FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO D2-07-004

Versión: 1 Fecha: Mayo 28 de 2014 Aprobado por: Coordinadora de Control Interno

PLAN DE MEJORAMIENTO
PRESENTADO A LA COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO CAJACOPI ATLÁNTICO

PROCESO:

Fecha de suscripción: Fecha de Evaluación:

Porcentaje de Avance
Nº de
Fecha Porcentaje
Hallazg Fecha iniciación
Hallazgos / Recomendaciones Causa del Hallazgo/Recomendación Acción de Mejoramiento Descripción de las Acciones terminación de de Avance Responsable
os/Reco de las acciones
las acciones total
men
Descripción del avance
I Descripción del avance o producto logrado II o producto logrado

Al analizar 35 subsidios mortuorios de 196 generados durante

Casos de afiliados con identificación: 32581368, 72014285, 32694950, Incluir en el procedimiento de
la vigencia 2015, Se detectaron que a cinco (5) afiliados que
17885706 los afiliados anteriormente mencionados fueron revisados por subsidios mortuorios la verificación
solicitaron dicho subsidio, no le cancelaron vigencias a la cual
el área de Tic, pero no pudieron evidenciar motivo alguno por el cual no del pago de subsidios mortuorios por
tenían derecho, presentándose incumplimiento a lo se pagó el subsidio mortuorio. Informan que no es fácil modificar el trabajadores afiliados fallecidos, sin Se incluyó en el procedimiento de
establecido el artículo 3 de la Ley 789 de 2002 y la etapa dos
liquidador debido a que podrían presentarse inconsistencias o errores embargo como todo subsidio es subsidio que mensualmente se
(2) del Procedimiento Subsidio Mortuorio descrito en el SGI de
en otros procesos. responsabilidad del beneficiario del realizará la verificación de los Coordinadora
la corporación. El día 19 de enero de 2016 hicimos entrega del requerimiento en el cual mismo hacer las reclamaciones a 10/10/2016 10/11/2016 100% trabajadores fallecidos y se de Aportes y
solicitamos que se realice el pago del subsidio mortuorio del afiliado que haya lugar en los términos procederá a remitir comunicación a Subsidios
independientemente de que la empresa haya o no realizado pago de establecidos por la Ley. las conyuges para que hagan
(Nota: El hallazgo No. 1 de subsidio mortuorio hace aportes y que este pago se realice el mismo día de todos los meses. efectivo el mismo.
referencia a esta verificación que se incluyó en el
procedimiento y que no se había aplicado debido a no En cuanto a la afiliada con identificación 22597625: la persona que
contabamos con la herramienta, por tal motivo se deja quedó a cargo de los beneficiarios del fallecido ingresó los documentos
abierta del PDM anterior.) correctos el 7 de septiembre de 2015, por esta razón no se pagó el
Verificar periódicamente los Implementación y seguimiento a la Se realiza revisión mensual de los
subsidio desde Enero a Julio de 2015. (Anexo cartas ingresada por la
pagos efectuados por verificación periódica de subsidios subsidios mortuorios de trabajadores
1 afiliada y respuestas por parte de Cajacopi).
subsidios mortuorios a los mortuorios de trabajadores afiliados fallecidos.
Los pagos de subsidio mortuorio iniciaron a partir del mes de Agosto de Asistente de
beneficiarios del mismo. fallecidos. 01/12/2016 30/12/2017 100%
2015 y solo se pagó por un beneficiario (José Echeverría Ávila) porque Subsidios
la Beneficiaria Marieyis Ávila Ávila no se encontraba actualizada.

