l buen funcionamiento de una empresa no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones

sino, más bien, de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo. Al saber y poder trabajar hay que añadir el querer
trabajar, y esto no depende de un buen análisis de tareas, sino de la motivación de los que ocupan estos puestos de
trabaj

Analista. Persona encargada de recoger, ordenar y consignar los datos. Debe poseer capacidad de observación,
mente analítica y facilidad para expresarse de manera clara. El analista debe cuidar la indumentaria que porta al
realizar su labor, siendo adecuado presentarse con un estilo sport (mezclilla, camiseta) al interactuar con operativos,
y traje (saco y corbata) con ejecutivos. • Descripción del puesto. Forma escrita en que se consignan las operaciones
materiales que debe realizar el trabajador. • Especificación del puesto. Manera de describir metódicamente los
requisitos de habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo que implica una labor.

Elementos de un análisis de puestos Existen métodos específicos de recabar de manera adecuada la información,
mismos que ya se han mencionado. Pero ¿cuáles son los elementos que se incluyen en el contenido y los requisitos
del puesto? Es factible determinarlos mediante dos partes esenciales del análisis: • Descripción del puesto. •
Especificación del puesto. Descripción del puesto La descripción del puesto se define como un producto del análisis,
que consiste en un informe escrito sobre el contenido del puesto con base en las funciones que éste comprende. La
descripción del puesto está formada por tres partes: 1. Descripción de encabezado (ficha de identificación). 2.
Descripción genérica. 3. Descripción específica. Descripción de encabezado (ficha de identificación) Se refiere a los
datos que permiten la identificación del puesto y contiene los siguientes puntos: Título de puesto. El que se da de
manera oficial y el de uso cotidiano; debe ser lo más breve posible y sintetizar los elementos que integran el puesto.
Clave. Número que se ha asignado al puesto en el archivo correspondiente. Categoría. Rango que se le otorga de
acuerdo con lo establecido por la empresa de que se trate. La mayoría de las veces puede englobarse de la siguiente
manera: nivel ejecutivo, mando intermedio y nivel operativo. Horario. Incluye la hora de entrada y la de salida,
horario de comida, si rola turnos, días de descanso. Sueldo asignado al puesto. Se determina la cantidad y la
modalidad; cuánto y cómo; por hora, por día, entre otros. Ubicación del puesto. Se refiere a la localización del
puesto dentro de la estructura de la empresa. Puede determinarse de dos maneras: por medio de un pequeño
organigrama o con una breve descripción por escrito. Debe establecerse el departamento, sección, taller, entre
otros, en el que se desarrolla el trabajo, para una mejor observación del mismo. Jerarquía y contactos. Para
establecer este punto se anota el puesto del supervisor inmediato y el de los trabajadores a su cargo, así como sus
relaciones internas (contactos permanentes con personal de la empresa) y externas (con gente que no pertenece a
la empresa)

