DOCUMENTACIÓN CONTABLE

1. Historia y Origen:

Se podría situar en torno al año 300a.c, cuando las tabletas de arcilla se utilizaban como
material escritorio para la información administrativa, contable en la gestión de los
recursos de la civilización Sumeria y de la Antigua Mesopotamia.

2. Etimología:
3. Concepto:

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escritorio en
los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil,
de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley. Estos
son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que
se realizan en una compañía o empresas.

Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base para
registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es lógico también están
organizados en carpetas contenedoras según el tipo y concepto, para un fácil acceso a la
información, en ellas se aplica el filtro del periodo de trabajo, estableciendo una selección
de documentos cuya fecha de expedición esté dentro de ese periodo.

4. Importancia:

Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las
partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la
realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la
contabilización de tales acciones.

Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la

empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme

surge lo siguiente:

En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos
del comercio.Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de
dichas operaciones.

Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la

comprobación de los asientos de la contabilidad.
5. Clasificación:
5.1. Comprobantes de pago:

Existen distintos tipos de comprobantes de pago, dependiendo de la actividad u

operación que usted realice. A continuación veamos algunos de estos tipos:

a) FACTURA
Es el comprobante de pago que se emite en las operaciones entre empresas o
personas que necesitan acreditar costo o gasto para efecto tributario, sustentar el pago
del IGV por la operación efectuada y poder ejercer, de esta manera, el derecho al crédito
fiscal. Por ejemplo, cuando una empresa compra papel y tóner para sus impresoras debe
exigir que le otorguen una factura.

b) BOLETA DE VENTA
Es un comprobante de pago que se emite en operaciones con consumidores o usuarios
finales. No permite ejercer el derecho al crédito fiscal, ni sustentar gasto o costo para
efecto tributario.
Por ejemplo: Si usted compra los víveres para la semana en una tienda de abarrotes,
debe exigir que le otorguen una boleta de venta. Lo mismo si acude a una peluquería o
salón de belleza, o va a comer a un restaurante o compra un libro.

C) Ticket O Cinta Emitido Por Máquina Registradora

Este comprobante de pago puede ser emitido únicamente en moneda nacional.
Cuando es emitido en operaciones con consumidores o usuarios finales, no permite
ejercer el derecho a crédito fiscal, crédito deducible ni sustentar gasto o costo para efecto
tributario.
Cuando el comprador requiera sustentar crédito fiscal, costo o gasto para efecto tributario
o crédito deducible deberá: identificar al adquiriente o usuario con su número de RUC,
consignar los apellidos y nombres o denominación o razón social, discriminando el monto
del tributo que grava la operación.

d) Recibo Por Honorarios

Es el comprobante de pago que emiten las personas naturales que se dedican en forma
individual al ejercicio de cualquier profesión, arte, ciencia u oficio. Por ejemplo: médicos,
abogados, gasfiteros, artistas, albañiles, entre otros.

Pueden ser utilizados a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario y para
sustentar crédito deducible.

e) Liquidación De Compra
Este comprobante de pago es emitido por todos aquellos que realizan adquisiciones a
personas naturales productoras y/o acopiadoras de productos primarios derivados de la
actividad agropecuaria, pesca artesanal, extracción de madera, de productos silvestres,
minería aurífera artesanal, artesanía y desperdicios y desechos metálicos y no metálicos,
desechos de papel y desperdicios de caucho que no cuentan con número de RUC.
Tal es el caso de las personas o empresas que realizan compras a pequeños mineros,
artesanos o agricultores los que, por encontrarse en lugares muy alejados a los centros
urbanos, se ven imposibilitados de obtener su número de RUC y así poder emitir sus
comprobantes de pago.
 5.2. Títulos Valores:

Los títulos de crédito son una institución que se incorpora tardíamente a la ciencia del
Derecho, pues su funcionamiento no es concebible sino en una economía de
cierto desarrollo.

a) El cheque, en la medida que se trata de un título valor en el cual va impresa una orden
de pago dirigida por el librador contra el librado, contra el banco, girado a fin de que se
pague la suma determinada de dinero inserta en el documento.

b) La letra de cambio, en tanto que se trata de una orden dada por el librador contra el
girador para que igualmente pague una suma determinada de dinero.

c) El pagaré, pues se trata de una promesa que hace el otorgante del título encaminada a
pagar una suma de dinero,

d) Los bonos, porque representan una alícuota en un crédito colectivo que permite a su
tenedor obtener el reembolso de una suma determinada.

e) El certificado de depósito a término es un título valor de contenido crediticio, ya que le

permite al tenedor obtener la devolución de una suma de dinero por él depositada.

f) La factura cambiaria de compraventa, en tanto que se trata de un documento librado

por vendedor contra el comprador, encausado a exigirle el pago de la mercancía que le
ha vendido, total o parcialmente.

g) La factura cambiaria de transporte es igualmente un título valor de contenido crediticio,

librada por el transportador para obtener el pago total o parcial de los fletes causados por
el transporte realizado.

h) El bono de prenda, como documento expedido por los almacenes generales de

depósito, se enmarca en los títulos valores de contenido crediticio en tanto que incorpora
un crédito, con la única salvedad que dicho crédito se garantiza con prenda de las
mercancías depositadas, es decir, se trata de una prestación principal que le permite a su
tenedor cobrar el crédito.

i) Otros títulos valores calificados como de contenido crediticio pueden serlo las cédulas,
los títulos de ahorro cafetero y en fin, todos aquellos que tengan por objeto cobrar una
suma de dinero.
a)
b) Documentos Internos:

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular
en la misma empresa.
A continuación detallo los siguientes documentos:
 c) RECIBOS DE CAJA O COMPROBANTES DE INGRESO
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los
abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de
ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

d) RECIBO DE CONSIGNACIÓN
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo
diligencien al consignar.

e) COMPROBANTE DE DEPÓSITO Y RETIRO DE CUENTAS DE AHORRO.

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus
clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su
cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en
efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la
cuantía y exigencia del cliente.

f) FACTURA DE VENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales
de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

g) COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CRÉDITO

La tarjeta de crédito (o dinero plástico) es un medio de pago que utiliza la tarjeta habiente
en los establecimientos afiliados al sistema.

h) CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco
llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero
llamado "beneficiario".

i) COMPROBANTE DE PAGO O DE EGRESOS

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad
que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

j) LETRA DE CAMBIO
Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una
persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al
portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.
 k) PAGARÉ
Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de
dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos
bancarios.

l) NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses
causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

m) NOTA DE CRÉDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura
o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su
contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito.

n) RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor.