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DIRECCIÓN DE POSTGRADOS
SANGOLQUÍ
2015
i
CERTIFICACIÓN
CERTIFICA:
Que el trabajo de investigación titulado, “PROPUESTA PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE GERENCIA DE PROYECTOS (PMO)
BAJO LA GUÍA DE FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS
PMBOK, PARA EL MANEJO DE PROYECTOS EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE TENA” realizado por el señor Ingeniero
Santiago David Villarroel Calero, ha sido revisado prolijamente y cumple con los
requisitos teóricos, científicos, técnicos, metodológicos y legales establecidos por
la Universidad de las Fuerzas Armadas ESPE, por lo tanto nos permitimos
acreditarlo a autorizar al señor Ingeniero Santiago David Villarroel Calero, para
que lo sustente públicamente.
El autor.
iii
AUTORIZACIÓN
Yo, Ingeniero Santiago David Villarroel Calero, autorizo a la Universidad de
las Fuerzas Armadas ESPE, la publicación o reproducción en la página web de
todas las ideas, criterios que constan en la presente tesis de grado sobre la
“PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNA OFICINA DE GERENCIA
DE PROYECTOS (PMO) BAJO LA GUÍA DE FUNDAMENTOS PARA LA
DIRECCIÓN DE PROYECTOS PMBOK, PARA EL MANEJO DE PROYECTOS
EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE TENA”.
Para constancia de lo anteriormente expresado firmo a continuación.
CERTIFICACIÓN ................................................................................................. i
AUTORÍA DE RESPONSABILIDAD ................................................................... ii
AUTORIZACIÓN ................................................................................................ iii
DEDICATORIA .................................................................................................. iv
AGRADECIMIENTO ........................................................................................... v
ÍNDICE ............................................................................................................... vi
ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................... ix
ÍNDICE DE FIGURAS ......................................................................................... x
RESUMEN ......................................................................................................... xi
ABSTRACT ....................................................................................................... xii
CAPÍTULO I ........................................................................................................ 1
INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1
1.1 ANTECEDENTES .................................................................................... 1
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................... 3
1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO ......................................................... 5
1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO ................................................................ 5
1.4.1 Objetivo General ...................................................................................... 5
1.4.2 Objetivos Específicos ............................................................................... 6
1.5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................. 6
1.5.1 Fuentes de información ............................................................................ 7
1.5.2 Fuentes primarias ..................................................................................... 7
1.5.3 Fuentes secundarias ................................................................................ 8
CAPÍTULO II ....................................................................................................... 9
MARCO TEÓRICO ............................................................................................. 9
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ............................................................... 9
2.2 GESTIÓN DE PROYECTOS .................................................................... 9
2.3 TIPOS DE ORGANIZACIÓN SEGÚN EL PMBOK ................................. 11
2.3.1 Organización funcional ........................................................................... 12
2.3.2 Organizaciones matriciales .................................................................... 12
2.3.3 Organización orientada a proyectos ....................................................... 14
2.3.4 Organización combinada ........................................................................ 15
2.4 OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS ............................................ 16
2.4.1 Estructura y características para implementar una PMO ....................... 19
2.5 TIPOS DE PMO ..................................................................................... 20
2.5.1 PMO tipo operativa ................................................................................. 20
2.5.2 PMO tipo táctica ..................................................................................... 20
