LAS PEQUEÑAS EMPRESAS Y SU PROBLEMA CON LOS PRONÓSTICOS

EMPÍRICOS

RESUMEN

En este artículo detallaremos el problema existente en muchas pequeñas

empresas de nuestra región y del Perú en general, que es no tener un eficiente
planeamiento y control de operaciones, mostrando como un motivo a destacar la
falta de conocimiento en realizar pronósticos adecuados, basándose
simplemente en la experiencia y trayectoria en el mercado. Como ejemplo de
esta problemática tomamos como ejemplo al sector metalmecánico en La
Libertad. Finalmente, luego del diagnóstico pertinente, mostramos conclusiones
con algunas propuestas de mejora.

INTRODUCCIÓN

En el Perú la mayor parte del PBI proviene de las PYME’s. Es por ello la
importancia de mejorar su eficiencia interna, la cual implica una mejora de la
productividad, lo que a su vez genera competitividad. Se dice que una empresa
tiene alto índice de productividad cuando busca constantemente una mejora y
con el método ideal, y es competitiva cuando tiene una serie de ventajas sobre
la competencia que le permite destacar. Pero esto se logra mediante una
adecuada gestión, donde se controlan las operaciones de la empresa, con la
finalidad de reducir costos y brindar mejores productos y servicios, bajo la
filosofía de satisfacer al cliente. De esta manera, el planeamiento y control de
operaciones juega un rol importante, puesto que al estructurar un plan se puede
determinar de manera anticipada los recursos a usar y programar con tiempo
las actividades. Sin embargo, la mayoría de las empresas planifican su
producción empíricamente, mas no aplican algún método para estimar su
producción en función de la demanda. Éste es el punto de partida para
diagnosticar la situación actual del sector metalmecánico en Trujillo en cuanto a
planificación de su producción se refiere, pues se pretende proponer modelos
simples que beneficiarán a su eficiencia y productividad.
MARCO TEÓRICO

Pronosticar es el arte y ciencia de predecir acontecimientos futuros. Las

decisiones empresariales siempre se toman con información insuficiente y con
un margen de incertidumbre mayor o menor, dependiendo del tiempo y los
recursos que se destinan a la búsqueda y el análisis de la información. Debemos
entonces establecer algunas suposiciones y actuar. Sabemos que nunca ocurrirá
exactamente lo pronosticado; entonces, ¿para qué pronosticar? Porque
necesitamos una cierta base -aunque sea mínima-, un criterio, una justificación
para el curso de acción que decidimos tomar. Porque a partir del pronóstico que
generemos, estaremos decidiendo dónde colocar nuestros recursos financieros,
tecnológicos y humanos.(Gestión de Recursos – FI UBA: Pronósticos Ing. Roger
Cohen)

Debemos tener también en cuenta el término “Planeación”. Según Polimeni y

Fabozzi, en su libro “Contabilidad de costos: Conceptos y aplicaciones para la
toma de decisiones gerenciales” la planeación, como parte del proceso
administrativo, es la formulación de objetivos acordes a la administración de la
organización y sus programas para el logro de sus metas. Es un proceso que
señala anticipadamente cada acción o actividad que se debe realizar,
considerando 4 áreas básicas de toda empresa: planeación de producción, es
decir predecir con exactitud cuándo, dónde y en qué momento se van a realizar
las actividades de producción con la finalidad de cumplir con los pedidos de los
clientes y tiempos de entrega; planeación de mercados, en donde verificamos
que el volumen de producción esté acorde a las ventas; planeación de finanzas,
para planear los recursos financieros y medir la relación entre el nivel de
producción y el efectivo disponible y planeación de mano de obra, para
determinar el número de empleados que necesita la empresa.

El enfoque de planeación de los insumos de producción en las pequeñas

empresas deberá estar orientado a corto plazo con la finalidad de generar
oportunidades y obtener ventajas competitivas que les permitan ampliar su
mercado y cumplir en tiempo y forma los pedidos del cliente.
Ahora, debemos saber que con los pronósticos estimamos la demanda. Pero
¿qué es la estimación? Se le llama estimación al conjunto de técnicas que
permiten dar un valor aproximado de un parámetro (dato) de una población a
partir de los datos proporcionados por una muestra arrojada de un estudio
realizado.
El procedimiento se realiza cuando se carece de datos históricos adecuados,
como en los casos en que se presenta un nuevo producto o se espera un cambio
en la tecnología, las empresas confían en la experiencia y buen juicio
administrativo para generar pronósticos.