Número de trabajadores que desempeñan el puesto. No es necesario incluir los nombres de las personas.
Descripción genérica Explicación breve y de manera global del conjunto de actividades del puesto. La principal
función es mencionar su objetivo básico, elemento al que con mayor frecuencia se recurre. Descripción específica
Descripción detallada de las operaciones que se realizan en un puesto determinado. Cuando el trabajo está
constituido por un proceso largo, es útil dividirlo en partes o etapas principales; también es recomendable enumerar
estas actividades en orden progresivo, incluyendo los siguientes puntos: • Actividades diarias. • Actividades
periódicas. • Actividades eventuales. • Accesorios del puesto. Comprende aquellos elementos físicos que de alguna
manera permiten el desarrollo de las funciones del puesto analizado. Incluyen el equipo cotidiano, los recursos
técnicos, las herramientas, la maquinaria, la papelería, entre otros. Especificación del puesto (requisitos del puesto)
La especificación determina las capacidades o competencias que un individuo ha de reunir para la correcta ejecución
del puesto de trabajo. Es otro producto del análisis de puestos de trabajo. Por lo regular estas características son
agrupadas en tres categorías: habilidades, conocimientos y aptitudes, que los anglosajones representan con las siglas
SKA (Skills, Knowledge and Ability; Noe et al., 2000). Para efectos de esta obra, la especificación del puesto se
describe como un producto del análisis, que consiste en un reporte escrito sobre la habilidad, responsabilidad y
esfuerzo que exige el puesto, así como las condiciones a las que se somete su ocupante. La descripción es
enunciativa, parca y poco meticulosa debido a la cantidad de tareas que varían en un determinado lapso y al cambio
de prioridades que se encuentran determinadas por los objetivos y metas del puesto. Los puestos son flexibles, y la
adición o eliminación de tareas es función de la planeación estratégica anual. Habilidad Se define así a la capacidad
necesaria para desempeñar el puesto, y se divide en dos clases: a) Habilidad física. Puede determinarse por medio de
los siguientes elementos: • Entrenamiento. • Destreza. Reclutamiento, selección, contratación e inducción del
personal 172 • Agilidad. • Rapidez. b) Habilidad mental. Incluye los siguientes puntos: • Escolaridad. • Experiencia (la
que se requiere para desempeñar el puesto; es dada en términos de tiempos mínimos y máximos necesarios). •
Criterio. • Iniciativa. • Conocimientos. • Capacidad de expresión. • Ingenio. Responsabilidad Se deriva de la actividad
propia del puesto y de la relación que ésta guarda con el proceso productivo, con el equipo que se maneja, con datos
confidenciales, entre otros. En suma, la responsabilidad puede medirse en términos de probabilidadriesgo y
consecuencias de los errores que pueda cometer el trabajador. La responsabilidad puede ser: a) Por el trabajo de
otros. Riesgos a los que están expuestos los subordinados y terceras personas con motivo de las funciones que
realiza el ocupante del puesto. b) Por valores. Es necesario especificar el monto aproximado de ellos para determinar
el grado de responsabilidad. Pueden ser de tres tipos: • Equipo. • Dinero. • Información confidencial. c) Por trámites,
procesos o procedimientos. Cuando el trabajador deba realizar ciertos trámites en forma y tiempo adecuados, o
cuando el trabajo se lleve a cabo en secuencias y algunas de éstas correspondan al ocupante del puesto analizado (p.
ej., en el proceso de producción). También se puede incluir en este punto la responsabilidad por tiempo y calidad. En
general, la determinación del grado de responsabilidad ayudará a decidir, junto con otros factores como el esfuerzo,
si el salario que recibe el trabajador es justo y equitativo, si es necesario asegurarlo, entre otros. Esfuerzo Puede ser
físico o mental y está determinado en gran parte por el tipo de habilidad que requiere el trabajador, y la intensidad o
grado en que dicha destreza es aplicada para desempeñar el puesto. a) Esfuerzo físico. Consiste en los siguientes
aspectos: 173 Análisis de puestos • Fuerza física requerida. • Tensión muscular. • Cansancio físico. • Postura. b)
Esfuerzo mental. Incluye lo siguiente: • Atención visual y auditiva. • Fatiga mental. • Concentración. • Tensión
nerviosa. • Volumen y ritmo de trabajo. Dentro del análisis de este factor deben tomarse en cuenta aspectos tales
como el grado de concentración que requiere el trabajo, la velocidad con que debe llevarse a cabo, las distancias que
recorre el trabajador durante el desempeño de sus labores, las posturas que debe adoptar para realizarlas, entre
otros. Condiciones físicas Involucra todas las características del medio en que se realiza el trabajo, así como los
riesgos que asume el ocupante del puesto. Entre las condiciones del medio están: a) Iluminación, temperatura,
humedad, ventilación, ruidos, limpieza, olores desagradables y espacio. b) Postura. Aquella que debe asumir el
trabajador para realizar su trabajo; debe especificarse en términos fisiológicos. c) Riesgos. Éstos pueden ser de dos
tipos: • Contraer enfermedades. • Sufrir accidentes. Al finalizar estos datos debe tomarse en cuenta el tipo de riesgo
y la probabilidad de que ocurra un accidente. Otros requisitos del puesto Éstos se refieren a datos adicionales para el
análisis. En general, constituyen condiciones de tipo físico que necesita la persona para cubrir el puesto. Algunas de
ellas dependen de políticas de la empresa. Entre otros figuran: • Edad (se señalan los límites mínimos y máximos). •
Estatura. • Sexo. • Peso. • Estado civil. • Disponibilidad para viajar.

