Manual SAP MM Inicial Unidad 1 by CVOSOFT PDF

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Manual de estudios Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial
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In ic io Nu e v a Un id a d :
Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
Esta unidad incluye una descripción del sistema de estudio, una presentación
institucional, una guía para instalación e instrucciones de uso del acceso gráfico a
SAP y una introducción al sistema SAP.
Curso: Consultor Funcional Módulo MM Nivel Inicial
CVOSOFT IT Academy Formación en Sistemas.
Le damos la Bienvenida a una nueva unidad!
Unidad 1: Introducción al

Sistema SAP

:: Descripción de Unidad
Carrera Consultor Funcional en Módulo MM
· MÓDULO: Inicial
· UNIDAD: Introducción al sistema SAP

:: Lecciones Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:
Lección: Sistemas ERP y generalidades de SAP

Veremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros
sistemas.
Lección: Descripción e Integración de módulos de SAP

Te instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los beneficios de la integración y medios para compartir la información
entre los departamentos de la empresa.
Lección: Acceso al Sistema y generalidades de utilización

Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que
facilitan y optimizan su uso.
Lección: Objetos gráficos de la pantalla y su utilización

Esta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP, sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante
las transacciones y configuraciones personales que facilitan el uso.
Lección: Búsqueda de Información y Ayuda

Aprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda provista por el sistema.
Lección: Integración de MM con otros módulos

Analizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos. Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos
de los procesos y la documentación asociada.




L e c c ió n :
Sistemas ERP y generalidades de SAP
Veremos que es el sistema SAP, como está constituido, su relación con los procesos
de negocios de la Empresa y como se interconecta con otros sistemas.

Unidad: Unidad 1: Introducción al Sistema SAP
1 | ¿Qué es SAP?
El nombre del Sistema SAP proviene de los vocablos ingleses Systems Applications Program.
Imagen 1.1 Systems Applications Program
Se trata de un sistema del tipo denominado ERP, seguramente el más potente, seguro y estable a nivel mundial, que
incluye todos los procesos de negocios de una compañía, esto es, la gestión administrativa y contable, compras y
ventas, planificación y control de la producción, informes de lo más diversos, entre muchísimas otras prestaciones.
Imagen 1.2 Módulos principales de SAP

Seguramente conozcas otros sistemas denominados ERP, algunos nacionales y otros extranjeros. En
todos los casos, se orientan a gestionar información de todos los procesos de las empresas.
Además de las más variadas funcionalidades, incorpora una poderosa herramienta de parametrización que permite
adaptar sus características a los más diversos rubros, tipos de empresa, particularidades de cada país, entre otros.
Para aquellos que tiene algo o mucha experiencia en el uso de sistemas y funcionamiento de la compañías,
les proponemos pensar en los procesos de cada sector (Compras, Ventas, Administración, etc.), la información
involucrada, los controles, etc., y eso los aproximará a la comprensión del funcionamiento global del sistema SAP.
Además de ser una poderosa herramienta de gestión, SAP permite ser conectado a otros sistemas externos
mediante el diseño de partes de programas que lo comunican y habilitan para el intercambio de información con
los mismos. Se los denomina Interface.

Planteemos una posibilidad a modo de ejemplo... Una compañía gestiona la provisión de materiales y
servicios mediante SAP, pero el inventario y la valorización del stock se realiza con un sistema propio de
la empresa.

¿ Cómo compatibilizamos ambas herramientas de gestión ?
Acudiremos a nuestros programadores, que mediante el lenguaje ABAP incorporado a SAP, diseñarán las herramientas
necesarias para que la información de ingresos y egresos de mercadería y su valorización viajen y se incorporen a ese
sistema externo.
No profundizaremos, por el momento, en esta posibilidad, pero si, quiero invitarte a pensar en otros ejemplos y las
muchas posibilidades que brinda esta herramienta al óptimo funcionamiento de una empresa.
Sin duda, esta poderosa herramienta diferencia a SAP de cualquier otro sistema ERP, ya que amplía las
posibilidades de diversificar sus funcionalidades, a la vez de permitir desarrollar nuevas aplicaciones
asociadas al sistema original.

Imagen 1.3 Adaptabilidad al sistema original
Pensemos en algunos procesos típicos de empresas grandes y de complejos procesos de negocios:
Los procesos comerciales (ventas) difieren en cada uno de los países y de acuerdo al conjunto de clientes.
Cada línea de producción utiliza sus propios criterios para reposición de insumos y cálculo de costos.
Las variadas localizaciones lo exponen a diversas tributaciones de impuestos y reportes legales.
La Empresa produce partes del producto terminado en diversas localizaciones y debe integrarlas en un solo
punto geográfico.
La Empresa posee proveedores y clientes en distintos puntos del país y el exterior.
La Empresa fabrica insumos en una planta y lo utiliza en otra para la producción.
La empresa posee filiales en diversos países y en cada uno de ellos debe adaptar su funcionamiento a la
modalidad, legislación y costumbres locales.
Como los anteriores, pueden mencionarse una infinidad de ejemplos asociados al funcionamiento normal de una
compañía de gran envergadura.

Imagen 1.4 Pantallas de algunos documentos
SAP será capaz de satisfacer cada uno de estos requerimientos ... gracias a su poderosa construcción,
flexibilidad de la parametrización, la experiencia y creatividad de los consultores.