Estos modelos generalmente se basan en juicios respecto a los factores

causales subyacentes a la venta de productos y servicios en particular y en
opiniones sobre la posibilidad relativa que otros factores causales sigan
presentes en el futuro y puedan involucrar diversos niveles de complejidad. Va
desde encuestas de opinión científicamente conducidas a estimaciones intuitivas
respecto a eventos futuros.

Los métodos de pronósticos suelen basarse en modelos matemáticos que

utilizan los datos históricos disponibles, en métodos cualitativos extraídos de la
experiencia administrativa o en combinación de ambos.

En ocasiones, la mejor información sobre la demanda futura proviene de las

personas que están más cerca de los clientes. Estos pronósticos están
elaborados periódicamente por miembros de la fuerza de ventas de las
compañías.

MÉTODOS CUALITATIVOS PARA ESTIMAR LA DEMANDA:

Es un adjetivo que vincula a la cualidad (el modo de ser o las propiedades de

algo). Así, un análisis cualitativo está orientado a revelar cuáles son las
características de alguna cosa, es decir, se centra en la calidad, a diferencia de
lo cuantitativo, que está enfocado a las cantidades.
 VENTAJAS:

● Tiene mayores posibilidades de saber qué productos o servicios

comprarán los clientes en el futuro cercano, y en qué cantidades.
● Los territorios de ventas están distribuidos a menudo por distritos o
regiones. Puede ser útil para propósitos de administración de
inventarios, distribución y formación de fuerzas de ventas.
● La fuerza ventas se puede combinar para obtener datos numéricos
y realizar procedimientos estocásticos.

DESVENTAJAS:

● Los prejuicios individuales de los vendedores pueden inducir sesgos

en el pronóstico, además, algunas personas son optimistas por
naturaleza y otras son más cautelosas.
● Es posible que el agente de ventas no llegue a distinguir claramente
entre lo que el cliente quiere y lo que el cliente necesita.
● El personal de ventas puede llegar a subestimar sus pronósticos
para su propio rendimiento o beneficio.

Como la fuerza de ventas no siempre es capaz de hacer estimaciones precisas

de la demanda, la opinión ejecutiva entra en juego, en donde se hace un
resumen de las opiniones, la experiencia y los conocimientos técnicos de uno o
varios gerentes, para llegar a un solo pronóstico.

Alguno métodos cualitativos son los siguientes:

1. Jurado de opinión ejecutiva: Se agrupan las opiniones de un grupo de

expertos de alto nivel o de directivos, a menudo en combinación con
modelos estadísticos. Hay que tener en mente las desventajas de la
interacción grupal en este sentido: que haya mucha gente no garantiza
que haya opiniones conocedoras realmente del tema; las posiciones muy
probablemente escondan intereses personales o simplemente no sean
 enunciadas por miedo a contrariar a la mayoría; hay gran vulnerabilidad a
la posición y personalidad de algunos de los individuos, sea por sus
aptitudes de manejo de grupos o simplemente por la jerarquía
organizacional. Es clave entonces la correcta elección de los
participantes.

2. Método Delphi: Es un proceso iterativo grupal, con ciertas reglas y

metodología, mediante el cual se pretende maximizar las ventajas que
presentan los métodos basados en grupos de expertos y minimizar sus
inconvenientes. Ello se logra mediante el anonimato (ningún experto
conoce la identidad de los otros que componen el grupo de debate,
evitando la influencia y permitiendo que uno se anime a modificar su
postura inicial), una iteración con retroalimentación controlada, y la
expresión de los resultados mediante una distribución estadística.

3. Proposición de personal comercial: Se agrupan y revisan estimación

de ventas esperadas por los vendedores, y luego se obtiene un pronóstico
global. Tener cuidado con los intereses que pueden tener, ya que
normalmente van a subestimar ó sobreestimar en función de la
metodología de incentivos por ventas que se encuentre en vigencia. Si
cobran un porcentual sobre las ventas, sobreestimarán la demanda con
tal de que no les falta producto para vender. Si cobran en función al grado
en el cual superan un objetivo, subestimarán la demanda, para negociar
un objetivo menor y así superarlo más ampliamente o con menor esfuerzo.

4. Estudio de mercado: Requiere información de los clientes sobre sus

intenciones futuras de compra. Esto incluye tanto sus preferencias,
experiencia con el producto, y necesidades, como una definición del
precio máximo que estarían dispuestos a pagar ó la cantidad que
demandarían a un determinado precio. Hay que tener en mente que no
siempre coincide lo que el cliente dice con lo que realmente hace. Es sólo
una herramienta más, pero no debe tomarse como “la” verdad.

