CONTABLES

2- PASIVOS PASIVO CLASE
2-1- PASIVOS CORRIENTES PASIVO GRUPO
2-1-01- Cuentas y Documentos por Pagar PASIVO cta de mayor
2-1-01-01 Proveedores PASIVO sub-cta
2-1-01-02 Prestamo Bancario PASIVO sub-cta
2-1-02- Impuestos Retenidos por Pagar PASIVO cta de mayor
2-1-02-01 iva 15% PASIVO sub-cta
2-1-02-02 IR bienes y servicios PASIVO sub-cta
2-1-02-03 imi 1% PASIVO sub-cta
2-1-02-04 IR salario PASIVO sub-cta
2-1-03- Retenciones por pagar PASIVO cta de mayor
2-1-03-01 Aporte laboral INSS PASIVO sub-cta
2-1-04- Gastos Acum por Pagar PASIVO cta de mayor
2-1-04-01 Sueldos y Salarios PASIVO sub-cta
2-1-04-02 Prestaciones Sociales PASIVO sub-cta
2-1-04-02-001 Vacaciones PASIVO sub-sub cta

2-1-04-02-002 DTM PASIVO sub-sub cta
2-1-04-02-003 Indemnizacion PASIVO sub-sub cta

2-1-04-02-004 Inss Patronal PASIVO sub-sub cta
2-1-04-02-005 Inatec PASIVO sub-sub cta
2-1-05- Interes por Pagar sobre prestamos PASIVO cta de mayor
2-1-06- Dividendos por pagar PASIVO cta de mayor
2-1-07- Acreedores PASIVO cta de mayor
2-1-08- Anticipo de clientes PASIVO cta de mayor
2-2- PASIVO NO CORRIENTE PASIVO GRUPO
2-2-01- Cuentas y Documentos por Pagar L/P PASIVO cta de mayor
2-2-01-01 Prestamo Bancario PASIVO sub-cta

3 CAPITAL CAPITAL CLASE
3-1- CAPITAL CONTRIBUIDO CAPITAL GRUPO
3-1-01- Capital Social CAPITAL cta de mayor
3-1-02- Reserva Legal CAPITAL cta de mayor
3-2- CAPITAL GANADO CAPITAL GRUPO
3-2-01- Utilidad Neta Acumulada CAPITAL cta de mayor
3-2-02- Perdida Neta Acumulada CAPITAL cta de mayor
3-2-03- Utilidad Neta del Ejercicio CAPITAL cta de mayor
3-2-04- Perdida Neta del Ejercicio CAPITAL cta de mayor
4 INGRESOS INGRESOS CLASE
4-1- INGRESOS INGRESOS GRUPO
4-1-01- Ventas Totales INGRESOS cta de mayor
4-1-01-01 Ventas al contado INGRESOS sub-cta
4-1-01-02 ventas al credito INGRESOS sub-cta
4-1-02- Productos Financieros INGRESOS cta de mayor
4-1-02-01 Intereses ganados por prestamos INGRESOS sub-cta
4-1-02-02 Utilidad Cambiaria INGRESOS sub-cta
4-1-03- Otros Ingresos INGRESOS cta de mayor
5 EGRESOS EGRESOS CLASE
5-1- COSTOS EGRESOS GRUPO
5-1-01- Costo de venta EGRESOS cta de mayor
5-2- GASTOS EGRESOS GRUPO
5-2-01- Gastos Operativos EGRESOS cta de mayor
5-2-01-01 Gastos de Ventas EGRESOS sub-cta
5-2-01-01-001 Estimacion de ctas y documentos por cobrar EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-01-002 Sueldos y Salarios EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-01-003 Prestaciones Sociales EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-01-004 Servicios Basicos EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-01-005 Servicios de Relaciones Publicas EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-02 Gastos de Administracion EGRESOS sub-cta
5-2-01-02-001 Depreciacion Acum Propiedad Planta y Equipo EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-02-002 Sueldos y Salarios EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-02-003 Prestaciones Sociales EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-02-004 Servicios Basicos EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-03 Gastos Financieros EGRESOS sub-cta
5-2-01-03-001 Comisiones Bancarias EGRESOS sub-sub cta
5-2-01-03-002 Intereses sobre Prestamos EGRESOS sub-sub cta
V. DESCRIPCIÓN DEL CATÁLOGO
SISTEMA DE CODIFICACIÓN:
El Catálogo de Cuentas ha sido estructurado estableciéndose 5 niveles siendo

estos: Clase, División de Grupo, Cuenta de Mayor, Sub. Cuenta de Mayor, Sub.
Sub. Cuenta. En la codificación estos niveles se identifican por la posición de los
dígitos que integran cada código de cuenta, según se aprecia a continuación:
Clase : Se identifica con el primer dígito.
Grupo : Se identifica con los dos primeros dígitos.
Cta de mayor : Se identifica con los tres primeros dígitos.
Sub cuenta : Se identifica con los cuatro primeros dígitos.
Sub sub. Cuenta : Se identifica con los cinco primer dígitos.
CLASIFICACIÓN DE NIVELES:
Nivel 1
Se encuentran los componentes que forman la clasificación genérica del catálogo

de cuenta de la empresa “DIGITAL STORE S.A” sea la estructura de la información
económica y financiera durante un ciclo el cual se encuentra formado por los activos,
pasivos y capital del estado de situacion financiera y por los ingresos y egresos del
estado de resultado.
Nivel 2
Se encuentra las divisiones de los grupos de la clasificación genérica la que

contiene en los activos y pasivos en corrientes y no corrientes. Y en el Estado de
resultado, Ingresos por ventas y costos de ventas, etc.
Nivel 3
Se encuentra las cuentas de mayor que corresponde a las divisiones de grupos de

cuenta de catálogo.

Nivel 4
Se encuentran en las Sub. Cuentas de mayor que corresponden a las divisiones

de las cuentas de mayor.
Nivel 5
Se encuentran la Sub. Sub. Cuentas que corresponden a las divisiones de las Sub.
Cuentas de mayor.
CUENTAS DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Son aquellas que forman parte del estado de situación financiera y cuyos saldos se
arrastran al próximo ejercicio.
Rubros del estado de situación financiera
El primer dígito identifica a cuál de los rubros genéricos de clasificación del balance
general corresponde.
Codificación Descripción Naturaleza

1 Activo Deudora
2 Pasivo Acreedora
3 Capital Acreedora
El segundo de los dígitos define a cuál de los grupos de clasificación más

específicos del balance general corresponde la cuenta, según su grado de
exigibilidad o convertibilidad.
1-1 Activo corriente

1-2 Activo no corriente
1-3 Otros Activos
El tercer dígito sirve para ordenar de manera secuencial el número de las cuentas
de mayor, dentro del grupo de clasificación en que está ubicada la cuenta.
1-1-01 Efectivo y equivalentes de efectivo.

1-1-02 Documentos y cuentas por cobrar.
1-1-03 Estimación de cuentas y documentos por cobrar.
1-1-04 Inventario.

1-1-05 Impuestos pagados por anticipado.
El cuarto dígito identifica el nivel de subcuentas
1-1-01 Efectivo y equivalentes de efectivo

1-1-01-01 Caja
1-1-01-02 Bancos
El quinto dígito identifican el nivel de sub-sub-cuentas.
1-1-01-01 Caja
1-1-01-01-01 Caja General
1-1-01-01-02 Caja Chica
1-1-01-02 Bancos
1-1-01-02-01 Moneda Nacional
1-1-01-02-02 Moneda Extranjera
CUENTAS DE RESULTADOS
Son aquellas cuyos saldos se cierran al final del ejercicio para determinar las
ganancias o pérdidas.
Rubros de Resultados
El primer dígito del código describe su principal rubro y la naturaleza de su saldo.
Codificación Descripción Naturaleza

4 Ingresos Acreedoras
5 Egresos Deudoras
El segundo dígito de su código identifica el tipo de ingreso o egreso de los grupos

de clasificación más específicos del estado de resultado.
4 -1 Ingresos
El tercer dígito sirve para ordenar de forma secuencial el número de las cuentas de
mayor grupo de clasificación en que esta ubicada la cuenta.
4-1 Ingresos
4-1-01 Ventas Totales
4-1-02 Productos Financieros

4-1-03 Otros Ingresos
El cuarto dígito identifican el nivel de subcuenta.

4-1-01-01 Ventas al Contado
4-1-01-02 Ventas al Credito
El quinto dígito identifican el nivel de sub-sub-cuenta.
4-1-01-01 Ventas al Contado
1 ACTIVO
Está constituido por todos los bienes, derechos que pertenecen a la empresa,
además de los costos realizados que han de ser aplicados en el futuro. Representa
el conjunto cuantificable de los beneficios económicos futuros fundamentalmente
esperados y controlados por esta entidad representado por el efectivo, derecho y
bienes, como consecuencias de transacciones pasadas o eventos ocurridos.
Presentando un SALDO DEUDOR, que muestra como la misma ha utilizado las
aportaciones de los accionistas. Está integrado por el conjunto de bienes y derechos
de la empresa, derivados de transacciones o de hechos propios, que sean
cuantificables y aptos para la cancelación de obligaciones y/o para la producción de
ingresos económico-financieros, razonablemente esperados durante el desarrollo
de su gestión.
Las cuentas que integran está clase son el Activo corriente y el No corriente; las
cuentas que forman el Activo siempre tendrán saldo deudor con la excepción de las
Depreciaciones y Amortizaciones Acumuladas.
1-1 ACTIVO CORRIENTE
Representa los recursos de fácil conversión en efectivo que la empresa mantiene

en caja y en otras instituciones financieras del país, tales como efectivo, valores,
cheques y otros documentos mercantiles que se cobran, venden o consumen en un
plazo menor de un año.

1-1-01-01-01 Caja General
Esta cuenta es de naturaleza deudora, se utiliza para registrar las disponibilidades en

efectivo en moneda nacional o extranjera.
SE DEBITA SE ACREDITA
Por el importe de dinero en efectivo al Por los pagos y depósitos efectuados en

momento de la conformación del balance las diferentes cuentas de bancos de la
general inicial de la empresa por los ingresos empresa, sean estas cuentas corrientes o
recibidos durante el ejercicio. de ahorro.
1-1-01-01-01 Caja Chica
Representa el fondo fijo de caja chica que se utiliza para cubrir gastos menores urgentes
y que por su naturaleza y poca cuantía deben ser pagados en efectivos.
Por la creación de fondos asignados, por Por los pagos efectuados, por la reducción
rembolso de los mismos. Incrementos o cancelación total del monto asignado.
autorizados del fondo fijo. Reposiciones del Pagos efectuados por el responsable de la
fondo fijo (previa entrega de la caja por concepto de fletes, servicios
documentación correspondiente diversos y facturas que requieren ser
debidamente autorizada). pagadas de contado.
Importes diversos en calidad de gastos a

comprobar, mismos que son entregados a
funcionarios y empleados de la compañía,
estos pueden ser para compra de
gasolina, gastos de viaje, reparaciones
menores, compra de artículos de limpieza,
cafetería (cuando así este autorizado)
etcétera.

Préstamos diversos en calidad de gastos a
comprobar, mismos que son entregados a
funcionarios y empleados de la compañía,
estos pueden ser para compra de
gasolina, gastos de viaje, reparaciones
menores, etcétera.
El importe de los faltantes que resulte de

la práctica del arqueo o auditoría de caja
(estos importes deberán de cargarse a la
cuenta personal del responsable de caja).
1-1-01-01 Bancos
Representa y controla los saldos de efectivos que se mantienen en los bancos e

instituciones financieras locales.
Por los importes remitidos diariamente a las Por los pagos y depósitos efectuados en
instituciones bancarias a través de las diferentes cuentas de bancos de la
transferencias de notas de créditos, minutas empresa, sean estas cuentas corrientes o
de depósitos o por las correcciones que se de ahorro.
determinen de las conciliaciones bancarias.
Por los egresos o cheques librados contra
Por los importes que nos acredite (nos entre- los fondos depositados en dichas cuentas,
gue) en nuestra cuenta la institución bancaria por notas de débitos, por manejo de
por concepto de intereses o cargos considera- cuentas, transferencias de fondos.
dos como improcedentes.
Por las cantidades que nos abone (nos
cobre o retire de nuestra cuenta) la
institución bancaria por concepto de
intereses, comisiones (por aniversario,
cheques expedidos, certificación de
cheques, cheques devueltos, etc).

1-1-01-01-01 Moneda Nacional
Representa y controla los saldos de efectivo en movimientos que se mantienen en las

cuentas corrientes en moneda nacional.
Por los importes en moneda nacional Por los cheques librados en moneda
remitidos diariamente a las instituciones nacional contra fondos depositados en
bancarias. dichas cuentas.
1-1-01-01-02 Moneda Extranjera
Representa y controla los saldos de efectivo en movimiento que se mantienen en las

cuentas corrientes en moneda extranjera.
Por los importes en moneda extranjera Por los cheques librados en moneda
remitidos diariamente a las instituciones extranjera contra fondos depositados en
bancarias. dichas cuentas

1-1-02 Documentos y Cuentas por Cobrar
Representa una operación realizada entre el cliente y la compañía por la realización de una
compra efectuada por el cliente al crédito.
Por el importe de los pagos recibidos a
Por el valor nominal de los documentos acep- cuenta de los documentos. Por el importe
tados a favor de la entidad, y cuya fecha de de los pagos totales de los documentos.
vencimiento sea menor de un año (depen-
diendo del variar). Por el valor nominal de los Por el importe correspondiente a los pagos
documentos endosados a favor de la entidad. efectuados por los clientes ya sea como
abono a su cuenta o como liquidación total
Por el importe de las facturas expedidas a
de su adeudo.
crédito por concepto de venta de mercancías
o servicios (debe incluirse el IVA correspon- Por las notas expedidas por nosotros a
diente). nuestros clientes por concepto, rebajas,
bonificaciones y devoluciones, así como
Por los intereses generados por incumpli-
por los descuentos concedidos por pronto
miento de pago por parte de los clientes (debe
incluirse el IVA correspondiente). pago.
Por el importe de las cuentas consideradas

como incobrables.
1-1-03- Estimacion de ctas y documentos por cobrar
En esta cuenta se registra el monto de las provisiones que es necesario contabilizar ante
la eventualidad de pérdidas originadas por la incobrabilidad de créditos directos. Esta
provisión o estimación se constituyen sobre la base de los resultados de la evaluación de
los créditos que componen la cartera. LA NATURALEZA DE LA CUENTA ES
ACREEDORA.
La presentación de esta cuenta en el balance general se deberá efectuar debajo de las

cuentas y documentos por cobrar expresados entre paréntesis dado que por su posición y
naturaleza así lo exige.

Con el importe de los cobros que fueron Con el porcentaje determinado por las
estimados irrecuperables. personas autorizadas para aplicar a los
saldos no recuperables o de cobro dudoso,
toda mediante consulta y valoraciones
particulares.
Por los importes correspondientes a los

adeudos que no nos serán pagados por
parte de nuestros clientes, así como los
documentos por cobrar vencidos o al
importe que nuestros deudores diversos
por alguna razón se ven imposibilitados a
pagarnos (ya sea por ser morosos, por
muerte, por dolo o por causas de fuerza
mayor) y que una vez agotados todos los
recursos para su cobro existe la certeza y
evidencia que no nos serán pagados
(dichos importes que serán cargados a
gastos).
Por el importe correspondiente al valor de

los ajustes (incrementos) realizados al
cierre del ejercicio debidos a los
incrementos reales por este concepto (que
la estimación determinada por nosotros fue
menor al porcentaje establecido por la ley,
y que además esta estimación fue menor a
la real.
1-1-04 Inventarios

Por el importe de las compras efectuadas. Por Por el importe de las mercancías vendidas
el importe de los gastos correspondientes a a precio de costo.
las compras realizadas.
Por el importe de las rebajas,
Importes de las devoluciones realizadas por bonificaciones y descuentos sobre
nuestros clientes (ya sea por estar las compras autorizados u ofrecidos por
mercancías en mal estado, por no nuestros proveedores.
corresponder al modelo, capacidad, color o
diseño específico establecido, o por exceder Por el importe correspondiente al de costo
el número de unidades solicitadas). de las mercancías devueltas a nuestros
proveedores.
Importes de las devoluciones realizadas por
nuestros clientes (ya sea por estar los Por el importe correspondiente al costo de
productos en mal estado, por no corresponder producción o de compra de las unidades
al modelo, capacidad, color o diseño entregadas como obsequio, o de las
específico establecido, o por exceder el unidades consideradas como faltantes (ya
número de unidades solicitadas). sea por robo, extravío, etcétera).
1-2- ACTIVO NO CORRIENTE
Representa los bienes muebles e inmuebles tangibles de la empresa destinados al

desarrollo de sus actividades. Comprende propiedades tales como terrenos,
edificios, e instalación de equipos y mobiliarios de oficinas, equipos rodantes, etc.
Estos bienes están sujetos a depreciaciones, excepto el caso de los terrenos.
1-2-01 Propiedad Planta y Equipo
1-2-01-01 Terreno
Esta subcuenta se utiliza para registrar el valor de los terrenos en los cuales se encuentran
ubicados los edificios de la empresa de uso propio, es una cuenta de uso deudora

Por la adquisición de los terrenos que se Por la venta o donación de terrenos con su
compran y en el que esté incluido el costo de respectivo valor contable.
edificaciones e instalaciones separando
mediante evalúo el costo de terrenos de las
edificaciones.
1-2-01-02 edificio
Esta subcuenta se utiliza para registrar el costo de adquisición o construcción de los
edificios e instalaciones propias de la empresa, destinados al servicio de la misma, su saldo
es de carácter deudor.
Por el costo de adquisición o de construcción Por el importe de ventas, donación o

de los edificios e instalaciones. destrucción que sufran estos bienes o por
cualquier otra circunstancia que obligue a
retirarlos de los registros contables.
1-2-01-03 mobiliario y equipo de oficina
Esta subcuenta es de naturaleza deudora, comprende el costo de las inversiones que la

empresa realiza por la adquisición de mobiliario y equipo de oficina, consistentes en
escritorios, archivos, estantes, calculadoras, máquinas de escribir, sillas, abanicos, equipos
de comunicación, equipos de reproducción, computadoras, otros.
Con el costo de adquisición de los equipos o Con el importe de la venta o destrucción

mobiliarios de oficinas, ya sean de contado o que sufran estos bienes o por cualquier
de créditos, con los ajustes por revaluaciones otra circunstancia que obligue a retirarlos
y partidas correctivas. de los registros contables.

1-2-01-04 equipo de transporte
Representa el costo invertido en equipos como camión, que se destinen al uso de la

empresa para la realización de las actividades.
Por el costo de adquisición del equipo Por el importe de venta, donación o

rodante, o con el importe de anticipos de los destrucción que sufran estos bienes o por
mismos cualquier otra circunstancia que obliguen a
retirarlos de los registros contables.
1-2-02- Depreciación Acumulada Propiedad Planta y Equipo
En esta cuenta se registra y controla el valor del desgaste normal que sufre el activo fijo por
el uso y deterioro que experimenta en el tiempo, sirve a la vez para determinar el valor en
libro de los mismos.
Esta cuenta es de naturaleza acreedora pues su saldo refleja el valor de uso o desgastes
de los bienes adquiridos.
Al vencimiento de la vida probable de los Por los montos calculados de acuerdo a los
bienes, al corregir y ajustar saldos; con el procedimientos establecidos o con el
valor contabilizado cuando se vende un bien, incremento mensual por depreciación que
se le deja fuera de uso, o se la da otro destino. se irá acumulando hasta igualar la
inversión; en conformidad con lo
establecido en las políticas contables sobre
depreciaciones.
2 PASIVOS
Representa todas las obligaciones que tiene la empresa con terceros. Representa
el conjunto cuantificable de las obligaciones presentes de la empresa DIGITAL
STORE S.A con terceras personas, tales como: El Estado, Empleados de la
Fundación, Proveedores y Otros provenientes de operaciones pasadas. Esta cuenta
tiene como característica principal que presenta SALDO ACREEDOR y está
integrada por los grupos Financieros de Pasivos Corrientes y No Corrientes.