Veremos que el análisis de puestos se realiza para determinar de manera detallada en qué consisten el empleo y el
tipo de persona que la empresa debe contratar para cubrirlo. Se estudiarán varias técnicas para analizar puestos, así
como la forma de utilizar Internet y métodos más tradicionales para diseñar descripciones y especificaciones de
puestos. En el siguiente capítulo, “Planeación y reclutamiento de personal”, se revisarán los métodos que los
gerentes utilizan para encontrar los empleados que requieren.

análisis de puestos Procedimiento para establecer las obligaciones y las habilidades que requiere un puesto, así
como el tipo de persona que se debe de contratar para ocuparlo. 1

. descripción de puesto Lista de las obligaciones de un puesto, las responsabilidades, el reporte de relación, las
condiciones laborales y las responsabilidades de supervisión del mismo; es resultado del análisis del puesto.

especificaciones de puesto Lista de los “requisitos humanos” para un puesto, es decir, los estudios, las habilidades,
la personalidad, etcétera. Es otro de los productos del aná- lisis del puesto.
LOS FUNDAMENTOS DEL ANÁLISIS DE PUESTOS Las organizaciones consisten de puestos que deben ser ocupados por
personas. El análisis de puestos es el procedimiento para determinar las obligaciones de éstos y las características de
la gente que se contratará para cubrirlos.1 El análisis proporciona información que se utiliza para elaborar las
descripciones de los puestos (una lista de tareas) y las especificaciones del puesto (una lista del tipo de persona que
se debe contratar para ocuparlo). Generalmente el supervisor o especialista de recursos humanos reúne uno o más
de los siguientes tipos de información a través del análisis de puestos: Actividades laborales. Primero recaba la
información acerca de las actividades del puesto actual, como limpiar, vender, enseñar o pintar. Esta lista también
indicaría cómo, por qué y cuándo se desempeñará cada actividad. Conductas humanas. El especialista también habrá
de reunir información sobre las conductas humanas, como percibir, comunicar, decidir y redactar. En tal caso se
incluirían datos acerca de las exigencias del trabajo, como levantar cargas pesadas o caminar largas distancias.
Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares de trabajo. Esta categoría reúne información referente a las
herramientas utilizadas, los materiales procesados, los conocimientos manejados o aplicados (como finanzas o
derecho) y los servicios prestados (como asesoría o reparación). Estándares de desempeño. Es probable que el
patrón también quiera reunir información sobre los estándares de desempeño del puesto (por ejemplo, en términos
de la cantidad o los niveles de calidad para cada tarea). La gerencia utilizará tales estándares para evaluar a los
empleados. Contexto del puesto. Incluye información respecto a cuestiones como las condiciones fí- sicas para
trabajar, el horario laboral y el contexto social y organizacional; por ejemplo, la cantidad de personas con las que el
empleado interactuará normalmente. También se podría anotar información relativa a los incentivos. Requisitos
humanos. Se refiere a la información acerca de los requisitos humanos para el puesto, como los conocimientos o las
habilidades relacionadas con el trabajo (estudios, capacitación, experiencia laboral) y los atributos personales
necesarios (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses). Usos de la información del análisis de puestos
Como se resume en la figura 4-1, los patrones utilizan la información del análisis de puestos para respaldar varias
actividades de la administración de recursos humanos. Reclutamiento y selección El análisis de puestos proporciona
información acerca de lo que entraña el puesto y las características humanas que se requieren para realizar esas
actividades. Dicha información, a través de la descripción y la especificación del puesto, ayuda a los gerentes a
decidir el tipo de personas que se reclutarán y contratarán