L e c c ió n :
Descripción e Integración de módulos de SAP
Te instruimos acerca de los módulos que constituyen el sistema, ejemplos de los
beneficios de la integración y medios para compartir la información entre los
departamentos de la empresa.

1 | Módulos que constituyen SAP
El siguiente esquema representa los distintos módulos que conforman el sistema y su correspondiente descripción.
Imagen 1.1 Descripción de los módulos principales de SAP
En el gráfico pueden observarse cada uno de los módulos principales de SAP y que en su conjunto es lo que
constituye la versión denominada R/3.
Aunque el curso se encuentre focalizado en el módulo denominado MM, proveniente de la abreviatura en inglés de
"Material Management" o "Gestión de Materiales" en español, será de importancia central conocer los principios básicos
de los módulos restantes que la empresa utiliza y que interactúan permanentemente con éste.


1.1 | Gestión Financiera
Se encarga del registro contable de los movimientos económicos de la empresa (excepto aquellos generados
automáticamente por otros sectores), definición de las cuentas de mayor para imputación de movimientos, gestión de
cobros a clientes y pagos a proveedores, cierres de períodos, balances, consolidación entre empresas. Es el
responsable de cumplir con todos los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía.
1.2 | CO Controlling
Es un módulo alimentado por todos los procesos de negocios del sistema, y mediante el cual se pueden efectuar los
mas diversos análisis y controles de costos, estadísticas e informes, entre otros.
1.3 | MM Material Management
Es el encargado de todo el proceso de adquisición de materiales y servicios, su planificación, recepción y verificación
de las facturas de proveedores.
1.4 | SD Ventas y Distribución
Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la preventa, venta, relación con MM para la adquisición de los
bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega, transporte y facturación a los
clientes.

1.5 | PP Planificación de la Producción
Es el módulo responsable de la gestión de producción, esto es, definición de procesos, ámbitos y recursos para su
desarrollo, solicitudes a MM para la provisión de materias primas, herramientas y maquinaria, a RR.HH. para satisfacer
las necesidades de mano de obra, control de los ciclos de productivos y los recursos involucrados, entre muchos otros.
1.6 | PM Mantenimiento de la Planta
Será el módulo encargado de la gestión de mantenimiento de los espacios físicos, maquinarias, etc. de la empresa.
Relacionado con otros módulos permitirá la planificación, registro, seguimiento y control del mantenimiento de las
plantas.

1.7 | HR Recursos Humanos
Es el responsable de todas las actividades e información referentes a la gestión de los Recursos Humanos de la
empresa.
1.8 | WF Workflow
No puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores, sino una poderosa herramienta de
automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

1.9 | AM Activos Fijos
Se ocupa de la gestión de información de los bienes de uso de la empresa, su registro y determinación de las
amortizaciones.
En la práctica, de acuerdo a la envergadura de la empresa y la complejidad de sus procesos de
negocios, pueden ser instalados varios de los módulos o sólo algunos de ellos.
2 | Integración del Sistema
¿ A qué nos referimos cuando afirmamos que SAP es un sistema donde todos sus componentes se encuentran
integrados ?
Para aclarar la idea de este concepto mencionaremos a continuación una serie de características, a saber:

Todos los procesos de SAP impactan en forma directa o indirecta en dos o mas módulos
Pensemos en el caso donde el Área de Ventas (" SD") concreta una operación con un cliente por la venta de un
producto que la empresa fabrica y no posee en stock. La actividad del mencionado sector "disparará" un proceso
donde el Departamento de Producción (" PP") inicia la fabricación del mismo, demandando del Área de Compras
(" MM") la adquisición de los insumos necesarios. El Área de Mantenimiento (" PM") asegurará el correcto
funcionamiento de la planta y los responsables de Administración (" FI") y Tesorería (" TR") se asegurarán de
disponer de los recursos económicos y financieros suficientes. No olvidemos que el Área de Recursos Humanos ("
HR") deberá asegurar la disponibilidad de la mano de obra requerida para el proceso.
La información generada por un sector puede ser transferida a otro, a fin de informar acerca de las
necesidades surgidas por la operación iniciada
El documento denominado Pedido de Venta al cliente, generado por SD, origina la creación automática de una
Solicitud de Compra que recibe MM como resultado de la necesidad de adquisición de bienes y servicios.

Imagen 2.1 Interacción de documentos entre Procesos de Ventas y Compras
El desarrollo o continuación de un proceso en un determinado módulo puede depender de la ejecución de
eventos en otro
Los responsables de SD ya han iniciado el proceso de Ventas y solicitado la adquisición a MM, pero deberán
quedar a la espera de que el producto sea comprado o recibir respuesta de PP, si debiera ser fabricado, para
establecer con el cliente la fecha de entrega y por tanto, continuar con el proceso SD.
Imagen 2.2 Secuencia de operaciones de Venta, Adquisición, Almacenamiento y Finanzas
El sistema SAP trabaja con una base de datos integrada para todo el sistema
Esto permite que la información global del sistema pueda ser completada, compartida y usada por diversos
operadores del mismo. Por ejemplo, los usuarios de SD pueden consultar el estado del proceso de adquisición de
los bienes o servicios que solicitara a Compras para acordar con el cliente las condiciones de entrega.
El Área de Finanzas (FI) podrá consultar el estado de las Compras y Ventas para prever los recursos económicos
y financieros, sin necesidad de recurrir a responsables de MM y SD.

