Electrotecnia de Santiago,

S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

Política de Gastos de Viaje

Autor Revisó
Nombre: L.C. Jorge Muñoz Martínez Nombre: L.C. Jorge Muñoz Martínez
09/02/2018 14:36:50 09/02/2018 14:36:50

Revisó: Autorizó:
Nombre: Susana Pérez Alaníz Nombre: Ing Sergio de Santiago González
09/02/2018 14:36:50 09/02/2018 14:36:50

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

1 Objetivo:

Establecer los mecanismos necesarios de control que aseguren y garanticen una correcta
entrega, recepción, registro, control y autorización de la documentación correspondiente de
los gastos de viaje de los empleados y terceros autorizados, así como para gastos en
general necesarios para las operaciones de la Empresa.

2 Alcance:

Abarcan todos los viajes de trabajo, Locales, Nacionales e Internacionales y son de

aplicación para todo el personal que trabaja para la Compañía, de nómina y terceros que
tengan relación con las actividades del Negocio, así como para gastos en general
necesarios para el buen funcionamiento del negocio.

Es responsabilidad de los Jefes de Área el cumplimiento de estas políticas, así como vigilar
el estricto apego de todos los demás niveles.

Esta política incluye sólo personal de Electrotecnia, el personal contratado por Outsoursing
no queda sujeto a tal política, por lo que el responsable de los gastos de viaje cuando sea
incluido tal personal será el empleado de Electrotecnia que solicitó dicho gasto.

3 Descripción de la Política:

GENERALES

3.1 Cualquier gasto de viaje local o nacional debe ser autorizado por el
Jefe de Área y el Jefe de Finanzas y para los demás viajes
internacionales por el Director General.

3.2 Todos los gastos deben efectuarse dentro de los límites establecidos
para cada concepto. Cualquier rebasamiento será cubierto por cuenta
del empleado responsable.

3.3 Todo viaje deberá comprobarse en un solo reporte por moneda, en

caso de comprobaciones parciales por viajes prolongados deberá ser
autorizado por el Jefe de Finanzas.

3.4 Cada empleado pagará y presentará sus gastos en forma individual, en

caso de que un empleado pague los alimentos de otros empleados
deberá anotar en la parte posterior de la factura los nombres
completos de todos los comensales.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

3.5 Todo desembolso debe comprobarse en original, en caso de gastos en

territorio nacional solo se aceptarán facturas con requisitos fiscales y
para gastos con comprobante no fiscal pero de imprenta, tales como:
taxis, comida y estacionamientos, se debe comprobar mediante vale
de caja autorizado y anexando tales comprobantes. Los gastos en el
extranjero deberán comprobarse con el documento que entreguen los
establecimientos de acuerdo al país visitado.

3.6 Los gastos deberán comprobarse dentro de un máximo de 5 días

hábiles después de concluido el viaje. En caso de haberse otorgado
un anticipo y que no haya sido comprobado, el importe total será
descontado a través de la nómina del empleado.

3.7 En caso de pérdida de transporte terrestre o aéreo por causas

imputables al empleado, el costo del mismo o de los cambios serán a
cargo del empleado.

PLANEACIÓN DE LOS VIAJES DE TRABAJO

3.8 Todo viaje de trabajo debe ser adecuadamente planeado evaluándose

antes alternativas que eviten el traslado, tales como: conferencias
telefónicas, por video o a través de Internet.

3.9 En la planeación semanal de viajes a obras no podrá autorizarse más

viáticos de los programado en el formato de Solicitud de Anticipos, en
el caso de que se exceda será responsabilidad del empleado justificar
el viaje, de lo contrario correrá a cargo del mismo.

3.10 Con el objetivo de maximizar beneficios económicos, se debe planear

adecuadamente el viaje, solicitando los gastos, combustibles, casetas
y las reservas en hoteles con un mínimo de 7 días naturales para
obtener las tarifas más bajas.

3.11 Cuando sea necesario que más de tres personas asistan al mismo
evento, el viaje debe planificarse como viaje de grupo para permitir que
las reservaciones otorguen precios preferenciales.

AGENCIAS DE VIAJES Y RESERVACIONES

3.12 La Auxiliar Administrativa es la única persona facultada, para efectuar

reservaciones en la agencia de viajes autorizadas, así como adquirir
viajes vía Internet en páginas de empresas reconocidas.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

3.13 Preferentemente se deberán tramitar boletos de autobús electrónicos,

ya que son de menor costo.