2.5.3 PMO tipo estratégica .............................................................................. 20
vii
2.6 PROCESO DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PROYECTOS ................ 21
2.6.1 Modelo de madurez OPM3..................................................................... 22
2.6.2 Modelo de madurez de Kerzner ............................................................. 25
2.7 METODOLOGÍAS DE IMPLEMENTACIÓN DE UNA PMO.................... 27
2.8 ESTÁNDARES ENFOCADOS A PROYECTOS ..................................... 30
2.8.1 Guías y métodos para la gestión de proyectos ...................................... 30
2.8.2 Características y Concepto de ISO 21500 vs. PMBOK V5..................... 31
2.8.3 Temas y áreas en ISO 21500 vs. PMBOK V5 ........................................ 34
CAPITULO III .................................................................................................... 35
SITUACIÓN ACTUAL EN GESTIÓN DE PROYECTOS DEL GADMT ............. 35
3.1 DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL........................................ 35
3.2 POBLACIÓN OBJETO DE ESTUDIO .................................................... 39
3.3 ENCUESTA Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Y DATOS ............ 40
3.4 METODOLOGÍA Y DISEÑO................................................................... 41
3.5 ANÁLISIS DE DATOS DEL CUESTIONARIO APLICADO ..................... 41
3.6 PROYECTOS QUE SE GERENCIA EN EL GADMT ............................. 44
3.7 PROBLEMAS ORGANIZACIONALES IDENTIFICADOS ....................... 44
3.8 PROBLEMAS DE GERENCIA DE PROYECTOS IDENTIFICADOS ..... 45
3.8.1 Nivel de madurez en Dirección de proyectos ......................................... 45
3.8.2 Metodología de dirección de proyectos .................................................. 47
3.8.3 Herramientas de dirección de proyectos ................................................ 48
3.8.4 Competencia en dirección de proyectos ................................................ 49
3.8.5 Metodología en dirección de portafolio ................................................... 49
3.8.6 Metodología en dirección de programas y multi-proyectos .................... 50
3.8.7 Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) .............................................. 51
CAPITULO IV.................................................................................................... 52
MODELO PROPUESTO DE LA PMO PARA EL GADMT ................................ 52
4.1 MADUREZ ORGANIZACIONAL DEL GADMT ....................................... 52
4.2 TIPO DE PMO A IMPLEMENTAR .......................................................... 54
4.2.1 Estrategia de implementación de la PMO .............................................. 56
4.2.2 Funciones de la PMO ............................................................................. 57
4.2.3 Misión de la PMO propuesta en el GADMT............................................ 59
4.2.4 Visión de la PMO propuesta en el GADMT ............................................ 59
4.3 RECURSOS HUMANOS PARA LA PMO............................................... 59
4.4 BENEFICIOS DE LA PMO PARA EL GADMT ....................................... 63
4.5 UBICACIÓN DE LA PMO PARA EL GADMT ......................................... 64
4.6 PRESUPUESTO PARA LA PMO EN EL GADMT .................................. 66
CAPÍTULO V..................................................................................................... 68
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................... 68
5.1 CONCLUSIONES ................................................................................... 68
5.2 RECOMENDACIONES .......................................................................... 70
viii
5.3 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 71
ix
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Niveles de Madurez de Kerzner .......................................................... 26
Tabla 2. Resultados de aplicación de cuestionarios ......................................... 42
Tabla 3. Escala de valoración grado de madurez ............................................. 43
Tabla 4. Puesto para Gerente de la PMO ......................................................... 61
Tabla 5. Puesto para Técnico de proyectos de la PMO .................................... 62
Tabla 6. Puesto para Asistente Administrativo de la PMO. ............................... 63
Tabla 7. Salario mensual de profesionales para la PMO .................................. 66
Tabla 8. Costo de equipos para la PMO ........................................................... 66
Tabla 9. Presupuesto capacitación en Gestión de Proyectos ........................... 67
Tabla 10. Costo total para implementar la PMO ............................................... 67
x
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos ............................... 10
Figura 2. Organización funcional ...................................................................... 12
Figura 3. Organización matricial débil ............................................................... 13