Imagen 2.3 Indicación de secuencia de operaciones de Venta, Compra y Finanzas
Los conceptos de la sección anterior son sumamente importantes para comprender como funciona SAP y
su potencialidad, así que te propongo, lo revises y pongas mucha atención en cada uno de los puntos
mencionados.
Imagínate trabajando con SAP !!! En un tiempo más serás un experto !!!

La información de SAP puede ser compartida con actores externos a la empresa (Proveedores y Clientes)
Mediante las debidas interfaces y autorizaciones, los proveedores pueden acceder a los requerimientos de
materiales y servicios planificados a mediano y largo plazo, lo que les permitirá planificar su propia producción.
Los Clientes podrán conocer el estado de la oferta y stock de productos de la empresa, los futuros lanzamientos
de nuevos productos o campañas de promoción, que les permitan planificar las compras en forma mas acertada y
conveniente.

3 | Ejemplos prácticos Análisis
El Departamento de Ventas (SD) contacta a un cliente y le vende un dispositivo electrónico que habitualmente es
producido por la compañía (inhouse). Para satisfacer este requerimiento, debe informar al Sector Productivo (PP) con
toda la información involucrada (producto, cantidad, fecha de entrega prometida, detalle particulares, etc.).
Imagen 3.1 Interrelación de actividades entre diferentes módulos del sistema
Basado en esta información, los responsables del Departamento de Producción, analizan los recursos necesarios
(materia prima, maquinaria, mano de obra, etc.) y en función de ello, solicitan a los sectores correspondientes la
provisión de los elementos necesarios.
A Recursos Humanos (HR) podrán solicitar la contratación de empleados adicionales o la previsión de horas extras de
la dotación actual; al Área de Compras (MM) le informarán de los recursos técnicos o logísticos que serán requeridos y
por otra parte, Tesorería (TR) deberá hacer la previsión adecuada para la satisfacción de gastos adicionales y su
financiación.

Hasta aquí, hemos mencionado solamente los procesos globales y los sectores involucrados ... mas
adelante, veremos que todas estas etapas e interacciones estarán documentadas mediante registros que
cada sector hará en el sistema y que en forma automática impactará en las actividades de los restantes
sectores involucrados en el proceso.
Recordemos, como dijimos al principio, que los reportes incluidos en SAP pueden ser utilizados con muy
diversos objetivos, según sea el sector que los demande, de manera que son provistos por una serie de
prestaciones que intentan adaptar los resultados a las necesidades de cada uno de ellos.


Llegado el momento de pensar en procesos y alternativas, te invito a analizar que decisiones entrarían en juego para
cada sector frente a las siguientes situaciones particulares :
3.1 | El producto vendido puede ser producido por la empresa o comprado a terceros
¿ Quienes deberán analizar las ventajas o desventajas de cada una de las opciones ?
¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ?
¿ Qué factores intervienen en la decisión ?
3.2 | Dentro del proceso productivo hay etapas que pueden ser realizadas por la
empresa o subcontratadas.
¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ?
¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?
3.3 | El producto no puede ser entregado al cliente bajo las condiciones vendidas.
¿ Quienes deben participar para el manejo del posible conflicto con el cliente ?
¿ Qué consideraciones técnicas, económicas o financieras pueden presentarse en casos de esta naturaleza
? Quien decide al respecto ?

L e c c ió n :
Acceso al Sistema y generalidades de
utilización
Te introducimos en el conocimiento de la forma de acceso al sistema y sus
funcionalidades, elementos gráficos del entorno y recursos prácticos que facilitan y
optimizan su uso.

1 | Acceso al sistema Login
El acceso al sistema SAP se hace mediante el denominado SAPGUI el cual, contiene todos los ambientes a los cuales
el usuario puede ingresar. Por razones de seguridad y a manera de identificación de cada individuo, se le provee un
código de usuario y contraseña que deberá tipear en cada oportunidad que ingrese al sistema.
En el siguiente esquema se visualizan, para un dado un usuario, los ambientes a los que podrá acceder :
Imagen 1.1 SAP Logon y los diferentes ambientes definidos de acceso a SAP
Cada ambiente será identificado mediante un texto descriptivo y definido mediante parámetros técnicos que lo asocian
al lugar físico al que se conectará.

En un espacio de trabajo verdadero se visualizan los siguientes ambientes :

1.1 | DEV Desarrollo
Se trata de un ámbito que será utilizado por consultores y programadores para testear las modificaciones y
parametrizaciones que se apliquen al sistema, de manera de asegurar su correcto funcionamiento.
1.2 | QA Control de Calidad
Los cambios aplicados al ambiente de Desarrollo son "migrados" (ver Migrar información) a este ambiente para que el
responsable a cargo, efectúe los testeos necesarios para comprobar el correcto funcionamiento de las modificaciones.
1.3 | PRD Producción
Corresponde al ambiente de trabajo de la empresa y sitio donde se encuentra la información original, por tanto, sólo
deberán ser transferidos los cambios con la total certeza de su correcto funcionamiento y resguardando que los
usuarios no vean alteradas sus tareas diarias o alterada la información presente.
Quizás no te quede muy claro para que existen tres ambientes diferentes, pero piensa que con la
complejidad de SAP, cualquier cambio que se realice en su configuración, debe ser exhaustivamente
probado tanto por el consultor como el usuario responsable, para asegurar su aplicación en el ambiente
de trabajo de la empresa, no aparezcan desagradables sorpresas que algo no funcione correctamente e
impida la realización de actividades de muchísimos usuarios.

