El sistema de control de ventas

SISTEMA DE CONTROL DE VENTAS

1.- Introducción.- El sistema de ventas comprende la estructura, las políticas, el plan de

organización y el conjunto de métodos y procedimientos de la empresa dirigidos a asegurar
la maximización de los ingresos.

Es innecesario resaltar la influencia que las ventas tienen en la cuenta de resultados del
hotel, por tanto indicar solamente que la importancia de una buena implantación del siste-
ma es fundamental para conseguir los objetivos económicos de la empresa.

Desde la perspectiva de esta asignatura no se entra en cuestiones tales como estrategias o

políticas de ventas, sino que se limita a estudiar la implantación adecuada del sistema ad-
ministrativo más eficaz para la consecución de la información requerida por la dirección
para la toma de decisiones, estableciendo igualmente los controles necesarios para asegu-
rarse de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con los planes diseñados.

2.- Objetivos de control.-

Objetivos administrativos u operativos.

Procedimientos.- Asegurar que se cumplen los procedimientos establecidos.

Maximización de las ventas.- Asegurar que se cumplen todas políticas establecidas al obje-
to de conseguir el mayor volumen de ventas (ocupación rotación, precios) y con los mejo-
res márgenes.

Control de las ocupaciones previstas.- Asegurar que el sistema de reservas cumple con los
requisitos establecidos, maximizando ocupaciones sin entrar en problemas de sobreventa.

Control de las ocupaciones diarias.- Asegurar que todas las habitaciones vendidas están
facturadas y a los precios correctos.

Control de ventas en los puntos de venta.- Asegurar que la rotación es la adecuada y los
artículos despachados son debidamente facturados.

Control de habitaciones fuera de servicio, comisiones, descuentos, etc., asegurándose de

que son los adecuados.

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Control de gestión y presupuestos en la industria hotelera

Objetivos contables o financieros

Procedimientos.- Asegurar que los procedimientos contables están operando de forma

efectiva.

Registro de operaciones.- Asegurar que todas las operaciones están debidamente registra-
das en documentos contables, libros auxiliares, pases a diario, etc. y por los valores correc-
tos.

Imputación de las cuentas.- Asegurar igualmente que los cargos y abonos contables se im-
putan en las cuentas correctas.

Autorizaciones.- Los descuentos, gratuidades, etc. han de ser realizados por personas debi-
damente autorizadas y en la medida correcta.

Fuentes fiables.- Los asientos en las cuentas de mayor han de realizarse sobre la base de
fuentes fiables, sujetas a controles rutinarios y periódicos y de acuerdo con los criterios
establecidos por la dirección.

3.- Descripción del sistema administrativo.- Con las limitaciones que anteriormente se
han indicado, se describe a continuación el proceso administrativo de gestión de ventas. Ha
de tenerse en cuenta que en el hotel prácticamente el 95% de las mismas las generan los
departamentos de alojamiento y alimentación y bebidas, por lo que se profundiza más en
estas dos áreas. Se hace igualmente una breve descripción de los procedimientos en depar-
tamentos menores, tales como teléfono y lavandería de clientes.

3.1.- Departamento de alojamiento.-

3.1.1.- Contratación.- Aunque el interés de estos apuntes se centra fundamentalmente en

los aspectos administrativos, es necesario hacer una breve referencia previa a las diferentes
formas de contratación (al igual que se hará con las reservas).

En general la mera contratación de las camas con los tour operadores o agencias de viajes
no se considera acto mercantil que genere contabilización alguna, ya que en la mayoría de
los casos estos contratos lo que implican es un mero compromiso por parte del hotel de
poner a disposición de dichos agentes un determinado número de camas, que sólo suponen
obligación de pago por parte del tour operador o agente de viajes cuando la cama es efecti-
vamente utilizada por ellos. Este es el denominado contrato de cupo, que es el más utiliza-
do en la hostelería vacacional. En estos casos la contabilización propiamente dicha co-
mienza (en documentos auxiliares) cuando el cliente se registra en el hotel.

Existen igualmente contratos que implican compromiso por ambas partes, especialmente el
denominado contrato de garantía. En este caso el tour operador “garantiza” un determinado
uso de las camas, expresado generalmente en porcentaje de ocupación sobre el cupo dispo-
nible. Aunque este contrato sí supone un compromiso formal, no suele reflejarse en la con-
tabilidad del hotel; podría hacerse en todo caso como un compromiso de futuro, pero en lo

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