Tema 9: Finalización y entrega de proyectos.

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN 2
2. FINALIZACIÓN Y ENTREGA 2
2.1. Negociaciones finales sobre costes y plazos de entrega ............................................................ 2
2.2. Informes sobre el cumplimiento del material entregado ........................................................... 4

3. COMUNICADO DE FINALIZACIÓN FORMAL DEL PROYECTO 5

3.1. Recepción provisional .............................................................................................................................. 5
3.2. Plazo de garantía ..................................................................................................................................... 5
3.3. Recepción definitiva ............................................................................................................................... 6

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1. INTRODUCCIÓN
Partiendo de que todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo determinado,
culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado y
comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones que en su momento fueron
aprobadas. Esta fase no sólo es importante por representar la culminación de la operación, sino por las
dificultades que suelen presentarse en la práctica, alargándose en exceso provocando retrasos y costes
imprevistos.

En esta fase se deberá elaborar un documento de finalización donde se describirá cómo se ha

llevado cabo el proyecto, los problemas que se han detectado, la metodología utilizada, la forma de
organización, la experiencia ganada, y lo más importante, las conclusiones a las que se llega una vez se
ha finalizado el proyecto.

2. FINALIZACIÓN Y ENTREGA

Antes de la entrega definitiva de cualquier proyecto, deben siempre aclararse una serie de
puntos de los que hablaremos a continuación:

2.1. Negociaciones finales sobre costes y plazos de entrega

Durante la ejecución de la contrata hay un continuo fluir de informes entre cliente y
contratista. En la mayor parte de los proyectos existen desde luego muchos aspectos de las
especificaciones que requieren aclaración y normalmente corresponde al ingeniero de proyectos del
cliente ofrecer tales explicaciones. Cualquier instrucción o aclaración que se ofrezca por parte del
cliente, se basará, desde luego, en las exigencias de las especificaciones y del contrato, y tendrá que
estar dentro de los límites de éste.

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Como las instrucciones y aclaraciones que proporcione el cliente se basarán normalmente en una
interpretación subjetiva de los documentos del contrato, puede haber desacuerdo entre las dos
partes al estimar si un tema determinado está dentro o fuera del alcance jurídico del contrato. Por lo
común, estos desacuerdos se solucionan mediante negociaciones mientras va desarrollándose el
programa.

Pero aún así hay casos en que ciertos temas provocan un auténtico “punto muerto”. Antes de
llegar a interrumpir la marcha del programa en tanto se consigue un acuerdo, el articulado de los
contratos en programas de importancia suelen permitir al cliente que establezca unilateralmente sus
directrices para proceder de una determinada manera, previendo que el contratista podrá recurrir
posteriormente contra esa decisión.
Normalmente, los puntos de desacuerdo se examinan a fondo, después de la entrega del equipo
y suele llegarse a algún tipo de compromiso , sin llegar a que la disensión sea sometida a una tercera
persona o a un pleito legal ante los tribunales de justicia.

Además de los desacuerdos sobre si un determinado trabajo está dentro o fuera de las
estipulaciones del contrato, hay otros problemas que guardan relación con las obligaciones
contractuales del cliente y con el grado de cumplimiento de dichas obligaciones . Son numerosas las
discusiones que surgen respecto a si el cliente facilitó los datos, equipo o servicios a que le obligaban
los técnicos y plazos de la contrata. Por ejemplo, si en un proyecto determinado la Propiedad viene
obligada a entregar ciertas partes y datos en una determinada fecha, según se estipuló en el contrato,
y estos fueran entregados a tiempo al Contratista, o si hubo problemas con los datos o mal
funcionamiento de los equipos, el Contratista podrá presentar una demanda contra la Propiedad por
retrasos inexcusables en los plazos de entrega o par el reembolso del exceso de costes en que incurrió
como resultado de la omisión en el cumplimiento de sus obligaciones contractuales.