Solución del requerimiento para el Se realizó un nuevo liquidador de

pago del subsidio mortuorio en subsidio que liquida de forma
fechas determinadas sin tener en automática los subsidios mortuorios
cuenta el pago de aportes por la de los trabajadores afiliados sin tener
empresa afiliada. Coordinación
01/12/2016 30/03/2017 100% en cuenta el pago de aporte.
TIC

Incumplimiento del procedimiento de Subsidio Educativo ya Este hallazgo fue identificado en la auditoría anterior, el cual se genera Seguimiento a la Implementación de las acciones en Se realiza revisión diaria, validar en
que se identificaron dos (2) casos en los que se aprobó dos (2) debido a que la persona a cargo afiliada por ambos padres tiene implementación de las la temporada de entrega de auditoría.
veces dicho subsidio a un mismo estudiante para el mismo números de identificación diferentes en nuestro sistema (tarjeta de acciones de validación subsidios educativos.
año. Lo anterior incumple lo establecido por la Corporación identidad o registro civil), debido a que el aplicativo no puede controlar diaria de los listados de
para el otorgamiento de este beneficio, lo cual además se éstos casos se estableció un control manual de validación a través de Subsidios Educativos con
encuentra señalado en los formularios para solicitud de Excel, motivo por el cual se dejan abiertas las acciones de seguimiento la finalidad de evitar que se
subsidio educativo para primaria y bachillerato, en el siguiente descritas en el hallazgo anterior y continúa abierta la misma. Se aclara entreguen 2 a un mismo
ítem: que dentro del proceso de la auditoría se verificó que la afiliada Sra. beneficiario.
“4. Cuando ambos cónyuges se encuentren afiliados a Tatiana Acuña CC 32747115 no había hecho uso del bono educativo y
Asistente de
2 CAJACOPI ATLANTICO, sólo uno de ellos podrá ser se procedió con su anulación. 15/11/2016 30/04/2018 100%
Subsidios
beneficiario de los auxilios educativos por los mismos hijos”.

Se continúa con este hallazgo se encotraron dos casos en

los subsidios universitarios en auditoría del 10 de marzo
al 7 de junio de 2017.

OPORTUNIDADES DE MEJORA
 • Jóvenes beneficiarios con más de noventa (90) días de haber Los siguientes incumplimentos relacionados con el programa 40Mil se 1. Contratación del personal 1. Se realizó la contratacion del
sido contratados a los cuales no se les ha realizado el generaron debido a que no había una persona dedicada al seguimiento requerido por el programa. personal un Gestor Empresarial y un
monitoreo presencial correspondiente. del programa, este se encontraba a cargo del Gestor Empresarial de la 2.Realizar los monitoreos Analista de 40Mil.
Caja que no alcanzaba a cubrir los monitoreos necesarios del programa. pendientes de acuerdo a lo 2. Se actualizaron los monitoreos que
Jóvenes beneficiarios que ya cumplieron el ciclo de un (1) establecido en el Manual Operativo. se encontraban pendientes.
año de relación laboral con la empresa y cuyos monitoreos se
hicieron de manera incompleta o en un período diferente al Se contrató un Gestor
1 establecido. Empresarila y una persona 6/7/2017 8/30/2017 100%
encargada del Programa.
• No se realiza seguimiento vía telefónica a la evolución de la
relación laboral de los jóvenes beneficiarios del programa.
Coord. de
Aportes y
Subsidios
En el aplicativo Módulos Especiales, una muestra aleatoria de Teniendo en cuenta a que éstos aspectos corresponden a un hallazgo Efectuar revisión de los 1. Realizar revisión de los subsidios Se realizó revisión de los subsidios
40 subsidios mortuorios pagados durante el período 2016 de la auditoría anterior que fueron subsanadas con el nuevo liquidador subsidios mortuorios de la mortuorios pagados del año 2016. mortuorios de 2016 y 2017 pero no
(20% del total de subsidios mortuorios generados en esa de subsidios, se acepta la oportunidad de mejora para realizar la vigencia 2016, anteriores a 2. Presentar informe a la se ha remitido a la Subdirección
vigencia), el grupo auditor detectó las siguientes revisión la implementación del Subdirección Financiera. financiera.
inconsistencias: 8.706.483 Acuña Peña Alfredo Antonio; nuevo liquidador de
8.500.350 Castaño Hernandez Aniel; 32.658.892 Castellanos subsidios que fue el 1 de Asistente de
2 6/7/2017 12/30/2017 90%
Díaz Antonia. septiembre de 2016. Subsidios

