Guía para el manejo de la información

Tabla de contenido

TABLA DE CONTENIDO
Contextualización

Instructivo para el manejo de la información relacionada con el ingreso de materiales al almacén

Ejercicio

Lista de chequeo

Conclusión

Fuentes

Créditos

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Contextualización

Contextualización

Estimado aprendiz, las organizaciones deben implementar, dentro

de sus procedimientos, el empleo de instructivos o manuales que
faciliten la recolección de datos e información, de una manera sis-
tematizada, ordenada y precisa de acuerdo con los requerimientos
establecidos por estas.

La sistematización de la información permite involucrar a todos los

actores de la cadena que participan en la recolección de informa-
ción y datos logísticos, y determina la manera en que se realizarán
las actividades y los beneficios que se conseguirán; también, facili-
ta el desarrollo de las funciones del talento humano, al destacar la
importancia que tiene la información dentro de cada proceso y su
procedencia y al procurar la circulación y difusión de la misma a las
áreas que lo precisan.

Justamente, el siguiente documento se ha desarrollado para que us-

ted tenga claridad acerca de cuál debe ser el manejo de la informa-
ción relacionada con los procedimientos logísticos, al interior de la
organización.

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Instructivo para el manejo de la información relacionada con el ingreso de materiales al almacén

A continuación, encontrará una guía que lo orientará en el manejo de la información referida a cualquier área de la empresa. Se trata de un
instructivo para el manejo de la información relacionada con el ingreso de materiales al almacén, que se empleará como complemento a los
procedimientos diseñados en la organización para esta área.

Código: I-0001
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE
NUITE LA INFORMACIÓN RELACIONADA
S.A CON EL INGRESO DE MATERIALES AL ALMACÉN Versión: 0
S.A
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1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Definiciones

5. Documentos asociados

6. Manejo de información

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INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE
NUITE LA INFORMACIÓN RELACIONADA
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1. Objetivo
Velar por la aplicación de las normas en el manejo de la información “interna” (confidencial) de la organización, en particular, por el acceso a la
información relacionada con los procesos referidos al ingreso de materiales al almacén, en la empresa Nuite S.A.

2. Alcance
Este instructivo se aplica a toda la información “interna” (confidencial), relacionada con los procesos vinculados al ingreso de materiales al
almacén y manejada en la empresa Nuite S.A., y a todo el personal que requiere acceso a dicha información. El alcance de este instructivo
incluye los formatos para el registro de la información en Nuite S.A.

3. Responsables
• Usuario de la información: comprobar la procedencia de la información y solicitar autorización a los productores de la misma, cuando se
vaya a hacer empleo de ella.
• Productor de la información: constatar que el usuario se encuentre autorizado para recibir la información y, adicional a esto, que esté
comprometido a guardar confidencialidad con respecto a la misma

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4. Definiciones
Productor de la información: personal encargado de la recopilación y difusión de la información en donde se origina el proceso.

5. Documentos asociados
Procedimiento de ingreso de materiales a almacén

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6. Manejo de la información
a) Será responsabilidad del productor de la información, el envío oportuno de la documentación e información requerida al área respectiva.
b) Para la información relacionada con el ingreso de materiales al almacén, se debe diligenciar el formato que aparece en la figura 1.

FORMATO PARA EL INGRESO DE ARTICULOS AL ALMACÉN 2

NOMBRE DEL ARTICULO: 1

Código o referencia Fecha de recepción Proveedor Unidades que ingresan Descripción del Firma del responsable
del artículo artículo
3 4 5 6 7 8

Figura 1. Formato para el ingreso de artículos al almacén

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A continuación, se explican cada uno de los campos del formato:

1. Escriba el nombre del artículo o producto que ingresa al almacén.

2. Especifique el nombre del formato.

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3. Anote el número del código o referencia que identifica cuál es el producto.

4. Especifique la fecha en que el artículo ingresa al almacén.
5. Escriba el nombre del proveedor que hace entrega de la mercancía.
6. Detalle la cantidad de unidades que ingresan al almacén.
7. Escriba la información detallada de las características del producto o artículo que ingresa al almacén.
8. Registre la firma del funcionario responsable por la recepción de la mercancía.

c) Verificar que la mercancía ingresada esté conforme a las normas establecidas en la organización, con respecto a ubicación, estado del
producto, descripción técnica y referenciación. Asimismo, confirmar que estos datos coincidan con los descritos en el formato de ingreso
de artículos al almacén.
d) Archivar recibo y copia de la información suministrada en el formato de almacén en las carpetas correspondientes a cada proveedor.
e) Por último, el productor de la información debe difundirla y socializarla, ya sea en medio físico o vía correo electrónico, al usuario o área
siguiente en la cadena de suministros que requiera tal información, de manera que se garantice un adecuado manejo de la misma en ese
procedimiento subsiguiente. El propósito es suministrar oportunamente los datos que facilitarán la toma de decisiones.

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Ejercicio: A partir del modelo proporcionado en el instructivo para el manejo de la información, diseñe uno similar y aplíquelo al área lo-
gística de su preferencia

lista de chequeo: Es importante capacitar a los empleados en el uso de listas de chequeo para la recolección de la información, puesto
que estas constituyen una herramienta importante en dicho proceso. A continuación, en la tabla 1, veremos el ejemplo de una lista de che-
queo que fue aplicada por los empleados de Nuite S.A., para recolectar información de los clientes con respecto al producto que se entregó.

LISTA DE CHEQUEO

El producto entregado:

No. Requerimiento Cumple No cumple

1
Está dentro de los plazos establecidos para la entrega
x
2 Se encuentra en buen estado x
Está debidamente cerrado
3 x
4 Está conforme a lo que indican las especificaciones x
5 Satisface sus expectativas x

Los resultados de estas listas de chequeo permiten hallar inconformidades que quizás no fueron detectadas durante la fabricación del pro-
ducto y, entonces, poder emprender las mejoras necesarias..

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Conclusión

Conclusión

Un adecuado manejo de la información recopilada de los procesos logísticos, ya sea

por medio de listas de chequeo, instructivos u otros mecanismos diseñados por la em-
presa, permite determinar patrones y aplicar las correcciones correspondientes para el
manejo de los procedimientos, a la vez que facilita hacer seguimiento a los procesos a
partir de los resultados y análisis obtenidos de la información. Por ello, es indispensa-
ble que estos datos estén a entera disposición del área que los solicite, en el momento
oportuno, para que así se agilice la toma de decisiones y se contribuya, además, con la
identificación de áreas susceptibles de mejora.

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Fuentes

Fuentes

Ministerio del Interior, Gobierno de Chile. (2012). Procedimiento de manejo de informa-

ción con terceros o personal externo.

Recuperado el 19 de junio de 2013 de http://201.238.248.162/~server/docs/TIC/POLICY/

Procedimiento%20de%20Manejo%20de%20Informaci%F3n%20con%20terceros%20
o%20personal%20externo.pdf

Correos de México. (2012). Manual de procedimientos para la recepción, control y sumi-

nistro de los bienes del almacén central y depósitos en tránsito a nivel nacional.

Recuperado el 19 de junio de 2013 de http://www.correosdemexico.gob.mx/AcercaCo-

rreos/NormatecaInterna/Documents/RecursosMateriales/mp_almacen_central_y_de-
positos_temporales_a1.pdf

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Créditos

Experto

Hernando Oviedo

Asesor

Andrés Huertas

Diseñador

Jeickson Gil Herrera

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