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Referencias:
 Norma ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos

DOCUMENTOS NECESARIOS
 SG-E-01 Estructura de Control de Asistencia.

CONTROL DE ASISTENCIA

Tiemp
Horas Horas
Fecha Hora de Hora de Refrigeri o en Observació
trabajad de
Ingreso Salida o Numer n
as Trabajo
o

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TABLA DE CONTENIDO

Capítulo Título Página

Carátula 1
Tabla de Contenido 2
1. Objetivo 3
2. Instrucción 3
2.2 Descripción de Actividad 3
2.3 Desarrollo de Procedimientos (Flujograma) 3
2.4 Responsabilidades 3

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1. OBJETIVO

El "SISTEMA CONTROL DE ASISTENCIA -" tiene como objetivo facilitar el Control, la

Gestión y Administración del personal de la empresa, automatizando el control de la
asistencia del personal.

Su alcance en Registro de trabajadores.

Reporte de trabajadores mensualmente.
Control de ingreso y salida del personal a la empresa.
Reporte de control de ingreso y salida del personal a la empresa..
Reporte de control de ingreso y salida del personal por permisos.

2. INTRUCCION

Control de asistencia: Toda colaborador deberá indicar su asistencia mediante un

dispositivo dactilar digital el cual confirmara su asistencia.
El dispositivo dará un reporte de eventos de asistencia periódicamente
(mensualmente).
Control de ingreso y salida del personal

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD

1.- El procedimiento inicia cuando un colaborador contratado o asignado inicia sus

labores dentro de la oficina y tiene la obligación de cumplir con un horario de
trabajo. Se Tiene que determinar si el trabajador ya está dado de alta en el Sistema
de control dactilar.

2.- Los casos que se pueden presentar respecto a si un colaborar está o no en el

Sistema del control dactilar son:

a. Cuenta con código de empleado, dentro del Sistema de control dactilar

tiene estatus de “No activo” lo que procedería es activar su código.
b. Si no tiene código, se tendrá que esperar el número de código
Emitido por la Coordinación General de Recursos Humanos, en tanto llevaría,
en acuerdo Con su jefe inmediato, un registro manual de su asistencia a
labores.

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3.- Los datos que se deben dar de alta son los que aparecen en la siguiente
pantalla:

4.- El colaborador deberá verificar que su entrada y salida haya quedado registrada
Correctamente en el Sistema de control dactilar.

5.- Si el colaborador incurre en una entrada o salida irregular, es decir distinta al

horario Establecido deberá reportarse a su jefe inmediato ,para efectos del debido
registro y Documentación de la incidencia laboral autorizada no es suficiente un
aviso al responsable de Forma telefónica o correo electrónico.

6.- En cualquier circunstancia el colaborador deberá gestionar la autorización del

jefe inmediato, y recuperar la firma de autorización en el formato de incidencia.
Salvo los eventos que el colaborador no pueda anticipar como:
a. Enfermedad propia o de familiar directo,
b. Accidentes o
c. Deceso de un familiar directo

7.- En otras circunstancias cuando el colaborador tiene necesidad de ausentarse de

sus labores, ya sea con permiso con goce o sin goce o comisión realizará y enviará
al responsable del procedimiento con 4 (cuatro) días hábiles de anticipación según
se establece en el 2do. Párrafo de la cláusula 65 del Contrato Colectivo del Trabajo 1
vigente con el SUTUdeG la incidencia con la Firma de jefe inmediato, el estímulo de
puntualidad o memorándum de comisión (si fuera el caso).

8.-El responsable de procedimiento, diariamente captura los avisos de incidencias.

9.- Con periodicidad quincenal realiza un reporte dónde se contrastan las faltas del
personal contra las incidencias, incapacidades y avisos de ingreso o salidas
irregulares. Esto permite determinar que personal tiene faltas injustificadas. Si hay
faltas injustificadas se emite el reporte y se informa al Coordinador de Personal del
SUV.

10.- El Coordinador de Personal revisa e informa al Director Administrativo, quien da

la
Autorización para el ajuste de la falta injustificada vía nómina.

11.- Si durante el mes no se tienen faltas injustificadas, se procede a imprimir los

reportes de Asistencia.

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12.-Se procede a capturar el ajuste por faltas injustificadas en la nómina dentro del
Sistema de Finanzas (Dirección de Finanzas)

13.-Los 2 (dos) primeros días hábiles del mes actual, se identifican los
colaboradores con
Puntualidad perfecta del mes anterior; solo en esos casos se realiza oficio y se
imprime formato de
“Estimulo de puntualidad” (GRFM-04). Se imprime un registro de asistencia del mes
anterior.

14.-Por cada colaborador en cada una de las Sedes, se recaba la firma de

conformidad en el registro de Asistencia; posterior a esto se archiva:
a. Registro de Asistencia Mensual,
b. Incidencia (s) si las hubiera,
c. Estímulo de puntualidad, si lo hubiera.
Este registro está clasificado por orden alfabético, con los movimientos del
año vigente. El registro se llama Incidencias y Asistencias “año vigente”

3. RESPONSABILIDADES

El Gerente General y/o a quién designe, son responsables de la revisión y

aprobación del presente procedimiento.

El Asistente Contable es responsable de verificar y supervisar el cumplimiento del

presente procedimiento.

Todo el personal es responsable de cumplir las directivas establecidas en este

documento.

