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GESTIÓN CONTABLE Y
FINANCIERA
LUIS ALONSO COLMENARES RODRÍGUEZ MSc.
Contador Público; Magister en Hacienda Pública y Administración Financiera;
Magister en Administración Pública; Especialista en Planificación y
Presupuestación; Especialista en Gestión y Control del Gasto Público; Especialista
en Gobierno, Gerencia y Asuntos Públicos; Especialista en Gestión Pública e
Instituciones Administrativas; Especialista en Finanzas Públicas; Especialista en
Administración y Gerencia de los Sistemas de Calidad.
Ex Presidente del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Ex Contador General
de la Nación, Ex Presidente de la Junta Central de Contadores, Docente en las
especializaciones y maestrías de la Universidad del Norte, Universidad Externado
de Colombia, Escuela Superior de Administración Pública, Universidad Central,
Universidad del Rosario, Universidad de Sucre, Universidad del Sinú, Universidad
de Manizales, Universidad Cooperativa de Colombia, Corporación Universitaria del
Caribe, Universidad de Ibagué, Universidad Autónoma de Bucaramanga,
Universidad Mariana-Pasto, Universidad de Antioquia, Universidad Libre
Seccionales Cali y Barranquilla, Universidad del Valle, Universidad del Cauca,
Universidad Nacional de Colombia.
LOS TEXTOS QUE SE INCLUYEN EN EL PRESENTE DOCUMENTO HAN
SIDO TOMADOS DE OTROS PUBLICADOS POR ENTIDADES PÚBLICAS,
TALES COMO JUNTA CENTRAL DE CONTADORES, CONSEJO TÉCNICO
DE LA CONTADURÍA PÚBLICA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES,
CORTE CONSTITUCIONAL, MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO, DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN, CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN, ENTRE OTRAS.
1
PRESENTACIÓN.
Los estados financieros son fáciles entender para las personas que se han familiarizado
con los conceptos contables, principios, políticas y prácticas financieras, pero
desafortunadamente se ha impartido de manera muy tradicional, con métodos
inoperantes y caducos, lo que se traduce en la posibilidad de formar gerentes con fobia
y desconocimiento de la materia que ya en la vida profesional tendrán que depender de
los CONTADORES tanto en el registro como en el control y la toma de decisiones.
En este curso se estudian los aspectos generales del área de contabilidad financiera,
siendo una excelente oportunidad para obtener nuevos conocimientos y adquirir nuevas
competencias que servirán en su desarrollo profesional.
2
JUSTIFICACIÓN.
OBJETIVOS.
METODOLOGÍA.
Para el desarrollo del curso se utilizará una combinación de clases magistrales por parte
del profesor para proporcionar los conceptos contables fundamentales y se desarrollarán
talleres, discusión de las lecturas, estudio de casos y ejercicios por parte de los
estudiantes como estrategias de aplicación de la base conceptual adquirida.
De tal manera que el carácter del curso exige integrar tres componentes al desarrollo
del programa, a saber: Lectura individual de los participantes, Exposiciones del docente
y Talleres de consolidación conceptual.
b) Las exposiciones del docente se orientan a permitir una visión de conjunto sobre
cada uno de los temas centrales y a posibilitar el debate colectivo de los mismos.
3
c) Los talleres permitirán consolidar, mediante ejercicios y simulaciones, situaciones
reales o hipotéticas en las que definitivamente teoría y práctica se hacen realidad.
Para contar con una participación efectiva de los estudiantes es indispensable que éstos
preparen la clase con responsabilidad para que el aula de clases se transforme en un
centro de discusión y aclaración de conceptos, más que en un tradicional encuentro de
estudiantes y profesor.
EVALUACION.
a) Cada viernes, a partir del primer día, la sesión se iniciará con la solución de un test, a
manera de control de lectura respecto del documento entregado. El primer viernes se
evaluará el capítulo 1.
b) Los estudiantes resolverán dos talleres prácticos y teóricos para que sean
presentados en grupos de dos (2) personas antes de terminar el curso.
Las evaluaciones parciales de los literales a), b), y c) tienen una valoración del 20%
cada una para un total de 60% y el otro 40% corresponde a la evaluación del literal d)
que corresponde al examen final, para un total del 100%
MEDIOS.
1. Tablero
2. Video Beam
3. Computador
Para efectos de llevar a cabo los talleres con el mayor beneficio de los participantes,
desde el primer día y durante todas las sesiones, cada uno de los participantes debe
disponer en el aula de los siguientes materiales: un lápiz negro o portaminas; un
4
borrador de nata; un tajalápiz o sacapuntas; una calculadora de mínimo ocho (8)
dígitos.
CONTENIDO.
BIBLIOGRAFIA.
Para el desarrollo del tema se tendrá como texto guía el presente documento y se podrá
ampliar la conceptualización a partir de la siguiente relación bibliográfica:
5
1. Abrahim, María Martha, y otros. Contabilidad para todos.
2. Carrillo de Rojas, Gladys. Fundamentos de Contabilidad para profesionales no
contadores.
3. Carrillo de Rojas, Gladys. Contabilidad para profesionales no contadores, ejercicios
resueltos.
4. Contaduría General de la Nación (Colombia): Régimen de Contabilidad Pública y sus
actualizaciones.
5. -----------------. El sistema nacional de contabilidad pública.
6. Cuevas Dobarganes, Francisco José. Contabilidad y Finanzas para no contadores.
7. Franco Ruiz, R.: Contabilidad integral.
8. Guajardo Cantú, Gerardo. Contabilidad para no contadores.
9. Gudiño, Emma Lucía. Contabilidad Universitaria
10. Molina Aznar, Víctor. Contabilidad para no contadores.
11. Sinisterra, Gonzalo. Contabilidad, sistema de información para las organizaciones.
Cuarta edición. McGraw Hill
12. Romero Tobar, Fernando. Manual de Contabilidad para Ingenieros.
6
1. MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD
La gente que participa en el mundo de los negocios, sean estos gerentes, propietarios,
financistas, proveedores, corredores de bolsa, inversionistas, entre muchos otros más,
utilizan los términos y los conceptos contables para describir, los recursos y las
actividades de todos los negocios, independiente del tamaño que tenga el negocio, o del
tamaño que tenga la empresa. La función contable es vital en todas las unidades de
nuestra sociedad. Una persona, debe explicar sus ingresos y presentar una declaración
de renta, por ejemplo.
Por eso un gerente, sobre todo, que se encuentre en posición de tomar decisiones en
una empresa y que no tenga conocimientos de contabilidad, probablemente no podrá
apreciar hasta qué punto la información contable es el insumo fundamental para que
tome las mejores decisiones. Porque la contabilidad le permite tener un conocimiento y
control más amplio de la empresa, y en esta medida le permite tomar decisiones con
mayor nivel de precisión, le permite conocer de antemano lo que puede suceder. Todo
está plasmado en la contabilidad.
Es necesario comprender que la contabilidad es mucho más que unos libros y estados
financieros que se tienen para presentárselos a las diferentes autoridades de inspección,
vigilancia, control o fiscales que los puedan solicitar, porque la contabilidad es la mejor
herramienta que se puede tener para conocer a fondo la empresa; no darle importancia
a la contabilidad en una empresa es tanto como tirar a la basura todas las posibilidades
de mejoramiento, o hasta la posibilidad de establecer o conocer las debilidades que más
tarde resulta demasiado tarde para detectarlas.
En lo relacionado con el decreto 2649 de 1993, lo más importante es que ante un vacío
normativo o ausencia de norma contable específica, dicho decreto contiene los
principios que debe observar todo el que está obligado a llevar contabilidad en
Colombia, y el que sin estar obligado a llevar contabilidad la quiera hacer valer como
prueba ante cualquier circunstancia.
1
Código de Comercio, artículo 25.
2
Régimen de Contabilidad Pública
8
A través del Código de Comercio3 está reglamentada la obligación de llevar contabilidad4
y la forma en que la misma debe ser llevada: La contabilidad solamente podrá llevarse
en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera
que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante,
con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno5.