Figura 4. Organización matricial equilibrada ..................................................... 14
Figura 5. Organización matricial fuerte ............................................................. 14
Figura 6. Organización orientada a proyectos .................................................. 15
Figura 7. Organización combinada ................................................................... 16
Figura 8. Concepto Oficina de Proyectos ......................................................... 20
Figura 9. Niveles y Tipos de Oficinas de Gerencia de Proyectos ..................... 21
Figura 10. Elementos del OPM3. ...................................................................... 24
Figura 11. Ciclo del modelo OPM3 ................................................................... 25
Figura 12. Proceso de Madurez Project Management ...................................... 26
Figura 13. Estándares Internacionales y Nacionales. ....................................... 31
Figura 14. Características y Concepto de ISO 21500 vs. PMBOK V5 .............. 33
Figura 15. Características y Concepto de ISO 21500 vs. PMBOK V5 .............. 33
Figura 16. Temas y áreas en ISO 21500 vs. PMBOK V5. ................................ 34
Figura 17. Mapa de procesos del GAD Municipal de Tena ............................... 36
Figura 18. Estructura Orgánica del GADMT ..................................................... 37
Figura 19. Estructura GADMT – Nivel Gobernante y Asesor ............................ 38
Figura 20. Nivel de madurez ............................................................................. 43
Figura 21. PMO funcional ................................................................................. 56
Figura 22. Ubicación de la PMO propuesta ...................................................... 65
Figura 23. Organigrama propuesto para la PMO .............................................. 66
xi
RESUMEN
La propuesta de implementación de una PMO que se encargue de dar apoyo a
las diferentes Direcciones del GADMT, para que los proyectos se puedan
terminar a tiempo y dentro de los costos presupuestados y por supuesto con la
calidad que se requiere por la cantidad de proyectos que maneja la Institución.
Esta PMO tendrá entre sus funciones la de facilitar a los funcionarios
responsables de la Unidad de proyectos las metodologías o herramientas
reconocidas como “las mejores prácticas”, las que serán de utilidad para obtener
un desarrollo planificado y efectivo de los proyectos, impulsando así a estos
funcionarios a mejorar continuamente su desempeño de forma simple y funcional.
Para lo cual, se realizará la evaluación de la madurez en Administración de
Proyectos e identificar las principales deficiencias y carencias, así como las
fortalezas y oportunidades del GADMT. Determinado este nivel de madurez
organizacional, se identificará y establecerá el tipo de PMO que es necesaria
para la institución, la misma que contará con la respectiva estrategia de
implementación y sus funciones. Una vez realizado esto, se establecerá la
cantidad y tipo de personal, describiendo sus roles, responsabilidades y
competencias, que va a ser parte de la Oficina de Gerencia de Proyectos del
GADMT. La PMO dentro de la estructura Organizativa del GADMT estará en el
nivel asesor, la misma que deberá ser aprobada mediante reforma a la
Ordenanza que Reglamenta el Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos. Y finalmente, establecer el costo de implementar la PMO dentro de la
Municipalidad.
PALABRAS CLAVES:
• PMO
• GADMT
• PMI
• GESTIÓN DE PROYECTOS
• PMBOK
xii
ABSTRACT
The proposal for implementation of a PMO that give support to different
departments of the GAD Municipal Tena, so the projects to complete on time and
with the budgeted costs, and with the quality required by the number of projects
handled by the institution. This project management office will have among its
functions: help to the officials responsible for the unit's projects with the
methodologies or tools recognized as "best practices", which will be useful to
obtain a planned and effective development of the projects, and boosting these
employees to continuously improve its performance in a simple and functional
way. Therefore, we will make the evaluation of maturity in project management
and identify major deficiencies and shortcomings, as well as the strengths and
opportunities of GADMT. Determined this level of organizational maturity, it will
identify and establish the type of Office management of projects (PMO) which is
necessary for the institution, which will have the respective implementation
strategy and its functions. Once this is done, we´ll establish the amount and type
of personnel, describing their roles, responsibilities and competences, to will be
part of the Project Management Office of GADMT. The proposed position of the
PMO position within the organizational structure of GADMT was a consultant
level, the same must be approved by an amendment to the ordinance regulating
the Organic Organizational Process Management. And finally, meet and establish
the cost of implementing the PMO in the Municipality and its annual budget.