METODOLOGÍA:
 SUJETOS A SER ANALIZADOS
En La Libertad existen varias empresas del sector metalmecánico, en su
mayoría son pequeñas. El común denominador de estas empresas es que
los pronósticos de su producción se basan en la experiencia y no en
métodos estadísticos y analíticos. Es decir, trabajan con métodos
cualitativos, que abarca la experiencia. Por ejemplo, debido a su
trayectoria en el mercado han podido determinar épocas o temporadas
del año donde la demanda aumenta, y por ende su producción debe ser
mayor para poder satisfacer dicha demanda. En función a esto realizan la
compra de materiales con tiempo anticipado y cantidad requerida.
También hay empresas que trabajan en batch o por orden de trabajo, las
cuales tienen un inventario básico de materiales y de acuerdo a los
pedidos que van recibiendo, compran los demás materiales. Por otro lado,
están las empresas cuya demanda de sus productos depende de la
demanda de otros, es decir aquellas que producen productos
complementarios.

Las MYPE’s del sector metalmecánico, por lo tanto, suelen trabajar con
métodos cualitativos basado en la experiencia de su trayectoria en el
mercado. No se preocupan por aplicar métodos cuantitativos que, a
diferencia de los cualitativos, tienen un menor margen de error y por ende
son más confiables. La finalidad es determinar la cantidad de materiales
a usar, la mano de obra requerida, con la finalidad de sincerar costos y
reducirlos. De esta manera se tendrán más utilidades y mayor
competitividad, ya que tendría mayor poder de negociación frente a la
competencia.

METODOLOGÍA DE PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN EN MYPES

Para iniciar el trabajo de programación debemos siempre tener en cuenta
como se hará el trabajo, cuando se hará, la ubicación donde se hará y por
último con quien se cuenta para el trabajo.
Luego de haber determinado lo anterior se debe entrar al trabajo de
materializar la planeación mediante un tablero o gráfico visible para todos
los interesados.
Existe un método muy popular para organizar la planeación mediante
gráficos que es llamado Gráfico de Gantt que es una herramienta de
programación y control de las actividades que permite ver sus avances en
el tiempo.
Para elaborara un Gráfico De Gantt debemos tener en cuenta las
Actividades A Realizar, es decir las partes del producto o el producto
completo. O simplemente operaciones aisladas. Estas actividades las
ubicaremos en las líneas horizontales
El otro elemento para tener en cuenta es El Tiempo, el cual podemos
clasificarlo en días semanas años etc. según la necesidad de la actividad.
Dependiendo de cuánto tiempo se dedicará se indicará con un trazo
horizontal en el gráfico.
Un detalle importante para tener en cuenta es que al momento de elaborar
el gráfico tengamos una convención reconocida para indicar cuando
comienza y cuando termina una actividad, ya que el solo trazo horizontal
del que se habló anteriormente puede no ser muy claro en este sentido.

Tendremos también en cuenta si lo que se va a producir es para

almacenarlo o si por el contrario se trabajara sobre pedido.
En el caso de que sea Sobre Pedido esta producción tiene algunas
características muy ventajosas.
 Cuenta con clientela asegurada.
 Se planea la producción a corto plazo.
 No se necesitan grandes inventarios de materia prima.
 El almacenaje de productos terminados es cero.

Cuando se habla de Producción Para Almacenar, se refiere al tipo de

producción donde se elaboran productos que se tienen almacenados en
espera que un cliente solicite determinada cantidad.
 Permite estandarizar la producción.
 La mano de obra puede especializarse en algunas operaciones.
 La planeación puede ser a mediano plazo.
 Se pueden negociar mayores volúmenes de materia prima a menor costo.

Sin embargo, se tienen que enfrentar riesgos como el estancamiento de las

ventas que de inmediato afectaran el desenvolvimiento de la
microempresa. Para esto es recomendable no exagerar en los inventarios
de los productos terminados.
Las mypes practican dos tipos de producción:
1. Producción por pieza o producto.
Es muy común dentro del sector de la microempresa, está enfocado a las
necesidades particulares del cliente, es un trabajo individualizado, se usan
los mismos equipos y maquinaria para elaborar varios productos, y lo más
interesante es que hay una relación directa entre el productor y el cliente.
Es decir que se elaboran trabajos al gusto y necesidad del cliente ó a la
medida.
2. Producción de productos o piezas en serie.
Se refiere a la producción que responde a una solicitud de varios productos
iguales. Esta forma de producción es claramente más rentable que la
anterior, ya que varias de las partes del producto pueden producirse en
serie, además esto ofrece varias posibilidades de combinación y acabados
al cliente. En pocas palabras, esta forma de producción permite planear
machismo mejor los procesos y además aumenta la eficiencia en el uso de
los recursos con que cuenta la microempresa.
 RECOLECCIÓN DE DATOS
Técnica: Análisis Documental
Instrumento: Ficha de Registro de Datos