2-1 PASIVO CORRIENTE
Está constituido por el conjunto cuantificable de las deudas y obligaciones presentes

pagaderas por la empresa a corto plazo o sea dentro de un plazo aproximado no
mayor de un año, a partir de la fecha del estado de situación Financiera.
Normalmente se pagan con Activos Corrientes.
2-1-01- Cuentas y Documentos por Pagar
2-1-01-01 Proveedores
En esta cuenta incluyen todas aquellas obligaciones que adquiere la empresa a favor de
terceros por la adquisición de bienes (inventario). Es una cuenta de naturaleza acreedora.
Por los pagos que se hagan a los Por los montos captados por la empresa de
proveedores, que puede ser abono a la deuda los proveedores (adquisición de bienes
o la liquidación de la misma. para el incremento del inventario).
Por el importe correspondiente al valor de las Por el importe correspondiente a las notas
notas de crédito expedidas por nuestros de cargo expedidas por nuestros
proveedores por conceptos tales como: proveedores por conceptos de intereses de
Descuentos, rebajas, devoluciones y carácter moratorio.
bonificaciones sobre las compras efectuadas
por nosotros.
2-1-01-02 Préstamo Bancario
Esta cuenta se utiliza para registrar y controlar las obligaciones contraídas con instituciones
bancarias para el financiamiento monetario de la empres
Con los pagos realizados a deuda bancaria, Con el importe de las obligaciones
que consiste en el abono al principal más el adquiridas con la institución bancaria.
interés.

2-1-02 Impuestos Retenidos por Pagar
Esta cuenta se utiliza para registrar y controlar las obligaciones tributarias exigibles a cargo
de la empresa que se encuentran pendientes de pago.
Esto incluye obligaciones tales como; impuestos municipales, impuestos sobre bienes
muebles e inmuebles, impuestos de rodamientos y cualquier otro tipo de impuesto que la
empresa esté obligada a pagar.
Con el importe de las obligaciones

Con los pagos que se realicen. estimadas generadas.
2-1-03 Retenciones por pagar
Esta cuenta se utiliza para registrar y controlar las obligaciones tributarias exigibles a cargo
de la empresa que se encuentran pendientes de pago.
Con los pagos que se realicen. Con el importe de las obligaciones

estimadas generadas.
2-1-04 Gastos Acumulados por Pagar
En esta cuenta se registran las provisiones de gastos incurridos por la empresa durante el
período en el cual se ocasionan, como las retenciones aplicadas a los salarios (INSS
Patronal e INATEC), los sueldos y salarios, servicios básicos.
Por los pagos que se realicen. Por los montos captados por la empresa
proveniente de retenciones, servicios
básicos, etc.

2-1-05 Intereses por Pagar sobre préstamos
En esta cuenta se registran los intereses y otros cargos devengados y no pagados de las
obligaciones contraídas por la empresa por financiamiento obtenidos de instituciones
financieras.
Con los pagos de intereses y otros cargos. Con las cantidades obtenidas en los
cálculos que sobre los préstamos
financieros se hubiesen realizado y otros
cargos cuando se devengan sin ser
pagados.
2-1-06 Dividendos por pagar
En esta cuenta se registran y controlan las obligaciones que la empresa tiene con los
accionistas por concepto de dividendos producto del rendimiento de su inversión
Por los pagos que se realicen en concepto de Por los montos captados por la empresa
dividendos generados por la inversión proveniente dividendos acumulados de
realizada por cada socio de la empresa. períodos anteriores o del período.
2-1-07- Acreedores
En esta cuenta incluyen todas aquellas obligaciones que adquiere la empresa a favor de
terceros por la adquisición de bienes distinto a nuestro inventario. Es una cuenta de
naturaleza acreedora.

Por los pagos que se hagan a nuestros Por los montos captados por la empresa
acreedores proveniente de los servicios brindados por
los acreedores diversos.
Por el importe correspondiente al valor de los
descuentos concedidos a nuestra compañía Por el importe correspondiente al valor de
por los acreedores diversos. los intereses por concepto de demora en
los pagos no realizados por nosotros a las
empresas o personas que de acuerdo a
nuestra contabilidad las consideramos
como acreedores diversos.
2-1-08 Anticipo de Clientes
En esta cuenta se registran los anticipos dados por los clientes de la empresa por pedidos
realizados pero no retirados.
Por la entrega del pedido efectuado por el Por los montos captados por la empresa
cliente. sobre sus clientes, sobre un pedido.
2-2 PASIVO NO CORRIENTE
Representa las deudas de la empresa ha contraído con terceros, pero que tienen
que ser pagadas en un período de tiempo mayor a un año. También se puede decir,
Son las obligaciones que posee la empresa debido a ciertas o eventuales
transacciones cuyo vencimiento operará en ejercicios siguientes al que se contraen.
2-2-01 Cuentas y Documentos por Pagar L/P

Esta cuenta se utiliza para registrar las obligaciones derivadas de la captación de recursos
y otras operaciones con instituciones financieras por medio de un documento que hace
constar la obligación contraída por la empresa a un período mayor de un año.

Con la devolución de los fondos al Por los montos captados por la empresa
vencimiento. sobre las instituciones financieras.

los documentos mercantiles firmados por la
compañía y por los que se obliga a pagar
una cantidad determinada ya sea en una
sola exhibición o en parcialidades y cuyo
plazo de vencimiento sea mayor de un año.
2-2-01-01 Préstamo Bancario
Esta cuenta se utiliza para registrar las obligaciones derivadas de la captación de recursos
y otras operaciones con instituciones financieras a un período mayor de un año.
Con la devolución de los fondos al Por los montos captados por la empresa
vencimiento. sobre las instituciones financieras.
3 CAPITAL
Constituyen los derechos patrimoniales que los accionistas tienen sobre la empresa
y que consisten en sus aportaciones, utilidades retenidas, pérdidas acumuladas,
donaciones, superávit o déficit por revaluaciones, reservas y resultados netos del
ejercicio. SU SALDO ES ACREEDOR.
3-1-01 Capital Social
En esta cuenta se registra el monto total de las aportaciones recibidas por la empresa de
parte de los accionistas, las que ser ordinarias o extraordinarias y constituyen el capital
social de la empresa.

Con las devoluciones de las aportaciones de Con los aportes que realizan los
conformidad con los estatutos o liquidación de accionistas.
la empresa.
3-1-02 Reserva Legal
Comprende la distribución del excedente establecido por la ley general de la empresa y su

reglamento, estatutos de la empresa y las acordadas por la asamblea.
Con el importe que la autoridad máxima de la Con la proporción asignada según la ley
empresa decida utilizar. general de la empresa y su reglamento y
estatutos, que se toma de los excedentes
anuales.
3-2-01- Utilidad Neta Acumulada
Es de origen deudor, representa los excedentes acumulados o retenidas durante la vida

de la empresa al final del ejercicio anterior.
Con la acumulación de las utilidades. Con la disminución de las utilidades

acumuladas.
3-2-02- Pérdida Neta Acumulada
Es de origen acreedor, representa las pérdidas acumulados o retenidas durante la vida de

la empresa al final del ejercicio anterior.
Con la acumulación de las pérdidas. Con la disminución de las pérdidas

acumuladas.

3-2-03 Utilidad Neta del Ejercicio
Cuenta de origen deudor, representa el importe de la liquidación de cuentas de resultados

al final del ejercicio o período contable.
Con el incremento de las utilidades del Con la disminución de las utilidades del
período período.
3-2-04- Pérdida Neta del Ejercicio
Cuenta de origen acreedor, representa el importe de la liquidación de cuentas de resultados

al final del ejercicio o período contable.
Con el incremento de la pérdida del período. Con la disminución de la pérdida del

período.
4 INGRESOS
Comprende todas las cuentas que acumulan y representan ingresos devengados

en efectivos o en créditos generados por las operaciones propias de la empresa y
activos que le proporcionan rendimientos. SU SALDO ES ACREEDOR.
Ingresos que percibe la empresa por la compra de bienes (Equipos Tecnológicos)

efectuados al crédito o al contado por sus clientes.

Por el importe correspondiente al valor de los Por el importe correspondiente al valor de
traspasos de la cuenta de descuentos sobre las ventas al contado.
ventas.
Por el importe correspondiente al valor de los las ventas efectuadas a crédito
traspasos de la cuenta de rebajas sobre
ventas.

traspasos de la cuenta de bonificaciones
sobre ventas.

traspasos de la cuenta de devoluciones sobre
ventas.
Por el importe correspondiente al valor del

traspaso de ésta cuenta, a la cuenta de
pérdidas y ganancias
4-1-02 Productos Financieros
Representa los diversos valores percibidos en el período la empresa, provenientes de las

actividades de intermediación financiera, tales como cuentas de ahorro, préstamos,
colocados en entidades financieras o entre sus asociados.
Al efectuar el cierre de operaciones, Por todos los montos obtenidos durante el

afectando la cuenta de utilidad o pérdida del período de operación.
ejercicio
los intereses ganados por préstamos
otorgados.

los intereses ganados por inversiones
realizadas.

la ganancia en cambios resultante en
operaciones de monedas extranjeras.

los intereses ganados y que son generados
por el incumplimiento de pago por parte de
los clientes en la fecha acordada.
Por los descuentos aprovechados por

pronto pago.
4-1-03 Otros Ingresos
En esta cuenta se registran los ingresos devengados por concepto de otros ingresos
financieros o que no estén incluidos en las cuentas anteriores, generado por las
operaciones normales (cobro de dividendos y utilidad antes de IR) o no normales (venta de
activo fijo, sobrante de caja) de la empresa.
Con el saldo acumulado al efectuarse el cierre Con el importe de los ingresos percibidos
de las cuentas de resultado al final del que corresponde a operaciones normales y
ejercicio. no normales de la empresa.
5 EGRESOS
Son todas las erogaciones de dinero que realice la empresa, que le permite su
correcto funcionamiento administrativo y operativo. Comprende las cuentas
representativas de los cargos financieros y gastos incurridos, así como las
provisiones efectuados durante el período. SU SALDO ES DEUDOR.
5-1-01 Costo de venta

Por el importe correspondiente al valor de los Por el importe correspondiente al valor de
inventarios iniciales de mercancías. los Inventarios Finales de mercancías y
producto terminado.
traspaso de la cuenta de compras. Por el importe correspondiente al valor del
traspaso del saldo de esta cuenta a la
cuenta de Pérdidas y Ganancias.
5-2-01-01 Gastos de Ventas
Los gastos de ventas, contiene gastos muy similares a los gastos de administración es por
eso que en este catálogo se hace un mejor detalle de cada subcuenta en el de
administración y en el de ventas se hizo generalizado, por lo que no se vio oportuno repetir
tales conceptos.
Por el importe correspondiente al valor de los Eventualmente por el importe de las

gastos originados por la realización de las disminuciones de gastos ya registrados.
actividades relacionadas directamente con la
venta de mercancías. Algunos de los Por el importe correspondiente al valor del
conceptos que originan cargos en esta cuenta pérdidas y ganancias.
son (en forma enunciativa y no limitativa):
 Sueldos normales al personal de área

de ventas.
 Sueldos extraordinarios al personal del
área de ventas.
 Comisiones pagadas al personal del
área de ventas.
 Aportaciones patronales originadas por
el área de ventas.
 Impuestos pagadas por las actividades
generadas en lo correspondiente a
ventas.
Gastos originados en los diferentes viajes del

personal de ventas.

Pago a la Compañía Federal de Electricidad
por concepto de energía eléctrica consumida
en el área y oficinas de ventas.
Pagos de teléfonos (celulares, líneas

privadas, etcétera) originados por el personal
del área de ventas.
Pago de rentas ocupadas por oficinas y

locales que se dediquen exclusivamente a
desarrollar las actividades de ventas de
nuestra compañía.
5-2-01-02 Gastos de Administración
Comprende todos los gastos que resultan de las actividades operativas administrativas de
la empresa para la realización de sus actividades.
Por ser una cuenta de resultado deudora todas estas cuentas cancela su saldo contra la
cuenta de utilidad o pérdida del ejercicio. Su naturaleza es deudora.
Por el importe correspondiente al valor de los Eventualmente por el importe de las

gastos originados por la realización de las disminuciones de gastos ya registrados.
actividades operativas administrativas.
pérdidas y ganancias
5-2-01-03 Gastos Financieros
Comprende los gastos financieros del período, tales como intereses generados por los
pasivos de la empresa. En general representa el costo en que incurre la empresa para el
financiamiento de sus operaciones.

Con los gastos financieros cuando
se Con el saldo acumulado al efectuarse el
generan. cierre de las cuentas de resultados al final
del ejercicio.
Con los gastos financieros causados por
intereses de los préstamos se generan.

CAPITULO III.
MANUAL DE POLÍTICAS

I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Políticas tiene como propósito establecer y dar a conocer las
políticas que estará implementando la entidad, las cuales se establecerán con el fin
de proporcionar lineamientos que sirvan como marco de referencia en el desarrollo
de las actividades. En este manual se definen las políticas que ayudaran a la
empresa a maximizar el funcionamiento y cumplimiento de sus actividades, lo que
permite alcanzar de manera eficiente cada uno de los objetivos que fueron
previamente establecidos.
Además la iniciativa de identificar y establecer políticas, tiene como finalidad

proporcionar al personal de la empresa, especialmente a los encargados de las
actividades relacionadas con el registro de la información de las operaciones
económicas, una guía para llevar a cabo sus funciones de registro, procesamiento
y presentación de la información financiera de manera consistente y adecuada.
II. OBJETIVOS
GENERAL:
 Detallar las políticas administrativas y contables de la empresa.
ESPECÍFICOS:
 Maximizar el funcionamiento de la empresa y el cumplimiento de los objetivos

y políticas de la empresa.

III. POLITICAS ADMINISTRATIVAS
POLITICAS DE CREDITO
Nuestra empresa, para otorgar un crédito a un cliente estudiara primero su historia

crediticia para cerciorarse así de que el cliente no se encuentre reportado a ninguna
entidad crediticia. Luego de verificar este dato se solicitara a nuestros clientes:
 Situación financiera equilibrada.
 Mínimo 2 fiadores.
 referencias comerciales y personales.
 Buen manejo de los recursos personales.
Si el solicitante es persona jurídica:
 Los atributos antes escritos.
 Competencia técnica.
 Antigüedad de la empresa.
Además de estos elementos nos ayudara a medirla capacidad del pago del
solicitante, el análisis financiero de su ente los cuales se conocen mediante la
investigación comercial.
 Dejar como garantías bienes propios para respaldos para la debida

otorgación del Crédito.
 En caso de retraso en el pago de la cuota establecida mensual se estipula

un porcentaje del 3% por morosidad por cada día de retraso.
En caso de que el cliente incumpla por más de 3 meses consecutivos y no se

presente a nuestras oficinas a solicitar un arreglo de pago nuestra empresa digital
store acudirá al marco legal.
POLITICAS DE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

A) Ámbito de aplicación:
El presente reglamento contiene las disposiciones que regirán la correcta

administración del fondo fijo de caja chica de la empresa DIGITAL STORE, S.A.
B) Fondo fijo de caja chica:
Se entiende por fondo fijo de caja chica aquella suma de dinero fija que la empresa
emplea en gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque,
con la autorización de Nombre y cargo.
C) Gastos menores indispensables:
Se consideran gastos menores indispensables aquellos que no excedan el monto

máximo fijado, dichos fondos se requieren para cubrir una necesidad de manera
rápida, cuya solución no puede esperar. Entre los gastos menores se consideran
los gastos por viáticos de alimentación y transporte los cuales se otorgaran a los
vendedores
D) Establecimiento del monto:
El monto máximo de fondo fijo de caja chica será de C$ 10,000.00, previo visto
bueno por parte de la responsable de caja chica
E) Faltantes de dinero:
Los faltantes de dinero determinados en los arqueos del respectivo fondo, serán
cubiertos de inmediato por el responsable de su manejo.
F) Sobrantes de dinero:
Los sobrantes de dinero, resultado de los arqueos, se depositaran en dicho fondo.
G) Reposición del fondo:
Se hará mediante cheque.
IV. POLITICAS CONTABLES

DECLARACIÓN DE CUMPLIMIENTO
La empresa DIGITAL STORE, S.A, está sujeta a preparar los Estados Financieros
de conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera para
Pequeñas y Medianas Empresas (NIIF - PYME), promulgadas por el Consejo de
Normas Internacionales de Contabilidad (¨IASB¨).Es necesario definir y aprobar
políticas contables uniformes tomando en cuenta además las Normas
Internacionales de Contabilidad (NIC); y las Interpretaciones a las NIC y NIIF,
oficializadas y vigentes en Nicaragua.
BASE DE REGISTRO
Las transacciones Financieras Contables de la empresa y sus correspondientes

Estados Financieros serán registrados sobre la base de acumulación (devengo), y
todas las operaciones deberán ser registradas en los libros: diario y mayor bajo el
principio de partida doble. Esto hace que sus registros se fundamenten en el
derecho adquirido u obligación contraída y no en la fecha de cancelación o pago de
efectivo.
PERÍODO CONTABLE
El período contable de la empresa coincidirá con el período fiscal que comienza el

primero de enero al treinta y uno de diciembre del mismo año. Se realizará un
reporte mensual de los Estados Financieros para que el departamento de venta y la
gerencia de administración puedan tomar decisiones y llevar un control de la
situación económica de la empresa.
UNIDAD MONETARIA
Los Registros Contables de la empresa serán expresados en córdobas (C$),

Moneda Oficial de la República de Nicaragua. La paridad legal establecida por el
Banco Central de Nicaragua.
BASE DE PREPARACIÓN
Los Estados Financieros serán preparados con base al valor razonable para los
activos y pasivos financieros que tendrán para negociar, para los instrumentos
financieros derivados, y para los activos disponibles para la venta, excepto aquellos
para los cuales no esté disponible una medición confiable de valor razonable. Los
activos y pasivos reconocidos sobre los cuales se tiene cobertura se presentarán al
valor razonable con relación al riesgo cubierto. Otros activos y pasivos financieros
y activos y pasivos no financieros se presentarán al costo amortizado o al costo
histórico.
La empresa utilizará el método de fecha de negociación para el registro de sus

instrumentos financieros.
Las políticas contables serán aplicadas consistentemente por la empresa y se
realizarán comparaciones con el año anterior.
EFECTIVO EN CAJA Y BANCO
La moneda nacional se valorara de acuerdo a las normativas del BCN y la Súper

Intendencia de Bancos aportando sus existentes en moneda nacional. Los ingresos
percibidos durante el día serán registrados en moneda nacional al finalizar la
jornada se deberá depositar a la cuenta de Banco. Las firmas libradoras de los
cheques serán mancomunadas la firma a) será del socio mayoritario no podrá ser
sustituida solo en caso que este se encuentre fuera del país por un período mayor
de tres meses la firma b) será la del socio de mayor acción después del socio
mayorista.
Se deberá realizar conciliación bancaria con sus respectivos soportes como:

minutas de depósito y los cheques correspondientes a gastos, se cumplirá con el
principio de realización, el ingreso debe ser ganado antes de ser registrado.
SUELDOS Y TRANSACCIONES EN MONEDA EXTRANJERAS
Los activos y pasivos mantenidos en moneda extranjera serán convertidos a

Córdoba a la tasa de cambio prevaleciente a la fecha del Estado de situación
financiera. Los ingresos y gastos que se generé por transacciones en monedas
extranjeras serán convertidos a las tasas de cambio que prevalezcan en las fechas
de las transacciones. Las ganancias o pérdidas que se den por conversión de
moneda extranjera serán reflejadas en las cuentas de ganancia/pérdida realizada y
no realizada en valores para negociar en el estado de operaciones.
De acuerdo con la NIC 21 las transacciones se deben registrar al tipo de cambio de

la fecha en que se realizan las mismas. Asimismo, el tipo de cambio a utilizar en la
reexpresión de saldos por liquidar en moneda extranjera (activos y pasivos), es
aquel que refleja el monto al que sería pagado o cobrado el saldo a la fecha de
los estados financieros, el que corresponde al tipo de cambio de venta SBS.
Las ganancias o pérdidas por diferencia en cambio deben registrarse en cuentas de

resultados.
Revelación
Se debe mostrar en una nota a los Estados Financieros, cada rubro del activo y
pasivo en moneda extranjera el monto de la misma, distinguiendo entre monedas
extranjeras, si fuera más de una, indicando el tipo de cambio utilizado a la fecha de
los estados financieros corriente y precedente. La diferencia de cambio neta debe
revelarse en el estado de resultados.

EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
Para propósitos de los estados de flujos de efectivo, los equivalentes de efectivo

consistirán en depósitos a plazo en bancos con vencimientos originales de tres
meses o menos.
CUENTAS POR COBRAR
Las cuentas por cobrar se deben clasificar en una de las cuatro categorías de
instrumentos financieros, según lo expuesto por la NIC 39. Además, se debe
reconocer un menor valor de las mismas si el importe en libros es mayor que su
valor recuperable estimado. Para ello, la empresa debe evaluar en cada fecha de
reporte, si existe evidencia de que el activo ha perdido valor. Por lo tanto, de ser el
caso, se debe presentar la cuenta de cobranza dudosa correspondiente y
el movimiento de la misma durante el año identificando el tipo de cuenta a la que
corresponde (comercial u otras).
Revelación
Se debe revelar información referida al vencimiento de las cuentas por cobrar,

intereses relacionados y sobre garantías recibidas.
Valuación
La evaluación de la deuda debe ser individual o por deudor, según existan

pocos clientes, de acuerdo con ella se genera la provisión, la que disminuye la
cuenta por cobrar correspondiente. En el caso de empresas que por razones de sus
actividades mantengan una gran cantidad de clientes, la evaluación de la deuda se
debe efectuar de acuerdo con su antigüedad.
ESTIMACIÓN PARA COBRO DUDOSO
La compañía mantendrá una provisión para las cuentas de cobro dudoso en un nivel
que la gerencia considere adecuado para cubrir las cuentas por cobrar
potencialmente incobrables. La compañía aprovisionara el 2% de los ingresos
facturados al crédito. El nivel de provisión será evaluado y ajustado por la gerencia
con base a los factores que afecten la cobrabilidad de las cuentas por cobrar.
Adicionalmente se realizará una evaluación continua de la antigüedad de las
cuentas por cobrar para identificar aquellas que requieran ser provisionadas.
EXISTENCIAS O INVENTARIOS

Las empresas deben conciliar los saldos en libros con los
respectivos inventarios físicos, al menos una vez al año, de manera obligatoria.
Las existencias se llevarán por el método de valuación PROMEDIO PONDERADO.

Se deberá valuar el inventario al costo de adquisición en se incurren al comprar los
artículos. Los que significa la suma de erogaciones aplicables a la compras y los
cargos que directamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o
venta. Tomando en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones por
cambios en los precios de mercado obsolescencia y lento movimiento de artículo
que forman parte del mismo, es indispensable para cumplir con el principio de
realización que se modifiquen las cifras que arrojan la valuación al costo o valor de
mercado, el que sea menor excepto 1) el valor de mercado no debe exceder del
valor de realización y que 2) el valor de mercado no debe ser menor que realización.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
La propiedad, planta y equipo deberán estar debidamente legalizados las escrituras

y facturas legales deberán ser debidamente guardadas; se deberá registrar al costo
de adquisición cumpliendo así los principios de valor histórico y de consistencia
(comparabilidad).
Valuación
Estos activos se valúan al costo o valor revaluado (tratamiento alternativo permitido)

menos pérdidas por desvalorización menos depreciaciónacumulada.
Tratamiento de mejoras, reparaciones y mantenimiento
Las mejoras se activan y las reparaciones y mantenimientos se reconocen en

resultados en el periodo en que se efectúan.
La propiedad, planta y equipo se presentará al costo neto de la depreciación

acumulada. La depreciación se cargará a las operaciones corrientes, utilizando el
método según el activo en caso de la propiedad según el uso del bien, ya que si no
se utiliza este tiende a presentar mayor deterioro por no darse mantenimiento; en
caso del equipo rodante según los kilómetros recorridos, registrándose una
depreciación por el uso del bien.
Revelaciones
Se debe revelar la existencia de activos revaluados, el valor de revaluación que se

arrastra en los saldos, el procedimiento seguido para la revaluación y quien la
efectuó (tasador independiente), así como la depreciación de los activos
revaluados.
Revelar si existen activos totalmente depreciados que se encuentran en uso.

También se debe presentar un cuadro de distribución de la depreciación, y la
existencia de activos entregados en garantía.
DETERIORO DE ACTIVO
Los valores en libros de los activos financieros de la empresa serán revisados a la

fecha de cierre del Balance General para determinar si hay indicativos de deterioro.
Si dicho deterioro existiera, el valor recuperable del activo estimado y se reconoce
una pérdida por deterioro igual a la diferencia entre el valor en libros de activo y su
valor estimado de recuperación. La pérdida por deterioro en el valor de un activo se
reconocerá como gasto en el estado de operaciones.
INTANGIBLES
Reconocimiento
Se deben reconocer como intangibles aquellos activos que son adquiridos o se

generan internamente en la medida que produzca beneficio económico futuro y el
costo del activo puede ser medido fiablemente. En el caso de un activo desarrollado
internamente, debe cumplir los siguientes requisitos para ser considerado activo:
técnicamente es posible completar la producción del activo intangible, de forma tal
que pueda estar disponible para su uso o venta; la intención expresa de la entidad
de completar el activo referido; su capacidad de utilizar o vender el activo intangible;
demostrar la existencia de un mercado para la producción que genere el activo
intangible o la utilidad del mismo para la entidad; disponibilidad
de recursos técnicos, financieros o de otro tipo para completar el desarrollo y para
usar o vender el activo; y, capacidad para medir fiablemente el desembolso
atribuible al activo intangible durante su desarrollo.
Valuación
Se deben medir al costo de adquisición o valor revaluado menos pérdidas por

desvalorización y amortización acumulada.
Amortización
El plazo de amortización debe ser aquel en que se estima que el intangible

contribuirá a la generación de beneficios económicos.
Revelación
En términos generales debe revelarse lo siguiente: clase de activo intangible,

distinguiendo vida útil y porcentaje de amortización acumulada; métodosde

amortización; importe en libros bruto y amortización acumulada al inicio y al final del
período; conciliación de valores en libros al inicio y al final del período incluyendo
incrementos, retiros y desapropiaciones, pérdidas por deterioro, amortización.
Además, intangibles que se amortizan en período mayor a veinte (20) años;
restricciones a su uso y garantías de las que son objeto.
PÉRDIDAS POR DETERIORO
Reconocimiento y medición
La entidad debe reconocer el menor valor de sus activos a través de alguno (no son
los únicos) de los siguientes indicios:
Disminución significativa del valor de mercado del activo.

Cambios significativos adversos para la empresa en el entorno tecnológico,
comercial, económico o legal en que opera o en el mercado al cual está dirigido el
activo.
Evidencia sobre la obsolescencia o daño físico del activo.
Cambios significativos con efecto adverso en relación con el grado o con la forma
en que el activo se usa o se espera usar.
Evidencia, que indica que el rendimiento económico del activo es o será peor que
lo esperado.
Revelación
Se debe revelar para cada clase de activos: pérdidas por deterioro reconocidas en
el estado de resultados del período o en el patrimonio neto; y las reversiones de
anteriores pérdidas por deterioro. Cuando sea necesario, revelar los hechos y
circunstancias que condujeron al reconocimiento o reversión de tal pérdida por
desvalorización.
PASIVOS
Pasivo a Corto Plazo
Se incluirán todos los adeudos que sean pagaderos dentro del ciclo normal de las
operaciones y deberá mencionarse esta situación en Estado Financiero y Notas
Complementarias.
Los pasivos con origen en la compra de mercancía o servicios, surgen de tomar

mercancías o recibir los servicios, estos deberán ser registrados a favor de los
proveedores, pero sin deducir los descuentos por pronto pago.
Las cuentas por pagar se presentará bajo el principio de registro inicial. Cuando se
firmen documentos amparando compras a créditos deberán registrarse de

inmediato tanto la adquisición del activo como el pasivo, correspondiente por el
importe total de la operación.
Los pasivos que representen financiamiento bancario a corto plazo deberán

presentarse por separados.
Impuesto a la Renta y Participación de los Trabajadores Diferido
Reconocimiento
Se reconoce el impuesto y las participaciones de los trabajadores diferidas

siguiendo el método del pasivo del estado de situación financiera.
Revelación
Debe revelarse en el estado de situación financiera el Impuesto diferido (activo o

pasivo) y en el cuerpo del Estado de Ganancias y Pérdidas por separado el gasto
(ahorro) por impuesto diferido y el componente corriente; de existir impuesto diferido
reconocido directamente contra el patrimonio neto, debe presentarse por separado.
Además, debe presentarse en nota a los Estados Financieros una conciliación entre
el gasto (ingreso) por impuesto a la renta contable con el impuesto a la renta
corriente; y el monto de diferencias temporales deducibles por las cuales no se ha
reconocido impuesto diferido.
Pasivo a Largo Plazo
Representan todos los adeudos cuyos vencimientos sea posterior a un año o al ciclo
normal de la operació, si este es mayor. Por el transcurso del tiempo llega a ser
pagadero dentro de los próximos 12 meses o dentro del ciclo normal de las
operaciones si este último es mayor.
PRESTACIONES SOCIALES Y OTROS BENEFICIOS
Las prestaciones sociales y otros beneficios se calcularán y registrarán de acuerdo

a la legislación laboral vigente en Nicaragua y al convenio colectivo firmado entre la
empresa y los trabajadores.
PATRIMONIO – CAPITAL
La empresa inicia con un capital social inicial de C$ 3, 000,000.00 córdobas netos

(tres millones de córdobas netos), dividido en 3,000 acciones con un valor nominal
de C$ 1,000.00 (un mil córdobas netos) c/u.
El capital social estará representado por títulos que han sido emitidos a favor de los
accionistas o socios como evidencia de su participación en la entidad.

Se debe presentar en el estado de situación financiera los diferentes conceptos que
integran el capital contable, deberá hacerse con el suficiente detalle para mostrar
cada uno de ellos, incluyendo en primer lugar los que forman el capital contribuido,
seguido de los que integran el capital ganado.
En el caso de que existan anticipos de los socios o accionistas se debe presentar

en un renglón por separado dentro del capital contribuido, siempre y cuando existan
resoluciones en asamblea de socios o accionistas de que se aplicaron para
aumentos al capital social en futuro.
El capital social representará la suma de valor nominal de las secciones suscritas y

el valor nominal de las mismas, o su valor histórico. El aumento o disminución del
número de acciones en circulación, sin que exista modificación al capital suscrito y
pagado, no representa ningún cambio en el interés proporcional de los accionistas
en el capital contable de la entidad ni en el valor de su inversión. Las cuentas de
capital o deben utilizarse para reflejar transacciones de resultados.
INGRESOS
Serán ingresos los provenientes de ventas al contado y que el resultado de una

venta produce un cambio en el patrimonio. Por otro lado el recibo de un préstamo y
de un activo comprado en efectivo no representará un ingreso ya que no produce
cambio en el patrimonio al momento del préstamo de compra.
Los ingresos cumplirán, con el principio de realización ya que estos serán

registrados como tal al momento de hacerse efectivo el ingreso.
Los descuentos comerciales y rebajas por compras no se definirán como ingresos

ya que representan una reducción del costo. Los descuentos comerciales y rebajas
que sean otorgadas por compras deberán deducirse para determinar los ingresos.
Prohibido el ingreso al personal a esta unidad, solo el contador podrá ingresar al

momento de cualquier falla que ocurra o al momento de algún arqueo sorpresivo.
Se presentará en estado de utilidades.
Reconocimiento
Los ingresos por venta de productos se reconocerán cuando se produzca la

enajenación del bien y el cliente lo recibe a satisfacción.
En el caso de la venta de productos, el ingreso se reconoce cuando se cumplan las

condiciones de transferencia de riesgos, fiable medición, probabilidadde recibir
beneficios económicos y los costos relacionados puedan ser medidos con fiabilidad.

Con relación a los servicios, el ingreso se reconoce cuando el importe de los
ingresos pueda ser medido con fiabilidad; es posible que la empresa reciba
beneficios económicos derivados de la transacción; el grado de terminación de la
transacción en la fecha de reporte o cierre de los estados financieros pueda ser
medido fiablemente y que los costos incurridos y los que quedan incurrir hasta
completarla, puedan ser medidos con fiabilidad. El reconocimiento de ingresos por
referencia al grado de terminación se denomina "método del porcentaje de
terminación"; los ingresos se reconocen en los períodos contables en los que tiene
lugar la prestación del servicio.
La prudencia exige que si no existe expectativa de un ingreso de beneficios

económicos a la entidad, no se reconocen ni los ingresos ni los márgenes de
ganancias; sin embargo, si se espera la recepción del beneficio económico, éste
debería incluir el margen de ganancia.
De las ventas que se realicen 60% será al contado y 40% al crédito, realizándose
una provisión de cuentas incobrables del 2%. Dicha venta a crédito será recuperada
en el mes siguiente (después de 30 días) de haberse realizado la venta.
Revelación
Se debe revelar, entre otros, la siguiente información: método utilizados para

determinar el porcentaje de terminación de operaciones de prestación de servicios;
importe de cada categoría significativa de ingresos procedente de ventas de bienes,
prestación de servicios, intereses, regalía, dividendos; y, importe de ingresos
producidos por intercambio de bienes o servicios de cada categoría.
INGRESOS Y GASTOS FINANCIEROS
Reconocimiento
Los ingresos y gastos financieros deben ser reconocidos utilizando la base de

acumulación o devengo. En el caso de las empresas financieras, se deben
reconocer según lo establecido por la Superintendencia de Banca y Seguros.
Revelación
Se debe revelar en la nota de políticas contables el reconocimiento de ingresos y

gastos financieros; asimismo, en nota aparte, se debe presentar la composición de
los gastos de acuerdo con su naturaleza, en tanto el estado de ganancias y pérdidas
se presenta por la función del gasto.
COSTOS Y GASTOS

Los costos serán registrados con el principio de valor histórico ya que deberán
registrar todos los costos y gastos incluidos, precios de facturas incurridos en la
adquisición.
Los gastos que se presenten por prestaciones sociales, gastos por servicios
profesionales, mantenimiento, reparación, servicios básicos y otros, se reconocerán
contra operaciones cuando se incurran.
Los gastos se registrarán para determinar la utilidad o pérdida neta del período con
el principio de Asociación de causa y efecto.
UTILIDAD O PÉRDIDA DEL EJERCICIO
Se determinará cuando se haya realizado la distribución sistemática y racional,

reconocimiento inmediato. Son las bases para reconocer los gastos que se deducen
de los ingresos, y así poder determinar la utilidad o pérdida neta del período.
La utilidad deberá exponerse por separado e identificarse en el estado de utilidad,

la identificación del monto de la utilidad neta se considera necesaria para una
presentación razonable. La misión de las cuentas de utilidad y/o pérdida es fungir
como sitio de reunión para las cuentas de resultados, traspasando a ella los saldos
de acreedores de todas la cuentas de ingresos y saldos deudores de las cuentas de
gastos.
UTILIDAD POR ACCIÓN
La utilidad por acción se calculará sobre las acciones comunes en circulación

promedio durante el período y se excluyen las acciones que estén en tesorería. De
la utilidad que se generé por acción se estableció que por 5 años el 50% se realizará
el correspondiente pago a los accionistas y el otro 50% se dejará como reserva legal
para futuras inversiones de expansión; y serán pagadas durante los dos meses
posteriores al cierre fiscal luego de haberse celebrado la Asamblea General
Ordinaria.
V. CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
La caja se dividirá en caja chica y caja principal
Caja chica:

Con la finalidad de realizar pagos menores que no excedan al importe máximo
establecido por la empresa. Cuando se agote se suman los comprobantes y se
expide un cheque nominativo a cargo del encargado de manejar el fondo y se realiza
el reembolso de caja.
Serán los fondos de la empresa que se emplearan para los gastos menores de C$
3,000 las cantidades mayores a la establecida se deberán pagar con cheques.
1. La persona responsable de la caja chica no deberá tener acceso a la

contabilidad, ni a los cobros, ni a la caja principal. Cumpliendo así la
normativa de segregación de funciones.
2. Los comprobantes impresos , numerados deberán ser aprobado por una
persona autorizada y especificaran en cifras y letras el monto pagado
3. El cajero se encargara de realizar el arqueo de la caja chica diariamente

con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido.
4. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona

responsable del mismo.
5. El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos,

según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
6. Cada día deberán cortarse los registros de caja, con el objeto de conocer
la existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados
por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.
Cuando se efectúan los arqueos sorpresa, se evita que los cajeros
manejen indebidamente los documentos, efectivo y valores de caja,
observado una conducta honesta. Cualquier discrepancia se investigará
amplia y satisfactoriamente.
Caja General
En dicha cuenta se registrara todo el efectivo que ingrese y salga de nuestra

empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el
depósito de los mismos en banco
Se harán los arqueos de caja al finalizar la jornada laboral.
Los ingresos percibidos en un día se contabilizaran y se depositaran en la

cuenta en el Banco al finalizar la jornada laboral.

