Gestión de

Oportunidades
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Tabla de Contenido
CRM – Gestión de Oportunidades de Negocio ....................................................................... 4

Elementos del Proceso .................................................................................................................. 5

Registrar Oportunidad .......................................................................................................... 5

Habilitar Alarma y Eventos .................................................................................................. 8

¿Se estableció fecha de revisión? ..................................................................................... 8

Esperar Fecha de Revisión ................................................................................................... 8

Notificar Fecha de Revisión................................................................................................. 9

Habilitar Acciones ..................................................................................................................10

Actualizar Oportunidad .......................................................................................................10

Habilitar programación de tareas .................................................................................. 14

Programar Tareas ................................................................................................................. 14

¿Oportunidad Reasignada? ...............................................................................................15

Notificar Asignación ..............................................................................................................15

¿Cerrar Oportunidad? ..........................................................................................................16

Programar Tareas................................................................................................................................17

Elementos del Proceso .................................................................................................................17

Habilitar Acciones ..................................................................................................................17

Reprogramar Tareas .............................................................................................................18

Esperar Fecha de Alerta.......................................................................................................18

Enviar Recordatorio...............................................................................................................18

Finalizar Tarea .........................................................................................................................19

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Ejecutantes ............................................................................................................................................ 20

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La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los

departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio
posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si
usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la
competencia.

Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo
de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido
una adecuado proceso de gestión de oportunidades. ¿Por qué no tomar toda esa
información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo?

Además usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas,

necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos
demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.

Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le

permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones.

Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización

de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad
de:

 Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus

oportunidades.
 Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada
oportunidad.
 Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el
momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer
respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes.
 Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean
atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que
usted definió.
 Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el
desempeño de sus ventas.

Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus

ventas.

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CRM – Gestión de Oportunidades de Negocio

Descripción

El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades

necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando
una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la
información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este
momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la
oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla
le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para
asegurar su ejecución.

Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de
marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en
cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser
llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del
cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.

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Elementos del Proceso

Registrar Oportunidad
Descripción

En esta actividad, un agente de marketing o de ventas ingresa la información de la

nueva oportunidad de negocio. Una descripción completa de la oportunidad
incluye:

 Información del Cliente: Datos principales del cliente

 Información del Partner: Datos principales del Partner. Esto solo aplica para
compañías que emplean este tipo de estrategia de negocio.

 Contactos de la oportunidad: Personas con las cuales se establece

comunicación (tanto para el cliente como para el Partner) para tratar temas
relacionados a la oportunidad.

 Tema: Breve descripción de la oportunidad.

 Descripción: Descripción detallada de la oportunidad.

 Lead source: Medio por el cual la oportunidad se generó. Esta información

es útil para obtener reportes acerca de los principales orígenes de
oportunidades de negocio.

 Fecha estimada de cierre: Fecha en la cual se espera que la oportunidad se

concrete. Esta fecha es la base para el cálculo de las proyecciones de ventas.

 Fecha de Alerta: Fecha en la cual el dueño de la oportunidad desea recibir

una notificación para recordar la necesidad de hacer seguimiento a la misma.

 Etapa: Este atributo representa la evolución de la oportunidad. Cada etapa

de venta tiene asociado un puntaje que usted puede definir. (Consulte el
documento de construcción para conocer cómo puede definir éstos
puntajes).

 Ingreso Potencial: Monto total de la oportunidad de negocio.

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Se pueden adjuntar documentos en la pestaña de documentos, para soportar la

información que ha fluido entre el cliente y el dueño de la oportunidad, como
cotizaciones, propuestas, etc.

Ejecutantes

Agente de Marketing, Agente de Ventas

Formas
Nombre: Ingreso de Nueva Oportunidad
Descripción: Esta forma se usa para ingresar la información relacionada a la
nueva oportunidad de negocio.
Prototipo:

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Acciones

Tipo Descripción

Al entrar
Establecer el dueño de la oportunidad:
Registra los datos de la persona
conectada, como el dueño de la
oportunidad.

Establecer estado de la oportunidad:

Asigna a la oportunidad el estado de
"Abierta"

Al guardar
Agregar Contacto: Relaciona los
contactos seleccionados de Cliente y
Partner a los contactos asociados a la
oportunidad.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el

ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimado de la
misma.

Ingreso Convertido: Convierte los

ingresos estimados a la moneda local.
Al salir
Fecha de Creación: Obtiene la fecha de
creación de la oportunidad.

Asociar Oportunidad: Asocia la

oportunidad actual a las oportunidades
del cliente.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el

ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimado de la
misma.

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Ingreso Convertido: Convierte los

ingresos estimados a la moneda local.

Habilitar Alarma y Eventos

Descripción

Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino habilita el

temporizador que espera que se cumpla la fecha determinada por el usuario, en la
actividad de “Registrar Oportunidad”, para enviarle un recordatorio sobre la revisión
de la misma. El segundo camino habilita el evento de “Actualizar Oportunidad” el
cual está disponible para que el dueño de la oportunidad trabaje en ella.

¿Se estableció fecha de revisión?

Descripción

Esta compuerta evalúa si el usuario ingresó una fecha de revisión de la oportunidad

en la actividad de “Registrar Oportunidad”.

 Si: El proceso espera que se cumpla la fecha de revisión, para enviar una
notificación al dueño de la oportunidad.

 No: El camino se deshabilita.

Esperar Fecha de Revisión

Descripción

Este temporizador es configurado en la actividad de “Registrar Oportunidad” al

ingresar una fecha en el campo “Recordarme acerca de esta oportunidad”. Permite
que el dueño de la oportunidad reciba una notificación en caso de que no haya
actividad alguna en ella. Cuando se cumple ésta fecha, este evento habilita la tarea
automática de “Notificar fecha de Revisión”, que envía el correo electrónico.

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Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Duración: Esta expresión establece la

duración del temporizador. La fecha de
revisión ingresada en la actividad de
“Registrar Oportunidad” se configura
como la fecha estimada de solución de
éste evento.

Notificar Fecha de Revisión

Descripción

Un correo electrónico se envía al dueño de la oportunidad para notificar que la

fecha establecida para la revisión de la misma se ha cumplido.

Script

Estimado <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente oportunidad de negocio requiere de su revisión:

Cliente:<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>

Tema:<BusinessOpportunity.Topic>

Descripción:<BusinessOpportunity.Descripción>

Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>

Haga clic aquí para acceder al caso.

Cordialmente

Administrador del CRM

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Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla

genera el correo electrónico que se
enviará en esta actividad.

Habilitar Acciones
Esta compuerta basada en eventos habilita dos caminos. El primer camino guía el
proceso al evento “Actualizar Oportunidad” para permitir al usuario la actualización
de la información de la misma. El segundo camino habilita el evento de “Cerrar
Oportunidad”. Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará el
otro.

Actualizar Oportunidad
Descripción

Esta es la actividad más importante del proceso. Aquí, el dueño de la oportunidad

puede actualizar y gestionar su oportunidad. Se pueden ejecutar diferentes
acciones en este evento:

 Actualizar la información general: El usuario puede modificar cualquier

información relacionada a la oportunidad, como es, la fecha estimada de
cierre , los ingresos potenciales producto de las negociaciones, información
del Cliente, información del Partner, etc.

 Actualizar etapa de venta: El valor de este atributo se actualiza con frecuencia

ya que refleja la evolución de la oportunidad, e influye en la proyección de
ventas y demás reportes.

 Crear tarea: El usuario puede configurar tareas como correos electrónicos,

llamadas, envío de fax, entre otros. Cada tarea requiere una descripción de
lo que se debe realizar así como la fecha y hora en que se debe ejecutar. El
dueño puede decidir si desea recibir un recordatorio de esta tarea tiempo
antes de su ejecución o no.

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 Crear notas: Notas acerca de la oportunidad pueden ser ingresadas en la

forma de la actividad. Estas notas son texto abierto para que el dueño de la
oportunidad escriba lo que sea relevante para la misma. Bizagi guardara la
fecha, hora y persona que escribió cada nota, de manera que si la
oportunidad se reasigna, se tenga un historial de lo que ha sucedido.

 Reasignar la Oportunidad: El usuario puede reasignar la oportunidad a otra

persona si lo considera necesario, simplemente debe seleccionar el nuevo
dueño de la lista de personas disponibles.

La reasignación es principalmente utilizada para trasferir la oportunidad del

área de marketing al área de ventas cuando se ha alcanzado una etapa de
venta avanzada. Si se selecciona un nuevo dueño, una notificación se le
enviará para informar su asignación.

 Cerrar la oportunidad: En esta actividad el dueño de la oportunidad puede

cerrar el caso. De acuerdo a su desarrollo y resultado de las negociaciones
con el cliente, la oportunidad puede cerrarse como:

 Ganada: Significa que la oportunidad ha concluido exitosamente. El valor

real del negocio debe ser ingresado.

 Perdida: Se selecciona cuando la oportunidad no concluyó como un

negocio concretado. Las razones de pérdida se deben ingresar. Si la
oportunidad se perdió frente a un competidor, éste se puede seleccionar
de registros los existentes o crear uno nuevo. Esta información es de gran
valor para generar reportes y evaluar las causas de pérdida de
oportunidades.

Ejecutantes

Agente de Marketing, Agente de Ventas

Asignaciones

Condición Descripción

Siempre El evento es asignado al dueño de la

oportunidad.

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Formas
Nombre: Forma de actualización de la oportunidad.
Descripción: Esta forma es usada para actualizar la información relacionada
a la oportunidad de negocio.
Prototipo:

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Nombre: Pestaña de cierre de oportunidad

Descripción: Esta forma se utiliza para ingresar la información relacionada al
cierre de la oportunidad.
Prototipo:

Acciones

Tipo Descripción

Al guarder Actualizar tarea: Esta expresión identifica

sí el usuario cambió el estado de alguna
tarea para reprogramarlas o finalizarlas
de acuerdo con el estado actual de las
mismas.