HIPÓTESIS QUE SE QUIERE DEMOSTRAR

Hi: Las mypes del sector metalmecánica de La Libertad, utilizan en su
gran mayoría métodos cualitativos para hacer el pronóstico de su
producción
Ho: Las mypes del sector metalmecánica de La Libertad, no utilizan en su
gran mayoría métodos cualitativos para hacer el pronóstico de su
producción

RESULTADOS OBTENIDOS

Para nuestro caso, hemos realizado el análisis de la fabricación de 2 tipos de

elementos y luego hemos aplicado esta metodología para planificar la
producción de manera cualitativa basada principalmente en la experiencia.
Proceso de producción de una caldera
industrial:
Preparación de cuerpo de la caldera 45' 2 obreros
Unión de los bordes y fondo de caldera 45' 2 obreros
Instalación y soldado de tuberías 90' 3 obreros
Unión de cámara de combustión y cuba 75' 3 obreros
Cubrimiento de caldera 60' 2 obreros
Acoplamiento de equipo 90' 3 obreros

Proceso de producción de un balón de

propano
CORTAR DISCOS DE ACERO, EMBUTIDO Y
DESVASTADO 20' 2 obreros
AGUJERO EN LA PARTE SUPERIOR,
INSERCIÓN DEL CUELLO, SOLDADURA DE
CUELLO 30' 1 obrero
TROQUELADO DE LA BASE Y MANIJA,
DOBLADO Y SOLDADURA 30' 2 obreros
UNIÓN DE AMBAS PARTES Y SOLDADURA Y
TEMPLADO 20' 2 obreros
PRUEBA DE CALIDAD 1, PINTADO,
INTRODUCCIÓN DE VÁLVULA Y PRUEBA DE
CALIDAD 2 90' 4 obreros

Horas de trabajo diario 8 horas

Pedidos en la siguiente semana 4 calderas y 12 balones
Obreros 4 obreros

Al trabajar en base a pedidos, hay un tiempo de espera en el cual el producto

puede ser entregado. Los productos serán entregados el sábado a los clientes y
tiene que programar su producción en la semana.
El pedido es hecho con anticipación pero la fabricación comienza el lunes y tiene
5 días para producir los productos. La producción en este tipo de empresas es
controlando los tiempos para poder realizar una buena programación de
trabajadores a necesitar y que actividades debe realizar los siguiente días para
cumplir con los pedidos.
Por ello elaboran un diagrama de Gantt con las actividades a realizar y los
tiempos demandados. A Modo de ejemplo utilizaremos los datos del proceso de
dos productos y programemos la producción con este método.
Cada cuadrito representa 30 minutos y se tiene que tener en cuenta el número de obreros a trabajar para cada actividad y el número
de obreros disponibles.

Si nos fijamos, faltaría tiempo para poder realizar la última actividad que corresponde a hacer la prueba de calidad en los balones de
gas. Al necesitar 4 obreros para realizar esa actividad tendríamos que contar con todo el personal disponible.
La solución a simple vista podría ser contratar un 3 obreros auxiliares por hora para poder realizar las actividades caldera 6 y balón
5 al mismo tiempo con lo cual el cuadro quedaría de la siguiente manera.

Con dicha modificación se logra satisfacer la condición de tiempo establecida.

RESULTADOS:

Las MYPE’s del sector metalmecánico, para pronosticar, suelen trabajar con métodos
cualitativos basados en la experiencia de su trayectoria en el mercado.

Las MYPE’s del sector metalmecánico al utilizar métodos cualitativos y empíricos, no

obtienen costos sincerados ni tampoco logran la eficiencia en su sistema de
producción, esto les quita competitividad y poder de negociación.

CONCLUSIONES:

A pesar que nunca ocurrirá exactamente lo que vamos a pronosticar; necesitamos

tener una cierta base, criterio o justificación para el curso de acción que decidimos
tomar.

Las pequeñas empresas dedicadas al sector metalmecánico, no deben conformarse

con simples conocimientos cualitativos, necesitan también realizar pronósticos
cuantitativos para que de esta manera puedan contar con un menor margen de error,
mayores utilidades y de esta manera con las utilidades obtenidas, invertirlas en el
desarrollo de su empresa y convertirla cada vez más competitiva.

Debe existir un apoyo a estas pequeñas empresas de metalmecánica en la región

con capacitaciones sobre un correcto empleo de los pronósticos, ya que conforman
la mayoría del sector mencionado.

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