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de
tomar las decisiones7. La contabilidad, es el arte de interpretar, medir y describir la
actividad económica8. La contabilidad, es el lenguaje que utilizan los empresarios para
3
Contenido en el Decreto-Ley 410 de 1971
4
Numeral 3° del artículo 19
5
Artículo 50 del Código de Comercio
6
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados
7
Horngren & Harrison. 1991
8
Meigs, Robert.,1992
9
poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación
financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de
efectivo9.
En ese sentido, el mencionado decreto reglamenta como normas contables básicas las
siguientes11:
1. Ente económico
2. Continuidad
3. Unidad de medida
4. Período
5. Valuación o medición
6. Esencia sobre forma
7. Realización
9
Catacora, Fernando, 1998
10
Ley que reglamenta el ejercicio profesional de la Contaduría Pública en Colombia
11
Decreto 2649 de 1993
10
8. Asociación
9. Mantenimiento del patrimonio
10. Revelación plena
11. Importancia relativa o materialidad
12. Prudencia
13. Características y prácticas de cada actividad
1.4.5. VALUACIÓN O MEDICIÓN. Tanto los recursos como los hechos económicos
que los afecten deben ser apropiadamente cuantificados en términos de la unidad
de medida.
11
Con sujeción a las normas técnicas, son criterios de medición aceptados el valor
histórico, el valor actual, el valor de realización y el valor presente.
1.4.6. ESENCIA SOBRE FORMA. Los recursos y hechos económicos deben ser
reconocidos y revelados de acuerdo con su esencia o realidad económica y no
únicamente en su forma legal. Cuando en virtud de una norma superior, los
hechos económicos no puedan ser reconocidos de acuerdo con su esencia, en
notas a los estados financieros se debe indicar el efecto ocasionado por el
cumplimiento de aquella disposición sobre la situación financiera y los resultados
del ejercicio.
1.4.8. ASOCIACIÓN. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período
los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y
otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se
12
pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no
generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse
en las cuentas de resultados en el período corriente.
1.4.12. PRUDENCIA. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera
confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar
la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los
ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
13
1.4.13. CARACTERÍSTICAS Y PRÁCTICAS DE CADA ACTIVIDAD. Procurando en
todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad
debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas
por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza
de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y
tecnológico.
12
LEGIS, PUC 2011, página 59
13
Artículo 3° del Decreto 2649 de 1993
14
Artículo 4° del Decreto 2649 de 1993
14
un sistema de contabilidad que le permita desarrollar de manera suficiente las
cualidades de la información.
Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser
comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea
comparable.
La experiencia nos indica que una de las cualidades a las cuales se les da menos
importancia, y por tanto menos se aplica a la contabilidad, es la utilidad. En nuestro
medio es costumbre que la contabilidad lleve un atraso de un mes o hasta más; y en
esas condiciones la contabilidad no es útil, dado que la información contable es útil
cuando es oportuna y mientras ello no suceda entonces nunca aportará al gerente la
información que requiere para que pueda tomar decisiones acertadas.
Existen muchas empresas en Colombia a las que la contabilidad solo les resulta útil para
cumplir con las obligaciones tributarias, pero no para servir como insumo fundamental
en el proceso de decisiones, y la razón está en que dicha información nunca está
preparada a tiempo, siempre llega tarde, y además no se interpreta ni analiza. Al
gerente se le entregan unos estados financieros que pueden estar elaborados
correctamente, pero que de nada le podrán servir si no se le explica qué representan
dichos estados financieros.
Ahora bien, también es posible que para los contadores y sus auxiliares la información
contable sea comprensible, pero no resulta igual para el personal administrativo y para
la gerencia. En muchos casos, al personal administrativo y a la gerencia hay que
explicarles qué significa la información contenida en los estados financieros, hay
explicarles qué representan todos esos números, o de lo contrario les serán
completamente inútiles porque no comprenden su significado.
Es cierto que en la medida en que el contador garantice que su contabilidad cumpla con
las cualidades que le son propias, el valor agregado que se le pueda aportar al gerente
15
será mucho mayor, y mayor será la satisfacción de este, y solo así, seguramente algún
día el gerente deje de ver en la contabilidad un gasto más que solo sirve para cumplir
con exigencias legales.
Los interesados en la información contable de una empresa, cualquiera que ella sea,
pueden ser variados y tener necesidades informativas diferentes.
Así, quien estudia la compra, retención o venta de acciones de una empresa desea
conocer si ésta genera ganancias que le permitan distribuir dividendos o recuperar la
inversión; el sector financiero quiere saber si el eventual receptor de un préstamo podrá
generar el efectivo suficiente para devolver el crédito que obtiene con sus
correspondientes intereses; el mercado de valores estudia la información contable de las
empresas que cotizan sus acciones o títulos de deuda para evaluar toman decisiones de
comparar títulos o es necesario tomar medidas de excepción; los organismos de
inspección, vigilancia y control requieren de la información contable para fiscalizar a las
empresas; los dueños de la empresa requieren de la información contable para conocer
qué se ha hecho con sus aportes y saber si la empresa subsistirá en el tiempo. En fin,
son muchos los usuarios y usos que se pueden relacionar respecto de la información
contable.
Los siguientes son algunos de los usuarios de la información financiera, y cada uno
tiene un interés específico:
2. EL PROCESO CONTABLE
El ciclo o proceso contable es el desarrollo secuencial que debe seguirse para garantizar
que todos los hechos económicos se reconocen y transmiten correctamente a los
usuarios de la información15, y en desarrollo de las normas básicas de contabilidad se
establecen las normas técnicas generales que serán las que regulan el ciclo o proceso
contable.
Podemos afirmar que el ciclo o proceso contable hace referencia al conjunto de pasos o
fases que se deben llevar a cabo en la contabilidad, y que se repiten en cada período
contable durante la vida de un negocio.
El ciclo o proceso contable se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la
labor de pasar las cantidades registradas en el libro diario al libro mayor; luego, y con
base en la información que contiene el libro mayor, se procede a la elaboración del
balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización
en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y,
finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.
El hecho de tener que pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros,
que es un procedimiento mediante el cual se transfieren los saldos de ingresos y gastos
a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo
contable.
No obstante, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa
el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes de que estos se
revelen al público. Una auditoria, le agrega credibilidad a los estados financieros.
15
Artículo 46 del Decreto 2649 de 1993
18
Las cuentas T ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades
desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos,
abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.
En este orden de ideas, las siguientes son las etapas del ciclo o proceso contable:
A efectos de que se las etapas del proceso contable se puedan llevar a cabo de acuerdo
con el desarrollo de las operaciones de la empresa, es necesario cumplir con una serie
de aspectos que garantizar el correcto desarrollo del ciclo o proceso contable, entre los
que cabe destacar:
Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que
corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser
medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.
En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la
preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el
reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.
19
2.2. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN
Cuando se trate de partidas expresadas en Unidades de Valor Real, UVR, o sobre las
cuales se tenga pactado un reajuste de su valor, el ajuste de la unidad de medida se
efectuará con base en la cotización de la UVR o en el pacto de reajuste, con cargo o
abono a gastos o ingresos financieros según sea el caso, salvo cuando deba
capitalizarse.
Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos deben ser asignados o
distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la
norma básica de asociación.
Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente
soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la
modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las
nuevas estimaciones.
Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa
este total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio
económico este total o parcialmente consumido o perdido.
21
Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se
deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden
registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen
no supere las operaciones de un mes.
Dentro del mismo término, es decir, a más tardar en el mes siguiente, se deben resumir
los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u
omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
1. Existencia: los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y
las transacciones registradas se han realizado durante el período.
4. Valuación: todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir
la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no
hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y
reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
22
financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes
de la fecha de cierre.
Antes de divulgar los estados financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas
de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.
3. LA ECUACION CONTABLE
Recursos Fuentes
Bienes y Derechos que posee Obligaciones con Acreedores y Dueños
Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de
Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza
una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del
pasivo o del Patrimonio.
23
Los objetos de valor y los derechos que son propiedad de una empresa se llaman
Activos y los derechos de personas o empresas sobre estos activos se llaman
participaciones.
1) La primera está representada por los Pasivos: los cuales corresponden a los derechos
que tienen sobre los activos los acreedores, los que se conocen como terceras personas
diferentes a los propietarios o ellos mismos cuando se constituyen en acreedores.