Agregar Contacto: Relaciona los

contactos seleccionados de Cliente y
Partner a los contactos asociados a la
oportunidad.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el

ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimado de la
misma.

Ingreso Convertido: Convierte los

ingresos estimados a la moneda local.

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Al salir Reasignación de oportunidad: Esta regla

se utiliza para identificar sí la
oportunidad fue reasignada.

Calcular Ingreso Ponderado: Calcula el

ingreso producto de la probabilidad
asociada al estado actual de la
oportunidad y el ingreso estimad de la
misma.
Ingreso Convertido: Convierte los
ingresos estimados a la moneda local.

Actualizar Etapa: Esta expresión actualiza

la etapa de la oportunidad de acuerdo al
tipo de cierre (Como Ganada o Perdida)

Habilitar programación de tareas

Descripción

Esta compuerta habilita dos caminos paralelos. El primer camino vuelve a habilitar
el evento “Actualizar Oportunidad” al dueño actual de la oportunidad. El segundo
camino habilita el subproceso múltiple “Programar tareas”.

Programar Tareas
Descripción

Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el
evento “Actualizar Oportunidad”. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios
de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas.

Tipo de Ciclo

Multi-Instance

Orden MI

Paralelo

Condición del Flujo

Todos

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¿Oportunidad Reasignada?
Descripción

Esta compuerta evalúa si la oportunidad fue reasignada.

 Si: Una notificación se envía al nuevo dueño de la oportunidad.

 No: El evento “Actualizar oportunidad” es habilitada de Nuevo al dueño

actual de la oportunidad.

Notificar Asignación
Descripción

Un correo electrónico es enviado al Nuevo dueño de la oportunidad para notificar

su asignación.

Script

Estimador <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente oportunidad de negocio le ha sido asignada:

Cliente :<BusinessOpportunity.Customer.Nombre>

Tema:<BusinessOpportunity.Topic>

Descripción:<BusinessOpportunity.Descripción>

Fecha estimada de cierre:<BusinessOpportunity.EstCloseDate>

Haga clic aquí para acceder al caso.

Cordialmente

Administrador del CRM

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Crear Correo Electrónico: Esta regla

genera el correo electrónico que se
enviará en ésta actividad.

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¿Cerrar Oportunidad?
Descripción

Esta compuerta evalúa si el dueño de la oportunidad confirmó el cierre del caso

 Si: El caso se cierra

 No: El evento “Actualizar Oportunidad” se habilita de nuevo.

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Programar Tareas

Descripción

Este subproceso múltiple es habilitado cada vez que se configura una tarea en el
evento “Actualizar Oportunidad”. Se utiliza para gestionar el envío de recordatorios
de ejecución de las actividades al dueño de la oportunidad en las fechas definidas.

Elementos del Proceso

Habilitar Acciones
Esta compuerta habilita 3 eventos. El primer evento es un temporizador que espera
hasta que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para enviar un
recordatorio. El segundo evento, se utiliza para reprogramar el recordatorio de la
tarea en caso de que el dueño de la oportunidad haya cambiado su fecha de
vencimiento, El tercero, permite al dueño de la oportunidad finalizar la tarea.
Cualquiera de los caminos que sea ejecutado primero, cancelará los demás.

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Reprogramar Tareas
Descripción

Este evento se habilita para permitir la reasignación de la fecha en la cual el

recordatorio de la ejecución de la tarea será enviado.

Asignaciones

Condición Descripción

Siempre El evento se asigna al administrador de

bizagi.

Esperar Fecha de Alerta

Descripción

Este temporizador espera a que se cumpla la fecha de vencimiento de la tarea, para

habilitar la siguiente actividad, que enviará un recordatorio al dueño de la
oportunidad, acerca de la ejecución de la misma.

Acciones

Tipo Descripción

Al entrar Duración: Esta expresión establece la

duración del temporizador. La fecha de
vencimiento de la tarea ingresada en la
forma de configuración de tareas se
establece como la fecha estimada de
solución de éste evento.

Enviar Recordatorio
Descripción

Un correo electrónico es enviado al dueño de la oportunidad para recordarle acerca

de la ejecución del a tarea configurada.

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Script

Estimado <BusinessOpportunity.Owner>

La siguiente tarea se debe realizar:

Tipo of tarea:<BusinessOpportunity.TaskType>

Asunto:<BusinessOpportunity.Task.Subject>

Descripción:<BusinessOpportunity.Task.Description>

Vencimiento:<BusinessOpportunity.Task.Due>

Haga clic aquí para acceder al caso.

Cordialmente

Administrador del CRM

Finalizar Tarea
Descripción

Este evento se habilita para permitir al usuario la finalización de la tarea, en

cualquier momento.

Asignaciones

Condición Descripción

Siempre El evento se asigna al administrador de

bizagi.

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Ejecutantes

Agente de Marketing (Role)

Persona que identifica y califica oportunidades de negocio.

Agente de Ventas (Role)

Persona que negocia y concluye oportunidades de negocio.

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