Al momento de planificar las visitas a las instituciones Estas visitas se realizan con la finalidad de validar que el niño Solicitar en la cerfificación 1. Incluir en los requisitos del Se realizaron las modificaciones al
educativas, el analista de subsidio debe verificar la jornada efectivamente asiste a la institución educativa y se realizan sin previo de la institución educativa formulario que se debe especificar formulario.
(mañana o tarde) a la que pertenecen los niños con capacidad aviso. la jornada en la cual fue en la certificación la jornada del
disminuida, beneficiarios del subsidio, con el objeto de evitar matriculado el estudiante. estudiante. 2.Socializar los cambios
que la inspección se realice en un horario diferente al que con los beneficiarios y agentes de Analista de
3 concurre el estudiante y no se pueda comprobar efectivamente atención al cliente. 6/7/2017 12/30/2017 50% Aportes y
su asistencia a la institución Subsidios

No se encuentra establecido dentro de los requisitos para En el formulario se especifica que el padre no afiliado a la Caja debe Solicitar el certificado de 1. Incluir en los requisitos del Se realizaron las modificaciones al
obtener este subsidio un documento idóneo por medio del cual anexar el certificado laboral, sin indicar otro documento para las ingresos a los padres no formulario el certificado de ingresos formulario.
el afiliado soporte los ingresos de su cónyuge cuando éste personas que son idenpendientes. afiliados a la Caja que son para independientes. 2.Socializar los
labora como independiente. independientes. cambios con los beneficiarios y
agentes de atención al cliente. Analista de
4 6/7/2017 12/30/2017 50% Aportes y
Subsidios

Dentro de la lista de documentos que deben anexar los Falta información en la página web relacionada con los documentos que Actualizar la información 1. Realizar la solicitud de Se realizó la solicitud a la
afiliados al formulario para la solicitud del subsidio de vivienda se deben anexar al formulario. del requisito "Copia del actualización a la Coordinación TIC. Coordinación TIC y se encuentra
Fovis, publicada en la página web, no aparece: “Copia del registro civil de matrimonio 2. Validar el cambio realizado. actualizada la información en la
registro civil de matrimonio, o prueba de unión marital de o prueba de unión marital página web de la Caja. Coord. de
5 hecho si viven en unión libre”. de hecho si viven en unión 6/7/2017 8/30/2017 100% Aportes y
libre" requisitos en la Subsidios
página web.

Valor del SMLMV para cálculo de subsidio de vivienda, no ha Falta actualizar el valor del SMLMV en la página web en el item de Actualizar el valor del 1. Realizar la solicitud de
sido actualizado en la página web. vivienda. SMLMV en la página web actualización a la Coordinación TIC. Se realizó actualización del SMLMV Coord. de
6 en el item de vivienda. 2. Validar el cambio realizado. 6/7/2017 8/30/2017 100% en el item Cuantía del Subsidio de Aportes y
Vivienda. Subsidios

Buscar un mecanismo más eficaz para actualizar las
certificaciones de los trabajadores del sector agropecuario,
teniendo en cuenta los cambios de personal que se dan en
7 estas empresas y así poder otorgar este reconocimiento del
15% adicional sobre la cuota ordinaria del subsidio familiar a
que tienen derecho.
La información del beneficio del 15% adicional de los trabajadores del NO APLICA.
sector agropecuario fue comunicada a los empresarios afiliados a la
Caja e igualmente la información se encuentra publicada en nustra
página web y portafolio de servicios.