KEYWORDS:
• PMO
• GADMT
• PMI
• PROJECT MANAGEMENT
• PMBOK
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 ANTECEDENTES
La Administración de Proyectos ha tomado gran auge en los últimos años
esto por las necesidades de las personas, organizaciones e instituciones de
gestionar sus proyectos de la mejor forma posible. La Administración de
Proyectos promueve el manejo de todo tipo de proyecto en forma estandarizada.
Los estándares del PMI se enfocan en nueve áreas de conocimiento, las que son:
Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de Costos, Gestión de la
Calidad, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones,
Gestión de las Adquisiciones, Gestión de los Riesgos y Gestión de la Integración
del Proyecto (PMBOK, 2004).
El utilizar la adecuada metodología y herramientas para llevar a cabo la
administración de los proyectos ha dado buenos resultados a personas y
organizaciones alrededor del planeta. Los fundamentos de la Dirección de
Proyectos constituyen la suma de conocimientos en la profesión de dirección de
proyectos (PMBOK, 2004). La Administración de Proyectos busca el
cumplimiento de los objetivos planteados y cumplir con los costos y los plazos
planteados para cada etapa del proyecto y la totalidad de éste.
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades para satisfacer los requisitos del
proyecto. Ésta se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de
dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y
cierre, siendo a su vez el director del proyecto la persona responsable de alcanzar
los objetivos del proyecto (PMBOK, 2004).
Una Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) tiene un rol importante en las
actividades cotidianas de la planificación estratégica de las empresas y
organizaciones, ya que cumple las funciones de planificación y soporte dentro de
2
una organización, y así realizar un control y seguimiento eficaz y efectivo a las
actividades relacionadas con la administración de proyectos.
Por todo lo anotado muchas organizaciones han adoptado la decisión de
establecer dentro de la estructura organizativa una Oficina de Administración de
Proyectos o Project Management Office (PMO), la que tiene que asegurar la
adecuada gestión de los proyectos desde una perspectiva estratégica con la
finalidad de que se terminen en tiempo y costo y de acuerdo con las
especificaciones de calidad de los interesados.
El actual cantón Tena se conforma de ocho parroquias: Ahuano, Chonta
Punta, Muyuna, Tálag, Pano, Puerto Napo, Puerto Misahuallí y la urbana Tena.
De este cantón se desmembraron Sucumbíos y Orellana que formaron las
provincias del mismo nombre. Los territorios de los cantones Archidona y
Arosemena Tola, también pertenecieron a Tena.
Varios procesos históricos se sucedieron desde los inicios de la vida
administrativa del país. Reformas provocadas por Tratados y Protocolos
alteraban las circunscripciones territoriales de los cantones Archidona y
Arosemena Tola, también pertenecieron a Tena.
El Municipio del cantón Napo, hoy cantón Tena inició su vida institucional el
12 de enero de 1941, es decir, viene brindando sus servicios a la ciudadanía por
74 años.
El ejercicio de la autoridad y las potestades públicas de los gobiernos
autónomos descentralizados se rigen por los principios de: unidad, solidaridad,
coordinación y corresponsabilidad, subsidiariedad, complementariedad, equidad
interterritorial, participación ciudadana, sustentabilidad del desarrollo, a través de
los cuales se priorizan las potencialidades, capacidades y vocaciones de sus
circunscripciones territoriales para impulsar el desarrollo y bienestar de la
población.
3
Este desarrollo y bienestar de la población se verá reflejado en el
mejoramiento del nivel y calidad de vida, mediante políticas, programas y
proyectos ejecutados por el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Tena, los cuales responden al Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial
(PDOT) del cantón Tena.