3.14 En el caso de cancelaciones y/o cambios, es responsabilidad del

usuario avisar a la Auxiliar Administrativa con un mínimo de dos días
hábiles. Los gastos por concepto de “no-presentación” o cambios no
serán reembolsados en ningún caso.

ALOJAMIENTO / HOTELES

3.15 Los montos máximos diarios de hospedaje son establecidos por zona
geográfica de acuerdo a la siguiente tabla:

Zona Importe sin IVA

A $1,000
B $800
C $600

El Director General cuenta con un 50% adicional al tabulador anterior.

La zona A comprende a la Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara,

y Tijuana.

La zona B agrupa ciudades de los Estados de Baja California Sur,

Chihuahua, Estado de México, Tamaulipas y Veracruz.

La zona C abarca todas las demás ciudades.

En eventos especiales (como ferias, congresos, cursos, entre otras) se

podrá incrementar un 30 % adicional.

3.16 Podrán compartir habitación empleados del mismo sexo y posición

similar.

3.17 Cuando los empleados tengan programado hospedarse por una

semana o más, deberán solicitar se les negocien descuentos por
estancias prolongadas.

3.18 Electrotecnia no se hace responsable ni reembolsará a los empleados

los importes que se generen cuando los hoteles realicen cargos por no
cancelar la reservación a tiempo. Por esta razón deberán solicitar a la
Auxiliar administrativa la cancelación, quien deberá conservar el folio
de cancelación proporcionado por el hotel.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

TRANSPORTE TERRESTRE

Alquiler de auto

3.19 Durante los viajes de trabajo del personal, solo se podrá realizar el
alquiler de automóviles cuando sea estrictamente necesario para el
desempeño de las actividades del Negocio o en caso de que más de
un empleado se tengan que desplazar del mismo sitio de origen y
destino siempre y cuando el costo sea menor al desembolso por taxis.

3.20 Queda estrictamente prohibido alquilar el uso de UBER, cuando el

empleado tenga asignado vehículo utilitario en el viaje, y en el caso de
que la empresa esté cubriendo los gastos para el uso de vehículo
particular.

3.21 En su caso, el automóvil siempre será del tipo económico compacto y

la renta se realizará con las agencias indicadas por Electrotecnia o a
través de la agencia de viajes designada. El Jefe de área tiene la
responsabilidad de revisar y evaluar la razonabilidad del gasto por este
concepto antes de autorizar su pago o reembolso.

3.22 Al arrendar un automóvil se debe contratar el seguro contra robos (TP)

y exención de daños por colisiones (CDW).

3.23 En caso de accidente, el empleado (o quien lo auxilie) deberá

contactar de inmediato a la empresa propietaria del vehículo, a la
aseguradora, a las autoridades locales (según se requiera), a su Jefe
inmediato y al Jefe de Finanzas de la Empresa.

3.24 Una copia del informe del accidente deberá proporcionarse a la

empresa de alquiler (ya que los convenios lo exigen) y otra a
Electrotecnia.

ALIMENTOS

3.25 Por los viajes de trabajo, se reembolsará a los empleados los gastos
de comidas personales de acuerdo a los costos reales y razonables, y
hasta el máximo diario permitido de $240.00 (Doscientos cuarenta
pesos 00/100 M.N.). El Director General cuenta con un 50% adicional
al tabulador anterior.

Queda a consideración del empleado distribuir este importe en los tres

alimentos del día (desayuno, comida y cena).

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

3.26 Las propinas por concepto de alimentación serán cubiertos por el

empleado.

3.27 Las bebidas alcohólicas no están autorizadas.

3.28 El empleado contará con un 10% del importe diario permitido sin
obligación de comprobar, siempre y cuando el importe permitido sea
comprobado con factura deducible.

OTROS GASTOS

3.29 En hoteles deben limitar el uso de los teléfonos a los casos necesarios,
procurando en todo momento hacer las llamadas de los teléfonos
corporativos o móviles proporcionados por Electrotecnia.

3.30 Para el reembolso de servicios de taxi o UBER en los traslados de

aeropuertos, deberá presentarse el comprobante correspondiente.

3.31 Los siguientes conceptos no serán reembolsados:

- Diversiones y entretenimientos incluyendo pago de películas

- Alimentos no preparados en el momento (no deducibles)
- Artículos personales
- Clubes de viaje
- Estacionamiento superior a 48 horas.
- Otros no considerados dentro de esta Política.