Al acceder al sistema el usuario encontrará la siguiente pantalla que completará para ingresar al sistema :
Imagen 1.2 Datos solicitados para el acceso a SAP
Nótese que le son solicitados los datos correspondientes al Mandante, Código de Usuario, Contraseña e Idioma con el
cual trabajará.


2 | Datos del Usuario
Cuando un usuario es ingresado al sistema, se lo asocia con el denominado Perfil (o Profile, en inglés), esto es, una
colección de datos que lo identifican y asocian con sus posibilidades y modalidad de trabajo. Para entender esto con
claridad, veamos una pantalla típica del usuario :
Imagen 2.1 Datos generales del usuario
Se observan los datos personales y de contactos. Avanzando en el perfil, encontraremos los denominados Valores
Fijos, que determinarán características tales como, Formato de fecha, Formato de Número, Idioma, Impresora
predeterminada, entre otros.
Otra segmento importante de datos del usuario se refiere a los Valores fijos o de configuración asociada al país, tal
como se representa en el siguiente gráfico :

Imagen 2.2 Valores fijos asignados en el perfil del usuario
A la información mencionada se adiciona otra, que quizás no resulte tan simple de comprender, pero que es
denominado Parámetro y cuya función es definir ciertos valores propuestos para el usuario al momento de confeccionar
documentos. Algunos de los datos a los que se hace referencia pueden ser visualizados en el siguiente esquema :
Imagen 2.3 Parámetros asignados en el perfil del usuario
Pueden observarse las definiciones de la Sociedad, Grupo de Compras, entre otros.

Quizás ya tengas tu usuario de SAP; este es un buen momento para que analices y recuerdes los datos
principales que te serán solicitados y que podrás modificar cuando sea necesario.


3 | Roles

Cuando el usuario ingresa al sistema mediante su identificación, el sistema determina una serie de roles autorizaciones
que lo habilitan para realizar tareas y acceder a la información.
Un usuario no estará habilitado a ninguna función que no se encuentre definida en los roles que tiene
asignado.
Los denominados Roles son los objetos asignados a cada individuo para su trabajo con SAP.
A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prácticos :
Gestión de documentos de Compras
Los usuarios podrán participar de la gestión del Proceso de Compras mediante el registro de documentos.
Serán diversas las tareas que podrán desarrollar cada uno de los usuarios y varios los ámbitos en los cuales participar.
Veamos un ejemplo :
Pedido de Compra: el usuario podrá tener asignadas algunas de las siguientes tareas :
Crear Pedidos
Modificar Pedidos
Visualizar Pedidos
Aprobar (Liberar) Pedidos

Las autorizaciones otorgadas le permitirán solamente efectuar tareas según los siguientes ámbitos :

Para uno o más Centros y Almacenes
Para uno o más Tipos de Documentos
Para uno o más Centros de Costos
Éstos son sólo algunos de los ejemplos que permiten que cada usuario pueda desarrollar correctamente sus labores,
pero por otro lado, aseguran que, ni por error, ni intencionalmente, pueda alterar o acceder a información a la cual no
está autorizado.
Tanto la creación como asignación de los Roles es una atribución de los especialistas de Basis o del área de
Seguridad (denominado Security, en inglés), pero son los Consultores SAP los que deben definir los parámetros que
intervienen en su diseño, esto es :
Imagen 3.1 Contenido general de la definición de un rol
Transacción : código del procedimiento con el cual se accede a la funcionalidad, ejemplo de ellos son los
siguientes : ME21N, ME52N, ME28, etc.

Objetos : información clave para acceder al procedimiento (Sociedad, Centro, Centro de Costo, Clase de
Documento, Tipo de Material, etc.).
Autorización : el alcance del rol puede permitir la creación, modificación, eliminación, aprobación, etc. del
documento en cuestión.
Una de las principales fortalezas de SAP es, justamente, su seguridad. Nadie puede hacer nada para lo cual no
esté expresamente autorizado.
Y aún así, el sistema registra los cambios realizados a la información para realizar una auditoría posterior, si fuera
necesaria.
Sólo resta comentarte que suelen ser diferentes los roles o sus características según el ambiente donde se apliquen,
esto es, Desarrollo, Control de Calidad o Producción.

L e c c ió n :
Objetos gráficos de la pantalla y su utilización
Esta lección está orientada a sumar conocimientos de los objetos gráficos de SAP,
sus barras de herramientas, accesos a las funcionalidades mediante las transacciones
y configuraciones personales que facilitan el uso.


1 | Pantalla principal Componentes
En lecciones anteriores vimos como ingresar al sistema y mencionado las características básicas. A continuación
veremos el entorno del sistema para comprender como está constituido y que función cumple cada uno de las
porciones de pantalla.
La imagen presentada a continuación indica los distintos elementos que conforman la pantalla inicial de SAP, esto es,
el "Menú de Funciones", "Barra de Herramientas", "Barra de Título" (transacción e información básica), "Barra
Accesoria" y "Árbol de transacciones" (Estándar y Favoritos).
Imagen 1.1 Pantalla inicial de SAP y sus secciones
Ya queda presentada la apariencia de SAP!!! Te familiarizarás rápidamente cuando empieces a trabajar y
practicar con el sistema.