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4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1 Control de Asistencia

FLUJOGRAMA Nº RESP. ACTIVIDAD

Solicitud de creación o modificación del documento
interno

Identifica la necesidad de crear o modificar un

Solicit documento del Sistema de Gestión.
1
ante Comunica al responsable de área la necesidad
identificada y solicita su evaluación.

Evalúa si procede la creación o modificación del

documento, coordinando con el personal
Dueño
relacionado al proceso, de ser necesario:
del
- Si procede la creación o modificación de
2 proces
un documento, se comunica al solicitante
o
(pasa al numeral 3). De lo contrario, se
(área)
comunica por qué no procede la solicitud y se
da Fin al proceso.

Elaboración o modificación del documento interno

Elabora o modifica el documento con el apoyo de
Solicit
las personas relacionadas al proceso.
ante /
Dueño
Entrega el documento creado o modificado al
3 del
GG.
proces
o
Pasa a la actividad 4.
(área)
Revisión y aprobación del documento interno
Revisa el documento creado o modificado
GG y/o
coordinando con quien corresponda, según sea
person
el caso. Si existen observaciones en el
a que
4 documento se le comunica al solicitante y
el
regresa al numeral 3. Si no existen
design
observaciones pasa al numeral 5.
e.
Edición y control del documento interno

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FLUJOGRAMA Nº RESP. ACTIVIDAD

Registra la aprobación de los documentos en la

carátula de control.
Completa la información en el documento
Asegur aprobado:
amient Código, # de Versión, Persona que aprueba,
5 o de la Fecha de aprobación y # de páginas.
Calida Actualiza la base de datos documental,
d controlándolos a través del formulario SG-P-01-
F1 “Lista Maestra de Documentos”.

Control de cambios de los documentos internos

Asegur
amient Registra las modificaciones a los documentos y
6 o de la los identifica con un rombo () en el párrafo que
Calida ha sido modificado.
d
Publicación y difusión de los documentos del sistema
de gestión
Pública los documentos nuevos o actualizados en
el Servidor, donde todo el personal de la
7 GG empresa tiene acceso, de esta manera los
documentos se manejan de manera digital, para
lo cual los documentos colgados tendrán el sello
de COPIA NO CONTROLADA.
Difunde los cambios mediante correo electrónico
8 GG al personal involucrado, de ser necesario se
realiza un proceso de inducción.
Reemplazar Documentos obsoletos
Deberán revisar que la versión utilizada de los
documentos en el punto de uso es la versión
vigente.

De ser necesario deberán informar y entrenar al

9 Todos
personal sobre los cambios efectuados al
documento.
Todo documento obsoleto impreso deberá ser
retirado de las áreas de trabajo.

4.2 Control de Documentos Externos

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FLUJOGRAMA Nº RESP. ACTIVIDAD

Identificación del documento externo.

Los documentos de origen externo son

1 GG / GO
identificados mediante su propio nombre.

Control de los documentos externos

GG / quien Verifica la vigencia de los documentos

2
el designe externos, y los actualiza de ser necesario.

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4.3 Control de Registros.

FLUJOGRAMA Nº RESP. ACTIVIDAD

Identificación del formulario
Identifica el formulario mediante un nombre
definido en cada Procedimiento y/o en las
Instrucciones de Trabajo.

Los Formularios llevan un campo (con letras

Asegurami
pequeñas) como “Datos del Formulario”, el
1 ento de la
mismo que contiene: Código del formulario,
Calidad
Versión (Número), Aprobación, Fecha (de
aprobación) y Nº Página.
La codificación de los formularios está definida
en la Especificación SG-E-01 Estructura de los
Documentos y Datos del SG.
Almacenamiento
Almacena los registros de acuerdo los siguientes
lineamientos :
- Los registros físicos (papel) usarán un file o un
archivador dependiendo del tamaño del
expediente y se almacenan en el área usuaria
Cualquier
en orden cronológico.
miembro
- Existen áreas de archivo para los registros del
2 de la
Sistema de Gestión así como los del servicio
organizaci
que deben conservarse durante el período
ón
previsto de archivo activo (en el área de
trabajo), al término de la misma se almacena
como archivo pasivo y/o histórico.

Protección
Protege los registros de acuerdo a los siguientes
lineamientos:
Cualquier - Todos los registros físicos de los Sistemas de
miembro Gestión, así como los del Servicio, se archivan
3 de la y se protegen en un ambiente del área
organizaci usuaria, para prevenir daño, deterioro o
ón pérdida.
- Los registros en medio electrónico están
protegidos en la Red de Soscios Group.
Recuperación

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FLUJOGRAMA Nº RESP. ACTIVIDAD

- Los registros físicos de los Sistemas de Gestión

así como los del servicio, en archivo activo,
Cualquier se encuentran ubicados en cada área y están a
miembro disposición de los usuarios.
4 de la - Los registros en medios magnéticos se
organizaci encuentran en los servidores, y en caso de
ón pérdida de la información son recuperados con
los medios de respaldo (back up).

Retención
El tiempo de retención de los registros considera
en algunos casos los aspectos legales, y en
otros, de acuerdo a la definición de los
Asegurami responsables de las áreas.
5 ento de la
Calidad Los tiempos de retención se registran en el
formulario SG-P-01-F1 Lista Maestra de
Documentos.
Disposición

Asegurami Después de cumplido el plazo de permanencia

6 ento de la (archivo pasivo), se procede al descarte de los
Calidad documentos obsoletos.

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