Gestion de la Integracion de Proyectos

by Jairo Narez Medina, MBA, PMP., on 919 días ago , under Banco de Conocimiento

Segundo artículo de la serie: Experiencias y fundamentos para la Dirección de

Proyectos.

Por: Marco Vargas, PMP®, MBA.

Correo: mvargas270@prodigy.net.mx

Recientemente tuve la oportunidad de reunirme con clientes y socios de negocio en una

ciudad al norte de México, y uno de los temas de conversación, además del trabajo por
supuesto, fue acerca de la comida regional de cada una de nuestras ciudades de origen.
Como yo iba de Guadalajara hice referencia a las famosas tortas ahogadas. Cuando
esperaba que todos estuvieran de acuerdo conmigo en que éste era unos de los platillos
más sabrosos de la región, me sorprendí cuando un colega afirmó que nunca volvería a
probar una cosa de ésas en su vida.

Intrigado por saber la causa de su percepción tan negativa, le pregunté… ¿por qué? en
seguida replicó que se había dado la enchilada de su vida y que la experiencia no la
quería repetir jamás. Bromeando durante la conversación, le pregunté si no se le había
ocurrido pedirla sin picante, a lo que me respondió rápidamente que no, porqué
entonces dejaría de ser una torta ahogada. ¿Cierto?… Con una sonrisa y con mucha
amabilidad, le contesté que era falso. Le expliqué que los ingredientes principales de
una torta ahogada son el virote (bolillo de corteza dura), un relleno del cual se puede
escoger entre varias opciones como carne (de puerco por supuesto), camarones, queso
panela o pollo y salsa de tomate condimentada en la que se sumerge o se “ahoga” la
torta. Opcionalmente y para complementar se le puede agregar cebolla, col, frijoles y
picante (si lo desea) en la cantidad que deseé.

Después de que terminé mi exposición culinaria y ligándolo con uno de los temas de
trabajo, relacioné esta situación con la administración de proyectos. Ya que por
supuesto como lo pudieron adivinar, la reunión giraba alrededor de la realización de un
proyecto.

Su percepción acerca de las mejores prácticas para la administración de proyectos era

negativa. Así como con las tortas ahogadas, se habían dado la enchilada de su vida, ya
que consideraban que la dirección de proyectos es mala; porque es muy compleja,
voluminosa (con una gran cantidad de procesos que ejecutar) y tan lenta que en muchos
casos entorpece el desarrollo o ejecución del proyecto y sobretodo… tomarse tanto
tiempo para “planear”, y esa pesadilla de manejar el cronograma en una herramienta
muy complicada que se llama MS Project, o cualquier otro sistema equivalente, que no
da la flexibilidad para trabajar. ¿Y saben qué? Que tienen toda la razón.

¿Por qué digo que tienen la razón? Este es un momento de verdad en el que fallamos
como directores de proyectos con los interesados, cuando hacemos mal uso de la
Gestión de la Integración del Proyecto. Por definición, tomada del PMBOK 4ª edición
en español, la Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades
necesarios para identificar, combinar, unificar y coordinar los procesos y actividades de
la dirección de proyectos dentro de los grupos de procesos de la dirección de proyectos.
Cuando tomamos un proyecto, las primeras actividades que realizamos tienen que ver
con esta área de conocimiento, y casualmente la Gestión de la Integración del Proyecto
es la única de las nueve áreas de conocimiento, que sus procesos (seis) tocan todos los
grupos de procesos (cinco) de la dirección de proyectos. ¿Y que es lo primero que
hacemos?, pues poner todos los procesos y artefactos que conocemos, sin hacer un
análisis para determinar si los necesita o no el proyecto para su ejecución. Es decir, le
ponemos de todo a nuestra torta ahogada, así que se enchila el comensal, sin importar
las consecuencias del impacto negativo que podemos ocasionar al inicio del proyecto.

Como resultado de lo anterior, quisiera revisar que hacemos generalmente durante los
seis procesos de la Gestión de la Integración de Proyectos, y encontrar algunos consejos
prácticos que nos ayuden a presentar de una forma más balanceada la cantidad de
trabajo a realizar como parte de la gestión.

Veamos pues, cada uno de los procesos paso a paso:

1. Desarrollar el acta constitutiva del proyecto.

De acuerdo a nuestra analogía, esto es equivalente a determinar que vamos a comer,

cuándo vamos a comer, a donde vamos a comer y con cuanto presupuesto contamos.
Tan sencillo como eso. El entregable principal de este proceso es el acta constitutiva del
proyecto, project charter, y lo primero que pensamos es que como se trata de un
documento que autoriza formalmente un proyecto, queremos llenarlo de información y
utilizamos plantillas muy elaboradas que se asemejan a casos de negocio. Dependiendo
de la naturaleza del proyecto y su tamaño, se puede considerar en una sola página el
nombre del proyecto, las necesidades a las que obedece su ejecución, en alto nivel el
tiempo estimado que se requiere para ello (semanas o meses) y por supuesto un
estimado de presupuesto. En muchos casos se puede utilizar el contrato que se tiene
con un cliente externo como acta constitutiva de proyecto para ahorrar tiempo y evitar
redundancia.