La presente investigación es justificada desde el punto de vista
organizacional, ya que se requiere la PMO para maximizar el desarrollo de
proyectos, cumpliendo así con los principios y fines de la entidad municipal,
además de minimizar los riesgos al cumplir los procesos de acuerdo a estándares
de calidad establecidos en el Plan Nacional del Buen Vivir.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Tena (GADMT) es una
Institución Pública con autonomía política, administrativa y financiera, su área de
influencia es cantonal, es decir tiene una cobertura a nivel urbano y rural en el
cantón Tena. El edificio del GAD Municipal de Tena se encuentra ubicado en el
barrio central de la ciudad de Tena en la calle Juan Montalvo 277 y Abdón
Calderón, parroquia Tena, cantón Tena de la provincia de Napo.
Entre sus principales competencias exclusivas está, planificar, junto con otras
instituciones del sector público y actores de la sociedad, el desarrollo cantonal y
formular los correspondientes planes de ordenamiento territorial, de manera
articulada con la planificación nacional, regional, provincial y parroquial, con el fin
de regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural, en el marco de la
interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad.
Dentro del Plan de Ordenamiento Territorial del cantón Tena, se encuentran
los proyectos que se han manejado sin una planificación acorde a la
Administración de Proyectos, es decir, no se cumple a cabalidad la planificación
para poder tener un desarrollo sostenido y sustentable del cantón, y a la vez no
se tiene un avance equitativo del cantón.
4
En el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Tena no tiene una
cultura en Administración de Proyectos, y por lo tanto el personal técnico y
administrativo no tiene conocimiento a profundidad en este campo, éste ha sido
uno de los motivos por los que es importante la propuesta de implementación de
una Oficina de Gerencia de Proyectos. Otro de los motivos es la cantidad de
proyectos que se planifican y desarrollan en la Institución, en su mayoría estos
son de infraestructura básica, vialidad y de carácter social, los mismos que se
administran y ejecutan por medio de las Direcciones de: Servicios Públicos y de
Vialidad y Obras Públicas. La Institución no posee una metodología
estandarizada entre las Direcciones, Unidades y Secciones de la Municipalidad.
Es importante resaltar que actualmente se manejan los proyectos de acuerdo al
PDOT del cantón pero no en su totalidad, esto se debe a la falta de una
metodología orientada a una planificación, El trámite actual de los proyectos es
el siguiente:
• Se toma una decisión y se presupuesta un proyecto según las
necesidades de la comunidad, mas no acorde al plan en la mayoría de
las ocasiones.
• La Dirección requirente solicita la partida presupuestaria según el Plan
Operativo Anual (POA), adjuntando diseños, presupuesto y términos
de referencia, los mismos que a través de la Dirección de Desarrollo
Institucional son enviados para que sean aprobados por el señor
Alcalde para su trámite.
• El Alcalde traslada la autorización a la Dirección de Desarrollo
Institucional y luego se traslada el documento a la Dirección Financiera
para proceder con el proceso de obra por administración directa o
contratación de la misma.
• En el caso de contratación directa se procede a la adquisición de
bienes para la ejecución de obra o servicio. Y en el caso de
5
contratación este proceso se lleva a cabo a través del Servicio
Ecuatoriano de Contratación de Obras (SECOB), y se adjudica la obra
o servicio a la empresa ganadora del proceso de contratación.
• Una vez adjudicado el proyecto, la Dirección de Vialidad y Obras
Públicas delega un fiscalizador para que se responsabilice del debido
seguimiento y fiscalización al proyecto, e incluso de hacer los reportes
de avance para su debido pago.
• Una vez concluida la obra el Dirección de Vialidad y Obras Públicas
realiza el acta de entrega definitiva de la obra para el pago y
finalización del contrato o cierre del proyecto.
1.3 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
La falta de una oficina que se encargue de dar apoyo a las diferentes
Direcciones de la Municipalidad para que los proyectos se puedan terminar en
tiempo y dentro de los costos presupuestados y por supuesto con la calidad que
se ha requerido y por la cantidad de proyectos que maneja la Institución, surge
la necesidad de contar con una Oficina de Gerencia de Proyectos que tenga entre
sus funciones la de facilitar a los funcionarios responsables de la Unidad de
proyectos las metodologías o herramientas reconocidas como “las mejores
prácticas”, las que serán de utilidad para obtener un desarrollo planificado y
efectivo de los proyectos, impulsando así a estos funcionarios a mejorar
continuamente su desempeño de forma simple y funcional.