La moneda nacional se valorara de acuerdo a las normativas del BCN y la
Súper Intendencia de Bancos aportando sus existentes en moneda nacional.
Banco
1. Nunca se expedirán cheques al portador, es decir los pagos se harán por

medio de cheques nominativos con firmas mancomunadas, con lo que la
responsabilidad recaerá por lo menos en dos personas, de preferencia
funcionarios de alta gerencia ajenos a contabilidad y a cajeros.
2. Es de hacer mención quien confirma el pago en el cheque, deberá tener una

jerarquía superior a quien revisa y aprueba comprobantes y pago; los
comprobantes de desembolso deberán sellarse con la palabra PAGO, para
que no sean aprovechados y se paguen nuevamente.
3. Los saldos y estados de cuenta bancarios deberán conciliarse

mensualmente, y todas las diferencias y partidas de conciliación se investigan
y comprueban amplia y satisfactoriamente.
CONTROL DEL INVENTARIO:
Las existencias se llevarán por el método de valuación PROMEDIO

PONDERADO. Se deberá valuar el inventario al costo de adquisición en se incurren
al comprar los artículos.
1. Se realizaran conteos físicos periódicamente (poner tiempo)
2. Se realizaran las entregas de mercancías únicamente con requesones

autorizadas.
3. Se deberán realizar verificaciones al azar para comparar con los libros

contables.
4. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera
que se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR
El total de las cuentas individuales deberán ser conciliadas cada mes con la cuenta
de control en el mayor general

Se enviaran los estados de cuentas cada mes a todos los deudores.
Se debe revelar información referida al vencimiento de las cuentas por cobrar,
intereses relacionados y sobre garantías recibidas.
Se deberá contar con la aprobación del Gerente Administrativo para:

1. Otorgar descuentos
2. Pagar saldos acreedores
Se deberá contar con la verificación de las facturas y notas de crédito.
El empleado encargado de las cuentas por cobrar no podrá dar de bajas a las
cuentas de cobro.
El empleado encargado de las cuentas por cobrar no deberá tener acceso a acceso
a la contabilidad ni a la caja principal cumpliendo con la normativa de segregación
de funciones.
Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona encargada de la

documentación de las cuentas por cobrar.
Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y tomar en

consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya

canceladas.
Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación

correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de sólidas
políticas escritas.
Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que muestren
el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
Es conveniente comparar mensualmente la suma de los saldos de los clientes,
mayor auxiliar de cuentas por cobrar, con las cuentas de control del mayor general,
en caso de discrepancias observadas, deben hacerse las averiguaciones a que
haya lugar.
Deben enviarse periódicamente estados de cuenta a los clientes, con objeto de
cerciorarse de que las cuentas que contablemente aparezcan pendiente de cobro
sean reconocidas por los deudores. Esta debe llevarla a cabo una persona
independiente de la que maneja las cuentas por cobrar.

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS POR COBRAR:
Los documentos deberán ser aprobados por el Gerente Administrativo antes de

aceptarlos, renovarlos o darles de baja.
Los documentos dados de baja en libros, deberán ser controlados y chequeados

periódicamente.
Se deberán conciliar una vez al mes, con el auxiliar de la cuenta de control.
CONTROL DE LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
Estos activos se valúan al costo o valor revaluado (tratamiento alternativo permitido)

menos pérdidas por desvalorización menos depreciación acumulada.
Se deberá de hacer uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Se asignara un número de asignación para cada activo de la planta
Se realizara mensualmente un conteo físico de los activos fijos y su conciliación

con el departamento de contabilidad.
CONTROL DE LAS CUENTAS POR PAGAR Y DOCUMENTOS POR PAGAR.
Se deberá cumplir con la segregación de funciones de recepción de productos o

mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
Se deberá archivar en expedientes de pago por cada uno de los proveedores, los
documentos relativos a cada operación; el original de la factura, una copia del
informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, el número e
importe.
CONTROL INTERNO DEL CAPITAL
1. El Secretario de la Junta Directiva deberá llevar los registros de los títulos
2. Se deberá conciliar cada año el registro de las acciones con las cuenta de
control

3. Se convendrá efectuar los pagos de dividendos a través de una cuenta
bancaria especial.
CONTROL INTERNO DE VENTAS
1. Los documentos deben tener total claridad y cumplir con los requisitos
determinados.
2. Las personas que preparan las documentaciones de ventas deben ser
independientes de la custodia de los bienes y del encargado de :
Pedidos
Recepción
Aceptación
Preparación
Facturación
Registro
Cobranzas
Registro
El total en unidades de las mercaderías vendidas y documentadas debe ser

comparado con algún parte de salida, emitido por el departamento de custodia física
de los bienes
No deben mezclarse los fondos del Fondo Fijo con el de la cobranza diaria.

CAPITULO IV.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
I. INTRODUCCIÓN
Presentamos el manual de organización y funciones de la empresa DIGITAL

STORE S.A, el cual tiene como propósito establecer una guía para el personal en
la que se describen la estructura organizativa, las funciones generales y las
funciones por puestos de las áreas de la empresa lo que permitirá impulsar y
contribuir con el desarrollo y desempeño de la organización de la empresa.
II. OBJETIVOS
GENERAL:

 Establecer un manual sobre los puestos y funciones de la empresa.
ESPECÍFICOS:
 Describir los puestos y funciones de la empresa.
 Contribuir con el desarrollo y desempeño organizacional de la empresa.
III. DATOS DE LA EMPRESA
MISIÓN
DIGITAL STORE, S.A es una empresa que sirve con dedicación a sus clientes por
medio de la oferta de productos tecnológico, con el objetivo de contribuir a
incrementar las opciones que le permitan laborar con mayor facilidad y excelente
desempeño de sus labores.
Permitir que nuestros clientes tengan facilidad de adquirir equipos tecnológicos

con la mayor excelencia de calidad del mercado en el país
VISIÓN

DIGITAL STORE, S.A tiene como visión ser una empresa cuyo principal propósito
es ayudar a las empresas y ciudadanos nicaragüenses a generar ventajas
competitivas que faciliten el trabajo laboral o estudiantil a través de sus alternativas
y soluciones en la gestión del uso de la tecnología de la información.
IV. MANUAL DE FUNCIONES
Junta General de
Accionistas
Junta Directiva
Gerencia General
Secretaria
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS:
Dirige A: Junta Directiva
Funciones
 Nombrar a cada uno de los miembros de la Junta Directiva

 Participar en las juntas ordinarias y extraordinarias
 Tiene derecho al voto en las juntas en caso de dueño de acciones comunes
y si es de acciones preferentes únicamente tiene derecho a opinar.
Formación o requisitos
 Ser propietarios de ciertas parte de las acciones de la empresa

 Haber pagado totalmente sus acciones
 Ser mayor de 18 años
 Saber computación

 Manejar el idioma español
JUNTA DIRECTIVA:
Dirige A: Gerente General
Funciones
 Presidente: a) Representar a la Sociedad en carácter de Apoderado

Generalísimo de ella; b) Presidir las sesiones de la Asamblea General de
Accionistas y de la propia Junta Directiva; c) Suscribir con el Secretario, los
resguardos provisionales y los títulos definitivos de la acciones de la
Sociedad; d) Convocar por decisión propia o a petición de accionistas que
representen al menos el cuarenta por ciento (40 %) del Capital Social y por
medio del Secretario, a las reuniones de la Asamblea General, ya sea
ordinaria o extraordinaria. En caso de empate en una votación, ya sea de
Asamblea General o de la Junta Directiva, tendrá doble voto.
 Vicepresidenta sustituir al Presidente en caso de ausencia temporal o
definitiva. Secretaria: a) Llevar el Libro de Actas de la Junta Directiva y de la
Asamblea General de Accionistas así como el de Registro de Acciones de la
Sociedad; b) Llevar la correspondencia de la Sociedad y suscribir las
convocatorias siguiendo las instrucciones del Presidente; c) Suscribir con
este último los resguardos provisionales y los títulos definitivos de las
acciones; d) Asumir la Presidencia de la Sociedad en caso de ausencia
simultánea del Presidente y del Vicepresidente; e) En general, ser el órgano
de comunicaciones de la Sociedad.
 Tesorero la custodia, conservación y vigilancia de los bienes sociales,
especialmente de los fondos y valores comerciales de la Sociedad. En el
ejercicio de tales deberes, tendrá especialmente las siguientes; a) Asistir a
las sesiones de la Junta Directiva y emitir su voto en ellas; b) Sustituir a la
Secretaria en sus ausencias o faltas temporales y asumir la Secretaria
cuando el Secretario haya asumido la Presidencia, en su caso; c) Llevar los
libros contables de la Sociedad; d) Conservar bajo su custodia y
responsabilidad, todos los fondos efectivos, salvo aquellos que, a su juicio, o
de acuerdo con el Gerente nombrado, sean necesarios para atender los
gastos pequeños e incidentales de la Sociedad. Estos fondos estarán
siempre depositados en los bancos que designe la Junta Directiva; e)
Presentar anualmente en la Asamblea General Ordinaria el informe
financiero de la Sociedad.

 Vocal participar en las reuniones de Junta Directiva con voz y voto. La Junta
Directiva puede nombrar uno o varios Gerentes de la Sociedad, quienes no
requieren ser accionistas. Estos tendrán las atribuciones y facultades que se
les otorguen al ser nombrados. Los sueldos de esos Gerentes los señalará
también la Junta Directiva. El nombramiento del Gerente señalará también el
período para el cual se le nombra. La Junta Directiva tendrá obligación de
presentar a la Asamblea General de Accionistas, un informe de las
actividades y situación de la Sociedad en el año anterior.
 Conocer y aprobar el Balance General que ira acompañado del Estado de
Pérdidas y ganancias y de los informes sobre los negocios sociales que sean
presentados por el gerente general y los auditora internos en caso de existir.
 Selección de auditores internos en caso de requerirlos
 No necesariamente tienes que ser accionista de la empresa

 Tener experiencia como personal de confianza de al menos 5 años
 Presentar 4 cartas de recomendación de trabajos anteriores donde haya
trabajo como personal de confianza
 Ser mayor de 30 años
 Haber obtenido cualquiera de los siguientes títulos en Contaduría Pública y
Finanzas, Economía, Administración de Empresas y Finanzas y anexo a ello
la maestría
 Haber estudiado computación
 Manejar el idioma español y también inglés (no es exigible).
GERENTE GENERAL:
Dirige A: Secretaria, Gerente Administrativo, Gerente financiero, Gerente de ventas,

Gerente de RRHH.
Funciones
 Llevar un control de cada uno de los gerentes o departamentos de la empresa

 Tendrá a su cargo la parte ejecutiva de las operaciones sociales.
 Proponer al directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos,
organización, estrategias y objetivos empresariales.
 Participar en las secciones del Directorio con voz pero sin voto
 Evaluar el desempeño de las gerencias y oficinas a su cargo, acorde a las
políticas y objetivos institucionales.
 dirigir la implementación del directorio y la junta general de accionistas

 disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las
auditorías realizadas
 delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha institucional
 El Gerente General deberá ser nombrado en la misma forma establecida para

los miembros de la Directiva.
 Puede ser nombrado para éste cargo una persona extraña a la Sociedad o
uno de los socios de la misma.
 Tener buena presentación personal.
SECRETARIA:
Dirige A: Nadie
Funciones
 Atender a las visitas y darles información que requieran, ya sea

personalmente o por teléfono.
 Consultar citas, entrevistas o consultas en diversos centros de proveedores.
 Atender el teléfono.
 Acompañar a las visitas al lugar que requiere o la persona que solicita.
 Archivar facturas o documentos.
 Recibir u clasificar el correo.
 Recibir órdenes específicamente del Gerente General de la empresa.
 Tomar nota de cada una de las referencias de su jefe.
 La Secretaria depende de manera directa y única de este último, y nadie
depende de ella.
 Deberá realizar café.
 re seccionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la gerencia
general y mantener actualizado el archivo general y confidencial
correspondiente
 atender y efectuar llamadas telefónicas y mantener actualizada la agenda
diaria de la gerencia general y coordinar las reuniones y citas.
 Redactar documentos varios de acuerdo a instrucciones y digitar los textos
encargados
 Realizar otras funciones a fines que sean asignadas por el gerente general

 Haber estudiado computación.

 Presentar 4 cartas de referencia de empleos anteriores.
 Tener edad entre 25 y 40 años.
 Tener buena presentación personal
Gte Administrativo
Jefe de Encargado
almacén de
compras
Chofer
GERENTE ADMINISTRATIVO
Funciones
 Llevar un control de cada uno de los gerentes o departamentos de la empresa

 Tendrá a su cargo la parte ejecutiva de las operaciones sociales.
 Proponer al directorio y dirigir la aplicación de planes, presupuestos,
organización, estrategias y objetivos empresariales.
 Participar en las secciones del Directorio con voz pero sin voto
 Evaluar el desempeño de las gerencias y oficinas a su cargo, acorde a las
políticas y objetivos institucionales.
 dirigir la implementación del directorio y la junta general de accionistas
 disponer la implementación de las medidas correctivas resultantes de las
auditorías realizadas
 Delegar las atribuciones necesarias para la mejor marcha institucional

JEFE DE ALMACÉN
Funciones
 Registra las entradas y salidas de los productos bajo las técnicas de

administración de inventarios
 Documentar las entradas y salidas de los productos
 Suministrar información al contador general sobre las existencias de los
productos
 Informar al contador general sobre a las necesidades de productos para la
venta
 Supervisar y coordinar las operaciones del personal a su cargo
 Conocimiento sobre técnicas de Administración de inventarios

Estudio de computación
ENCARGADO DE COMPRAS
Funciones
 suministrar a la gerencia general y departamentos a cargo de esta de los

materiales útiles para el desempeño de sus labores
 realizar las compras debidas en base a proformas y pedir la documentación
necesaria para su registro
 atender las necesidades y especificaciones de cada uno de los
departamentos a cargo de la gerencia general
 haber estudiado computación

 presentar 4 cartas de referencia de trabajos anteriores
 tener entre 25 a40 anos de edad
 disponibilidad de tiempo
 Buena presentación

CHOFER
Funciones
 conducir vehículos, realizando viajes interprovinciales

 cumplir con el reglamento de tránsito y de la institución, informando sobre las
ocurrencias sucedida en el itinerario del trabajo
 efectuar el mantenimiento y/o reparaciones sencillas del vehículo y solicitar
aquellas de mayor complejidad
 informar sobre el recorrido ocurrencias, consumo de combustible y
operatividad del vehículo.
 Tener licencia profesional o categorías a adecuadas para el manejo del

vehículo
 Tener por lo menos 5 años de experiencia como conductor
Gte Financiero
Contador
general
Caja
GERENTE FINANCIERO:
Misión
 Gestionar y supervisar los recursos económicos y financieros de la

compañía, para poder trabajar con las mejores condiciones de coste,
liquidez, rentabilidad y seguridad.
 Desarrollar y supervisar los procedimientos operativos y administrativos.

Funciones
 Diseñar, instaurar y controlar las estrategias financieras de la empresa.

 Coordinara y desarrollar las tareas de contabilidad, tesorería, auditoría
interna y análisis financiero.
 Realizar y mantener negociaciones con las entidades financieras y otros
proveedores.
 Optimizar los recursos económicos y financieros necesarios para conseguir
los objetivos planteados.
 Analizar, definir y dirigir las inversiones de la empresa.
 Dar una opinión razonable en la toma de decisiones cuando se lo soliciten
Formación y conocimientos preferibles
 Titulación universitaria superior, preferentemente Económicas o

Administración de Empresas. Estudios de especialización en Dirección
Financiera.
 Conocimientos de contabilidad, matemáticas financieras, legislación
mercantil y fiscal, análisis de inversiones, mercados de capitales.
Competencias deseables
 Destreza para la negociación

 Flexibilidad mental de criterios
 Habilidades para la obtención y análisis de información
 Capacidad de síntesis
 Perspectiva estratégica
 Tolerancia a la presión
CONTADOR GENERAL
Funciones
 Registrar las operaciones de la empresa bajo el supuesto del devengo

 Registrar las operaciones diarias
 Suministrar información confiable y oportuna
 Elaborar los estados financieros de un forma razonable y comprensible para
cualquier trabajador de la empresa

 Supervisar las operaciones de los cargo bajo su mando y delegar
atribuciones necesarias
 Licenciatura en contaduría pública y finanzas

 Estudio de computación (operador básico)
 Conocimiento en manejo de sistemas contables
 Experiencia mínima de 2 años como contador
CAJA
Funciones
 Registrar documentar y soportar todas las entradas y salidas de efectivo

acorde a las políticas de la empresa
 Emitir recibos de caja
 Recibir diariamente el monto mínimo de caja
 Efectuar diariamente el arqueo de caja al finalizar su jornada de trabajo
 Técnico medio en contaduría

 Estudio de computación
 Disponibilidad de tiempo
Gte de Venta
Jefe de
ventas

Vendedores Cobros
GERENTE DE VENTAS:
Misión
 Planificar y dirigir la política de promoción, venta y distribución de productos

 Dirigir la política de marketing y publicidad de la empresa.
Funciones
 Elaborar los planes y acciones a corto y mediano plazo para conseguir los
objetivos marcados por la empresa, diseñando las estrategias necesarias y
supervisando su aplicación.
 Investigar el mercado, previendo la evolución del mismo anticipando las
medidas necesarias para adaptarse a las nuevas inclinaciones o tendencias.
 Dirigir las actividades de la red comercial existente, formando al equipo y
motivándolo.
 Fijar tanto la política de precios y condiciones de venta como los canales de
distribución.
 Responsabilizarse de la negociación y seguimiento de grandes cuentas.
 Llevar a cabo las acciones de seguimiento necesarias para asegurar la
máxima efectividad en la consecución de objetivos.
Formación y conocimientos
 Titulación universitaria superior, preferentemente Ingeniería en

Telecomunicación.
 Estudios de especialización en Marketing o en Dirección Empresarial.
 Conocimientos de planificación de estrategias comerciales, canales de
distribución, producto-mercado-competencia de su empresa.
 Habilidad persuasora y de negociación

 Orientación al cliente interno/externo
 Facilidad para la obtención y análisis de información

 Pensamiento creativo
 Habilidades sociales
 Visión estratégica
JEFE DE VENTAS
Misión
 Realizar la promoción, venta y distribución de los productos de la compañía,

según las directrices de la Dirección Comercial, manteniendo e
incrementando la cartera de clientes.
 Realizar funciones de asesoramiento a los clientes sobre nuevas
tecnologías.
Funciones
 Conocer el mercado, para tomar las medidas necesarias para adaptarse a

las necesidades o tendencias de sus clientes.
 Seguir a la política de precios de la compañía y las condiciones de venta.
 Atención y captación de clientes en su área de actuación.
 Apertura del mercado, incrementando la cartera de clientes y mantener o
potenciar los ya existentes.
 Reportar a la Dirección Comercial los resultados obtenidos.
 Asesorar a los clientes sobre las nuevas tecnologías.
Formación
 Titulación de grado medio, preferentemente Ingeniería en

Telecomunicaciones o Informática.
 Estudios especializados en Marketing/Ventas.
 Conocimientos de estrategias comerciales, canales de distribución, atención
al cliente, técnicas de venta.
 Habilidad persuasiva y de negociación

 Orientación al cliente externo
 Facilidad para la obtención y análisis de información
 Pensamiento creativo
 Habilidades sociales
 Visión estratégica
VENDEDORES
Funciones
 Llegar al mínimo de ventas establecido por la gerencia de ventas

 Cumplir con las políticas y normativas para ventas al crédito y contado
 Informar acerca de descuentos o precios preferenciales antes de ser
otorgados a los clientes
 Dar la información necesaria a la clientela acerca de los productos y ofertas
de momento
 Atender de buena manera a la clientela haciéndola sentir bien en todo
momento
Formación o requerimientos
 Tener experiencia en ventas

 Buena presentación y cortesía
 Edad de 21 a 40 años
 Conocimientos de computo
COBROS
Funciones
 Recuperar la cartera de la empresa

 Cumplir con las políticas y normativas de recuperación de cartera
 Incentivar a los clientes para el pago de su deuda
 Informar a la gerencia de ventas sobre descuentos o redescuentos sobre la
deuda
 Utilizar todos los medios posibles para la recuperación de carteras (llamadas,
notificaciones, visitas, etc.)
Formación o requerimientos

 Manejo de técnicas en persuasión para la recuperación de carteras
Conocimiento de cómputo.
Gte RRHH
Jefe De Jefe De Higiene Y

Reclutamiento Seguridad
GERENTE DE RECURSOS HUMANOS:
Funciones
 Proporcionar al personal adecuado y capacitado para la organización.