ANTICIPOS PARA GASTOS DE VIAJE

3.32 La Compañía proporcionará un anticipo acorde a las actividades a

realizar, para cubrir los gastos durante los viajes de trabajo. (Ver
Procedimiento para Gastos de Viaje)

3.33 Los anticipos solicitados deberán efectuarse con un mínimo de 72

horas antes de la fecha de salida. En caso de urgencia en la solicitud
de un anticipo menor a las 72 horas se deberá autorizar por el Jefe de
Finanzas y el Departamento de Suministros.

3.34 En el caso de que se tenga que realizar un viaje urgente o imprevisto

se especificará “Viaje no programado” en el renglón de “Concepto” de
la Solicitud de Anticipo, el cual el Departamento de Suministros lo
programará para el día requerido, y será aprobado de acuerdo a los
Límites de Autorización.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

3.35 No se podrá solicitar un anticipo a nombre de otro empleado.

3.36 En ausencia del Jefe de Área solo el Jefe de Finanzas podrá autorizar
anticipos.

3.37 No podrá otorgarse un segundo anticipo si no ha sido previamente

comprobado el anterior.

3.38 Todo empleado podrá tener solamente un anticipo pendiente y el plazo

de comprobación será de 5 días hábiles después de la fecha de
término programada para el viaje.

3.39 Las cantidades no utilizadas del anticipo deberán ser devueltas al

departamento de Suministros o depositadas en la cuenta bancaria que
para tal efecto designe Electrotecnia presentando la ficha de depósito
en la misma fecha que entregue el reporte de gastos o serán
descontadas a través de la siguiente nómina del empleado.

3.40 Un anticipo sin utilizar en caso de viaje cancelado o pospuesto, debe

ser depositado inmediatamente con un máximo de 24 horas después
conocerse que el viaje no será realizado de acuerdo a lo planeado.

3.41 Si al término de la fecha programada el empleado no comprobó ni

depositó o devolvió el anticipo otorgado se le descontará en la
siguiente nómina y se hará acreedor a las sanciones establecidas por
la Empresa. Asimismo el empleado que autorizó el viaje deberá
informar a su superior sobre las causas por las que no se realizó el
viaje y no fue devuelto el anticipo.

3.42 En caso de reincidencia de un empleado al no comprobar un anticipo

se notificará al Director General y se anotará en el control de anticipos
como: “No apto para recibir anticipos” con lo cual no se le podrá
otorgar en lo sucesivo ningún anticipo para Gastos de Viaje, excepto
con la aprobación por escrito del Director General de Electrotecnia.

REEMBOLSO O REPORTE DE GASTOS

3.43 Todos los gastos de viaje deberán documentarse y autorizarse en el

formato “Reembolso o Reporte de Gastos”, contenido en el Anexo de
este Procedimiento.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

3.44 Se debe presentar un reporte de gastos por separado para cada tipo
de moneda en que se ocasionaron los gastos (Moneda nacional o
dólares americanos).

4 Responsabilidades:

4.1 Será responsabilidad de Departamento de Finanzas mantener actualizado esta

Política. La frecuencia de revisión y actualización será cada año, o
anticipadamente cuando algún cambio en los procesos lo amerite. Sin embargo,
estos deberán estar constantemente adecuándose a los cambios que exigen el
entorno interno o externo de Electrotecnia.

5 Sanciones:

5.1 La falta de incumplimiento de las políticas de la empresa, el abuso o exceso de

confianza en gastos de viaje y la alteración de comprobantes puede ocasionar
la toma de medidas disciplinarias, la terminación de la relación laboral e incluso
acciones judiciales, dependiendo de la gravedad del hecho.

6 Referencias:

6.1 Procedimiento de Gastos de Viaje.

6.2 Política de Pagos de Tesorería.
6.3 Procedimiento de Pagos de Tesorería.

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

7 Anexos:

7.1 Solicitud de Viáticos y Pasajes

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure
 Electrotecnia de Santiago,
S. de R.L. de C.V.
Política de Gastos de
Viaje

7.2 Reembolso o Gastos de Viaje

Elaboró: L.C. Jorge Muñoz Martínez Fecha: Enero, 2018 Firma

Autorizó: Ing Sergio de Santiago González Fecha: Enero, 2018 Firma

ELECTROTECNIA DE SANTIAGO, S. DE R.L. DE C.V.

Información Confidencial / Non Disclosure