Como puede apreciarse, los elementos gráficos de SAP guardan similitud con Windows, en cuanto a la presencia de
un Menú de Funciones, para accesos a las opciones del sistema de acuerdo al segmento en que nos encontremos, las
Barras de Herramientas cuyos botones proporcionarán acceso rápido a las funciones habituales y una sector descripto
como Árbol de Transacciones, esto es, un recursos gráfico para ir internándonos en sucesivos niveles hasta encontrar
el acceso a la función requerida.
2 | Barra de Herramientas
El siguiente esquema presenta y describe las funciones de los botones de la Barra de Herramientas principal de SAP.
Imagen 2.1 Descripción de los botones de la Barra principal
Si quedara alguna duda sobre la utilización de los botones, lo iremos aclarando a medida que le vayamos dando uso
en el trascurso de las lecciones.
A continuación se presenta un esquema de la barra de botones correspondiente a un documento que crearemos mas
adelante. Presta atención a los botones luego practica en SAP para recordar sus funciones.

Imagen 2.2 Descripción de los botones de la barra asociada a un documento
3 | Árbol de Transacciones
En el siguiente esquema podemos ver el despliegue de un primer nivel en el árbol de transacciones y un comentario
muy importante a tener en cuenta, a saber:
Imagen 3.1 Árbol de transacciones para acceso a las funcionalidades de SAP
Como puede verse, al hacer click en la flecha amarilla junto a la opción "Logística", se despliega un nuevo nivel, a
partir del cual accederemos al nivel siguiente, que en este caso corresponde a "Gestión de Materiales" y proporciona
acceso al nivel inferior a éste.

Transacción MM01
En el esquema observarás el camino para acceder a la transacción "MM01" y la referencia a su utilidad,
esto es, "creación de un nuevo material en forma inmediata".
Tomemos un ejemplo concreto, deseamos acceder a una transacción que nos permita crear un nuevo
material dentro del sistema. Para ello, deberemos seguir los pasos anteriores hasta acceder a la
funcionalidad correspondiente.
El esquema siguiente nos indica la ruta mediante la cual llegaremos a ella:
Imagen 3.2 Ejemplo de ruta del Árbol de transacciones para acceder a una actividad
Siguiendo el camino correcto, estaríamos describiendo la siguiente ruta :

Imagen 3.3 Secuencia de segmentos del Árbol de transacciones
Crear un material
Siguiendo los pasos indicados en el menú alcanzaremos la transacción deseada :
> Menú de SAP

|> Gestión de materiales
|> Maestro de materiales
|> Material
|> Crear en general
Nótese que puede ser mostrado el código correspondiente a la transacción escogida, esto es MM01.
No te desesperes
Cuando descubras la cantidad inmensa de opciones y caminos que hay en el árbol. Te iré indicando
otras formas rápidas y fáciles para acceder a todas las funcionalidades de SAP.


4 | Trabajar con varias Sesiones
De manera similar a como Windows maneja las ventanas que permiten trabajar con varios programas y/o archivos
simultáneamente, SAP permite trabajar con varias de las denominadas " Sesiones".
En la Barra de Herramientas encontraremos un botón que permitirá abrir nuevas sesiones, en cada una de las cuales
podremos efectuar tareas diferentes.
Por ejemplo, en una sesión podremos estar creando un Pedido para un proveedor, en otra consultando
los datos del material que necesitamos comprarle, en una tercera ejecutando un reporte que nos indique
la cantidad que requerimos adquirir y así sucesivamente.
Los esquemas siguientes representan una réplica de las pantallas para algunas de las sesiones mencionadas y que
estarán activas simultáneamente, a saber :
Crear un nuevo Pedido para un proveedor
Imagen 4.1 Pantalla modelo correspondiente a un Pedido de Compra

Consultar los datos de un material
Imagen 4.2 Ejemplo de la pantalla de Datos básicos de un material
Analizar un reporte de compras realizadas
Imagen 4.3 Ejemplo de resultado de la información suministrada por un Reporte
Donde podrás observar, aunque no puedas interpretar su contenido, que son aplicaciones o tareas diferentes dentro del
sistema.
¿ Qué ocurre si continuamos abriendo nuevas sesiones?
Llegará un momento en el que recibiremos el siguiente mensaje de SAP.

Imagen 4.4 Mensaje modelo suministrado al usuario por SAP
SAP nos estará indicando que ya hemos abierto 6 (seis) sesiones, lo cual es el máximo admitido.
No obstante, suelen ser suficientes !!!

5 | Bloqueo de documentos o registros
Como responde SAP cuando dos usuarios tratan de modificar el mismo registro simultáneamente (proveedor, material,
cliente) ?
Intentamos cambiar el Pedido mostrado mientras está pero siendo modificado actualmente por otro usuario, SAP nos
informa mediante un mensaje de error, que ese documento está siendo tratado por otro usuario (o nosotros mismos en
otra sesión, como es este caso), tal como se observa en el siguiente mensaje :

Imagen 5.1 Mensajes recibidos por el usuario frente al bloqueo de un documento
Los dos ejemplos presentados son algunos de los numerosos casos que pueden presentarse.
En éstos casos, el segundo usuario que intenta acceder a los datos, podrá hacerlo pero sólo en modo
de visualización, es decir, estará imposibilitado de modificarlos.
Sólo podrá hacerlo cuando el actual usuario abandone la edición de los datos.