Por otro lado, el cliente también puede presentar reclamaciones contra el contratista por la
falta de cumplimiento de ciertos compromisos contractuales. Si, por ejemplo, las pruebas de aceptación
del equipo revelan que no se cumplen ciertas normas de exactitud, el cliente puede aceptar una oferta
del contratista para pasar por alto esa exigencia particular o suavizarla de algún modo.
Otros temas susceptibles de prestarse a negociaciones finales son la validez del exceso de
costes, en caso de tratarse de contratos a precio fijo con incentivo, los costes contractuales, la validez
de los gastos generales o administrativos, y otros aspectos contables.

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El ingeniero de proyectos participará en la negociación final, donde cada ítem del contrato es
considerado punto por punto, y en el cual se llega a establecer el precio final y precio definitivo . Cabe
preguntarse dónde está la lógica de negociar un plazo final si el equipo u obra objeto del proyecto fue
ya entregado con anterioridad. Si el proyecto fue entregado con retraso, al Contratista le interesará la
revisión del plazo de la contrata para que el expediente administrativo de la empresa resulte favorable
en ese aspecto. Un Contratista que aspire al éxito, ha de mirar siempre al futuro, y las realizaciones
pasadas de la compañía siempre constituyen un punto importante de negociación .

2.2. Informes sobre el cumplimiento del material entregado

Una vez finalizado el proyecto, el contratista suele verse frecuentemente ante dos
perspectivas: la de firmar un nuevo contrato para encargarse del proyecto o la de asumir la
responsabilidad de corregir las dificultades que pudieran surgir durante el periodo de garantía, que
suele durar de tres meses a un año. En uno u otro caso, el Contratista tendrá acceso a los informes que
describen la marcha y funcionamiento del material entregado.

Tales informes se recogen periódicamente, describiéndose en ellos el número de horas que se

utilizó el equipo, las dificultades experimentadas, las correcciones realizadas, y otros comentarios de
índole general.

El ingeniero de proyectos analizará cada informe y tabulará la información para identificar

cualquier tendencia o situación. Así, por ejemplo, si los informes indican que hay una avería reiterante
en un determinado subsistema y el remedio consiste en reemplazar un cierto componente, un análisis
del diseño revelará muy probablemente la necesidad de reformar la concepción de subsistema a fin de
que todo marche sin problemas.

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3. COMUNICADO DE FINALIZACIÓN FORMAL DEL PROYECTO

3.1. Recepción provisional

Cuando terminan las obras u objeto del proyecto, el Contratista lo comunica a la Dirección
Facultativa y a la Propiedad procediéndose, en el plazo fijado en el contrato, a levantar el Acta de
Recepción Provisional, que se firmará por todas las partes implicadas.

Las obras se dan por terminadas en el momento de firmar el Acta de Recepción Provisional.

En el Acta de Recepción Provisional se hacen constar todos aquellos defectos observados y que
deberán ser inmediatamente subsanados por el Contratista.
La Recepción Provisional se tendrá por hecha cuando se hayan subsanado aquellos defectos y se
levante el Acta que así lo acredite.

La subsanación por el Contratista de los defectos que se recojan en Acta debe llevarse a cabo
dentro del plazo que en la misma se fije, atendiendo a la naturaleza y volumen de aquellos. La demora en
que se pudiera incurrir con respecto a ese plazo se considerará normalmente como prolongación de la
duración de la obra.

3.2. Plazo de garantía

Efectuada la Recepción Provisional se inicia un Plazo de Garantía por el plazo acordado en el
contrato, durante el cual el Contratista vendrá obligado a reparar los defectos que se produzcan por
vicios de construcción.

La reparación se efectúa normalmente siguiendo las instrucciones de la Dirección Facultativa y

a costa del Contratista en caso de que le fueran imputables dichos vicios.
Normalmente, la Propiedad se reserva el derecho a ordenar a tercera persona las obras
precisas para la reparación de los defectos o averías detectados en caso de que el Contratista no los
subsanara diligentemente, y afectando de esta forma, en primer término, la garantía constituida.

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3.3. Recepción definitiva

Finalizado el Plazo de Garantía se formaliza la Recepción Definitiva de las obras, en los mismos
términos que la Recepción Provisional.

Una vez realizada ésta, y en el plazo estipulado, se valoran los trabajos efectuados durante el
Plazo de Garantía efectuando la liquidación de los mismos y la devolución de la garantía .

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