Manejo herramientas Microsoft Office:

MICROSOFT WORD

Material de formación 3
COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
 Combinación de Correspondencia
MATERIAL DE FORMACIÓN 3

Contenidos Pág.
INTRODUCCIÓN 2

MAPA CONCEPTUAL 3
¿Qué es la combinación de correspondencia? 4
Elementos necesarios para combinar correspondencia 4
a.Documento Principal 4
b.Origen de Datos 4
Procedimiento general para combinar correspondencia 4
Procedimiento para combinar una carta 5
Procedimiento para combinar un sobre o etiqueta con un
origen de datos existente 10

Glosario 13
BIBLIOGRAFÍA 14
CREATIVE COMMONS 15
CRÉDITOS DEL PROGRAMA 16

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 1

 INTRODUCCIÓN
Cuando se desea enviar información
idéntica a múltiples destinatarios,
usualmente esta información se
copia y se pega n-veces en un mismo
documento, esta situación hace que el
documento se vuelva pesado, además
es más complicado al momento de
buscar destinatarios específicos.
Ahora se contextualizará este evento,
imagine una carta para 100 destinatarios
con sus respectivos sobres debidamente
diligenciados; el procedimiento
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
elemental, realizar el documento copiar y
pegar este mismo 100 veces e ir haciendo
cambios de información copia tras copia
100 veces, a este nivel el proceso es
un poco dispendioso, ahora súmele
consultar algún destinatario especifico y
por último hacer los respectivos sobres,
en este momento cuando se complica
la situación. Revisando este caso, los
creadores de Word integraron el proceso
más sencillo de manejo de bases de
datos y consultas específicas a Word,
logrando hacer más versátil y productiva
esta herramienta.
2
 Combinación de correspondencia
Contiene

El La
¿Qué es la combinación Combinar
de correspondencia? correspondencia

Y Para
Elementos necesarios para
combinar correspondencia
Cartas Sobres Etiquetas Crear masivos

Documento principal Origen de datos

 ¿Qué es la combinación de
correspondencia?
La combinación de correspondencia
es el procedimiento que le permite al
usuario de Word, agilizar los procesos
documentales que giran en torno a una
oficina cuando se maneja volumen de
información relacionada con cartas,
etiquetas y correos masivos idénticos.
Se habla de documento idénticos en su
estructura, pues los cambios textuales
se realizan de manera automática y
precisa utilizando la integración de las
bases de datos.
Elementos necesarios para
combinar correspondencia
Todo procedimiento ofimático requiere
unos protocolos, que garantizan el buen
funcionamiento de su requerimiento,
la combinación de correspondencia no
es la excepción, por eso se recomienda
realizarlo de forma atenta y precisa.
A continuación, se identificarán
los elementos fundamentales del
protocolo de creación de un documento
combinado.
a. Documento Principal:
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
Este parte se refiere a la construcción
o ubicación en los archivos de la carta,
sobre o correo masivo que se utilizará
para combinar, este documento se
llamará Documento Principal, parte
fundamental, base del procedimiento.
b. Origen de Datos:
Consiste en crear una lista o seleccionar
de una preexistente, atributos que
almacenen información del documento
susceptible a cambios en el momento
momento de combinar el documento
principal y el origen de datos, tales como:
(Nombre, Apellido, Titulo, Profesión),
entre otros, estos campos se ubican en
diferentes partes del documento que
se pretenden cambiar al momento de
ejecutar el procedimiento, a esta lista se
le denomina Origen de Datos o Lista de
destinatarios.
Procedimiento General para
combinar correspondencia
El procedimiento de combinar es idéntico
para cada uno de los documentos que
se pretendan combinar como: cartas,
sobres, etiquetas o correos masivos.
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje
a. Abrir o crear un documento principal
de combinación, el original de trabajo
puede ser carta, etiqueta, sobre y/o
correo.
b. Identificar los campos o textos del
documento que se desean modificar
al momento de combinar.
c. Colocar nombres representativos
a estas palabras dentro de una
lista, que se denominará lista de
destinatarios.
d. Crear la lista de destinatarios es
equivalente a tener un archivo
contenedor donde se guardan todos
los datos identificados por Nombre
de campos que se utilizarán para
modificar el documento principal
tantas veces como registros
almacenados se tengan, un ejemplo
es el siguiente: El campo se llama
Nombre y los datos son (Pedro,
Juan, Camilo), otro campo puede ser
Apellido y sus datos (Pérez, Ortiz,
Campos), como Nombre y Apellido
son los campos, estos se almacenan
en un archivo que se identificará
como el Origen de datos o lista de
destinatario. Este origen que se
tiene como ejemplo contiene tres
registros, que equivale a las veces
que se combinará y cambiará el
documento principal.
e. Insertar los campos de combinación
4
 en el documento original, reemplazando los textos
originales para evitar duplicidad.
f. Realizar una vista previa de los resultados de la
combinación.
g. Finalizar el proceso, combinando toda la lista de
destinatarios.
Ahora identifique las palabras dentro del documento que
sirven para el proceso de combinación o las palabras que al
cambiar la carta de destinatario cambiarían como lo dice el
enunciado (b), a cada palabra le coloca un nombre que agrupe
sus contenidos, en este caso se identificará con color rojo. (Ver
Material complementario 2 Modelo de la carta combinación).