Las entrevistas Las entrevistas son métodos populares para obtener información acerca de los puestos. Hay un
amplio rango de tipos deentrevistas, 2 Emplear por lo menos tres mé- todos para reunir información sobre el análisis
de puestos, incluyendo las entrevistas, los cuestionarios y la observación. Es útil dedicar varios minutos para explicar
el proceso que se está siguiendo, antes de reunir información para el análisis de puestos. 130 PartE 2 •
RECLUTAMIENTO Y COLOCACIÓN que van desde las no estructuradas (“cuénteme acerca de su trabajo”), hasta las
muy estructuradas, en las que el analista de puestos utiliza cuestionarios detallados para plantear las preguntas. Los
gerentes pueden realizar entrevistas individuales con cada empleado, o grupales o con conjuntos de empleados que
tienen el mismo puesto, así como entrevistas con uno o varios supervisores que conocen las labores del puesto. Las
entrevistas grupales se usan cuando un gran número de empleados desempeñan actividades similares o idénticas,
porque es una forma rápida y poco costosa de reunir información. Por regla general, el supervisor inmediato de los
trabajadores asiste a la sesión grupal; si no es posible, se entrevista al supervisor por separado para conocer su
perspectiva sobre las obligaciones y responsabilidades del puesto. Sin importar el tipo de entrevista que utilice,
usted necesita asegurarse de que el entrevistado entienda muy bien el motivo de la misma, pues hay cierta
tendencia a considerar las entrevistas, correcta o incorrectamente, como “evaluaciones de la eficiencia”. Si los
entrevistados lo piensan, es probable que no estén dispuestos a describir sus puestos con precisión. Ventajas y
desventajas Es probable que la entrevista sea el método más utilizado para identificar las obligaciones y
responsabilidades de un puesto, lo cual refleja sus ventajas. Se trata de un método rápido y sencillo para reunir
información, incluyendo datos que no podrían aparecer nunca de forma escrita. Un entrevistador hábil descubriría
actividades importantes que sólo se presentan de manera ocasional o contactos informales que no serían evidentes
en el organigrama. La entrevista también brinda la oportunidad de explicar la necesidad y las funciones del análisis
de puestos, en tanto el empleado lograría desahogar frustraciones que de otra manera pasarían desapercibidas para
la administración. El principal problema es la distorsión de información, ya sea debido a la falsificación franca o a
malos entendidos.5 A menudo el análisis de puestos es el preludio para un cambio del salario que se paga por ese
trabajo. Por lo tanto, a veces los empleados consideran, de forma legítima, que la entrevista es un tipo de
“evaluación de la eficiencia” que tal vez afecte su salario. Por lo cual podrían exagerar ciertas responsabilidades y al
mismo tiempo restar importancia a otras. En un estudio, los investigadores enlistaron posibles obligaciones de
puestos, ya sea como sencillos enunciados de tareas (“anotar los mensajes telefónicos y otra información de rutina”)
o como enunciados de habilidades (“la habilidad para anotar los mensajes telefónicos y otra información de rutina”).
Los entrevistados eran más propensos a incluir las versiones basadas en habilidades que las que incluían enunciados
sencillos. Es común que la gente tienda a exagerar la importancia de su trabajo cuando se ve obligada a incluir sus
habilidades, lo cual hace para impresionar a los demás.6 La obtención de información válida puede ser un proceso
lento, pero el analista prudente se basa en múltiples fuentes. Preguntas típicas A pesar de sus desventajas, las
entrevistas se usan mucho. Algunas preguntas típicas son:

¿Cuál es el puesto desempeñado?

¿Cuáles son las principales obligaciones de su puesto? ¿Qué es lo que hace exactamente? ¿En cuáles lugares
trabaja?

¿Cuáles son los requisitos de estudios, experiencia, habilidades, [y en su caso] certificación y licencias?

¿En cuáles actividades participa?

¿Cuáles son las responsabilidades y obligaciones del puesto?

¿Cuáles son las responsabilidades y los estándares de desempeño que tipifican su trabajo?

¿Cuáles son sus responsabilidades? ¿Qué condiciones ambientales y laborales implican?

¿Cuáles son las exigencias físicas del puesto? ¿Las exigencias emocionales y mentales?

¿Cuáles son las condiciones de salud y seguridad? ¿Está expuesto a algún peligro y a condiciones laborales poco
comunes?