Los activos de un negocio están sujetos a los dos tipos de participaciones mencionadas;
es decir, los propietarios y los acreedores tienen derechos sobre los activos. Dado que
estos derechos no pueden exceder al monto de los activos se deduce que
ACTIVOS=PASIVOS+PATRIMONIO
Los sistemas contables están estructurados de tal forma que siempre se mantenga la
anterior igualdad. Para lograrlo, en cada transacción se registran los dos aspectos que
afectan dicha igualdad y, en esencia, estos aspectos son cambios en activos y en
pasivos o en capital.
Consecuentemente, toda operación que registre la contabilidad afecta por lo menos dos
cuentas; esto basado en el principio de partida doble, el cual nos enseña que no existe
forma concebible de efectuar un cambio en una sola cuenta.
Si tenemos presente que la empresa tiene una obligación con los dueños o propietarios,
entenderemos que la empresa busca realizar su objetivo, para lo cual debe realizar una
serie de erogaciones que son necesarias para prestar un servicio o realizar una venta,
que denominamos GASTOS y adquirir bienes para ser vendidos lo cual constituye lo que
conocemos como costo y mediante ellos espera obtener unos INGRESOS los cuales
24
deben ser mayores que los costos y gastos para obtener una utilidad, que es la razón de
ser de un negocio.
Partiendo de que no hay deudor sin acreedor, que el que entrega tiene y el que recibe
debe, vemos que en cada operación intervienen como mínimo dos cuentas, que para
entender cada cuenta puede recibir y entregar, dicho en otro términos cada cuenta
puede ser debitada o acreditada.
Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el
registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas
afectadas.
Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o
servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
25
establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible
conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general.
Cuenta es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones
que diariamente realiza una empresa. Cuenta es el registro de valores homogéneos
relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de
las operaciones en los libros.
1. Un código
2. Un nombre
3. La capacidad de ser Debitada o Acreditada.
El DEBE corresponde a la primera partida luego del Código y el nombre de la cuenta, allí
se registran los débitos.
SALDO Diferencia entre los movimientos del Debe y el Haber de una cuenta, tomando
como saldo el valor mayor entre la suma de los débitos y la suma de los créditos.
Las cuentas reales son denominadas así por representar un bien o un derecho de
propiedad de la empresa, una obligación o compromiso que tiene la empresa con
terceras personas o una obligación que tiene con sus dueños o propietarios.
26
Los Activos se caracterizan: 1) Son de propiedad de la empresa; 2) Están en capacidad
de generar beneficios o servicios; 3) Están bajo el control de la empresa; y 4) Generan
un derecho a reclamación.
PASIVO: Representa las obligaciones contraídas por la empresa con terceras personas,
para ser canceladas en el futuro.
Los Pasivos se caracterizan por: 1) La obligación tiene que haberse causado, lo cual
implica el deber de realizarse un pago en el futuro; y 2) Existe una deuda con un
beneficio cierto.
El Patrimonio se caracteriza por: 1) Está constituido por el aporte inicial y los aportes
adicionales que hayan realizado los dueños de la empresa; y 2) Se incrementa con
las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio contable.
Son las que se utilizan para registrar los hechos económicos que al finalizar el periodo
determinan un aumento o una disminución del Patrimonio, de allí su denominación de
cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para
que al inicio del nuevo periodo vuelvan a ser afectadas por los Ingresos, Costo de Venta
y Erogaciones necesarias para generar un ingreso denominado Gasto.
INGRESOS Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un
servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia.
GASTOS Toda erogación necesaria que realiza la empresa para efectuar una venta o
prestar un servicio, es decir para obtener un ingreso.
27
Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan bienes de
propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su
ciclo.
Para comprender su estructura básica se encuentran asignados a cada una de las clases
los 9 dígitos:
1. ACTIVO
2. PASIVO
3. PATRIMONIO
4. INGRSOS
5. GASTOS
6. COSTO DE VENTA
28
7. COSTO DE PRODUCCION
DINAMICA: Señalan la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los
diferentes movimientos contables que las afectan.
Plan Único de Cuentas elaborado por la Superintendencia Nacional de Salud para las
entidades que no se les aplica el PUC Público, Entidades Promotoras de Salud, las
Instituciones Prestadoras de Salud, Entidades que Administran Planes Adicionales de
Salud y Servicios de Ambulancia por Demanda, conformado por las disposiciones
generales, el catálogo de cuentas y las descripciones y dinámicas contables. Contiene la
relación ordenada de la clase, grupo, cuenta y subcuenta del activo, pasivo, patrimonio,
los ingresos, los gastos, costos de los servicios, cuentas de orden deudoras y cuentas de
orden acreedoras.
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general (Activo,
Pasivo y Patrimonio, respectivamente); las clases 4, 5, y 6 corresponden a las cuentas
de resultados (Ingresos, Gastos y Costos, respectivamente); la clase 7 corresponde a
Costos de Producción y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden (deudoras y
acreedoras, respectivamente).
Para los efectos de este Plan, la codificación del catálogo de cuentas está estructurada
sobre la base de los siguientes niveles:
Las dinámicas señalan la forma en que se deben utilizar las cuentas y realizar los
diferentes movimientos contables que las afecten. Las dinámicas y descripciones serán
de uso obligatorio y todos los asientos contables deberán efectuarse de conformidad
con lo establecido en ellas. Las dinámicas no detalladas en la presente resolución
29
deberán guardar relación con la respectiva cuenta en concordancia con la normatividad
vigente y de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Auxiliares: Las empresas pueden utilizar las subcuentas auxiliares que requieran de
acuerdo con sus necesidades particulares, para lo cual bastará abrirlas según la
estructura básica del plan, a partir del séptimo dígito.
Libros Oficiales: Los libros oficiales que deberán utilizarse serán los exigidos conforme al
Decreto 2649 de 1993, deberán estar registrados y llevarse aplicando los códigos
numéricos y las denominaciones del catálogo de cuentas.
4. LIBROS DE CONTABILIDAD16
El Código del Comercio señala: “cuando se haga referencia a los libros de comercio, se
entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares
necesarios para el completo entendimiento de aquellos18”.
El Consejo de Estado por su parte señaló que: “El concepto de libro de comercio en
general y de libros de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y
comprende tanto el concepto tradicional de haz de hoja como también las citadas cintas
magnetofónicas, videos tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como
16
Consejo Técnico de la Contaduría Pública, Orientación Profesional número 5.
17
Diccionario de la Lengua Española Vigésima Primera Edición
18
Artículo 49 del Código de Comercio
30
ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos
y que pueden ser autorizados por vía de reglamento19”.
Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba
calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar contabilidad.
De contera, solo lo que se puede traducir o representar en cifras puede ser objeto de
registro contable; es decir, la contabilidad sólo acredita la historia de la empresa; por
ejemplo, no son cifrables aspectos como su ambiente laboral, la eficiencia de sus
trabajadores y muchos otros aspectos no cuantificables en valores monetarios.
Tanto las sociedades de responsabilidad limitada como las sociedades por acciones
están obligadas a llevar un libro de registro de sus socios o accionistas, los cuales
pueden llevarse por medios mecanizados o electrónicos (sistematizados) en
cumplimiento de los parámetros establecidos en los artículos 195 y 361 del Código de
Comercio, al igual que el artículo 130 del decreto 2649 de 1993.
Por su parte el artículo 125 del decreto 2649 de 1993, cuando menciona los libros que
deben llevar los entes económicos, determina que debe existir uno en donde se
identifique “(…) la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos”. De acuerdo con esas características se puede
concluir que corresponde al mencionado libro de socios o accionistas.
Las actas son documentos donde se consignan los temas tratados y decididos en las
reuniones de los órganos colegiados de las diferentes clases de personas jurídicas, sean
éstas sociedades comerciales, civiles o entidades sin ánimo de lucro.
El Libro de actas tiene por finalidad dar testimonio de lo ocurrido en las reuniones de los
órganos colegiados del ente, constituyéndose en el relato histórico, aunque resumido,
19
Artículo 2035 del Código de Comercio
20
Consejo de Estado, Sentencia 9141 19 de marzo de 1999 y Sentencia del 9 de octubre de 1998
Expediente 9069 M.P. Daniel Manrique Guzmán.
31
de aspectos administrativos, económicos, jurídicos, financieros, contables, y en general
los aspectos relacionados con el desarrollo del objeto social de la entidad.
Para que tengan valor probatorio, las actas deben estar firmadas por el presidente y el
secretario o en su defecto por el revisor fiscal21.
Las normas mercantiles establecen para las sociedades la obligación de llevar un libro
debidamente registrado para anotar en orden cronológico las actas de las reuniones de
la asamblea o de la junta de socios. En el mismo sentido, los entes económicos podrán
asentar en un solo libro las actas de los órganos de dirección, administración y control,
distinguiendo cada una con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua
para cada uno de ellos22.
Los hechos que consten en las Actas serán probados con copias de las mismas
autorizadas por el secretario o por algún representante de la sociedad. Sin embargo, la
copia o el acta correspondiente podrán ser tachadas de falsedad, en los términos del
artículo 189 del Código de Comercio.
El artículo 56 del Código de Comercio al referirse a los libros de contabilidad indica que
estos podrán ser de hojas removibles o formarse por series continuas de tarjetas,
siempre que unas y otras estén numeradas, puedan conservase archivadas en orden y
aparezcan autenticadas conforme a la reglamentación del gobierno.
Los folios de los libros de contabilidad deben ser autenticados mediante un sello de
seguridad impuesto en cada uno de ellos por la autoridad que corresponda de acuerdo a
la naturaleza del ente económico y lugar de su registro, situación requerida únicamente
para los libros oficiales y los denominados principales por la legislación tributaria.
Mediante el artículo 175 del decreto ley 19 del 10 de enero de 2012, relacionado con los
libros de comercio, fue modificado el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio
eliminando la obligatoriedad de registrar los libros de contabilidad en el registro
mercantil de la Cámara de Comercio.
21
Artículo 431 del Código de Comercio
22
Artículo 195 del Código de Comercio, en concordancia con artículo 131 decreto 2649 de 1993
23
Artículo 125 del Decreto 2649 de 1993
32
De lo anterior se infiere que dicha obligatoriedad fue eliminada para los comerciantes,
es decir, que para los no comerciantes se siguen manteniendo dicha obligación. De tal
manera que para el caso de los obligados a registrar los libros de contabilidad ante la
DIAN, o, lo que es lo mismo, no comerciantes, estos deberán seguir cumpliendo con
dicha actividad y será requisito para que la contabilidad sirva de prueba.
En este orden de ideas lo que podemos observar es que la tendencia es a regular los
libros de contabilidad y de comercio que podrán ser llevados en archivos electrónicos,
con la consecuente indicación de que su registro será conforme a la reglamentación que
expida el Gobierno Nacional, pero siempre atendiendo el desarrollo de la tecnología.
Entonces, como las Cámaras de Comercio ya no tienen la facultad de inscribir los libros
de contabilidad y las actas de junta directiva, los comerciantes que venían operando y
aún no habían registrado los libros de contabilidad asumen la responsabilidad de la
omisión de dicha obligación. Sin embargo, la conclusión es distinta cuando el
comerciante tenía los libros registrados pero para su impresión fueron insuficientes las
33
hojas, porque de acuerdo con la Circular Externa se puede dejar constancia y tenerlos
en archivos electrónicos.
La norma permite que los libros antes citados se pueden reemplazar por el denominado
libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico
como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro
resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado
en sentencia del 19 de Marzo de 1999.
Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus
registros, situación que está en concordancia con el artículo 48 del mismo Código,
donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable,
con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de
la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de
los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado26.
Tratándose de los libros auxiliares el legislador determinó que serán aquellos necesarios
para el completo entendimiento de los libros obligatorios, los cuales no requieren ser
24
Corte Constitucional, Sentencia C-290 de 1997 M.P. Dr. Jorge Arango Mejía
25
Superintendencia de Sociedades, Oficios 220-36555 de 2001 y 340-5695 de 1998
26
Consejo Estado, Sentencia del Expediente 8790 de 1998 C.P. Dr. Daniel Manrique Guzmán; y
Sentencia del 26 de marzo de 1999 C.P. Dr. Delio Gómez Leyva
34
registrados27, de manera que son documentos destinados al registro detallado de las
operaciones del ente económico y para la ampliación de la información contenida en los
libros obligatorios.
LIBRO DIARIO. Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones
resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes.
Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en
los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los
documentos que los justifiquen.
El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales
y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance
general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Este libro no reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo
comerciante, además de que se trata de un libro que no requiere ser registrado.
27
Artículo 126 del Código de Comercio, y Decreto 2649 de 1993
28
Artículo 36 de la Ley 223 que modifica el artículo 616 del Estatuto Tributario
35
LIBROS AUXILIARES. Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben
servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas
hacen alusión a éstos libros, el Decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como
deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número
es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que
permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.
Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio
llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías29, con el fin de llevar el control
de las que se destinen para la venta.
Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo
por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los
artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la
operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas,
consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo
unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro
de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del
inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.
Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico
que garantice su reproducción exacta. La conservación se deberá realizar permitiendo
que la información sea accesible para su posterior consulta, conservando los datos en el
formato que se haya generado y que permita demostrar que reproduce con exactitud la
información generada, enviada o recibida, para que posteriormente se pueda
determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora de envío y recibo del
mensaje.
De conformidad con la Ley 527 de 1999 las informaciones requeridas por el legislador
que consten por “escrito” podrán estar contenidas en un mensaje de datos siempre que
sea accesible para su posterior consulta.
Por su parte, la firma electrónica deberá cumplir con las condiciones establecidas en el
artículo 7º de la misma ley, para lo cual deberá cumplir con los siguientes aspectos: a)
Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y
para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; y b) Que el método sea tanto
confiable como apropiado para el propósito para el cual el mensaje fue generado o
comunicado.
29
Artículo 129 del Decreto 2649 de 1993
36
mensaje “…ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o
de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o
presentación”.
Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y valederos según el tipo de
acto de que se trate, de un hecho u operación económica; pueden ser de origen interno
o externo, los primeros se originan dentro de la misma unidad económica, mientras que
los externos provienen de terceros.
34
Artículo 53 del Código de Comercio
38
“Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se
advirtiere35”. Los simples errores de trascripción se deben salvar mediante una
anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido
valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa
de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre
completo36.
De acuerdo con el Código de Comercio y el Decreto 2649 de 1993 cuando la ley así lo
exija, para que puedan servir como prueba los libros deben haberse registrado
previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades competentes en el lugar del
domicilio principal.
Solamente pueden registrase libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere
probar que al anterior le falten pocos folios por utilizar y que su sustitución obedezca a
causas ajenas al ente económico, para lo cual deberá presentarse el libro que se quiere
sustituir, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su efecto de un
contador público.
35
Numeral 3º del artículo 57 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 56 del Decreto 2649
de 1993
36
Artículo 132 del Decreto 2649 de 1993
37
Artículo 126 del Decreto 2649 de 1993
39
contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de
socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles y civiles38.
Conforme a la guía número 1 para constituir y formalizar una empresa, publicada por la
Cámara de Comercio de Bogotá, “Por ley todos los empresarios deben presentar e
inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Los libros que se deben
inscribir son:
PERSONAS NATURALES
a) Libro mayor y balance;
b) Libro diario, y
c) Libro de inventarios y de balances
SOCIEDADES
a) Libro mayor y balances;
b) Libro de inventarios y balances;
c) Libro diario, y
d) Libro de actas de asamblea, de registro de socios, de asambleas y de juntas, según
el caso”.
El libro mayor y Balances puede ser sustituido por el Libro Mayor General.
Es conveniente precisar que la Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio, mas
no ejerce control sobre el manejo de ellos, como si lo puede realizar la administración
de impuestos nacionales y los organismos de inspección, vigilancia y control de las
sociedades.
Así mismo, las entidades sin ánimo de lucro, entendidas como aquellas que no tienen
por objetivo el ánimo de lucro en el desarrollo de sus actividades, por cuanto los fines
son altruistas para desarrollar actividades de orden cultural, educativo, artístico y social,
deben registrar sus libros.
38
Artículo 1 de la ley 222 de 1995
40
familia de cualquier grado; las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones
y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción39.
ENTES QUE DEBEN REGISTRAR SUS LIBROS ANTE LA DIAN. De conformidad con
el artículo 2º del Decreto 2500 de 1986, a partir del 1º de enero de 1987 las entidades
sin ánimo de lucro, con excepción de las entidades de derecho público, juntas de
defensa civil y las entidades previstas en el artículo 5º del mismo decreto, deberán
llevar libros de contabilidad y registrarlos en las oficinas de la Administración de
Impuestos Nacionales que corresponda a su domicilio.
Las entidades sin ánimo de lucro de que trata el artículo 45 del Decreto 2150 de 1995 y
artículo 3 del Decreto 427 de 1996 , deben inscribir sus libros ante la DIAN dentro de las
cuales se encuentran las instituciones de educación superior; las instituciones de
educación formal y no formal a que se refiere la Ley 115 de 1994; las personas jurídicas
que prestan servicios de vigilancia privada; las iglesias, confesiones y denominaciones
religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros; las reguladas
por la Ley 100 de Seguridad Social, cámaras de comercio y las demás personas jurídicas
respecto de las cuales la ley expresamente regule en forma específica su creación y
funcionamiento, todas las cuales se regirán por sus normas especiales; entidades
privadas del sector salud de que trata la Ley 100 de 1993, las sociedades de gestión
colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la Ley 44 de 1993, las
personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro, con domicilio en el
exterior y que establezcan negocios permanentes en Colombia, establecimientos de
beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones
creadas por leyes, ordenanzas, acuerdos y decretos, regulados por el decreto 3130 de
1968 y demás disposiciones pertinentes, cajas de compensación familiar reguladas por
la ley 21 de 1982, cabildos indígenas regulados por la ley 89 de 1890, entidades que
conforman el Sistema Nacional de Deporte de los niveles nacional, departamental y
municipal regulados por la ley 181 de 1995 y decreto ley 1228 de 1995, organizaciones
gremiales de pensionados de que trata la ley 43 de 1984 y Las casas-cárcel de que trata
la ley 65 de 1993.
Las copropiedades regidas por la ley 675 de 2001, registrarán sus libros de contabilidad
ante la DIAN, por no encontrarse en las excepciones del citado decreto. Así lo ha
interpretado el Consejo Técnico de la Contaduría Pública mediante concepto 8 de marzo
5 de 2002.
39
Artículo 2° del Decreto 427 de 1996
41
Dirección de Impuestos Nacionales, de conformidad a lo previsto en el artículo 774 del
Estatuto Tributario40.
INSPECCIÓN DE TRABAJO. De conformidad con el art 393 del Código Sustantivo del
Trabajo en concordancia con el artículo 18 de la Ley 11 de 1984 los sindicatos deberán
registrar en la inspección del trabajo los libros de afiliación, de actas de asamblea
general, de actas de junta directiva, de inventario y balances y de ingresos y egresos.
De igual manera la Ley 136 de 1994, en su artículo 143 atribuye a los alcaldes de los
municipios clasificados en categoría primera y especial, el otorgamiento, suspensión y
cancelación de la personería jurídica, así como la aprobación, revisión y control de las
actuaciones de las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y
Asociaciones Comunales de Juntas domiciliadas en la municipalidad, de conformidad con
las orientaciones impartidas por el Ministerio del Interior.
40
Artículo 60 del Código de Comercio
41
DIAN, concepto 098646 de 2001
42
4.13. PLAZO PARA EL REGISTRO DE LIBROS DE COMERCIO
El numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, estipula que la inscripción podrá
solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija término especial para ello; pero los actos
y documento sujetos a su registro no producirán efectos respecto de terceros sino a
partir de la fecha de su inscripción.
Los libros deben ser exhibidos en el domicilio principal del ente económico, en las
oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de este o de la persona que
lo represente, conforme a lo establecido por el artículo 66 del Código de Comercio
concordante con el artículo 127 del decreto 2649 de 1993.
Para los entes diferentes a los mercantiles, no existe norma expresa que regule su
exhibición, por tanto será necesario acudir a la aplicación analógica de las normas
anteriores. Por su parte el artículo 288 del Código de Procedimiento Civil preceptúa que
la diligencia de exhibición se practicará ante el juez del lugar en que los libros se lleven
y se limitará a los asientos y papeles que tengan relación necesaria con el objeto del
proceso.
42
Artículo 655 del Estatuto Tributario
43
Sentencia del Consejo de Estado de Noviembre 17 de 1995, Expediente 7321
43
Los comerciantes deben conservar los libros y papeles relacionados con sus actividades
cuando menos por diez (10) años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del
último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser
destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su
reproducción exacta, función que corresponde a la Cámara de Comercio donde fueron
registrados los libros.
Ahora bien, vencidos los veinte (20) años contados desde el cierre de los mismos o la
fecha del último asiento, documento o comprobante, los libros se pueden destruir sin
requerirse la reproducción de los mismos44. Los entes económicos no comerciantes
deben conservarlos durante 20 años antes de su destrucción. Los liquidadores de
sociedades comerciales deberán guardarlos por 5 años contados a partir de la
aprobación de la cuenta final.
Esta regla es aplicable para todos los entes económicos trátese de entidades
comerciales o de otra naturaleza
44
Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993
45
Artículo 135 del Decreto 2649 de 1993
44
económico, el comerciante o el afectado, debe hacer un inventario general a la fecha de
la ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Cuando se
haga reposición de papeles extraviados o destruidos a través de copia que sean
facilitadas por terceros, en ella se debe dejar constancia de tal circunstancia,
describiendo el motivo de la reposición.
Por su parte, las normas sobre técnica contable señalan que si se trata de simples
errores de trascripción se deben salvar, entre otros, mediante una anotación al pie de la
página, de lo contrario el mecanismo indicado es la anulación de los folios,
“….señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el
responsable de la anotación con indicación de su nombre completo46”.
La ley 222 de 1995 establece que mediante la Empresa Unipersonal una persona natural
o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar
parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter
mercantil.
46
Artículo 132 del Decreto 2649 de 1993
47
Artículo 58 del Código de Comercio, en concordancia con el numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de
1995
45
Según la Doctrina Tributaria ”…Los profesionales independientes pertenecientes al
régimen común del impuesto sobre las ventas, no están obligados a llevar contabilidad
mercantil, siempre y cuando no sean comerciantes48”.
Por su parte, a quienes se encuentren clasificados en el régimen simplificado se les
obliga a llevar un libro en donde se consignan las ventas diarias (Libro de Operaciones
Diarias) para efectos de control de las mismas.
En todo caso deben cumplir con las obligaciones tributarias, como llevar cuenta
corriente del impuesto sobre las ventas por pagar y el registro auxiliar de ventas y
compras.
Ahora bien, en el artículo 509 del Estatuto Tributario se señala como obligación expresa
para los responsables del impuesto sobre ventas del régimen común, llevar un registro
auxiliar de ventas y compras, y una cuenta denominada “impuesto a las ventas por
pagar”.
Empero, los que realicen actividades mercantiles, necesariamente deben cumplir con las
disposiciones que regulan la contabilidad sin perjuicio de las normas tributarias.
Es así como el artículo 136 del Decreto 2649 de 1993, que contiene las normas y
principios que rigen la contabilidad mercantil, conceptúa que para fines fiscales, cuando
se presente incompatibilidad entre las disposiciones contables y las de carácter
tributario, prevalecen estas últimas.
El inciso final del artículo 15 de la Constitución Nacional prescribe que “Para efectos
tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del
Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos
privados, en los términos que señale la ley”.
48
DIAN, Concepto 39683 del 2 de junio de 1998,
46
La regulación de sociedades en materia comercial y civil se encuentra demarcada por los
artículos 2085 a 2087 del Código Civil y artículo 1° de la Ley 222 de 1995. Por su parte
el contenido del artículo 2° del Decreto 2649 de 1993 dispuso su ámbito de aplicación
para todas las personas que de acuerdo con la ley estén obligadas a llevar contabilidad,
así como para quienes sin estar obligados a llevarla, la pretendan hacer valer como
medio de prueba.
En este mismo sentido la legislación fiscal en algunos de los artículos del Estatuto
Tributario en especial los identificados con los números: 772, 773, 774 y 775 se refiere
a la contabilidad como medio de prueba, la forma y requisitos para llevar la misma y la
prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración.
El Estatuto Tributario estipula que los libros del contribuyente constituyen prueba a su
favor, siempre que se lleven en debida forma. Por su parte el artículo 68 del Código de
Comercio también le atribuye plena prueba a los libros de comercio en las cuestiones
mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente, así
mismo es dable que en materia civil, aún entre comerciantes dichos libros y papeles solo
tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara y
completa y siempre que su contraparte no los rechace en lo que le sea desfavorable,
cuando los libros están mal llevados.
Por su parte, en las cuestiones mercantiles con personas no comerciantes, los libros sólo
constituirán un principio de prueba a favor del comerciante, que necesitará ser
completado con otras pruebas legales49.
Los libros de contabilidad legalmente llevados son plena prueba no sólo a favor del
comerciante sino también en contra, cuando exista contradicción entre la declaración
tributaria y los asientos de contabilidad, la administración tributaria considera probados
los hechos que aparecen en los asientos contables y si existe contradicción entre los
asientos contables referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos y,
los comprobantes externos de contabilidad, la administración considera probados los
costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos, hasta el valor que aparece en los
comprobantes externos.
49
Artículo 69 del Código de Comercio
47
Finalmente debe señalarse que la fuerza probatoria atribuida por la ley a los mensajes
de datos es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección
Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil, siempre que sea posible
verificar la identidad del remitente, así como la fecha de recibo del documento50.
5. ESTADOS FINANCIEROS
Al finalizar cada ejercicio social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las
sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de
propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la
opinión profesional correspondiente, si ésta existiera52.
Los estados financieros estarán acompañados de sus notas, con las cuales conforman
un todo indivisible. Los estados financieros y sus notas se prepararán y presentarán
conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados53.
50
Artículo 4º del Decreto 266 de 2000
51
Artículo 10 de la Ley 527 de 1999
52
Artículo 34 de la Ley 222 de 1995
53
Artículo 36 de la Ley 222 de 1995
48
Teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, o los
objetivos específicos que los originan, los estados financieros se dividen en estados de
propósito general y de propósito especial.
Son estados financieros de propósito general, los estados financieros básicos y los
estados financieros consolidados.
Entre otros, son estados financieros de propósito especial: el balance inicial, los estados
financieros de períodos intermedios, los estados de costos, el estado de inventario, los
estados financieros extraordinarios, los estados de liquidación, los estados financieros
que se presentan a las autoridades con sujeción a las reglas de clasificación y con el
detalle determinado por éstas y los estados financieros preparados sobre una base
comprensiva de contabilidad distinta de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
54
Artículo 37 de la Ley 222 de 1995
49
Son dictaminados los estados financieros que previamente han sido certificados y que se
acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador
público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de
auditoría generalmente aceptadas55.
Son elementos de los estados financieros, los activos, los pasivos, el patrimonio, los
ingresos, los costos, los gastos, la corrección monetaria y las cuentas de orden.
Los activos, pasivos y el patrimonio, deben ser reconocidos en forma tal que al
relacionar unos con otros se pueda determinar razonablemente la situación financiera
del ente económico a una fecha dada.
55
Artículo 38 de la Ley 222 de 1995
50
la partida y la actividad del ente económico, normas especiales pueden autorizar o exigir
que estos activos se reconozcan o valúen a su valor presente.
El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe
determinar utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS
(Últimos en Entrar, Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio
ponderado. Normas especiales pueden autorizar la utilización de otros métodos de
reconocido valor técnico.
El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios
hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión,
impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente de la UPAC y ajustes por
diferencia en cambio.
Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o
equipo, contribuya a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario
considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso,
la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios
en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.
51
La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los
resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando
sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente
determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo
del terreno respectivo.
ACTIVOS INTANGIBLES. Son activos intangibles los recursos obtenidos por un ente
económico que, careciendo de naturaleza material, implican un derecho o privilegio
oponible a terceros, distinto de los derivados de los otros activos, de cuyo ejercicio o
explotación pueden obtenerse beneficios económicos en varios períodos determinables,
tales como patentes, marcas, derechos de autor, crédito mercantil, franquicias, así como
los derechos derivados de bienes entregados en fiducia mercantil.
52
su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se
deben registrar por separado.
El impuesto de renta por pagar es un pasivo constituido por los montos razonablemente
estimados para el período actual, años anteriores sujetos a revisión oficial y cualquier
otro saldo insoluto, menos los anticipos y retenciones pagados por los correspondientes
períodos. Para su determinación se debe considerar la ganancia antes de impuestos, la
renta gravable y las bases alternativas para la fijación de este tributo.
Se debe contabilizar como impuesto diferido por pagar el efecto de las diferencias
temporales que impliquen el pago de un menor impuesto en el año corriente, calculado
a tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que tales diferencias
se revertirán.
53
DIVIDENDOS, PARTICIPACIONES O EXCEDENTES POR PAGAR. Los dividendos,
participaciones o excedentes por pagar, representan el monto de las utilidades o
excedentes que hayan sido distribuidos o reconocidos en favor de los entes que tengan
derecho a ellos, conforme a la ley o a los estatutos y que estén pendientes de cancelar.
El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir
todos sus pasivos.
VARIACIONES DEL PATRIMONIO. Todas las variaciones del patrimonio, tales como
las ocasionadas por aumentos de capital, distribución de las utilidades o excedentes,
readquisición o amortización de aportes propios, colocación de los aportes propios
readquiridos y movimiento de reservas o fondos patrimoniales, deben cumplir con las
formalidades legales establecidas, registrarse en el período en que ocurren y en las
cuentas apropiadas.
Las utilidades o excedentes acumulados pueden disminuirse por traslados a las cuentas
de capital o para absorber pérdidas netas, previo el cumplimiento de las disposiciones
legales y contractuales.
CUENTAS DE ORDEN FISCALES. Las cuentas de orden fiscales deben reflejar las
diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el balance y en el estado de
resultados, y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma
tal que unas y otras puedan conciliarse.
La ley colombiana exige a los administradores sociales, al finalizar cada ejercicio social,
rendir cuentas de su gestión a la asamblea o junta de socios. Para tal fin, el
administrador debe preparar y presentar a consideración de la asamblea o junta de
socios un informe de gestión, los estados financieros y un proyecto de distribución de
utilidades. Estos documentos constituyen el marco documental esencial de información
para los socios o accionistas y sobre el cual se debe pronunciar el máximo órgano
societario, sea éste la asamblea o la junta de socios.
En lo que respecta al informe de gestión, la ley ordena a los administradores hacer una
descripción fiel de la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad,
señalando de forma expresa que dicho informe debe incluir, entre otros, la indicación
56
del estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de
autor por parte de la sociedad.
1. Un informe de gestión.
2. Los estados financieros de propósito general, junto con sus notas, cortados a fin del
respectivo ejercicio.
Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás
informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente.
El informe de gestión deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los
negocios y la situación económica, administrativa y jurídica de la sociedad57.
56
Artículos 45 y 46 de la Ley 222 de 1995
57
Artículo 1° de la Ley 603 de 2000
57
4. El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de
autor por parte de la sociedad.
El informe deberá ser aprobado por la mayoría de votos de quienes deban presentarlo y
a dicho informe se deben adjuntar las explicaciones o salvedades de quienes no lo
compartieren.
Estas debilidades minimizan el contenido informativo de los informes gestión que deben
publicar los administradores y le crean dificultades al análisis de la gestión realizada por
los administradores. Para enriquecer el informe de gestión, a continuación se relacionan
las cuestiones que deberían contemplarse, con carácter obligatorio, en función de su
importancia relativa o de las circunstancias concretas de cada empresa:
6. CONTABILIDAD PÚBLICA.
El libro de la deuda pública solo se justifica desde el punto de vista técnico ante la
existencia de un sistema de partida simple con reconocimiento por caja; estos métodos
contables como ya se han anotado fueron superados desde el siglo XIII. Y asignar la
responsabilidad de la contabilidad presupuestal al control fiscal, es un desconocimiento
de la contabilidad como sistema que integra diversas variables, una de las cuales es el
futuro en su nivel táctico a través del presupuesto. Un retroceso frente a lo ya
avanzado con los planes de cuentas emitidos desde mediados de la década de los
ochenta a nivel nacional.
59
En estas circunstancias un estado financiero consolidado deberá incluir a todas las
entidades que participen de cualquier forma en el presupuesto público.
Independientemente de su naturaleza, bien sea que se trate de administraciones
centrales, establecimientos públicos o empresas industriales y comerciales, y por ello
debe romperse el tradicional criterio de que estas últimas manejen su información por
las metodologías propias de la empresa privada.
El sector público habrá de adoptar una normalización contable para todas sus entidades,
generando la capacidad, desde el nivel local, de consolidar todos sus componentes los
cuales se incorporan al nivel regional y finalmente a nivel nacional. Este es uno de los
grandes desafíos que plantea la Constitución para el manejo de la información y
fundamento de eficaz control fiscal.
Naturalmente las nuevas realidades no se pueden afrontar con las viejas técnicas, con
los viejos catálogos de cuentas y los viejos sistemas de reconocimiento. Hay que
construir un modelo contable que actúe con estructura de sistema, capaz de incorporar
todas esas nuevas realidades.
En tal sentido, la información que los Entes Administrativos construyan será sobre la
base de un modelo normativo de contabilidad, el cual requerirá complementariamente
de la existencia del respectivo manual de contabilidad.
58
Introducción a los Principios Contables Públicos, IGAE, Madrid, 1994.
59
Barea Tejeiro, J.- “Contabilidad Nacional y Plan General de Contabilidad”, Comentarios sobre el nuevo
Plan General de Contabilidad, ICAC, Madrid, 1993, páginas 57-77.
60
Es preciso tener en cuenta que la finalidad básica de la información contable es
constituirse como un instrumento de apoyo para la toma de decisiones en todos los
sectores de la economía, tanto público como privado, cuestión que potencia la búsqueda
de homogeneidad entre los sistemas contables con el fin de lograr la comparabilidad así
como el intercambio informativo.
Cada día son más los empresarios interesados en conocer la evolución de las variables
económicas de los sectores de la economía en que actúan, las evoluciones del PIB, de
los tipos de interés, de los precios, de los salarios, de las importaciones, exportaciones,
etc., datos suministrados por la contabilidad nacional de acuerdo con la información
contable de la empresa privada y entidades públicas.
También debe tenerse en cuenta que el futuro de la contabilidad viene determinado por
la creciente globalización e internacionalización de la economía mediante el desarrollo
de mercados comunes y la potenciación del mercado internacional a través de los
acuerdos de reducción de las limitaciones al libre comercio. Esta situación ha
incrementado los usuarios de la información económica, demandando el acercamiento
de los sistemas contables, públicos y privados, de todos los países facilitando la
comparabilidad de la información contable nacional e internacional.
Tradicionalmente han existido pocas dudas al tener que delimitar el ámbito de aplicación
de la contabilidad pública; lo público se contrapone a lo privado, permitiendo hablar de
contabilidad del sector privado, y de contabilidad pública para hacer referencia a los
entes del sector público que, en la concepción tradicional de la Hacienda Pública, han
sido los que integran el gobierno central del nivel nacional o territorial.
No es preciso advertir que estos tipos de entes nunca se pueden encontrar en al ámbito
privado, por lo que la separación entre contabilidad pública y privada no ha planteado
mayores conflictos. Conforme ha evolucionado la Hacienda Pública, han aparecido
nuevos entes de titularidad pública pero de naturaleza diferente a los que integran el
gobierno central, haciéndose cada vez más complejo lo que se ha denominado Sector
60
POU DIAZ, J.- “El Plan General de Contabilidad y las Administraciones Públicas”, Comentarios sobre el
nuevo Plan General de Contabilidad, ICAC, 1993, páginas 77-93.
61
Público que es un término acuñado por los Sistemas de Contabilidad Nacional (SCN) que
en general plantean una distinción entre Sector Público y Sector Privado.
“Existe la convicción de que las organizaciones del sector privado son básicamente
organizaciones empresariales, mientras que las organizaciones del sector público son
básicamente organizaciones no empresariales. Aunque una distinción tal es útil a
determinados efectos, no funciona bien al considerar los problemas contables. La
contabilidad apropiada para un servicio, hospital o universidad de propiedad del
gobierno parece que no difiere de modo significativo de la apropiada para
organizaciones similares en el sector privado. Tales diferencias, cuando existen, surgen
de razones distintas de la naturaleza del derecho de propiedad. Por ejemplo, los
problemas contables en un hospital municipal que se mantiene con ingresos fiscales son
diferentes de los de un hospital de propiedad privada que se mantiene por las tasas
cargadas a los pacientes. Es decir, que los problemas contables en un hospital municipal
que se mantuviera con tasas cargadas a los pacientes no tendrían diferencias
sustanciales de los de un hospital de propiedad privada.61”
Por su parte, el artículo 40 exceptúa que “El Banco de la República, los entes universitarios autónomos,
las corporaciones autónomas regionales, la Comisión Nacional de Televisión y los demás organismos y
entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política se sujetan a las disposiciones que
para ellos establezcan las respectivas leyes.
62
pertenecen al sector público, la segunda se relaciona con la contabilidad de las
entidades que pertenecen a la Rama Ejecutiva del poder público, en tanto que la
contabilidad de los recursos públicos es la que se refiere a todas las personas que tienen
a su cargo el manejo o administración de dichos recursos sin interesar que las personas
sean naturales, o jurídicas de naturaleza pública o privada.
63
NACION Y ESTADO-Significación. En general nuestra normatividad ha reservado la palabra "Nación",
en vez de la palabra "Estado", para hacer referencia a las autoridades centrales y distinguirlas de las
autoridades descentralizadas. La Carta utiliza la palabra Nación cuando se refiere a las competencias
propias de las autoridades centrales, mientras que la palabra Estado denota en general el conjunto de
todas las autoridades públicas. En nuestro orden constitucional la palabra "Estado" no se refiere
exclusivamente a la Nación sino que se emplea en general para designar al conjunto de órganos que
realizan las diversas funciones y servicios estatales, ya sea en el orden nacional, o ya sea en los otros
niveles territoriales. (Sentencia C-221/97 de la Corte Constitucional.)
Pero limitar la Contabilidad Pública a los entes que integran el sector público es dejar
por fuera una parte importante de recursos públicos que están a cargo de particulares
como por ejemplo, las Cámaras de Comercio, o las sociedades de economía mixta que
tienen una participación minoritaria de recursos públicos.
Ahora bien, esta distinción, comienza a ser correcta aunque sin aclarar la confusión
conceptual que encierran los preceptos constitucionales y de la ley, por lo que para
llegar a definir qué significa el apelativo de público será necesario acudir a criterios
diferentes a los que nos aportan los textos jurídicos. Estos criterios, especialmente de
naturaleza económica, se pueden resumir en los siguientes: actividad que desarrollan,
forma de financiación, y ausencia de ánimo de lucro.
La ausencia o presencia de ánimo de lucro es, quizás, el criterio más relevante en orden
a determinar el ámbito de aplicación de las denominadas Contabilidad Pública y
Contabilidad del Sector Privado. De acuerdo con ello, la primera sería la contabilidad a
aplicar a las entidades públicas, y a los particulares que tienen a su cargo el manejo o
administración de recursos públicos en lo que corresponde a dichos recursos, para el
cumplimiento de los fines del Estado.
PAIS: Extensión geográfica. Se emplea esta acepción con las significaciones de región, provincia y
territorio. De manera indistinta se utiliza como sinónimo de Nación y de Estado.
64
Pero el entorno de la Contabilidad Pública viene determinado, además del marco
económico expuesto, por un marco jurídico constituido por un conjunto de normas que
conforman el Derecho Administrativo65, destacando, entre otras, las que regulan su
régimen patrimonial, régimen de personal, la gestión de los servicios y la actividad
económico-financiera. La actividad económico-financiera se encuentra sometida a unos
determinados regímenes contractuales, presupuestarios y de control.
En este orden de ideas, y desde un punto de vista jurídico-formal, los sujetos contables
que se enmarcan en el ámbito de la contabilidad pública están conformados por el
amplio espectro de entidades que integran el denominado sector público y reúnan las
características económicas que han quedado planteadas, agregando una parte
importante de particulares que tienen a su cargo el manejo o administración de recursos
públicos, en cumplimiento de una función pública que ha sido asignada por el Estado.
“La función pública, implica el conjunto de tareas y de actividades que deben cumplir
los diferentes órganos del Estado, con el fin de desarrollar sus funciones y cumplir sus
diferentes cometidos y, de este modo, asegurar la realización de sus fines. Se dirige a la
atención y satisfacción de los intereses generales de la comunidad, en sus diferentes
órdenes y, por consiguiente, se exige de ella que se desarrolle con arreglo a unos
principios mínimos que garanticen la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la
celeridad, la imparcialidad y la publicidad, que permitan asegurar su correcto y eficiente
funcionamiento y generar la legitimidad y buena imagen de sus actuaciones ante la
comunidad66”.
Ahora bien, la situación se torna aún más complicada si en la relación definida para el
ámbito de aplicación del PGCP se incluyen funciones estatales que no tienen el carácter
de secciones presupuestales70 y por tanto no se podrían considerar entes contables.
68
Corte Constitucional, Sentencia C953/99, Magistrado Ponente: Alfredo Beltrán Sierra.
69
Requena Rodríguez, J.M. (1988): La Contabilidad en el Sector Público Español, Revista Economistas,
nº 31, abril-mayo, pags. 8-12.
70
ARTICULO 36. (Decreto 111 de 1996 compilado de la Ley 38 de 1989, art. 23, Ley 179 de 1994, art.
16). El Presupuesto de Gastos se compondrá de los gastos de Funcionamiento, del servicio de la deuda
pública y de los gastos de inversión.
Cada uno de estos gastos se presentará clasificado en diferentes secciones que corresponderán a: La
Rama Judicial, la Rama Legislativa, la Fiscalía General de la Nación, la Procuraduría General de la
Nación, la Defensoría del Pueblo, la Contraloría General de la República, la Registraduría Nacional del
Estado Civil que incluye el Consejo Nacional Electoral, una (1) por cada Ministerio, Departamento
Administrativo y Establecimientos Públicos, una (1) para la Policía Nacional y una (1) para el Servicio de
la Deuda pública. (...) (negrillas y cursivas fuera de texto)
ARTICULO 14º. (Decreto 568 de 1996) El proyecto de presupuesto de Gastos se presentará al Congreso
clasificado en secciones presupuestales distinguiendo entre cada una los gastos de funcionamiento,
servicio de la deuda pública y los gastos de inversión.. (...) (negrillas y cursivas fuera de texto)
66
Idéntico criterio se aplicaría para los Órganos Autónomos de la Entidades Territoriales
cuando formen parte del presupuesto de la respectiva Entidad Territorial como una
Unidad Ejecutora del mismo, mas no como una Sección, dado que el carácter de
Sección conlleva unas características especiales y la hace tener una organización
administrativa necesaria para el manejo financiero y presupuestal, en tanto que el
carácter de Unidad Ejecutora la hace depender de una Sección para el manejo
financiero y presupuestal sin que ello implique que pierda autonomía71.
Conviene, pues, limitar la Contabilidad Pública como la de los entes que integran el
sector público y la de los particulares que tienen a su cargo el manejo o administración
de recursos públicos.
ARTICULO 16º. (Decreto 568 de 1996) El anexo del decreto de liquidación del presupuesto en lo
correspondiente a gastos incluirá, además de las clasificaciones contempladas en el artículo 14, las
siguientes:
En los mismos términos y condiciones tendrán estas capacidades las Superintendencias, Unidades
Administrativas Especiales, las Entidades Territoriales, Asambleas y Concejos, las Contralorías y
Personerías Territoriales y todos los demás órganos estatales de cualquier nivel que tengan personería
jurídica. (…) (negrillas y cursivas fuera de texto)
67
De tal manera que el marco legal de la contabilidad pública está dado por el conjunto de
normas que desde la Constitución hasta las que expide el Contador General de la Nación
se encuentran vigentes, pasando por varias leyes que desarrollan artículos
constitucionales y que tocan en algún aspecto a la contabilidad pública, guardando
siempre una relación jerárquica entre ellas.
Según lo anterior, el criterio que constituye al concepto de orden, determina el que una
norma pertenezca a ese orden, pues la dependencia de la norma fundamental le da su
carácter de validez. Ante un planteamiento de esta naturaleza es que se concibe nuestro
ordenamiento jurídico, conforme a las características de un orden dinámico, donde
existe una gradación o jerarquía entre las diversas normas que forman el conjunto: la
norma fundamental determina el proceso de creación y el contenido de las secundarias.
Por su parte, éstas últimas serán aquellas que han sido creadas siguiendo el
procedimiento y teniendo un contenido conforme a lo establecido en la norma superior.
72
Kelsen, H. Teoría Pura del Derecho. Editorial Universitaria de Buenos Aires (1975) página 135.
73
Kelsen, H. op. cit.
68
Con respecto al ordenamiento jurídico de la contabilidad pública ese orden estaría dado
por el artículo 354 de la Constitución Política, siguiendo por la Ley 298 de 1996,
pasando por varias leyes que desarrollan artículos constitucionales y que tocan en algún
aspecto a la contabilidad pública, guardando siempre una relación jerárquica entre ellas.
74
Corte Constitucional, Sentencia C478/92, Magistrado Ponente: Eduardo Cifuentes Muñoz.
69
Contaduría General de la Nación, lo que indica que en ningún caso invaden materias o
espacios atribuidos por el Constituyente a otros organismos del Estado75.”
Siendo el CGC de aplicación general, se logra que el nombre de una cuenta que defina
un gasto, por ejemplo, encierre un mismo significado para el Municipio, como para un
Ministerio o un Establecimiento Público, logrando una codificación uniforme, que permita
establecer que el concepto de la cuenta Bienes Muebles en Bodega, Subsidios
Asignados, Patrimonio Público Incorporado, o Bienes Producidos, por mencionar
algunas, respondan a un código determinado. De esta forma se obtiene información de
carácter sectorial, regional o por actividad económica, permitiendo, de esta forma,
obtener resultados de conjuntos para tomar decisiones, que incluso corresponden al
concepto macroeconómico a nivel nacional, con fundamento en lo establecido en el
artículo 354 de la Constitución Política, en el sentido de consolidar la contabilidad
general de la Nación con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por
servicios.
Sería importante conocer, entre otros, el valor de la deuda de la Nación y las entidades
territoriales por concepto de bonos pensionales, inventario de los bienes de beneficio y
uso público, el valor de las transferencias giradas por la nación a las entidades
territoriales, el nivel de ejecución del plan de desarrollo o el presupuesto aprobado, o el
capital de trabajo que requiere una actividad respecto de otra, y dentro de esta relación
general, todo cuanto surja como necesario para un efecto determinado.
El CGC está conformado por cinco niveles, con seis dígitos básicos que conforman el
código contable, ubicados entre el primero y cuarto nivel, cuya determinación está
reservada a la Contaduría General de la Nación. En cuanto al quinto nivel los entes
75
Corte Constitucional, Sentencia C487/97, Magistrado Ponente: Fabio Morón Díaz.
70
públicos podrán habilitar discrecionalmente su uso en función de sus necesidades
particulares. Lo anterior permite un análisis diferente de acuerdo con las necesidades de
información de los usuarios, teniendo en cuenta que cada nivel contempla un significado
dentro del siguiente marco de codificación:
El primer nivel está integrado por diez clases, a cada una de las cuales se le asigna un
dígito que la identifica, de tal manera que a las clases 1 al 3 corresponden las cuentas
de Balance; las clases 4 al 7 contienen las cuentas de Actividad; las clases 8 y 9
conforman las cuentas de Orden y la clase 0 corresponde a las cuentas de Planeación y
Presupuesto.
A partir del quinto nivel de desagregación cada ente público podrá habilitar,
discrecionalmente, los auxiliares de cada cuenta que en desarrollo de su función
administrativa o cometido estatal requiera para el registro de las operaciones que lleve a
cabo.
El Catálogo General de Cuentas esta integrado por las diez clases siguientes:
1 ACTIVOS
2 PASIVOS
3 PATRIMONIO
4 INGRESOS
5 GASTOS
6 COSTOS DE VENTAS
7 COSTOS DE PRODUCCION
8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA
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