 El Gerente de Recursos Humanos depende de manera directa del Director
General de la empresa, tiene relación de manera importante con los Gerentes
de Compras, Ventas y Contabilidad dentro de la estructura. Del Gerente de
Recursos Humanos dependen de manera directa su secretaria, los jefes de
los departamentos de Reclutamiento y Selección, Contratación,
Capacitación, Nóminas e Higiene y Seguridad.
 Los deberes y responsabilidades de nuestro Gerente de Recursos Humanos
son variadas y de suma importancia para el desarrollo de la empresa, ya que
de su labor depende el mantenimiento y crecimiento de la calidad de nuestros
empleados. Su labor debe de ser entre otras cosas; el tratar de manera
personal los problemas resultantes de la necesidad de proporcionar el
personal que se le requiera, deberá de preparar y mejorar las técnicas de
selección de los nuevos empleados, desde los formatos hasta los exámenes
necesarios para los diferentes niveles. Es su deber y responsabilidad el
allegarse la mayor cantidad posible de aspirantes a un puesto para lograr

conseguir a las personas de mayor calidad. Debe de estar al pendiente del
trabajo de sus subordinados para evitar cualquier problema relacionado con
los empleados. El Gerente de Recursos Humanos también deberá de estar
al tanto de los avances y mejoras en las técnicas de selección de personal
en el ámbito internacional, también debe de trabajar de manera coordinada
con los demás gerentes y con los jefes de departamento de estos, para
preparar los mejores programas de capacitación para cuidar la calidad. El
Gerente de Recursos Humanos debe de cuidar que las políticas se cumplan
de manera puntual sin hacer excepciones, además el Gerente de Recursos
Humanos deberá de estar al tanto del crecimiento de los empleados,
cuidando de promover los puestos entre los empleados con mayor
experiencia y que se encuentren más capacitados. También debe de acudir
a los cursos necesarios en lo que a reformas laborales y tributarias se refiere.
 Además debe de tomar las decisiones que sean consideradas urgentes y en
las que no exista la posibilidad de consultarlo con la Dirección General,
siempre en beneficio de la empresa.
Formación y conocimiento preferibles
 A nivel licenciatura en alguna rama Administrativa o Ingeniería Industrial,

preferentemente con maestría en Administración, Recursos Humanos o
Desarrollo Organizacional. Buscar que la preparación académica haya sido
acrecentada a través de Cursos y Diplomados relacionados con la
administración, Psicología, El desarrollo Organizacional, Relaciones
Industriales, etc.
 Debe de tener el dominio del idioma español en 100%, además deberá de
tener el dominio del idioma Ingles al 100% tanto hablado como escrito (no
obligatorio).
 El Gerente de Recursos Humanos debe de tener la capacidad de

relacionarse y sustituir, en caso de ser necesario al Gerente de Contabilidad,
debe de estar atento y disponible para representar a la empresa en algún
evento especial en donde sea requerida la presencia de algún miembro de
alto nivel.
 Capaz de trabajar por objetivos y en constante presión, capacidad de
liderazgo y de mando, relaciones interpersonales excelentes, con una gran

iniciativa y creatividad, capacidad de desarrollar planes a mediano y largo
plazo, honestidad y esfuerzo, compromiso y lealtad hacia la Empresa.
 Tener disponibilidad para viajar constantemente tanto dentro como fuera del
país.
 Ser mayor de 28 años.
 Experiencia de por lo menos dos años en puesto de responsabilidad similar.
JEFE DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN:
Funciones
 Proporcionar a las mejores personas aspirantes para un puesto dentro de la

empresa
 El jefe de Reclutamiento y Selección depende manera directa del Gerente de
Recursos Humanos. Por la naturaleza de su función el Jefe de Reclutamiento
y Selección tiene una estrecha relación pero no una dependencia de los jefes
de Contratación, Capacitación Nóminas e Higiene y Seguridad.
 El Jefe de Reclutamiento y Selección tiene una parte muy importante en el
proceso de hacer llegar a los mejores individuos a la empresa a los puestos
adecuados, aquí es donde da inicio el proceso completo de convertir a un
candidato en un excelente empleado. Dentro de sus deberes y
responsabilidades podemos mencionar, entre otras, el colocar los anuncios
solicitando personal para los diversos puestos que le son requeridos, estos
anuncios los ha de colocar en los medios, electrónicos o escritos que más se
acerquen al público de donde se espera conseguir al empleado, además
debe de cuidar que los medios elegidos sean los de mayor presentación para
asegurar el éxito de la convocatoria, deberá de realizar las pruebas
necesarias para asegurar que los aspirantes cumplan con los requisitos de
conocimientos y el psicológico adecuado, dará instrucciones al equipo de
investigación para que se encarguen de comprobar la veracidad de los datos
proporcionados por el aspirante y evitara que lleguen personas no
adecuadas a la organización, el Jefe de Reclutamiento y Selección deberá
de conocer las necesidades de los demás Gerentes y Departamentos a fin
de trabajar en colaboración para conseguir al personal adecuado.
 El Jefe de Reclutamiento y Selección, deberá de contar con la preparación
adecuada para cubrir, en caso de ser necesario, el puesto de cualquiera de
los otros jefes del área de Recursos Humanos, debe de contar con la
preparación adecuada para impartir cursos de capacitación y motivación a
los empleados.

 Licenciatura en carrera administrativa o Ingeniería Industrial,
preferentemente con algunos diplomados relacionados con el manejo de los
Recursos Humanos y personal.
 Debe de tener el dominio del idioma español en 100%, además deberá de
tener el dominio del idioma Ingles al 100% tanto hablado como escrito(no es
obligatorio)
 Autoridad y liderazgo, capacidad de trabajar bajo presión, planeación de

proyectos a mediano y largo plazo, honestidad, responsabilidad y
compromiso con la empresa.
 Tener disponibilidad para viajar.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD:
Funciones
 Elaborar los reglamentos y políticas necesarios para asegurar la seguridad

de los empleados y las instalaciones de la empresa.
 El Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad depende de manera directa
del Gerente de Recursos Humanos. Por la importancia de su puesto debe de
tener una constante comunicación con todos y cada uno de los Gerentes y
Jefes de área de toda la empresa para elaborar los reglamentos de la mejor
manera posible.
 Dentro de los Deberes y Responsabilidades del Jefe del Departamento de
Higiene y Seguridad se encuentra el desarrollar los reglamentos internos de
Higiene y Seguridad de acuerdo a las necesidades de cada área y siempre
bajo la guía de un plan maestro de Higiene y seguridad que deberá de regir
en toda la empresa. El Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad debe
de tener la responsabilidad de crear los diferentes grupos encargados de la
coordinación del personal en caso de emergencias tales como terremotos,
incendios, desastres naturales, etc. Deberá de conocer de manera puntual
los reglamentos de la materia, además deberá de promover la participación
de los empleados en estas tareas para crear una conciencia de prevención
de accidentes, debe de ser una de sus prioridades el eliminar al máximo los
accidentes de trabajo, porque esto nos convierte en una empresa modelo

además de que reduce costos y gastos por conceptos de incapacidad, el Jefe
del Departamento de Higiene y Seguridad debe de presentar un cronograma
para llevar a cabo simulacros de evacuación de la empresa en caso de una
emergencia, debe de proporcionar la señalización suficiente para conocer las
salidas de emergencia, los sitios de los extinguidores y mangueras, y el
equipo de seguridad.
 El Jefe del Departamento de Higiene y Seguridad, deberá de contar con la
preparación adecuada para cubrir, en caso de ser necesario, el puesto de
cualquiera de los otros jefes del área de Recursos Humanos, debe de contar
con capacidad para informar a los demás Gerentes de los planes para
evacuar, parar la producción o combatir los incendios.
 Licenciatura en Contabilidad o en alguna área administrativa,

preferentemente con algunos diplomados relacionados con el manejo de
personal, aspectos contables, aspectos laborales, finanzas, manejo de leyes
laborales, etc.
 Debe de tener el dominio del idioma español en 100%, además como
obligación deberá de tener el dominio del idioma Ingles al 100% tanto
hablado como escrito (no es obligatorio).
 Autoridad y liderazgo, capacidad de trabajar bajo presión, planeación de

proyectos a mediano y largo plazo, honestidad, responsabilidad y
compromiso con la empresa.
 Tener disponibilidad para viajar constantemente.

CAPITULO V.
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

I. INTRODUCCIÓN
Mediante el presente manual se pretende facilitar el desarrollo de las actividades

tanto administrativas como contables de la empresa DIGITAL STORE S.A, puesto
que este manual contiene una serie de normas, procedimientos y lineamientos que
guíen a su personal y regulen sus actividades diarias, para que puedan operar con
mayor eficiencia y así lograr el cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa
II. OBJETIVOS
GENERAL:
 Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos
ESPECÍFICOS:
 Determinar normas que presidan el desarrollo de las operaciones de la

empresa.

 Establecer procedimientos que orienten el desarrollo de las distintas
operaciones de la empresa.
 Crear una guía técnica que oriente al personal en la implementación de sus

labores.
III. PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CICLO CONTABLE
Objetivo Estructurar la herramienta que guíe al personal del Departamento de

Contabilidad para que realice con eficiencia y en el menor tiempo posible, las
funciones de su competencia, a fin de que DIGITAL STORE, S.A elabore con
oportunidad las informaciones financieras indispensables para la rendición de
cuentas.
Personal responsable Estas actividades son de exclusiva responsabilidad del

Departamento de Contabilidad.
Importancia El ciclo contable o de contabilidad, permite obtener todas las

informaciones financieras necesarias para la elaboración de los estados anuales,
mensuales o de cualquier otra índole que requieran los órganos rectores y de
control.
Pasos relacionados
Para la ejecución del ciclo contable, el personal del Departamento de Contabilidad,

la empresa DIGITAL STORE, S.A hará las gestiones de lugar para obtener las
informaciones financieras, internas o externas, que incidan en las operaciones de la
entidad. En ese sentido, el encargado del Departamento de Contabilidad,
mantendrá contacto permanente con el personal del área administrativa que ejecuta
las actividades operativas de la DIGITAL STORE, S.A; esta relación institucional le
permitirá enterarse con oportunidad, de todas las transacciones formalizadas o en
proceso. En procura de optimizar el trabajo, aplique los pasos siguientes:

1. Obtenga del personal del área administrativa, lo siguiente:
a) Requisiciones.
b) Solicitud de cotizaciones.
c) Cotizaciones.
d) Análisis a las cotizaciones.
e) Acta del comité de adquisiciones y demás, si aplica.
f) Orden de compra o de servicio.
g) Conduce, si aplica.
h) Informe de recepción.
i) Copia del instrumento de pago.
j) Cualquier otra información relacionada.
2. Registre cada transacción en el Diario General conforme su naturaleza y las

políticas que rigen la materia.
3. Las informaciones descritas en el paso No. 1, constituyen el soporte de la
operación.
4. Efectúe el pase a los Mayores Generales y/o Auxiliares que permitan las
circunstancias.
5. A los expedientes PAGADOS insértele el sello que contiene la información
siguiente:
a) Cheque o transferencia No.

b) Fecha
c) Monto.
6. Lleve el expediente de la operación al archivo habilitado para esos fines.

7. Elabore los estados accesorios o secundarios (de ingresos, gastos,
inversiones, otros).
8. Elabore los estados financieros básicos (situación financiera, resultados, flujo
de efectivo).
9. Presente los estados e informes financieros a las autoridades siguientes:
a) Director General
b) Al Director Administrativo y Financiero
10. Los estados e informes citados en los pasos No. 7 y No. 8, estarán rubricados
por el Director Administrativo y Financiero y el Encargado del Departamento
de Contabilidad.

11. El Departamento de Contabilidad habilitará archivos en donde mantendrá
copias originales de los estados siguientes:
a) Estados de Situación Financiera.

b) Estados de Ingresos y Gastos.
c) Estados de Flujo de Efectivo.
d) Estados y reportes accesorios o secundarios.
e) Anexos
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
Objetivo Lograr que el Departamento de Contabilidad cuente con la guía que le

permita al personal, elaborar con facilidad y eficiencia la ejecución del presupuesto
de la institución.
Personal responsable Encargado del Departamento de Contabilidad.
Periodos de elaboración La ejecución presupuestaria, se elaborará para cada uno

de los meses del año, en donde se incluirá toda la información acumulada a la fecha.
Composición de la ejecución presupuestaria Esta ejecución estará integrada de

un original y dos copias, distribuidas de la manera siguiente:
a) Original a la Dirección;
b) Primera copia para la Dirección Administrativa y Financiera;
c) Segunda copia para el Departamento de Contabilidad.
Fecha de elaboración Esta ejecución debe estar preparada antes del quince (15)
días avilés del mes siguiente al mes de la ejecución.
Quienes firmarán la ejecución presupuestaria El Director Administrativo y el

Encargado del Departamento de Contabilidad.
Pasos relacionados para su elaboración
1. Obtenga todos los cheques y las ordenes de transferencias emitidas en el

mes anterior, así como las notas de débito por operaciones no conocidas en
la entidad, y realice lo siguiente:
a) Codifíquelas conforme la clasificación por objeto del gasto del Manual de

Clasificadores Presupuestarios.
b) Regístrelas en el cuadro utilizado para esta presentación.
c) Sume las respectivas columnas.
2. Elabore un resumen por cuenta, ejemplo:

a) Sueldos fijos
b) Sueldos personal contratado y/o igualado
c) Electricidad;
e) Viáticos
f) Según corresponda.
3. Elabore un resumen por Objeto, ejemplo:
a) Servicios Personales
b) Servicios no Personales
c) Inventario
d) Activos no Financieros
e) Gastos Financieros
f) Según corresponda
4. Concluido los pasos No. 2 y No. 3, proceda a elaborar la ejecución

presupuestaria para el correspondiente mes, con información acumulada.
Utilice el formato existente.
5. Envíe el original y copia a la Dirección Administrativa y Financiera para fines
de revisión.
6. Las propuestas o correcciones surgidas de las revisiones efectuadas por la

Dirección Administrativa y Financiera, aplíquelas luego de haber sido
consensuadas.
7. Concluido el paso No. 6, envíe nuevamente el original de la ejecución
presupuestaria de DIGITAL STORE, S.A al Despacho del Director General.
La ejecución presupuestaria de DIGITAL STORE, S.A, servirá de soporte a
los Estados Financieros mensuales y anuales.
PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
Objetivo Permitir que el personal del área de contabilidad de la empresa, cuente

con la guía apropiada para conciliar con calidad y en la oportunidad requerida los
saldos de las cuentas corrientes bancaria de la entidad.
Área responsable Departamento de Contabilidad.
Pasos relacionados Para la elaboración de las conciliaciones bancarias de la

empresa, el encargado del Departamento de Contabilidad, o la persona que este
asigne, procederán de la manera siguiente:
Libro Bancario Físico o Electrónico

1. En este instrumento el Departamento de Contabilidad mantendrá registrada,
de forma individual y actualizada, todas las transacciones financieras
(ingresos y egresos) correspondientes a cada cuenta.
2. Antes del segundo día laborable posterior a cada mes, el encargado del
Departamento de Contabilidad obtendrá del Banco de Reservas, el
correspondiente estado mensual bancario, del cual extraerá los créditos y los
débitos generados por: intereses ganados, transferencias, comisiones y
servicios, entre otros.
3. Luego proceda a registrar en el libro banco las operaciones aceptadas que
hasta ese momento no habían sido tomadas en cuenta. Posteriormente,
mediante la suma de los créditos y la resta de los débitos, obtenemos el
Balance Conciliado Según Nuestro Libro.
4. Las partidas debitadas o acreditadas incorrectamente por el banco, serán
notificadas inmediatamente a éste, con el propósito de eliminar toda
posibilidad de error de nuestras cuentas bancarias.
Estado Mensual del Banco
5. Este estado es elaborado por el Banco de Reservas, con la finalidad de que

la entidad verifique en cada mes del año, las diferentes operaciones que
afectaron positiva o negativamente su cuenta.
6. El Encargado del Departamento de Contabilidad o el analista bajo su
dependencia, procede a verificar que el banco haya acreditado íntegramente
el cien por ciento de los recursos depositados, incluyendo transferencias e
intereses ganados, mediante el cotejo o cruce entre el estado mensual
bancario y los documentos que sustentan la transacción.
7. Del mismo modo, se procede a cotejar los débitos o cargos. En esta fase
verifica que los cheques registrados como PAGADOS coincidan en el monto
neto y el número insertado en el estado mensual, con el documento físico
emitido por la empresa.
8. Concluido el paso No.7, se procede a sumar los depósitos en tránsito y restar
los cheques emitidos hasta la fecha del corte del estado, lo que dará como
resultado el Balance Conciliado Según Banco, el que debe ser idéntico al
Balance Conciliado Según Nuestro Libro.
9. Las discrepancias que podrían originar créditos o débitos incorrectos,
recibirán el tratamiento descrito en el paso No.4.
10. Concluidos los pasos No. 8 y No.9, el encargado de contabilidad enviará toda
conciliación al área de Contraloría, antes del quinto día laborable de cada
mes siguiente al mes de la ejecución de las operaciones, o tres días después
de haber recibido, de forma física o electrónica, los estados mensuales del
banco.

