PROCEDIMIENTO DE ACCIONES

PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
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1. OBJETIVO.

El objeto de este procedimiento es describir la sistemática que se seguirá

en SERVER & SUPPORT SAS para la gestión de las no conformidades,
acciones correctivas, acciones preventivas y reclamaciones en materia
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.

2. ALCANCE.

Este procedimiento es de aplicación a las no conformidades reales y/o

potenciales derivadas de las actividades llevadas por los distintos
departamentos que conforman SERVER & SUPPORT SAS

Es igualmente de aplicación a las acciones correctivas y/o preventivas

tomadas para prevenir la aparición de no conformidades potenciales.

3. GENERAL.

3.1. Definiciones.
a. No Conformidad:

Observación o detección del incumplimiento de alguno de los

requisitos impuestos por los procedimientos del SG-SST

b. Acciones correctivas.

Acciones que tienen por objeto eliminar las causas de una no

conformidad detectada, así como evitar su repetición.

c. Acción reparadora o inmediata.

Medida adoptada, en primera instancia, para minimizar o

eliminar, en lo posible, el impacto provocado por una no
conformidad detectada.

d. Acciones preventivas.

Acciones que tienen por objeto evitar que se produzca una

potencial no conformidad.

3.2. Responsabilidad y Autoridad.

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e. El Responsable de Auditoria. tiene la responsabilidad y autoridad de

generar y llevar a cabo el control de las solicitudes de las acciones
correctivas y/o preventivas, así como de informar al director de SERVER
& SUPPORT SAS sobre las acciones a implementar.

Todo el personal tiene la responsabilidad y autoridad de solicitar una

acción correctiva y/o preventiva, con el fin de prevenir la ocurrencia o
recurrencia de situaciones de no-conformidad relacionadas con el Sistema
de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo.

f. El Responsable del Departamento. tiene como responsabilidad y

autoridad de realizar el análisis de la causa raíz de la no-conformidad y
proponer las acciones necesarias para eliminarla, deben implementar
las acciones correctivas y preventivas en el tiempo establecido.

4. PROCEDIMIENTO.

Las no conformidades pueden derivar, entre otros, como resultado de:

a. Aplicación de malas prácticas en Seguridad y Salud en el trabajo

b. Incumplimiento puntual de algún requisito legal de aplicación.
c. Resultados de la revisión del SG-SST por la dirección.
d. Auditorías internas y externas.
e. Comunicaciones internas

4.1. Procedimiento de no conformidad, acción preventiva y

correctiva.

Una vez identificada una no conformidad, el Responsable del programa de

salud ocupacional, en función del área afectada y del impacto ambiental
producido, no cumplimiento de las políticas establecidas en la empresa,
no cumplimiento de la legislación Colombia en materia de Seguridad y
Salud en el trabajo, procedimientos determinados para el desarrollo de
actividades de forma segura, convocará y se procede una reunión con el
personal oportuno; en ella se investigarán las causas de la no
conformidad producida y se decidirán conjuntamente las acciones
correctivas y/o preventivas que se deberán adoptar.

Para cada acción correctiva y/o preventiva que se decida adoptar se fijará
un responsable y un plazo para su ejecución. Todos estos datos se
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registrarán en el .Informe de No Conformidad, Acciones Correctivas y

Preventivas.

Cuando la entidad de la no conformidad y/o de la acción

correctiva/preventiva así lo aconseje, el Responsable del Sistema
propondrá al gerente las diferentes alternativas para la toma de la
decisión apropiada.

La implantación de las medidas correctivas y preventivas requiere:

a. Iniciar las medidas correctivas y preventivas en los niveles de la

organización que corresponda.

b. Controlar la actividad, producto o servicio afectado bajo las nuevas

condiciones definidas.

c. Registrar los cambios de la actividad, producto o servicio proponiendo,

en su caso, la modificación de los procedimientos que lo gestionaban.

d. El Responsable del Sistema y el Equipo Técnico de Apoyo realizará el

seguimiento de la implantación de la acción correctiva/preventiva
dispuesta, mediante el análisis de los resultados. Este seguimiento
quedará registrado igualmente en el Informe de No Conformidad,
Acciones Correctivas y Preventivas.

e. La acción correctiva/ preventiva no se considerará cerrada en tanto que

el Responsable del Sistema y el Equipo Técnico de Apoyo no haya
verificado su implantación y eficacia. En este momento deber á registrar
la decisión de cierre de la No Conformidad cumplimentando el
correspondiente apartado en el .Informe de No Conformidad, Acciones
Correctivas y Preventivas

5. METODOLOGIA DE INVESTIGACION - ANALISIS CAUSA RAIZ

(RCA)

Con la finalidad de mejorar continuamente el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud e el trabajo, se debe establecer un análisis causal de
las fallas en los procesos, en aras de efectuar planes de acción tendientes
a fortalecer el SG-SST y evitar futuras fallas.
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Cada vez que se detecte una falla en el Sistema, se debe reunir el

responsable del área o proceso, el trabajador que reporta la falla, el Vigia
de seguridad y el Coordinador de Seguridad y Salud en el trabajo, para
realizar el Análisis de Causa Raíz; identificando las causas inmediatas, las
causas básicas y llegando a la causa Raíz del problema.

Una vez realizado el Análisis de Causa Raíz, el informe debe ser

conservado por el Coordinador de Seguridad y Salud en el trabajo, quien
realizara el seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas de la
falla y así mismo velara por la efectividad de ellas.

4.2 Objetivos de la metodología:

1. Encontrar las causas del evento y no responsables

2. Recoger hechos concretos y objetivos, y no interpretaciones o juicios
de valor
3. Visualizar el problema para la perfecta comprensión del evento y sus
causas
4. Identificar la Causa Raíz de los fallos en el SGSST
5. Documentar las experiencias con el fin de compilar las acciones
determinadas y ejecutadas ante una falla en el SGSST

4.3 Pasos de la Metodología

4.3.1 Definición del problema: Esta etapa consiste en identificar cual es el

problema o situación que se desea solucionar, en este punto se decide la
aplicación de la herramienta RCA en busca de mejoras para el
funcionamiento de los equipos o erradicar problemas complejos

4.3.2 Análisis del problema: Consta del análisis preliminar y el desarrollo

en pleno de la herramienta y definición de los pasos para la aplicación de
RCA, los cuales son:
 Recolectar datos de la falla
 Ordenar el análisis (Equipo multidisciplinario)
 Analizar los datos (El equipo toma cada pieza del rompecabezas y la
pone en su lugar)

4.3.3 Identificar Soluciones efectivas: Esta etapa está ligada a los

hallazgos y conclusiones obtenidas a lo largo de la aplicación del RCA al
problema estudiado, donde ya localizadas las causas de fondo se
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identifican las correcciones que se deberían realizar para asegurar la no

ocurrencia del fallo

4.3.4 Implementar soluciones: Cuando se realizan las correcciones

propuestas a eliminar la falla, basadas en el plan de seguimiento
propuesto a las recomendaciones emitidas en el informe RCA.

5. ANEXOS

 PLAN DE ACCION
 CONSOLIDADO PLAN DE ACCION