2. Desarrollar el Plan para la dirección de Proyecto.

Este es quizá el más complejo y peligroso de todos los procesos porque tiene relación
con aproximadamente otros 20 procesos. En el tema central de nuestra analogía,
tenemos una gran cantidad de ingredientes a seleccionar para nuestra torta ahogada,
tenemos que conocer de cada uno de ellos acerca de su sabor, textura y efecto para
tomar la decisión de incluirlo o no en nuestro platillo. No hay lugar para la aventura ya
que el resultado de nuestra experiencia puede depender de un solo ingrediente como lo
fue el picante y la consecuencia es grave. Pasando a nuestro proceso, lo primero que
sugiero es evitar incluir la lista completa de todos los elementos que pudiera contener el
Plan para la Dirección del Proyecto. Hay que ser muy estricto y a través de un filtro
muy fino, eliminar todos aquellos que no contribuyen con un control positivo y sencillo
del proyecto, incluso modificar algunos estándares como sería el uso de herramientas
complejas por unas más simples. Por ejemplo, se puede utilizar una lista simple en un
documento en Word o Excel para elaborar y controlar el cronograma de hitos y no
necesariamente llevarlo en MS Project o en otra herramienta similar, sobre todo si el
equipo del proyecto es reducido. Se sorprendería cuanto se puede documentar utilizando
solamente matrices en Excel.

3. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto.

Equivale a decir que “yo me encargo de la organización de la comida”. Todos los

comensales deben de recibir la invitación, la dirección del lugar, indicaciones de cómo
llegar y de ser posible teléfono para casos de consulta. Así como debe de estar la
reservación hecha y precisa para la cantidad de comensales que asistiremos.
Dependiendo de la naturaleza y tamaño de nuestro proyecto, creo que se puede integrar
con los siguientes dos procesos, por la relación estrecha que guardan entre sí. Recuerden
que el entregable más importante de este proceso es el saber cómo va el proyecto en
función del desempeño del equipo de trabajo. Puede ser tan simple como utilizar el
email o una junta semanal con algún tipo básico de agenda y sobre todo, algo de orden
para saber dónde estamos guardando toda la documentación del proyecto que genera el
proyecto. Alguna vez utilicé carpetas físicas para almacenar los documentos, ya que
teníamos poco nivel de conectividad y de tecnología. Asignamos un lugar de
almacenamiento para su consulta por todo el equipo de trabajo y tuvimos la precaución
de que todos los documentos que guardamos, tuvieran la firma del cliente. Esto fue muy
útil para la declaración de cierre del proyecto.

4. Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto.

Me aseguro de que todo el evento salga bien, desde que tuvimos la idea de organizar la
comida hasta su terminación teniendo contacto con todos los participantes y estar atento
a cualquier problema que se presente en cualquiera de los asistentes o del restaurante
mismo. Puede ser por email, teléfono, celular, chat o alguna junta de avance. Lo
importante aquí es como reaccionamos ante los eventos que se nos presentan y que
obstaculizan el avance del proyecto. No es tan relevante o cómodo para muchas
personas estar generando kilos y kilos de información, que en muchos casos nadie lee.
Una llamada oportuna alivia muchos dolores de cabeza.

5. Realizar el control integrado de cambios.

¿Hay cambios? ¡Qué raro! No importa el tamaño y la naturaleza del proyecto. Siempre
hay cambios y no hay nada como tener el control sobre ellos. Si alguno de los invitados
quiere cambiar la fecha, la hora, el tipo de comida a ingerir otro tipo de alimento
debemos de estar preparados, por supuesto en coordinación con el restaurante,
estableciendo quien es el responsable de atender algún cambio de último momento a lo
previamente acordado. El algunos proyectos, no se necesita algo tan sofisticado como
un comité de control de cambios para autorizarlos o establecer un proceso “burocrático”
para seguirlos. Con identificar una sola persona que los autorice y un documento simple
para registrarlos es suficiente (email, Word, Excel, etc.). Incluso en algunos casos,
cuando se trabaja con empresas pequeñas y los que autorizan son los dueños del
negocio, basta con su autorización verbal para realizar un cambio. Lo que NO se debe
de hacer bajo ninguna circunstancia es ejecutar un cambio sin una autorización, porque
si lo haces puede derivar en malentendidos o costos adicionales.

6. Cerrar el Proyecto.

Si todo fue adecuado a los gustos de todos los comensales, espero que la comida les
haya gustado, que su percepción de las tortas ahogadas haya cambiado positivamente y
a ver quién organiza la próxima. He cerrado proyectos con un simple email o con un
documento de entrega no mayor de dos páginas, en donde se lista en un nivel muy alto
cuales fueron los entregables del proyecto y quien los recibió de conformidad. Por
supuesto dando un periodo de gracia para recibir cualquier reclamación al respecto y
atenderla a su entera satisfacción.

El manejo adecuado y óptimo de la Gestión de Integración del Proyecto, le permite al

director de proyectos anticipar y lograr que la experiencia de todos los involucrados sea
positiva desde el inicio hasta la terminación del proyecto. Son los preparativos y las
acciones que realizamos las que nos dan cierto nivel de confianza para que al final de la
comida, todos los comensales queden satisfechos y tengan ganas de repetir la
experiencia y, por qué no, de recomendarla.

Marco Vargas, PMP

Tomado de:

http://www.pmigdl.org/?p=598