11. Contraloría procede inmediatamente a revisar las conciliaciones elaboradas
por el Departamento de Contabilidad. Cualquier hallazgo resultante de esa
revisión, será sometido a análisis para determinar su veracidad o no.
12. Finalizado el proceso de revisión a que es sometida cada conciliación por
parte de Contraloría, entonces esta procede a devolverla firmada y sellada al
Departamento de Contabilidad, para los fines de archivo y custodia.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Crear la base para que el personal del Departamento de Contabilidad de la

empresa, elabore con calidad y oportunidad los estados financieros que en cada
caso requerirán los organismos fiscalizadores externos.
Tipo de estados Los estados financieros que elaborará el Departamento de

Contabilidad, son los siguientes:
a) Estado de Situación Financiera

b) Estado de Resultados
c) Estado de Flujo de Efectivo
d) Ejecución Presupuestaria
e) Cualquier otro estado secundario (Estado de Cambio) que permitan las
circunstancias.
Periodos para el que regirán La empresa DIGITAL STORE, S.A elaborará estados
financieros para los periodos siguientes:
a) Mensuales.
b) Anuales, ambos con información acumulada.
Fecha de elaboración Los estados financieros mensuales se elaborarán durante

el transcurso de los primeros quinces días calendarios de cada mes siguiente al
mes de la ejecución; mientras que los anuales serán terminados durante los
primeros veinte días laborables del mes de enero de cada año.
Área responsable de su elaboración Departamento de Contabilidad.
Quienes firmarán El Director Administrativo y el encargado de contabilidad.
Quienes lo revisarán a) El Director Financiero

A quienes les serán enviados
a) A la Cámara de Cuentas.
b) A la Oficina Nacional de Presupuesto.
c) A la Contraloría General de la República; si lo solicita.
Quien los remitirá a los entes externos El Director General o la persona que le
sustituya.
Ejemplares que lo integrarán El Departamento de Contabilidad pondrá el cuidado

necesario a los fines de que estos estados estén integrados de un (1) original y dos
(2) copias.
Distribución de los ejemplares
a) La Dirección
b) Copia a la Dirección Administrativa y Financiera,
c) Copia a Contabilidad.
Pasos relacionados
Elaboración de la Ejecución Presupuestaria
1. El encargado de contabilidad, al cierre de cada mes, extraerá las

informaciones registradas en el diario general, mayores generales y en los
correspondientes auxiliares, las que resumirá conforme el formato
estructurado por la Cámara de Cuentas.
2. Concluido el paso No. 1, contabilidad verificará que tanto la codificación de
cuentas como su descripción, sean coincidentes con el Manual de
Clasificadores Presupuestarios.
3. El encargado de contabilidad pondrá el cuidado necesario para que el
informe de ejecución presupuestaria registre cada peso erogado a la fecha.
4. Concluido los pasos 1, 2 y 3, el encargado de contabilidad enviará dicho
informe a la Dirección Administrativa y Financiera, a fin de que sea revisado
y rubricado; esta lo devolverá posteriormente a contabilidad.
5. Contabilidad recibe la ejecución presupuestaria devuelta por Administrativo
y Financiero. Si existen observaciones las analiza y reinicia el proceso.
6. Contabilidad elabora la carta para remitir a la diferentes Instituciones que
soliciten la ejecución presupuestaria de la Oficina Metropolitana de Servicios
de Autobuses, la cual envía al despacho del Director General.
7. El Director General examina el informe de ejecución. Si existen
observaciones, devuelve el expediente a contabilidad. Si no hay

observaciones, firma la carta de remisión y envía dicho expediente a la, del
que se archiva constancia en original del cumplimiento del deber.
 Elaboración de los estados financieros
1. El encargado del departamento de contabilidad extraerá, al cierre de cada

mes, las informaciones contenidas en los mayores generales utilizados para
resumir las partidas surgidas de las operaciones financieras ejecutadas por
la empresa DIGITAL STORE, S.A, durante el transcurso del año, con cuyos
resultados procederá a elaborar los estados financieros siguientes:
a) Estado de Resultados,
b) Estado de Flujo de Efectivo,
c) Estado de Situación o Balance General, y
d) Estado de Cambio en el Patrimonio.
2. El encargado de contabilidad, elaborará toda nota o anexo que requiere una

explicación o demostración de su composición, con lo que despejaría cualquier
duda o interrogante sobre la razonabilidad de las partidas ahí mostradas.
3. Para la elaboración de los estados financieros, el encargado de contabilidad
aplicará el contenido de la Norma Internacional de Contabilidad No. 1 (NIC 1).
4. Concluido el paso No. 3, el encargado del departamento de contabilidad
enviará dichos estados al Director Administrativo y Financiero, a los fines de
revisión.
5. El Director Administrativo y Financiero procede a revisar los estados. Si
existen observaciones las notificará a contabilidad.
6. El encargado de contabilidad elabora la carta para remitir, los estados
financieros de la empresa, a la firma del Director General. Luego distribuye los
ejemplares conforme este procedimiento y verifica que la entidad conserve una
copia en donde conste la recepción por parte de la Institución que lo reciba.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA NÓMINA REGULAR
Objetivo Crear la base para que el personal responsable de elaborar la nómina

regular para el pago de salario a funcionarios y empleados de la empresa cuente
con el instrumento idóneo para realizar los cálculos indispensables, mediante la
utilización de menor cantidad de tiempo y esfuerzo, pero con un alto nivel de
eficacia.
Funcionario responsable Encargado del Departamento de Contabilidad.

Fecha de elaboración La nómina regular para pago de salario al personal
permanente de la empresa DIGITAL STORE, S.A, será preparada por el personal
del Departamento de Contabilidad a más tardar los días cinco de cada mes.
Presentación a la Dirección Administrativa y Financiera El director del

Departamento de Contabilidad, presentará la indicada nomina al Director
Administrativo y Financiero, para los fines de revisión.
Distribución de la nómina La nómina se elaborará en un original y dos copias, las

que se distribuirán de la manera siguiente:
a) Original para la Contraloría General de la República

b) La primera copia para la Dirección Administrativa y Financiera
c) La tercera copia para el cronológico de nominas
Pasos para la elaboración de la nomina
1. Solicite al encargado de Gestión de Personal, la relación de todos los

empleados fijos de la empresa DIGITAL STORE, S.A, en donde se observe
lo siguiente:
a) Área o departamento
b) Código del empleado
c) Fecha de ingreso
d) Nombres y apellidos
e) Cargo o posición
f) Salario bruto en C$ (valor nominal).
2. Los días quince de cada mes subsiguientes, solicite al encargado de Gestión
de Personal, un reporte sobre las Acciones de Personal que afecten uno o
más puntos del paso No. 1.
3. Traslade al formulario anexo, la integridad de las informaciones del paso
No.1.
4. Analice e inserte, si procede, la información obtenida al aplicar el paso No.2.
5. Debido a la existencia de salario bruto por encima de veinte salarios
cotizables, traslade a la siguiente columna todos los salarios objeto de cálculo
para el seguro previsional.
6. Calcule e inserte el aporte INSS Patronal al Sistema Previsional.
7. Calcule e inserte el aporte de cada empleado al Sistema Previsional.
8. Súmele al aporte patronal el aporte de los empleados y obtenga el total.
9. Obtenga el aporte patronal para el Seguro de Riesgos Laborales.
10. Al salario bruto de cada empleado, réstele el aporte individual al Sistema
Previsional y obtenga la columna “salario sujeto a retención impositiva”.

11. Aplique al paso No.10, la tabla de retenciones para asalariados vigente. Esto
aplica literalmente para empleados con salario invariable y que hayan
permanecido en la entidad durante los doce (12) meses del año. En caso
contrario, calcule el impuesto sobre la base de prorratear el salario a
devengar en el año.
12. Inserte en la columna correspondiente las deducciones opcionales por:
seguro médico, parqueo, multas, anticipo a sueldo, otros.
13. Sume todas las deducciones individuales y regístrelas en la columna
denominada “total deducciones”.
14. El monto individual del paso No. 13, réstelo al salario bruto de cada empleado
y obtenga la última
FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR COBRAR
INICIO
II
ARCHIVO
REGISTRO DE
Requisición de SALIDAS
Materiales y/o
Servicios
ANOTACIÓN EN
AUXILIARES
SELECCIÓN DEL
PROVEEDOR
FACTURAS INFORMACIÓN
FINANCIERA
COMPRADE
MATERIALES
Y/O SERVICIOS
FIN
Instructivo de cuentas por cobrar
 La requisición de materiales. Es una hoja especial que generalmente se

hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima
con destino a un trabajo específico. Una de las copias de esa solicitud queda
en poder del almacenista, y las otras dos se envían a los departamentos de
contabilidad y de Costos. Se establece así un control más efectivo de los
materiales que se suministran a producción.
 Las requisiciones pueden tomar diversas formas de acuerdo con el tamaño

y la naturaleza de la empresa. Deben tener el nombre correspondiente o su
código, con datos sobre el número, la fecha de entrega, la clase de trabajo
en que se aplicarán los materiales, la cantidad, la descripción y el costo
unitario, así como las firmas autorizadas del jefe de producción o cualquier
otro alto funcionario.
 Selección del proveedor El análisis y valoración de ofertas indican el

proveedor o proveedores que más se ajustan a nuestras condiciones. Pero,
a veces, este estudio es insuficiente para tomar una decisión y solicitar el
pedido
 Registro de salida
Nº Registro
Fecha Salida
Destinatario
Motivo del documento

Documentación que se acompaña
nota
 Llenar los requisitos de las facturas conforme lo estipulado en la

empresa DIGITAL STORE SA de acuerdo a sus políticas y control
interno.
 Libros obligatorios y auxiliares de la empresa
Información financiera Conjunto de datos que se emiten en relación con las

actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados en
la institución.
FLUJOGRAMA DE INVENTARIO
Proveedores Reparación
Mantenimiento
Empaque
Atención al
-Facturas cliente
-Guía de remisión
-Boleta de venta
- liquidación de
compra
Oficinas
Almacén administrativas
general
Guías de salida
almacén
Organización y Sistema Contable Acarreo

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Entrada al
almacén
Orden del
Compras pedido
INSTRUCTIVOS DE INVENTARIOS
 Un proveedor puede ser una persona o una empresa que abastece a

otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados
para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
 Recepción de Mercadería: El objeto de esta operación es registrar qué
mercadería pedida ingresó a la Empresa, en qué fechas, presentaciones y
volúmenes. Esta información será integrada oportunamente a la factura o
remito del proveedor, constituyéndose en la referencia única e inmodificable
de la compra real, en cuanto a cantidad de producto.
 Despacho de mercaderías a exponer
 Se encuadra en este ítem toda mercadería que no sea máquina o
máquina-herramienta y cuyo peso unitario no supere los 400 Kg., que
permita la carga y descarga con auto elevador.
 Las mercaderías a Exponer deberán ser entregadas al transportista
designado por el Organizador entre los horarios estipulados.
 podrán ser retiradas de los depósitos del transportista a su retorno en
los mismos horarios estipulados
 Guía de salida de Almacén: Solo el personal autorizado tendrá, la facilidad
de hacer uso de bodegas, conforme a los productos que entran y salen, y no
podrá otra persona más que el encargado de bodega, autorizar una salida o
entrada.
 En lo que se refiere al despacho de mercadería, esto se hará de una manera,
muy cuidadosa ya que, cualquier daño causado a los productos, en el
momento del despacho, serán cobrados por quien está entregando el
producto, y no se podrá entregar ningún producto sin antes probarle al cliente
en las condiciones que este el producto.

Contamos con amplios servicios para darle mayor seguridad y atención al cliente.
 Se encuentran diferentes oficinas encargadas, para el uso, mantenimiento,

reparación, de los productos que salieron defectuoso durante el viaje o en el
momento de entrar en bodegas.
 Tenemos un centro de quejas y sugerencias y atención al cliente, por

cualquier problemita que le surgió.
FLUJOGRAMA DE SUELDOS Y SALARIOS POR PAGAR
Sub proceso de factor

Humano.
Cálculo de imp.
anual de cada Validar el cálculo
trabajador
Presentar cifras
Registro de No para revisión y
De empleados autorización
Actualizados
Contiene la información
Actualizada de los ingresos
Anuales del personal
Resultado
Validado
Si
Cargar información
para declaración
Presentar
anual.
declaración

Fallo de presentación
Registrar folio de
presentación en el
sistema
Constancias de percepciones
Entrega de Y retenciones
Generar las
constancia constancias de
percepción y
constancias
Instructivo de SUELDO Y SALARIOS POR PAGAR
1. Calcular el impuesto anual de cada trabajador

a. Determinar en el sistema las cantidades a pagar en concepto de
impuesto por cada trabajador
2. Validar el calculo
a. Revisar y validar los cálculos en concepto de impuesto por cada
trabajador
3. Autorizar declaración de impuesto
a. Presentar cifras a Dirección para que autorice
i. Si
ii. No
4. Cargar la información para declaraciones anuales
a. Cargar en el sistema la información para declaración de impuesto
5. Presentar la declaración
a. Presentar el pago de impuesto atreves de oficinas recaudadoras
6. Registrar folio de presentación en el sistema
a. Registrar los folios que entrego las oficinas recaudadoras
7. Generar las constancias de percepción y retenciones
a. Elaborar e imprimir las constancias de percepción y retenciones
8. Entrega de constancias
a. Enviar al constancias de percepción y retenciones a la Dirección de
desarrollo y factor humano
9. Verificación del servicio
Llevar a cabo las actividades establecidas en el instructivo de verificación a nivel
de servicios.

FLUJOGRAMA DE MERCANCIAS PARA VENTA
INICIO
ELCLIENTE HACE SU
PEDIDO
SE PAGA SE HACE EL
CON PAGO
TARJETA
SE ENTREGA LA
MERCANCIA
SE DA EL N° DE CUENTA DE
LA TARJETA
EL CLIENTE OBTIENE SU
MERCANCIA
SE VERIFICA SI LA TARJETA
CUENTA CON FONDOS
FIN
SE DA A CONOCER EL CLIENTE SI EL
PAGO YA ESTA REALIZADO
EL
CLIENTE SE LE ENTREGA
REQUIRE FACTURA
FACTURA
FIN
SE PASA EL
PROCEDIMIENTO
SE PASA DE FIN
FACTURAS
Instructivo Mercancía para la Venta
1. El cliente hace su pedido.

2. Si no se paga con tarjeta ir a 9.
3. Se da el número de cuenta de la tarjeta.
4. Se verifica si la tarjeta cuenta con fondos.
5. Se da a conocer al cliente que ya está el pago hecho.
6. Si el cliente no requiere factura ir a 13.
7. Se pasa al procedimiento de facturas.
8. FIN
9. Se hace el pago en efectivo.
10. Se entrega la mercancía.
11. El cliente obtiene su mercancía.
12. FIN
13. Se le entrega la mercancía al cliente.
14. FIN.

FLUJOGRAMA DE VENTAS ALCREDITO
CLIENTE
VENDEDOR CONSULTA
DISPONIBILIDAD Y PRECIOS
CREDITO LIQUIDA INTERESES DE

MORA
CLIENTE SOLICITA
CREDITO
JEFE DE
CREDITO CLIENTE FIRMA FACTURA
CONCEDE
VENDEDOR:
FACTURA DE VENTA VENDEDOR:
FACTURA DE VENTA
KARDEX
ARCHIVO

Instructivo de Venta a crédito
Concepto: se le llama venta a crédito a la que tiene el propósito de distribuir el pago

del bien o servicio adquirido en un determinado plazo pautado de antemano entre
el comprador y el vendedor, de manera que el primero pueda amortizarlo, por
ejemplo, en varios meses.
Instructivo:
1. El cliente se presenta a nuestras instalaciones
2. Nuestro vendedor consulta la disponibilidad y precio del artículo de interés al

cliente
3. El cliente solicita el crédito
4. El jefe determina si concede o no el crédito
5. Aceptada la solicitud de crédito el cliente firma la factura de compra
6. Se realiza la salida del artículo a vender y se registra en el Kardex.
7. Se contabiliza la operación de la venta a crédito y se archivó los documentos.

FLUJOGRAMA DE PEDIDO DE MERCANCIAS
REQUERIMIENTO
JEFE DE No
COMPRA
APRUEBA FIN
SOLICITUD DE
CONFIRMACIONES
ELEGIR MEJOR
COTIZACIÓN
ALMACENISTA: PROVEEDOR:
ORDEN DE COMPRA ORDEN DE COMPRA
PROVEEDOR:
DESPACHA
ARCHIVO MERCANCIA

Instructivo de Pedido de Mercancías
Concepto: Petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que éste le
suministre los bienes o servicios solicitados. Normalmente, el pedido contiene una
solicitud de compra efectuada al departamento de compras por el de almacén o
producción.
Es el documento por el que se solicita el suministro de unas determinadas
mercancías o servicios.
Instructivo:
1. Se realiza un estudio de los requerimiento de mercaderías de la empresa

2. El jefe aprueba o no la compra. De no aprobarla termina todo el proceso, en
caso de que si se apruebe :
3. Se envía a los proveedores solicitud de confirmaciones de la compras
4. Se elige la mejor opción de cotización enviada a los proveedores.
5. El encargado del almacén realiza la orden compra
6. 6. El proveedor despacha la mercadería
Se realiza la contabilización de la compra y se registra la entrada de la mercadería
en los Kardex.

CAPITULO VI.
MANUAL DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO

I. INTRODUCCIÓN
Los formularios presentados en este instructivo, han sido diseñados, con el objetivo
de capturar la información necesaria para el registro y control de las operaciones
financieras y administrativa de DIGITAL STORE, S.A.
En el presente documento se da a conocer cada uno de los formatos los cuales

contienen una explicación detallada, con las instrucciones correctas para su llenado
que deberán ser aplicados en las actividades diarias que se originen en
transacciones de la empresa por su giro comercial. El cual servirá para la
documentación necesaria en el adiestramiento del personal que está directamente
relacionado con los formularios.
El instructivo de llenado para cada uno de ellos, está orientado a facilitar a los
empleados el trabajo al llenar las formas sin que requiera ayuda de otro empleado,
puesto que en él se explica y se orienta a recolectar la información correctamente
en causándolos de una forma clara y sencilla en el uso que se dará el momento que
se requiera el uso de los mismos.
DIGITAL STORE, S.A diseña sus formularios para reconocer y tener un control de
los diversos formularios que utiliza en el sistema, además que son pate del control
interno y sirven como medio de identificación.
II. OBJETIVOS
GENERAL:
 Diseñar un manual de los formatos y su respectivo instructivo de uso.
ESPECÍFICOS:
 Desarrollar los lineamientos fundamentales para el diseño, elaboración y

control de formas de manera sencilla y clara, considerando que esto cumplen
con la finalidad de constituirse en un documento fuerte para los efectos de
soportes contables, legales o de consulta.

III. FORMATOS A UTILIZAR POR LA EMPRESA DIGITAL STORE, S.A
Para documentar apropiadamente todas las operaciones financieras y contables de

la empresa, se hará uso de la documentación siguiente:
F (01) Comprobante de Pago

F (02) Recibo Oficial de Caja
F (03) Comprobante de Caja Chica
F (04) Entrada de Bodega
F (05) Salida de Bodega
F (06) Comprobante de Diario
F (07) Auxiliar de Mayor
F (08) Nota de Débito
F (09) Nota de Crédito
F (….)……
COMPROBANTE DE PAGO F (01)

Concepto
El comprobante de pago es el documento que acredita la transferencia de bienes,
la entrega en uso o la prestación de servicios. Para ser considerado como tal debe
ser emitido y/o impreso conforme a las normas del Reglamento de Comprobantes
de Pago.
Objetivo
Documentar los pagos efectuados por medio de cheques para control del efectivo
manejado en las cuentas bancarias.
Preparado por
Encargado de elaboración de cheques en el Departamento de Contabilidad.
Frecuencia
Se emite por cada pago de efectivo correspondiente a las cuentas corrientes
depositado en los bancos.
Distribución
Original: Se entrega al beneficiario (Propiamente el cheque).
Copia 1: Se archiva en contabilidad junto con la solicitud de emisión de cheque y
los documentos soportes para afectar los registros contables.
Copia 2: Encargado de caja, para la preparación del informe de caja y banco.
Instructivo para su uso

1. DIGITAL STORE S.A : Para identificar la razón social o de la
empresa.
2. Comprobante de Pago : Identificación del documento.
3. Lugar y fecha : Lugar, día, mes y año en que se realiza el
comprobante de pago.
4. Páguese a : Nombre completo de la persona beneficiario que
corresponde la cancelación de la deuda.
5. La cantidad : Valor del monto detallado en letras y números.
6. Concepto : El motivo por el cual se emite el cheque.
7. Hecho por : Firma de la persona que elaboro el comprobante.
8. Revisado por : Firma del contador general.
9. Autorizado por : Firma del gerente financiero.
10. Cuenta Nº : El número de cuenta que se está aplicando el
pago
11. Nombre de la cuenta : Nombre de la cuenta que se está aplicando
el débito o crédito.
12. Parcial : Detalle de la cuenta a nivel de subcuenta.
13. Debe: Valor total en que se está afectando la cuenta.
14. Haber: Valor total en que se está afectando la cuenta.
15. Totales: Monto total de las sumatorias resultante de la columna del debe y
el haber y el haber.
16. Fecha de recibido: Anotar la fecha en que se cobra el cheque.
17. Recibí conforme: Firma del beneficiario y numero de cedula de identidad,
presentada al cajero.