1.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO
1.4.1 Objetivo General
Elaborar una propuesta metodológica para implementar la Oficina de
Gerencia de Proyectos bajo el enfoque del PMBOK en el Gobierno Autónomo
Descentralizado Municipal de Tena.
6
1.4.2 Objetivos Específicos
• Evaluar la madurez en Administración de Proyectos e identificar las principales
deficiencias y carencias, así como las fortalezas y oportunidades del Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal de Tena, con la finalidad de obtener los
insumos necesarios para elaborar la propuesta de implementación de la
Oficina de Gerencia de Proyectos.
• Identificar y establecer el tipo de Oficina de Gerencia de Proyectos (PMO) que
es necesaria para el Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Tena,
la estrategia de implementación y sus funciones, con la finalidad de satisfacer
la necesidad de llevar el control de los proyectos de la Institución.
• Establecer la cantidad y tipo de personal, sus roles, responsabilidades y
competencias, que va a ser parte de la Oficina de Gerencia de Proyectos del
GADMT.
• Proponer la posición de la PMO dentro de la estructura Organizativa del
GADMT, la misma que deberá ser aprobada mediante reforma a la Ordenanza
que Reglamenta el Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos.
• Identificar los beneficios que obtendrá la Municipalidad al contar con la Oficina
de Gerencia de Proyectos.
• Establecer el costo de implementar la PMO dentro de la Municipalidad y su
presupuesto anual.
1.5 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Este proyecto se desarrollará mediante la investigación documental, con la
finalidad de obtener la información necesaria para lograr el cumplimiento de los
objetivos específicos que se han planteado.
Esta investigación requiere la utilización de métodos científicos para obtener
información objetiva, “El método científico es una abstracción de las actividades
que los investigadores realizan, concentrando su atención en el proceso de
adquisición del conocimiento.” Efi de Gortari (1980).
7
Por otro lado, se utilizará la investigación de campo mediante entrevistas,
cuestionarios, encuestas y observaciones, información que se complementará
con la información documental, basada en documentos de cualquier especie
como libros, artículos, revistas y otros o documentos que se encuentran en los
archivos de la Institución.
En el GAD Municipal de Tena, se recopilará la información adecuada para
poder cumplir con el objetivo general y los objetivos específicos planteados. Se
cuenta con la experiencia del Secretario Técnico de Planificación de la Institución,
para poder plantear la necesidad de implementar una PMO, esto con la finalidad
de administrar los proyectos de la Municipalidad de manera efectiva.
1.5.1 Fuentes de información
Dentro de estas fuentes de información se contemplan todos los documentos
relacionados con el desarrollo de proyectos como son: estudios, memorias
técnicas, términos de referencia, especificaciones técnicas, presupuestos,
cronogramas, entre los principales. Los mismos a los que se tenga acceso en las
diferentes Direcciones del GAD Municipal de Tena, y de igual manera y también
toda la literatura que se pueda consultar sobre la Administración de Proyectos y
precisamente en cuanto al establecimiento de una Oficina de Administración de
Proyectos.
1.5.2 Fuentes primarias
Son fuentes de información que se encuentra en su origen, es decir se debe
elaborar en forma específica. Esta información se recopilará a todos los
involucrados directos de la Municipalidad, mediante cuestionarios y entrevistas a
los funcionarios directamente relacionados con el área de proyectos de la
Institución.
8
1.5.3 Fuentes secundarias
Son fuentes constituidas por información escrita, recopilada y transcrita por
personas que la han recopilado en base a otras fuentes escritas o por un
profesional o participe de un suceso.