Procedimiento para combinar una carta Figura 2

Parta de este ejemplo para realizar el ejercicio con una

carta; En la institución educativa donde labora, todos los
estudiantes de último grado deben realizar una pasantía
en alguna empresa de la región, el modelo de carta es el
mismo para todas las empresas. Con la información anterior
proceda a realizar el primer punto identificado como (a) en
el título anterior, que es crear el documento principal para el
caso la carta. (Ver Material complementario 1 Modelo de la
carta).

Figura 1

Fuente: SENA Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 5

Las palabras que seleccione las agrupará en nombres de No olvidar que la carta esté totalmente creada, pues este
campo o generales así: procedimiento se toma como documento principal el
documento actual que es la carta. Ahora proceda a dar clic en
Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato el elemento Seleccionar Destinatarios y de su lista la opción
Título Doctor crear una nueva lista, situación que se muestra en pantalla el
cuadro de dialogo Nueva Lista de Direcciones (ver Imagen 4).
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Figura 4
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagué
Dirección Calle 76ª # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrán Londoño

Ahora proceda a crear la lista de destinatarios. Para esto,

vaya a la cinta de opciones Correspondencia, ficha iniciar
combinación de correspondencia, seleccione el elemento
del mismo nombre y de la lista seleccione la primera opción
Cartas (ver figura 3).

Figura 3
Fuente: SENA

En este punto encontrará, en la parte superior, unos Nombres

que aparecen por defecto como: Tratamiento, Nombre,
Apellidos entre otros, los cuales modificará para dejar los que
hizo en el segundo paso. Para eso dé clic en la opción de la
parte inferior Personalizar Columnas (ver figura 5 ).

Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 6

 Figura 5 Se recomienda eliminar los nombres de campo que no se
utilicen y crear los nombres de campo, según la lista creada
en el punto (b), luego de clic en Aceptar.

Figura 7

Fuente: SENA

Fuente: SENA
Este procedimiento muestra un nuevo cuadro de diálogo
llamado personalizar la lista de direcciones donde encontrará
Verifique los listados y dé clic en aceptar, luego Ingrese los
a mano izquierda los nombres de campo que agrupan datos
datos de todos los destinatarios, al finalizar dé clic en Guardar,
y a mano derecha las opciones de agregar, eliminar y cambiar
procedimiento que pedirá guardar en una ubicación la lista
nombre.
de direcciones con los datos que utilizará al momento de
combinar.
Figura 6
Figura 8

Fuente: SENA Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 7

Ahora vaya a la carta de ejemplo y cambie los datos que utilizó
para combinar por los campos que tienen la información
almacenada en la base de datos dando clic en la ficha Escribir e
insertar campos en el elemento Insertar campos combinados,
procedimiento que listará los nombres de los campos creados,
los cuales reemplazará por los datos escritos inicialmente así:
Figura 9
Fuente: SENA
Inicie con el primer dato de la carta original, el cual borró y
reemplazó por el primer campo de la lista
Figura 10
Fuente: SENA
FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje
De esta manera inserte los campos de combinación, para
finalizar la combinación de correspondencia de manera
adecuada dé clic en la Ficha Vista previa de resultados, en el
elemento Vista previa de resultados y utilizando los botones
de adelantar o retroceder, revise todos los destinatarios.
Figura 11
Fuente: SENA
Termine la combinación de correspondencia dando clic en la
ficha finalización, en el elemento finalizar y combinar, del cual
elegirá la opción más acorde al requerimiento, por ejemplo,
ver todos los documentos o imprimir de una vez toda la
combinación.
Figura 12
Fuente: SENA
SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 8
De esta manera finaliza el proceso de combinación. Figura 15
También puede realizar la combinación de correspondencia
utilizando el asistente paso a paso como se muestra a
continuación.
Figura 13