6 | Favoritos Acceso rápido a transacciones
Como recurso práctico para acceder mas rápidamente a las transacciones habituales, SAP permite la incorporación de
un Menú propio del usuario denominado " Favoritos" y que contendrá características similares al Menú de SAP pero
adaptado a las necesidades de cada individuo.
6.1 | Favoritos Generalidades
El siguiente esquema presenta el menú de Favoritos definido por el usuario y el efecto de las sucesivas aperturas de
los niveles. Nótese que admite la creación de un árbol de carpetas y la inclusión de transacciones en cada una de
ellas, permitiendo su clasificación y un mejor ordenamiento de las funciones, tal como representa la imagen siguiente :

Imagen 6.1 Ejemplo de un Árbol de Favoritos creado por un usuario

6.2 | Gestión de Favoritos
En el esquema siguiente podrás observar el menú que se despliega al elegir la opción de favoritos y desde el cual
podrás efectuar todas las operaciones necesarias, esto es :
Imagen 6.2 Menú de opciones para la gestión de Favoritos
Insertar carpeta : permite agregar una nueva carpeta bajo el punto en el cual estamos posicionados
(seleccionado).
Insertar transacción : permite agregar en la carpeta actual una nueva transacción.
Insertar otros objetos : permite incluir diversos objetos, de los cuales el que mas útil nos podría ser, es
agregar una dirección web (Internet) para acceder directamente desde este favorito.
Download a PC : permite guardar en el disco un archivo Excel o de texto con la información de toda la
estructura de Favoritos, de manera de poder utilizarlos en otro ambiente de SAP.
Upload de PC : permite subir los Favoritos al ambiente de SAP, utilizando el archivo Excel o de texto donde
fueran guardados previamente, de manera de tenerlos disponibles en presente ambiente.


Como habrás observado, esta será una forma rápida y simple de acceder transacciones (funciones), por
lo que, bien valdrá la pena tomarte tu tiempo en crearlos cuando accedas y te familiarices con el
sistema.
Mencionemos muy someramente, de que otras funciones disponemos para gestionar y facilitar la creación y
modificación de los favoritos, a saber :
Eliminar los objetos creados y no deseados
Modificar las posiciones para facilitar el ordenamiento y su uso
Modificar las descripciones de Carpetas y Transacciones
Agregar Transacciones, referencias a archivos o sitios web

7 | Acceso a Transacciones
Aunque ya hemos mencionado algunas vías mediante las cuales acceder a las funcionalidades o transacciones de
SAP, el siguiente esquema resume todas las posibilidades con las que contaremos.
Imagen 7.1 Ejemplo de opciones para acceso a una misma transacción

El gráfico deja en claro que podremos acceder mediante las siguientes tres procedimientos :
Ingresando el código en la casilla de transacciones
Ejecutando una de las transacciones incluidas en los favoritos
Ejecutando la transacción desde el menú estándar de SAP

L e c c ió n :
Búsqueda de Información y Ayuda
Aprenderás conceptos tales como buscar información y familiarizarnos con la ayuda
provista por el sistema.


1 | Búsqueda de Información
Supongamos que estamos creando un documento de compras; sin duda, tendremos que indicar el material que
deseamos adquirir o el servicio a contratar. SAP almacena en un archivo toda la información de los mismos, lo que
veremos más adelante, lo denomina Maestro de datos.
Si el depósito cuenta con miles de productos diferentes, con seguridad no recordaremos el código de
cada uno de ellos. SAP nos provee de una poderosa herramienta de búsqueda para obtener la
información deseada.
En nuestro será el código del material; pero será fácil imaginarnos el caso donde buscáramos clientes,
proveedores, ciudades, monedas, entre muchos otros.
El siguiente caso, nos ubica en un documento de compras, donde deberemos especificar el Grupo de Compradores, el
que será seleccionado de una lista previamente guardada en la parametrización del sistema, tal como se refleja en el
esquema siguiente, a saber :
Imagen 1.1 Modelo de pantalla donde se solicita un dato al usuario

El símbolo que llamaremos Matchcode, ubicado la derecha del dato (" ")nos permitirá acceder a la siguiente pantalla
:
Imagen 1.2 Listado de valores para escoger uno de ellos de una tabla de SAP
Y desde ella, seleccionaremos y obtendremos uno de los valores presentes.
Idéntico resultado obtendríamos si al posicionarnos sobre el campo o dato requerido pulsamos la tecla
"F4".