Una de las fuentes secundarias de la investigación es el PMBOK (PMI, 2004),
Gestión de proyectos. Identificación, formulación, evaluación financiera,
económica, social y ambiental (Miranda, 2012), otros libros y proyectos finales de
graduación sobre Oficinas en Administración de Proyectos e información recibida
en los módulos recibidos de la Maestría en Gestión de Proyectos en la ESPE.
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único” (PMI, 2004).
“El objetivo de ejecutar un proyecto es satisfacer una necesidad específica
de una empresa, organización o persona. Los proyectos se caracterizan por tener
un ciclo de vida, es decir, tienen un inicio y un final definidos, cada proyecto es
único ya que genera un servicio o producto específico para cada necesidad, todo
proyecto se desarrolla en forma cronológica” (Zúñiga, P., 2009).
2.2 GESTIÓN DE PROYECTOS
“La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. También
conocido como: Administración de Proyectos; Gerencia de Proyectos;
Gerenciamiento de Proyectos; o Gestión de Proyectos” (PMBOK, 2014).
La gestión de proyectos, comprende un grupo de herramientas, técnicas,
experiencia y conocimientos gerenciales que al ser aplicados en la ejecución del
mismo contribuyen a obtener los resultados esperados, cumpliendo los
estándares de calidad, tiempo, costo y de una manera eficiente.
Así mismo la guía de fundamentos PMBOK (2014), resalta que la gestión de
proyectos es un proceso que se compone de un conjunto de acciones y
actividades interrelacionadas y realizadas para obtener un producto, resultado o
servicio predefinido. Los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (o
grupos de procesos) son:
• Iniciación;
• Planificación;
• Ejecución;
• Seguimiento y Control; y,
10
• Cierre.
Tabla 2.
Resultados de aplicación de cuestionarios
Porcentaje
Cuestionario Promedio
alcanzado
Madurez en Dirección de proyectos 175.45 60.50%
Metodología en Dirección de Proyectos 26.55 44.24%
Herramientas de Dirección de Proyectos 17.45 29.09%
Desarrollo de Competencia en Dirección de Proyectos 14.91 21.30%
Metodología en Dirección de Portafolio 26.00 43.33%
Metodología en Dirección de Programas y Multi-
23.45 46.91%
proyectos
Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) 13.64 27.27%
43
El puntaje final obtenido después del análisis de datos fue de 297.45 puntos
sobre 640, equivalente al 46,48%, esto quiere decir que el GAD Municipal de
Tena tiene un nivel de madurez medio bajo.
Tabla 3.
Escala de valoración grado de madurez
VALORACIÓN NIVEL
427 a 640 ALTO
321 a 426 MEDIO ALTO
214 a 320 MEDIO BAJO
0 a 213 BAJO
Madurez en
Dirección de
proyectos
100,00%
Oficina de 80,00% Metodología en
Dirección de 60,00% Dirección de
Proyectos (PMO) 40,00% Proyectos
20,00%
Dirección de 0,00% Herramientas de
Programas y Multi- Dirección de
proyectos Proyectos
Competencia en
Dirección de
Dirección de
Portafolio
Proyectos
GERENTE DE PMO
FERNANDO HERRERA
COORDINADOR PROYECTOS
EDUARDO NARVAEZ
TÉCNICODE PROYECTOS TÉCNICO DE PROYECTOS TÉCNICO DE PROYECTOS TÉCNICODE PROYECTOS TÉCNICODE PROYECTOS ASITENTE ADMINISTRATIVO
SANTIAGO VILLARROEL LUIS VALLES LILIAN AULES WASHINGTON PALLOROSO SAMUELRODRÍGUEZ TATIANA JIM ÉNEZ
Nivel Profesional
1. Maestría en Gestión de Proyectos.
2. Experiencia en administración de personal.
3. Conocimientos en Administración de Proyectos, MsProject, WBS,
otros.
Perfil 4. Liderazgo, creatividad, innovación, proactivo.