Al evaluar el comportamiento del cumplimiento del indicador La meta de este indicador fue determinada por la Dirección de Caja y la Efectuar análisis histórico de Analista de
Se realizó el análisis histórico del
de gestión “Porcentaje de aplicación del subsidio de vivienda”, finalidad es lograr que los beneficiarios del subsidio de vivienda hagan comportamiento del indicador 11/1/2016 11/30/2016 100% Aportes y
indicador.
perteneciente al subproceso Subsidio Familiar de Vivienda, se efectivo el mismo, es por ello que la Caja implementó la línea de crédito Subsidios
observa, que desde las últimas dos vigencias (2014 y 2015) y de vivienda como una alternativa para hacer efectivo el mismo, sin Determinar una nueva meta para el No se ha determinado la nueva meta.
lo que va del año 2016, muestran un no cumplimiento de las embargo se revisará la meta para su reevaluación. indicador teniendo en cuenta los
metas propuestas, al arrojar resultados de 73% en 2014, 50% factores externos que afectan su
en 2015 y 50% I trimestre 2016. Reevaluar la meta del
indicador "Porcentaje de resultado.
8 (5) En virtud a lo anterior, el grupo auditor recomienda que se
debe analizar y de ser necesario, replantear las variables que aplicación del subsidio de Coordinadora
se utilizan para el cálculo, puesto que éste es un indicador, vivienda" 12/1/2016 1/30/2017 0% de Aportes y
cuyo éxito va amarrado a factores externo. Subsidios.
 OPORTUNIDADES DE MEJORA ´PENDIENTES PLAN ANTERIOR
En la matriz de riesgos del subproceso Subsidio Familiar Se realizó revisión de matriz riesgos con el grupo auditor y es necesario Actualización y seguimiento Actualizar la Matriz de Riesgo del Se efectuó la actualización de la
agregar los controles descritos en el Informe Final en el punto realizar las actualizaciones descritas en el informe. de los Riesgos del Proceso Proceso de Subsidio Familiar. misma.
8 de las oportunidades de mejora. Igualmente del PDM Coordinadora
anterior quedó pendiente la No. 5. Existe desalineación entre 11/1/2016 11/30/2016 100% de Aportes y
el procedimiento de auxilio para personas discapacitadas y los Subsidios.
controles establecidos en la matriz de riesgos del subproceso
del subsidio familiar :
Evaluar la pertinencia de la acción Existe una nueva resolución emitida
de fiscalización con las nuevas por la UGPP la 2082 donde se
La etapa No. 1 del citado procedimiento señala que se realiza
normatividades emitidas por la establecen los estandares de cobros Coordinadora
8 visita periódica dos veces al año, para confirmar la
UGPP y la SSF. 11/1/2016 12/30/2017 50% que deben cumplir las de Aportes y
permanencia del menor en la institución educativa. Mientras
Administradoras cuyo plazo para Subsidios.
que en la matriz de riesgos se habla de tres visitas de
implementación es el mes de junio de
seguimiento durante el año.
2017.
Y revisar los riesgos correspondientes al proceso de recaudo.
Implementar un seguimiento
trimestral a la matriz de riesgos con Coordinadora
la finalidad de determinar la
11/1/2016 12/30/2017 0% de Aportes y
efectividad de los controles Subsidios.
determinados.

Establecer un mensaje más coherente entre la información El aplicativo de Web consulta tiene parametrizado que cuando un Realizar requerimiento a la Se remitió soporte técnico a la
que tiene el trabajador beneficiario y lo que se pretende dar a afiliado no este recibiendo subsidio familiar por alguna de sus personas Coordinación para que se validen Coordinación TIC y se explicó lo
conocer al momento de consultar en el aplicativo Ofimática, a cargo arroje el mensaje de No Beneficiario. correctamente los conceptos de requerido.
puesto que se encontraron trabajadores beneficiarios que en Afiliados Beneficiarios y No
la actualidad están recibiendo subsidio monetario y le sale un Beneficiarios y realizar seguimiento
mensaje que dice “AFILIADO ES NO BENEFICIARIO”, solo a la ejecución del mismo.
porque alguno de sus beneficiarios le falta actualizar
documento. Casos: 8.755.123 y 22.447.105. Ver anexo No. Realizar requerimiento a la
07. Coordinación para que se
Situación similar se encontró al comparar la información validen correctamente los Asistente de
10 01/11/2016 30/12/2017 10%
registrada en la tarifa que se observa en los “Datos Generales” conceptos de Afiliados Subsidios.
Vs. “Detalles de Cambios”, en la primera parte muestra que el Beneficiarios y No
trabajador beneficiario es tarifa D y en la segunda, en la Beneficiarios.
columna de “Valor nuevo”, tarifa A. Casos encontrados:
8.778.985 – 9.876.242 – 1.045.683.569 – 18.775.706 –
22.632.260 – 32.581.368, etc. Ver anexo No. 08.

FIRMA DEL JEFE DEL ÁREA O RESPONSABLE DEL PROCESO