Este caso, fue simple pués la lista a la que accedimos, tiene apenas unas pocas opciones. ¿ Cuál será el caso de un
archivo que nos permita seleccionar un valor entre miles, o decenas de miles ? Bastará ver el ejemplo siguiente para
comprenderlo claramente :
Imagen 1.3 Ejemplo de ingreso de datos para selección de registros

El esquema nos muestra que al pulsar sobre el símbolo de "Buscar" (o matchcode), se abrirá una ventana, en la cual
podremos ingresar una descripción parcial o completa del dato que estamos buscando.
En este caso, tratamos de encontrar un código de material y para ello ingresamos una parte de la descripción (u otro
de los datos disponibles) del registro deseado ("*Material de Modelo*") lo que nos permitirá acceder a un listado
reducido, desde el cual, elegir el deseado, tal como muestra el esquema siguiente :
Imagen 1.4 Resultado obtenido a partir del filtro anterior
Resumiendo el procedimiento; nos posicionamos sobre el código del material, hacemos click en el
matchcode y en la pantalla de selección que aparece, podremos definir nuestro criterio de búsqueda
En este caso, aquellos materiales que contengan la palabra "Material de Modelo" tal como se indica a continuación :
* Material de Modelo*
¿ Cuál sería el resultado si buscáramos materiales con la clave de búsqueda "*Material de Modelo*1*" ? Lo muestra la
siguiente imagen :

Imagen 1.5 Resultado más limitado al aplicar una especificación diferente
Presentaremos varios ejemplos para que pensemos cual sería el criterio en cada caso.
ESAP * Todos aquellos que comiencen con el texto "ESAP"
ESAP * Material * Similar al anterior y contenga la palabra "Material"
ESAP * Material * 1 * Similar al anterior, pero que contenga el número "1"
En SAP, será muy fácil buscar información... y con un poco de práctica te resultará casi automático.

2 | Ayuda del Sistema
SAP viene provisto con una poderosa herramienta de ayuda, tanto para la aplicación en general, como para los casos
donde necesitamos asistencia en los procesos, o en situaciones donde necesitamos aclaraciones acerca de los datos
solicitados por el sistema.
En el esquema siguiente vemos un ejemplo, en el cual, posicionamos el cursor en un campo del documento, por
ejemplo, el " Grupo de Compras" y pulsamos la tecla "F1" para acceder a la ayuda, como muestra el esquema
siguiente :
Imagen 2.1 Pantalla de ayuda provista por SAP
Tal como mencionáramos, la ayuda será referida en este caso, al dato indicado esto es, el Grupo de Compras,
pudiendo observarse que recibimos la explicación correspondiente.
Como se muestra en el esquema siguiente, si el dato fuera una fecha, SAP mostrará un calendario del cual tomar la
fecha deseada :

Imagen 2.2 Calendario disponible para la selección de una fecha

L e c c ió n :
Integración de MM con otros módulos
Analizaremos y comprenderemos la integración de MM con los restantes módulos.
Ejemplos prácticos serán el material ideal para fijar conocimientos de los procesos y
la documentación asociada.

1 | Integración de MM con otros módulos
Cuando hablamos de integración del sistema SAP nos estamos refiriendo a un punto en el cual, pocos usuarios, tanto
básicos como avanzados, prestan la debida atención y quizás es uno de los puntos que más los destacan a la hora de
participar de una nueva implementación, mejoras o actualizaciones.
Por esto te sugerimos, no solo, aprender en profundidad el módulo de tu interés, sino de todo lo referido
a su interacción con Ventas, Producción, Administración, entre otros, pués te dará posibilidad de
convertirte en un referente de excelente nivel para la participación en proyectos de suma envergadura.

Como ya te hemos mencionado, el módulo MM involucra una serie de actividades que SAP divide en submódulos para
facilitar su gestión y división de actividades dentro de las empresas. Mencionamos algunos de ellos y sus funciones
principales.
Imagen 1.1 Detalle de los Submódulos de SAP correspondientes al Módulo MM

PURCompras : comprende las compras externas de materiales y servicios. Determina las posibles y mejores
fuentes de aprovisionamiento y controla la recepción de los bienes y su facturación.
MRP Planificación de necesidades : planifica las necesidades de compra basada en los requerimientos
actuales y consumos históricos.
IM Gestión de Stock : encargado del inventario físico de los materiales, tanto en cantidades como valores.
Control de movimientos del almacén (entradas, salidas, transferencias, etc.).
IV Verificación de Factura : responsable de la recepción, chequeo y registro de las facturas de
proveedores. Comparación de las facturas con los pedidos de compra y recepción de la mercadería (en cantidad
y precio).
Nos preguntamos como pueden impactar éstas actividades con otros módulos, o éstos, influir en los
procesos de MM.

Pensemos en algunos ejemplos simples :
1.1 | Ventas (SD)
Un vendedor contacta un cliente para ofrecerle y venderle un producto que nuestra empresa revende. Cuando concreta
la venta, el producto puede encontrase en stock o debe ser adquirido a un proveedor. En éste último caso, el Área de
Ventas deberá gestionar la adquisición del bien a través del Departamento de Compras MM generando los documentos
necesarios. Un vez definida la fecha de recepción del producto, el Responsable de Compras deberá informar a Ventas
para acordar la entrega al cliente.
1.2 | Producción (PP)
El área productiva de la empresa planifica sus tareas a fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello,
hace uso de los insumos en stock o comunica al Departamento de Compras acerca sus necesidades generando los
documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y pondrá los materiales a disposición del área
correspondiente.