Fuente: SENA
Fuente: SENA
Iniciar el documento
Iniciar el documento.
Figura 14 Figura 16

Fuente: SENA
Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 9

Crear nueva lista de direcciones. Procedimiento para combinar un sobre o
etiqueta con un origen de datos existente
Figura 17
Un sobre es el contenedor de una carta, para el ejemplo que
se está utilizando, cree los sobres, con el mismo origen de
datos. Para iniciar, cree el sobre modelo, primero vaya a la
cinta correspondencia, seleccione la ficha crear y luego clic
en el elemento Sobres. En los datos del remitente digite
los datos de quien firma la carta y en la opción dirección se
seleccionarán los datos de los destinatarios de la lista u origen
de datos. (Ver Material complementario 3 Modelo de sobres).

Figura 19

Fuente: SENA

Figura 18

Fuente: SENA

Los datos del destinatario son los datos de quien recibe el

documento o la carta, en este caso los encuentra en la lista de
destinatarios u origen de datos creados cuando creó la carta
de ejemplo, para poder utilizarlos inicie el origen de datos
Fuente: SENA existente así:

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 10

 Figura 20 Ahora utilice los campos que guardó en el origen de datos
para el proceso de combinación de correspondencia en los
sobres.

Nombre de Campo Palabra de la Carta o Dato

Título Doctor
Primer Nombre Juan
Segundo Nombre Camilo
Apellidos Ochoa
Cargo Gerente
Empresa Empresa de Telecomunicaciones de Ibagué
Dirección Calle 76ª # 7-14 Barrio La Estancia
Nombre Estudiante Briguitte Beltrán Londoño
Fuente: SENA
Ahora proceda a insertar los nombres de campo de la lista de
Busque el archivo de base de datos creado con anterioridad. destinatarios a el espacio para destinatarios.
Figura 21 Figura 22

Fuente: SENA Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 11

Para finalizar, vaya de nuevo a la ficha vista previa de resultados,
en el elemento de su mismo nombre, luego clic en la ficha
Finalizar y clic en el elemento finalizar y combinar, dando por
terminado el proceso de combinación de sobres utilizando
una lista de direcciones o datos existente.

Figura 23

Fuente: SENA

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 12

 Campo: Conjunto de códigos
que indican a Word que inserte
automáticamente texto, gráficos,
números de página y otros elementos
en un documento.

Combinar: Unir, mezclar cosas

diversas de forma que compongan una
sola.

Dato: Información amplia o concreta

que permite una deducción o
conocimiento exacto.

Documento: Escrito que ilustra o

informa acerca de un hecho.

FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje SENA - Servicio Nacional de Aprendizaje 13

Centro de Capacitación Informática. Definición campo. Consultado el 7 de noviem-
bre de 2016, en http://asp3.anep.edu.uy/capinfO/Material/Word/Wor_cap17.pdf

Wordreference. (2016). Definición combinar. Consultado el 7 de noviembre de 2016,

en http://www.wordreference.com/definicion/combinar

Wordreference. (2016). Definición datos. Consultado el 7 de noviembre de 2016, en

http://www.wordreference.com/definicion/datos

Wordreference. (2016). Definición documento. Consultado el 7 de noviembre de

2016, en http://www.wordreference.com/definicion/documento
 PROGRAMA Manejo Herramientas Microsoft Office:
Microsoft Word
NOMBRE DEL OBJETO Combinación de correspondencia
EXPERTO TEMÁTICO Diana Rocío Possos Beltrán
DISEÑADORES GRÁFICOS Caren Xiomara Carvajal Pérez
Luis Guillermo Roberto Báez
Luis Carlos Reyes Parada
GESTORAS DE REPOSITORIO Nancy Astrid Barón López
Milady Tatiana Villamil Castellanos
PROGRAMADORES Nilda Inés Camargo Suescún
Fredy Velandia Figueroa
Wolfran Alirio Pinzón Murillo
GUIONISTA Y PRODUCTOR DE MEDIOS AUDIOVISUALES Jheison Edimer Muñoz Ramírez
GUIONISTA Adriana Carolina Acosta Caycedo
ASESORAS PEDAGÓGICAS Kennia Andrea Peña Barrera
Janet Lucia Villalba Triana
LÍDER DE L A LÍNEA DE PRODUCCIÓN Zulma Yurany Vianchá Rodríguez