1
2Comprobante de pago F (01)

CK. №._____________
CIUDAD:___5____________________________
Páguese a:_4____________________________________________ MONTO

C$/$_____________________
______________________________________________________________________________________
_
________________________ __________________________
FIRMA FIRMA
CONCEPTO:___6________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
___
________7____________ _____8______________ ___________9____________
ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR
11 NOMBRE DE LA
10 CUENTA № CUENTA 12 PARCIAL 13 DEBE 14 HABER
15 TOTALES C$/$
Hago constar que he recibido satisfactoriamente el importe detallado en el presente comprobante en la
ciudad de ____________16___ el día _________del mes ________ del año_______

Recibí Conforme: ____17_______________ Cedula №: ____________________________ Original:
Contabilidad; Copia: Cajá

FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE PAGO
Departamento de
contabilidad
Comprobante de
Elabora el pago O
comprobante de
pago
Entrega el Al gerente financiero

comprobante de quien autoriza el
pago comprobante de pago
Recibe el
comprobante de
pago autorizado
Entrega cheque
al beneficiario
Archiva el
comprobante de
pago O
FIIN

RECIBO OFICIAL DE CAJA F (02)
Concepto
Es un documento probatorio de uso interno que justifica y documenta la entrada de

dinero en caja en aquellos casos en que no existe otro documento que respalde la
operación.
Objetivo
Servir de constancia de la recepción de los ingresos en efectivo, cheques o moneda

extranjera que percibe la empresa ya sea por venta de productos en efectivo,
abonos, así como otros previamente autorizados.
Preparado por
Responsable de caja.
Frecuencia
Se emite por cada ingreso recibido.
Distribución
Original: Se entrega al interesado o persona que efectúa el pago.
Copia 1: Se recapitula y adjunta al informe diario de caja en conjunto con las minutas
de depósitos pasando a contabilidad para los registros contables respectivos.
Copia 2: Temporalmente lo archiva el cajero y al agotarse el block en uso pasan a

la Dirección Financiera para su archivo definitivo y entrega de nuevo block.
1. DIGITAL STORE S.A: Para identificar la razón social.

2. Recibo oficial de caja: Identifica el nombre del documento que elaboramos.
3. Numeración: Corresponde a la pre numeración secuencial.
4. Fecha: Día, mes y año en que se elabora el recibo.
5. Valor: Anote el valor recibido en número.
6. Recibimos de: El nombre completo o razón social de quien se recibe el
dinero o cheque.
7. Por cuenta de: El dinero en caso de no haber realizado el pago a través de
tercera personas.
8. La Cantidad de: Anotar la cantidad recibida en letras.

9. En Concepto de: Detalle claramente el número de facturas o notas de
débitos o causas que dio origen al documento.
10. Efectivo: Marque con una X, si el monto recibido es en efectivo.
11. Cheque: Marque con una X, si el monto recibido esta emitido a través de un
cheque.
12. Banco: Anote el nombre del banco en que se cobrara el valor recibido en
cheque.
13. CK: Anote el número de cheque recibido.
Firma y Sello del cajero: Firma de identidad del cajero y sello de caja.

1
2 RECIBO OFICIAL DE CAJA F (02)
№___3________
FECHA _________4______________
RECIBIMOS DEL SR: _______6_______________________________________________________
A CUENTA DE: ______7____________________________________________________________
LA CANTIDAD DE: _______8________________________________________________________
A PLICARSE: _________9__________________________________________________________
________________________________________________________________________________
__________________
CHEQUE: ________12_______________ C$/$___________________________ BANCO:

____________11____________
EFECTIVO: _____10________________ C$/$___________________________
TOTA: __________________________ C$/$___________________________
FIRMA DEL CAJERO

FLUJOGRAMA DE RECIBO OFICIAL DE CAJA
El responsable
de caja
Recibo oficial de 1 2
Elabora el recibo caja O
oficial de caja
Entrega la El cliente recibe el

original al recibo de caja
cliente original
Entrega copia 1
al responsable
de contabilidad
El responsable de
contabilidad
Recibe copia 1 del
recibo de caja
Archiva la
copia 2 del
recibo de caja
FIN

COMPROBANTE DE CAJA CHICA F (03)
Concepto
Documento que sirve de prueba de un desembolso en efectivo. Documento que

sirve como evidencia de la autoridad que se tiene para autorizar un desembolso en
efectivo.
Objetivo
Formalizar los pagos efectuados a través del Fondo de Caja Chica.
Preparado por
Encargado del Fondo de Caja Chica.
Frecuencia
Una vez al mes.
Distribución
Original: Contabilidad, los recibe adjunto con el reembolso de Caja Chica para su
revisión y posteriormente como soporte en el comprobante de pago.
Copia 1: Encargado del Fondo – Archivo permanente.
1. DATASYSTEM S.A: Para identificar la razón social o de la empresa.

2. Comprobante de Caja Chica: Identificación del documento.
3. Fecha: Fecha en que se elabora el comprobante.
4. Pagado a: Nombre de la persona a quien se efectúa el pago.
5. La cantidad de: Importe del dinero pagado (en números).
6. En letras: Importe del dinero pagado (en letras).
7. Concepto del pago: Breve explicación del motivo del pago.
8. Cta. No.: Código de la cuenta.
9. Nombre: Nombre de la cuenta.
10. Importe: Cantidad de dinero del movimiento u operación.
11. Hecho por: Firma del encargado del Fondo.
12. Autorizado por: Firma del responsable de los fondos o dueño del negocio.
Recibí conforme: Firma del que recibe el dinero.

1
2 COMPROBANTE DE CAJA CHICA F (03)
№. ____3_____
PAGADO A: _______________4_______________________ LA CANTIDAD DE C$/$________5____________
EN LETRAS: _________6_____________________________________________________________________
DEBITESE A
8 CTA. № 9 NOMBRE 10 IMPORTE
CONCEPTODELPAGO: __________7___________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________
____________________
________11___________ __________12_____________ _________13___________

Hecho por Autorizado por Recibí conforme

FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE CAJA CHICA
Responsable
del fondo
Comprobante
Comprobante de de
Elabora el caja chica
comprobante caja chica O 1
de fondo
Firma hecho por y El beneficiario firma recibí

entrega el comprobante conforme en el comprobante
de caja chica de caja chica
Entrega el comprobante
de caja chica al El departamento de
departamento de contabilidad recibe
contabilidad comprobante de caja
chica o
Recibe el
comprobante de pago
autorizado
Archiva el
comprobante de
caja chica 1
FIN

ENTRADA DE BODEGA F (04)
Concepto
El inicio del proceso se sitúa en la llegada de la mercancía al almacén, como

resultado de una necesidad concreta (pedido interno).
Objetivo
El reporte de recepción es el documento oficial que se elabora para dar ingreso a

bodega de producto o bienes requeridos. Este documento tiene por objetivo:
 Recopilar información y controlar las unidades compradas que entran a

bodega.
 Responsabilizar al responsable de bodega de la recepción y custodia de los
productos recibidos.
 Constatar cada compra que ingresa a la bodega que estén de acuerdo a la
orden de compra emitida por la empresa.
Preparado por
El responsable de bodega.
Frecuencia
Se emite por las compras efectuadas de bienes necesarios para el desarrollo de

las operaciones de DIGITAL STORE, S.A.
Distribución
Original: Contabilidad para soportar la contabilización de las compras efectuadas,

si la compra es de contado se adjunta al comprobante de pago y si es al crédito se
adjunta a la orden de compra, para soportar el comprobante de diario por las
compras del mes.
Copia 1: Bodega, para actualizar los registros de los auxiliares que se manejan en
bodega para efecto de control a su vez que dejan constancia de los bienes que han
ingresado a la bodega de DIGITAL STORE S.A.
1. DIGITAL STORE, S.A: Para identificar la razón social de la empresa.

2. Reporte de Recepción: Nombrar el documento que estamos utilizando.
3. Numeración: Pre numeración secuencial utilizada para control de formas.
4. Fecha: Fecha en la que se decepciona la mercancía en bodega de DIGITAL
STORE, S.A
5. Proveedor: Nombre completo del proveedor que realiza la entrega de los
productos solicitados conforme la orden de compra y factura emitidas.
6. Orden de Compra: Indicar el número de la orden de compra en la que se
solicita los productos recibidos.
7. Factura: Número de la factura extendida, con la que damos ingreso.
8. Tipo de entrada: Indicar con una X cual es el motivo que está originando la
entrada de los productos en bodega.
9. Código: El código correspondiente del producto decepcionado conforme
clasificación del catálogo de productos de la empresa.
10. Cantidad: La cantidad de artículos recibidos conforme facturas.
11. Descripción del producto: Anotar los nombres de los productos recibidos.
12. Unidad de medida: Anotar el tipo de medida que corresponde a cada
artículo.
13. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los
proveedores.
14. Valor total: Anotar el valor total de los productos el cual será el producto de
multiplicar la cantidad con el precio unitario.
15. Total: Indicar el monto total generado por la sumatoria de los valores totales.
16. Elaborado por: La firma de la persona que elabora la orden de compra.
Recibido en Bodega por: La firma del responsable o encargado de bodega.

1
2 ENTRADA DE BODEGA F (04)
FECHA: __________4_______________ №: _____3________
NOMBRE DEL PROVEEDOR: ______________5____________ FACTURA №: _______6______
TIPO DE INGRESO: (COMPRA): _________7_________________
9 CODIGO 10 DESCRIPCION 11 CANTIDAD 12 COSTO 13 COSTO

UNITARIO TOTAL
14 TOTAL
____________15_____________________ __________________16______________
RECIBIDO POR REVISADO POR

FLUJOGRAMA DE ENTRADA DE BODEGA
Responsable
de bodega
Entrada de 1
Elabora la entrada bodega 0
de bodega
Entrega la
entrada de El dpto. De contabilidad
bodega al recibe la entrada de
departamento de bodega O
contabilidad
Archiva la copia 1
entrada de bodega
FIN

SALIDA DE BODEGA F (05)
Concepto
Este proceso termina cuando las mercancías almacenadas pasan a formar parte de
un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el ámbito de responsabilidad se
traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestión de la distribución.
Este proceso termina cuando las mercancías almacenadas pasan a formar parte de
un pedido y se liberan. A partir de ese punto, el ámbito de responsabilidad se
traslada a otro proceso vinculado a este, denominado Gestión de la distribución.
Objetivo
Informar a la contabilidad acerca de los productos despachados de bodega a otros

lugares en que están depositados. Es el documento oficial que sirve de control y
soporte a todo tipo de salida de existencia en bodega.
Preparado por
El encargado de bodega.
Frecuencia
Se emite por cada despacho o entrega del producto.
Distribución
Original: Contabilidad para soportar la contabilización de los productos entregados,

con él se recapitula y se elabora el comprobante de diario por la salida de bodega
del periodo.
Copia 1: Bodega, para actualizar los registros de los auxiliares que se manejan en
bodega para efecto de control a su vez que dejan constancia de los productos
entregado.
Copia 2: Cliente la cual sirve de constancia que se recibieron los bienes

satisfactoriamente, conforme facturación.
1. DIGITAL STORE, S.A: Identificar la razón social de la empresa.

2. Salida de Bodega: Nombre del documento que utilizamos.
3. Numeración: Pre numeración secuencial para control del formato.
4. Fecha: Fecha en la que bodega entrega la mercancía.
5. Cargo a Departamento: Nombre completo del departamento que realiza la
requisición de los productos a entregar.

6. Tipo de Salida: Indicar con una X cual es el motivo que está originando la
salida de los productos en bodega.
7. Código: Código correspondiente del producto a salir de bodega conforme a
clasificación del catálogo del producto de la empresa.
8. Cantidad: Cantidad de artículos a entregar conforme la requisición y
existencia en bodega.
9. Descripción del Producto: Anotar los nombres de los productos a entregar.
10. Unidad de Medida: Anotar el tipo de medida que corresponde a cada
artículo.
11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual corresponderá al
precio promedio conforme al determinado en la tarjeta de control de
inventario.
12. Valor Total: Anotar el valor total de los productos el cual será producto de
13. Total: Anotar el monto total generado de la sumatoria de todos los valores
totales.
15. Entregado por: Firma de la persona responsable de bodega que verifica la
salida de los bienes solicitado.
16. Recibido por: Firma de la persona responsable de retirar los artículos de
bodega.

1
2 SALIDA DE BODEGA F (05)
FECHA: _________4___________ №: _______3_______
CARGO A DEPARTAMENTO DE: _______________5____________________________________
6 TIPO DE SALIDA
REQUISION: TRASLADO:
DEVOLUCION: BAJA DE INV:
7 8 10 DESCRIPCION 11 12 PRECIO 13 VALOR

CODIGO CANTIDAD UNIDAD/MED UNIT TOTAL
ELABORADO POR:_____14______ ENTREGADO POR: _____15______ RECIBIDO POR:

__16_____
ORIGINAL: CONTABILIDAD
COPIA 1: BODEGA

FLUJOGRAMA DE SALIDA DE BODEGA
Responsable
de bodega
Salida de 1
bodega 0
Elabora la salida
de bodega
Entrega la salida
El dpto. De contabilidad
de bodega al
recibe la salida de
departamento de
bodega O
contabilidad
Archiva la copia 1
salida de bodega
FIN

COMPROBANTE DE DIARIO F (06)
Concepto
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier

operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
Objetivo
Formalizar a través de documentos los asientos contables que se originan de las

transacciones financieras de la empresa.
Preparado por
Contador que desarrolle la actividad.
Frecuencia
Distribución
Original: Contabilidad, para registros en libros auxiliares y legales, archivándose

posteriormente en legajo del mes.
1. DIGITAL STORE S.A: Para identificar la razón social o de la empresa.

2. Comprobante de Diario: Identificación del documento.
3. No: Número consecutivo del comprobante de diario.
4. Fecha: Fecha de elaboración del comprobante de diario.
5. Concepto: Concepto o descripción de la operación.
6. Código: Código de las cuentas y sub-cuentas ya sea de débito o crédito.
7. Detalle: Nombre de las cuentas y sub-cuentas.
8. Parcial: Importe correspondiente a las sub-cuentas.
9. Debe: Importe deudor de las cuentas.
10. Haber: Importe acreedor de las cuentas.
11. Totales: Sumas iguales de debe y haber.
12. Elaborado por: Firma del contador que elabora el comprobante de diario.
13. Revisado por: Firma del responsable de contabilidad.
Autorizado por: Firma del Gerente Financiero.

1
2 COMPROBANTE DE DIARIO F (06)
FECHA: ___4_________ №: ____3_____
CONCEPTO: 5
6 CUENTA № 7 NOMBRE DE LA CUENTA 8 PARCIAL 9 DEBE 10 HABER
11
TOTALES
________12___________ ________13___________ ________14___________

ELAORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR

FLUJOGRAMA DE COMPROBANTE DE DIARIO
CONTADOR
Comprobante
Elabora el de diario O
comprobante de
diario
Entrega el El gerente financiero

comprobante de autoriza el
diario comprobante de
diario
Recibe el
comprobante de
diario autorizado
Archiva el
comprobante de
diario O
FIN
AUXILIAR DE MAYOR F (07)
Concepto
Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza en análisis o detalle de
las cuentas colectivas (cuentas de mayor).
Objetivo
Permitir en el análisis detallado de los movimientos de las sub-cuentas que

conforman las cuentas del mayor general.
Preparado por
Contador que desarrolla esta actividad.
Frecuencia
Cada vez que se realice una operación que afecte él debe y/o haber de las
cuentas.
Distribución
Original: Contabilidad, para registro y control detallado de las transacciones

financieras.
1. DIGITAL STORE S.A: Para identificar la razón social o de la empresa.

2. Auxiliar de Mayor: Identificación del documento.
3. No.: Número consecutivo del auxiliar de mayor.
4. Cuenta: Código y nombre de la cuenta de mayor.
5. Sub-cuenta: Código y nombre de la sub-cuenta correspondiente.
6. Fecha: Fecha de elaboración del documento fuente. (Comprobante de pago,
etc.).
7. Comprobante: Número del documento fuente en que se registra la
operación.
8. Referencias: Breve detalle de la operación registrada.
9. Debe: Monto de movimientos deudores.
10. Haber: Monto de movimientos acreedores.
Saldo: Valor acumulado en la cuenta según su naturaleza.

1
2 AUXILIAR DEL MAYOR F (07)
CUENTA: _________________4_________________________ HOJA №: __3________
SUB-CUENTAS: ____________5_________________________
6 FECHA 7 COMPROBANTE 8 REFERENCIAS 9 DEBE 10 HABER 11 SALDO

__________12______________ ____________13_______________ _____________14_______________
ELABORADO POR REVISADO POR AUTORIZADO POR

FLUJOGRAMA DE AUXILIAR DE MAYOR
CONTADOR
Auxiliar
Elabora el mayor O
auxiliar de
mayor
Entrega el El gerente financiero

auxiliar de autoriza el auxiliar
mayor mayor
Recibe el auxiliar
mayor autorizado
Archiva el
auxiliar mayor O
FIN
NOTA DE DÉBITO F (08)
Concepto
Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica

haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el
concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora
en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de
una cuenta.
Objetivo
Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de
las operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismo o
personas.
Preparado por
Por el contador.
Frecuencia
Cada vez que se requiera realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas.
Distribución
Original: Se emite al cliente o proveedor interesado.
Copia 1: Se emite al responsable de cobro o pago según el caso, quien adjuntara

los documentos soportes y dará curso de la operación que se derive, ya sea pago,
recuperación o aplicación a otras operaciones.
Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad al finalizar el mes se recapitula

todas las notas emitidas en el periodo y se elabora un comprobante de diario.
1. DIGITAL STORE, S.A: Para identificar a la empresa.

2. Nota de Crédito: Nombre del documento que elaboramos.
3. Numeración: Indica la numeración secuencial.
4. Fecha: Lugar, día, mes y año en que se realiza la nota de débito.
5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiaria o empresa a quien
corresponde realizar la nota.
6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números.
7. Concepto: El motivo por el cual se emite la nota de débito.
8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a la cuenta.
9. Nombre de la Cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el débito.
10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de subcuenta.
13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el
haber.
14. Elaborado por: Nombre del contador que elabora la nota.
15. Revisado por: Firma del contador general que revisa la nota.
Autorizado por: Firma del financiero.

1
2 NOTA DE DEBITO F (08)
LUGAR Y FECHA: _____________4_____________ №: __3____
SEÑORES: _____________5__________________________________________________
Notificamos que hemos Debitado, a su apreciable cuenta la cantidad de

C$________6_____________________________________________________________________
_____________________________
Concepto de ___________________7_________________________________________________
________________________________________________________________________________
8 CUENTA № 9 NOMBE DE LA CUENTA 10 PARCIAL 11 DEBE 12 HABER
ELABORADO POR: ______13________ REVISADO POR: _____14_____ AUTORIZADO

POR:____15________
ORIGINAL:CLIENTE
COPIA1: RESPON. CART Y COBRO
COPIA2: COTABILIDAD

FLUJOGRAMA DE NOTA DE DEBITO
Contador
1 2
Nota de débito
Elabora la nota O
de debito
Entrega la nota El gerente financiero

de debito autoriza la nota de debito
Entrega la nota El cliente recibe la nota

de debito de débito O
Entrega la nota El responsable de cobro

de debito recibe la nota de débito 1
Archiva la nota
de débito 2
FIN

NOTA DE CRÉDITO F (09)
Concepto
Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan

conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta
comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el
cliente.
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto

de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que
se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden
ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Objetivo
Efectuar y hacer del conocimiento de los afectados, los ajustes que se derivan de
las operaciones con clientes o proveedores, así como otras entidades, organismos
y personas.
Preparado por
El contador.
Frecuencia
Cada vez que se requieran realizar un debito a un tercero o áreas descentralizadas.
Distribución
Original: Se emite al cliente o proveedor interesado.
Copia 1: Se remite al responsable de cobro o pagos según el caso, quien adjuntara

los documentos soportes y dará curso de la operación que se derive, ya sea pago,
recuperación o aplicación a otras operaciones.
Copia 2: Se archiva temporalmente en contabilidad para que al finalizar el mes se

recapitule todas las notas emitidas en el periodo y se elabore un comprobante de
diario.