1.3 | Tesorería (TR)
Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, éste área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a
cabo el Departamento de Compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de
bienes, y por otro, recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones
correspondientes.
1.4 | Recursos Humanos (HR)
Cuando el Área de Compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios,
se convierte en el interlocutor del Departamento de RR.HH. para el suministro de los recursos a las área solicitantes.
De manera similar podríamos mencionar muchos otros casos de interacción entre MM y los módulos restantes, como
así también, entre éstos otros. Sólo a modo de referencia mencionaremos algunos :
Los materiales vendidos son fabricados por la empresa, por lo cual, las actividades de ventas (SD) serán
generadores de Órdenes de Producción (PP).
Los materiales solicitados por producción deben atravesar el proceso de Control de Calidad (QM), con lo
cual, éste departamento deberá informar al área productiva del resultado y la disponibilidad o no de los insumos
adquiridos.
El Departamento de Administración y Finanzas (FICO) controla las actividades de proveedores y clientes
(en conjunto con MM y SD) y puede determinar su bloqueo para actividades comerciales mediante una decisión
compartida.
Queda sobrentendido que todas éstas actividades conjuntas entre módulos de SAP y los sectores asociados de la
empresa, estarán registrados mediante los documentos correspondientes, de manera que, no sólo se lleven adelante
los procesos requeridos, sino que se logren automatizar buen número de ellos y que cada participante reciba la
información necesaria para su mas eficiente desenvolvimiento.
¿ Te quedaron claros los ejemplos mencionados ?
Te propongo que uses tu imaginación para agregar mas escenarios de procesos que se presentan
habitualmente en las empresas.


2 | Interacción con sistemas externos
Un recurso muy importante de SAP es su posibilidad de comunicarse con sistemas externos, ésto es, intercambiar
información con otros sistemas que complementan sus funciones.
Imagen 2.1 Gráfico que refleja la comunicación de SAP con otros sistemas
Supongamos que la empresa incorpora SAP como sistema central, pero por razones operativas o
económicas, desea mantener ciertas prestaciones mediante sistemas ya incorporados.
Analicemos un ejemplo muy interesante; se toma la decisión de implementar SAP, pero conservando un
sistema encargado de la Gestión de Clientes y Ventas, al que denominaremos "SESistema Externo". Se
decide que se utilizará las herramientas de control de crédito y reporting de SAP, por lo cual, deberá
existir un flujo permanente de información entre ambos sistemas.
Por otro lado, se desea incorporar los recursos de Preventa o Soporte de Ventas de SAP para la
captación de nuevos clientes.
¿ Qué información deberá fluir en ambas direcciones? Mencionaremos algunas, a modo de referencia:

2.1 SAP SE : en SAP registrarán todos los clientes potenciales para la gestión de promoción, pero
deberá viajar al SE cuando sea convertido en un cliente definitivo, cuyos datos completos serán registrados en
SAP.
2.2 SE SAP : cuando se realice una venta al cliente, el SE deberá verificar el control de crédito, previo
a la autorización de la operación. La información de la venta deberá ser enviada a SAP a fin de alimentar sus
herramientas de reporting y actualizar el crédito disponible por el cliente.

2.3 SE SAP : los pagos y los correspondientes reclamos serán gestionados por el SE, por tanto, la
información deberá viajar a SAP para actualizar el crédito del cliente y los reportes disponibles, a la vez de
gestionar la cuenta corriente mediante herramientas en SAP.
Como un muy interesante ejercicio mental, te proponemos pensar en ejemplos donde se presenten los siguientes
escenarios :
Imagen 2.2 Cuadro que refleja un análisis de interconexión entre SAP y un sistema externo
De manera similar al ejemplo anterior, deberás imaginar el flujo de información entre ambas aplicaciones.
Comprendido este procedimiento, podemos introducirnos en el concepto de los que en el mundo de SAP se denomina
Interface, estas son, herramientas, especialmente diseñadas para comprender el funcionamiento y la información de
cada uno de los participantes.
No ahondaremos mucho en este tema, porque sería muy técnico, pero bastará con comprender que se tratan de
programas que comunican ambas aplicaciones, tomando información de una y transportándola a la otra con la
frecuencia y validaciones definidas, acordes a cada necesidad.
¿ No resulta fácil entender el tema de interfaces, no ?
Pero es interesante que lo conozcas para comprender como se desarrollan procesos cuando SAP
comparte funcionalidades con otros sistemas... y logran entenderse de maravillas.



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:: Lecciones Unidad 1: Introducción al Sistema SAP

Las siguientes lecciones componen a esta unidad de estudios:

Lección: Sistemas ERP y generalidades de SAP

Lección: Descripción e Integración de módulos de SAP

Lección: Acceso al Sistema y generalidades de utilización

Lección: Objetos gráficos de la pantalla y su utilización

Lección: Búsqueda de Información y Ayuda

Lección: Integración de MM con otros módulos

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¿ Qué sectores intervendrán en la decisión ?

¿ Qué factores intervienen en la decisión ?

¿ Quienes analizan las opciones y toman la decisión ?

¿ Hay factores técnicos y económicos que intervienen ?

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A modo de ejemplo, citaremos algunos casos prácticos :

Aprobar (Liberar) Pedidos

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Para uno o más Centros y Almacenes

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Siguiendo el camino correcto, estaríamos describiendo la siguiente ruta :

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> Menú de SAP

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4 | Trabajar con varias Sesiones

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No obstante, suelen ser suficientes !!!

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6 | Favoritos ­ Acceso rápido a transacciones

6 | Favoritos Acceso rápido a transacciones

ESAP * Todos aquellos que comiencen con el texto "ESAP"

ESAP * Material * Similar al anterior y contenga la palabra "Material"