Elaboración del plan administrativo de la organización

BIANELLA ANDREA MOSQUERA OREJUELA

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

2017

Plan Administrativo de la Organización

Empresa: Belcorp, cuya razón social es Bel Star S.A.

La empresa es creada en 1968 como un negocio familiar enfocado en la

distribución de productos cosméticos de marcas internacionales. En el año
1974 el negocio lanza la marca Yanbal en Perú para distribuir productos
cosméticos propios a través de la venta directa. Ya para 1985 nace la marca
conocida como Ebel en Colombia, cuyo objetivo era comercializar productos
cosméticos. En el año 2000 se crea Belcorp como compañía respaldo en
todos los procesos, y es esta a través del tiempo la que hace evolucionar a la
compañía base a L’Bel y crea dos grandes marcas Ésika y Cyzone.
En este momento la empresa se encuentra en 16 países del continente
americano, Argentina, Chile, Bolivia, Perú, Colombia, Venezuela, Panamá,
Costa Rica, El Salvador, Guatemala, México, Puerto Rico, Republica
Dominicana, Estados Unidos y Brasil. La planta de Belcorp en Tocancipa
Cundinamarca, Colombia, produce alrededor del 70 % de los productos que
son enviados a los países anteriormente nombrados.

Planta
La planta consta de 70.000 m2 de los cuales 35.000m2 están construidos
divididos en 5000m2 en el área administrativa y el resto en producción. Esta
planta cuenta con más de 3800 empleados de los cuales 2300 se
desempeñan en el área de Pedido y producción.

Productos
L´bel: Una marca especializada en tratamiento facial francés, que ofrece una
experiencia de prestigio a través de un portafolio de productos creados bajo
los más altos estándares de calidad, siempre buscando atender las
necesidades de los clientes más exigentes, es la marca apasionada por la piel.
En alianza con reconocidos laboratorios dermatológicos en Francia, L´Bel
utiliza los ingredientes activos más avanzados para desarrollar fórmulas
altamente efectivas, ofreciendo a la mujer segura, moderna y auténtica una
gama de productos de belleza complementarios que respetan la piel. L’Bel es
respaldada por alianzas con prestigiosos laboratorios y centros de
investigación franceses como el Sederma y Silab que brindan los últimos
adelantos en activos para la piel. Estas alianzas han permitido a L’Bel ofrecer
a sus clientes por lo menos una innovación mundial cada año.
Ésika: Es la marca experta en aromas, que invita a la mujer a disfrutar la
esencia de la vida en cada momento. Ofrece productos de belleza y cuidado
para ella y su familia. Ésika tiene más de 60 fragancias desarrolladas por las
mejores casas perfumistas del mundo para encontrar un aroma perfecto para
cada ocasión, para complementar la personalidad y el estado de ánimo.
Aromas creados para inspirar, soñar y hacer sentir elegante, sensual,
romántica o activa, con una combinación de ingredientes que te invita a dejar
huella. Así mismo tiene más de 300 tonos de moda para darle un toque de
color a la vida. Porque el maquillaje no solo embellece un rostro, sino que
ayuda a sentirse más segura y atractiva.
Cyzone: Más que una marca juvenil, Cyzone es una actitud des complicada y
optimista hacia la vida que invita a disfrutar, atreverse y experimentar. En
Cyzone las jóvenes encuentran todo lo que están buscando para crear y re-
crear su look a través de lo último en moda, maquillaje y accesorios Desde
maquillaje hasta ropa, Cyzone ofrece un variado portafolio multicategórico
compuesto por productos originales, a la moda y llenos de energía, con el
que se puede lograr un look total. Este portafolio se renueva
constantemente: al año lanza más de 270 productos en promedio.
 Fundación Belcorp

Materiales

En la recepción de materiales y materia prima se maneja en una zona de

almacenamiento de materiales que consta de 39 racks de 9 niveles con una
altura de 16 metros esto en bodega 1, para el almacenamiento en bodega 2
es diferente consta con un mezanine de 7 niveles 23 Rack de 14 metros de
altura, estas bodega cuentan con equipos trilaterales que superan esta altura
por si se requiere manipulación en el último nivel, adicionalmente se cuentan
con equipos para el fraccionamiento o también llamado sistema de picado y
en bodega 3 consta de 16 rack de 7 metros 2 niveles y esta bodega es aislada
ya que en ella se almacenan material inflamables, rechazos a proveedores y
materiales controlados lo que dificulta permitir el ingreso a cualquier
personal esta área solo tiene muy poco acceso para ingresar.
Para el control de temperatura y humedad de estas bodegas se maneja un
software que va de la mano con un instrumento llamado Datalogger.
Los cuales tienen cierto rango para la toma de temperatura y humedad.

Fraccionamiento

En el área de fabricación se tiene 3 niveles, cada nivel con 4 cabinas de

producción en las cuales se desarrollan y empacan los diferentes tipos de
productos. Cada nivel cumple una función principal, es decir, en primer nivel
se manejan todos los productos relacionados al proceso de Hidroalcoholes,
entre los cuales están las colonias y los esmaltes. El segundo los materiales
relacionados al proceso de emulsiones, es decir cremas, acondicionadores y
shampoo y por últimos que es el tercero los materiales denominados
compactos, como pestañinas, labiales, delineadores, sombras, etc.
Armado y empaque

La sección de armados de pedidos es una de las más importantes que

componen nuestra empresa pues aquí donde a través de un sistema de semi
automatizado llamado Pick to Light se envían los pedidos a las activas
(nuestras consultoras) que son las encargadas de vender nuestros productos.
En esta planta se llenan pedidos de toda Colombia y así mismo de Panamá.
Para facilitar la organización y correcto funcionamiento de este proceso se
trabajan durante un año 18 campañas de 21 días en donde el colaborador
vende durante los 20 días y en el día 21 envía su factura a la fábrica, esto es
medio virtual o físico.

El procedimiento que en esta parte se componen de 6 fases:

1. Se recibe la facturación.
2. Se crea un código de barras que va ser lo que identifica a esta factura
en el resto del proceso.
3. Este corresponde al cubicaje, en el cual un sistema de información
determina el número de cajas correspondiente al pedido de acuerdo
al peso aproximado de la orden.
4. En el cuarto lugar se registra el pedido en el sistema el cual a través de
un sistema semi-automatizado, pick to light, un sistema totalmente
automatizado A-frame o por radio frecuencia herramienta del sistema
Sap se carga del llenado de las cajas con el pedido. En el
5. Se sella la caja de tal manera que el consumidor pueda comprobar que
la caja no ha sido manipulada por extraños desde la salida de la fábrica
y en el último lugar.
6. Se procede al transporte de las cajas con el pedido completo a su
posterior distribución.
Bodega PT

La bodega PT (Producto terminado) está compuesta por 27 Rack con una

altura de 13 metros aproximadamente y posee características semejantes a
las bodegas del almacén ENEM (envase y empaque) MP (materia prima) Esta
bodega de PT trabaja muy de la mano con Pícking y se encuentran ubicadas
al costado derecho de la planta con el fin de abastecer de producto la sección
de pedidos con el fin que nunca haya faltante a la hora de alistar pedidos.

Transporte

El transporte de la mercancía hacia los distintos colaboradores esta

tercerizado a la empresa Coordinadora mercantil S.A. Y Prologist.

Control de Calidad

El control de calidad de la empresa está en cada una de las partes de la

organización. En la sección de pedidos se realiza el chequeo aleatorio del 20%
de los pedidos, este se realiza manualmente. En la sección de producción se
realiza así mismo un control de calidad en laboratorios especializados
ubicados en la planta superior de donde se realiza la producción.

Premios y Certificaciones

A través del tiempo Belcorp ha sido ganador de varios premios y

certificaciones que lo acreditan como una de las mejores empresas del país.

Actualmente además de estos premios Belcorp está certificada en BPM, FDA

y BASC. Las cuales la ubican en las mejores empresas del país, ofreciendo
productos de gran calidad a los respectivos clientes.
Manejo de subproductos

En la fábrica existe una planta de tratamiento de aguas residuales en el cual

se purifica un 95% el agua y posteriormente es desechada a las cañerías. En
cuanto a producto dañado o con no conformidades existe un área en la cual
se intentan corregir las inconformidades para así enviarlo a la fundación
Belcorp, para ayudar a las mujeres que la componen. Los productos que
definitivamente por mal uso o mal proceso de fabricación no pueden ser
corregidos se juntan con los demás desechos para su posterior incineración
controlada a las afueras de la planta.

Capacidad de la planta

Para hablar de capacidad de planta se debe tener en cuenta que los

productos terminados no son los mismos que se despachan pues esta planta
abastece al 70% de los países en los que está presente la compañía. En la
sección de armado de pedido la planta es capaz en un día de trabajo de
armar alrededor de 250.000 pedidos. Y en la parte de producción la planta
produce 20.000.000 de unidades mensualmente con una capacidad de
producir 100.000 fragancias en la línea de producción en un turno normal. Y
en emulsiones y compactos produce alrededor de 110.000 unidades por
turno.
Mapa de Proceso

Procesos de producción
Dentro de la empresa encontramos miles de productos por lo que no
especificaremos cada uno de los procesos de producción. Internamente, la
empresa divide sus productos en tres grandes ramas, Hidroalcoholes y
esmaltes, emulsiones y compactos, así que realizaremos una descripción de
los procesos en general.
Proceso de Fabricación Emulsiones
Proceso Hidroalcoholes
Del proceso que se ve en el diagrama 3 se evidencia la obtención de todos los
materiales necesarios para la formulación de los perfumes. Debido a que
cada perfume o colonia tiene su escancia en particular y que esta se debe a
una fórmula secreta no sabemos la combinación de las materias primas. La
sección de la planta que está encargada de la producción de los
Hidroalcoholes y los esmaltes está separada de las demás líneas de
producción debido a los cuidados que se deben tener para manejar las
materias primas pues son muy volátiles y con cambios de temperatura
podrían generar una explosión. Esto está en una sección aislada por efectos
de seguridad, así, si ocurre algún accidente no se vería afectado ningún otro
de los productos.
Las fragancias que se desarrollan entran en una etapa de maduración,
parecida a la fermentación de las bebidas alcohólicas, en la cual la fragancia
toma el aroma deseado, dependiendo de la fragancia y de lo fuerte de los
aceites esenciales usados el tiempo de maduración está entre 17 a 21 días.

Conclusiones.
Debido a que laboro en esta hermosa empresa tengo el privilegio durante mi
turno a realizar recorridos a través de la planta y tengo acceso a todos los
lugares por pertenecer al cuerpo de la Brigada de emergencias en donde se
realizan los procesos de producción. De igual manera según lo visto, que la
empresa cumple con los requisitos de calidad, seguridad industrial,
inocuidad, manejo de buenas prácticas de manufactura y almacenamiento
pues cada área de la empresa cumplía con sus metas y con todos los
requisitos establecidos.