1. DIGITAL STORE, S.A: Para identificar a la empresa.
2. Nota de Crédito: Nombre del documento que elaboramos.
3. Numeración: Indica la numeración secuencial.
4. Fecha: Lugar, día, mes y año en que se realiza la nota de crédito.
5. Señores: Nombre completo de la persona beneficiaria o empresa a quien
corresponde realizar la nota.
6. La cantidad: Valor del monto detallado en letras y números.
7. Concepto: El motivo por el cual se emite la nota de crédito.
8. Cuenta: El código asignado en el catálogo a la cuenta.
9. Nombre de la Cuenta: Nombre de la cuenta que se está aplicando el crédito.
10. Parcial: Detalle de la cuenta a nivel de subcuenta.
13. Totales: Monto total de la sumatoria resultante de la columna del debe y el
haber.
14. Elaborado por: Nombre del contador que elabora la nota.
15. Revisado por: Firma del contador general que revisa la nota.
16. Autorizado por: Firma del financiero.

1
2 NOTA DE CREDITO F (09)
LUGAR Y FECHA: ___________4_________________ №: __3____
SEÑORES: ____________5__________________________________________________________
Notificamos que hemos Acreditado, a su apreciable cuenta la cantidad de C$ / ____6_________

_________________________________________________________
Concepto de________7_____________________________________________________________
________________________________________________________________________________
8 CUENTA № 9 NOMBE DE LA CUENTA 10 PARCIAL 11 DEBE 12 HABER
ELABORADO POR: ___13______ REVISADO POR: ___14________ AUTORIZADO POR: ______15________
ORIGINAL:CLIENTE
COPIA 1: COTABILIDAD

FLUJOGRAMA DE NOTA DE CREDITO
Contador
1 2
Nota de crédito
Elabora la nota O
de crédito
El gerente financiero
Entrega la nota
autoriza la nota de
de crédito
crédito
Entrega la nota El cliente recibe la nota

de crédito de crédito O
El responsable de cobro
Entrega la nota
recibe la nota de crédito
de crédito
1
Archiva la nota
de crédito 2
FIN
1.

ARQUEO GENERAL DE CAJA F (10)
Concepto
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante

un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que
se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también
para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.
Objetivo
Este formulario está diseñado para realizar recuento físico del dinero existente en
caja (billetes, cheques), con el fin de verificar que el manejo de los fondos es
manejado y controlado adecuadamente.
Preparado por
Es practicado por el Contador.
Frecuencia
Son utilizados en forma periódica, por los encargados de realizar arqueos de la caja
general.
Distribución
Original: Departamento de contabilidad como soporte de la verificación en el efectivo

de la empresa.
Copia: Cajero, constancia del arqueo efectuado.

2. Arqueo de Caja: Identificación del documento.
3. Responsable: Nombre completo de la persona que tiene asignado el fondo.
4. Practicado a las: Hora, día, mes y año en que se practica el arqueo.
5. Cantidad: Cantidad de billetes o monedas que se encuentran según la
denominación respectiva.
6. Denominación: El detalle de las denominaciones del efectivo arqueado.
7. Valor: Es el producto de multiplicar la cantidad de billetes o monedas por su
denominación.
8. Sub total: El resultado de sumar los valores anotados en la columna de valor.

9. Emitido por: Nombre de la empresa o persona que emite el cheque a favor
de la empresa.
10. Cheque: Anotar el número del cheque recibido.
11. Banco: Anotar el nombre del banco que gira el cheque.
12. Valor: El monto del cheque en forma numérica.
13. De Sub total: El resultado de sumar los valores anotados de los cheques en
la columna de valor.
14. Total: Es la suma total del efectivo encontrado.
15. Firma del cajero: Firma de la persona a cargo de la caja.
16. Contador: Firma del contador que práctico el arqueo.

1 2 ARQUEO DE CAJA F (10)
RESPONSABLE:___________________3_____________________ CAJA №:______4_________
PRACTICADO A LAS:______5____, HORAS DEL DIA:________ DEL MES:_____ DEL AÑO:_______
EFECTIVO
BILLETES Y MONEDAS:
6 CANTIDAD DENOMINACION 7 VALOR
500.00
200.00
100.00
50.00
20.00
10.00
5.00
1.00
0.50
0.25
0.10
0.05
8 SUB TOTAL
CKEQUES
9 EMITIDO POR 10 CK# 11 BANCO 12 VALOR
13 SUB TOTAL
14 TOTAL

Declaro que el valor de C$_________15________, representa la totalidad de los valores que
tengo en mi poder, que son propiedad de la Empresa_________16___________ que fueron
contados en mi presencia y devueltos a su entera disposición.
______17____________ ___________18_______________
CAJERO CONTADOR
ORIGINAL:CONTABILIDAD COPIA: CAJERO

FLUJOGRAMA DE ARQUEO DE CAJA
Contador
1
Arqueo O
Elabora el
arqueo
Firma el arqueo y
El responsable de caja
solicita firma al
firma
responsable
Recibe el arqueo
El responsable recibe
firmado y
copia 1 de arqueo
entrega copia
Archiva arqueo
original
FIN
ORDEN DE COMPRA F (11)
Concepto
Una orden de compra o nota de pedido es un documento que un comprador entrega

a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a
comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos
importantes para la operación comercial.
Objetivo
La orden de compra cumple con el objetivo de formalizar las compras de los bienes
materiales y cualquier artículo requerido por la empresa los cuales son necesarios
para el desarrollo de las actividades de operación. A través de este documento se
garantiza que los productos recibidos sean los solicitados, con el cual se constata
la información; así como también se registra oportunamente los pasivos
oportunamente en caso que la adquisición se realizara de crédito.
Preparado por
Responsable de compra.
Frecuencia
Se emite por las compras a efectuar de productos necesarios para el desarrollo de

las operaciones de la empresa.
Distribución
Original: Proveedor para facturar los artículos requeridos.
Copia 1: Contabilidad para soportar facturar de comprobantes de pago.
Copia 2: Bodega, la cual constará que los artículos entregados con los solicitados.

2. Orden de Compra: Para nombrar el documento a utilizar.
3. Numeración: Pre numeración secuencial para el control de los formatos.
4. Proveedor: Nombre completo del proveedor que suplirá los productos o
razón social si es persona jurídica.
5. Fecha pedido: Fecha en la que se realiza la solicitud al proveedor.
6. Dirección: Dirección de la sucursal de la empresa a la que se realizó la orden
de compra.

7. Fecha de pago: Fecha en la que se le indica al proveedor se realizará el
pago.
8. Cantidad: La cantidad de artículos solicitados conforme las requisiciones
recibidas.
9. Código: El código correspondiente a la del producto solicitado conforme
clasificación de productos de la empresa.
10. Descripción del producto: Anotar el nombre de los productos solicitados.
11. Precio Unitario: Anotar el precio del producto, el cual fue brindado por los
proveedores.
12. Total: Anotar el valor total de los productos el cual será el producto de
13. TOTAL: Anotar el total generado de la sumatoria de los montos.
15. Revisado por: La firma de la persona encargada de revisar las órdenes de
compra que se emiten.
16. Autorizado por: La firma y sello de las personas facultada para autorizar las
órdenes de compra.

ORDEN DE COMPRA F (11) N⁰______
Proveedor: Tel:
Dirección: Fax:
Fecha del pedid Fecha de entrega:
Términos de entrega: Forma de Pago:
Cantidad Código U.M Descripción P. Unitario Importe
Subtotal
IVA 15%
Total
Observaciones:

Sellos y firma Autorizada

FLUJOGRAMA DE ORDEN DE COMPRA
BODEGA
Elabora la Orden de 1
orden de compra O
compra
Entrega la El gerente
orden de administrativo
compra autoriza la orden de
compra
Entrega la
orden de El proveedor recibe la
compra al orden de compra O
proveedor
Entrega la
El contador recibe la
orden de
orden de compra 1
compra
Archiva copia 2
de orden de
compra
FIN

FACTURA DE CONTADO F (12)
Concepto
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda

concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal.
Objetivo
Controlar los ingresos de las ventas de contado de los productos en venta por la
empresa DIGITAL STORE, S.A.
Preparado por
Los vendedores de la empresa o responsable del área de ventas.
Frecuencia
Se emite por cada transacción originada de venta al contado.
Distribución
Original: Cliente.
Copia 1: Contabilidad (comprobante de pago).
Copia 2: Bodega.
1. DIGITAL STORE, S.A: Para identificar la razón social.

2. Factura de contado: Para nombrar el formulario utilizado.
3. Numeración: Para controlar las facturas por las ventas realizadas.
4. Fecha: Indica el día, mes y año que se emite la factura de contado.
5. Cliente: Para identificar a quien se le vendió el producto.
6. Dirección: Para conocer la ubicación del cliente.
7. Teléfono: Para ubicar al cliente.
8. Vendedor: Nombre del vendedor que facturo el producto por algún reclamo
y para pago de comisiones por ventas si las hubiese.
9. Código del vendedor: Número asignado por el jefe del departamento de
venta para controlar a los vendedores que laboran en la empresa.
10. Código: Identifica el tipo de producto que se vendió, con el código asignado
conforme el catálogo de productos destinado para la venta.
11. Cantidad: Identifica el número de unidades que solicita el cliente.
12. Descripción: Características del artículo o producto.
13. Unidad de medida: Conforme la unidad que se utiliza.
14. Precio unitario: Se refiere al valor por unidad.
15. Valor total: Es la cantidad por el precio.
16. Sub-total: Es la suma que se realiza antes del impuesto.
17. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme
autorizaciones previas del encargo del departamento.
18. Impuestos: Cálculo del valor del IGV a retener.
19. Total: Valor total a pagar en números.
20. Firma del vendedor: Del vendedor que elaboro la factura.

Factura de Contado F (12)
N⁰
Fecha:
Nombre del Cliente: Teléfono:
Dirección: Código:
Vendedor:
Código Cantidad Descripción Unid/Med Precio Unit Valor Total
Subtotal
Descuento
IVA 15%
Total
Nota: Revise su mercadería al momento de recibirla, no aceptamos

devoluciones
Original: Cliente vendedor

Copia1: Contabilidad
Vendedor

Copia2: Bodega
FLUJOGRAMA DE FACTURA AL CONTADO

Vendedor
1 2
Factura de
contado O
Elabora factura
Entrega la
factura El cliente recibe la
factura de contado O
El responsable de
Entrega la contabilidad recibe la
factura
factura de contado 1
El responsable de bodega
Entrega la recibe la factura de
factura contado 2
FIN

FACTURA DE CRÉDITO F (13)
Concepto
La Factura de Crédito es en sí un título valor, tal como lo define la propia ley; y para
ejercer de derecho que significa el hecho de poseer un título valor, se hace
necesaria la tenencia del documento, además su valor surge de su propia literalidad,
lo que implica que el documento vale por lo que contiene escrito y firmado; y es
autónomo, o sea que vale por sí mismo, y el deudor no puede escudarse ante el
portador legítimo con cualquier justificación para negar su obligación de pagar lo
escrito, con el exacto alcance de lo que surge del instrumento.
Objetivo
Controlar los ingresos de las ventas de crédito de los productos, vendidos por la
empresa.
Preparado por
Los vendedores de la empresa o responsable del área de ventas.
Frecuencia
Se emite por cada transacción originada de venta al crédito.
Distribución
Original: Cliente.
Copia 1: Contabilidad (comprobante de pago).
Copia 2: Bodega.
1. DIGITAL STORE, S.A: Para identificar la razón social.

2. Factura de crédito: Para nombrar el formulario utilizado.
3. Número: Para controlar las facturas por ventas realizada al crédito.
4. Fecha: Indica el día, mes y año que se emite la factura de crédito.
5. Cliente: Para identificar a quien se le vendió el producto.
6. Dirección: Para conocer la ubicación del cliente.
7. Teléfono: Para ubicar al cliente.

8. Vendedor: Nombre del vendedor que facturo el producto por algún reclamo
y para pago de comisiones por ventas si las hubiese.
9. Código del vendedor: Número asignado por el jefe del departamento de
venta para controlar a los vendedores que laboran en la empresa.
10. Código: Identifica el tipo de producto que se vendió, con el código asignado
conforme el catálogo de productos destinado para la venta.
11. Cantidad: Identifica el número de unidades que solicita el cliente.
12. Descripción: Características del artículo o producto.
13. Unidad de medida: Conforme la unidad que se utiliza.
14. Precio unitario: Se refiere al valor por unidad.
15. Valor total: Es la cantidad por el precio.
16. Sub-total: Es la suma que se realiza antes del impuesto.
17. Descuento: Si hubiese descuentos, aplicar los porcentajes conforme
autorizaciones previas del encargo del departamento.
18. Impuestos: Cálculo del valor del IGV a retener.
19. Total: Valor total a pagar en números.
20. Firma del vendedor: Del vendedor que elaboro la factura.
21. Firma de autorizado: La factura de crédito deberá de estar autorizado por
el gerente de comercialización.
22. Firma del cliente: La factura de crédito deberá de obligar al cliente a firmar
la misma por el crédito otorgado, el cual obliga a cancelar la misma en el
período convenido.

Factura de Crédito F (13)
N⁰
Fecha:
Nombre del Cliente:
Dirección: Teléfono:
Vendedor: Código:
Código Cantidad Descripción Unit/Med Precio Valor

Unit Total
Subtotal
Descuento
IVA 15%
Total

Nota: Revise su mercadería al momento de recibirla, no aceptamos devoluciones
Yo/Nosotros pagaremos a la orden de DATASYSTEM SA el valor recibido en

mercadería según factura arriba descrita en la oficina del departamento de
el valor de C$/$ en caso de
Mora reconoceré/más un porcentaje por intereses equivalentes al %
mensual sobre El saldo a la fecha. El saldo pendiente de esta factura queda
convenio con riesgo cambiario de acuerdo a la paridad legal del córdoba. (Moneda
Nacional) respecto al dólar establecido por el Banco Central de Nicaragua,
Conforme a la ley bancaria 192 articulo NO 16.
Vendedor : Autorizado: Cliente:
Original: Clientes
Copia1: Contabilidad
Copia2: Bodega

FLUJOGRAMA DE FACTURA AL CREDITO
Vendedor
2
1
Factura de
Elabora factura crédito O
El gerente de ventas
Entrega la
autoriza la factura de
factura
crédito
El cliente firma factura

Entrega la de crédito y recibe copia
factura 1
recibe y guarda la El responsable de
Entrega la
factura de crédito O hasta bodega recibe
factura
pago del cliente factura de crédito 2
El cliente entrega la factura O y
paga recibe la factura 1
El cliente recibe la FIN

factura O

CONCLUSIÓN
Mediante el presente trabajo en DIGITALSTORE S.A podemos culminar:
 Por medio del presente Diseño de Sistema Contable se proporciona una guía
que permita la implementación de una adecuada organización, segregación
de funciones y delimitación de responsabilidades, además de políticas,
normas y procedimientos que facilite el desempeño de las actividades en
forma eficiente y proporcione información financiera acertada para la toma
de decisiones dentro de la empresa.
 Esta guía está diseñada en el área de Contabilidad de la empresa DIGITAL

STORE, S.A lo cual involucra al personal que labora en esta área
administrativa. .
 La implementación del presente Sistema Contable en DIGITAL STORE S.A

permitirá volver más eficientes y eficaces sus operaciones, además
salvaguardar los activos y mantener una contabilidad que le permitirá tener
una visión general sobre la situación económica y financiera de la empresa.

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Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua

RecintO Universitario “Carlos Fonseca Amador”

ORGANIZACIÓN Y SISTEMA CONTABLE.

Indira Yunieth Torres Acosta.

Grupo: 4441 Aula: D-9

Organización y Sistema Contable Página 3

Organización y Sistema Contable Página 4

Organización y Sistema Contable Página 5

Organización y Sistema Contable Página 6

El presente trabajo tiene como finalidad diseñar un sistema contable a la empresa

Además, el objetivo esencial de nuestro trabajo es diseñar el sistema contable de

Organización y Sistema Contable Página 7

 Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas

 Elaborar el Manual de Normas y Procedimientos administrativos.

 Detallar las políticas administrativas y contables de la empresa.

 Establecer un manual sobre los puestos y funciones de la empresa.

 Diseñar un manual de los formatos y su respectivo instructivo de uso.

Organización y Sistema Contable Página 8

Organización y Sistema Contable Página 9

El objetivo de DIGITAL STORE, S.A es ofrecer soluciones perfectamente alineadas

Organización y Sistema Contable Página 10

Encargado Vendedores Cobros

Organización y Sistema Contable Página 11

CATÁLOGO DE CUENTAS E INSTRUCTIVO

Organización y Sistema Contable Página 12

Presentamos el siguiente Manual de Registro Contable correspondiente a la

La Normas de uso de este Catálogo de Cuentas Contables de la empresa DIGITAL

Organización y Sistema Contable Página 13

 Estructurar un Catálogo de Cuentas que contenga todas las cuentas

 Facilitar el proceso de contabilización de la empresa.

Esta guía está diseñada en el área de Contabilidad de la empresa DIGITAL STORE,

Organización y Sistema Contable Página 14

Organización y Sistema Contable Página 15

2-1-04-02-001 Vacaciones PASIVO sub-sub cta

2-1-04-02-003 Indemnizacion PASIVO sub-sub cta

Organización y Sistema Contable Página 16

El Catálogo de Cuentas ha sido estructurado estableciéndose 5 niveles siendo

Clase : Se identifica con el primer dígito.

Grupo : Se identifica con los dos primeros dígitos.

Cta de mayor : Se identifica con los tres primeros dígitos.

Sub cuenta : Se identifica con los cuatro primeros dígitos.

Sub sub. Cuenta : Se identifica con los cinco primer dígitos.

Se encuentran los componentes que forman la clasificación genérica del catálogo

Se encuentra las divisiones de los grupos de la clasificación genérica la que

Se encuentra las cuentas de mayor que corresponde a las divisiones de grupos de

Organización y Sistema Contable Página 18

Se encuentran en las Sub. Cuentas de mayor que corresponden a las divisiones

CUENTAS DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

Rubros del estado de situación financiera

Codificación Descripción Naturaleza

El segundo de los dígitos define a cuál de los grupos de clasificación más

1-1 Activo corriente

1-1-01 Efectivo y equivalentes de efectivo.

Organización y Sistema Contable Página 19

El cuarto dígito identifica el nivel de subcuentas

1-1-01 Efectivo y equivalentes de efectivo

El quinto dígito identifican el nivel de sub-sub-cuentas.

El primer dígito del código describe su principal rubro y la naturaleza de su saldo.

Codificación Descripción Naturaleza

El segundo dígito de su código identifica el tipo de ingreso o egreso de los grupos

Organización y Sistema Contable Página 20

El cuarto dígito identifican el nivel de subcuenta.

4-1-01 Ventas Totales