5. Trabajo en equipo.
6. Negociación y resolución de conflictos.
7. Dominio del idioma Inglés.
1. Establecer la metodología en administración de proyectos.
2. Normalizar formatos, plantillas y demás herramientas para la PMO.
3. Elaborar presupuestos estandarizados de los proyectos.
4. Elaborar la ruta crítica de los proyectos.
Funciones 5. Realizar el control de calidad de los proyectos.
6. Seleccionar a los profesionales que conformen la PMO.
7. Realizar el plan de comunicación de la PMO con las demás áreas de
la Municipalidad.
8. Elaborar el plan de capacitación en Gestión de Proyectos para la
Municipalidad.
1. Liderar y motivar al equipo de trabajo que conforma la PMO.
2. Difundir e implementar la metodología a aplicar con el equipo de
trabajo en la PMO.
3. Control y seguimiento de los proyectos.
Responsabilidades 4. Mantener informado al Alcalde y miembros del equipo de trabajo del
avance de los proyectos en ejecutados a través de informes
mensuales escritos.
5. Promover el mejoramiento continuo dentro de la PMO y de la
institución.
62
Tabla 5.
Puesto para Técnico de proyectos de la PMO
Denominación Técnico de proyectos
Nivel Profesional
1. Maestría en Gestión de Proyectos.
2. Experiencia en administración de personal.
3. Conocimientos en Administración de Proyectos, MsProject, WBS,
Perfil otros.
4. Liderazgo, creatividad, innovación, proactivo.
5. Trabajo en equipo.
6. Dominio del idioma Inglés.
1. Diseñar, elaborar y presupuestar y los proyectos asignados por el
Gerente de la PMO.
2. Aplicar la metodología elaborada por el gerente de la PMO para la
administración de proyectos.
3. Aplicar la metodología para la elaboración de presupuestos de los
proyectos.
Funciones 4. Aplicar la metodología elaborar la ruta crítica de los proyectos.
5. Realizar el control de calidad conforme a la metodología de cada
proyecto.
6. Aplicar la metodología establecida en el plan de comunicación de la
PMO con las demás áreas de la Municipalidad.
7. Realizar el controlar y seguimiento de los contratos que realice la
institución en cumplimiento de calidad y tiempo establecidos.
1. Planificación y gestión de proyectos.
2. Orientación y asesoramiento a clientes internos y externos.
Responsabilidades
3. Seguimiento y control de proyectos.
4. Recopilación y actualización de información.
63
Tabla 6.
Puesto para Asistente Administrativo de la PMO.
Denominación Asistente Administrativo
Nivel Profesional
1. Conocimiento en el manejo Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).
2. Título de administración de empresas, comercial, secretariado o similar.
3. Manejo de Microsoft Project, WBS.
Perfil
4. Liderazgo, creatividad, innovación, proactivo.
5. Trabajo en equipo.
6. Dominio del idioma Inglés.
1. Análisis y redacción de ideas.
2. Predisposición al cambio.
3. Conocimiento y habilidad para las matemáticas.
4. Atención amable a clientes internos y externos
Funciones 5. Gestión del archivo de proyectos.
6. Capacidad para el trabajo en equipo.
7. Redacción y seguimiento a oficios y memorandos en el proceso de los
proyectos.
8. Asistir al director, coordinador y técnicos en la elaboración de oficios y
documentos en el proceso de los proyectos.
Los equipos necesarios para dar funcionalidad a la PMO son los siguientes:
Tabla 8.
Costo de equipos para la PMO
Descripción Cantidad Precio unitario Total
Equipo de cómputo 1 1,000.00 1,000.00
Escritorio 1 500.00 500.00
Silla 1 250.00 250.00
Equipo de oficina 1 250.00 250.00
Insumos de oficina y papelería 1 300.00 300.00
Costo Total 2,300.00
67
Tabla 9.
Presupuesto capacitación en Gestión de Proyectos
Descripción Costo
Capacitación Gestión de Proyectos 1,500.00
Capacitación en PMO (10% de Gestión Proyectos) 15.00
Costo Total 1,515.00
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